Разработка программы аудита кадрового документооборота МОУ "СОШ №1 города Жирновска"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового документооборота

1.1 Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота

1.2 Структура кадровой документации

1.3 Организация кадрового документооборота

Глава 2. Программа аудита кадрового документооборота в МОУ «СОШ №1 города Жирновска»

2.1 Характеристика организации

2.2 Характеристика кадрового состава

2.3 Схема аудита кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска»

Заключение

Библиографический список

ВВЕДЕНИЕ

Документирование работы с персоналом является непростой задачей для многих работодателей. Важно подчеркнуть, что эта работа контролируется соответствующими государственными органами, а ошибки, допускаемые работодателем в данной области, приводят к немалым штрафам. Поэтому, прежде всего, следует правильно организовать работу с кадровой документацией.

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.

По словам Кибанова А. Я. об эффективности службы управления персоналом принято судить по тому, насколько она грамотно организует работу с документами. Представленные в полном объеме, правильно оформленные и зарегистрированные документы - гарантия хороших отзывов при любой инспекционной проверке.

Современное управление документацией в конкретной организации диктует необходимость разработки собственного табеля применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из различных нормативно-методических материалов и адаптирована под потребности конкретной организации; а третья - разработана самостоятельно. Необходимость строгой регламентации полного состава и правил оформления каждого документа обусловлена тем, что кадровые документы являются социально значимыми и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока.

Актуальность курсового проекта заключается в том, что в современной организации кадровый документооборот занимает важное место в системе процессов и является мощным инструментом управления персоналом.

Цель курсового проекта - на основе теоретических подходов разработать программу аудита кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

Задачи курсового проекта:

1) изучить понятие, содержание и принципы кадрового документооборота;

2) описать структуру кадровой документации;

3) рассмотреть организацию кадрового документооборота в организации;

4) дать характеристику МОУ «СОШ №1 города Жирновска»;

5) проанализировать кадровый состав МОУ «СОШ №1 города Жирновска»;

6) разработать программу кадрового аудита для кадрового документооборота в МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

Объект курсового проекта - кадровый документооборот МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

Предмет курсового проекта - структура, регламентация, принципы, организации кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового документооборота

1.1 Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота

Различные авторы дают следующие определения документа:

Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Басаков М.И., Делопроизводство: конспект лекций. - Ростов н/Д: Феникс, 2011. - С. 3.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Бардаев Э.А., Кравченко В.Б., Документирование: учебник для студ. учреждений высш. проф. образования. - М.: Издательский центр «Академия», 2010. - С. 25.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Басаков, М. И., Делопроизводство. Документационное обеспечение управления: учебник. - Ростов н/Д.: Феникс, 2013. - С. 48.

Важнейшей характеристикой документа является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.

Документ выполняет следующие функции:

· информационную;

· организационную;

· коммуникативную;

· юридическую;

· воспитательную.

Документы содержат информацию, являющуюся одним из видов ресурсов организации, обеспечивающих возможность реализации управленческой деятельности.

Документы необходимы в организации для:

· эффективной и упорядоченной деятельности;

· формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;

· обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;

· обеспечения непрерывной деятельности в условиях чрезвычайных ситуаций;

· соблюдения требований нормативно-правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее появлениях;

· защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других заинтересованных лиц;

· обеспечения защиты и поддержки при возможных судебных разбирательствах, связанных с деятельностью организации. Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А., Управление документами: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2012. - С. 4.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998. - С. 3.

Документооборот - это движение потоков документов: поступающих из других организаций, отправляемых в другие организации, создаваемых и используемых в организации. Андреева, В. И., Делопроизводство: организация и ведение: учеб. -практ. пособие. - М.: КноРус, 2013. - С. 58.

Документооборот - это регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Смирнова Г. Н., Электронные системы управления документооборотом: учебное пособие, практикум по дисциплине. - М.: Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, 2004. - С. 15.

Для организации документооборота необходимо соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документа в организации. Организация документооборота включает такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка.

