Информационные процессы в управлении организацией

Формулирование потребительских свойств ИС - одна из обязанностей заказчика. Рассмотрим важнейшие из них.

- Функциональная полнота -- свойство, обозначающее наиболее полный состав списка задач, поддающихся решению с помощью компьютерной технологии. Таким образом, это понятие выражает степень и уровень автоматизации управленческих процессов на данном предприятии с использованием ИС. Однако достичь стопроцентной функциональной полноты ИС управленческой деятельности, как правило, не представляется возможным, хотя с развитием методов и моделей СППР с каждым годом совершенствуется методология контроллинга, направленная на улучшение функционального компонента. Дело в том, что рыночные условия будут порождать новые ситуации, которые трудно предусмотреть заранее, на этапе проектирования системы. Однако применение математических Моделей, учитывающих наличие в системе неполноты информации, позволяет преодолеть данное препятствие. Сегодня разработано достаточное количество экономико-математических методов, которые способны привнести в ИС адаптационные свойства, обеспечивающие гибкое ее реагирование на изменение рыночной ситуации.

- Своевременность характеризует временные свойства ИС и ИТ и имеет количественное выражение в виде суммарного времени задержки информации, необходимой пользователю в текущий момент времени в реальных условиях для принятия решений. Чем меньше величина временной задержки поступления информации, тем лучше ИС отвечает данному требованию. Для автоматизированной системы Управленческой деятельности этот показатель может сыграть определяющую роль при оценке приемлемости ИТ для конкретной организации, так как подавляющая часть тактических решений, например, в торговом деле, финансовых ситуациях должна приниматься в режиме Реального времени.

- Общий показатель надежности ИС концентрирует в себе ряд важных характеристик: частоту возникновения сбоев в техническом обеспечении; степень адекватности математических моделей; верификационную чистоту программ; относительный уровень достоверности информации; интегрированный показатель надежности эргономического обеспечения ИС.

- Адаптационные свойства системы отражают ее способность приспосабливаться к изменениям окружающего внешнего фона и внутренней управленческой и производственной среды организации. Важной количественной характеристикой является время адаптации ИС, т.е. период, необходимый для восстановления приемлемого уровня адаптивности компьютерных моделей. В течение такого периода степень доверия к результатной информации, а точнее, к «советам» компьютера, резко падает. Важная задача заказчика -- сформулировать на этапе проектирования границы допущения отклонений в значениях управляющих и выходных параметров, имеющих принципиальное значение для функционирования всей системы. Время адаптации также должно быть заранее оговорено. Затраты на обеспечение адекватности должны, во-первых, поддаваться расчетной оценке, а во-вторых, не слишком влиять на эффективность работы ИТ управления организацией. Кроме математической, параметрической и программной адаптивности ИС должна обладать свойством технической и организационной адаптивности, позволяющим оперативно и без больших затрат модернизировать эксплуатируемую версию системы для работы на новом оборудовании или в новых рыночных условиях. Такой уровень адаптации достигается путем обеспечения:

· инвариантности к составу и архитектуре технических средств, набору функций и решаемых функциональных задач, типу организации управленческой деятельности;

· независимости от периода прогнозирования и планирования;

· возможности наращивания ИС за счет включения новых программных модулей или совершенствования действующих;

· экспертных свойств и максимальной вариабельности решений на этапе проектирования.

Экономическая эффективность определяется в нескольких аспектах: как соотношение между затратами и получаемым результатом в отношении степени достижения поставленной перед ИС управления организацией цели и как результат сравнения экономических показателей деятельности управленческих служб, выявленных на этапе предпроектного обследования организации, с аналогичными показателями в условиях применения внедренной ИТ.

Отсюда следует, что роль пользователя на стадии ввода в действие ИТ управления еще значительнее, чем на предыдущих ступенях ее создания. Ответственность заказчика возрастает, ибо он заинтересован во всесторонней проверке работоспособности системы, учитывая необходимость дальнейшей самостоятельной эксплуатации всех видов обеспечения ИТ и ИС в целом. Кроме того, на нем лежит обязанность по наполнению банка данных реальной информацией и ответственность за ее достоверность. Особенно это касается специалистов, работающих с условно-постоянной, нормативно-справочной информацией. Текущая же переменная информация будет корректироваться по ходу функционирования системы. Таким образом, контрольная функция заказчика в период проведения приемосдаточных испытаний ИС и ИТ приобретает доминирующий характер. Итогом ввода в действие ИС и ИТ является формирование пакета организационно-распорядительной документации.

Итак, активное и непосредственное участие пользователя ИС управления на протяжении всего жизненного цикла системы является обязательным условием ее успешного внедрения и дальнейшего функционирования.

2.6 Формирование корпоративной информационной системы управления бизнесом

Формирование корпоративной информационной системы управления бизнесом.

