Обзор - это информационное издание, создаваемые путем логической переработки документальной информации в целях получения необходимого выводного знания о состоянии, развитии и возможных путях решения данной проблемы Там же.. Виды обзора: библиографический, реферативный и аналитический.

Библиографический обзор - это обзор (универсальный, специальный, индивидуальный), который отражает выводное знание в виде системы документальных источников информации, использование которых позволяет решить соответствующие задачи информационного управления.

Реферативный обзор - это обзор (универсальный, специальный, индивидуальный), который воспроизводит выводные знания в виде системы фактографической информации, необходимые для информационного управления.

Монографический обзор - обзор (универсальный, специальный, индивидуальный), который воспроизводит выводные знания в виде самого информационного решения (концепции, теории), то есть оптимально необходимой обзорной информации.

Процесс составления обзора сугубо индивидуален и зависит от многих факторов - уровня квалификации, знаний и творческих способностей составителя обзора, условий организации работы, наличия и использования материалов (документов-первоисточников), четкого определения целей и задач обзора, тематических, хронологических, географических границ разработки проблемы (темы) и др. Овладение навыками работы над обзором - важный путь оптимизации содержания деятельности секретаря.

Рассмотрим этапы подготовки и выпуска обзора:

1 этап - Разработка предмета и рабочего плана обзора.

1.1. Выбор темы, разработка заказа на составление обзора с указанием основных требований и типологических характеристик.

1.2. Составление предварительного тематического рубрикатора проблемы, рассматриваемой в обзоре.

1.3. Составление предварительного списка литературы.

1.4. Составление и согласование с заказчиком рабочего плана обзора.

1.5. Установление структуры и объема обзора.

2 этап - Составление обзора.

2.1. Аналитико-синтетическая обработка документальной информации:

2.1.1. Поиск, отбор и систематизация.

2.1.2. Анализ, оценка и синтез.

2.1.3. Обобщение, выводы и рекомендации.

2.1.4. Прогнозы развития (решения).

2.2. Литературное оформление обзора.

2.2.1.Введение.

2.2.2 Основная часть.

2.2.3.Заключение (выводы).

2.3. Разработка справочного аппарата обзора.

2.4. Оформление и сдача заказчику рукописи обзора.

3 этап - Редактирование обзора.

4 этап - Тиражирование и распространение обзора.

Структура обзора содержит следующие элементы: реферат, вводную часть, аналитическую часть, выводы (обязательные элементы); рекомендации, приложение (факультативные элементы).

В вводной части обзора обосновывается выбор темы с указанием актуальности и значимости вопроса, назначение обзора, временного интервала анализируемого периода, видов использованных источников, тематических границ анализа рассматриваемого вопроса.

Аналитическая часть содержит анализ и его результаты, обобщение и оценку систематизированных сведений; существующие взгляды, концепции, нерешенные вопросы; использованные методы и средства исследования, состояние исследований и разработка; достигнутый научно-технический уровень, организационно-экономическую ситуацию, тенденции развития ГОСТ 7.9-95 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования» // Справочно-поисковая система «Гостехэкспрет» [Официальный сайт] / Режим доступа: http://gostexpert.ru (дата обращения 24 апреля 2013 г.)..

При современном развитии вычислительной техники многие процессы работы над обзорами можно автоматизировать с помощью гипертекстовых систем.

Как видим, знания и умения в области информационно-аналитической деятельности сегодня значимы в профессиональной деятельности секретарей и являются главным фактором повышения их профессионализма.

Но работа секретаря весьма многогранна. На всех рассмотренных выше ступенях сегодня, как показывают результаты анализа литературы, секретари так или иначе, занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех организации.

Секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Секретарь - прежде всего, помощник руководителя. Для выполнения на качественном уровне всех профессиональных обязанностей секретарю нужны глубокие аналитические знания в области организации и технологии документационного обеспечения управления.

Для эффективного выполнения всех перечисленных функций в работе секретарей немаловажное значение имеет умение организовать свою работу.

Результаты анализа нашего исследования наглядно подтвердили проявление в современном обществе тенденций усиления информационно - документных функций в деятельности секретаря. Поэтому важным условием совершенствования деятельности данных специалистов выступает регулярное повышение уровня их квалификации, автоматизация технологических процессов документирования и организации работы с документами, рационализация документного и бездокументного обслуживания и т.п.

Важнейшая задача секретаря - разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время. Упущенное время нельзя вернуть, возместить, сутки увеличить. Но секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя.

Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.

Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя - обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д.

Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.