Общие принципы организации документооборота:

· оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;

· обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;

· исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Главное правило организации документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкин Л.В., Делопроизводство: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2012. - С. 201, 203.

Кадровый документооборот - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения.

Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).

Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

· документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

· построить систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

· регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;

· создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;

· разрешить трудовые споры. Семенихин В.В., Кадровый документооборот. - М.: Эксмо, 2010. - С. 3.

1.2 Структура кадровой документации

Кадровая документация выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

· ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

· ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и другие.

Выделяют две подгруппы кадровой документации:

1. первичные документы;

2. вторичные документы.

Первичные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов, предоставляемых работниками при приеме на работу.

Они включают в себя:

· Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

· Личную карточку работника;

· Штатное расписание;

· Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

· График отпусков;

· Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

· Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

· Командировочное удостоверение;

· Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

· Приказ (распоряжение) о поощрении работника;

· Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

· Табель учета рабочего времени;

· расчетно-платежную ведомость;

· Расчетную ведомость;

· Платежную ведомость;

· Журнал регистрации платежных ведомостей;

· Лицевой счет (унифицированная форма №Т-54);

· Лицевой счет (унифицированная форма №Т-54а (свт));

· Записку-расчет о предоставлении отпуска работнику;

· Записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

· Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Вторичные документы производны, базируются на исходной информации первичных документов. Цели создания этой подгруппы документов:

· обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;

· обеспечение оперативного хранения кадровых документов;

· обеспечение эффективного поиска кадровых документов.

Вторичные учетные документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), разнообразные регистрационные формы учетных сведений и документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.

Выделяют следующие виды регистрационных форм:

· регистрационно-контрольные карточки (РКК);

· регистрационные журналы (книги);

· экранные формы (при использовании компьютерных технологий). Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация // http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/44150.html

Внутренние кадровые документы организации могут носить как обязательный, так и рекомендательный характер.

К обязательным кадровым документам относятся:

· правила внутреннего трудового распорядка;

· инструкция по охране труда;

· положение о защите персональных данных работников;

· штатное расписание;

· личная карточка;

· табель учета рабочего времени;

· график отпусков;

· приказы по основной деятельности;

· приказы по личному составу;

· трудовая книжка;

· трудовой договор;

· заявление работников;

· книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

· журнал учета мероприятий по контролю;

· журнал учета прохождения инструктажа по охране труда.

Документы носящие рекомендательный характер:

· коллективный договор;

· должностные инструкции;

· положение об оплате труда и премировании;

· личные дела;

· справки о трудовой деятельности;

· копии приказов о приеме на работу и увольнении;

· служебные записки;

· докладные записки;

· журналы учета военнообязанных.

Помимо этих кадровых документов существуют также документы зависящие от специфики организации: положение об охране коммерческой тайны, журнал прохождения медицинских осмотров, график сменности, инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности. Кибанов А.Я., Служба управления персоналом: Учебное пособие. - М.: КНОРУС, 2010. - С. 101.

1.3 Организация кадрового документооборота

Для любой организации, предприятия, учреждения очень важно обеспечить упорядоченное хранение, использование и обеспечение сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы не только имеют юридическое значение, но и являются носителем информации о всей предшествующей деятельности организации и ее взаимосвязях с другими организациями. Их использование существенно повышает качество и оперативность подготовки новых документов, исключая трудозатраты на повторную подготовку однотипных документов. Кузнецов С.Л., Современные технологии документационного обеспечения управления: Учеб. пособие для вузов. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - С. 188.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Красавин А. Номенклатура дел кадровой службы // Служба кадров и персонал. - 2014. - № 2. - С. 91.

Номенклатура дел - это оформленная соответствующим образом сводная ведомость заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года. Рогожин М. Ю., Документационное обеспечение управления: практ. пособие. - М. - Берлин: Директ-Медиа, 2014. - С. 319.

Различают 3 вида номенклатуры дел:

· типовая;

· примерная;

· конкретная.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организации с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов, то есть это методические пособия, предназначенные для упрощения процесса составления индивидуальной номенклатуры дел.

