Рассмотрим все названные виды информации на примере организации подразделения крупного предприятия по связям с общественностью.

Для осуществления деятельности по связям с общественностью необходимо, чтобы она заняла определенное место в любой организации. Голландский исследователь Д. Ван дер Лаан выделяет два вида отдела по связям с общественностью в современной Европе. Деятельность первых реализуется при достижении целей организации и представлена классическими стратегическими службами public relations. Их работа направлена на увеличение открытости организации для внутренней и внешней общественности. Деятельность второго вида служб направлена на исполнение и коммуникационное обеспечение решений по созданию известности.

Определение места пресс-службы в современных коммерческих организациях отражает содержание новой концепции объединения всех коммуникационных отделов субъекта. Возможно слияние пресс-службы с отделом маркетинга в систему интегральной коммуникации или коммуникационного менеджмента.

Необходимость четкого определения места отдела по связям с общественностью в системе управления организацией обусловлена тем, что некоторые направления ее деятельности достаточно сложно отделить от функций и действий текущей работы предприятия. Так, например, внутрикорпоративная деятельность пресс-службы тесно связана со службой управления персоналом и службой психолога предприятия. Рассматривая соотношения маркетинга и связей с общественностью, следует учитывать, что некоторые их функции в организации бывает сложно разграничить, поэтому принятие правильного решения о взаимодействии этих функциональных областей служит основой их эффективного сосуществования.

При создании нового структурного подразделения в коммерческой организации, полностью не осознавая всю его значимость, а также его функциональное назначение, может возникнуть желание переправить в пресс-службу все вопросы и заявки, не вписывающиеся в проблематику других отделов, или таких вопросов, решение которых не дает ощутимых результатов. В этом случае первейшей задачей является объяснение другим сотрудникам организации назначение данного отдела и то, как он сочетается с другими подразделениями, в частности с отделом кадров, и отделом социальных вопросов, с отделом рекламы.

При организации пресс-службы можно руководствоваться тремя основными подходами. При использовании первого, пресс-служба создается как один из системообразующих элементов, в полном объеме выполняющий все функции связей с общественностью и рассматривающийся в качестве одного из механизмов по управлению деятельности компании и продвижению ее продукции на рынке.

Пресс-служба формируется в основном для выполнения чисто прикладных задач, сформулированных руководством компании по взаимодействию со СМИ и, главным образом, выполняет роль промежуточного звена по распространению информации о деятельности компании, в том случае, если выбран второй подход.

В третьем варианте работу пресс-службы компании выполняет профессиональная специализирующаяся фирма. От выбора какого-либо из этих трех вариантов напрямую будет зависеть характер функций пресс-службы, ее штатное расписание и бюджет по ее содержанию, а также, в немалой степени, и эффективность ее работы.

При организации пресс-службы по первому из приведенных вариантов она выполняет следующие основные задачи:

1. мониторинг публикаций о деятельности фирмы в периодической печати и информации, проходящей по радио и телевидению;

2. анализ публикаций на рынке с выработкой конкурентных предложений руководству по проведению тех или иных мероприятий;

3. разработка планов и стратегий информационной политики компании;

4. подготовка текстов заявлений руководства компании, пресс-релизов и оперативных сообщений пресс-службы;

5. организация интервью, пресс-конференций;

6. размещение прямой и косвенной рекламы в СМИ;

7. выпуск собственного печатного издания и т.д.

Наибольшего успеха пресс-служба добивается тогда, когда работа с информацией строится по замкнутой технологической цепочке под непосредственным контролем руководителя компании. При использовании такой полновесной схемы пресс-служба будет заниматься информационным обеспечением всех подразделений компании.

В современных условиях рыночных отношений все большее значение в процессе успешного функционирования коммерческой организации приобретает внеценовая конкуренция. В таких условиях основной целью деятельности пресс-службы является создание и поддержание управляемого образа организации (товара, услуги, лидера).

