Комплекс документации для турфирмы ИП Медведева "Глобус Трэвел"

- технологическая карта туристского путешествия по маршруту;

- график загрузки туристского предприятия группами туристов на определенное время;

- информационный листок к путевке туристского путешествия;

- бланки путевок типовой формы ТУР-1 «Туристская путевка»;

- лист бронирования;

- бланки договоров с клиентами - турагентами;

- договора с партнерами - поставщиками услуг;

- калькуляция или расчет стоимости тура;

- описание маршрута;

- график движения по маршруту;

- карта-схема маршрута;

- текст путевой информации (для автобусных туров);

- описание технологических особенностей - тура (памятка о сроках подачи заявок, заказов на транспорт, билеты, экскурсии и на бронирование в гостиничных предприятиях, предприятиях питания; бланки заявок; графики движения транспорта по маршруту; возможные пересадки, ожидания и пр.);

- тексты памяток для туристов (в особых случаях, например для загранпоездок в карантинные страны, для специализированных спортивных или приключенческих туров по снаряжению и т. д.);

- справочные материалы по маршруту;

- варианты рекламных проспектов и буклетов;

- прайс-листы (каталоги).

На автобусных турах заполняется «Паспорт автобусного маршрута», утвержденный Министерством транспорта России, отражающий не только схему маршрута и технологию обслуживания, но и технические данные автобуса, километраж и особенности автодорог, запреты и ограничения автодорожного движения, придорожные пункты отдыха и питания, санитарные стоянки и т.д.

Технологическая карта туристского путешествия - это документ, наглядно и лаконично дающий все необходимые для работы сведения и данные по туру. В ряде случаев (в зависимости от специфики маршрута и обслуживания) некоторые пункты могут быть опущены. График загрузки туристских предприятий по маршруту отражает реальную загрузку туристских предприятий по маршруту и позволяет ее отслеживать и контролировать. Информационный листок к путевке туристского путешествия содержит разделы обязательной и дополнительной информации по маршруту, предназначенной для туристов, и является неотъемлемым приложением к туристской путевке или ваучеру.

Информационный листок содержит следующие данные:

- указание вида и типа туристского путешествия, основного содержания программы обслуживания в путешествии, протяженности и продолжительности всего маршрута, его походной части, категорийности походов и другой специфики;

- описание трассы путешествия - пункты пребывания, продолжительность пребывания и условия размещения в каждом пункте обслуживания (тип здания, число мест в номере, его санитарно-техническое оборудование);

- краткое описание района путешествия (достопримечательности, особенности рельефа местности и т. п.), программы обслуживания в каждом пункте тура;

- перечень услуг, предоставляемых за дополнительную плату;

- наличие и краткая характеристика спортивных сооружений и площадок, автостоянок, пассажирских канатных дорог, водоемов, аттракционов, детских игровых площадок (комнат), библиотек, кинозалов и т. д.;

- адрес туристского предприятия, в котором начинается туристское путешествие, и проезд до него.

В перечень дополнительной информации входят сведения, зависящие от специфики тура:

- информация о возрастных ограничениях, приеме родителей с детьми, семейных пар;

- специальная информация для туристских путешествий с походом;

- прочая информация и рекомендации, вытекающие из особенностей и специфики конкретного тура или направления.

Туристская путевка формы ТУР-1 разработана ГКФТ России совместно с Российской ассоциацией туристских агентств и Лигой защиты прав путешествующих, утверждена письмом Министерства финансов РФ от 10.04.96 г., представляет собой бланк строгой отчетности и содержит оптимальный набор реквизитов, дающих клиенту наиболее полную информацию о предстоящем туре. Эта форма путевки является типовой, что позволяет тур предприятиям при тиражировании путевок дополнять их и другими необходимыми данными.

Данная форма путевки используется как бланк строгой отчетности при расчетах с населением для учета наличных денежных средств без применения контрольно-кассовых машин. Дата выписки (передачи) путевки и дата ее реализации отражаются на счетах бухгалтерского учета. При передаче путевки отрывной талон остается в качестве документа, подтверждающего факт и дату реализации туристского продукта, и служит основанием для применения льготы по НДС. При расчетах наличными корешки путевок хранятся вместе с другими кассовыми документами. При безналичных расчетах предприятию необходимо обеспечить учет и хранение корешков выданных путевок.



3. Использование информационных технологий при работе с документами

Информационные технологии - широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям создания, сохранения, управления и обработки данных, в том числе с применением вычислительной техники. В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, Информационные технологии имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для создания, хранения, обработки, ограничения к передаче и получению информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационные технологии -- это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их внедрение должно начинаться с создания математического обеспечения, моделирования, формирования информационных хранилищ для промежуточных данных и решений.