Конкретная номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации в определенном календарном году, в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году. Быкова Т.А., Санкин Л.В., Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2010. - С. 247.

Документы учетной кадровой документации выполняют функцию персонального учета работников, то есть они формируют базу персональных данных работников организации. Под персональными данными работника понимается информация, касающаяся конкретного работника, которая необходима работодателю в связи с реализацией трудовых правоотношений. Информация, фиксирующаяся в документах этого комплекса, получается при первичной регистрации и последующем обновлении персональных сведений (вторичная кадровая документация).

В кадровом документообороте важную роль играет вторичная кадровая документация, которая позволяет упорядочить документы, обеспечить оперативное хранение и эффективный поиск кадровых документов.

Во вторичной кадровой документации выделяют регистрационные журналы. С учетом различной организации труда выделяют:

· журнал учета совместителей;

· журнал учета поощрений и взысканий;

· журнал регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной платы и другое;

· журнал учета больничных листов и другое.

Регистрация документов - это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 84.

Назначение учета документов в организации - это придание им юридической силы и дублирование информации. Дублирование информации помогает облегчить поиск документов, также повышает уровень сохранности информации. Учет документа с проставлением регистрационного номера и даты регистрации придает ему юридическую силу, что может оказаться немаловажным в случае возникновения трудового спора с работником.

Итак, все аспекты деятельности по управлению персоналом организации документируются. Таким образом, кадровые документы выступают способом и средством реализации управленческих функций в сфере управления персоналом. Значительная часть документов по личному составу оформляется с помощью типовых унифицированных форм. Селезнева Т. А., Кадровое делопроизводство: Современный ракурс //Документ. Архив. История. Современность: Сб. науч. тр. Вып. 6. - Екатеринбург: Урал. Ун-та, 2006. - С. 365.

Чтобы облегчить работу с кадровой документацией существуют компьютерные программы.

Основные возможности, которые должна предоставлять программа:

· отслеживание и оперативное внесение всех изменений в структуру организации, создание приказов о внесении изменений в штатное расписание;

· полный учет информации о сотрудниках и их расстановке;

· ведение кадровой документации, полуавтоматическое формирование документов по личному составу, включая приказы по личному составу;

· вывод данных о сотруднике на печать по форме Т-2, распечатка других форм документов;

· ведение отчетности в соответствии с требованиями трудового кодекса и Госкомстата;

· ведение базы данных о соискателях, как кадровом резерве на выдвижение внутри организации, а также о соискателях, на основе представленных резюме, результатов собеседования и тестирования;

· регистрация движения персонала, временного отвлечения от исполнения обязанностей;

· учет аттестаций, управление мотивацией труда и пр.;

· ведение архива кадровой службы;

· учет фактически отработанного времени (табельный учет);

· точные расчеты с персоналом по оплате труда. Компьютерные программы для службы кадров // http://www.kadrovik.ru/modules.php?file=article&name=News&op=modload&sid=724

Наиболее распространенные из них: «БОСС-Кадровик», программа компании «Интертрат», «Парус» и другие.

По мимо выше перечисленных программ существуют:

· Программы для комплексной автоматизации управления персоналом: автоматизированная система управления персоналом «Фараон»http://www.hr-portal.ru/node/37082, программный комплекс «АиТ: Управление персоналом», программный комплекс «1С-Персонал» и система программ «1С: Предприятие 8», система управления персоналом и расчета заработной платы « Quinyx WorkForce».

· Программы для автоматизации подбора персонала: корпоративная система подбора персонала «Резюмакс», специализированная программа «Рекрутер», комплексное решение «1С: Кадровое агентство», модуль «Подбор персонала» системы «WebTutor E-Staff Рекрутер».

· Программы для автоматизации ведения кадрового учета: «1С: Зарплата и кадры» типовое решение для комплексной автоматизации расчета заработной платы и ведения кадрового учета на предприятии, «Quinyx FlexForce»: программа для управления рабочим расписанием.

