Теоретические аспекты кадрового аудита

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Смысл понятия «аудит» состоит в том, что некий слушатель (аудитор) внимательно выслушивает клиента, рассказывающего ему о своих делах, и в случае возможности помогает ему в решении каких-то проблем. Аудит - это вид профессиональной деятельности по независимому исследованию и оценке результатов деятельности (или ее определенных направлений) организации и на этой основе подготовке рекомендаций и предложений по ее улучшению

Аудит появился в ХIX веке в Англии, а позднее получил распространение и в других индустриально развитых странах мира. В ходе произошедших системных экономических изменений и в странах постсоветского пространства в конце ХХ столетия у собственников бизнеса возникла потребность в получении объективной аналитической картины состояния дел предприятия и рекомендациях по оптимизации производственной деятельности. Такие проверки проводились независимыми экспертами и касались прежде всего финансовой и бухгалтерской отчетности. По определению Комитета американской бухгалтерской ассоциации по основным концепциям учета, «аудит - это системный процесс получения и оценки объективных данных об экономических действиях и событиях, устанавливающий уровень их соответствия определенному критерию и представляющий результаты заинтересованным пользователям» [20, с.36].

Наиболее известным и распространенным видом аудита в Республике Беларусь является финансовый аудит. Согласно Закону Республики Беларусь «Об аудиторской деятельности» от 12 июля 2013 г. аудит бухгалтерской (финансовой) отчетности - аудиторская услуга по независимой оценке бухгалтерской (финансовой) отчетности аудитируемого лица, в том числе составленной в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности и их Разъяснениями или законодательством других стран, в целях выражения аудиторского мнения о ее достоверности. В результате проверки аудиторы формулируют заключение о состоянии финансовой отчетности и соответствии финансовых операций законодательству.

Кроме финансового аудита в зависимости о цели, формы и статуса аудиторской проверки сегодня существуют еще государственный и управленческий виды аудита. Государственный аудит финансовой деятельности государственных организаций или самих государственных организаций проводится государственными органами с целью контроля соблюдения государственной дисциплины, рационального использования государственных средств, сохранности материальных средств и правильности использования финансовых средств и бухгалтерского учета. Управленческий аудит проводится с целью оценки эффективности управленческой практики организации, выработки рекомендаций и предложений по оптимизации деятельности по достижению ее бизнес-целей.

Частью управленческого аудита является кадровый аудит. Кадровый аудит - независимое исследование и оценка эффективности трудовой деятельности работников, системы управления персоналом, а также оценка правового, документационного обеспечения трудовых отношений и разработка рекомендаций по их улучшению для достижения целей организации.

Тема данной работы актуальна недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства Республики Беларусь, а также локальных нормативных актов в этой области. Проведение кадрового аудита позволит получить экспертную информацию о состоянии кадрового делопроизводства и минимизировать потенциальные риски финансовых потерь от возможных штрафных санкций проверяющих органов.

Цель данной работы - определить теоретические аспекты кадрового аудита.

Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи:

1) Рассмотреть понятие и сущность кадрового аудита;

2) Определить основные этапы проведения кадрового аудита;

3) Проанализировать возможности использования результатов кадрового аудита в целях совершенствования управления персоналом.

В данной курсовой работе использовались труды ученых и специалистов в области управления, экономики и социологии труда, кадрового менеджмента. Среди них следует отметить работу Кибанова А.Я. «Управление персоналом организации». В учебнике, рассматриваются вопросы, имеющие ключевое значение для специалистов по управлению персоналом и управленцев организаций в широком смысле слова: теория управления человеческими ресурсами, методология управления персоналом и формирования системы управления персоналом организации, стратегическое управление персоналом и планирование кадровой работы в организации, технология управления персоналом и его развитием, а также вопросы управления поведением персонала организации и оценки результатов его деятельности [8].

Также в данной работе использовались работы Одегова Ю.Г., посвященные аудиту персонала и управлению трудовым потенциалом и персоналом организации. Среди работ, посвященных непосредственно кадровому аудиту необходимо назвать Пархимчика Е.П. «Кадровый аудит». Эта книга дает основные теоретические положения кадрового аудита и методику его проведения на предприятии [15].

Источниками информации служили научная, методическая, учебная литература, материалы периодических изданий и специализированных интернет-сайтов, посвященных управленческой тематике.