Выбор информационной системы - важная и в то же время сложнейшая задача в условиях высокой динамики бизнеса. При разработке требований к информационной системе учитывается множество факторов: сложность бизнес-процессов, технологические характеристики информационных систем, возможности взаимодействия с другими приложениями и ориентация на создание единого информационного пространства Компании.

Разработка требований к информационной системе включает:

* Формирование архитектурно-технических требований к КИС - архитектурные и аппаратно-технические требования к компонентам учетного и аналитического уровня КИС (вычислительные платформы, топология, производительность и т.п)

* Разработка критериев выбора ИТ-решений, позволяющих количественно оценить соответствие тех или иных решений заданным требованиям.

Типовые критерии, применяемые при сравнении решений (список может быть дополнен в соответствии с требованиями Заказчика)

- функциональная полнота; масштабируемость; гибкость; стандартизация и открытость; экономическая эффективность; инвариантность по отношению к бизнесу; надежность поставщика и его доступность; перспективы развития; информационная безопасность.

Каждому критерию присваивается весовой коэффициент показатель значимости критерия для Компании и его влияния на достижение целей развития КИС. Каждая из потенциально интересных информационных систем оценивается по выбранным критериям в соответствии с присвоенными коэффициентами. Таким образом, Компания выбирает оптимальную информационную систему, отвечающую текущим и будущим потребностям бизнеса.



Тема 3. Моделирование бизнес-процессов. Инжиниринг и реинжиниринг бизнес-процессов

3.1 Технологии моделирования бизнес-процессов

Бизнес-процесс определяется как логически завершенный набор взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, поддерживающий деятельность организации и реализующий ее политику, направленную на достижение поставленных целей.

Бизнес-модель - это формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание бизнес-процессов, отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия. В простейшем случае бизнес-модель может состоять из единственной диаграммы, однако на практике это вряд ли допустимо, поскольку бизнес-процессы, как правило, слишком сложны и многоаспектны.

Модель таких процессов включает следующие компоненты [Eriksson-2000]:

* Представления. Каждое представление отражает определенный аспект бизнес-процессов. Представление - это абстракция, отражающая конкретную точку зрения и скрывающая детали, несущественные для данной точки зрения.

* Диаграммы. Каждое представление состоит из ряда диаграмм различных типов, отражающих структурные и динамические аспекты бизнес-процессов.

* Объекты и процессы. Объекты представляют ресурсы, используемые в процессах (финансовые, материальные, человеческие, информационные).

Цели моделирования бизнес-процессов обычно формулируются следующим образом:

* обеспечить понимание структуры организации и динамики происходящих в ней процессов;

* обеспечить понимание текущих проблем организации и возможностей их решения;

* убедиться, что заказчики, пользователи и разработчики одинаково понимают цели и задачи организации;

* создать базу для формирования требований к ПО, автоматизирующему бизнес-процессы организации.

Основная область применения бизнес-моделей - это реинжиниринг бизнес- процессов. При этом предполагается построение моделей текущей и перспективной деятельности, а также плана и программы перехода из первого состояния во второе.

Для моделирования бизнес-процессов используется несколько различных методов, основой которых являются как структурный, так и объектно-ориентированный подходы к моделированию. Однако деление самих методов на структурные и объектные является достаточно условным, поскольку наиболее развитые методы используют элементы обоих подходов.

К числу наиболее распространенных методов моделирования относятся:

* метод функционального моделирования SADT (IDEF0);

* метод моделирования процессов IDEF3;

* моделирование потоков данных DFD;

* метод ARIS;

* метод Ericsson-Penker;

* метод моделирования, используемый в технологии Rational Unified Process.

Метод SADT (Structured Analysis and Design Technique) [Марка-93, Черемных-01, Репин-04] считается классическим методом процессного подхода к управлению. Основной принцип процессного подхода заключается в структурировании деятельности организации в соответствии с ее бизнес-процессами, а не организационно-штатной структурой. Именно бизнес-процессы, формирующие значимый для потребителя результат, представляют ценность, и именно их улучшением предстоит в дальнейшем заниматься. Модель, основанная на организационно-штатной структуре, может продемонстрировать лишь хаос, царящий в организации (о котором в принципе руководству и так известно, иначе оно бы не инициировало соответствующие работы), на ее основе можно только внести предложения об изменении этой структуры. С другой стороны, модель, основанная на бизнес-процессах, содержит в себе и организационно-штатную структуру предприятия.

В соответствии с этим принципом бизнес-модель должна выглядеть следующим образом:

1. Верхний уровень модели должен отражать только контекст системы взаимодействие моделируемого единственным контекстным процессом предприятия с внешним миром.

2. На втором уровне модели должны быть отражены основные виды деятельности (тематически сгруппированные бизнес-процессы) предприятия и их взаимосвязи. В случае большого их количества некоторые из них можно вынести на третий уровень модели. Но в любом случае под виды деятельности необходимо отводить не более двух уровней модели.

