Иногда выясняется, что сотрудник затратил время на решение определенных задач, не подумав о том, что результаты этих задач могут понадобиться еще не скоро. Например, вместо того чтобы в начале рабочего дня просматривать всю корреспонденцию, гораздо эффективнее поручить секретарю рассортировать письма и документы и предоставлять информацию по тому или иному вопросу именно в тот момент, когда этот вопрос становится актуальным. В первую очередь нужно выполнять самую важную работу и тратить свое время на решение приоритетных задач.

Проанализировав свои трудовые привычки, определив способы их усовершенствования и разработав новую, более оптимальную схему планирования своего рабочего времени, сотрудник получает реальную возможность для повышения эффективности своей деятельности и открывает для себя новые перспективы дальнейшего профессионального роста.

Методы минимизации потери персонального времени. В процессе анализа и разработки новых, более эффективных способов использования рабочего времени необходимо принимать во внимание некоторые практические рекомендации, позволяющие снизить потери времени.

1. В данное время занимайтся только одним делом. Полное сосредоточение на конкретном вопросе позволит решить его быстро и с максимальным количеством полезных результатов.

2. Несложные, ежедневно повторяющиеся дела доведить до автоматизма.

3. Не стоит тратить время, чтобы доводить до совершенства то, что может быть использовано и в черновом варианте.

4. Эффективный начальник - эффективный подчиненный. Даже если начальник сумел найти идеальную формулу рабочего дня и ни одной минуты его времени не пропадает даром, это ничего не даст при плохой работе его подчиненных. Поэтому, воспитывая себя, руководитель параллельно должен воспитывать своих подчиненных, приучая их более эффективно справляться со своими обязанностями.

5. Приступая к очередному делу, менеджер должен четко представлять себе допустимую степень его законченности.

6. Спокойное, размеренное выполнение запланированных заданий - залог успешного достижения намеченных результатов.

7. Активнее использовать оргтехнику.

8. Планировать отдых. Отдыхать и расслабляться нужно тогда, когда устали, а не тогда, когда появится возможность.

9. Согласовывать расписание. Планируя рабочее время, не следует забывать и о времени других.

10. Умейть сказать «нет». Отзывчивость - прекрасное качество, но человек, которого отрывают от работы по каждому пустяку, никогда не выполнит тех задач, для которых он поставлен на это место.

11. Любить порядок

12. Всегда ставить перед собой цель - это главная рекомендация по эффективному использованию времени. Приступая к выполнению работы, необходимо знать точный ответ на вопрос, зачем это нужно сделать.

Использование ИТ - технологий в управлении временем. Для оценки успешности реализации стратегии в области розничного бизнеса Банк установил контрольные показатели, характеризующие: качество обслуживания (время обслуживания, время принятия решения о выдаче кредита и т.п.), производительность труда сотрудников (показатели в расчете на одного сотрудника - количество операций, кредитных договоров и т.п.) и др.

К 2013 году ОАО «Альфа-Банк» завершил работу по выравниванию ландшафта приложений и сближению характеристик используемых систем, что создало предпосылки для перехода в на единую информационную платформу. Упрощенный ландшафт будущих ИТ-приложений ОАО «Альфа-Банк» представляет собой единую основную банковскую систему, объединяющую приложения, используемые корпоративным, розничным и операционным блоком, вокруг которой выстраиваются системы фронт-офиса, CRM (customer relationship management) - управление взаимоотношениями, ERP (enterprise resource planning) - система планирования и управления ресурсами предприятия, MIS (management information system) - управленческая информационная система, управления рисками с использованием единого хранилища данных. Таким образом, на пятилетнем горизонте будут сформированы сквозные системы отчетности и управления отношениями с клиентами (MDM - (master data management) - система обеспечения уникальности данных, DWH - (data warehouse) - хранилище данных, CRM), позволяющие Банку знать своих клиентов, последовательно улучшать предложение и расширять продажи продуктов и услуг, совершенствовать качество клиентского обслуживания.

