Рационализация труда секретаря на примере муниципального бюджетного образовательного учреждения "Средняя общеобразовательная школа № 35"

Приемная - это место ожидания важных гостей и посетителей, поэтому мебель для приемной руководителя должна быть удобной и качественной. Задача секретаря - сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т.п. Стоит уделить внимание цветовой гамме интерьера приемной и в целом офисному помещению. Цвет - один из важнейших источников информации. Он перенасыщен символическими и эмоциональными качествами и настолько сильно влияет на психическое и физиологическое состояние человека, что игнорировать его значение невозможно. Теплые цвета действуют возбуждающе, тонизируют, повышают работоспособность. Холодная гамма расширяет пространство, помогает сосредоточенности и самоуглубленности. Коричневый цвет способствует улучшению исполнительских функций, синий повышает активность головного мозга и снижает аппетит, желтый и оранжевый поднимают настроение и стимулируют возникновение нестандартных решений, зеленый и голубой успокаивают, позволяют сосредоточиться. Долгое воздействие красного вызывает возбуждение, переходящее в агрессивность, но его небольшие акценты разбудят активность сотрудников. Розовый цвет чрезмерно расслабляет. Фиолетовый и черный цвета угнетающе действуют на психику. Белый - нейтрален, но дает ощущение чистоты.

Чем выше интеллектуальный уровень сотрудников, тем более сложные оттенки они предпочтут. Тяга к спокойным цветам увеличивается с возрастом. Важны и особенности темперамента. Флегматиков тонизируют акценты красного и оранжевого, холериков успокоит сине-зеленая гамма.

С помощью цвета можно изменять восприятие пространства и визуальных деталей («зрительного шума»). Если помещение небольшое, то визуально расширит его площадь светлые холодные тона - серо-голубой, жемчужный, водно-зеленый. Если же площадь помещение велика, то цвета, которые могут решить и эту проблему это так называемая «тихая» гамма - ненасыщенные холодные: светло-синий, серо-голубой. Визуальный шум, «мельтешение» можно нейтрализовать крупным броским пятном, например, яркой картиной или плакатом на стене.

Вспомогательная зона. В данной зоне располагаются шкафы для хранения документов, платяные шкафы, сейф. При больших объемах множительных работ устанавливается копировальный аппарат или принтер соответствующей производительности, оснащенные сортировальным устройством, а при необходимости - дуплексом и степлером, также могут располагаться во вспомогательной зоне.

Шкафы, тумбы и стеллажи различных видов неизменно присутствуют даже в самых аскетичных интерьерах. Самое главное требование, предъявляемое к такой мебели - вместительность и наличие необходимого количества ящиков или отделений. Оптимальная высота для шкафа - 180 см. Однако некоторые компании в целях экономии площади предпочитают оборудовать помещения высокими моделями. С точки зрения эргономики это неверно. Человек, изо дня в день, находясь рядом с огромной мебелью, будет испытывать дискомфорт. Кроме того, полноценно использовать все полочки шкафа-небоскреба весьма затруднительно. На самом верху неминуемо будет скапливаться множество ненужных вещей, извлекаемых из шкафа только во время переезда.

Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню», визуально скрытую от мест для посетителей. В кухонной зоне могут располагаться маленький столик, электрический чайник, кофеварка и микроволновая печь, а также небольшой холодильник, шкаф для посуды. Также в кухонной зоне может быть расположен мини-бар для руководителя.

В данной зоне должна быть хорошая вентиляция, чтобы офис не напоминал столовую по силе и количеству ароматов. Если все эти предметы находятся в приемной, следует расположить их так, чтобы шкаф по возможности закрывал собой кухонный уголок.

Поддержание «подсобного хозяйства» в рабочем состоянии является обязанностью секретаря. Именно он вызывает мастера починить холодильник или дверцу шкафа. Также секретарь несет ответственность за подведомственное ему пространство - обеспечивает уют, чистоту, наличие необходимых предметов, вплоть до мыла на умывальнике в уборной. Разумеется, секретарь сам не убирает, но следит за тем, чтобы это было сделано.