Хотелось бы порекомендовать внедрение в практику работы секретаря МБОУ СОШ № 35 составление плана рабочего дня.

Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например:

- приведение в порядок рабочего места руководителя;

- подготовка к работе своего рабочего места;

- обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;

- просмотр контрольной картотеки;

- доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана Ларин М.В. Рациональная организация рабочего времени секретаря // Секретарское дело. - № 3. - 2009.- С. 40..

Далее план рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя. Например, руководитель проводит совещание в 12.30, следовательно, у секретаря в плане будет стоять подготовка совещания (напоминания, размножение материалов, подготовка помещения), ведение протокола. Если руководитель должен уехать на совещание, допустим в Комитет образования г. Курска в 13 ч., то у секретаря в плане будет стоять на 12.50 - напоминание руководителю, вызов машины, подготовка необходимых документов и т.д. В перечне работ на день надо указать, с кем и во сколько надо соединить руководителя по телефону, какие документы предстоит перепечатать и т.д.

Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего дня секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий.

В работе секретаря много непредвиденных ситуаций - внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время.

В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.

В том случае, если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, секретарь по договоренности с ним может уйти только после того, как обеспечит руководителя всей необходимой информацией.

Перед уходом секретарь обязан убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические средства, за исключением осуществляющих прием и передачу информации в дежурном режиме (автоответчик, факс, модем и т.п.).

Рационализировать рабочий день секретаря путем его планирования поможет фотография рабочего дня. Это один из методов изучения использования рабочего времени путём непрерывного наблюдения и измерения всех его затрат на протяжении смены. Проводится в целях выявления резервов повышения производительности труда.

С помощью фотографии рабочего дня решаются следующие основные задачи:

- определение фактического баланса использования рабочего времени;

- фактической выработки продукции и темпов её выпуска на протяжении смены;

- выявление потерь рабочего времени, анализ причин, их вызвавших;

- получение данных для расчёта нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и времени перерывов на отдых, а также норм на выполнение работ по секретарскому обслуживанию Скриптунова Е.А. Фотография рабочего времени - инструмент анализа и оптимизации трудовых процессов // Справочник экономиста. - 2013. - №1. - С. 27.

Секретарю можно рекомендовать индивидуальную фотографию рабочего дня или самофотографию рабочего дня.

В любом из этих вариантов фотография рабочего дня проводится по следующим этапам: подготовка, проведение наблюдения (в процессе последнего записываются все последовательные действия секретаря), регистрируются затраты времени на протяжении рабочего дня, анализ его результатов, разработка организационно-технических мероприятий, направленных на ликвидацию потерь рабочего времени, проектирование нормативного баланса рабочего дня, расчёт коэффициентов рабочего времени.

Секретарю общеобразовательного учреждения можно порекомендовать следующий план рабочего дня:

8.30- приход на работу

8.45-просмотр входящей корреспонденции

9.00-оперативное совещание при директоре (получение задания на день)

10.00- работа с документами (подготовка писем, текущих документов)

12.00-отправка исходящей документации (по факсу, e-mail, с курьером)

13.00-обеденный перерыв

14.00-работа с руководителем (подпись документов, подготовка проектов документов и т.д.)

16.00-проверка выполнения плана работы на текущий день, внесение корректив, составление плана работы на следующий день, подготовка плана мероприятий для руководителя

В течение дня - ответы на телефонные звонки, прием посетителей, выполнение экстренных поручений руководителя

17.30-завершение работы, выключение оргтехники, проверка окон, уборка документов на свои места.

Конечно, такое планирование является примерным, так как каждый день может вносить свои коррективы, но данного распорядка дня секретарь придерживается для рационального использования своего рабочего времени.

работа секретарь автоматизированный информационный

3.2 Создание автоматизированного рабочего места секретаря

В современных условиях информатизации и автоматизации всех производственных функций организации для рационализации труда секретаря можно порекомендовать внедрение автоматизированного рабочего места секретаря. Автоматизированное рабочее место (АРМ) секретаря можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно - технологических средств индивидуального и коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления.

С помощью АРМ секретарь сможет обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, выполнять расчеты и т.д.

В основу конструирования АРМ могут быть положены следующие основные принципы:

1. Максимальная ориентация на конечного пользователя, достигаемая созданием инструментальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя, возможностей его обучения и самообучения.

2. Формализация профессиональных знаний, то есть возможность предоставления с помощью АРМ самостоятельно автоматизировать новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с системой.

3. Проблемная ориентация АРМ на решение определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки информации, единством режимов работы и эксплуатации.