3. Дальнейшая детализация бизнес-процессов осуществляется посредством бизнес-функций - совокупностей операций, сгруппированных по определенным признакам. Бизнес-функции детализируются с помощью элементарных бизнес-операций.

4. Описание элементарной бизнес-операции осуществляется посредством задания алгоритма ее выполнения.

Результатом применения метода SADT является модель, которая состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы - главные компоненты модели, все функции организации и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги соответственно.

Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса.

Управляющая информация входит в блок сверху, в то время как входная информация, которая подвергается обработке, показана с левой стороны блока, а результаты (выход) показаны с правой стороны.

Механизм (человек или автоматизированная система), который осуществляет операцию, представляется дугой, входящей в блок снизу (рис. 1).

Одной из наиболее важных особенностей метода SADT является постепенное введение все больших уровней детализации по мере создания диаграмм, отображающих модель.

На рис. 2, где приведены четыре диаграммы и их взаимосвязи, показана структура SADT-модели. Каждый компонент модели может быть декомпозирован на другой диаграмме. Каждая диаграмма иллюстрирует «внутреннее строение» блока на родительской диаграмме. Построение SADT-модели заключается в выполнении следующих действий:

* сбор информации об объекте, определение его границ;

* определение цели и точки зрения модели;

* построение, обобщение и декомпозиция диаграмм;

* критическая оценка, рецензирование и комментирование.

Построение диаграмм начинается с представления всей системы в виде простейшего компонента - одного блока и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Поскольку единственный блок отражает систему как единое целое, имя, указанное в блоке, является общим. Это верно и для интерфейсных дуг - они также соответствуют полному набору внешних интерфейсов системы в целом.



Затем блок, который представляет систему в качестве единого модуля, детализируется на другой диаграмме с помощью нескольких блоков, соединенных интерфейсными дугами. Эти блоки определяют основные подфункции исходной функции. Данная декомпозиция выявляет полный набор подфункций, каждая из которых показана как блок, границы которого определены интерфейсными дугами. Каждая из этих подфункций может быть декомпозирована подобным образом в целях большей детализации. Во всех случаях каждая подфункция может содержать только те элементы, которые входят в исходную функцию. Кроме того, модель не может опустить какие-либо элементы, т.е., как уже отмечалось, родительский блок и его интерфейсы обеспечивают контекст. К нему нельзя ничего добавить, и из него не может быть ничего удалено. Модель SADT представляет собой серию диаграмм с сопроводительной документацией, разбивающих сложный объект на составные части, которые изображены в виде блоков. Детали каждого из основных блоков показаны в виде блоков на других диаграммах. Каждая детальная диаграмма является декомпозицией блока из диаграммы предыдущего уровня. На каждом шаге декомпозиции диаграмма предыдущего уровня называется родительской для более детальной диаграммы. На SADT-диаграммах не указаны явно ни последовательность, ни время. Обратные связи, итерации, продолжающиеся процессы и перекрывающиеся (по времени) функции могут быть изображены с помощью дуг. Обратные связи могут выступать в виде комментариев, замечаний, исправлений и т.д.

3.2 Принципы и методы организационно-управленческого инжиниринга

Организационно-управленческий инжиниринг представляет собой деятельность по разработке, созданию и развитию систем управления предприятиями и компаниями, направленную на повышение эффективности инвестиционно-строительных проектов и бизнеса в целом.

Организационно-управленческий инжиниринг направлен на проектирование и создание управляющей подсистемы, включая подсистемы управления функционированием и управления развитием бизнес-системы.

Обычно он является составной частью инвестиционно-строительной деятельности, так как помимо создания основных фондов, производящих продукцию или услуги бизнес-системы, в рамках любого инвестиционного проекта необходимо создать эффективную систему управления. Вместе с тем организационно-управленческий инжиниринг может быть реализован и в отрыве от инвестиционно-строительной проблематики при осуществлении различного рода проектов организационных преобразований. Организационно-управленческий инжиниринг эффективно применяется:

§ при реинжиниринге бизнес-процессов,

§ при признании предприятия банкротом, то есть в рамках антикризисного управления;

§ с целью повышения эффективности предприятия по инициативе самого предприятия, что очень часто носит название реструктуризации, реинжиниринга, реорганизации, организационных преобразований и так далее;

§ принудительно по решению федеральных антимонопольных органов в случае нарушения соответствующего законодательства.

В общем случае организационно-управленческий инжиниринг может быть представлен в виде следующих направлений:

§ стратегический инжиниринг - разработка и реализация решений, касающихся самых общих принципов функционирования предприятия, его развития и взаимодействия с внешней средой; данное направление касается подсистемы управления развитием бизнес-системы;

§ инжиниринг организационной структуры управления - разработка и реализация решений, касающихся системы подчинения, состава и взаимосвязи структурных единиц, распределения ответственности между структурными единицами;

§ инжиниринг процессов управления - разработка и реализация решений, касающихся информационных и технологических отношений между структурными единицами бизнес-системы.