Работа содержит введение, основную часть, заключение, а также список использованных источников и литературы. В первой главе курсовой работы раскрыта сущность и содержание кадрового аудита: выделены цели и задачи проведения, дана классификация кадрового аудита и этапы проведения. Во второй главе выявлены основные возможности использования результатов кадрового аудита на практике.



1. Основные теоретические положения кадрового аудита

трудовой кадровый аудит

Кадровый аудит - независимое исследование и оценка эффективности трудовой деятельности работников, системы управления персоналом, а также оценка правового, документационного обеспечения трудовых отношений и разработка рекомендаций по их улучшению для достижения целей организации.

Объект кадрового аудита - персонал, его трудовая деятельность и система управления персоналом организации.

Предмет кадрового аудита - эффективность трудовой деятельности работников, системы управления персоналом, правильность правового и документационного обеспечения кадровой сферы организации.

Цель кадрового аудита - повышение результативности труда работников, эффективности системы управления персоналом, качества правового и документационного обеспечения кадровой сферы организации[15, с.8].

Задачи кадрового аудита:

- проанализировать кадровую политику, систему управления персоналом, все ее подсистемы и оценить их соответствие целям и задачам организации на данном этапе развития;

- оценить численный, качественный состав работников, степень эффективности использования их трудового потенциала;

- проанализировать и оценить показатели труда и заработной платы;

- проанализировать и оценить эффективность руководства кадрами организации на всех уровнях управления;

- проанализировать и оценить эффективность деятельности кадровой службы, разработать предложения и рекомендации по совершенствованию ее работы;

- проанализировать и оценить эффективность персонал технологий, применяемых в организации;

- выявить проблемы, недостатки в управление персоналом, разработать предложения и рекомендации по разрешению выявленных проблем в управление персоналом в соответствии с целями, задачами организации на данном этапе развития;

- проверить, проанализировать, оценить правовое обеспечение управления персоналом, трудовых отношений и разработать предложения и рекомендации по исправлению выявленных недостатков;

- проверить, проанализировать, оценить документационное обеспечение управление персоналом, трудовых отношений и разработать предложения по исправлению выявленных недостатков, устранению несоответствий требованиям и стандартам делопроизводства и т.д. [9]

Кадровый аудит позволяет оценить:

- качество персонала;

- соответствие кадровой политики миссии, стратегии, целям организации;

- управленческую компетентность руководителей всех уровней;

- деятельность кадровой службы и уровень профессионализма ее работников;

- применяемые в организации технологии управления персоналом;

- эффективность внутриорганизационной культуры;

- выявить кадровые проблемы в сфере управления персоналом;

- выявить возможные риски в сфере управления персоналом;

- повысит эффективность управленческих решений в отношении персонала;

- юридически правильно выстроить отношения с работниками и т. д. [15, с.9]

Практика свидетельствует, что сложились два основных направлений кадрового аудита: аудит системы управления персоналом и аудит правового, документационного обеспечения управления персоналом и трудовых отношений. Разделение кадрового аудита на аудит системы управления персоналом и аудит трудовых отношений условно. Оба вида аудиты тесно взаимосвязаны. Аудит трудовых отношений может быть как самостоятельным видом кадрового аудита, так и частью аудита системы управления персоналом, и наоборот.

Аудит персонала - это система консультационной поддержки, аналитической поддержки и независимой экспертизы кадрового потенциала организации, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно-правовой базе; эффективность кадровой работы по решению задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями; причины возникающих в организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения их негативного воздействия. При этом главной, глобальной целью аудита персонала является оценка эффективности и производительности деятельности персонала как одного из важнейших факторов, обеспечивающих прибыльность организации [8, с.618].

Второй тип аудита состоит в оценке ведения кадрового учета в разрезе трудового, гражданского, налогового законодательства Республики Беларусь и законодательства о бухгалтерском учете. Аудиторы проверяют и анализируют:

- проведенные организацией операции с точки зрения соответствия законодательным и нормативным актам Республики Беларусь;

- полноту и своевременность отражения проводимых операций и финансовых результатов в кадровом, налоговом и бухгалтерском учете организации;

- организацию системы кадрового учета, внутреннего контроля и документооборота в целях определения наиболее существенных рисков деятельности и методов их контроля [6].

