Функция организации в менеджменте

а) подготовке альтернативных вариантов решения группой специалистов;

б) подготовке решений ко вводу в действие.

Действия менеджеров по организации этих стадий аналогичны организации работы группы, описанной выше.

Остановимся лишь на работе менеджера, связанной с распределением ролей в группе, имеющей место как в одном, так и в другом случае.

Этот вид организационной деятельности относится к сфере организации эффективных коммуникационных процессов.

В данном случае менеджер использует лучеобразную коммуникационную сеть «руководитель - группа» (рис. 3.).

Рис. 3.. Лучеобразная коммуникационная сеть

В целях успешной реализации (или подготовки) решения доведение распорядительной информации членам группы с учетом современных требований является весьма существенным. Распорядительная информация оформляется в виде указаний или приказа, распоряжения, инструкции, положения, правил, нормативов и т. п. Доведение такой информации базируется на праве руководителя отдавать распоряжения членам группы, требования обязательного их подчинения и точного выполнения ими полученных распоряжений.

Особенностью работы менеджера в группе является необходимость доведения заданий до сведения членов группы не индивидуально, а всей группы в целом. Каждый член группы должен четко представлять свою роль, объем и содержание работы, а также взаимосвязь своих действий с работой других членов группы. Каждый член группы должен знать взаимосвязь и последовательность выполнения задания. Среди наборов действий исполнителей выделить те элементы, которые объединены общностью цели, т. е. каждое из этих действий помогает достижению цели, выполняя поддерживающую роль.

Разрабатывая распорядительные акты, членам группы необходимо указать задание, время и результат его выполнения. Очень важно не только составить распорядительные акты, но и убедиться в том, что исполнители правильно понимают их сущность. Руководитель, отдавая распоряжения исполнителям, должен создать все необходимые условия для того, чтобы исполнитель мог четко выполнить задание.

Организация процесса подготовки вариантов управленческих решений и их выполнение представляет собой частный случай организации работы группы и реализуется по вышеизложенным правилам.

Здесь уместно рассмотреть организацию отношений в группе. Функционально связанные действия и коллективные усилия членов группы, направленные на возникшую ситуацию, реализуются на основе официально-деловой и неофицально-деловой структуры отношений.

Официально-деловые отношения возникают между менеджером и членами группы (они показаны на рис. 3.) и регламентируются установленными нормативными актами (положениями), при определении их обязанностей, прав и ответственности. Эти отношения направлены на такие виды деятельности:

Д пояснения членам группы их конкретных задач, приоритетов и ожидаемых результатов;

Д обсуждение проблем эффективного выполнения задания;

Д достижение мотивации труда;

Д развитие способностей подчиненных;

Д сбор информации о реально существующей ситуации;

Д предложения рационализаторского характера.

Кроме того, официально-деловые отношения существуют между членами группы в процессе обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Такие отношения называются равноправными. Они способствуют повышению удовлетворенности членов группы своей работой и выполняемым заданием.

Неофициально-деловые отношения оказывают значительное влияние на эффективность взаимосвязанных действий и коллективных усилий группы. Официальному руководителю бывает довольно трудно организовывать неформальные отношения, если он не является лидером или если в данной группе имеется неформальный лидер. Однако руководитель должен выявлять эмоциональную структуру отношений своего коллектива и, по возможности, использовать их в обеспечении взаимодействия членов группы, нацеленного на повышение уровня функционально связанных действий.

Как отмечалось ранее, рассмотренные формы отношений присущи любой организованной группе, следовательно, эти отношения должны организовываться.

6. Самоорганизация труда менеджера

Организация труда менеджера тесным образом связана с организацией всех процессов управления в подчиненных ему группах и существенным образом влияет на успех управления в целом. Анализ работы руководителей показывает, что почти две трети времени руководителя занимают регулярно повторяющиеся работы.

Организация индивидуального труда руководителя предполагает выполнение нескольких взаимосвязанных функций: учета времени, затрачиваемого руководителем на выполнение своих обязанностей, анализа затрат по элементам выполнения планирования рабочего дня, соблюдение разработанного графика-регламента, организации выполнения работ (рис. 4.).

Рис. 4. Организация индивидуального труда менеджера

Регулярно повторяющиеся работы обычно имеют следующую структуру:

1. заседания, совещания, оперативки производственного характера;

2. заседания, совещания непроизводственного назначения;

3. приемы, переговоры, обсуждения производственного характера;

4. приемы, переговоры, обсуждения, не связанные с производством;

5. ознакомление с работой подразделений, объектов, производств;

6. телефонные разговоры производственного характера;

7. телефонные разговоры, не связанные с производством;

8. ознакомление с поступающей корреспонденцией;

9. плановая, техническая и организационная работа (ознакомление с планами, отчетами, технической документацией, разбор технико-экономической деятельности);

10. подготовка докладов, выступлений, отчетов, заданий, распорядка дня и др.;

11. время на переезды и ожидания.

Учет затрат рабочего времени по всем видам выполняемых руководителем работ дает возможность получить полную картину его загрузки. Учет можно вести с различной степенью детализации. Однако нельзя тратить на учет больше усилий, чем это может быть оправдано. Для проведения учета можно использовать различные формы и методы: фотография рабочих процессов, хронометраж, нормативные наблюдения.

Заключение

Функция «организация» направлена на обеспечение эффективности индивидуальной или коллективной деятельности. Менеджер, ориентируясь на результат или конечную цель, должен всегда видеть пути к этой цели, использовать свой статус, права, обязанности и ответственность для организации подчиненных ему людей в направлении достижения результата (цели).

Для успешной организаторской деятельности менеджер должен обладать особыми качествами, свойствами и способностями. Менеджер, возглавляющий группы и организовывающий коллективные действия, должен быть лидером, способным быстро и точно вникать в психологию подчиненных и умело влиять на их поведение, использовать средства и мотивы действия.

Исключительность функции "организация" проявляется в организации процессов выполнения функций планирования, учета, анализа, контроля и регулирования.

Организационная деятельность составляет сущность делегирования полномочий, підготовки и реализации управленческих решений, создания системы формальных и неформальных отношений.

Анализ затрат времени позволяет получить картину работы руководителя по различным видам деятельности. Выявленные объемы затрат используются, с одной стороны, для выявления непроизводительных затрат, которые можно уменьшить за счет рациональной организации. С другой стороны, эти данные служат основанием для установления факта превышения затрат времени на выполняемые работы по отношению к рациональным нормам времени. Если эти затраты оправданы и их уменьшение приведет к снижению эффективности управления, то необходимо прибегнуть к делегированию полномочий.

Планирование индивидуальной работы руководителя способствует повышению эффективности использования рабочего времени. Оно основывается на разработке определенного режима, а также соответствующих регламентов, графиков работ, «стандарт-недели», «стандарт-месяца» и т. п.

Однако план работы руководителя может остаться лишь благим намерением, если работа по выполнению плана не будет соответствующим образом организована. Существует большое количество рекомендаций по организации значительной части работ, выполняемых руководителем.

организация менеджмент самоорганизация

Список литературы

1. Мартыненко Н. М. «Основы менеджмента». К., 2003.

2. Белоусов Р.А. Основные этапы развития и практики управления. М., 2005.

3. Бобышев Д.Н., Семенцов СП. История управленческой мысли. М, 1998.

4. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М, 2002.

5. Питерс Т., Уотерлин Р. В поисках эффективного управления. М, 1996.

6. История менеджмента: Учеб. пособие /Под ред. Д.В. Валового. М., 1997.

Размещено на Allbest.ru