Постоянно действующие экспертные комиссии

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Министерство образования Республики Беларусь

Институт парламентаризма и предпринимательства

Кафедра политологии и гуманитарных дисциплин

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Документоведение и информационное обеспечение управления»

ТЕМА:

Постоянно действующие экспертные комиссии

Выполнила студентка 4-го курса

Горегляд Людмила Леонтьевна

2013



Содержание

Введение

Глава 1. Постоянно действующие экспертные комиссии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, Министерств и ведомств Республики Беларусь

1.1 Центральная экспертно-методическая комиссия

1.2 Центральная экспертная комиссия

Глава 2. Постоянно действующие экспертные комиссии областных и городских исполнительных комитетов, архивных учреждений

2.1 Экспертно-проверочная комиссия

2.2 Экспертно-методическая комиссия

Глава 3. Постоянно действующая экспертная комиссия ОАО «Кузлитмаш»

3.1 Порядок создания, функции, права и обязанности

3.2 Рекомендации по улучшению работы постоянно действующей экспертной комиссии ОАО «Кузлитмаш»

Заключение

Список используемой литературы

Приложения



Введение

В настоящее время, как и в советский период, большое внимание органов государственного управления уделяется документам. Документы, издаваемые в разных сферах деятельности, требуют от составителя умения четко, полно, достоверно и в тоже время кратко изложить суть проблемы послужившей для создания документа. В процессе деятельности организации любой формы собственности даже за короткий промежуток времени издается большое количество различного рода документов. После проведения экспертизы ценности документов часть из них попадает на архивное хранение.

Однако, не только документы организаций представляют интерес для архивных служб республики. В жизни каждого человека есть документы, которые ценны для истории не только семьи, но и для истории государства. Такие документы тоже требуют проведения экспертизы ценности. Ведь от того на сколько правильно и квалифицированно будет проведена экспертиза ценности документов зависит история гражданина, организации, и государства в целом.

В связи с этим тему «Постоянно действующие экспертные комиссии» считаю актуальной.

Целью написания курсовой работы является экспертная комиссия на всех уровнях государственного управления, а также в организациях всех форм собственности.

Для изучения этой темы поставила перед собой задачи:

- узнать из собранных источников какие экспертные комиссии создаются на различных уровнях власти;

- изучить порядок работы постоянно действующих комиссий, их функции, цели, задачи, права и ответственность;

- на примере ОАО «Кузлитмаш» описать порядок создания, функции, цели и задачи постоянно действующей экспертной комиссии;

- на основании изложенного в разделе 3.1 дать рекомендации по улучшению работы постоянно действующей экспертной комиссии ОАО «Кузлитмаш».

Объектом исследования в курсовой работе является постоянно действующая экспертная комиссия.

Предметом исследования является работа постоянно действующей экспертной комиссии, ее функции, цели, задачи, права и обязанности.



Глава 1. Постоянно действующие экспертные комиссии департамента по архивам и делопроизводству министерства юстиции Республики Беларусь, министерств и ведомств Республики Беларусь

1.1 Центральная экспертно-методическая комиссия

Порядок работы Центральной экспертно-методической комиссии (далее - ЦЭМК) Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее - Департамент) определяется Положением о ЦЭМК.

ЦЭМК создается для рассмотрения научно-методических и практических вопросов, связанных с:

- определением состава Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - НАФ);

- экспертизой ценности документов;

- комплектованием государственных архивов и архивов государственных органов, иных организаций;

- установлением общих требований к документированию и организации работы с документами;

- осуществлением методического руководства и контроля за деятельностью экспертных служб структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции облисполкомов, Минского горисполкома, государственных архивных учреждений, республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству;

- проведением первичной экспертизы научно-исследовательских, опытно-конструкторских и опытно-технологических работ, выполняемых государственными архивными учреждениями республики, направленных на научно-техническое обеспечение Министерства юстиции Республики Беларусь (Департамент по архивам и делопроизводству);

- рассмотрением методических пособий по вопросам архивного дела и делопроизводства.[1]

В своей деятельности ЦЭМК руководствуется Законом Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», Положением о Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2006 г. № 986 (в редакции постановления Совета Министров Республики Беларусь от 28 мая 2012 г. № 487), постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 4 мая 2009 г. № 36 «Об утверждении Инструкции о порядке планирования, проведения экспертизы и финансирования из республиканского бюджета научно-исследовательских работ по научному обеспечению деятельности Министерства юстиции Республики Беларусь», приказом Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.03.2012 № 99 «О совете по проведению экспертизы и приемке результатов научно-исследовательских, опытно-конструкторских и опытно-технологических работ», иными актами законодательства Республики Беларусь, методическими документами в сфере архивного дела и делопроизводства и настоящим положением.

ЦЭМК является совещательным органом.