Во вспомогательной зоне обязательно должен быть небольшой шкаф с посудой и различными мелочами, которые всегда должны быть в офисе. Обязательно в наличии у каждого секретаря руководителя в специальных шкафах, предназначенных для хранения посуды и других хозяйственных вещей должны быть: чайный и кофейный сервизы или соответствующих видов чашки с блюдцем; десертные тарелки с тем же рисунком, что и чашки, или с другим, но гармонирующим рисунком; закусочные тарелки, закусочные вилки и ножи; ножи для фруктов; кофейные и чайные ложки; сахарница; вилочки, лопаточки или щипчики; заварочный чайник; вазочка для печенья, а также несколько более крупных тарелок или небольших блюд для пирожных и фруктов; стеклянные стаканы для минеральной воды (лучше 12 штук), а также набор рюмок - в соответствии со сложившейся традицией празднования деловых свершений; упаковка пластмассовых стаканчиков; небольшая упаковка пластмассовых тарелок, вилок и ножей; графин для соков и вина; две-три небольшие разделочные доски и необходимое количество острых ножей, штопор и консервный нож; скатерть и салфетки; несколько полотенец, чтобы вытирать посуду, а также (в отдельном ящике) средства для мытья посуды; небольшая аптечка, где должны быть бинт, лейкопластырь, вата, йод, перекись водорода и другие медикаменты, необходимых в случае получения мелких травм. Там должен быть и набор основных лекарств, которые могут понадобиться в любую минуту: средства от головной боли, валидол, нитроглицерин, настойка валерианы и т.д. Неплохо также иметь в офисе аппарат для измерения давления и уметь им пользоваться. Это, конечно, не входит в обязанности секретаря, но начальник будет гордиться помощником, который в любой ситуации будет на высоте.

Подводя итог, можно сказать, что во многом работоспособность секретаря зависит не только от правильно организованного трудового процесса, но и от того, как организовано его рабочее место. Оно должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Ведь ошибки при конструировании рабочего места зачастую приводят к опасным последствиям: заболевания, психические стрессы, ошибки в поведении людей, аварии, порча оборудования, несчастные случаи.

А соблюдение всех перечисленных условий труда повысит эффективность работы, как секретаря, так и его руководителя.

2.2 Оптимизация документооборота

Рационализация труда секретаря включает в себя процесс оптимизации документооборота.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998. - С.3..

Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991. - С. 51..

Работа с документами в МБОУ СОШ № 35 включает в себя технологию обработки входящей корреспонденции, технологию обработки внутренней корреспонденции и технологию обработки исходящей корреспонденции. За последние годы объем всех трех документопотоков в учреждении возрос. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных в организации за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот МБОУ СОШ № 35 за последние 4 года, была выявлена тенденция к его росту (см. таблицу 1).

Таблица 1.

Документопотоки	2009 год	2010 год	2011 год	2012 год
Входящие	431	443	454	512
Исходящие	373	387	396	423
Внутренние	123	176	202	234

Наиболее распространенной входящей корреспонденции являются письма и нормативно-методические документы вышестоящих организаций, а также обращения граждан. Поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает, в конечном итоге, к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности МБОУ СОШ № 35, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Наиболее распространенной формой отправляемых документов является письма-ответы.

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- организационные документы, которые регламентируют деятельность МБОУ СОШ № 35 (устав, положения об отделах, инструкции и т.п.);

- распорядительные документы, издаваемые руководителем МБОУ СОШ № 35;

- информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: полное официальное наименование МБОУ СОШ № 35, наименование вида документа, место составления, даты и номера.

Путь внутренних документов начинается у одних сотрудников-авторов и заканчивается у других сотрудников-исполнителей.

Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

Секретарь контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями современных Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. Инструкция по делопроизводству МБОУ СОШ № 35 разработана в соответствии с новыми Правилами.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке используются два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство. - 2010. - №2. - С. 17..

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка осуществляется централизованно секретарем руководителя.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, а также целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

- адрес отправителя;

- время отправки и получения документа;

- при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя руководителя, передается ему секретарем.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. К сожалению, в МБОУ СОШ № 35 не подготовлен список нерегистрируемой документации. Целесообразно подготовить его и включить в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству. Нами была сделана попытка подготовить такой список (см. приложение 2).

