Совершенствование организационной структуры управления гостиницы "Русь"

Служба приема и размещения.

От службы приема и размещения зависит первое впечатление, которое получает гость от гостиничного комплекса. Задача руководителя данной службы контролировать весь процесс приема и размещения гостей, умело разрешая конфликты, от которых может пострадать престиж гостиницы.

Данная служба занимается решением вопросов, связанных с приемом гостей, прибывающих в гостиницу, их регистрацией и размещением по номерам, оказанием различных услуг, отправкой их домой, и конечно же бронированием номеров. Перед руководством гостиницы всегда стоит проблема: пойти на риск двойного бронирования или остаться с недогруженным номерным фондом. Поэтому роль службы бронирования нельзя недооценивать.

Основными функциями службы приема и размещения являются:

· решение вопросов связанных с бронированием номеров;

· решение вопросов связанных с приемом, размещением и регистрацией гостей;

· решение вопросов связанных с выездом и выпиской гостей;



Рис.11. Организационная структура службы приема и размещения

Рассмотрев работу службы приема и размещения гостиницы "Русь" можно выделить что эта служба управляет отделами "Маркетинга и рекламы", "Торговой группой" и "Конференц зал". Управление этими службами вне компетенции этого отдела.

Бухгалтерский отдел.

Задачи бухгалтерского отдела:

1. Организация учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

2. Осуществление контроля за сохранностью собственности, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей, соблюдением строжайшего режима экономии и хозяйственного расчета.

Функции бухгалтерского отдела:

1. Достоверная и рациональная организация бухгалтерского учета, отвечающего требованиям оперативного руководства предприятием, и строгое соблюдение установленного правила ведения учета.

2. Внедрение передовых форм и методов бухгалтерского учета на основе широкого применения вычислительной техники.

3. Организация учета основных фондов, сырья, материалов, топлива, готовой продукции, денежных средств и других ценностей предприятия, издержек производства и обращения, исполнения смет расходов.

4. Организация расчетов по заработной плате с работниками предприятия.

5. Составление отчетных калькуляций себестоимости продукции, балансов и бухгалтерской отчетности.

6. Осуществление мероприятий по совершенствованию калькулирования себестоимости отдельных видов продукции, по внедрению нормативного метода учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции.

7. Своевременное начисление и контроль своевременности перечислений государственных налогов, отчислений от прибылей и других платежей в Государственный бюджет Украины, а также средств амортизационного фонда на финансирование затрат по капитальным вложениям и капитальному ремонту, своевременности погашения кредитов учреждений банков.

Рис.12. Организационная структура бухгалтерии

Служба питания.

Данная служба в гостиничном хозяйстве осуществляет свои функциональные действия в автономном режиме, но подчиняется графику заезда туристских групп. В ее организационно-производственные обязанности входит не только обслуживание туристов;, она обеспечивает проведение банкетов, презентаций, вечеров. Она формирует систему культуры питания и отдыха. Весь прейскурант служба питания доводит до потребителей в обязательном порядке.

Объектами службы питания считаются: оборудование кухни, рестораны, бары, кафе, служба банкетинга. Особенностью объектов службы питания является высокая степень надежности, что обеспечивает престижность гостиничного хозяйства, организационно-профессиональный уровень руководства данного подразделения. Служба питания при гостиницах - это обеспечение качественного приготовления пищи с ее разнообразным ассортиментом.

Задачи службы питания:

1) предоставить сбалансированное питание;

2) привлечь туристов к использованию дополнительных ресторанных услуг (формирование новых потребностей);

3) предоставить услуги по организации банкетных мероприятий с реализацией законов исключительного гостеприимства.

Рис.13. Организационная структура службы питания

Отдел кадров.

Кадровая служба решает вопросы подбора, расстановки и повышения квалификации кадров. В обязанности этого подразделения входит ведение личных дел всех сотрудников гостиницы.

Секретариат.

Секретариат занимается вопросами документационного и информационного обеспечения деятельности гостиничного комплекса.

Выделение "Прачечной" как самостоятельного отдела и подчинение ей поэтажных служб, нецелесообразно так как все они предназначении для обслуживания номерного фонда гостиницы.

Общий отдел.

В нем собрании совершенно разные, по своему назначению службы, работа которых зависит от других отделов. Это приводит к несогласованности действий всех служб этого отдела, и соответственно всей гостиницы.

Функциональные обязанности основных должностных лиц.