В состав ЦЭМК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь, члены комиссии из числа специалистов Департамента, органов архивного дела и делопроизводства, государственных архивных учреждений. Состав ЦЭМК утверждается приказом директора Департамента.

Председателем ЦЭМК является первый заместитель директора Департамента.

Председатель ЦЭМК осуществляет общее руководство деятельностью ЦЭМК, председательствует на заседаниях ЦЭМК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЦЭМК задач.

Председатель ЦЭМК имеет право привлекать к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на ЦЭМК специалистов государственных архивных учреждений, иных организаций.

Заместитель председателя ЦЭМК назначается из числа руководителей структурных подразделений Департамента. Заместитель председателя ЦЭМК исполняет обязанности председателя ЦЭМК в его отсутствие.

Секретарь ЦЭМК назначается из числа работников Департамента.

Секретарь ЦЭМК обеспечивает подготовку проектов повестки дня заседаний ЦЭМК, своевременное представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЦЭМК, их регистрацию и учет, готовит документы к рассмотрению на заседании ЦЭМК, обеспечивает членов ЦЭМК материалами, подготовленными к рассмотрению ЦЭМК, по указанию председателя приглашает на заседание ЦЭМК не входящих в состав ЦЭМК специалистов государственных архивных учреждений, иных организаций, направляет копии протоколов заседаний ЦЭМК ее членам и заинтересованным лицам (при необходимости), осуществляет контроль за сроками исполнения принятых решений, выполняет иные обязанности по поручению председателя ЦЭМК.

Основными задачами ЦЭМК являются:

- определение видов источников комплектования государственных архивных учреждений и состава документов, относящихся к НАФ;

- рассмотрение и принятие решений по вопросам оптимизации состава документов НАФ, экспертизы ценности документов, формирования НАФ, организации работы с документами, обеспечения сохранности и совершенствования научно-справочного аппарата, использования документов;

- осуществление научно-методического руководства и контроля за деятельностью экспертных служб структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции облисполкомов, Минского горисполкома, государственных архивных учреждений, республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству;

- рассмотрение результатов экспертизы научно-исследовательских, опытно-конструкторских и опытно-технологических работ, выполняемых государственными архивными учреждениями, направленными на научно-техническое обеспечение Министерства юстиции Республики Беларусь (Департамент по архивам и делопроизводству).[1]

ЦЭМК в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:

- проекты нормативных правовых актов и методических документов по вопросам архивного дела и делопроизводства, разработанные республиканскими органами государственного управления и иными государственными организациями, подчиненными Правительству, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции облисполкомов, Минского горисполкома, государственными архивными учреждениями;

- результаты предварительной экспертизы проекта тематического плана научных исследований и разработок, направленных на научно-техническое обеспечение Министерства юстиции Республики Беларусь (Департамент по архивам и делопроизводству), на предстоящий год, уточненный тематический план научных исследований и разработок, направленных на научно-техническое обеспечение Министерства юстиции Республики Беларусь (Департамент по архивам и делопроизводству), на текущий год;

- предложения государственных архивных учреждений, республиканских органов государственного управления и иных организаций по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями;

- предложения государственных архивов о придании документам НАФ статуса уникальных;

- заключения экспертно-методических комиссий государственных архивных учреждений об оценке стоимости документов НАФ, имеющих статус уникальных, в случае несогласия заказчика оценки с ее результатами;

- вопросы определения категории ценности документов НАФ и размера их стоимости в случае возникновения спорных вопросов в экспертно-методических комиссиях государственных архивов;

- вопросы классификации документов в пределах НАФ и передачи документов из одного государственного архива в другой;

- акты о выделении к уничтожению документов и дел, образовавшихся в деятельности организаций по 1945 год включительно и хранящихся во всех государственных архивах, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов 1 категории республиканских архивов, независимо от времени образования документов.[1]

В целях осуществления методического руководства и контроля за деятельностью экспертных служб структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции облисполкомов, Минского горисполкома, государственных архивных учреждений, а также совершенствования делопроизводства и работы архивов республиканских органов государственного управления и иных организаций, подчиненных Правительству, ЦЭМК:

- заслушивает на своих заседаниях отчеты о работе экспертных служб структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции облисполкомов, Минского горисполкома, государственных архивных учреждений, республиканских органов государственного управления и иных организаций, подчиненных Правительству;

- рассматривает и согласовывает номенклатуры дел, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел Департамента, не подлежащих хранению;

- рассматривает спорные вопросы экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных архивов, архивов республиканских органов государственного управления, иных государственных организаций, подчиненных Правительству, возникающие между их экспертными службами.