Основные черты современных информационных технологий:

- Структурированность стандартов цифрового обмена данными алгоритмов;

- Широкое использование компьютерного сохранения и предоставление информации в необходимом виде;

- Передача информации посредством цифровых технологий на практически безграничные расстояния.

Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса.

Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

1). В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

2). Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3). Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4). Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией. Автоматизированное рабочее место сотрудника ИП Медведева «Глобус Трэвел» прилагается в Приложении М.

5). Документы, поступившие в организацию по каналам эл. почты или созданные в таком "электронном офисе" уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition).

Информационно-коммуникационные технологии (ИКТ) обладают сегодня колоссальными возможностями по использованию их в образовательном процессе. Со всеми своими ресурсами ИКТ являются одним из существенных средств реализации целей и задач процесса обучения. Во второй половине 20 века, активно развивающиеся цифровые технологии предложили новый способ доступа и получения информации, новые виды коммуникации - электронную почту, чаты, конференции. Компьютеры вошли во все сферы современной жизни. ИКТ меняют процесс обучения и это уже неизбежность, это реалии, это факт.

На сегодняшний день у любого преподавателя имеется в распоряжении целая гамма возможностей для применения в процессе обучения разнообразных средств ИКТ в. Это банки данных, информация из Интернета, многочисленные электронные учебные пособия, словари и справочники, дидактизированный материал, презентации, программы, автоматизирующие контроль знаний (тесты, зачеты, опросники, подготовленные с помощью языков программирования, MS Excel, MS PowerPoint др.), форумы для общения и многое другое. Благодаря этому актуализируется содержание обучения, возможен интенсивный обмен информацией с партнерами извне, в том числе, интеркультурный процесс обучения принимает динамический характер. При этом преподаватель не только образовывает, воспитывает и развивает студента, но с внедрением новых ИКТ он получает мощный стимул для самообразования, профессионального роста и творческого развития. Владея ИКТ, внедряя их в учебный процесс при подготовке будущих специалистов, которым предстоит реализоваться в новом, информационном обществе, преподаватель специальных дисциплин повышает качество образования, уровень подготовки специалистов, умножая при этом и свое профессиональное мастерство.



Заключение

Подытожу так, документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые.

Как показывает практика, неправильное составление тех или иных документов (а тем более их отсутствие) -- это одна из основных причин возникновения конфликтов с партнерами по бизнесу, налоговыми органами, собственными работниками. При отсутствии надлежащим образом оформленных документов организация сталкивается с необходимостью доказывать факт осуществления ею тех или иных финансово-хозяйственных операций с помощью иных имеющихся в ее распоряжении документов, что в ряде случаев бывает затруднено.

Каждый документ в зависимости от своего назначения заключает в себе определенную информацию и поэтому может выполнять только совершенно определенные функции. По своему назначению документы подразделяются на:

1. Распорядительные, то есть предписывающие совершить какое-либо действие или ряд действий (например, приказ на выплату премии, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета);

2. Оправдательные, то есть подтверждающие факт совершения определенных действий и обоснованность их совершения (например, авансовый отчет);

3. Комбинированные, то есть заключающие в себе функции как распорядительного, так и оправдательного документа.

Компьютеризация делопроизводства очень важна. Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота. В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации «Положение о делопроизводстве». Как мы уже отметили, документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения.

Для разработки приложений, выполняющих функции автоматизации делопроизводства больше всего подходят стандартные инструменты, используемые для разработки автоматизированных рабочих мест, от настольных баз данных до систем на базе различных SQL серверов.

Однако в том случае, если автоматизация документооборота не закончиться данным шагом, то можно подумать и о других инструментах, обеспечивающих более последовательное развитие системы.



Список использованных источников и используемой литературы

1. Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1988 г. №129-ФЗ.

2. Федеральный Закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» №128-ФЗ от 8 августа 2001 г.

3. Федеральный Закон «О государственной регистрации юридических лиц» от 8 августа 2001 г. №129-ФЗ.

4. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - Введ. 23.01.1988. - М.: Изд-во стандартов, 1988.

5. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин. - М.: Научная книга, 1988.-179 с.

6. Кузнецова, А.П. Машинопись: практич. Пособие / А.П. Кузнецова, Р.Н. Вангенгейм. - М.: Высшая школа, 1999. - 224 с.

7. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство: учеб. курс / Н.В. Макарова, Ю.Н. Николайчук, Ю.Ф. Титова. - СПб.: Нева, 2003.

8. Павленко В.В. Документирование управления персоналом: учеб. пособие / В.В. Павленко, А.В. Охотников, Л.П. Горячева. - Ростов н/Д, 2003. - 92 с.