Организационно-управленческий инжиниринг реализуется в форме подпроекта, если речь идет об общем инвестиционно-строительном проекте, или самостоятельного проекта, если речь идет о реализации инициатив по оптимизации существующего бизнеса, антикризисном управлении или принудительной реорганизации. В виду этого к организационно-управленческому инжинирингу применимы все методы и подходы проектного управления.

При проведении организационно-управленческого инжиниринга проектное управление приобретает выраженный двухстадийный характер. На первой стадии происходит разработка модели будущей системы управления, а на второй - ее воплощение в рамках конкретной предметной области. Структура жизненного цикла проекта организационно-управленческого инжиниринга следующая:

Фаза разработки проекта организационно-управленческого инжиниринга:

? Первоначальная диагностика проблем, вызвавших необходимость организационно-управленческого инжиниринга

? Диагностика предприятия, включая:

? Обследование существующего предприятия или общих предпосылок создания нового предприятия (сбор информации),

? Стратегический анализ: определение стратегических зон хозяйствования и стратегических центров хозяйствования, анализ стратегических позиций предприятия, анализ внешней среды и основных факторов ее воздействия на предприятие, определение ключевых факторов успеха, разработка структуры целей организации,

? Организационно-управленческий анализ: анализ организационной структуры, выявление и анализ процессов управления, анализ распределения функций управления; оценка элементов системы управления с точки зрения их зрелости,

? Финансово-экономический анализ: анализ основных показателей производственно-хозяйственной деятельности предприятия,

? Информационно-технологический анализ: анализ системы документооборота и схем потоков данных, анализ структуры данных, анализ аппаратной составляющей (локальные сети, распределенные сети, серверное оборудование, рабочие станции), анализ используемых офисных технологий,

? Кадровый и социально-психологический анализ: анализ кадрового потенциала, диагностика социально-психологического состояния коллектива, анализ неформальной структуры и организационной культуры,

? Производственно-технологический анализ: выявление и оценка используемых производственных технологий,

? Разработка модели существующего состояния организации (модель «как-есть»),

? Проведение сквозного анализа, выявление проблем развития организации, ее подсистем, структуры, процессов и других составляющих элементов,

? Презентация результатов диагностики.

? Проектирование «идеальной» организационной модели (модель «как-должно-быть-в-принципе»):

? Выработка и анализ возможных вариантов решения существующих проблем,

? Моделирование внешней среды, разработка сценариев развития,

? Разработка альтернативных организационных моделей,

? Анализ и оценка выработанных организационных моделей,

? Выбор оптимальной организационной модели.

? Детальное проектирование бизнес-системы (целевая модель «как-должно-быть-в-ближайшее-время»):

? Разработка стратегии организационного развития,

? Разработка организационной структуры,

? Разработка бизнес-процессов и процессов управления,

? Разработка информационной подсистемы (потоки данных, структура данных, аппаратная часть, программная часть, офисные технологии),

? Разработка производственно-технологической подсистемы,

? Разработка направлений развития персонала и организационной культуры,

? Динамическое моделирование,

? Календарное и ресурсное планирование внедрения,

? Оценка экономической эффективности внедрения целевой модели.

Фаза реализации проекта организационно-управленческого инжиниринга:

? Внедрение целевой модели:

? Создание организационной документации, обеспечивающей внедрение целевой модели,

? Создание команды проекта,

? Управление организационным сопротивлением,

? Управление изменениями,

? Поиск компромиссов,

? Контроль выполнения планов,

? Выработка корректирующих и предупреждающих мероприятий.

? Завершение проекта организационно-управленческого инжиниринга:

? Создание документации и модели достигнутого состояния (модель «как-сделано»),

? Анализ достигнутых результатов,

? Эксплуатация внедренной организационной модели,

? Переход к следующему проекту.

3.3 Инжиниринг и реинжиниринг бизнес-процессов

Согласно определению идеологов реинжиниринга М. Хаммера и Д. Чемпи реинжиниринг бизнес-процессов (BPR - Business process reengineering) определяется, как «фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов (БП) для достижения коренных улучшений в основных показателях деятельности предприятия»

Целью реинжиниринга бизнес-процессов (РБП) является целостное и системное моделирование и реорганизация материальных, финансовых и информационных потоков, направленная на упрощение организационной структуры, перераспределение и минимизацию использования различных ресурсов, сокращение сроков реализации потребностей клиентов, повышение качества их обслуживания.

Инжиниринг бизнес-процессов включает в себя реинжиниринг бизнес-процессов, проводимый с определенной периодичностью, например, один раз в 5-7 лет, и последующее непрерывное улучшение бизнес-процессов путем их адаптации к изменяющейся внешней среде.