В зависимости от поставленных целей кадровый аудит можно классифицировать по различным признакам

- по периодичности проведения:

1) первичный (начальный) - проводится в организации или по новым направлениям, или с использованиями новых технологий, методов, методик проверки;

2) текущий (плановый) - проводится по установленным правилам, зафиксированных в документах организации, в которых четко определены методы, методики, время проведения проверки;

3) специальный - проводится по оперативному распоряжению руководства для целевой проверки (по конкретным вопросам деятельности) определенных структурных подразделений за относительно короткий промежуток времени;

4) периодичный - проводится с определенной периодичностью с неизменными процедурами, методами и методиками на тех же объектах;

5) регулярный - проводится через определенные промежутки времени;

6) разовый (неплановый) - проводится один раз по причине какой-либо ситуации.

- по объему проверки:

1) полный - охватывает все элементы организации;

2) локальный - охватывает отдельно выделенную группу объектов;

3) тематический - включает всю совокупность объектов, но по одной тематике.

- по методике анализа:

1) комплексный - используется весь комплекс методов аудита;

2) выборочный - в зависимости от ситуации анализу с использованием определенных целевых методов подвергаются объекты, выбранные по специальной методике.

- по уровню проведения:

1) стратегический - анализируется и оценивается результативность стратегического управления персоналом на уровне высшего руководства (аудиторы, к примеру, исследуют документы, касающиеся перспективы управления персоналом: положение о кадровой политике, положение о подборе и отборе персонала, положение о развитии персонала, положение об аттестации персонала);

2) функциональный - анализируется и оценивается результативность вклада в управление персоналом руководителей функциональных структурных подразделений;

3) линейный - анализируется и оценивается результативность управления персоналом линейных руководителей.

- по направлению:

1) управленческое - аудит системы управления персоналом;

2) экономическое - аудит экономической эффективности управления персоналом;

3) документационное и правовое - аудит документационного и правового обеспечения управления персоналом, трудовых и связанных с ними отношений.

- по способу проведения:

1) внешний - проводится силами сторонних специалистов на договорной основе;

2) внутренний - проводится работниками-аудиторами своей организации в соответствии с принятыми в ней процедурами.

Преимуществами внешнего аудита являются:

- объективность аудитора;

- независимость аудитора;

- экономия времени;

- знание и опыт внешних специалистов;

- компетентность, универсальность оптимальных предложений по совершенствованию работы.

Основные недостатки внешнего аудита:

- дополнительные финансовые средства;

- открытие «секретов» внутренних документов перед чужими консультантами.

Преимущества внутреннего аудита:

- знанием аудитора организационной культуры и работников, особенностей компании;

- быстрая установка аудитором причинно-следственных связей.

Недостатки внутреннего аудита:

- зависимость аудитора от руководства организации;

- необъективность, потому что проверяется собственная работа;

- дефицит знаний;

- возможность возникновения конфликтов[15, 11-13].

Необходимо подробнее остановится на внутреннем аудите кадровой документации, т. к. постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательными направлениями для любой организации. Однако зачастую наниматель не уделяет им должного внимания, что ведет за собой начисление штрафных санкций, получение судебных исков и др. в целях недопущения подобных неприятностей и приведения системы кадрового делопроизводства в соответствие с законодательством возможно введение в организации системы внутреннего кадрового аудита.

Как правило, необходимость введения в организации системы внутреннего аудита кадровой документации возникает в следующих случаях:

- если необходимость оценить соответствие имеющегося состояния кадровой документации законодательству и локальным нормативным актам;

- когда в организации происходит смена работников, занимающихся кадровым делопроизводством;

- когда произошла реорганизация в форме слияния;

- когда в состав организации входят обособленные структурные подразделения, самостоятельно ведущие отдельные участки или полный цикл кадрового делопроизводства;

- при изменении законодательства, регламентирующего ведения кадровой документации;

- когда запланировано проведение проверки организации;

- при проведении массового высвобождения работников [5].

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с финансовым аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. Финансовый аудит проводят аттестованные в Министерстве финансов Республики Беларусь аудиторы. Аудит кадрового делопроизводства может осуществить любой специалист, знающий требования законодательства, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового законодательства и кадрового делопроизводства.

Аудит кадровой документации в Республике Беларусь фактически не развит и носит, скорее, формальный характер, чего нельзя сказать о нем применительно к соседним странам (Россия, Украина и т. д.). Ввиду этого в настоящее время не существует единых подходов к организации и проведения внутреннего аудита кадровой документации. Отличительной особенностью внутреннего аудита кадровой документации является его абсолютная добровольность. В связи с этим система внутреннего аудита кадровой документации регламентируется исключительно локальными нормативно-правовыми актами [4].