4. Модульность построения, обеспечивающая сопряжение АРМ с другими элементами системы обработки информации, а также модификацию и наращивание возможностей АРМ без прерывания его функционирования.

5. Эргономичность, то есть создание для пользователя комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. - 2009. - №4.- С. 22..

Создание АРМ для систем организационного управления предполагает проведение их структуризации и параметризации на стадии проектирования.

Структуризация АРМ включает описание среды функционирования: обеспечивающих и функциональных подсистем и связей между ними, интерфейсов с пользователем и техническими средствами, средств информационного и программного обеспечения.

Параметризация предусматривает выделение и исследование параметров, выделение и исследование параметров технических, программных и информационных средств, удовлетворяющих требованиям и ограничениям, сформированным при структуризации.

АРМ включает функциональную и обеспечивающие части.

Функциональная часть определяет содержание конкретного АРМ и включает описание совокупности взаимосвязанных задач, отражающих особенности автоматизируемых функций деятельности пользователя. В основе разработки функционального обеспечения лежат требования пользователя к АРМ и его функциональная спецификация,

Обеспечивающая часть включает традиционные виды обеспечения: информационное, программное, техническое, технологическое, и другие.

Информационное обеспечение включает описание организации информационной базы, регламентирует информационные связи, предопределяет состав и содержание всей системы информационного отображения.

Программное обеспечение АРМ подразделяется на общее и функциональное.

Общее программное обеспечение (ОПО) поставляется в комплекте с ПЭВМ и включает операционные системы, прикладные программы, расширяющие возможности операционных систем, программные средства диалога и другие. ОПО предназначено для управления работой процессора, организации доступа к памяти, периферийным устройствам, запуска и управления процессором, выполнения прикладных программ, обеспечения выполнения программ на языках высокого уровня.

Функциональное программное обеспечение предназначено для автоматизации решения функциональных задач, включает универсальные программы и функциональные пакеты. При проектировании этих программных средств необходимо соблюдать принципы ориентации разработки на конкретного пользователя. Совокупность требований к программному и техническому обеспечению отображается на множестве функций пользователя, и это позволяет решать проблему профессиональной ориентации на пользователя.

Техническое обеспечение АРМ представляет собой комплекс технических средств обработки информации на базе ПЭВМ, предназначенный для автоматизации функций специалиста в предметной и проблемной областях его профессиональных интересов.

АРМ специалиста сферы организационного управления, в нашем случае секретаря, обычно базируется на ПЭВМ индивидуального или коллективного пользования.

Технологическое обеспечение АРМ предназначено для организации технологического процесса использования АРМ применительно к комплексу решаемых задач, соответствующих функциям специалиста.

Технологический процесс представляет собой совокупность функциональных работ, включающих обеспечение ввода, контроля, редактирования и манипулирования данными, накопление, хранение, поиск, защиту, получение выходных документов. В связи с тем, что пользователь является, как правило, участником некоторого коллектива и выполняет в нем определенную работу, необходимо предусмотреть технологическое взаимодействие исполнителей при решении задач, обеспечить условие совместной работы специалистов. Эти положения должны отражаться в квалификационных требованиях и должностных инструкциях пользователей АРМ Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Делопроизводство. - 2011. - №1. - С. 53-54..

В основу классификации АРМ может быть положен ряд классификационных признаков. С учетом областей применения возможна классификация АРМ по функциональному признаку, в нашем случае АРМ административно - управленческого персонала. Важным классификационным признаком АРМ является режим его эксплуатации, по которому выделяются одиночный, групповой и сетевой режимы эксплуатации. В первом случае АРМ реализуется на обособленной ПЭВМ, все ресурсы который находятся в монопольном распоряжении пользователя. Такое рабочее место ориентировано на решение нестандартных, специфических задач, и для его реализации применяются ЭВМ небольшой мощности.

При групповом режиме эксплуатации на базе одной ЭВМ реализуется несколько рабочих мест, объединенных по принципу административной или функциональной общности. В этом случае требуются уже более мощные ЭВМ и достаточно сложное программное обеспечение. Групповой режим эксплуатации обычно используется для организации распределенной обработки данных в пределах организации для обслуживания стабильных групп специалистов и руководителей.

Сетевой режим эксплуатации АРМ объединяет достоинства первого и второго. В этом случае каждое АРМ строится на базе одной ЭВМ, но в то же время имеется возможность использовать некоторые общие ресурсы вычислительной сети Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Делопроизводство. - 2011. - №1. - С. 54..

Секретарская деятельность по своей сути является сложной и многофункциональной. Она выполняет ключевую задачу в организации документооборота.