Глава 2. Программа аудита кадрового документооборота в МОУ «СОШ №1 города Жирновска»

2.1 Характеристика организации

«Средняя общеобразовательная школа №1 города Жирновска» является муниципальным образовательным учреждением. Это некоммерческая организация, созданная для оказания услуг в сфере образования. Предметом деятельности учреждения является осуществление образовательного процесса педагогическим коллективом школы, опираясь на следующие традиции:

· Открытость образовательного процесса;

· Уважение к личности ученика и педагога;

· Создание условий для развития каждого ребенка с учетом его индивидуальных образовательных возможностей и познавательных потребностей;

· Реализация преемственности образовательного процесса на всех ступенях обучения;

· Изучение, распространение и обобщение передового педагогического опыта;

· Ориентация на использование передовых педагогических технологий в сочетании с эффективными традиционными методами обучения;

· Развитие адаптивной воспитательно-образовательной среды, способствующей сохранению здоровья, развитию и успешной социализации детей;

· Активное включение учащихся в образовательный процесс.

Школе № 1 города Жирновска присущи уникальные способности своего развития, которые привели к постепенному возникновению культурологического фундамента развития школы - общешкольные традиции и праздники.

Традиции школы №1, сложившиеся в ней:

· «школьные династии», то есть семьи, где и дети, и родители учились в школе №1;

· в персонал школы входят её бывшие выпускники;

· Родители принимают активное участие в учебно-воспитательном процессе.

С 2011 года школа №1 стала полноправным участником проекта «Гимназический союз России». Фонд поддержки образования совместно с Санкт-Петербургским государственным университетом и при участии ОАО «Газпром» реализует проект «Гимназический союз России» который одобрен Председателем Правительства Дмитрием Медведевым и является составной частью национального проекта «Образование».

Целью этого проекта является объединение школ, гимназий и лицеев в единую информационную сеть для внедрения новых образовательных технологий по всей России, в странах ближнего и дальнего зарубежья.

В школе проводиться активная воспитательная работа, которая использует такие программы:

· Концепция воспитания и программа развития воспитания «СО - творить человека»;

· Программа духовно-нравственного развития и воспитания обучающихся;

· Программа патриотического воспитания «Нам этот мир завещано беречь»;

· Программа педагогического просвещения родителей. Официальный сайт МОУ «СОШ №1 города Жирновска» // http://jsosh1.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=119&Itemid=1018

Школа принимала активное участие в таких мероприятиях как:

1. Спортивный лонгмоб «Сочи 2014» Вокруг света - памяти Пьера Кубертена. 12.11.13 г. В14.00 - 20 минут.

2. Участники второй межрегиональной, с международным участием, научно-методической конференции «Исследовательская работа и креативный потенциал учительско-ученических сообществ». 6.11.13 г. Котово.

3. Ломоносовские чтения.6.11.13. Котово.

4. Сочи 2014. Обратный отсчет (РАДС).

5. День мира.20.09.13.

6. Гимназический союз России. ВКС. Васина О.Н. 25.09.13.

7. Проектная деятельность, как средство реализации ФГОС. ВКС. Саблина И.В. 30.10.13.

8. Областной конкурс «Моя малая Родина: природа, культура, этнос». Октябрь-ноябрь 2013.

9. Областной конкурс «История родного края». Октябрь-ноябрь 2013

10. Всероссийская акция интернет-урок «Имею право знать!». 29.10.13

11. Урок единства.31.10.13.

12. Участие в конкурсном отборе молодых специалистов на грант губернатора Волгоградской области. Шерешилова А.А., Окорокова Н.А. август-сентябрь 2013.

13. Всеросийский конкурс научно-инновационных разработок «Безопасность в Интернете». До 16.12.2013г.

Руководство деятельностью МОУ «Средняя общеобразовательная школа №1 города Жирновска» осуществляет Директор Должностная инструкция директора МОУ «СОШ №1 города Жирновска», а также заместители директора:

· По учебно-воспитательной работе;

· По воспитательной работе.

Так как в школе отсутствует должность специалиста по кадрам, функции управления персоналом разделены между директором школы и секретарем.