Для проведения аудита нужно создать систему кадровой документации и разработать локальный нормативно-правовой акт, регламентирующий сроки, порядок проведения внутреннего аудита кадровой документации и случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т. д. Обычно такой аудит проводится за текущий год плюс один год назад. Это связано с тем, что более давние документы, как правило, уже сданы в архив, и извлечение их оттуда бывает не всегда удобно для организации. Кроме того, это значительно снижает трудоемкость.

Локальный нормативно-правовой акт должен содержать перечень специалистов, которые будут участвовать в проведении аудита, а также порядок и сроки подготовки отчета об итогах проведения. Немаловажным является необходимость предусмотреть в локальном нормативном акте порядок и сроки исправления ошибок, выявленных в ходе внутреннего аудита кадровой документации, а также лиц, ответственных за это [3].

Цель внутреннего аудита кадровой документации - комплексная проверка соответствия ведения кадрового делопроизводства в организации нормам трудового законодательства и локальным нормативно-правовым актам, обязательным для исполнения, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий.

Исходя из указанной выше цели выделяют следующие задачи данного вида аудита:

- проверка и оценка соблюдения законодательства работниками кадровой службы при оформлении кадровой документации;

- оценка соответствия действий сотрудников кадровой службы установленным правилам и процедурам;

- оценка эффективности системы кадрового документооборота организации;

- выработка предложений, рекомендаций по оптимизации кадрового документооборота организации;

- предоставление необходимой информации руководству и учредителям организации по интересующим их вопросам [1].

Законодательная база для проведения внутреннего аудита кадровой документации:

1) Трудовой кодекс Республики Беларусь;

2) Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников : утв. постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30;

3) Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25 с последующими изменениями;

4) Инструкция по делопроизводству в государственных органах и иных организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 с последующими изменениями;

5) Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденный постановлением министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22 октября 2009 г. № 125, с последующими изменениями;

6) Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республики Беларусь»;

7) Правила Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь о 30 апреля 1997 г. № 5 «Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь»;

8) Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Белаурсь от 26 марта 2004 г. № 2, и т. д.

Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства:

1) Организационный этап.

2) Определение перечня подлежащих проверке документов.

3) Сверка документов.

4) Проверка кадровой документации.

5) Оформление отчетов по кадровому аудиту [2].

На первом, организационном, этапе необходимо:

- определить цели и задачи проведения кадрового аудита;

- сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста;

Определить сроки проведения кадрового аудита;

- издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.

Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Документы, которые должны быть в кадровой службе:

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание;

- должностные и рабочие инструкции работников;

- графики работ;

- график трудовых отпусков;

- положение об оплате труда;

- трудовые договоры (контракты);

- организационно-распорядительные документы по личному составу;

- личные дела работников;

- договоры и полной и коллективной материальной ответственности;

- личные карточки рабочих;

- трудовые книжки;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- положение и инструкции по охране труда и технике безопасности;

- справки о прохождении медосмотра [17].

Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых.

После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства. Приказы по основной деятельности должны храниться отдельно от приказов по личному составу. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении. Особое внимание должно быть уделено правильности ведения трудовых книжек, т. к. она является основным документом о трудовой деятельности работника. При проведении кадрового аудита необходимо проверить правильность заполнение трудовых книжек работников, сличение с приказами по личному составу [7].

Заключительный этап кадрового аудита - оформление отчета о его проведении. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией. Отчет по результатам аудита должен включать в себя результаты:

- оценки ситуации в организации по ведению кадровых документов на определенный момент времени;

- проверки наличия всех документов, требуемых по трудовому законодательству и локальными нормативно-правовыми актами;

- проверки соответствия оформления документов требованиям законодательства и защиты интересов организации;

- проверки локальных нормативно-правовых актов, взятых дл аудита;

- проверки кадровых процедур на соответствие документов нормам архивного законодательства [19].

Таким образом, кадровый аудит - комплексный анализ кадровой документации на соответствие требованиям законодательства Республики Беларусь, а также локальных нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства организации. Его проведение позволяет получить экспертную информацию о текущем состоянии кадрового делопроизводства и минимизировать потенциальные риски финансовых потерь от возможных штрафных санкций проверяющих органов.