АРМ «Секретаря» должно стать составной частью делопроизводства МБОУ СОШ № 35, поэтому необходимо автоматизировать не только приемную, но и учительскую, классные комнаты.

При создании АРМ «Секретаря» необходимо опираться на основные принципы: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Автоматизация системы секретариата позволит сократить время обработки документов, организовать оперативный поиск, хранение документов и избежать ошибок в процессе движения документов.

Процесс проектирования баз данных представляет собой последовательность переходов от неформального словесного описания информационной структуры предметной области к формализованному описанию объектов предметной области в терминах некоторой модели.

В общем случае можно выделить следующие этапы проектирования:

1. Системный анализ и словесное описание информационных объектов предметной области.

2. Проектирование инфологической модели предметной области - частично формализованное описание объектов предметной области в терминах некоторой семантической модели.

3. Выбор базы данных.

4. Даталогическое или логическое проектирование базы данных, то есть ее описание в терминах принятой даталогической модели данных.

5. Физическое проектирование базы данных, то есть выбор эффективного размещения базы данных на внешних носителях для обеспечения наиболее эффективной работы приложения Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. - 2010. - №4. - С. 15..

Логическая организация базы данных - это представление пользователя о той предметной области, информация о которой должна храниться в базе данных. Результатом логического проектирования является концептуальная (внешняя, информационно-логическая) схема базы данных - логическая модель предметной области. Такая модель отражает три вида информации:

сведения об объектах предметной области, их свойствах и отношениях между объектами.

Например, в базе данных АРМ «Секретаря» необходимо хранить данные о входящей, исходящей и внутренней документации. Как следствие, нужно хранить характеристики документа. Если для этих целей будет использоваться одна таблица, то станет очевидным нерациональное использование памяти компьютера. Поэтому информацию необходимо разбить на несколько таблиц, которые будут между собой взаимосвязаны.

При создании базы данных АРМ «Секретаря» необходимо создать следующие таблицы: атрибуты входящих документов; атрибуты исходящих документов; индексы структурных подразделений; название документов; резолюция; сроки исполнения исходящих документов; сроки исполнения исходящих документов; справочник по видам документов Там же. .

Перед тем, как создавать таблицы, необходимо определить их структуру: набор полей и их формат. Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале указать название поля и после этого определить тип данных, которые будут в нем храниться. Кроме этого, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в это поле.

Для любой таблицы в базе данных должен быть задан так называемый первичный ключ, который позволяет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Он необходим для уникальности имеющихся в таблице записей.

Модель базы данных АРМ «Секретаря».

Атрибут	Тип	Размер	Примечание	Ключевые поля
Атрибуты входящих документов
Регистрационный номер	Числовой	8 байт
Источник	Текстовый	До 255 байт
Ответственный исполнитель	Текстовый	До 255 байт
Контрольный срок исполнения	Дата/время	8 байт
Контролирующее лицо	Текстовый	До 255 байт
Дата документа	Дата/время	8 байт
Код документа	Числовой	До 255 байт
аннотация	Текстовый	До 65535 байт
Контрольный срок ответа	Дата/время	8 байт
Атрибуты исходящих документов
Регистрационный номер	Числовой	8 байт
Ответственный исполнитель	Текстовый	До 255 байт
Контролирующее лицо	Текстовый	До 255 байт
Дата документа	Дата/время	8 байт
Вид документа	Текстовый	До 255 байт
Аннотация	Текстовый	До 65535 байт
Адресат	Текстовый	До 255 байт
Дата отправки	Текстовый	До 255 байт
Название документа
Регистрационный номер	Счетчик	4 байт		Уникальный первичный ключ
Название документа	текстовый	До 255 байт
Исходный номер документа	Текстовый	До 255 байт
Резолюция
Название документа	Текстовый	До 255 байт
Код документа	Текстовый	До 255 байт	Поле со списком
Дата документа	Дата/время	8 байт
Дата резолюции	Дата/время	8 байт
Автор резолюции	Текстовый	До 255 байт
Исполнитель	Текстовый	До 255 байт
Резолюция	Текстовый	До 255 байт
Дата исполнения	Дата/время	8 байт
Дата продления исполнения	Дата/время	8 байт
Основание продления	Текстовый	До 255 байт
Регистрационный номер	числовой	8 байт
Сроки исполнения входящей корреспонденции
Название документа	Текстовый	До 255 байт
Дата поступления	Дата/время	8 байт
Ответственный исполнитель	Текстовый	До 255 байт
Контрольный срок исполнения	Дата/время	8 байт
Действие	Логический	1 бит
Сроки исполнения исходящей корреспонденции
Название документа	Текстовый	До 255 байт
Ответственный исполнитель	Текстовый	До 255 байт
Действие	Логический	1 бит
Регистрационный номер	Числовой	8 байт
Дата исполнения	Дата/время	8 байт
Справочник видов документов
Вид документа	Текстовый	До 255 байт
Код документа	Текстовый	До 255 байт		Уникальный первичный ключ
Индексы структурных подразделений
Индекс подразделения	Текстовый	До 255 байт		Уникальный первичный ключ
Название подразделения	Текстовый	До 65535 байт