Отличием деятельности пресс-службы в коммерческой организации от пресс-службы государственных органов или общественных организаций является цель, которую они ставят в процессе функционирования. Пресс-служба коммерческой организации при достижении формирования управляемого имиджа организации, товара или услуги конечной целью ставит увеличение прибыли организации, путем создания положительного отношения к товару (услуге), фирме, ее руководителю, путем увеличения количества потребителей. Пресс-служба государственного органа (общественной организации) главной целью ставит перед собой создание управляемого имиджа организации, лидера для возможности управления общественным сознанием, обоснования принимаемых решений, поддержке того или иного кандидата на выборах.

Всеобщее признание института связей с общественностью является ответной реакцией бизнеса на вызов времени, усложнение процессов общественной жизни. Внимание коммерческих структур к вопросам связей с общественностью свидетельствует об осознании того, что хорошие отношения с окружающей общественностью, внешним миром всегда полезны и выгодны.

Мотивация создания и более активного использования пресс-служб в структуре компаний имеет ряд оснований.

Во-первых, бизнес сегодня рассматривает связи с общественностью не как инструмент создания паблисити или односторонней коммуникации, а как процесс диалога и достижения компромисса с ключевыми для себя группами общества, как новый подход к налаживанию плодотворных отношений со стратегически важными группами общественности.

Во-вторых, распространенным стал прагматический подход к связям с общественностью, использования PR-инструментария как средства повышения эффективности бизнеса. Распространенным стало мнение, что связи с общественностью помогают корпорациям налаживать коммуникации, которые:

А) экономят средства, ранее шедшие на устранение конфликтов с государственными органами, судебные разбирательства и противостояния, преодоление различных форм давления;

Б) позволяют избегать потерь в прибылях вследствие натянутых отношений с общественностью, часто имеющие такие последствия как организованные массовые действия против компании;

В) помогают получить прибыль с помощью налаживания контактов с донорами, клиентами и законодателями.

Руководство коммерческих компаний на современном этапе ожидает от специалистов по связям с общественностью помощи в разработке стратегии взаимодействия с различными группами общественности, причем стратегии, базирующейся на научных исследованиях и двусторонней коммуникацией с ключевой общественностью Бухалков М.И. Внутрифирменное планирование. М. ИНФРА-М, 2003 - С.152.

Современные экономические условия предъявляют особые требования к качеству управления бизнесом. Поэтому сегодня актуальной задачей для любого предприятия является правильный выбор информационной политики, поскольку постоянно меняющиеся условия внешней среды превратили информацию в рыночный продукт, приобретающий все большее значение в управлении хозяйственных процессов. Желая повысить конкурентоспособность продукции и обеспечить рост доходов, российским предприятиям приходится осваивать новые информационные технологии, используя в повседневной работе компьютеры и специализированные программы. Более того, сегодня успешное ведение дел практически невозможно без всесторонней информационной и аналитической поддержки руководства предприятия, оказываемой на всех этапах его работы, - начиная с момента принятия управленческих решений и заканчивая анализом их результатов.

Однако развитию и совершенствованию информационных систем управления деятельностью предприятий с помощью соответствующих технологий пока отводится второстепенная роль. Хотя очевидно, что в условиях создаваемой информационной перегрузки руководителям различных уровней управления постоянно приходится решать острые и многоаспектные проблемы, что, в свою очередь, характеризуется невозможностью принятия взвешенных и рациональных решений. В то же время приобретение программного продукта, предназначенного для решения узкого круга учетных задач, как правило, не способствует реальному повышению качества ведения бизнеса на предприятии. Поэтому медленность внедрения на предприятий информационно-аналитических технологий заметно влияет на процесс управления и выработку решений в каждой конкретной предметной области, работа в которых сейчас немыслима без использования соответствующей аналитической и прогнозной информации. Для многих предприятий внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. При этом важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных мер. Кроме того, информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений. Причем содержание каждой конкретной информации определяется действительными потребностями управленческих звеньев, участвующих в подготовке соответствующих решений. Поэтому одной из главных задач любого предприятия в настоящее время является развитие и совершенствование внутрифирменной информационной системы, что позволит существенно повысить организацию и управление процесса производства, а также принятие управленческих решений для обеспечения эффективного функционирования предприятия в современных экономических условиях Захаров В. Интеллектуальные технологии в современных системах управления // Проблемы теории и практики управления, 2005, № 4 - С. 97.