Среди многочисленных проблем, которые можно решить в результате оптимизации бизнес-процессов, назовем лишь следующие:

* изменение структуры процесса путем введения одновременно выполняемых задач, что позволяет устранить лишние циклы и сделать структуру более рациональной,

* изменение структуры организационной отчетности и повышение квалификации сотрудников путем комплексного совершенствования процесса,

* сокращение объема документации, рационализация и ускорение документооборота и потока данных,

* рассмотрение возможных мер по привлечению внешних ресурсов (т.е. по передаче функций создания выхода внешнему исполнителю),

* внедрение новых производственных и ИТ-ресурсов для улучшения функций обработки.

Реинжиниринг бизнес-процессов проектируется и реализуется на информационно-технологической базе интегрированных корпоративных ИС, которые обеспечивают информационную поддержку управлению деловыми процессами на всех уровнях. Создаются телекоммуникационно взаимосвязанные АРМ специалистов, которые реализуют концепцию автоматизации управления сквозными бизнес-процессами. Важным условием эффективного функционирования СППР является создание такой структуры корпоративной ИС, которая будет относительно легко адаптироваться к изменениям потребностей пользователей -- менеджеров, руководителей подразделений организации.



Тема 4. Системы автоматизации офисной деятельности. Бизнес-офис

4.1 Организационно-экономическая сущность управления бизнесом

В современных условиях развития рыночных отношений управленческая деятельность является одним из важнейших факторов функционирования фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и других параметров продукции, усложнением хозяйственных связей. Большую роль в этих условиях играют внедрение прогрессивных методов современной информационной технологии управления, изменение организационных форм и структуры фирмы, повышение значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях.

В условиях рыночной экономики информационные технологии являются основой управленческой деятельности фирмы. Успех коммерческой и предпринимательской деятельности связан с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, информатизацией оптовой и розничной торговли, служб управления трудом и занятостью, созданием банков данных рынка товаров и услуг, развитием центров справочной и аналитико-прогнозной котировочной информации с коммуникационными связями для электронного обмена данными и т.д.

Современная информационная технология управления фирмой является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией в информационной системе экономического объекта для принятия оптимального управленческого решения, которое связано с основной функцией любого предприятия -- выпуском готовой продукции с целью получения экономических результатов от реализации этой продукции.

Центральное место среди задач управления с этой точки зрения занимает получение прибыли от результатов хозяйственной деятельности фирмы. Процесс управления фирмой, имеющий целью получение прибыли, можно представить в виде классической схемы (рис. 12.1).

Как следует из приведенной схемы, процесс движения от цели к результату является многоступенчатым. Он требует оперативной корректировки первоначального плана действий в зависимости от достигнутых промежуточных результатов. В общем случае конечный успех фирмы зависит от многих факторов (рис. 12.2), часть из которых не поддается строгой формализации. В этих условиях информационное сопровождение управленческих процессов оказывается особенно актуальным.

Наличие системы, автоматизирующей сбор, подготовку и обработку информации, является одним из необходимых условий, определяющих конечный успех деятельности предприятия. Уже сегодня очевидно, что самыми преуспевающими в деловом мире являются те фирмы и корпорации, которые в состоянии быстрее всех собрать информацию, обработать, проанализировать ее и на основе этого принять оптимальное управленческое решение, т.е. использующие современные информационные технологии. При этом максимально эффективной автоматизированной системой является та, которая охватывает все взаимосвязанные многогранные бизнес-процессы, все аспекты внутренней и внешней хозяйственной деятельности, т.е. комплексные автоматизированные процессы. Однако при выборе современной информационной технологии управления фирмой следует учитывать, что ни одна из них, какой бы совершенной она ни была, не сможет функционировать в условиях недостаточно четко регламентированной технологии управления в рамках каждого бизнес-процесса. Управление фирмой будет иметь много специфических особенностей в зависимости от отраслевой принадлежности предприятий, степени вовлечения их во внешнеэкономическую деятельность, обеспеченности современной электронно-вычислительной техникой, характера выпускаемой продукции -- предметов народного потребления или средств производства.

4.2 Информационные потоки и процессы в управлении бизнесом

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация).

Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение. Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда. Информация как элемент управления и предмет управленческого труда должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния. Таким образом, информационное обеспечение -- это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства .

Выделяют два уровня характеристики информационного обеспечения:

v элементный, т. е. совокупность данных, характеристик, признаков;

v системный, т. е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости между классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей.

При элементной характеристике информации изучаются состав информации, форма и виды носителей, их номенклатура.

Основные требования к качеству информации:

v своевременность;

v достоверность (с определенной вероятностью);

v достаточность;

v надежность (с определенной степенью риска);

v комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);

v адресность;

v правовая корректность информации;

v многократность использования;

v высокая скорость сбора, обработки и передачи;

v возможность кодирования;

v актуальность информации .

При характеристике информационной системы исследуются движение информационных потоков, их интенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным условиям схема документооборота. Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях.