С учетом всего вышеизложенного, были установлены связи между таблицами и создана схема данных. Приложение Access поддерживает все средства и возможности по обработке данных. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих базах данных, может быть представлена практически в любом формате, в частности текстовом, графическом, числовом, денежном, дата или время и т.д.

Информация, введенная в одну таблицу, может быть связана с одной или несколькими записями из другой таблицы.

Удобной возможностью является тот факт, что пользователь при обработке данных может работать не только с базой данных обрабатываемого в Access формата, но и экспортировать данные других баз, имеющие совершенно другой формат представления.

При обработке данных в Access используется структурированный язык запросов SQL, который можно назвать стандартным языком баз данных.

В Access предоставляются широкие возможности по созданию приложений, связанных с обработкой баз данных. При этом разработчику не обязательно быть программистом высокого класса, а вполне иметь представление о создании событийных приложений в среде Windows. Access при обработке информации рассматривает базу данных как набор нескольких структурных элементов, каждый из которых может включать один или несколько объектов. Среди основных составляющих базы данных с точки зрения Access можно выделить следующие объекты:

1. Таблицы. Представляют собой объекты, которые создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в определенной структуре. Любая таблица состоит из полей(столбцов) и записей (строк).

2. Запросы. Являются объектами, которые предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в базе данных таблиц. Как правило, при создании запросов используется язык SQL. При помощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице. Кроме этого, с помощью запроса возможно также создание новых таблиц на основании одной или нескольких имеющихся в базе данных.

3. Формы. Представляют собой объекты, используемые для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображение имеющейся в базе данных информации на экране. Кроме этого, формы применяются для управления разработанным приложением, например, для выполнения какого-либо действия при возникновении определенного события.

4. Отчеты. Являются объектами, которые используются для подведения каких-либо итогов на основании имеющихся данных, и вывода этих итогов в определенном формате на печать.

5. Страницы. Представляют собой объекты, которые обеспечивают доступ к информации, имеющейся в базе данных, из сети Интернет посредством браузера Internet Explorer. Каждая страница представляет собой, как правило, HTML - файл, посредством которого пользователи Интернет получают доступ к имеющейся базе данных.

6. Макросы. Являются объектами, предназначенными для выполнения определенных действий при возникновении того или иного события. Например, с помощью макросов можно создавать запросы, формировать отчеты, открывать таблицы и т.д.

7. Модули. Представляют собой объекты, которые содержат одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic Applications. С помощью модулей можно реализовывать широкий спектр возможностей по обработке данных, которые недоступны разработчику в случае использования макросов Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. - 2010. - №4. - С. 16..

Разработка базы данных АРМ «Секретаря» предназначена для улучшения организации документооборота, от которого зависит эффективность работы всей организации.

Результаты проведенного нами исследования также показали, что одним из значимых направлений совершенствования деятельности секретарей выступает автоматизация деятельности секретаря - автоматизация технологических процессов документационного обеспечения управления, создание АРМ секретаря. Поэтому их знакомство с современными системами автоматизации технологических процессов обработки и переработки документов - одно из условий повышения эффективности и качества работы с документами и решения управленческих задач.

Автоматизация технологических процессов и операций обработки и переработки документов обеспечит:

1. Устранение рутинных ручных операций, неизбежных при обработке информации (особенно массовой).

2. Существенное ускорение процессов обработки и переработки данных.

3. Повышение точности учетных и отчетных данных.

4. Расширение возможностей организации и разностороннего использования информационных ресурсов за счет, в частности, использования высокоорганизованных структур данных систем управления ими.

5. Высвобождение времени для решения творческих задач.

Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами Немцев А.Д., Шихова И.Ю. Преимущества и особенности работы с документами в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело-предприятие» //Совершенствование государственного и муниципального управления социально-экономическими процессами и отношениями в регионе: Сборник научных статей. Вып. 2. - Курск, 2010. - С. 184.