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам.

На рассмотрение руководителя передаются документы, полученные от вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности МБОУ СОШ № 35, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Корреспонденция, поступившая на имя руководителя, регистрируется секретарем, который незамедлительно относит ее на рассмотрение руководителю.

После рассмотрения документов руководитель наносит резолюцию, то есть распределяет поручения между заместителями - завучами. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В МБОУ СОШ № 35 подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.- М.: ВНИИДАД, 1991. - С. 27..

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

- порядковый номер документа, включающий номер дела;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

- исполнитель;

- примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Таким образом, несмотря на видимую четкость документооборота имеются определенные недостатки, которые могут быть устранены при внедрении системы электронного документооборота и оптимизации документооборота.

Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.

Оптимизация документооборота позволяет:

- определить состав документов (видов, разновидностей, форм документов), используемых организацией в ее деятельности (т. е. при реализации функций, задач, административных и бизнес-процессов);

- определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;

- регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;

- установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.

К организационным мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов.

Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост объемов документооборота (по данным ВНИИДАД, который с 2007 г. ведет мониторинг документооборота в федеральных органах исполнительной власти, ежегодно документооборот увеличивается на 5-7%) Крылова Ю.В. Роль секретаря в организации управленческого учета на предприятии // Секретарское дело. - № 8. - 2007. - С. 70., обеспечить оптимальную организацию документооборота невозможно только мерами организационного характера, иначе пришлось бы постоянно увеличивать численность делопроизводственного персонала. Помочь в этом могут меры технического характера и оргпроектные работы по совершенствованию документооборота.

Поскольку документооборот - это сложный технологический процесс перемещения документов по пунктам (инстанциям), на которых осуществляются творческая работа с документами (подготовка проектов документов, согласование документов, подписание (утверждение) и др.) и их техническая обработка (сортировка документов, обработка для пересылки по почте, сканирование, регистрация, копирование, предварительное рассмотрение, передача из одной инстанции в другую и др.), организовать движение документов оптимальным образом можно только с применением технических средств.

В современных условиях применение технических средств возможно не только на этапах, где с документом совершаются так называемые рутинные (нетворческие) операции, но и там, где ведется творческая работа с документами.

К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения).

Одной из основных характеристик документооборота является маршрут документов. Маршрут - это путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного административного или бизнес-процесса.

Точками на этом пути являются инстанции, через которые проходит документ (документы), т. е. рабочие места, на которых совершаются операции с документом, поэтому главная задача в организации документооборота - обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, при этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью.

Для решения этой задачи в организациях проводятся оргпроектные работы, в ходе которых вырабатываются наиболее оптимальные маршруты документов. Как правило, такая работа проводится при внедрении систем электронного документооборота (СЭД), поскольку оптимизация документооборота - одно из условий успешного внедрения СЭД в организации.

Результаты работы по оптимизации документооборота закрепляются в различных документах. К таким документам относятся: табель форм документов; маршрутно-технологические схемы (блок-схемы); графики документооборота; схемы перемещения документов и др.

В большинстве своем при подготовке этих документов используется графический способ представления информации, позволяющий наглядно и в достаточной степени формализовано показать либо только движение документа (документов), либо последовательность операций, совершаемых в ходе реализации какой-либо функции (задачи) или процесса, и, соответственно, движение документов, используемых при решении данной задачи или реализации процесса.

Табель форм документов - это перечень форм документов, применяемых в деятельности организации, с характеристикой статуса документов, основных этапов их подготовки и прохождения.

Табель включает все формы документов, создаваемых в деятельности организации, но он не дает полного представления о маршруте документов, поскольку в нем, как правило, обозначаются только наиболее важные и значимые с точки зрения документооборота операции по обработке документов, такие как подготовка документа (обычно в табеле указывается подразделение или должность работника, в зоне ответственности которого находится подготовка документа), согласование (визирование) документа (в табеле указываются подразделения или должности работников, участвующих в согласовании документа), подписание (утверждение) документа и некоторые другие. Кроме того, табель включает наименования только тех документов, которые готовятся в организации, и не включает форм документов, поступающих в организацию.