Стратегия ОАО «Альфа-Банк» в сфере развития информационных технологий предполагает поэтапный подход к совершенствованию ИТ-архитектуры и приоритезацию проектов исходя из анализа соотношения сложности и рисков реализации, с одной стороны, и значимости для деятельности Банка - с другой. Таким образом, в первую очередь будут внедряться тактические решения в области основных приложений, предусматривающие повышение эффективности бизнеса в краткосрочной перспективе при ограниченном изменении существующих систем. Увеличение эффективности работы по модернизации информационных технологий в Банке будет подкреплено использованием новых организационно-управленческих подходов. Предполагается изменение организационной структуры информационно-технологических служб в сторону усиления специализации и разделения полномочий: планируется выделить проектный центр и отдельные подразделения, отвечающие за разработку ИТ-стратегии и архитектуры, за развитие электронных каналов сбыта, за осуществление закупок. Важным шагом к повышению результативности и качества работы информационно-технологических служб станет внедрение проектных методов управления и усиление ответственности бизнеса как за постановку ИТ-задач и разработку функциональных требований, так и за приоритезацию проектов.

В рамках повышения эффективности капитальных затрат и для обеспечения перехода к единым информационным стандартам Банк прорабатывает вопрос о консолидации большого числа существующих территориально распределенных центров обработки данных (ЦОДов) в два мега-ЦОДа - основной и резервный.

Потенциально консолидация ЦОДов предполагает ряд преимуществ для развития бизнеса, включая качественное улучшение поддержки будущего роста объема и количества операций, повышение эффективности работы за счет использования эффекта масштаба и консолидации информации со всей территории России, повышение качества ИТ-обслуживания в долго срочной перспективе. Решения, внедряемые в рамках развития информационных технологий, будут согласованы с идеологией ПСС, позволят обеспечить ее эффективное применение в других обеспечивающих и бизнесподразделениях Банка, а также и в самом блоке ИТ.

Оптимизация кредитной процедуры и построение электронного документооборота для всех кредитных заявок. Эти факторы являются необходимыми не только для эффективного функционирования кредитного процесса внутри Банка, но и для обеспечения прозрачности кредитных решений и эффективного взаимодействия между функцией управления рисками и клиентскими подразделениями Банка. Одним из элементов изменения кредитного процесса является разделение функций клиентской работы, кредитного анализа и оформления и сопровождения кредитных договоров.

3.3 Оценка эффективности предложенных мероприятий

В данной работе были предложены мероприятия по повышению эффективности организации рабочего времени персонала, и совершенствованию корпоративного стандарта по управлению временем. Для достижения стратегических целей, которые поставил перед собой ОАО «Альфа-Банк», необходимо внедрение результативной стратегии обучения персонала инструментам тайм-менеджмента. Обучение персонала могут проводить тренинговые агентства. Например, тренинг «Управление временем», который предлагает тренинговое агентство «Мастер класс», способствует систематизации знаний и в дальнейшем их применения. Времени всегда хватает тому, кто умеет его использовать.

Первым шагом корпоративного внедрения тайм-менеджмента всегда является обучение. Но обычный тренинг не дает максимального результата, если его не сопроводить определенными пред- и посттренинговыми мероприятиями, не сделать логичным элементом системы корпоративного обучения. В первой ступени обучения необходимо выделить четыре ключевых навыка, необходимых менеджерам: управленческое мастерство, переговоры, презентации и тайм-менеджмент. Участие в программе обучения должно быть не просто добровольным, но и в определенном смысле привилегией. Сотрудник компании должен обосновать необходимость своего участия в программе. Это существенно повышает мотивацию на обучение.