9. Петров М.Н. Эффективная работа. М.Н. Петров. - М.; СПб.: Питер, 2004.-848 с.

10. Стенюков, М.В. Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению / М.В. Стенюков. - М.: «Приор издат», 2003. - 144 с.



Приложение А

Фирменный товарный знак предприятия ИП Медведева Е.О «Глобус Трэвел»



Приложение Б

Туристическая фирма «Глобус Трэвел»

Приглашает Вас отправится, в незабываемое Путешествие Вашей мечты!

"Глобус Трэвел" создает для Вас новые, интересные, увлекательные программы отдыха! Ежегодно более туристы доверяют нам свой отдых. "Глобус Трэвел" высоко ценит выбор тех, кто путешествует с нами

специальные и уникальные программы отдыха, учитывающие интересы туристов

с нашими ценами отдыхать приятнее - просто выберете свое направление!

туры на любой вкус с удобным набором услуг (перелет, отель, трансферы, насыщенные программы экскурсий

избранные и эксклюзивные отели, разнообразие вариантов размещения

качество и надежность наших услуг и европейский уровень обслуживания на всех курортах

Внимание акция!

Только у нас новогодняя скидка на выезд Деда Мороза и Снегурочки!

Мы приедем в любой детский сад ,школу и даже к вам домой!!!!

ЗВОНИТЕ СЕЙЧАС!!!

Празднуйте Новый Год вместе с «Глобус Трэвел»!

Мы ждем вас по адресу:

г. Ростов-на-Дону

пр. Буденновский 85

Телефоны: +7 (8632)270-00-08; +7 (8632)296-22-12



Приложение В

Приказ по основной деятельности ИП Медведева «Глобус Трэвел»

ПРИКАЗ

«10» сентября 2012 г. №17

г. Ростов-на-Дону

Об отмене командировки Никулиной Е.П.

В связи с утратой необходимости в командировке приказываю:

1. Отменить командировку менеджера отдела продаж Никулиной Е.П. в г. Москва, утвержденным приказом от 25.11.2012 № 245-ко.

2. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Перфильева К.М.

Основание: служебная записка отдела информатизации от 27.11.2011.

Генеральный директор Е.О. Медведева

Разослать: отдел кадров, отдел продаж

Чернявская Е.Н 248-53-78

В дело №



Приложение Г

Распоряжение ИП Медведева «Глобус»Трэвел»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«31» декабря 2012 г. №21

г. Ростов-на-Дону

О проведении инвентаризации на предприятии

В связи с проведением инвентаризации на предприятии ИП Медведева «Глобус Трэвел»:

1. Провести опись материального имущества предприятия.

2. Назначить комиссию в составе: генерального директора Е.О. Медведева, зам. генерального директора компании В.А. Петренко и секретаря компании А.В. Кетрова

3. Место проведение инвентаризации во всех отделах предприятия «ЧЕМОДАН ПУТЕШЕСТВИЙ».

4. Закончить проведение описи не позднее «15» января 2013 г.

5. Контроль за исполнением распоряжения возложен на зам. генерального директора компании В.А. Петренко

Генеральный директор В.А. Медведева

Разослать: бухгалтерский отдел

Р.О. Сидоренко 269-59-00

В дело №



Приложение Д

Деловое письмо на бланке «Глобус Трэвел»

340500. г. Ростов-на-Дону, пр. Буденновский 85.

Расч. Счёт № 12067889089087986560 в Банке Москвы Кор. Счёт 34567889090889089600 ИНН 1234567890 БИК 123456789 Тел. +7 (863) 270-00-08; +7 (863) 296-22-12

E-mail: www.globus-tur.ru

Электронная почта: globus-travl2012.ru

29.03.2012 №24/50 Директору ЗАО «Кристалл» Соборная 68 На №115 от 29. 03. 2012 Ростов-на-Дону, 376456

О задержке поставки буклетов

Уважаемый Геннадий Иванович!

Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 27.01.2012 №14 о поставке 23 упаковок буклетов, к сожалению не выполняются. Напоминаем, что согласованный срок отгрузки истек две недели назад.

Дальнейшая задержка поставки, может привести к прекращению совместной деятельности.

Мы надеемся, что Вы примите необходимы меры и сообщите нам об этом!

Рассчитываем на принятие Вами срочных мер. Просим о результате сообщить немедленно.

Генеральный директор (подпись) Е.О. Медведева

Тел. +7(863) 270-00-08



Приложение Е

Письмо-приглашение ИП Медведева Е.О. «Глобус Трэвел»

340500. г. Ростов-на-Дону, пр. Буденновский 85.