2. Использование результатов кадрового аудита

Возможности кадрового аудита простираются далеко за пределы деятельности одной только службы управления персоналом. Она работает не в изоляции. Ее успех зависит и от того, как хорошо выполнены программы другими подразделениями организации.

Проблемы людей редко ограничиваются рамками компетенции отдела управления персоналом. Чтобы быть действенным кадровый отдел должен обладать широкими возможностями, оценить правильность выработки и реализации кадровой политики в организации и ее влияние на личные цели работника и его удовлетворенность трудом. В последние годы, однако, такой «взгляд внутрь перспективы» стал недостаточным. Профессионалы в области управления персоналом находят, что возможности аудита позволяют выходить за рамки интересов отдела управления персоналом и линейных менеджеров. По их мнению, в интересах организации аудит персонала должен рассматривать общую стратегию организации в ее гармоничном сочетании с внешней средой, или другими словами, служить согласованию внешних и внутренних ситуационных факторов. Только целостное видение проблем организации, ее устремлений и возможностей может позволить определить оптимальный путь совершенствования, сформировать стратегию, интегрирующую отдельные направления усилий по оптимизации в целостную систему повышения эффективности организации Аудит персонала позволяет систематизировать и интегрировать в систему управления организацией сложное многообразие работ по управлению персоналом, что предопределяет эффективность осуществляемой оптимизации управления персоналом [12].

Аудит персонала формирует стратегическое преимущество организации в сфере управления персоналом, влияет на эффективность управления организации в целом. Это позволяет организации быть лидером в своей области деятельности в любых ситуационных условиях и способствует построению «сильной организации», готовой к изменениям во внешней среде и обладающей возможностью адаптироваться к этим изменениям с пользой для себя. Обострение необходимости в аудите персонала возникает в условиях ужесточения конкурентной борьбы, когда от эффективности управления персоналом начинает зависеть выживание организации на рынке.

Показатели, характеризующие результаты, а также поведение работников, могут также успешно быть использованы при определении потребностей в обучении персонала. В соответствии с трудовым законодательством преимущественное право на сохранение работы в этих случаях представляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией. Таким образом, оценка при решении данных вопросов является также юридическим основанием правомерности принимаемых решений.

В современных условиях институциональных и структурных изменений национальной экономики все большую значимость имеют технологии управления персоналом предприятия как стратегического фактора повышения конкурентоспособности. Новые направления в исследовании моделей экономического роста предприятий, источников и факторов повышения их эффективности в экономической деятельности делают акцент на управление человеческими ресурсами как доминантной концепции достижения долгосрочной стабильности и устойчивого экономического развития предприятия. Необходимость постоянной работы совершенствования системы управления персоналом предприятия обуславливает разработку комплексных мер, направленных на повышение эффективности общей системы управления предприятием, реализацию новых форм и методов управления персоналом, которые снижают себестоимость продукции, улучшая финансово-экономические показатели, усиливают конкурентную позицию предприятия на рынке [21, с.36].

Кадровый аудит позволяет определить основные кадровые проблемы с подробным и четким с выяснением их причин, создает условия и возможности в разработке программ по оптимизации затрат на управление персоналом компании. Вместе с тем, данная работа позволяет дать объективную оценку степени соответствия существующей структуры и численности кадрового состава, стоящим перед организацией задачам и определить критические точки и зоны риска в сложившейся системе управления персоналом. И особенно важно отметить возможность получить оценку готовности персонала к реализации целей и задач организации. несомненно, это не все достоинства данной процедуры. В составе ее достоинств и возможность выявления явных, скрытых и потенциальных источников угроз и рисков, связанных с персоналом, источников возникновения стрессогенных, проблемных и конфликтных ситуаций. Все выше отмеченное позволяет ее топ-менеджменту разработать комплекс рекомендаций по оптимизации и повышению эффективности управления человеческими ресурсами компании.

Регулярное же проведение аудита (например, 1 в год) позволяет системно решать актуальные проблемы управления компанией. Необходимо отметить, что получить объективное представление о состоянии системы управления персоналом и уровне ее развития в конкретной организации нельзя без учета силы влияния факторов среды, к которым относятся внешние, внутриорганизационные и внутрисистемные факторы, поэтому начинать аудит следует с анализа именно этих факторов. Полученная в ходе аудиторского анализа информация позволяет:

Ш выбрать оптимальный для организации подход, концепцию, общие принципы и стратегию управления персоналом, которые полнее бы соответствовали условиям функционирования организации;

Ш оценить существующее положение в управлении персоналом с точки зрения его адекватности сложившейся ситуации;

Ш определить направления в изменении действующей системы управления персоналом в соответствии с изменениями в действии факторов;

Ш дать рекомендации по развитию системы управления персоналом с учетом влияния объективно действующих факторов среды и их будущей динамики.

