Особенности коммуникаций в организации

2.5. Запрос на отмену приемки - запрос отправляется в случае, если вы ошибочно обработали приемку или не составлен акт с указание излишек/недостач;

2.6. Запрос на разноску документов - запрос отправляется в случае, если вы не можете закрыть накладную самостоятельно (неверная сумма, наличия акта расхождения) и только если сканы документов выложены в систему «Axapta». Внимание! Запрос отправляется только на следующий день после добавления документов в Аксапту.

3. Пошаговое формирование запросов.

3.1. Запрос на создание КЛП (EDI).

ь Выберете категорию из всплывающего списка в поле «Выберете категорию». Категория соответствует типу товара, по которому отсутствует КЛП;

ь В поле «Поставщик» введите наименование поставщика (ООО «Нозоми»);

ь В поле «Номер заказа на покупку» введите номер. Внимание! Номер начинается с «ЗП0 или ЗП12…» (Пример: ЗП02053705);

ь В поле «От какого числа» введите дату заказа на покупку (Пример: 25.02.2015).

ь В поле «Комментарий» вы можете указать дополнительные сведения, касающиеся данной заявки.

ь Нажмите кнопку «Отправить»

ь Если какие-либо поля были заполнены неверно - система выдаст ошибку с указанием полей, где информация заполнена неверно или не заполнена вообще. Исправьте или заполните недостающие поля и нажмите «Отправить».

Пример правильно заполненной заявки

3.2. Запрос на создание КЛП (электронка).

ь Выберете категорию из всплывающего списка в поле «Выберете категорию». Категория соответствует типу товара, по которому отсутствует КЛП;

ь В поле «Поставщик» выберете поставщика из всплывающего списка.

Внимание! Данный запрос отправляется только по поставщикам:

ь В поле «Номер заказа на покупку» введите номер. Внимание! Номер начинается с «ЗП0 или ЗП12…» (Пример: ЗП02053705);

ь В поле «От какого числа» введите дату заказа на покупку (Пример: 25.02.2015).

ь В поле «Комментарий» вы можете указать дополнительные сведения, касающиеся данной заявки.

ь Нажмите кнопку «Отправить»

ь Если какие-либо поля были заполнены неверно - система выдаст ошибку с указанием полей, где информация заполнена неверно или не заполнена вообще. Исправьте или заполните недостающие поля и нажмите «Отправить».

3.3. Запрос на перенос даты КЛП.

ь Выберете категорию из всплывающего списка в поле «Выберете категорию». Категория соответствует типу товара, по которому указана неверная дата КЛП;

ь В поле «Номер заказа на покупку» введите номер. Внимание! Номер начинается с «ЗП0 или ЗП12…» (Пример: ЗП 02053705);

ь В поле «Поставщик» введите наименование поставщика (ООО «Нозоми»);

ь В поле «От какого числа» введите дату заказа на приемку (Пример: 20.02.2015);

ь В поле «На какое число» введите дату, на какое число вам нужно перенести дату заказа на приемку (Пример: 25.02.2015)

ь В поле «Комментарий» вы можете указать дополнительные сведения, касающиеся данной заявки.

ь Нажмите кнопку «Отправить»

ь Если какие-либо поля были заполнены неверно - система выдаст ошибку с указанием полей, где информация заполнена неверно или не заполнена вообще. Исправьте или заполните недостающие поля и нажмите «Отправить».

Пример правильно заполненной заявки

3.4. Запрос на предоставление документов.

ь Выберете категорию из всплывающего списка в поле «Выберете категорию». Категория соответствует типу товара, по которому необходимо предоставить документы;

ь Галочками отметьте типы документов, которые необходимо предоставить: Счет-фактура; Накладная; Документ из реестра сертификатов;

ь В поле «Поставщик» введите наименование поставщика (ООО «Нозоми»);

ь В поле «Номер заказа на покупку» введите номер. Внимание! Номер начинается с «ЗП0 или ЗП12…» (Пример: ЗП02053705);

ь В поле «Необходимые документы» отметьте галочками необходимые вам копии документов (Пример: счет-фактура, товарная накладная)

ь В поле «Причина предоставления документов» укажите причину, почему у вас отсутствуют данные документы (Пример: документы были утеряны сотрудниками магазина или документы не привез с собой водитель и т.п.)