ЦЭМК имеет право:

- давать предложения и замечания по проектам нормативных правовых актов, согласовывать проекты методических документов по вопросам архивного дела и делопроизводства;

- устанавливать или изменять сроки хранения документов;

- согласовывать предложения государственных архивов о придании документам НАФ статуса уникальных;

- изменять результаты оценки стоимости документов НАФ, имеющих статус уникальных;

- принимать решения о перераспределении документов между государственными архивами;

- давать заключения с учетом результатов проведенной первичной экспертизы технического (научного) задания или технико-экономического обоснования о целесообразности включения соответствующих проектов в тематический план;

- давать заключения по проекту тематического плана научных исследований и разработок Департамента на предстоящий год и на уточненный тематический план научных исследований и разработок Департамента на текущий год;

- запрашивать от государственных архивных учреждений, республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству, отзывы и заключения по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных архивов, архивов республиканских органов государственного управления и иных организаций по вопросам работы с документами, обеспечении их сохранности и использования; протоколы заседаний экспертных служб по обсуждению указанных вопросов и документы к ним, а также информацию о деятельности экспертных служб;

- информировать руководителей государственных архивных учреждений, республиканских органов государственного управления по вопросам деятельности их экспертных служб;

- возвращать разработчикам на доработку проекты подготовленных ими документов, рассмотренных ЦЭМК.[1]

ЦЭМК организует свою работу в соответствии с планом основных мероприятий Департамента и планами работы государственных архивных учреждений.

Заседания ЦЭМК созываются по мере необходимости. Заседание ЦЭМК считается правомочным, если в нем принимает участие не менее половины ее членов.

Решение ЦЭМК принимается по каждому вопросу отдельно простым большинством голосов ее членов, присутствующих на заседании.

В случае равенства голосов принятым считается решение, за которое проголосовал председатель ЦЭМК.

В случае несогласия члена ЦЭМК с принятым решением, он имеет право высказать особое мнение, которое вносится в протокол.

В необходимых случаях заседания комиссии проводятся в рабочем порядке путем письменного опроса членов комиссии с последующим оформлением протокола.

При необходимости выносимые на обсуждение комиссии документы дорабатываются с учетом замечаний и предложений членов ЦЭМК в установленные сроки и возвращаются секретарю комиссии.

Документы для рассмотрения на заседании ЦЭМК представляются секретарю ЦЭМК не позднее 15 дней до ее заседания в бумажном и электронном виде.

Все замечания и предложения членов ЦЭМК оформляются письменно и подаются секретарю комиссии в бумажном и электронном виде.

Доработанные по замечаниям и предложениям членов ЦЭМК документы повторно представляются на заседание комиссии или рассматриваются в рабочем порядке.

1.2 Центральная экспертная комиссия

Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на архивное хранение документов, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий (далее - ЭК) подведомственных организаций создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) Министерства.

ЦЭК является совещательным органом. Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления. В необходимых случаях (пп.2.9, 2.10 положения) решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим архивным учреждением системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.[2]

ЦЭК назначается приказом Министра из числа наиболее квалифицированных специалистов основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей Министра.

В состав комиссии в обязательном порядке включаются заведующий архивом Министерства и представитель Национального архива Республики Беларусь.

В состав ЦЭК могут быть включены представители подведомственных организаций.

В своей работе ЦЭК руководствуется Законом Республики Беларусь о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, действующими правилами и инструкциями Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, Национального архива Республики Беларусь, положениями ЕГСДОУ, основными правилами работы ведомственных архивов.

Функции ЦЭК:

- разрабатывает предложения и рекомендации по вопросам оптимизации состава документов НАФ Республики Беларусь, образующихся в деятельности Министерства и подведомственных ему организаций;

- рассматривает и представляет на утверждение Национальному архиву Республики Беларусь списки организаций непосредственного подчинения, являющихся источниками комплектования, проекты инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, перечней документов, подлежащих передаче в государственные архивы, положений об экспертных комиссиях подведомственных организаций;

- определяет совместно с Национальным архивом Республики Беларусь и службой делопроизводства Министерства организацию и порядок проведения работы по отбору документов на хранение и уничтожение в структурных подразделениях Министерства и подчиненных ему организациях;

- рассматривает и выносит решение об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке графики по подготовке и передаче документов на госхранение; сводные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу; акты о выделении к уничтожению находящихся в архиве Министерства и подведомственных организациях дел;

- рассматривает предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, и изменении сроков хранения отдельных документов, и в установленном порядке вносит соответствующие предложения для рассмотрения их архивными учреждениями;

- осуществляет методическое руководство и контроль за работой экспертных комиссий Министерства и подведомственных ему организаций; в необходимых случаях заслушивает на своих заседаниях председателей этих комиссий о деятельности комиссии;

- организует инструктаж и консультации для членов ЭК структурных подразделений Министерства и ЭК подведомственных ему организаций, участвует, совместно с центральным архивом Министерства и делопроизводственными службами в подготовке и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников делопроизводственных служб и архивов, членов ЭК подведомственных организаций;

- оказывает методическую и практическую помощь подчиненным организациям, не стоящим на учете архивных учреждений, по вопросам разработки, рассмотрения и согласования номенклатур дел, описей дел по личному составу, составлению пособий по организации, хранению и учету документов.[3]

ЦЭК имеет право в соответствии с установленными требованиями давать рекомендации структурным подразделениям Министерства и подведомственным ему организациям по вопросам экспертизы ценности документов, запрашивать письменные объяснения о причинах отсутствия дел и документов.