Качество решения как готового продукта проявляется опосредовано, в деятельности объекта, на который данное решение направлено. При создании информационного обеспечения ориентируются на усредненную, выровненную потребность в информации руководителей и специалистов.

Особое место здесь занимает информация об управлении, в которой отражаются прогрессивные приемы и методы организации управления .

В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную, выполняющую роль нормативно-справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.

Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов:

v описание состояния объекта, т. е. физическая фотография. Это предполагает набор технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую системы, с соответствующей классификацией этих показателей;

v моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей, т. е. формирование частных статических моделей;

v отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и про, т. е. обоснование тенденций количественного и качественного изменения в производстве.

При этом количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное изменение -- ее частичную или полную перестройку;

v интегрированная информационная модель процесса производства, отражающая взаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства.

Порядок формирования определяет подход к анализу состава информации.

Организация информации в значительной степени предопределяет порядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования. Четкая организация банков данных позволяет более полно обосновать направления движения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения. Таким образом, система информационного обеспечения--это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.

4.3 Понятие бизнес - офиса

Часто офис рассматривается как средство обеспечения функционирования организационной структуры управления бизнес-процессами, поскольку возникающая в нем информация всегда имеет адресата - клиента, использующего эту информацию.

Основной социальной функцией работы служащих в офисе является решение следующей традиционной задачи:

· представить нужную информацию нужному человеку в нужное время.

· Операционно работа служащих в офисе складывается из чтения документов, их подготовки, размышления над изложенными в документах фактами, общения между собой и с другими людьми.

· Основная информация сосредоточена в документе, являющемся организованным и устойчивым сочетанием текстовой, числовой и образной (зрительной и слуховой) информации.

Понятие офиса имеет материальный (конторское помещение и оборудование) и организационный (формы и структура управления) компоненты. Офис может быть самостоятельным учреждением, входить в более крупную организационную структуру либо быть информационно-управляющей ячейкой в сфере производства или обслуживания. Важной особенностью работы офиса является то, что это не только источник конечных информационных услуг, но и источник решений, регламентирующих поведение людей или распределение материальных ресурсов.

Основываясь на том, что в общем случае офис вырабатывает все-таки не "бумаги" и не траекторию их перемещения, а решения, имеющие ценность для клиента, офис целесообразно рассматривать как полноценное информационное предприятие (часто пользующееся правом юридического лица), преобразующее информационные ресурсы в информационные продукты.

Развитие офисной автоматизации.

Считается, что офисные средства автоматизации могут относиться к одной из двух непересекающихся групп:

* автоматизация рутинных работ с документами, обычных для большинства офисов (office automation). К ним в первую очередь относятся: редактирование (набор, проверка, оформление) и печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т.п.;

* методические и программные средства поддержки принятия решений, которые в отличие от средств предыдущей группы являются специфическими для той или иной отрасли или проблемы (decision support system, DSS).

Традиционный офис представляет собой сравнительно небольшой сложившийся коллектив лично знающих друг друга людей с достаточно широким кругом обязанностей. Такой офис характеризуют три важных признака: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация.

Традиционный офис устойчив к переменам (при сравнительно небольших объемах работы) и по ряду показателей хорошо подготовлен к переходу в электронный. Типовой состав рабочих операций в традиционном офисе следующий: подготовка материалов, печатание, диктовка, общение, выверка документов, поездки, работа с почтой, ведение картотек, ожидание, подборка и сортировка документов, поиск информации, чистка информационных фондов, копирование, выполнение расчетов, планирование, разговор по телефону, чтение, работа за терминалом.

Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее строгой формализацией, выделением, специализированных функций, подробным распределением труда, централизацией вспомогательной работы и ее организацией по поточному принципу. Соответственно в нем организовано и применение средств вычислительной техники. В этом случае суть автоматизации состоит в формировании и поддержании крупных информационных фондов однородных данных, их систематизации, накоплении, хранении, производстве выборок и т. д.

Электронный офис воплощает концепцию-всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Предполагается, что электронный офис позволит практически исключить внутрифирменные представления документов на бумаге и восстановить традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя.

Информационно-вычислительные мощности в электронном офисе также персонализируются с сохранением электронной связи как внутри офиса, так и с централизованными базами данных и удаленными подразделениями. При этом предполагается, что совместное развитие и интеграция вычислительной и коммуникационной техники обеспечат служащим неограниченный доступ к любой нужной информации и вычислительным мощностям независимо от их местонахождения.

Электронный офис, благодаря электронной почте и персональным ЭВМ, увеличивает возможность обеспечения прямого взаимодействия людей (аналогично традиционному офису), не требуя при этом их физической концентрации в пределах одного помещения. Концепция электронного офиса позволяет существенно повысить эффективность работы служащих творческого труда, требующей интенсивной обработки больших объемов сложноорганизованной информации.