Расч. Счёт № 12067889089087986560 в Банке Москвы Кор. Счёт 34567889090889089600 ИНН 1234567890 БИК 123456789 Тел. +7 (863) 270-00-08; +7 (863) 296-22-12

E-mail: www.globus-tur.ru

Электронная почта: globus-travl2012.ru

29.03.2012 № 65/96 Коллективу ООО «Чемодан На № 325 от 29.03.2012 путешествий» Ворошиловский 45 Ростов-на-Дону, 344566

Приглашение всех сотрудников фирмы ООО «Чемодан путешествий» на семинар по новым туристическим направлениям

Уважаемые коллеги!

Турфирма «Глобус Трэвел» приглашает Вас, посетить семинар «Зима 2012\2013» в период проведения выставки «Отдых/Leisure-2012» : 20.09.12 (с 15:00 до 16:30).В программе мероприятия:- Презентация направлений TUI Россия сезон зима 2012-2013 - Розыгрыш путевок и инфо-туров среди участников семинара - Раздача рекламной и промо-продукции Семинар состоится: 20.09.12 с 15:00 до 16:30. Место проведения пр. Буденновский 85. Вход свободный.

Генеральный директор Подпись Е.О. Медведева

Исп. Е.В. Никулина

Тел. 270-00-08



Приложение Ж

Заявление о приеме на работу

Директору «Глобус Трэвел» Е.О. Медведевой от Костенко Анны Александровны, проживающей по адресу: 344033, г. Ростов-на-Дону, ул.. Коммунистический, 49\1 кв, 19, т. 224-59-96

Заявление

Прошу, принять меня с 14.09.2012г. на работу в туристическую фирму «Глобус Трэвел», на должность менеджера.

21.09.2012 г. А.А. Костенко



Приложение З

РЕЗЮМЕ

21.09.2012 г.

Ф.И.О.: Костенко Анна Адександровна

АДРЕС: 344091, г. Ростов-на-Дону, пр. Коммунистический 49\1

ТЕЛЕФОН: 224-59-96

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 09.02.1993г., Ростов-на-Дону

ГРАЖДАНСТВО: Российская Федерация

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: не замужем

ОБРАЗОВАНИЕ: 2010 - по настоящее время - Ростовский государственный университет сообщения (РГУПС), факультет Гуманитарный по специальности «Документоведение и архивоведение» с присвоением квалификации «Специалист документовед».

1999-2010 - средняя школа № 87 (г. Ростов-на Дону)

ОПЫТ РАБОТЫ: В настоящее время не работаю

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Владею английским языком (свободно)

По требованию могу предоставить необходимые рекомендации.



Приложение И

Приказ по личному составу ИП Медведева «Глобус Трэвел»

ПРИКАЗ

по личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

1.1 Костенко Анну Александровну принять на работу с 21.09.2012 г. на должность менеджера, с окладом 10000 руб. в месяц.

Основание: заявление Костенко А.А. от 21.09.2012 г.;

2. УВОЛИТЬ:

2.1 Перепечпеву Екатерину Олеговну, менеджера по работе с клиентами, уволить 21.09.2012 г. по собственному желанию, ст. 80 Трудового кодекса РФ.

Основание: заявление Перепечаевой Е.О. от 17.09.2012 г.

Генеральный директор Е.О. Медведева

Верно

21.09.2012

Разослать: администрация

Исп. А.А. Иванова

Тел.237-09-89



Приложение К

ИП Медведева Е.О. «Глобус Трэвел»

ХАРАКТЕРИСТИКА-ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

На менеджера турфирмы «Глобус Трэвел»

Колосову Наталью Николаевну

Колосова Наталья Николаевна. является сотрудником ИП Медведева Е.О. «Глобус Трэвел» с 2012 года, работает в должности менеджер. За время работы проявила себя как исполнительный и добросовестный работник.

Придерживается норм поведения, принятых в компании. В общении с коллегами дружелюбна и приветлива, с партнерами и клиентами фирмы - обходительна и вежлива, в затруднительных ситуациях всегда нацелена на нахождение компромиссных решений, к решению задач подходит творчески. Внимательна к людям, тактична. Имеет навыки делового общения. Трудолюбива, обладает высокой работоспособностью, всячески поддерживает работу компании в сложные моменты, в том числе и во внеурочное время. Обладает деловыми качествами: добросовестным отношением к работе, стремлением к повышению квалификации и профессиональному росту, аналитическим мышлением. Претензий и замечаний к работе сотрудника не было.

Рекомендовать Колосову Наталью Николаевну главным менеджером в туристическую компанию ИП Медведева Е.О. «Глобус Трэвел».

Генеральный директор МЕДВЕДЕВА Е.О. Медведева

30.09.2011 г.

Размещено на Allbest.ru