Анализ организационной структуры управления гостинично-ресторанным комплексом показал, что она соответствует необходимому уровню в целом, но для того, чтобы предложить рекомендации по совершенствованию управления комплексом необходимо проанализировать его управленческую деятельность. Для этого предлагается рассмотреть функции и должностные обязанности каждого сотрудника, процесс их взаимодействия в работе комплекса.

Генеральный директор задает направление деятельности согласно финансовому и производственному плану, отдает распоряжения в письменной форме (приказы) управляющему об изменении стандартов обслуживания, стандартов качества, ценовой политики и т. д., проводит совещания в головном офисе.

Управляющий занимается как своей работой - обеспечивает хозяйственную деятельность гостиничного предприятия согласно установленным стандартам, так и выполняет функции директора в ее отсутствие: контролирует деятельность ГРК в целом, следит за выполнением финансового плана, просматривая отчеты бухгалтерии, заключает договора с партнерами, собирает совещания, воплощает в жизнь изменение стандартов обслуживания путем письменных распоряжений и прямого контроля их исполнения, контролирует деятельность ГРК, выслушивая устные доклады сотрудников. В связи с постоянной занятостью редко бывает на месте. Управляющий один раз в неделю организовывает совещания, выслушивая устные отчеты и отдавая распоряжения на текущую неделю.

Инспектор отдела кадров управляет кадрами, организует и направляет эффективный и своевременный прием на работу всех служащих, необходимых для ГРК, принимает заявки от начальников служб по удовлетворению нужд по приему на работу новых служащих, получает от управляющего список вакантных должностей, на которые необходимо принять работников в ГРК. Собеседования проводятся в устной форме. При найме новых сотрудников заключается трудовой договор.

Главный бухгалтер планирует, организует, руководит и контролирует деятельность, определяющую эффективную организацию отдела с тем, чтобы включить функции производственной бухгалтерии, общего учета, фонда заработной платы, разработки плана, смет и финансового планирования, использования систем обработки данных, использование рациональной организации труда, дает письменные обоснованные рекомендации относительно экономической обоснованности различных программ и проектов. Данный работник обеспечивает необходимый финансовый учет и контроль предприятия, ведя документальный учет, контролирует наличие денег в кассе кассира.

Бухгалтер осуществляет контроль надлежащего ведения бухгалтерских книг, оказывает помощь в подготовке отчетов главному бухгалтеру, занимается сбором данных в виде финансовых отчетов, прогнозов и специальных отчетов, а также их анализом, обеспечивает расчет с поставщиками, подводит баланс в конце каждого месяца, составляет ежедневный баланс по книге проживающих в гостинице, информирует начальника отдела о недостатках контроля, имеющихся трудностях и происшествиях.

Кассир ежедневно получает, проверяет, сводит и готовит к внесению в депозит всю выручку наличными деньгами, ведет необходимый учет для отчетности по этим функциям, несет ответственность за своевременное и эффективное получение и подготовку к внесению в депозит всех поступлений наличными и чеками, предоставляет главному бухгалтеру точные данные по ведению наличности в виде отчетов.

Старший администратор службы приема и размещения отвечает за руководство работниками службы приема и размещения гостиницы, контроль ведения книги номерного фонда. Непосредственно контролирует дежурного администратора, старшую горничную, дает горничным задания в устной форме.

Дежурный администратор занимается регистрацией гостей, распределением и закреплением номеров, предварительным бронированием, предоставлением дополнительных услуг гостям, информированием горничных об освободившихся номерах. Он отчитывается перед старшим администратором, демонстрируя книгу номерного фонда, а также докладывая об инцидентах в устной форме.

Старшая горничная обеспечивает посредством контроля чистоту, надлежащее техническое состояние в номерах, ванных, коридорах и служебных помещениях в соответствии со стандартами обслуживания, организует и контролирует ежедневную, еженедельно и периодическую уборку, распределяет объем работ между ними на текущий момент. Она отчитывается перед старшим администратором службы приема и размещения о сделанной работе в устной форме. В случае нехватки расходных материалов подает письменное заявление старшему администратору службы приема и размещения.