4.4 Системы автоматизации документооборота

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) -- автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Основные понятия электронного документооборота:

Документооборот Размещено на http://www.allbest.ru/

-- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный Размещено на http://www.allbest.ru/

документооборот (ЭДО) -- единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый Размещено на http://www.allbest.ru/

документ -- документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный Размещено на http://www.allbest.ru/

документ (ЭД) -- документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная Размещено на http://www.allbest.ru/

подпись (ЭП) -- аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота:

ь Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

ь Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

ь Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

ь Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

ь Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

ь Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Классификация систем электронного документооборота:

v Универсальные «коробочные» СЭДО:

ь стандартный набор функций;

ь невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;

ь низкие временные затраты на приобретение и установку;

ь относительно низкая стоимость;

ь необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.

v Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

ь максимально персонифицированная система;

ь большие временные затраты;

ь высокая стоимость разработки;

ь сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

v Комбинированные СЭДО:

ь базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

ь полное соответствие нуждам предприятия;

ь небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

ь стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

ь передача заказчику прав на продукт;

ь простота освоения и использования;

ь полная локализация;

ь удобный интерфейс;

ь взаимодействие с существующими офисными приложениями.

4.5 Системы автоматизации транзакций

Под бизнес транзакцией (business transaction) понимается элементарное взаимодействие между производителем товаров или услуг и их клиентами.

Элементарное взаимодействие включает в себя обмен минимальным количеством информации, которого достаточно для принятия любого решения.

Например, я зашел в магазин и попросил продавца рассказать о свойствах товара - это уже бизнес транзакция. В теории, если продавец меня сможет убедить в надлежащих свойствах товара, я его приобрету (торговая транзакция). Хотя, конечно, факт моего посещения магазина есть уже бизнес транзакция. У меня существует некая потребность в товаре, и я могу ее реализовать в данном магазине.

Для увеличения эффективности производства и торговли является важным фактором искусство учета и анализа бизнес транзакций, поскольку они являют собой суть и отображение постоянного процесса производства и потребления.



4.6 Информационно-поисковые системы

Информационно-поисковая система (ИПС)-Information retrieval system -система, выполняющая функции:

· хранения больших объемов информации;

· быстрого поиска требуемой информации;

· добавления, удаления и изменения хранимой информации;

· вывода информации в удобном для человека виде.

Различают:

· автоматизированные (coputerised);

· библиографические (reference);

· диалоговые (online);

· документальные и фактографические информационно-поисковые системы.

Назначение:

· Свободный поиск информации в информационных массивах по совокупности признаков (обычно ключевых слов) - ретро-поиск

· Поиск информации по заранее подготовленным запросам с определенной периодичностью - избирательное распространение информации.

Основные причины существования ИПС:

· большой объем информации

· ее недостаточная или чересчур подробная структуризация

· широкий тематический профиль информационных массивов



Информационный поиск:

· archie

· veronica

· wais

· Information Retrieval Systems

Классификации:

Иерархические,

фасетные

Размещено на http://www.allbest.ru/

Индексирование и Поиск

Модели индексирования и поиска:

ь векторная модель информационного потока

ь нечеткие множества

ь вероятностная модель

Типы информационно поисковых языков:

o традиционные ИПЯ

o взвешивание терминов

o ИПЯ типа "Like this"

Способы коррекции результатов поиска

фильтрация

коррекцияРазмещено на http://www.allbest.ru/

по релевантности

кластеризация

ВекторнаяРазмещено на http://www.allbest.ru/

модель



Запрос к системе:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Традиционный ИПЯ: ((информационная and система) or ИПС) not СУБД

Найти все документы, в которых встречается термин "информационная" и "система", либо термин "ИПС", но не встречается термин "СУБД".

Недостатки:

v Плохая масштабируемость выдачи.

v OR приводит к слишком большому расширению списка релевантных документов

v AND резко сужает отклик.

Структура ИПС для Internet.



(Budi Yuwono, Dik L.Lee. Search and Ranking Algorims for Locating Resources on the World Wide Web)

Программы сканирования сети

Основное назначение о области применения:

v ведение баз данных World Wide Web

v создание "зеркал"

v поиск информационных ресурсов

v комбинированное использование

4.7 Конкурентная разведка как система сбора информации о рынках, товарах и услугах, конкурентах и собственном предприятии

Конкурентная разведка представляет собой сбор и анализ сведений относительно сильных и слабых сторон, возможностей и угроз конкретного конкурентного предприятия, а также обеспечение противодействия активным мероприятиям компании.

Данный вид деятельности можно условно подразделить на:

· сбор информации легальными методами;

· проведение анализ полученной информации, и составление рекомендаций для мероприятий по борьбе с конкурентами;

· регулярное и оперативное предоставление дополнительных сведений;

· контрразведывательные мероприятия.