Основными задачами центрального архива Министерства являются:

- заслушивать на своих заседаниях информации руководителей структурных подразделений, делопроизводственных служб и архивов подведомственных организаций о качестве оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, состояния учета и сохранности дел постоянного и долговременного хранения;

- приглашать на заседания ЦЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Министерства и организаций его системы, а в случае необходимости, работников Национального архива Республики Беларусь;

- принимать участие в организации и проведении общественных смотров и проверок состояния делопроизводства и архивов подведомственных Министерству организаций;

- информировать руководство Министерства и подведомственных ему организаций по вопросам деятельности ЦЭК и ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций.

Организация работы ЦЭК:

- ЦЭК работает в контакте с экспертно-методической комиссией Национального архива Республики Беларусь и получает от нее необходимые организационно-методические указания;

- ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления.[4]

Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год.[]

Решения ЦЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЦЭК протоколируются.

Ведение делопроизводства ЦЭК и хранения ее документов возлагаются на секретаря комиссии.

ЦЭМК создается для рассмотрения научно-методических и практических вопросов.

ЦЭМК является совещательным органом.

ЦЭМК отличает от других ЭК то, что по мимо осуществления методического руководства и контроля за деятельностью экспертных служб имеет право оценивать документы НАФ, имеющих статус уникальных.

ЦЭМК организует свою работу в соответствии с планом основных мероприятий Департамента и планами работы государственных архивных учреждений.

Заседания ЦЭМК созываются по мере надобности.

ЦЭК создается в Министерствах для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на архивное хранение документов, а также для осуществления руководства и координации деятельности ЭК подведомственных организаций.

ЦЭК имеет право давать рекомендации структурным подразделениям Министерства и подведомственным ему организациям по вопросам экспертизы ценности документов, запрашивать письменные объяснения о причинах отсутствия дел и документов.

Заседания ЦЭК проводятся по мере необходимости, но не реже 1 раза в год.



Глава 2. Постоянно действующие экспертные комиссии областных и городских исполнительных комитетов, архивных учреждений

2.1 Экспертно-проверочная комиссия

Экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству главного управления юстиции областного (Минского городского) исполнительного комитета (далее - орган по архивам и делопроизводству) создается для рассмотрения и решения научно-методических и практических вопросов, связанных с:

- определением состава документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - НАФ), подлежащих постоянному хранению в областных (г. Минска) и зональных государственных архивах (далее - госархивы);

- организацией работы с документами в делопроизводстве государственных органов, иных организаций-источников комплектования госархивов (далее - организации);

- проведением экспертизы ценности документов и комплектованием госархивов и архивов организаций;

- осуществлением организационно-методического руководства и контроля за деятельностью экспертно-методических комиссий (далее - ЭМК) госархивов, постоянно действующих центральных экспертных комиссий (далее - ЦЭК) и экспертных комиссий (далее - ЭК) организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.[5]

В своей деятельности ЭПК руководствуется Законом Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», иными актами законодательства Республики Беларусь, методическими документами в сфере архивного дела и делопроизводства, Положением об органе по архивам и делопроизводству, решениями Центральной экспертно-методической комиссии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее - ЦЭМК), настоящим положением.

ЭПК является научно-совещательным органом. Решения ЭПК вступают в силу после утверждения руководителем органа по архивам и делопроизводству протокола заседания ЭПК и являются обязательными для исполнения работниками госархивов, а также организациями.

В состав ЭПК входят председатель, секретарь и не менее 7 членов комиссии из числа специалистов архивных учреждений, а также представителей научных и других организаций.[6]

Положение об ЭПК и ее состав утверждаются приказом начальника главного управления юстиции областного (Минского городского) исполнительного комитета.

Председателем ЭПК является, как правило, один из наиболее квалифицированных работников органа по архивам и делопроизводству, секретарем - также работник органа по архивам и делопроизводству. Подготовка заседаний ЭПК и оформление протоколов возлагается на секретаря ЭПК.