Директор выполняет следующие функции:

· осуществляет руководство коллективом работников образовательного учреждения, как штатных, так и внештатных;

· обеспечивает подбор, отбор, найм кадров;

· устанавливает в соответствии с трудовым законодательством, правилами внутреннего трудового распорядка, служебными и квалификационными характеристиками круг обязанностей работников школы.

Секретарь выполняет следующие функции:

· обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

· выписывает справки;

· ведет личные дела учащихся, личные дела сотрудников школы;

· регистрирует личные дела учащихся;

· ведет записи в трудовых книжках и регистрирует трудовые книжки в журнале учета трудовых книжек;

· регистрирует личные дела сотрудников в журнале регистрации личных дел;

· регистрирует все приказы в журналах регистрации по отдельным приказам, по личному составу, по основной деятельности, по отпускам, о движении учащихся;

· прошивает все книги приказов в конце года;

· занимается сдачей отчета по кадрам в пенсионный фонд, отчета по кадрам в комитет по образованию, отчета в военкомат, в центр занятости, отчета в МВД на начало учебного года;

· регистрирует в книге жалоб жалобы, докладные записки;

· выписывает архивные справки сотрудникам о стаже работы;

· корректирует списки учащихся на начало года, на конец года;

· принимает личные дела учащихся от родителей.

2.2 Характеристика кадрового состава

Общее количество работников учреждения составляет 75 человек. Из них: 4 (5%)совместители, а у 71 (95%) основным место работы является школа. Список работников МОУ «СОШ №1 города Жирновска» на 2013 - 2014 учебный год

Диаграмма 1. Изменение штата сотрудников с 2011 по 2014 года

На диаграмме 1 показано изменение количества работников школы за последние 3 года, которое свидетельствует об резком уменьшение числа работников в 2013 году. Это связано с тем, что многие учителя ушли на пенсию и произошло сокращение работников школьной столовой.

Диаграмма №2. Распределение по основному месту работы

У большинства работников (95%) основным местом работы является школа. Правила внутреннего трудового распорядка МОУ «СОШ №1 города Жирновска»

Диаграмма №3. Распределение персонала по категориям

Основную массу работников представляют преподаватели (67%). Это связанно с видом деятельности организации.

Диаграмма №4. Гендерный состав сотрудников

В основном в данной школе работают женщины (92%), так как большинство сотрудников - педагоги, которые работают с детьми. А женщины психологически справляются с ними легче.

Диаграмма №5. Распределение сотрудников по возрасту

Преобладающий возраст сотрудников в школе от 50 до 60 лет. Это связано с тем, что школа, расположенная в небольшом городе, из-за чего молодые люди стараются уехать в мегаполисы.

Диаграмма №6. Распределение преподавателей по стажу работы Справка о кадровом обеспечении образовательного процесса и укомплектованности штатов МОУ «СОШ №1 города Жирновска» на 2013 - 2014 учебный год

Большинство преподавателей (75%) имеет стаж свыше 15 лет. Потому как молодые специалисты, как показано в предыдущей диаграмме, стремятся уехать из города. К тому же в городе мало рабочих мест и люди стремятся остаться на своей должности.

Диаграмма №7. Распределение преподавателей по категориям

Большую часть составляют педагоги имеющие высшую категорию, 1 категорию и 2 категорию. Педагоги заинтересованы в повышении своей категории, потому что это приводит к увеличению заработной платы.

Диаграмма №8. Распределение преподавателей по образованию

Основная часть педагогов имеет высшее профессиональное образование (70%), чтобы повысить свою категорию.

Диаграмма №9. Распределение преподавателей по наградам

50 педагогов школы не имеет почетных наград, так как награды отходят руководству школы.

Диаграмма №10. Текучесть сотрудников с 2011 по 2014

В школе с 2011 по 2013 учебные года наблюдается маленькая текучесть кадров, с 2013 по 2014 учебные года количество уволенных резко увеличивается, что связано с выходом на пенсию большого количества сотрудников.