1. В функциональные обязанности директора входит:

· организует работу и обеспечивает экономическую эффективность деятельности гостиницы;

· осуществляет контроль за качеством обслуживания клиентов в соответствии с классом гостиницы, учетом, распределением и правильным использованием жилых номеров и свободных мест, а также соблюдением паспортного режима;

· направляет работу персонала и служб гостиницы на обеспечение сохранности и содержания в исправном состоянии помещений и имущества в соответствии с правилами и нормами эксплуатации, бесперебойной работы оборудования, благоустройства и комфортности, соблюдения санитарно-технических и противопожарных требований;

· обеспечивает рентабельное ведение гостиничного хозяйства, своевременное и качественное предоставление проживающим комплекса услуг;

· организует работу по профилактическому осмотру жилых номеров, подсобных и других помещений гостиницы, проведению капитального и текущего ремонта, по укреплению и развитию ее материально-технической базы, повышению уровня комфортабельности;

· обеспечивает ведение и своевременное представление установленной отчетности о результатах хозяйственно-финансовой деятельности гостиницы, уплате налогов и сборов;

· принимает меры по обеспечению гостиницы квалифицированным персоналом, правильному сочетанию экономических и административных методов руководства;

· осуществляет мероприятия по внедрению прогрессивных форм организации труда и обслуживания клиентов;

· способствует развитию коммерческой деятельности.

2. Главный бухгалтер имеет следующие функциональные обязанности:

· осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно - финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия;

· формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости;

· возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота;

· обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины;

· организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно - финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

3. Функциональными обязанностями менеджера отдела кадров являются:

· работа по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;

· организация разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников;

· принятие участия в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия;

· осуществление работы по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности;

· организация проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации;

· организация своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

4. Менеджер службы маркетинга выполняет следующие функциональные обязанности:

· осуществляет разработку маркетинговой политики на предприятии на основе анализа потребительских свойств производимой продукции и прогнозирования потребительского спроса и рыночной конъюнктуры;

· руководит проведением исследований основных факторов, формирующих динамику потребительского спроса на продукцию предприятия, соотношение спроса и предложения на аналогичные виды продукции, технических и иных потребительских качеств конкурирующей продукции;

· обеспечивает участие отдела в составлении перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, определении новых рынков сбыта и новых потребителей продукции;

· координирует деятельность всех функциональных подразделений по сбору и анализу коммерческо-экономической информации, созданию банка данных по маркетингу продукции предприятия (заявки на поставку, договоры на производство, наличие запасов, емкость рынка и т.п.);

· организует изучение мнения потребителей о выпускаемой предприятием продукции, его влияния на сбыт продукции и подготовку предложений по повышению ее конкурентоспособности и качества. Осуществляет контроль за своевременным устранением недостатков, указанных в поступающих от потребителей рекламациях и претензиях, мотивацией определенного отношения потребителей к продукции предприятия;

· готовит предложения по формированию фирменного стиля предприятия и фирменного оформления рекламной продукции. Осуществляет методическое руководство дилерской службой и ее обеспечение всей необходимой технической и рекламной документацией. Участвует совместно с другими отделами в разработке предложений и рекомендаций по изменению технических, экономических и других характеристик продукции с целью улучшения ее потребительских качеств и стимулирования сбыта.

5. Функциональными обязанностями администраторов являются:

· осуществление работы по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий;

· обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей;

· консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг;

· принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;

· рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно - технические мероприятия;

· осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании;

· обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории;

· контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены;

· информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации;

· обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия, учреждения, организации;

Недостатками структур такого типа являются:

· дублирование и несогласованность указаний и распоряжений;

· снижение ответственности исполнителей за работу в результате получения указаний одновременно от нескольких функциональных руководителей;

· отсутствие взаимопонимания между функциональными службами;

· длительная процедура принятия решений;

· трудности поддержания постоянных контактов между функциональными службами.

· слабое взаимодействие на горизонтальном уровне между производственными подразделениями;

· чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали;

· аккумулирование на верхнем уровне полномочий не только стратегических, но и оперативных задач.

Эти недостатки присуще и гостинице "Русь":

· все службы подчинены непосредственно директору, это требует высоких профессиональных навыков руководителя, так как он перегружен управленческими функциями и функциями контроля;

· службе "приема и размещения" и отделу "маркетинга и рекламы" необходим непосредственный руководитель;

· "технический отдел" подчинен непосредственно директору

· службы "прачечная", "горничных" и "flomen" не имеют конкретного руководства;

· нет "хозяйственной службы" и "службы питания"

Далее рассмотрим предложения по совершенствованию организационной структуры и системы управления.

2.3 Рекомендации по совершенствованию организационной структуры и штатной системы управления гостиницы "Русь"

Для совершенствования штатной системы управления необходимо:

1. Организовать работу трех заместителей, что позволит уменьшить непосредственную нагрузку директора:

· заместитель директора по коммерческому планированию

· заместитель директора по хозяйственному планированию

· заместитель директора по дополнительным услугам.

2. Открыть должности :

· менеджера отдела маркетинга и рекламы;

· менеджера службы питания;

· менеджера технического отдела;

· менеджер службы охраны и швейцаров.