Основная задача табеля форм документов - определить состав форм документов, применяемых в организации в процессе документирования ее деятельности, а поскольку табель форм документов утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для применения, его можно рассматривать как способ оптимизировать состав документов (виды, разновидности, формы документов), применяемых в организации. Поскольку не существует единой установленной формы табеля, каждая организация, которая проводит подобную работу, может исходя из собственных потребностей и решаемых задач разработать для себя форму табеля. Примерная форма табеля представлена на рис.4.

Рисунок 4.

Наиболее полно отобразить документооборот можно с помощью маршрутных (маршрутно-технологических) схем, графиков, блок-схем.

При построении маршрутных схем и оперограмм необходимо детально изучить технологию выполнения каждого вида работы, при этом следует определить, с чего данная работа начинается (что служит основанием для ее начала), из чего она состоит, на какие этапы подразделяется, чем завершается выполнение работы, какую форму принимает конечный ее результат, как фиксируется ее окончание либо наступление нового цикла ее выполнения.

Схема - графическое представление последовательности решения задачи, в котором используются символы для отображения операций, данных, потоков документов и др.

Блок-схема - разновидность схем, описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги (звенья процесса) изображаются в виде блоков различной формы, соединенных между собой стрелками.

В схемах используются специальные символы (блоки различной формы) в соответствии с ГОСТ 19.701-90 ГОСТ 19.701-90. «Единая система программной документации. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Обозначения условные и правила выполнения» // Справочная правовая система «Гарант» [официальный сайт] / URL: http://www.garant.ru (дата обращения 17 апреля 2013 г.). . Пример блок-схемы приведен на рис. 5.

Рисунок 5.

Для создания блок-схем используются различные программные средства, например, MS Visio. Но блок-схему можно нарисовать даже в MS Word, для этого нужно использовать фигуры, изображающие элементы блок-схем.

Схема движения документов может быть представлена в виде таблицы, в левых колонках которой указываются операции и виды документов, сопровождающих данные операции, в заголовках граф указываются пункты прохождения документа, а в поле таблицы с использованием символов и стрелок обозначается перемещение документа (документов).

В МБОУ СОШ № 35 построением схем и маршрутов секретарь не станет заниматься, но табель унифицированных форм документов, а также список нерегистрируемой корреспонденции могут быть внедрены в практику документационного обеспечения и тем сам будут способствовать оптимизации документооборота общеобразовательного учреждения.

Оптимизация документационной работы может быть достигнута путем построения рациональной поисковой системы.

Основой для ее построения является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы. - М.: Проспект, 2005. - С. 141..

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998, п.65. С. 41..

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам, которую, затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. - 2008. - №1. - С. 4..

Правила регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Утв. приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 № 33 // Архивное законодательство [официальный сайт]. URL: http://www.rusarchives.ru/ (дата обращения 10 мая 2013 г.). и Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // Архивное законодательство [официальный сайт]. URL: http://www.rusarchives.ru/ (дата обращения 10 мая 2013 г.).. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

В МБОУ СОШ № 35 регистрация входящих документов осуществляется в день поступления корреспонденции независимо от способа их доставки.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения и устанавливает единый порядок регистрации. В МБОУ СОШ № 35 принята централизованная система, при которой все поступающие документы регистрируется секретарем руководителя.

Регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал.

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов (см. таблицу 2).

Таблица 2.

Форма журнала регистрации поступающих документов

--------------------+---------------+------------+------------+------------

¦ Дата поступления ¦Корреспондент, ¦ Краткое ¦ Резолюция ¦Отметка об ¦

¦и индекс документа ¦ дата и индекс ¦ содержание ¦ или кому ¦исполнении ¦

¦ ¦ ¦ ¦ направлен ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ документ ¦ ¦

+-------------------+---------------+------------+------------+-----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦

+-------------------+---------------+------------+------------+-----------+

+-------------------+---------------+------------+------------+-----------+

+-------------------+---------------+------------+------------+-----------+

--------------------+---------------+------------+------------+------------

Конечно, с развитием информационных технологий, с внедрением во многих организациях электронной формы регистрации можно сказать, что журнальная система на сегодняшний день устарела, поскольку имеет серьезные недостатки: регистрацию целесообразно осуществлять только одним специалистом, т.к. запись в журналах ведется в последовательности поступления документа. В связи с этим, при большом количестве документов процесс регистрации отнимает много времени, а это ведет к затягиванию процесса обработки. Практически невозможна справочная работа с документами, потому что записи идут в хронологическом порядке и чтобы найти документ быстро, нужно знать его дату. Практически невозможно вести сроковый контроль за исполнением документа, т.к. документы записываются по мере поступления. Для того, чтобы вести контроль даже при журнальной системе дополнительно заводятся дополнительные контрольные карточки. В момент регистрации надо составлять две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не удается. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеются две карточки - в сроковой и справочной картотеках.

После исполнения документа карточка из сроковой картотеке как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).

Любая справочная картотека состоит из карточек, для которых нужен ящик или несколько ящиков, т.к. эти карточки будут накапливаться в течение года. Разделителями в карточной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений или направление деятельности.

Всегда отдельно ведется картотека по обращениям граждан. Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Так же отдельную картотеку заводят на законодательные, нормативные, распорядительные документы. В ней карточки располагаются по тематическому признаку. Количество карточек не ограничено. Общий срок хранения карточек три года. В картотеке законодательных, нормативных и распорядительных документов карточки стоят не три года, а до замены новыми.

На исходящих документах проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991. - С. 28-31.. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ Там же. П. 2.3.1.9. в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата.

Регистрация исходящей документации осуществляется также в журнальной форме (см. таблицу 3).

Таблица 3.

Форма журнала регистрации отправляемых документов

--------------------+-------------------+---------------+------------------

¦ Дата и индекс ¦ Корреспондент ¦ Краткое ¦ Отметка об ¦

¦ документа ¦ ¦ содержание ¦ исполнении ¦

+-------------------+-------------------+---------------+-----------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

+-------------------+-------------------+---------------+-----------------+

+-------------------+-------------------+---------------+-----------------+

+-------------------+-------------------+---------------+-----------------+

Анализ регистрации исходящей документации за 2010-2012 гг. показал увеличение исходящей корреспонденции по всем ее видам (см. таблицу 4).

Таблица 4.

№ п/п	Наименование операций	2010 г.	2011 г.	2012 г.
1	Регистрация исходящей корреспонденции	387	396	423
2	Передача документов по факсу	21	45	98
3	Отправление телеграмм	3	6	10
4	Отправление писем	42	54	89
5	Всего обработано исходящих документов	453	501	620

Оформлено и зарегистрировано:

№ п/п	Наименование операций	2010 г.	2011 г.	2012 г.
1	Оформление приказов	91	135	143
2	Прием телефонограмм	12	15	21
3	Всего	103	150	164

Приказы регистрируются в отдельном журнале по форме, представленной в таблице 5.

Таблица 5.

Форма журнала регистрации приказов

--------------------+--------------------+----------------+----------------

¦ Дата и индекс ¦ Кто подписал ¦ Заголовок ¦ Отметка об ¦

¦ документа ¦ ¦ приказа ¦ исполнении ¦

+-------------------+--------------------+----------------+---------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

+-------------------+--------------------+----------------+---------------+

+-------------------+--------------------+----------------+---------------+

Все образцы регистрационных форм в МБОУ СОШ № 35 взяты из справочных приложений Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утвержденных письмом Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64.

Исполнение документа контролируется с момента постановки его на контроль. На левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено место для специальной отметки о контроле исполнения. Отметку о контроле ставят штампом со словом «контроль» на верхнем поле документа. Это не противоречит Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2009 г.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения (по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения). Документы с контроля снимает секретарь после фактического выполнения задания. В этом случае на документе проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение.

Своевременное исполнение документов способствует повышению исполнительской дисциплины, четкости в документационной работе, совершенствованию организации контроля и управления в целом. А это обеспечивает четкий ритм работы всей организации.

ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

3.1 Рационализация информационно-аналитической работы и планирования рабочего дня

Среди факторов, влияющих на повышение качества и эффективности работы секретарей, одно из ведущих мест занимает умение осуществлять аналитическую переработку документов, информации. Эффективное использование документографической информации невозможно без упорядоченных документальных ресурсов, без предварительно проведенной обработки документов. Значимость аналитической обработки и переработки информации в работе секретаря объясняется увеличением потока документальной информации и необходимостью более оперативного информационно-документационного обслуживания руководителя. Осуществление таких процессов, как: анализ документа, поиск необходимых документов, аннотирование, реферирование, обозрение, фактографирование - требует от секретаря определенной подготовки.

Сегодня секретарь, как и любой информационный работник, выступает посредником в системе «Документ (Д) - Потребитель (П) (руководитель)», занимается непосредственно информационно-документационным обслуживанием своего руководителя. Для эффективной реализации этой функции ему необходимо знать, какая информация (по содержанию) нужна руководителю, и в какой форме ее следует представить, чтобы руководитель в имеющееся у него время смог ее просмотреть. (Например: в виде списка литературы с аннотациями и рефератами на источники и т.д.).

В ходе посреднической деятельности в системе «Д - П» секретарь часто сталкивается с необходимостью справочно-информационного обслуживания, т. е. выдачей различных справок (фактографических, тематических). Осуществляя эту деятельность, он выступает как пользователем различных информационных служб, книготорговых организаций и т.д., так и субъектом, занимающимся непосредственно поиском информации и нахождением ответов.

Для успешной практической реализации этой схемы секретарям важно овладеть теоретическими и методическими основами информационно-аналитического обслуживания руководителя.

Важным направлением совершенствования деятельности секретаря является умение работать с различными источниками документированной информации - это умение правильно оценить документ, быстро разобраться в его структуре, взять и зафиксировать в удобной форме все, что в нем оказалось ценным и нужным.

Умением работать с документами обладают далеко не все. Наиболее частые ошибки здесь - отсутствие должной целесообразности в чтении, недостаточное использование справочного аппарата, нерациональная форма записи прочитанного. Все это снижает качество обработанной информации.

Для успешной посреднической деятельности в системе «Д - П» для секретарей важны знания в области аннотирования и реферирования документов.

Аннотация - краткая характеристика документа с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей ГОСТ 7.9-95 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования» // Справочно-поисковая система «Гостехэкспрет» [Официальный сайт] / Режим доступа: http://gostexpert.ru (дата обращения 24 апреля 2013 г.).

Аннотация должна быть лаконичной (длинные аннотации не всегда дочитываются до конца), но в то же время достаточно конкретной, со ссылкой, в случае необходимости, на факты, имена, даты и т.д., вполне понятные без перечитывания. В аннотациях следует избегать сложных придаточных предложений, тяжелых синтаксических оборотов, длинных определений. Если одно и то же понятие можно определить рядом синонимов, необходимо остановиться на наиболее употребительном. Надо избегать в аннотации лишних слов, которые без ущерба для смысла можно выбросить. Желательно соблюдать такое единство времени и единообразие глагольных форм, не следует начинать с предлога «о». Аннотация не должна повторять сведений, содержащихся в заглавиях, и перефразировать их. Научная терминология, применяемая в аннотации, должна быть общепринятой, соответствовать современному уровню знаний. Приводимые в библиографическом описании малоизвестные и устаревшие термины или, термины, используемые только данным автором, следует пояснять. Рекомендуемый средний объем аннотации 500 печатных знаков.

Для специалиста - секретаря, работающего с документами, важно знать, что процесс аннотирования включает в себя следующие основные этапы:

1. Анализ текста документа.

2. Изучение дополнительных источников.

3. Отбор сведений, характеризующих существо данного произведения.

4. Литературное оформление и редактирование аннотаций.

Анализ текста произведения. Прежде всего, определяется вид издания (моноиздание, сборник, часть многотомного или выпуск серийного издания). Устанавливается, какому вопросу, теме или области науки посвящено произведение. Обращается внимание на структуру издания, выявляются принципы группировки материала. Анализ формы изложения материала помогает при определении читательского адреса. С этой точки изучают, насколько полно, доступно и наглядно изложены вопросы. Помимо текста самого произведения секретарь-референт просматривает предисловие, вступительную статью, примечания. Если сведений оказывается недостаточно, следует обратиться к дополнительным источникам.