Участник после тренинга уже имеет четкий алгоритм действий. Через месяц после тренинга может проводится четырехчасовой посттренинг. На нем анализируются успехи и неудачи первого этапа применения тайм-менеджмента. Через несколько месяцев после курса участники могут написать эссе, отражающие изменения в организации их работы. Такая схема позволяет существенно повысить эффективность обучения. На каждом этапе сотрудник активно взаимодействует с его руководителем и ТМ-тренером, с тем чтобы все техники находили реальное применение. Одним из любопытных побочных эффектов обучения становится то, что руководители более высоких уровней, видя явные успехи подчиненных в организации времени, сами выражают желание поучаствовать в аналогичных тренингах.

Следующий шаг после организации системы обучения тайм-менеджменту - диагностика тайм-менеджмента в подразделениях и аттестация ТМ-навыков сотрудников. Диагностика проводится в форме анкетирования по нескольким ключевым критериям. Результатом является построение ТМ-профиля - простой диаграммы, которая отражает ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм-менеджмента.

Профиль строится на основе данных анкетирования команды менеджеров по трем основным направлениям внедрения тайм-менеджмента в компании: личный тайм-менеджмент - степень владения навыками тайм-менеджмента в среднем по данной группе менеджеров; командный тайм-менеджмент - качество ТМ-взаимодействия по горизонтали внутри команды; корпоративный тайм-менеджмент - качество ТМ-взаимодействия менеджера со своими подчиненными.

Рис. 3. Пример ТМ-профиля команды топ-менеджеров.

Даже поверхностный взгляд на построенный ТМ-профиль позволяет выявить приоритетные направления развития, актуальные проблемы для решения в ходе обучения тайм-менеджменту. Проведение повторного анкетирования после обучения позволяет оценить его эффективность. ТМ-диагностика позволяет оценить общую ситуацию с тайм-менеджментом в команде менеджеров. Одновременно или раздельно с ней может применяться методика ТМ-аттестации, служащая для оценки личных ТМ-навыков каждого руководителя или специалиста. В основу методики положены принципы «360-аттестации». Для аттестации применяется вопросник, который анонимно заполняют несколько коллег аттестуемого. Структура вопросов отражает структуру «ТМ-заповедей», что делает результаты ТМ-диагностики и ТМ-аттестации сопоставимыми и позволяет применять их в едином комплексе. Ключевым моментом аттестации является ознакомление сотрудника с результатами его оценки коллегами в форме структурированной беседы с его непосредственным руководителем. В ходе беседы заполняется личный план повышения эффективности, исполнение которого регулярно контролируется. Диагностикой и аттестацией внедрение тайм-менеджмента в компании может не ограничиваться. Для закрепления техник планирования времени могут разрабатываться корпоративные ТМ-стандарты.

Результаты внедрения стандартов тайм-менеджмента в организации приведены в таблице 2.

Таблица 2 - Результаты внедрения стандартов тайм-менеджмента

Техники планирования рабочего дня, расстановки приоритетов, долгосрочного планирования, обзора задач	Рост эффективности 5-15%. Выигрыш времени каждого сотрудника за счет снижения «поглотителей» может составлять до 1,5 - 2 часов в день. Минимум 60% рабочего времени забюджетировано и распланировано. Первостепенное внимание уделяется приоритетным задачам.
Техники самомотивации, целеполагания, управления рабочей нагрузкой, структурирования хаоса	Рост эффективности 3-10% Снижение расходов времени на управление информацией на 0.5 - 1 час в день Снижение ощущения перегруженности, «авральности» работы Повышение качества работы и мотивированности сотрудников за счет более эффективного управления рабочей нагрузкой
Технологии «компьютеризации» личной работы на Outlook / Lotus / SharePoint / MindManager	Рост эффективности 7-20% Уменьшение совокупного времени на согласование расписаний на 1.5-2 часа в неделю Уменьшение времени менеджера на контроль за счет использования Задач - 5-10% Увеличение исполнительской дисциплины за счет гарантии напоминания о сроках всех поручений - 10-20%
Технологии планирования, владение различными подходами к планированию, техники мониторинга проектов	Рост эффективности 5-15% Сведение всех накладок и несостыковок при планировании к минимуму. Снижение «авральности» работы за счет заблаговременности проведения всех необходимых мероприятий Повышение гибкости командной работы, адаптивности к неожиданным изменениям обстановки