Кроме того, эта информация позволит дать более объективную оценку уровню развития системы управления персоналом. Например, очень часто на предприятиях не придается должного значения работе с персоналом. При этом, высшее руководство может признавать значимость управления персоналом, но при этом не учитывает его реальное влияние на конечные результаты деятельности компании, не выделяет ресурсы службе для решения важнейших задач управления персоналом. Поэтому в этом случае и результаты аудита могут показать низкий уровень и качество управлении персоналом в компании: отсутствие работы в рамках отдельных функций управления персоналом, низкий уровень удовлетворенности трудом, невысокую производительность труда и пр. Для принятия решения руководству важно сравнить существующие возможности управления персоналом с фактическим объемом и качеством работы в этой сфере. Анализ количества и силы влияния факторов на управление персоналом позволит аудитору оценить объективную потребность в данном виде деятельности в конкретной организации. Поможет разработать идеальную модель управления персоналом для фирмы, которую затем можно использовать для сравнения с фактическим состоянием системы.

Описание идеальной для конкретной организации модели управления персоналом с учетом организационно-технических, коммерческих, экономических, социально-психологических аспектов является важнейшим инструментом проведения аудита. Начать аудит целесообразно с оценки внешней эффективности системы управления персоналом. Необходимо заметить, что данный алгоритм организации кадрового аудита, однозначно применим для любого бизнеса, в том числе и для предприятий машиностроительного комплекса. Внешняя эффективность системы управления персоналом - взаимодействие системы управления персоналом с внешними субъектами (службой занятости, инспекцией по труду, кадровыми и рекрутинговыми агентствами, консультантами), а также ее взаимодействие с другими подсистемами управления организацией и всей системой управления в целом. Согласно рекомендаций, аудит уровня коммуникаций с внешними субъектами управления персоналом следует начинать с определения тех субъектов, с которыми организация поддерживает постоянные отношения.

От того, насколько эффективно осуществляются эти взаимодействия, зависит уровень эффективности не только управления персоналом, но и эффективности деятельности всей организации. На этом этапе аудита важно оценить уровень этих взаимодействий на основе сформированной системы критериев и показателей, а именно круга вопросов, решаемых с помощью внешних субъектов и их результативности за рассматриваемый период [15, 47].

Экономическая эффективность управления персоналом может определяться через оценку прогрессивности самой системы управления, уровня технической оснащенности управленческого труда, квалификации работников, оперативности руководства. Выступая факторами повышения эффективности самого управления, они не могут не сказаться на результатах производственной и хозяйственной деятельности предприятия. Эффективность системы в общем виде может быть выражена удельными затратами на ее функционирование (на единицу продукции или на единицу затрат труда занятых на предприятии работников) [14, с.36].

Кроме затрат на рабочую силу, при оценке экономической эффективности управления персоналом используется показатель эффекта от этой деятельности. Развитие трудового потенциала коллектива предприятия ( как, впрочем и отдельного работника), как следствие принятых управленческих решений, служит предпосылкой получения дополнительного результата от производственной деятельности . Этот дополнительный результат и является источником эффекта, который может принимать различную форму и оцениваться различными показателями.

Эффект может выражаться в виде:

- увеличения выпуска продукции вследствие роста производительности труда, повышения ее качества, сортности (количественная составляющая эффекта);

- удовлетворенности трудом, особенно если работа с кадрами строилась на учете социальных моментов в трудовых отношениях (здесь эффект также может проявиться в повышении производительности труда, уменьшении ущерба от текучести кадров в связи со стабилизацией коллектива);

- относительной экономии средств при сокращении сроков обучения благодаря подбору профессионально ориентированных работников (эффект выражается экономией средств, необходимых для достижения определенного состояния трудового потенциала).

Для того, чтобы повысить эффективность системы управления персоналом на предприятии, необходимо ее совершенствование. Социальная эффективность системы управления персоналом проявляется в возможности достижения позитивных, а так же избежание отрицательных с социальной точки зрения изменений в организации.