Заключение

На основании изложенного выше можно сделать следующие выводы:

1. по ценности и времени различают информацию предварительную (необработанную), текущую (постоянно изменяющуюся) и перспективную (возможную для использования в стратегическом планировании);

2. по отношению к среде информацию различают внешнюю и внутреннюю. Первая охватывает процессы внешней среды, вторая - собственно процессы в пределах организации.

Экономическая информация характеризуется большим объемом, многократным использованием, обновлением и преобразованием, многообразием ее источников и потребителей, большим числом логических операций и специфических математических расчетов для получения многих видов результатной информации. Эти ее свойства предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники и, прежде всего, компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработке, что, в свою очередь, требует умения определять структуру и объемы перерабатываемой информации. Повышению эффективности и качества управления способствует создание автоматизированных информационных систем. Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

Структура экономической информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием. Под информационной совокупностью понимают группу данных, характеризующих объект, процесс, операцию. Изучение экономической информации в различных аспектах дает возможность выявить состав информационных совокупностей и их структуру, закономерности преобразования, объемно-временные и качественные характеристики (полноту, достоверность, своевременность, точность), а также способы их получения, обработки, защиты и последующего использования.

Движение экономической информации от одного подразделения к другому приобретает вид информационного потока. Информационные потоки занимают важнейшее место в структуре управления, это ее связующая нить. Чтобы решить обозначенную выше проблему эффективного владения информацией, необходимо осуществлять мероприятия по оптимизации информационных потоков. При этом к информации предъявляется большое количество требований, а важнейшая роль отводится экономической информации.

Функции информационных потоков определяются функциями самого управления как обеспечивающие его осуществление. До тех пор, пока мы рассматриваем информационный ресурс лишь как элемент системы управления, можно обозначить одну его главную самостоятельную функцию - обеспечение управления достоверной информацией, т.е. передача информации. Функционирование потоков экономической информации предполагает их движение в определенном соответствии с организационной структурой управления. Детальный анализ структуры позволит выявить опорные пункты, где будет фиксироваться (накапливаться) необходимая для управления экономическая информация.

Список использованной литературы

1. Баканов М.И., Шеремет А.Д. Экономический анализ. М.: Финансы и статистика, 2002 - 288 с.

2. Бухалков М.И. Внутрифирменное планирование. М. ИНФРА-М, 2003 - 400 с.

3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М.: Экономист, 2004 - 528 с.

4. Захаров В. Базовые архитектуры интеллектуальных систем управления //Проблемы теории и практики управления, 2005, № 5.- С. 106 - 112.

5. Захаров В. Влияние информационных технологий на развитие фирмы //Проблемы теории и практики управления, 2005, № 5.- С. 113 - 120.

6. Захаров В. Интеллектуальные технологии в современных системах управления // Проблемы теории и практики управления, 2005, № 4 - С. 96 - 100.

7. Мардас А.Н., Мардас О.А. Организационный менеджмент. СПб.: Питер, 2003 - 336 с.

8. Организация производства и управления предприятием / под редакцией О.Г. Туровца. М.: «ИНФРА-М», 2003 - 528 с.

9. Переверзев М.П., Шайденко Н.А., Басовицкий Л.Е. Менеджмент. М.: «ИНФРА-М», 2002 - 288 с.

10. Сатонин П., Кафиатуллин Р. Управление проектом: опыт экстремального внедрения в регионе // Проблемы теории и практики управления, 2005, № 5, с. 101 - 105.

11. Хруцкий В.Е., Корнеева И.В. Современный маркетинг. М.: «Финансы и статистика», 2001 - 288 с.

Размещено на Allbest.ru