Техники планирования рабочего дня, расстановки приоритетов, долгосрочного планирования, обзора задач:

Рост эффективности 5-15%. Выигрыш времени каждого сотрудника за счет снижения «поглотителей» может составлять до 1,5 - 2 часов в день. Минимум 60% рабочего времени забюджетировано и распланировано. Первостепенное внимание уделяется приоритетным задачам.

Техники самомотивации, целеполагания, управления рабочей нагрузкой, структурирования хаоса:

Рост эффективности 3-10%. Снижение расходов времени на управление информацией на 0.5 - 1 час в день. Снижение ощущения перегруженности, «авральности» работы. Повышение качества работы и мотивированности сотрудников за счет более эффективного управления рабочей нагрузкой.

Технологии «компьютеризации» личной работы на Outlook / Lotus / SharePoint / MindManager:

Рост эффективности 7-20%. Уменьшение совокупного времени на согласование расписаний на 1.5-2 часа в неделю. Уменьшение времени менеджера на контроль за счет использования Задач - 5-10%. Увеличение исполнительской дисциплины за счет гарантии напоминания о сроках всех поручений - 10-20%.

Технологии планирования, владение различными подходами к планированию, техники мониторинга проектов:

Рост эффективности 5-15%. Сведение всех накладок и несостыковок при планировании к минимуму. Снижение «авральности» работы за счет заблаговременности проведения всех необходимых мероприятий. Повышение гибкости командной работы, адаптивности к неожиданным изменениям обстановки.4. Тестовое задание на тему «Критерии определения размера заработной платы»

1. Назовите основные формы оплаты труда:

а) повременная, сдельная, аккордная

б) основная и дополнительная

в) простая повременная и простая сдельная

г) повременная и сдельная

Ответ а

2. При повременных формах оплата производится за:

а) определенное количество отработанного времени независимо от количества выполненных работ

б) число единиц изготовленной продукции и выполненных работ и, исходя их твердых сдельных расценок, установленных с учетом необходимой квалификации

в) за перевыполнение выработки и достижение определенных показателей (отсутствие брака, рекламации и т.п.)

г) число единиц изготовленной продукции и выполненных работ

Ответ а

3. При сдельно-прогрессивной системе оплата труда повышается за:

а) перевыполнение выработки и достижение определенных качественных показателей (отсутствие брака, рекламации ит.п.)

б) выработку сверх нормы

в) выполнение определенных стадий работы или производство определенного объема продукции

г) число единиц изготовленной продукции и выполненных работ

Ответ а

4. Тарифная система:

а) представляет собой совокупность нормативов, с помощью которых регулируется уровень зарплаты различных групп и категорий работников в зависимости от следующих условий: сложности выполняемой работы, условий труда, в том числе отклоняющихся от нормальных природно-климатических условий, в которых выполняется работа, интенсивность труда (совмещение профессий, руководство бригадой и др.), характер труда

б)предполагает определение размера заработной платы каждого работника в зависимости от конечного результата всего рабочего коллектива

в) предполагает ежемесячное определение размера должностного оклада работника в зависимости от уровня производительности труда на обслуживаемом участке при условии выполнения задания по выпуску продукции

г) нет верного ответа

Ответ а

5. К дополнительной заработной плате относятся:

а) премия за экономию материалов

б) выплаты за непроработанное время

в)заработная плата

г) все ответы верны

Ответ а

6. Лицевой счет открывается сроком на:

а) месяц

б) квартал

в) год

г) 10 лет

Ответ в

7. Учет отработанного времени, необходимого при начислении заработной платы, а также правильного определения средней численности работников на предприятии организуется:

а) в лицевом счете работника

б) в табеле учета рабочего времени (ф. № Т-12)

в) справке НДФЛ №2

г) нет верного ответа

Ответ б

8. Учет рабочего времени может быть:

а) полным и частичным

б) основным и дополнительным

в) поденным и суммированным

г) поденным и дополнительным

Ответ в

9. Численность работников постоянно должна уточняться на основании:

а) табелей учета рабочего времени

б) лицевых счетов

в) приказов (распоряжений) о приеме, переводе и увольнении

г) приказов (распоряжений) о приеме и увольнении

Ответ в

10. Обязательными удержаниями являются:

а) налог на доходы физических лиц по исполнительным листам и надписями нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц

б) ранее выданные плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период

в) погашение задолженности по подотчетным суммам

г) ранее выданные плановый аванс

Ответ а

11. Табель заполняется:

а) на всех работников, принятых на постоянную, сезонную или временную работу, сроком на один день и более, со дня зачисления, кроме принятых по договорам подряда

б) только на работников, принятых на постоянную работу

в) только на сезонных работников

г) нет верного ответа

Ответ а

12. В условиях мелкосерийного и индивидуального производства основным первичным документом по учету выработки является:

а) наряд на сдельную работу

б) маршрутные листы или карты

в) справке НДФЛ №2

г) нет верного ответа

Ответ а

13. Для расчета заработной платы работников, находящихся на повременной оплате труда, используются:

а) данные табелей учета отработанного времени

б) данные нарядов, рапортов, маршрутных листов

а) данные наряда на сдельную работу

б) данные маршрутных листов или карт

Ответ а

14. Какой метод ведения табеля учета рабочего времени существует:

а) метод основной и дополнительной регистрации явки на работу

б) метод сплошной регистрации явки на работу по табельной системе или метод регистрации отклонений

в) метод основной и метод регистрации отклонений

г) нет верного ответа

Ответ б

15. Поденный учет предусматривает:

а) подсчет отработанного времени в течение каждого дня и применяется в тех случаях, когда дневная продолжительность рабочего дня постоянна

б) суммирование рабочего времени за месяц

в) подсчет отработанного времени в течение каждого дня

г) нет верного ответа

Ответ а

Заключение

Управление временем - это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире. Самый главный принцип - это принцип целесообразности, который предполагает делать только то, что вам действительно необходимо, и не делать того, что вам не нужно. Планирование - второй принцип тайм менеджмента, согласно которому необходимо выделять на запас 40% времени на случай непредвиденных, форс-мажорных обстоятельств. Третий принцип заключается в объединении мелких дел в одно и разбивке крупного дела на несколько, в результате чего, каждое дело должно иметь продолжительность 30-90 минут. Принцип четвёртый предполагает необходимость пятиминутного отдыха через каждый час работы. Пятый принцип заключается в использовании зон внимания для организации рабочего места: центральной, ближней и дальней. Шестой принцип учит делать в первую очередь самые важные дела, начинать день с самых трудных, неприятных задач. Принцип Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Восьмой принцип заключается в том, что заниматься следует только интересными для вас делами - это является показателем вашего профессионализма: организованности во времени и пространстве. Принцип Парето, согласно с которым 20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 80% усилий - только 20% результата. В применении к тайм-менеджменту этот принцип звучит как «20% дел и затраченного времени дают 80% результата, а 80% дел и затраченного времени - лишь 20% результата.

Подводя итоги работы, можно сделать следующие выводы:

Тема внедрения технологий тайм-менеджмента в деятельность предприятия по мере развития социума и экономики, повышения динамичности изменений, увеличения в конечном продукте «информационной составляющей», становится значимым фактором эффективности организации. Выделим три основных подхода к вопросам тайм-менеджмента: научный менеджмент, классический тайм-менеджмент и современный самоменеджмент.