Анализ информации включает в себя:

· систематизация имеющейся информации, а также источников;

· приведение ее к общему формату;

· классификация данных и источников по принципу достоверности;

· создание гипотез, проверка их адекватности;

· моделирование текущих, а также возможных ситуаций;

· Оценка моделирования, формирование выводов.

Источники информации могут быть:

· государственные и негосударственные организации;

· оперативные источники;

· СМИ (телевидение, радио, газеты, журналы);

· интернет;

· выставки;

· специализированные базы данных;

· опросы целевых групп;

· статистические данные.

Конкурентная разведка проводиться:

Сбор Размещено на http://www.allbest.ru/

информации о конкурентах обуславливается усилением конкурентной борьбы, осознанием того, что маркетинговая составляющая бизнеса играет важную роль в бизнесе, помогает в поиске новых ниш, а также разрабатывает эффективные инструменты, которые помогают в борьбе с конкурентами.

Аналитические Размещено на http://www.allbest.ru/

данные, которые получены в результате конкурентной разведки позволяют корректировать стратегию развития компании, расширить существующий бизнес, или же спасти от банкротства. Реализация рекомендаций, составленных на основе собранной информации, может превышать затраты на их сбор в сотни раз.

4.8 Методы и средства защиты информации

Методы обеспечения защиты информации:

Ш Препятствие - метод физического преграждения пути злоумышленнику к защищаемой информации (к аппаратуре, носителям информации и т.д.).

Ш Управление доступом - метод защиты информации с помощью регулирования использования всех ресурсов компьютерной информационной системы банковской деятельностью (элементов баз данных, программных и технических средств). Управление доступом включает следующее функции защиты:

· идентификацию пользователей, персонала и ресурсов системы (присвоение каждому объекту персонального идентификатора);

· опознание (установление подлинности) объекта или субъекта по предъявленному ему идентификатору;

· проверку полномочий (соответствия дня недели, времени суток, запрашиваемых ресурсов и процедур установленному регламенту);

· разрешение и создание условий работы в пределах установленного регламента;

· регистрацию (протоколирование) обращений к защищаемым ресурсам;

· реагирование (сигнализация, отключение, задержка работ, отказ в запросе) при попытке несанкционированных действий.

Ш Массировка - метод защиты информации путем ее криптографического закрытия. При передаче информации по каналам большой протяженности данный метод является наиболее надежным.

Ш Регламентация - метод защиты информации, создающий такие условия автоматизированной обработки, хранения и передачи защищаемой информации, при которых возможности несанкционированного доступа к ней сводилась бы к минимуму.

Ш Побуждение - метод защиты, побуждающий пользователя и персонал системы не разрушать установленные порядки за счет соблюдения сложившихся моральных и этических норм.

Ш Принуждение- метод защиты, когда пользователи и персонал системы вынуждены соблюдать правила обработки и использования защищенной информации под угрозой материальной, административной или уголовной ответственности.

Рассмотренные методы реализуются на практике за счет применения различных средств защиты.

К основным средствам защиты информации относятся следующие:

Ш Технические средства представляют электрические, электромеханические и электронные устройства. Вся совокупность указанных средств делится на аппаратные и физические.

· Под аппаратными техническими средствами принято понимать устройства, встраиваемые непосредственно в вычислительную технику, или устройства, которые сопрягаются с подобной аппаратурой по стандартному интерфейсу.

· Физическими средствами являются автономные устройства и системы (замки на дверях, где размещена аппаратура, решетки на окнах, электронно-механическое оборудование охранной сигнализации и др.)

Ш Программные средства - это программное обеспечение, специально предназначенное для выполнения функций защиты информации.

Ш Организационные средства защиты представляют собой организационно-технические и организационно-правовые мероприятия, осуществляемые в процессе создания и эксплуатации вычислительной техники, аппаратуры телекоммуникаций.

Ш Законодательные средства защиты определяются законодательными актами страны, регламентирующими правила пользования, обработки и передачи информации ограниченного доступа и устанавливающими меры ответственности за нарушение этих правил.

Для реализации мер безопасности используются различные механизмы шифрования (криптографии):

Криптография - это наука об обеспечении секретности и/или аутентичности (подлинности) передаваемых сообщений.

Наряду с шифрованием внедряются следующие механизмы безопасности:

цифровая Размещено на http://www.allbest.ru/

подпись;

контроль Размещено на http://www.allbest.ru/

доступа;

обеспечение Размещено на http://www.allbest.ru/

целостности данных;

обеспечение Размещено на http://www.allbest.ru/

аутентификации;

управление Размещено на http://www.allbest.ru/

маршрутизацией;

арбитраж Размещено на http://www.allbest.ru/

или освидетельствование.

При защите коммерческой информации, как правило, используются любые существующие средства и системы защиты данных от несанкционированного доступа, но в каждом случае следует реально оценивать важность защищаемой информации и ущерб, который может нанести ее утрата.