Основными задачами ЭПК являются:

- определение состава документов НАФ, подлежащих постоянному хранению в госархивах;

- рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам архивного дела и делопроизводства;

- осуществление организационно-методического руководства и контроля за деятельностью ЭМК госархивов, ЦЭК (ЭК) организаций, служб документационного обеспечения управления и архивов организаций;

- рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования госархивов.[5]

ЭПК в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:

- списки №1 организаций-источников комплектования госархивов (далее - список №1), в том числе организаций, создающих научно-техническую документацию, аудиовизуальные и другие специальные документы;

- списки №2 организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов (далее - список №2);

- списки граждан-источников комплектования госархивов;

- дополнения и изменения к спискам №1 и №2;

- примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций;

- описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу;

- проекты локальных нормативных актов и методических документов в сфере архивного дела и делопроизводства;

- предложения организаций по определению сроков хранения документов, не установленных перечнями документов с указанием сроков хранения;

- акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, с отметкой «ЭПК»;

- акты о выделении к уничтожению документов и дел, отложившихся до 1945 года включительно, после усовершенствования или переработки описей дел; акты о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, и подробные справки о проведении розыска с дальнейшим представлением актов и справок на рассмотрение ЦЭМК;

- вопросы приема на постоянное хранение документов личного происхождения;

- документы о результатах экспертизы ценности документов госархивов;

- вопросы отнесения документов НАФ к категории особо ценных документов;

- вопросы отнесения особо ценных документов НАФ к категории уникальных документов;

- вопросы оценки стоимости документов НАФ, имеющих категории уникальных документов, особо ценных документов;

- документы о результатах экспертизы ценности библиотечного и справочно-информационного фондов госархивов.

ЭПК для решения стоящих перед ней задач имеет право:

- утверждать: описи дел постоянного хранения фондов госархивов; описи дел постоянного хранения организаций; описи особо ценных дел фондов госархивов; описи дел личного происхождения; перечни документов, подлежащих оцифровыванию; акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов госархивов, не подлежащих хранению; предложения об отнесении особо ценных документов к категории уникальных документов после согласования с Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь;

- согласовывать: списки № 1 и №2; списки граждан-источников комплектования госархивов; дополнения и изменения к спискам № 1 и № 2; проекты локальных нормативных правовых актов и методических документов организаций и госархивов в сфере архивного дела и делопроизводства; описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу; акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, с отметкой «ЭПК»;

- приглашать на заседания работников госархивов, организаций, представивших документы на рассмотрение ЭПК, а также других организаций в качестве консультантов;

- заслушивать на заседаниях ЭПК отчеты о работе ЦЭК (ЭК) организаций;

- требовать: от исполнителей - своевременного представления проектов документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПК, заключений, отзывов на них в установленные сроки; от организаций - принятия мер по розыску недостающих дел постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей организаций о причинах отсутствия (утраты, незаконного уничтожения) документов; возвращать на доработку некачественно подготовленные проекты документов, рассмотренных ЭПК;

- решать в пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение.

ЭПК организует свою работу в соответствии с годовыми планами работы органа по архивам и делопроизводству.

Заседания ЭПК проводятся не реже одного раза в месяц. Председатель ЭПК имеет право созывать внеплановые заседания, если возникают вопросы, требующие оперативного решения. Заседание ЭПК считается правомочным, если в нем принимает участие не менее половины ее членов. Решения ЭПК принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК.

Секретарь ЭПК обеспечивает своевременную подготовку документов для рассмотрения и созыв заседаний в установленные сроки. Документы для рассмотрения на заседании ЭПК с заключениями на них представляются секретарю не позднее, чем за 5 дней до ее заседания в бумажном и электронном виде. Замечания и предложения на документы оформляются письменно и подаются секретарю ЭПК в бумажном и электронном виде.

В случае несогласия члена ЭПК с принятым решением, он имеет право высказать особое мнение, которое вносится в протокол.

Доработанные по замечаниям и предложениям проекты документов повторно представляются на заседание ЭПК либо рассматриваются в рабочем порядке.

Заседания ЭПК оформляются протоколом. Протоколы заседаний ЭПК подписываются председателем, секретарем, и утверждаются руководителем органа по архивам и делопроизводству.

Выписки из протоколов заседаний ЭМК направляются госархивам, организациям, гражданам.

Контроль за выполнением принятых на заседаниях ЭПК решений осуществляет секретарь ЭПК.

2.2 Экспертно-методическая комиссия

экспертная методическая комиссия

Экспертно-методическая комиссия государственного архивного учреждения (далее - ЭМК) создается для рассмотрения и решения научно-методических и практических вопросов, связанных с:

- организацией работы с документами в делопроизводстве государственных органов, иных организаций-источников комплектования государственного архивного учреждения;

- проведением экспертизы ценности документов и комплектованием государственного архивного учреждения и архивов организаций;

- осуществлением организационно-методического руководства и контроля за деятельностью постоянно действующих ЦЭК и ЭК организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.[7]

В своей деятельности ЭМК руководствуется Законом Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», Положением о Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2006 г. № 986 (в редакции постановления Совета Министров Республики Беларусь от 28 мая 2012 г. № 487), иными актами законодательства Республики Беларусь, методическими документами в сфере архивного дела и делопроизводства, Уставом госархива, решениями ЦЭМК, положением об ЭМК.