Единые стандарты управления временем - обязательная часть системы управления современной компании. Все корпоративные решения включают три элемента: обучение сотрудников эффективным техникам планирования времени, настройка представлений IT-систем (Outlook, Lotus и т.п.), разработка корпоративных регламентов тайм-менеджмента. В ОАО «Альфа-Банк» не было единого стандарта личного тайм-менеджмента. Outlook, как и в большинстве российских компаний, использовался как почтовая программа и отчасти как календарь; задачи применялись реже. Планирование с использованием только раздела «Календарь» (жесткое планирование) не обеспечивает гибкости в условиях изменчивой внешней среды. Повышение эффективности планирования и исполнения задач можно приблизительно оценить как минимум в 10-15%. Прямой финансовый эффект мы не подсчитывали, но для нашего подразделения ОАО «Альфа-Банк»а, управляющего многочисленными проектами с бюджетами в десятки и сотни тысяч долларов, потенциальная экономия средств компании как минимум в несколько раз превысит затраты на внедрение тайм-менеджмента.

Список использованной литературы

1. Абрович, A.A., МутиньщинA.M. Повышение производительности труда: темпы, факторы и резервы. - М.:, «Рассвет», 2011. - 108 с.

2. Абрютина, М.С. Экономика предприятия: Учебник. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2011. - 528 с.

3. Адамс, Б. Время: секреты управления. - М.: АСТ Астрель, 2009. - 304 с.

4. Аллен, Д. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. - М.: Вильямс, 2011. - 368 с.

5. Архангельский, Г.А. Организация времени. - СПб.: Питер. - 2011. - 448 с.

6. Архангельский, Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. - М.: АиСТ-М, 2012. - 190 с.

7. Атаманчук, Г.В. Управление - фактор развития (размышления об управленческой деятельности). - М., 2012. - 374 с.

8. Базылева, М.Н. Мотивация труда и трудовые отношения: системный анализ.: Монография, - Мн.: БГЭУ, 2011 г. - 168 с

9. Бухалков, М.И. Организация и нормирование труда: Учебник / М.И. Бухалков. - М.: ИНФРА - М, 2009.

10. Волков, О.И., Скляренко В.К. Экономика предприятия: Курс лекций. - М.: ИНФРА-М, 2011. - 266 с.

11. Вронский, А.И. Как управлять своим временем. - Ростов н/Д.: Феникс, 2010, - 224 с.

12. Гамидуллаев, Б.Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием. - Пенза, 2010.

13. Горемыкин, В.А., Богомолов, А.Ю. Планирование предпринимательской деятельности. - М.: 2012. - 420 с.

14. Гупалов, В.К. Управление рабочим временем на предприятии. - М.: Полярис, 2011. - 192 с.

15. Ерохина, Р.И., Самраилова Е.К. Анализ и моделирование трудовых показателей на предприятии. Уч. пос. /Под ред. Рофе А.И., - М.: Из-во «МИК», 2011 г. - 160 с.

16. Забродская, Н.Г. Экономика и статистика предприятия: Учебное пособие-М.: Издательство деловой и учебной литературы, 2012.-352 с.

17. Завельский, М.Г. Экономика и социология труда. - М.: Логос, 2011.

18. Зайверт, Л. Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время. - М.: Интерэксперт, 2013.-168с

19. Кибанов, А.Я. Экономика и социология труда. - М.: ИНФРА-М, 2012.

20. Кинан, К. Управление временем. - М.: Эксмо, 2011. - 80 с.

21. Савицкая, Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. - М.: ИНФРА-М, 2013.

22. Савицкая, Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учебник. -3-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2011. - 425 с.

23. Сербиновский, Б.Ю. и Чуланова В.А. Экономика труда и социология труда, - Ростов-на-Дону: «Феникс», 2009 г. - 512 с.

24. Экономика и управление предприятием. Учебник/ Еленева Ю.А, Зуева Т.С; под ред. Соломинцева Ю.М. - М.: Высшая школа, 2011. - 624 с.

Размещено на Allbest.ru