На настоящий момент секретари могут использовать такие популярные системы автоматизации делопроизводства, как «Евфрат» (Cognitive Technologies), «1С: Документооборот», программы «Золушка», «Канцелярия» и «Кабинет» (НТЦ института развития Москвы), «Дело» («Электронные офисные системы»), «Эффект Офис»(Garant lnt.), DOCS Open (PC Docs), ЭСКАДО, «Делопроизводство» Немцев А.Д., Мелещенкова Е.В. Современные требования к автоматизированным системам документооборота //Совершенствование государственного и муниципального управления социально-экономическими процессами и отношениями в регионе: Сборник научных статей. Вып. 2. - Курск, 2010. - С. 185..

Любая система автоматизации делопроизводства включает в себя: во-первых, систему перевода бумажных документов в электронные, во-вторых, систему хранения и поиска электронных документов (электронный архив); в-третьих, систему автоматизированной работы с документами: автоматического создания форм документов, учета новых документов, их пересылки, отправки на печать, в архив или удаления.

К современным системам автоматизации делопроизводства предъявляют определенный объем требований.

1. Они должны обеспечивать логично организованное информационное пространство - пространство хранимых и обрабатываемых документов, желательно единое для всего предприятия. Такая среда должна предоставлять простой и быстрый доступ к документам вне зависимости от места их хранения. Они могут находиться на любом носителе информации, в Интернете и т.д.

2. Наглядное представление данных и рабочего пространства на мониторе. Одни из наиболее удобных стандартов - это виртуальный рабочий стол с располагающимися на нем объектами в виде папок, документов, корзины и т.п. Наиболее эффектное и логичное графическое представление данных о документах реализовано в «Евфрате». Один документ системы может содержать несколько файлов, что обеспечивает наглядное и полное восприятие информации. Подобные составные документы используются в большинстве систем автоматизации делопроизводства, за исключением «Эффект Офиса». В составной документ могут входить и текст, и графика, и аудио / видео файлы, представленные в различных форматах.

3. Поисковые возможности системы - скорость поиска документов. Те системы, которые осуществляют поиск не в самих документах, а в базе данных, могут достигнуть уровня практически мгновенной выдачи документов по запросу любой сложности. Чтобы сделать поиск более эффективным, а запросы более простыми, необходимо иметь в системе возможность поиска по всем словоформам (например: морфологический поиск). При таком поиске можно ввести слово в любой форме, не заботясь об окончаниях, которые встречаются в текстах. Таким образом, есть гарантия, что ни одно упоминание нужного слова не будет пропущено. Для автоматизации делопроизводства важно наличие набора реквизитов для каждого документа - это упрощает и классификацию документов, и их поиск.

4. Возможности автоматизированного ввода документов. Автоматизация должна затрагивать все этапы жизненного цикла документа - от его создания или ввода в систему, до его отправки в «корзину» или на досрочное хранение. Полноценная система автоматизации делопроизводства предусматривает потоковый ввод документов в систему с автоматической полнотекстовой индексаций (регистрацией) каждого. Что касается самого ввода документов в систему, он может производиться из различных источников: с дисков, со сканеров, из Интернета. Для быстрого создания документов необходимо наличие набора шаблонов (стандартных форм документов). Документы могут создаваться вообще автоматически с автозаполнением ряда полей, аналогичных структуре реквизитов.

5. Взаимодействие с внешними программами. Необходима интеграция с внешними программами и информационными системами. В первую очередь, это ресурсы Интернета, такие как электронная почта и универсальное адресное пространство, дающее доступ к документам в среде WWW и FTP.

Кроме рассмотренных выше систем автоматизации делопроизводства, секретарю также необходимо знать и уметь пользоваться офисными пакетами, такими как Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook и др.

Сегодня создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов в МБОУ СОШ № 35.

Итак, важным условием совершенствования деятельности секретаря в МБОУ СОШ № 35 может встать организация АРМ «Секретаря». Внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами учреждения, улучшается связь с вышестоящими органами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Результаты нашего исследования наглядно подтвердили проявление в современном обществе тенденций усиления информационно - документных функций в деятельности секретаря. Поэтому важным условием совершенствования деятельности данных специалистов выступает регулярное повышение уровня их квалификации, автоматизация технологических процессов документирования и организации работы с документами, рационализация документного и бездокументного обслуживания и т.п.

Рационализация секретарской деятельности также связана с правильной организацией рабочего места, так как она связана с длительной гипокинезией, продолжительным сохранением вынужденной рабочей позы, высоким удельным весом статических физических нагрузок, воздействием вредных факторов связанных с компьютером, большим нервно-психическим и эмоциональным напряжением. При продолжительности работы в подобных условиях у человека снижается работоспособность, появляются проблемы связанные с психическим и физическим здоровьем и в дальнейшем это может сказаться на его трудоспособности. Чтобы избежать подобных последствий государство закрепило право граждан на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены в ст. 37 Конституции РФ.