Горничная убирает порученное число номеров, ванных и коридоров в соответствии со стандартами чистоты и гигиены, установленными в гостинице. Подает заявки на нехватку расходных материалов старшей горничной.

Администратор хозяйственной службы осуществляет надзор содержания и внешнего вида номеров и общественных помещений, следит за тем, чтобы весь административно - хозяйственный персонал выполнял свои обязанности в соответствии со стандартами гостиниц, несет ответственность за все функции гостиницы, связанные с хозяйственной деятельностью (стиркой белья, уборкой внешней территории и помещений), получает устные распоряжения напрямую от управляющего. Анализирует заявки других служб и в случае недостатка инвентаря или расходных материалов пишет заявку управляющему на их получение, который, в свою очередь, выписывает наряд на покупку средств. Администратор хозяйственной службы дает задания прачечной и распределяет работу на территории между дворниками. Приказы отдаются в устной форме.

Работник прачечной обеспечивает быстрое и эффективное обслуживание комплекса в виде глажки, стирки, ремонта белья, а также исполнения заказов на ремонт одежды. Заказы получают в виде ордеров от администратора хозяйственной службы, передаваемых ему администратором службы приема и размещения. Отчет перед администратором хозяйственной службы осуществляется в виде возвращения ордеров после выполнения заказа, а также соответствующей пометкой в журнале.

Дворник обеспечивает уборку территории в соответствии со стандартами обслуживания и распоряжениями администратора хозяйственной службы. Отчитывается перед администратором хозяйственной службы в устной форме.

Начальник охраны постоянно обеспечивает безопасность гостей и служащих гостиницы, отвечает за патрулирование гостиницы и ее территории, обеспечивает связь с пожарными, полицейскими, органами безопасности, следит за работой службы охраны. Он знакомит каждого сотрудника службы с письменными инструкциями, чтобы каждый охранник четко знал свои обязанности. Начальник охраны подает письменные отчеты о произошедшем за неделю управляющему.

Охранник осуществляет обеспечение безопасности комплекса согласно предписаниям и должностным инструкциям. Также исполняют функции носильщиков. Отчитываются перед начальником охраны в устной форме.

Директор трактира обеспечивает работу ресторана, осуществляя руководство, общее наблюдение и контроль с целью достижения соответствующего уровня обслуживания, действуя в рамках установленного бюджета на доходы и расходы, готовит расписание дежурств и организует смены, чтобы обеспечить полный комплект персонала, проводит инструктаж перед началом работ, нанимает и увольняет сотрудников, осуществляя контакт с отделом кадров в виде отчетов, также отчитывается непосредственно перед управляющим, представляет ей письменные отчеты за месяц.

Шеф-повар обеспечивает приготовление пищи и оформление блюд на кухне в соответствии с установленными и финансовыми нормами, отвечает за руководство и координацию операций, связанных с приготовлением пищи и оформлении блюд, контролирует выполнение требований, технологий и процесса приготовления пищи, следит за рабочим состоянием кухонного оборудования, непосредственно регулирует деятельность поваров, помощников поваров, работников кухни. Он распределяет задания на текущий момент между ними в устной форме. В случае нехватки продуктов подает письменное заявление директору ресторана, которое обрабатывается и передается экспедитору, он в свою очередь закупает продукты.

Экспедитор контролирует, регистрирует и наблюдает, отвечает за всю работу, связанную с получением продуктов, включая доставку до конечного пункта, а также отвечает за учет продуктов перед директором трактира путем предоставления накладных.

Повар контролирует и организует работу, обеспечивает приготовление пищи и приготовления блюд в соответствии с установленными формами, следит за поддержанием образцового порядка на всех участках кухни, несет ответственность за работу кухни в отсутствие шеф-повара. Контролируется шеф-поваром, получая устные распоряжения.

Помощник повара осуществляет технологическую обработку продуктов (чистка, варка продуктов и т.п.). Получает задания от поваров в устной форме.

Работник кухни осуществляет уборки кухни в соответствии с санитарными требованиями. Получает устные распоряжения от остального персонала кухни.

Метрдотель обеспечивает работу ресторана, осуществляя руководство, общее наблюдение и контроль с целью достижения соответствующего уровня обслуживания (т.е. замещает директора трактира в его отсутствие) непосредственно контролирует деятельность старшего официанта, отдавая устные распоряжения. Он отчитывается перед директором трактира в устной форме о проделанной работе и существующих проблемах.

Бармен обеспечивает четкое и вежливое обслуживание в баре гостей, действуя в рамках гостиничных и государственных правил, отвечает за приготовление напитков, точность и отчетность по расчетам с гостями, за внешний вид бара. Отчитывается перед метрдотелем, предоставляя отчеты о проданной продукции в виде чеков.

Старший официант обеспечивает контроль, координацию, руководство и помощь в обслуживании зала, обеспечивает высокий уровень обслуживания в результате быстро, вежливой и четкой работы, действуя в рамках установленных стандартов, бюджета и поставленных задач, контролирует и помогает в подаче блюд и напитков, определяет, подготовлена ли сервировка, следит за внешним видом официантов, координирует деятельность официантов, распределяя текущий объем работ между официантами, отдавая распоряжения в устной форме.

Официант обеспечивает четкое и вежливое при подаче блюд и напитков гостям ресторана, отвечает за сервировку столов, обеспечивая высокий уровень обслуживания гостей. Он получает устные распоряжения от старшего официанта или метрдотеля.

Главный инженер обеспечивает эксплуатацию здания и оборудования в соответствии с установленными стандартами в рамках сметных издержек, обеспечивает распределение ежедневных заказов на выполнение работ и их завершения в срок, составляет графики проведения работ по профилактическому ремонту, отдает распоряжения техникам и электрикам в устной форме, следит за тем, чтобы исполняемые работы соответствовали установленным, регистрирует необходимые данные в целях подготовки месячного отчета для предоставления его управляющему. Также он подает заявки администратору хозяйственной службы о необходимости получения расходных материалов и инструмента.

Электрик содержит в хорошем состоянии и производит ремонт всего электрооборудования и установок, обеспечивая их эффективную и надежную работу, осуществляет текущий ремонт электрооборудования, профилактический ремонт в соответствии с установленными графиками, замена расходных материалов (лампочек и т. п.), информирует главного инженера о неполадках в устной форме.

Техник выполняет задачи по выполнению мелких работ по ремонту в соответствии с установленными нормами и расписанием дежурств, выполняет задания по ремонту в соответствии с ежедневной нормой, следует технике безопасности, отчитывается перед главным инженером в устной форме.

Водитель исполняет заказы на извоз и доставку продуктов и материалов. Распоряжения от главного инженера получает в устной форме.

Продавец сувениров отчитывается перед управляющим посредством передачи чеков, которые далее передаются в бухгалтерию

Массажист, парикмахер, банщик получают распоряжения в устной форме от дежурного администратора. Отчет производится по журналу заказов, который заполняется дежурным администратором.

Таким образом, организационная структура управления гостинично-ресторанным комплексом является линейно-функциональной, линейный руководитель всю полноту власти берет на себя. При разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов ему помогают руководители подразделений. Несмотря на то что все руководители комплекса выполняют управленческие функции, нельзя сказать, что они занимаются одним и тем же видом трудовой деятельности. Отдельным руководителям приходится тратить время на координирование работы других руководителей, которые, в свою очередь, координируют работу менеджеров более низкого, и так до уровня руководителя, который координирует работу неуправленческого персонала -- людей, поиизводящих продукцию и оказывающих услуги.

В целом, в работе ГРК «Русский Дворик» горизонтальные связи не установлены, начальники служб перегружены, каждый заботится только о своей службе, часть персонала остается без контроля, проблемы служб выявляются только на собраниях, проводимых два раза в месяц, руководители служб высшего и среднего звена не перекладывают полномочия на сотрудников при большом объеме задач, большинство распоряжений отдается в устной форме, что усложняет как их исполнение, так и контроль, так как человеческая память не совершенна.

Ввиду большой загруженности высшего звена отсутствует должное внимание к персоналу, заслугам работников, присутствует напряженная атмосфера в коллективе.

На основе проведенного анализа можно предложить пути решения проблем, существующих в комплексе.

3 Разработка рекомендаций по совершенствованию управления гостинично - ресторанным комплексом «Русский Дворик»

3.1 Рекомендации по совершенствованию организационной структуры