2.3 Схема аудита кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска»

Цель кадрового аудита - определение эффективности кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

Задачи кадрового аудита:

1. Изучить документы регламентирующие кадровый документооборот МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

2. Определить структуру кадровой документации МОУ «СОШ №1 города Жирновска»:

1) Первичные документы:

a) Обязательные кадровые документы;

b) Документы носящие рекомендательный характер.

2) Вторичные документы.

3. Проверить на соответствия требованиям ведения и хранения кадровые документы МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

4. Рассмотреть ошибки и замечания выявленные (позже впишу кем, пока не знаю) за 2014 год в кадровой документации МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

5. Рассмотреть степень автоматизации и информатизации кадрового делопроизводства МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

6. Выявить эффективность организации кадрового делопроизводства МОУ «СОШ №1 города Жирновска»:

· качество и оперативность подготовки новых документов, исключая трудозатраты на повторную подготовку однотипных документов;

· дублирование информации, облегчающее поиск документов, также повышающее уровень сохранности информации;

· процент правильно оформленных документов в общем объеме кадровой документации.

7. Выявить сильные и слабые стороны организации и ведения кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

8. Разработать рекомендации по повышению эффективности кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

Объект кадрового аудита в МОУ «СОШ №1 города Жирновска» - процесс кадрового документооборота данной организации.

Предмет кадрового аудита - регламентирующая документация, структура, качество оформления и правильность хранения кадровой документации, степень автоматизации и информатизации кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

аудит кадровый документооборот

Схема кадрового аудита кадрового документооборота

Этап	Параметры	Методы	Источники
1. Аудит организации	1.1 Миссия и цели организации	-Анализ документов Интервью	-устав организации; -сайт школы. Директор школы
	1.2 Стратегия развития	-Анализ документов Интервью	- Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»; Государственная программа Саратовской области от 20.11.2013 г. N 643-П «Развитие образования в Саратовской области до 2020 года»; - сайт школы. Директор школы
	1.3 Система управления	-Анализ документов Интервью	-устав организации; - сайт школы. Директор школы
	1.4 Численность и основные характеристики персонала подразделения организации	-Анализ документов Интервью	-штатное расписание; -личные дела; -личные карточки Т-2; -трудовые книжки; -положение об обучении; -приказ о направлении на обучение; -ксерокопии подтверждающих документов об обучении; -график обучения; -приказы о приеме на работу; -приказ об увольнении. Директор школы
2. Аудит кадрового документооборота	2.1 Цели планирования человеческих ресурсов: а) комплектование штата на краткосрочную/среднесрочную/долгосрочную перспективу; б) закрепление персонала; в) развитие персонала.	-Анализ документов Интервью	-штатное расписание; -заявка на открытие вакансии; -приказ о направлении на повышение квалификации; -личные дела; -положение об обучении; -ксерокопии подтверждающих документов об обучении; -приказ об увольнении; -портфолио учителей; -график обучения; -заключение аттестационной комиссии; -положение о кадровом резерве; -приказы о зачислении в кадровый резерв; -положение о мотивации; -приказы о выражении благодарности; -коллективный трудовой договор. Директор школы
	2.2 Этапы планирования человеческих ресурсов: а) планирование будущей потребности в человеческих ресурсах; б)планирование дополнительной потребности в человеческих ресурсах; в)планирование перемещения персонала; г) планирование закрепления персонала; д) планирование развития человеческих ресурсов.	-Анализ документов Интервью	-штатное расписание; -заявка на открытие вакансии; -приказ о направлении на повышение квалификации; -положение об обучении; -ксерокопии подтверждающих документов об обучении; -приказ об увольнении; -график обучения; -приказы о переводе на другую должность; -положение о кадровом резерве -приказы о зачислении в кадровый резерв Директор школы
	2.3 Методы планирования потребности и развития человеческих ресурсов: а) количественные методы определения потребности; б)качественные методы определения потребности.	-Анализ документов Интервью	-штатное расписание; -приказы о приеме на работу; -приказ об увольнении; -положение о кадровом резерве; -положение об обучении; -приказ о направлении на повышение квалификации; -график обучения; -заключение аттестационной комиссии; Директор школы
3.Аудит эффективности кадрового документооборота	3.1Динамика укомплектованности штата	-Анализ документов Интервью	-штатное расписание; -заявка на открытие вакансии; -приказ об увольнении; -приказы о переводе на другую должность; -приказ о приеме на работу. Директор школы
	3.2Соответствие квалификационного уровня и компетенций учителей новому ФГОС	-Анализ документов Интервью	Статья 11. «Федеральные государственные образовательные стандарты и федеральные государственные требования. Образовательные стандарты» Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»; -положение об обучении; -приказ о направлении на обучение; -ксерокопии подтверждающих документов об обучении; -заключение аттестационной комиссии. Директор школы
	3.3 Наличие графика мероприятий по развитию человеческих ресурсов и осуществление контроля за его исполнением	-Анализ документов Интервью	-график обучения; -график проведения открытых уроков; -график мероприятий ежегодного конкурса «Учитель года» Директор школы

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Нормативные документы

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998

2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014

3. Должностная инструкция директора МОУ «СОШ №1 города Жирновска»

4. Правила внутреннего трудового распорядка МОУ «СОШ №1 города Жирновска»

5. Список работников МОУ «СОШ №1 города Жирновска» на 2013 - 2014 учебный год

6. Справка о кадровом обеспечении образовательного процесса и укомплектованности штатов МОУ «СОШ №1 города Жирновска» на 2013 - 2014 учебный год

Учебники, учебные пособия, монографии

7. Андреева, В. И., Делопроизводство: организация и ведение: учеб. -практ. пособие. - М.: КноРус, 2013. - 294с.

8. Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документирование: учебник для студ. учреждений высш. проф. образования. - М.: Издательский центр «Академия», 2010. - 304с.

9. Басаков М. И., Делопроизводство. Документационное обеспечение управления: учебник. - Ростов н/Д.: Феникс, 2013. - 376с.

10. Басаков М.И., Делопроизводство: конспект лекций. - Ростов н/Д: Феникс, 2011. - 192с.

11. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкин Л.В., Делопроизводство: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 364с.

12. Быкова Т.А., Санкин Л.В., Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 288с.

13. Кибанов А.Я., Служба управления персоналом: Учебное пособие. - М.: КНОРУС, 2010. - 416с.

14. Кибанов А.Я., Управление персоналом организации: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2011. - 695с.

15. Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А., Управление документами: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 300с.

16. Кузнецов С.Л., Современные технологии документационного обеспечения управления: Учеб. пособие для вузов. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 23Р2с.

17. Рогожин М. Ю., Документационное обеспечение управления: практ. пособие. - М. - Берлин: Директ-Медиа, 2014. - 398с.

18. Семенихин В.В., Кадровый документооборот. - М.: Эксмо, 2010. - 359с.

19. Смирнова Г. Н., Электронные системы управления документооборотом: учебное пособие, практикум по дисциплине. - М.: Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, 2004. - 115с.

Периодическая литература

20. Красавин А. Номенклатура дел кадровой службы // Служба кадров и персонал. - 2014. - № 2. - 128с.

21. Селезнева Т. А., Кадровое делопроизводство: Современный ракурс //Документ. Архив. История. Современность: Сб. науч. тр. Вып. 6. - Екатеринбург: Урал. Ун-та, 2006. - 478с.

Интернет ресурсы

22. Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация // http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/44150.html

23. Компьютерные программы для службы кадров // http://www.kadrovik.ru/modules.php?file=article&name=News&op=modload&sid=724

24. Официальный сайт МОУ «СОШ №1 города Жирновска» // http://jsosh1.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=119&Itemid=1018

25. Программы для автоматизации в сфере управления персоналом и кадрового учета // http://www.hr-portal.ru/page/programmy-dlya-avtomatizacii-v-sfere-upravleniya-personalom-i-kadrovogo-ucheta?page=0

Размещено на Allbest.ru