Для совершенствования организационной структуры:

1. Ликвидировать общий отдел;

2. Создать службу питания;

3. В ведомство заместителя директора по коммерческому планированию перевести службу "Приема и размещения" и отдел "Маркетинга и рекламы";

4. В ведомство заместителя директора по хозяйственному планированию перевести "Технический отдел";

5. Создать "Хозяйственную службу" и подчинить ей заместителю директора по хозяйственному планированию;

6. В "Хозяйственную службу" перевести "Прачечную", службу "Горничных" и службу "Floomen";

7. В ведомство заместителя директора по дополнительным услугам перевести "Службу питания" и отдел "Красоты и здоровья".



Заключение

В ходе выполнения выпускной квалификационной работы изучены методики построения типовых организационных структур.

При изучении теоретических аспектов построения организационных структур были выявлены достоинства и недостатки различных типовых структур управления

Для гостиничного хозяйства наиболее приемлемы организационные структуры линейно-функционального и штабного типа.

Созданная в начале жизненного пути компании организационная структура - это не застывшая форма, подобная каркасу здания, а подвижный организм требующий постоянного наблюдения и изменений.

На организационную структуру влияет множество факторов, таких как:

· оперативность применения полномочий;

· возможности контроля над подчиненными;

· внешние факторы.

Откуда возникает необходимость постоянно корректировать организационную структуру.

В качестве объекта исследования для изучения построения организационной структуры, выбрана гостиница "Русь".

Проведенный анализ показал что организационная структура гостиницы "Русь" построена по линейно функциональному типу. Основным недостатком таких структур является четкое установление горизонтальные и вертикальных связей.

Поэтому мною были изучены функциональные связи между службами (отделами) и должностными лицами и выявлены следующие недостатки:

· все службы подчинены непосредственно директору, это требует высоких профессиональных навыков руководителя, так как он перегружен управленческими функциями и функциями контроля;

· службе "приема и размещения" и отделу "маркетинга и рекламы" необходим непосредственный руководитель;

· "технический отдел" подчинен непосредственно директору

· службы "прачечная", "горничных" и "flomen" не имеют конкретного руководства;

· нет "хозяйственной службы" и "службы питания"

Перечисленные недостатки влияют на:

· снижение производительности труда;

· соблюдение регламентов работы;

· качество предоставляемых услуг.

Что в конечном счете приводит к снижению выручки и прибыли

Для устранения указанных недостатков предлагается:

1. Организовать работу трех заместителей, что позволит уменьшить непосредственную нагрузку директора:

· заместитель директора по коммерческому планированию

· заместитель директора по хозяйственному планированию

· заместитель директора по дополнительным услугам.

2. Открыть должности :

· менеджера отдела маркетинга и рекламы;

· менеджера службы питания;

· менеджера технического отдела;

· менеджер службы охраны и швейцаров.

3. Ликвидировать общий отдел;

4. Создать службу питания;

5. В ведомство заместителя директора по коммерческому планированию перевести службу "Приема и размещения" и отдел "Маркетинга и рекламы";

6. В ведомство заместителя директора по хозяйственному планированию перевести "Технический отдел";

7. Создать "Хозяйственную службу" и подчинить ей заместителю директора по хозяйственному планированию;

8. В "Хозяйственную службу" перевести "Прачечную", службу "Горничных" и службу "Floomen";

9. В ведомство заместителя директора по дополнительным услугам перевести "Службу питания" и отдел "Красоты и здоровья".



Список литературы

1. Быкова А. Организационные структуры управления. - М.: ОЛМА-ПРЕСС Инвест: Ин-т экон. стратегий, 2008. - 160 с.

2. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2009.

3. Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 2005. - 704 с.

4. Основы теории управления: Учеб. пособие под ред. В.Н. Парахиной, Л.И. Ушвицкого. - Финансы и статистика, 2007. - 560 с.

5.Роббинс С.П., Коултер М. Менеджмент. - 6-е изд.: Пер. с англ. - М.: ИД "Вильямс", 2009. - 880 с.

6. Румянцева З.П. Общее управление организацией. Теория и практика: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 304 с.

7. Теория организации. (Учебное пособие) Смирнов Э.А. (2003, 248с.)

8. Теория организации. (Учебник) Латфуллин Г.Р., Райченко А.В. (2008, 395с.)

9. Тейлор Ф.У. Менеджмент. - М., 2007.

10. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.:ИНФРА-М, 2006. - 669 с.

11. Управленческие решения. (Учебное пособие) Злобина Н.В. (ТГТУ, 2007, 80с.)

12. Ховард К., Коротков Э. Принципы менеджмента. - М.: ИНФРА-М, 2005.

13. http://www.ufontana.com/russian/articles/features

14. http://www.bp-arkadia.ru/publication39.htm

15. http://ru.wikipedia.org/wiki/Структура_управления

Размещено на Allbest.ru