Изучение дополнительных источников: рецензии, критические статьи, критико-библиографические, исторические и историко-литературные работы. Выявляются эти источники с помощью справочных и библиографических изданий.

Отбор сведений, характеризующих данное произведение. При аннотировании произведений, созданных в прошлые эпохи, приводят фактические данные об авторе, характеризуют идейную, научную и художественную ценность его произведений, а также условия, в которых они были написаны. При составлении аннотаций на современные произведения печати секретари-референты должны быть объективными, не должны полагаться только на личные впечатления. Очень распространенным приемом аннотирования является цитирование. В одном случае цитируются слова автора, в другом - действующего лица, в третьем - отзыв ученого, критика, очевидца событий, воспоминания современников.

Литературное оформление и редактирование аннотации. Лаконичность - отличительная черта литературно оформленной аннотации. Задача состоит в том, чтобы объединить разрозненные сведения, при этом выделить наиболее существенное, главное. Например, чтобы привлечь внимание читателей к конкретной книге, в самом начале рекомендательной аннотации сообщают об интересном факте или подчеркнуть значение данного произведения в ряду других, близких по содержанию.

Следующий способ аналитического свертывания необходимой для

управленческого звена информации является реферирование. Реферирование - наиболее значимый процесс в раскрытии содержания документов. Реферирование - процесс мысленной подготовки и письменного изложения читаемого текста, результатом которого является составление вторичного документа - реферата. Несмотря на активное изучение этого процесса специалистами, само понятие «реферат» до сих пор не получило однозначного толкования.

Реферат - краткое точное изложение содержания документа, включающее основные фактические сведения и выводы, без дополнительной интерпретации или критических замечаний автора реферата ГОСТ 7.9-95 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования» // Справочно-поисковая система «Гостехэкспрет» [Официальный сайт] / Режим доступа: http://gostexpert.ru (дата обращения 24 апреля 2013 г.).. Рефераты выполняют следующие функции:

- дают возможность установить основное содержание документа, определить его релевантность и решить, следует ли обращаться к полному тексту документа;

- предоставляют информацию о документе и устраняют необходимость чтения полного текста документа в случае, если документ представляет для читателя (руководителя) второстепенный интерес;

- используются в традиционных и автоматизированных информационных системах для поиска документа и информации.

Рефераты должны отвечать следующим требованиям:

1. Текст документа не должен содержать интерпретацию содержания документа, критические замечания и точку зрения автора реферата, а также информацию, которой нет в исходном документе. Текст реферата должен отличаться лаконичностью, четкостью, убедительностью формулировок, отсутствием второстепенной информации. Текст реферата начинают фразой, в которой сформулирована главная тема документа. Сведения, содержащиеся в заглавии и библиографическом описании, не должны повторяться в тексте реферата. Следует избегать лишних вводных фраз (Например: «автор статьи рассматривает...»). Исторические справки, если они не составляют основное содержание документа, описание ранее опубликованных работ и общеизвестные положения, в реферате не приводятся. В тексте следует употреблять синтаксические конструкции, свойственные языку научных и технических документов, избегать сложных грамматических конструкций. В тексте реферата следует применять стандартную терминологию. Следует избегать употребления малораспространенных терминов или разъяснить их при первом упоминании в тексте. Необходимо соблюдать единство терминологии в пределах реферата. Следует применять значимые слова из текста исходного документа для обеспечения автоматизированного поиска. Сокращения и условные обозначения, кроме общеупотребительных в научных и технических текстах, применяют в исключительных случаях или дают их определения при первом употреблении. Единицы физических величин следует приводить в международной системе СИ. Допускается приводить в круглых скобках рядом с величиной в системе СИ значение величины в системе единиц, использованной в исходном документе. Имена собственные (фамилии, наименования организаций и др.) приводят на языке первоисточника. Допускается транскрипция собственных имен или перевод на язык реферата с добавлением в скобках при первом упоминании собственного имени в оригинальном написании. Географические названия следует приводить в соответствии с последним изданием «Атласа мира». При отсутствии данного географического названия в «Атласе мира» его приводят в той же форме, что и в исходном документе. Таблицы, формулы, чертежи, рисунки, схемы, диаграммы включаются только в случае необходимости, если они раскрывают основное содержание документа и позволяют сократить объем реферата. Объем текста реферата определяется содержанием документа, а также доступностью и языком реферируемого документа. Рекомендуемый средний объем текста реферата 850 печатных знаков.