ЭМК является научно-совещательным органом. Решения ЭМК вступают в силу после утверждения директором госархива протокола заседания ЭМК и являются обязательными для исполнения работниками госархива, а также организациями.

В состав ЭМК входят: председатель, секретарь, члены комиссии из числа наиболее квалифицированных работников структурных подразделений госархива. В состав ЭМК могут входить представители Департамента (для республиканских госархивов), для областных и зональных госархивов - представители структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных исполнительных комитетов (далее - органы архивного дела и делопроизводства областей), а также представители организаций. Положение об ЭМК и ее состав утверждаются приказом директора госархива.

Председателем ЭМК является, как правило, заместитель директора госархива, секретарем - работник госархива. Подготовка заседаний ЭМК и оформление протоколов возлагается на секретаря ЭМК.

Основными задачами ЭМК являются:

- рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам архивного дела и делопроизводства;

- осуществление организационно-методического руководства и контроля за деятельностью ЦЭК (ЭК) организаций, служб документационного обеспечения управления и архивов организаций;

- рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования госархива, архивов организации;

- рассмотрение вопросов совершенствования научно-исследовательской и методической работы.[7]

ЭМК в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:

- список № 1 организаций-источников комплектования госархива (далее - список №1);

- список № 2 организаций, не являющихся источниками комплектования госархива (или список №2 организаций-возможных источников комплектования госархива) (далее - список №2);

- дополнения и изменения к спискам № 1 и № 2;

- список граждан-источников комплектования госархива;

- списки фондов, документы которых подлежат экспертизе ценности;

- номенклатуры дел организаций;

- описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу;

- сдаточные (расценочные) описи на документы личного происхождения;

- проекты локальных нормативных правовых актов и методических документов в сфере архивного дела и делопроизводства;

- предложения организаций по определению сроков хранения документов, не установленных действующими перечнями документов с указанием сроков хранения;

- предложения об отнесении особо ценных документов к категории уникальных документов;

- вопросы качества созданных в госархивах цифровых копий архивных документов, подготовленных для передачи в Фонд цифровых копий;

- изменение сроков проверки наличия и состояния дел в госархиве;

- акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, с отметкой «ЭПК»;

- акты о выделении к уничтожению документов и дел, отложившихся до 1945 года включительно (для всех госархивов); акты о выделении к уничтожению документов и дел фондов I категории (для республиканских госархивов), независимо от времени образования документов, после усовершенствования или переработки описей дел; акты о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, и подробные справки о проведении розыска с дальнейшим представлением актов и справок на рассмотрение ЦЭМК;

- вопросы приема на постоянное хранение документов личного происхождения;

- документы о результатах экспертизы ценности документов госархива;

- вопросы отнесения документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - НАФ) к категории особо ценных документов;

- вопросы отнесения особо ценных документов НАФ к категории уникальных документов;

- вопросы оценки стоимости документов НАФ, имеющих категории уникальных документов, особо ценных документов;

- документы о результатах экспертизы ценности библиотечного и справочно-информационного фондов госархива.[7]

ЭМК для решения стоящих перед ней задач имеет право:

- утверждать: описи дел постоянного хранения фондов госархива; описи дел постоянного хранения организаций; описи особо ценных дел фондов госархива; описи дел личного происхождения; акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов госархива, не подлежащих хранению;

- согласовывать: списки № 1 и №2; список граждан-источников комплектования госархива; дополнения и изменения к спискам № 1 и № 2; проекты локальных нормативных правовых актов и методических документов организаций и госархива в сфере архивного дела и делопроизводства; описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу; сдаточные (расценочные) описи на документы личного происхождения; акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, с отметкой «ЭПК»;

- приглашать на заседания работников госархива, организаций, представивших документы на рассмотрение ЭМК, а также других организаций в качестве консультантов;

- заслушивать на заседаниях ЭМК отчеты о работе ЦЭК (ЭК) организаций;

- требовать: от исполнителей - своевременного представления проектов документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭМК, заключений, отзывов на них в установленные сроки; от организаций - принятия мер по розыску недостающих дел постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей организаций о причинах отсутствия (утраты, незаконного уничтожения) документов;

- возвращать на доработку некачественно подготовленные проекты документов, рассмотренных ЭМК.

ЭМК организует свою работу в соответствии с годовыми планами работы госархива. Вопросы, подлежащие рассмотрению на заседаниях ЭМК, включаются в планы работы структурных подразделений госархива.

Заседания ЭМК проводятся не реже одного раза в месяц. Председатель ЭМК имеет право созывать внеплановые заседания, если возникнут вопросы, требующие оперативного решения. Заседание ЭМК считается правомочным, если в нем принимает участие не менее половины ее членов. Решения ЭМК принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭМК.