К числу позитивных можно отнести следующие изменения:

- обеспечение персоналу надлежащего жизненного уровня(благоприятные условия труда, достойная заработная плата, необходимые социальные услуги);

- реализация и развитие индивидуальных способностей работников;

- определенная степень свободы и самостоятельности (возможность принимать решения, определять методику выполнения заданий, график и интенсивность работы);

- благоприятный социально-психологический климат (возможность для коммуникации, информированность, относительная бесконфликтность отношений с руководством и коллегам).

К числу предотвращенных отрицательных моментов можно отнести:

- ущерб, наносимый здоровью персонала неблагоприятными условиями труда (профессиональные заболевания, несчастные случаи на работе);

- ущерб, наносимый личности (интеллектуальные и физические перегрузки недогрузки, стрессовые ситуации).

Следует отметить что основная цель любого аудита - оценка соответствия реальной практики работы требованиям основополагающих директивных документов. Как было сказано ранее, любой кадровый аудит начинается с проверки всего перечня обязательных кадровых документов, правильности их юридического оформления, соответствия существующему законодательству. Это дает свои позитивные результаты:

- аудиторы обращают внимание на обеспечение организации средствами и насколько самостоятельны руководители в использовании их;

- определяются компетенции руководителей в выработке кадровой политики и принятии кадровых решений;

- оценивается реальная кадровая картина компании: квалификация кадров, их профессиональный потенциал, тенденции кадровых изменений, лояльности персонала и степени удовлетворенности трудом и трудовыми отношениями;

- кадровый аудит определяет эффективность службы персонала в целом, включая взаимодействие с линейными руководителями [19].

Следует обратить внимание на принципиальную взаимосвязь экономической и социальной эффективности системы управления персоналом, которая объясняется следующим: с одной стороны, социальную эффективность в виде стимулов для персонала можно обеспечить только тогда, когда существование организации является надежным, и она получает прибыль, позволяющую предоставить эти стимулы; с другой стороны, экономической эффективности можно добиться только в том случае, если сотрудники предоставят в распоряжение организации свою рабочую силу, что они обычно готовы сделать только при наличии определенного уровня социальной эффективности.

Социальные результаты в ряде случаев поддаются стоимостной оценке (например, увеличение выпуска, повышение качества продукции вследствие более полной реализации трудового потенциала персонала, уменьшение ущерба от сокращения кадров вследствие роста удовлетворенности трудом).

Таким образом, кадровый аудит поможет достичь следующих задач:

- выявление основных кадровых проблем;

- гарантия постоянного соблюдения трудового законодательства;

- минимизация кадровых документов для сокращения материальных и трудовых затрат компании;

- подтверждение и сохранение трудового стажа сотрудников (для начисления пенсии);

- стимулирование прогрессивных нововведения в области управления персонала;

- защита руководителей компаний в случае возникновения трудового спора (придание юридической силы документам);

- обеспечение законности кадровых решений с юридической точки зрения.

- минимизация возможных рисков и финансовых потерь в виде штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства;

- снижение рисков, связанных с трудовыми спорами и жалобами работников в правоохранительные и контролирующие государственные органы;

- юридически грамотное и эффективное выстраивание кадровой политики компании.



Заключение

Таким образом, кадровый аудит - комплексный анализ кадровой документации на соответствие требованиям законодательства Республики Беларусь, а также локальных нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства организации. Его проведение позволяет получить экспертную информацию о текущем состоянии кадрового делопроизводства и минимизировать потенциальные риски финансовых потерь от возможных штрафных санкций проверяющих органов.

Кадровый аудит бывает двух типов:

- аудит персонала, целью которого является оценка эффективности и производительности деятельности персонала как одного из важнейших факторов, обеспечивающих прибыльность организации

- аудит кадровой документации, целью которого является проверка соответствия документации нормам законодательства.

Аудит кадровой документации проводится в шесть этапов, в ходе которых отбираются документы для проведения кадрового аудита и проверяются на соответствие нормам законодательства Республики Беларусь. Заключительным этапом кадрового аудита является оформление отчета о его проведении, в котором специалисты указывают информацию об объеме проведенной проверки, выявленных нарушениях, возможных последствиях и оценке рисков.

Кадровый аудит позволяет оценить:

- качество персонала;

- соответствие кадровой политики миссии, стратегии, целям организации;

- управленческую компетентность руководителей всех уровней;

- деятельность кадровой службы и уровень профессионализма ее работников;

- применяемые в организации технологии управления персоналом;

- эффективность внутриорганизационной культуры;

- выявить кадровые проблемы в сфере управления персоналом;

- выявить возможные риски в сфере управления персоналом;

- повысит эффективность управленческих решений в отношении персонала;

- юридически правильно выстроить отношения с работниками и т. д.

Полученная в ходе аудиторского анализа информация позволяет:

- выбрать оптимальный для организации подход, концепцию, общие принципы и стратегию управления персоналом, которые полнее бы соответствовали условиям функционирования организации;

- оценить существующее положение в управлении персоналом с точки зрения его адекватности сложившейся ситуации;

- определить направления в изменении действующей системы управления персоналом в соответствии с изменениями в действии факторов;

- дать рекомендации по развитию системы управления персоналом с учетом влияния объективно действующих факторов среды и их будущей динамики.



Список использованных источников и литературы

1.Аудит кадрового делопроизводства и экспертиза локальных нормативных актов. - Режим доступа : http://www.emd.ru/business/kk/kd.php. - Дата доступа : 03.02.2014.

2.Аудит кадрового делопроизводства. - Режим доступа : http://www.hr-portal.ru/article/audit-kadrovogo-deloproizvodstva/. - Дата доступа : 03.02.2014.

3.Белоусова Д.В. Вариции на тему кадрового аудита / Д. Белоусова// Кадровая служба и управление персоналом предприятия. - 2007 № 2.

4.Внутренний аудит кадровых документов / А. Винокуров // Отдел кадров. - 2009. - № 10.

5.Волохович С. Внутренний аудит кадровой документации. Общие положения / С. Волохович // Я - специалист по кадрам. - 2011. - № 12.

6.Волохович С. Внутренний аудит порядка ведения и хранения трудовых книжек / С. Волохович // Я - специалист по кадрам. - 2011. - № 13,18.

7.Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников : утв. М-ом труда Респ. Беларусь 09.03.1998: текст по состоянию на 1 июня 2011 г. - Минск: Дикта, 2011. - 28 с.

8.Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: учебник / А.Я. Кибанов [и др.]; под. ред. А.Я. Кибонова. - М.: ИНФРА-М, 2004.- 632 с.

9.Михейчик Т. Самостоятельный аудит кадровой документации / Т. Михейчик// Кадровик. Управление персоналом. - 2012. № 8.

10.Об аудиторской деятельности: Закон Республики Беларусь, 12 июля 2012. // КонсультантПлюс: Версия Проф. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр». - Минск, 2013.

11.Об утверждении Концепции государственной кадровой политики Республики Беларусь : Указ Президента Республики Беларусь от 18 июля 2001 г. : с изм. и доп. по состоянию на 12 ноября 2003 г. // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. - 2001. - № 68.

12.Одегов Ю.Г. Аудит и контроллинг персонала / Ю.Г. Одегов, Т.В. Никонова. - М. : Экзамен, 2002. - 447 с.

13.Одегов Ю.Г. Управление персоналом / Ю.Г. Одегов, Л.В. Карташова. - М. :Экзамен, 2002.

14.Пархимчик Е.П. Кадровая политика организации : учеб.-метод. пособие / Е.П. Пархимчик. - Минск : ГИУСТ БГУ, 2011. -128 с.

15.Пархимчик Е.П. Кадровый аудит /Е. Пархимчик. - Минск : ГУИСТ БГУ, 2012. - 140 с.

16.Трофимова Е.П. Кадровый аудит / Е. Трофимова // Кадровик. Управление персоналом. - 2009. № 7.

17.Трудовой кодекс Республики Беларусь: принят Палатой представителей 8 июня 1999 г.: одобрен Советом Республики 30 июня 1999 г.: текст с изм. и доп. на 1 октября 2013 г. // Консультант Плюс: Версия Проф. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр». - Минск, 2013.

18.Чижов Н. Кадровый аудит: четыре шага к эффективному управлению компанией / Н. Чижов // Человек и труд. - 2005. - № 12.

19.Шевцов С. Внутренний аудит кадровой документации / С. Шевцов // Отдел кадров. - 2012. - № 2.

20.Э.В. Уткин Справочник по аудиту/ Э. Уткин. - М.:ЭКМОС, 1999. - 432 с.

1. Размещено на Allbest.ru