Реферативное чтение исходного текста подразделяется на ознакомительное, изучающее и собственно реферативное. Оно преследует задачу определить тематику документа, разобраться в содержании и осмыслить его. Во время реферативного анализа текст документа разбивается на отдельные фрагменты. Задачей автора реферата является извлечение информации с нужной степенью полноты из каждого фрагмента. Затем эта информация изучается, выявляется наиболее ценная и определяется способ ее представления в соответствии с целевым назначением реферата. Процедуру реферативного анализа облегчает использование специальных методов реферирования.

Экстрагирование - широко распространенный метод анализа, сущность которого в том, что из текста выбираются предложения, которые лексически и синтаксически полностью переносятся в реферат-экстракт.

Анкетные (поаспектные) методы подразделяются на два вида: адаптивные и позиционные. Качественное их отличие в том, что адаптивное реферирование применяется, как правило, для политематических текстов, позиционное же реферирование оказывается наиболее эффективным для текстов узкотематического, отраслевого характера.

Характерная черта адаптивного реферирования - нестрогая постановка задачи референту. С помощью инструкций и методических рекомендаций указывается, что следует включать и как целесообразно строить изложение в реферате. В отличие от адаптивного, позиционное реферирование носит более жесткий алгоритмический характер. Путем анализа узкой тематической области выявляются аспекты содержания, определяется строгий порядок их следования и составляется план содержания будущего реферата. Реферирование сводится к заключению соответствующих позиций плана и построению вторичного документа ГОСТ 7.9-95 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования» // Справочно-поисковая система «Гостехэкспрет» [Официальный сайт] / Режим доступа: http://gostexpert.ru (дата обращения 24 апреля 2013 г.)..

Секретари при осуществлении процесса реферирования могут использовать методику формализованного составления рефератов, назначение которой заключается в снижении субъективности действий человека; в повышении качества подготавливаемых вторичных документов и т.д. Технология формализованного реферирования включает выполнение следующих операций:

1. Составление библиографического описания первичного документа;

2. Анализ текста первичного документа.

3. Синтез текста.

4. Редактирование извлеченных из текста первичного документа предложений.

5. Запись и оформление реферата.

Результатом использования формализованной методики реферирования является составление реферата-экстракта - вторичного документа, полученного путем извлечения из текста первичного документа наиболее важных в смысловом отношении предложений, обладающих формальными текстовыми признаками.

Структура реферата-экстракта включает:

1. Библиографическое описание.

2. Текст реферата, состоящий из следующих аспектов содержания первичного документа:

- целевая установка;

- предлагаемый вариант решения (или объект, предмет рассмотрения);

- особенности предлагаемого варианта решения;

- назначение или область применения предмета рассмотрения;

место исследования;

- экспериментальная проверка;

- оборудование или технические средства реализации;

- результаты;

- выводы;

- преимущества предлагаемого варианта решения;

- рекомендации ГОСТ 7.9-95 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования» // Справочно-поисковая система «Гостехэкспрет» [Официальный сайт] / Режим доступа: http://gostexpert.ru (дата обращения 24 апреля 2013 г.)..

В реферируемом документе могут отсутствовать какие-либо выше перечисленные аспекты, однако последовательность их изложения сохраняется.

Знакомство с методами и способами изложения информации повысит качество составляемых секретарем рефератов на те или иные документы.

В последние годы наиболее распространенной формой концептографического обслуживания руководителей необходимой информацией стала обзорная деятельность. Обзорная деятельность - важная профессиональная обязанность секретарей. Знание ими основных теоретических и методологических знаний в области обзорной деятельности можно оценивать как условие повышения качества и эффективности их профессиональной деятельности.