В случае несогласия члена ЭМК с принятым решением, он имеет право высказать особое мнение, которое вносится в протокол.

Секретарь ЭМК обеспечивает своевременную подготовку документов для рассмотрения и созыв заседаний в установленные сроки. Документы для рассмотрения на заседании ЭМК с заключениями на них представляются секретарю не позднее 5 дней до ее заседания в бумажном и электронном виде. Замечания и предложения на документы оформляются письменно и подаются секретарю ЭМК в бумажном и электронном виде.

Доработанные по замечаниям и предложениям проекты документов повторно представляются на заседание ЭМК либо рассматриваются в рабочем порядке.

Заседания ЭМК оформляются протоколом. Протоколы заседаний ЭМК подписываются председателем, секретарем и утверждаются директором госархива.

Выписки из протоколов заседаний ЭМК направляются организациям, гражданам.

Контроль за выполнением принятых на заседаниях ЭМК решений осуществляет секретарь ЭМК.

ЭПК создается в главных управлениях юстиции областных и Минском городском исполнительных комитетах для рассмотрения и решения научно-методических и практических вопросов по архивному делу и делопроизводству.

ЭМК создается в государственных архивах для рассмотрения и решения научно-методических и практических вопросов по архивному делу и делопроизводству.

ЭПК и ЭМК являются научно-совещательными органами.

ЭПК организует свою работу в соответствии с годовыми планами работы органа по архивам и делопроизводству.

ЭМК организует свою работу в соответствии с годовыми планами работы государственного архива.

Их заседания проводятся не реже одного раза в месяц, но могут созываться внеплановые заседания, если возникнут вопросы, требующие оперативного решения.



Глава 3. Постоянно действующая экспертная комиссия ОАО «Кузлитмаш»

3.1 Порядок создания, функции, права и обязанности

Открытое Акционерное Общество «Кузлитмаш» ведет свою историю с 1971 года, когда в соответствии с приказом Минстанкинпрома бывшего СССР было начато строительство завода унифицированных и специальных узлов для литейных автоматических линий, первого из предприятий станкостроительного комплекса, создание которого было запланировано в г. Пинске. Первая очередь завода была введена в эксплуатацию уже с января 1974 года.

Параллельно со становлением завода (впоследствии - производственного объединения по выпуску литейного оборудования) рядом осуществлялось строительство второго предприятия станкостроительного комплекса в г. Пинске - завода кузнечно-прессовых автоматических линий, первая очередь которого была сдана в 1975 году.

В соответствии с приказом Министра станкостроительной и инструментальной промышленности СССР № 298 от 18 июля 1985 года произошло объединение двух предприятий. Новое предприятие стало называться производственным объединением «Кузлитмаш».

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14 октября 1991 года № 385 предприятие передано в собственность Республики Беларусь и находится в ведении Министерства промышленности Республики Беларусь.

Предприятие зарегистрировано решением Брестского облисполкома от 14.02.2000 № 108, свидетельство о государственной регистрации № 200182698 от 23.02.2000, УНП 200182698.

С 2010 года предприятие преобразовано в Открытое акционерное общество «Кузлитмаш».

Приказом Министерства промышленности Республики Беларусь №110 от 02.03.2011 ОАО «Кузлитмаш» вошло в состав ПО "Белорусский автомобильный завод".

25 сентября 2012 года Министерство экономики Республики Беларусь зарегистрировало холдинг «БЕЛАЗ-ХОЛДИНГ» с управляющей компанией холдинга открытым акционерным обществом «Белорусский автомобильный завод». ОАО «Кузлитмаш» стало участником холдинга.

Открытое Акционерное Общество «Кузлитмаш» сегодня - это более 800 высококвалифицированных рабочих и инженерно-технических работников, 86 тыс. кв. м производственных площадей, более 600 единиц металлорежущего оборудования, обеспечивающего выполнение токарных, расточных, сверлильных, плоско-, кругло-, и внутришлифовальных, фрезерных и зубофрезерных, долбежных отрезных и заточных работ. На предприятии имеются также гальваническое, инструментальное, электротехническое производства и производство по промышленной обработке резины и пластмасс.

Научно-технический и производственный потенциал предприятия делает возможным выпуск продукции для многих отраслей промышленности.

В настоящее время завод делает ставку на увеличение выпуска традиционной продукции, в частности, освоение новых видов наукоемкой продукции.

Согласно Положению о постоянно действующей экспертной комиссии (далее - ЭК) утвержденному директором Пинского предприятия «Кузлитмаш» В.А.Носову от 10.02.1998 для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в обществе и отбору их на архивное хранение или уничтожение создана постоянно действующая ЭК. (Приложение 1)

Постоянно действующая ЭК назначается директором общества из числа наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии включаются работник делопроизводственной службы и архивариус общества. Секретарем комиссии назначается работник делопроизводственной службы или архивариус общества.

Согласно приказу и. о. генерального директора Пинского республиканского унитарного машиностроительного предприятия «Кузлитмаш» № 839 от 12.10.2010 в состав постоянно действующей ЭК входят:

- председатель комиссии заместитель генерального директора по экономике и финансам;

- члены комиссии главный бухгалтер;

начальник отдела кадров;

начальник СБиР;

ведущий юрисконсульт юр. отдела;

заведующая канцелярией;

- секретарь комиссии заведующая архивом. (Приложение 2)

ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их директором общества, а в необходимых случаях и зонального государственного архива в г. Пинске.

В своей работе ЭК руководствуется законодательством Республики Беларусь, Законом о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, типовыми и ведомственными перечнями документов, положением об ЭК общества.

ЭК ОАО «Кузлитмаш» осуществляет следующие функции:

- организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом ежегодный отбор документов общества для дальнейшего хранения и уничтожения, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве общества;

- рассматривает и выносит решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке: графиков по подготовке и передаче документов на государственное хранение; сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел временного (свыше 10 лет) хранения; перечней, проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного хранения; актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве общества документов, сроки хранения которых истекли;

- принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учреждения, методических пособий по организации документов в делопроизводстве, экспертиз их ценности и подготовке документов для последующего хранения;

- рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, выносит решения на утверждение зонального государственного архива в г. Пинске;

- обеспечивает проведение инструктажа и консультаций работников общества по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на дальнейшее хранение.

Задачами архива организации являются:

- комплектование архива документами;

- учет и обеспечение сохранности документов;

- обеспечение использования документов;

- подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь;

- осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела и ведения делопроизводства в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях - источниках комплектования архива.[9]

ЭК общества представляется право:

- в соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям общества и соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на архивное хранение;

- требовать от руководителей структурных подразделений общества розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на хранение в государственный архив и представления письменного объяснения в случае их утраты;

- запрашивать от структурных подразделений общества сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов;

- заслушивать на своих заседаниях информации руководителей делопроизводственной службы и архива общества о качестве оформления документов и формировании дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов соответствующих организаций, а в случае необходимости - работников зонального государственного архива;

- принимать участие в организации и проведении отраслевых и региональных общественных смотров и проверок состояния делопроизводства и архивов;

- информировать руководство учреждения по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с ЭПК зонального государственного архива и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

Экспертная комиссия работает по плану, утвержденному директором общества и отчитывается перед ним о своей работе.

Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.

Решения ЭК принимаются большинством голосов, заседания ЭК протоколируются.

Обязательному утверждению зональным государственным архивом в г. Пинске подлежат: предложения ЭК об одобрении описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения документов; предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и примерными номенклатурами дел.

Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.

3.2 Рекомендации по улучшению работы постоянно действующей экспертной комиссии ОАО «Кузлитмаш»

Не смотря на то, что в обществе создана постоянно действующая экспертная комиссия и для ее работы есть все необходимые условия, в том числе и новые нормативные документы, функционирует комиссия, в основном только на бумаге. Заседания комиссии должным образом не проводятся, все решения принимают работник архивной службы опираясь на свое мнение и нормативную базу по архивному делу и делопроизводству.

В связи с недостаточной разъяснительной работой по ведению делопроизводства в архив общества на хранение поступают документы и дела оформленные с нарушением требований СТБ 6.38-2004. По этой же причине работники и руководители структурных подразделений систематически нарушаются сроки составления номенклатуры дел структурных подразделений, сроки и порядок сдачи дел в архив общества.

Предлагаю заведующей канцелярией и архивариусу совместно с отделом технического контроля и управления качеством разработать альбом форм организационно-распорядительных документов общества, методические рекомендации по их оформлению.

Секретарю приемной руководителя и заведующей канцелярии не принимать на подпись и отправку документы оформленные с нарушением требований СТБ 6.38-2004, а архивариусу не принимать на архивное хранение документы и дела.

В связи с тем, что с момента утверждения Положения о постоянно действующей экспертной комиссии уже несколько раз поменялись не только директора, но и юридическое название организации, нормативная база по архивному делу и делопроизводству переработать данное положение.

На основании новых структуры и штатного расписания общества, сменой директора и юридического названия организации обновить приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии общества.

Рекомендую дирекции общества специальным документом ввести административную, уголовную ответственность за нарушение законодательства по архивному делу и делопроизводству.



Заключение

Центральная экспертно-методическая комиссия является главной экспертной комиссией в структуре экспертных комиссий. Она создается при Департаменте по архивам и делопроизводству при Министерстве юстиций Республики Беларусь для научно-методических и практических вопросов по архивному делу и делопроизводству.

Центральная экспертная комиссия создается при Министерствах и ведомствах всех отраслей деятельности Республики Беларусь для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке на архивное хранение документов, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий подведомственных организаций.