ь Нажмите кнопку «Отправить»

ь Если какие-либо поля были заполнены неверно - система выдаст ошибку с указанием полей, где информация заполнена неверно или не заполнена вообще. Исправьте или заполните недостающие поля и нажмите «Отправить».

Пример правильно заполненной заявки

3.5. Запрос на отмену приемки

ь В поле «Поставщик» введите наименование поставщика (ООО «Нозоми»);

ь В поле «Номер заказа на покупку» введите номер. Внимание! Номер начинается с «ЗП0 или ЗП12…» (Пример: ЗП02053705);

ь В поле «От какого числа» введите дату заказа на покупку (Пример: 25.02.2015).

ь В поле «Комментарий» вы можете указать дополнительные сведения, касающиеся данной заявки.

ь Нажмите кнопку «Отправить»

ь Если какие-либо поля были заполнены неверно - система выдаст ошибку с указанием полей, где информация заполнена неверно или не заполнена вообще. Исправьте или заполните недостающие поля и нажмите «Отправить».

Пример правильно заполненной заявки

3.6. Запрос на разноску документов

ь В поле «Поставщик» введите наименование поставщика (ООО «Нозоми»);

ь В поле «Номер заказа на покупку» введите номер. Внимание! Номер начинается с «ЗП0 или ЗП12…» (Пример: ЗП02053705);

ь В поле «От какого числа» введите дату заказа на покупку (Пример: 25.02.2015).

ь В поле «Комментарий» вы можете указать дополнительные сведения, касающиеся данной заявки.

ь Нажмите кнопку «Отправить»

ь Если какие-либо поля были заполнены неверно - система выдаст ошибку с указанием полей, где информация заполнена неверно или не заполнена вообще. Исправьте или заполните недостающие поля и нажмите «Отправить».

ь Запрос отправляется только в случае, если сканы документов выложены в систему Аксапта, и только на следующий день после добавления документов.

Пример правильно заполненной заявки

4. Статус обработки запроса

Для того чтобы проверить статус обработки вашего запроса необходимо выполнить следующее:

ь После отправки запроса на категорию необходимо перейти на вкладку «Перейти к списку всех запросов», кликнув левой клавишей мыши на соответствующем поле

ь Перейдя в раздел просмотра всех отправленных запросов, вы увидите статус обработки вашей запроса - «В работе»

ь Для того, чтобы быстро просмотреть запрос, необходимо нажать на строку с наименованием вашего магазина в столбце «№»

ь После того, как ваш запрос будет обработан, на электронную почту магазина придет уведомление следующего типа:

ь После того, как запрос будет обработан, вы увидите это в системе. Ваш запрос примет статус «Обработан» и будет выделен зеленым цветом.

ь В случае если запрос фактически обработан или уже не актуален, но статус запроса остался в системе по-прежнему «В работе» вы можете самостоятельно закрыть запрос, нажав на поле «Запрос выполнен» в разделе «Опции».

5. Работа в категории с электронными запросами

5.1. После того, как магазин оформил запрос в системе, на групповую почту категории придет письмо с запросом по форме:

5.2. В поле «От» отображается электронный адрес отправителя (групповая почта магазина);

5.3. В поле «Кому» выведен электронный адрес получателя (групповая почта категории);

5.4. В поле «Тема» выведен тип запроса (что нужно сделать) и магазин, который отправил данный запрос;

5.5. После того, как вы обработали запрос, необходимо закрыть его и отправить подтверждение. Сделать это можно двумя способами:

1. Закрыть запрос в системе.

· Зайдите в Администраторскую панель

· Выберите номер запроса (для легкости можно воспользоваться быстрым просмотром запроса, кликнув мышкой на соответствующем запросе);

· Нажмите на поле «Заявка выполнена» для того, чтобы отправить подтверждение.

Письмо с подтверждением на почту магазина будет отправлено автоматически.

2. Закрыть запрос по электронной почте:

· Откройте письмо с запросом от магазина;

· Нажмите на ссылку «Здесь» для того, чтобы отправить подтверждение. Письмо с подтверждением на почту магазина будет отправлено автоматически.

5.6. В случае если существуют однотипные заявки по одному поставщику и проблема исправлена полностью по всем магазинам, необходимо сообщить об этом в отдел коммуникаций. Отдел коммуникаций в свою очередь организует закрытие однотипных заявок по данной проблеме.

Размещено на Allbest.ru