Проведенное исследование показало, что работа секретаря весьма многогранна. Секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих.

К тому же секретарь должен обладать набором определенных деловых и личностных качеств. Он должен уметь быстро вникать в суть событий или явлений: общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм - качества, которые помогут секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей и т.п., чувство юмора, способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора. Кроме того, следует отметить, что секретарь должен следить за своим внешним видом, соблюдать порядок на своем рабочем месте, уметь пользоваться оргтехникой и соблюдать требования делового этикета. Но главная составляющая секретарской деятельности - информационно-документационное обеспечение.

Для эффективного выполнения своей работы секретарь должен уметь организовать ее. При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем. Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя - обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д. Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.

Подводя итог исследованию, необходимо отметить, что рационализация секретарской деятельности, то есть сокращение до минимума непроизводительных затрат рабочего времени зависит от ряда факторов:

1. Правильного, с учетом требований эргометрии, оборудования рабочего места.

2. Оптимизации документооборота, с целью сокращения объема дублируемых документов, регистрации только важной документации.

3. Овладение навыками информационно-аналитической работы и успешное применение ее в практической деятельности.

4. Ежедневное планирование рабочего дня.

5. Автоматизация рабочего места.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативно-методические документы

1.Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ №8 20.02.1995.

2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1 - ФЗ // Собрание законодательства РФ. №2. 14.01.2002.

3. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы: СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. - СПб.: ДЕАН, 2003. - 11 с. - (Здравоохранение России).

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД. 1991.

5. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов». - М., 2003.

6. ГОСТ 19.701-90. «Единая система программной документации. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Обозначения условные и правила выполнения» // Справочная правовая система «Гарант» [официальный сайт] / URL: http://www.garant.ru (дата обращения 17 апреля 2013 г.).

7. ГОСТ 7.9-95 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования» // Справочно-поисковая система «Гостехэкспрет» [Официальный сайт] / Режим доступа: http://gostexpert.ru (дата обращения 24 апреля 2013 г.).

8. ГОСТ Р 50948-96 «Дисплеи. Средства отображения информации индивидуального пользования. Общие эргономические требования и требования безопасности» // Справочная правовая система «Гарант» [официальный сайт] / URL: http://www.garant.ru (дата обращения 17 апреля 2013 г.).

9. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. - М., 1998.

10. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования». - М., 1972.

11. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2010.

12. Постановление Правительства РФ № 781 от 17 ноября 2007 г. «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» // Искусство управления информационной безопасностью [официальный сайт] / URL: http://iso27000.ru/zakonodatelstvo (дата обращения 17 декабря 2012 г.).

13. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» // Справочная правовая система «Гарант» [официальный сайт] / URL: http://www.garant.ru (дата обращения 17 декабря 2012 г.).

14. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

Литература

1. Безменова И.К. Секретарь и руководитель: эффективное взаимодействие // Секретарское дело. - № 5. - 2008. - С. 32 - 35.

2. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту // Делопроизводство. - 2009. -№1. - С. 52-57.

3. Денисова И.В. Стиль секретаря - важная часть его имиджа // Секретарское дело. - № 5. - 2009. - С. 17 - 29.

4. Демушкин А.С. Правильное написание наименований федеральных органов исполнительной власти // Секретарское дело. - № 6. - 2007. С. 79 - 85.

5. Зверева Н.А. Номенклатура дел организации // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - № 1. - С. 42 - 51.

6. Иритикова В.С. Пример положения о современной службе делопроизводства // Делопроизводство и документооборот на предприятии - 2011. - № 7. - С. 33-37.

7. Коротеева Н.Н., Пилишвили Г.Д., Свиридов В.И. Организация и технология документационного обеспечения управления. - Курск: ООО Мечта, 2010. - С. 131-147.

8. Крылова Ю.В. Роль секретаря в организации управленческого учета на предприятии // Секретарское дело. - № 8. - 2007. - С. 69 - 75.

9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): 5-е издание, испр. и дополн. - М.: ООО «Журнал Управление персоналом», 2007.

10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002.

11. Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело. - 2009. - №1. - С. 4-8.

12. Кузнецова Т.В. Регистрация - ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело. - 2009. - № 1. - С. 5-7.

13. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Делопроизводство. - 2011. - №1. - С. 53-56.

14. Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения - важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело. - 2011. - №1. - С. 23-

15. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело. - 2010. - №3. - С. 35-37.

16. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. - 2010. - №4. - С. 13-15.

17. Ларин М.В. Рациональная организация рабочего времени секретаря // Секретарское дело. - № 3. - 2009.- С. 40 - 44.

18. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. - 2009. - №4.- С. 21-22.

19. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело. - 2010. - №1. - С. 31-32.

20. Мурнина И.В. Современная функция секретаря // Секретарское дело. - № 2. - 2008. - С. 42 - 49.

21. Немцев А.Д., Шихова И.Ю. Преимущества и особенности работы с документами в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело-предприятие» //Совершенствование государственного и муниципального управления социально-экономическими процессами и о тношениями в регионе: Сборник научных статей. Вып. 2. - Курск, 2010. - С. 181-184.

22. Немцев А.Д., Мелещенкова Е.В. Современные требования к автоматизированным системам документооборота //Совершенствование государственного и муниципального управления социально-экономическими процессами и отношениями в регионе: Сборник научных статей. Вып. 2. - Курск, 2010. - С. 184-187.

23. Орлова М.А. Секретарь сегодня, кто он? // Секретарское дело. - № 3. - 2008. - С. 15 - 21.

24. Орлова М.А. Секретарь в структуре организации // Секретарское дело. - № 4. - 2008. - С. 21 - 26.

25. Румянцева С.А. Состав секретарской службы: как определить ее численность // Секретарское дело. - № 4. - 2009.- С. 11 - 19.

26. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта // Секретарское дело. - 2007. - №4. - С. 3-7.

27. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // Секретарское дело. - 2008. - №2. - С. 4-6.

28. Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право. - 2012. - №2. - С. 10-13.

29. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство. - 2012. - №2. - С. 17-19.

30. Свиридов В.И., Барбина С.И. История секретарской деятельности и делопроизводства //Переустройство современной России: инновационные методы решения социально-экономических задач: Материалы Всероссийской научно-практической конференции. - Курск, 2011. - С. 222-225.

31. Скриптунова Е.А. Фотография рабочего времени - инструмент анализа и оптимизации трудовых процессов // Справочник экономиста. - 2013. - №1. - С. 27-29.

32. Слепова В.А., Фионова Л.Р. Опыт организации работы секретаря самостоятельного хозрасчетного подразделения // Делопроизводство. - 2013. - № 1. - С. 64-69.

33. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условия) // Делопроизводство. - 2010. - №1. - С. 23-25.

34. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М.: Издательство ПРИОР, 2010.

35. Шарипова Р.А. Первичный анализ документационного обеспечения управления промышленного предприятия //Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2011. - №3. - С. 23-17.

36. Щетинина А.В. Разработка должностной инструкции // Кадровая служба и управлением персоналом предприятием. - 2011. - № 4. - С. 35-37.

37. Щур Д.А. Эргономика рабочих мест: требования законодательства // Кадровый менеджмент. - 2013. - №1. - С. 21-24.

Приложение 1.

МБОУ СОШ № 35 УТВЕРЖДАЮ

Должностная инструкция Директор

секретаря

«___»__________200_ г. «_____»_________200_г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь принимается на работу и освобождается от нее приказом директора.

1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование.

1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом, распорядительными документами директора, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, государственными нормативными документами в области делопроизводства, инструкцией по делопроизводству, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией.

1.4. Секретарь должен знать: организационную структуру МБОУ СОШ № 35, фамилии, имена и отчества сотрудников и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи, нормы служебного этикета

1.5. Секретарь должен уметь: работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel; печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.

2. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу главному врачу.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором.

2.3. По указанию директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с завучами.

2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.

2.6. Контролирует сохранность документов в приемной, правильность формирования дел.

2.7. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

2.8. Выполняет набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.

2.9. Выполняет копировальные работы.

2.10. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов.

2.11. По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.

2.12. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками.

2.13. Принимает и передает по телефону информацию для директора и сотрудников; организует телефонные переговоры.

2.14. Ведет учет документооборота.

2.15. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.

2.16. Протоколирует совещания и заседания педагогического совета.

3. Обязанности

3.1. Секретарь обязан:

3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.

3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения директора.

3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.

3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

3.6. Обеспечивать сохранность документов.

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. Обращаться к сотрудникам за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.

5. Ответственность

Секретарь несет административную ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов

5.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации.

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

5.5. Неправомерное использование предоставленных прав.

6. Взаимосвязи по должности

Секретарь взаимодействует:

6.1. С сотрудниками по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.

6.2. Со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора.