Документация, используемая при приеме на работу

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Документы по личному составу и их виды

1.1 Работа кадровой службы

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой кадровой службой, входят первичные учетные, распорядительные, личные, по социальному обеспечению и другие документы.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно - биографические данные о работниках, сведения об образовании и т.д. Самой значительной по объему и важности является документация, связанная с процессом движения кадров в организации. Речь, прежде всего, идет о приеме, переводе и высвобождении (увольнении) персонала. В состав этой документации входят также документы по оформлению трудовых отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и некоторые другие.

При подготовке организационно - распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003.

1.2 Классификация документов по личному составу

Трудовые правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу.

Документацию по личному составу можно классифицировать на несколько групп:

- документы, фиксирующие трудовую деятельность человека: приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении, перемещении, списки работников, личные дела, личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты;

- документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального (персонифицированного) учета), ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения, документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок;

- документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инструктажа по технике безопасности и др.;

- документы, фиксирующие образование, повышение квалификации: списки работников с высшим и специальным образованием и карточки их учета, подлинные личные документы, удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий;

- документы, фиксирующие должностные и иные заслуги человека: списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении к государственным и ведомственным наградам, присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий, протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней;

- учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния, книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц, книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д.

Особую группу документов по личному составу составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить на подгруппы:

- личные работников;

- личные (наградные) дела;

- личные дела по аттестации (аттестационные дела);

- личные дела учащихся, студентов, аспирантов;

- личные дела по усыновлению детей;

- регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице;

- личные (учетные) дела пострадавших;

- личные дела пенсионеров (пенсионные дела);

- персональные дела членов партии;

- выездные дела;

- судебно-следственные дела;

- истории болезней.

1.3 Виды документов по личному составу

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается: прием, перевод и увольнение работников; предоставление отпусков; командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно - биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно - биографических данных, условий и оплаты труда. Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Пишется от руки в произвольной форме, на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии. Реквизиты заявления: название вида документа; дата; адресат; от кого направлено; текст; подпись.

Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством.

Основные условия договора включают соглашения:

о работе по одной или нескольким специальностям; квалификации; месте работы; сроке действия; виде трудового договора; об условиях оплаты труда.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет. В трудовые книжки вносятся следующие данные: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях, на которые выданы дипломы; взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

1.4 Требования к документам по личному составу

Конституция РФ гарантирует каждому гражданину право на свободное использование своих способностей и имущества для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности (ст. 34, 37 Конституции РФ).

Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного законом минимального размера оплаты труда, право на защиту от безработицы, а также право на судебную защиту своих трудовых прав. Осуществляя это право, гражданин может заключить трудовой договор. Понятие трудового договора сформулировано в статье 56 «Понятие трудового договора. Стороны трудового договора» ТК РФ.

Работодатель (физическое или юридическое лицо) в соответствии с трудовым договором обязуется предоставить работнику работу по обусловленной договором трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. А работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Работники кадровых служб затрачивают много времени на составление различного рода документов. Практика показывает, что часто эти документы на предприятиях оформляются по-разному, к ним предъявляются неодинаковые требования со стороны руководителей.

Между тем существуют унифицированные системы документации, внедрение которых облегчает труд кадровиков и дает большую экономию времени. На предприятиях должна использоваться унифицированная документация, обеспечивающая возможность применения вычислительной техники.

В настоящее время разработаны и используются отдельные унифицированные документы по личному составу:

- ф. Т-1 - приказ (распоряжение о приеме на работу);

- ф. Т-2 - личная карточка;

- ф. Т-4 - учетная карточка научного работника;

- ф. Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе;

- ф. Т-6 - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

- ф. Т-8 - приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.

В процессе управления предприятиями руководители принимают многочисленные решения, в частности при выборе кандидатов на замещение вакантной должности, увеличении оклада, направлении на курсы повышения квалификации, включении в резерв на выдвижение, командировании специалистов за границу, направлении в вуз или в техникум и др. Поэтому и возникает необходимость в разнообразной информации. Этим и объясняется множество различных учетных и отчетных документов по кадрам на предприятиях.

Лица, принимающие решения по вопросам подготовки, повышения квалификации, переаттестации, использования рабочих и инженерно-технических работников, должны обладать необходимой и достоверной информацией, получаемой в оперативном режиме.

2. Оформление документов по личному составу

2.1 Документация, используемая при приеме на работу

Прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением документов, указанных на схеме (рисунок 1).

2.1.1 Резюме

Резюме представляет собой группировку различных документов, характеризующих биографические, политические, деловые и личные качества работника. Наряду с официальными данными составитель может указать любую дополнительную информацию, характеризующую его как специалиста и личность.

Установленной формы резюме нет.

Фирмы составляют ее по произвольной форме, которая может содержать следующие реквизиты:

- фамилия, имя, отчество работника;

- год рождения;

- домашний адрес;

- телефон;

- семейное положение;

- наличие детей;

- образование;

- опыт работы, в том числе по специальности;

- последние места работы и должности;

- знание компьютера;

- знание иностранных языков;

- интересующий уровень оплаты труда;

- дополнительные данные.

Резюме лиц, принятых на работу, хранятся в личных делах сотрудников, а не принятых на работу - хранятся один год, согласно перечню документов с указанием сроков хранения.

Образец резюме представлен в конце курсовой работы.

2.1.2 Заявление о приеме на работу

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 - это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

2.1.3 Анкета при приеме на работу

Анкета - это один из документов, посредством которого осуществляется сбор важных для работодателя сведений о претендентах на ту или иную должность. В дальнейшем на основании информации, представленной соискателем в анкете, кадровой службой организации будет формироваться личное дело работника.

Какой-либо нормативно-закрепленной формы анкеты в настоящее время нет. Невозможно разработать полностью информативную анкету. В каждом конкретном случае, для каждого предприятия она своя, в зависимости от информации, которую работодатель хотел бы получить от работника. Наиболее социально значимые вопросы, такие как место жительства, гражданство, право на работу, судимости, биографические и профессиональные данные должны быть в ней отражены (главное не переборщить с объемом анкеты). Как правило, работник заполняет анкету на этапе собеседования при приеме на работу.

Прежде всего, правильно заполненная анкета позволяет работодателю оценить претендента с точки зрения соответствия личностной спецификации, то есть понять, какими качествами обладает человек для успешного выполнения порученной ему работы.

Анкетирование претендентов во многом зависит от внутрифирменных правил и чаще всего распространенно в крупных организациях. Как правило, соискателям не сообщается о предстоящем анкетировании, поэтому отправляясь на собеседование помимо резюме желательно прихватить с собой копии или оригиналы других документов, которые так или иначе могут способствовать успешному трудоустройству.

Обычно работодатели требуют заполнять анкету от руки, поэтому опрашиваемому необходимо подойти к этому процессу со всей ответственностью и постараться не допускать ошибок и исправлений. Для этого, лучше всего перед началом заполнения ознакомиться со всеми вопросами, представленными в анкете, и набросать в уме предварительный план ответов.

Крайне не желательно оставлять в анкете незаполненные пункты. Так, например, если запрашиваемая информация не имеет никакого отношения к соискателю, в качестве ответа можно указать «не имеется». Это даст понять людям, которые будут читать анкету, что претендент не пропустил (сознательно ИЛИ нет) какой-то вопрос.

2.1.4 Трудовой договор

Все работы в организации выполняют члены трудового коллектива. Разрешено принимать на работу лиц по трудовому соглашению, договору гражданско-правового характера (подряд, поручение, возмездное оказание услуг, агентский договор и др.).

Прием на работу по трудовому соглашению работников оправдан и целесообразен, если среди членов трудового коллектива нет соответствующих специалистов или когда работы не могут быть выполнены в необходимые сроки силами коллектива организации.

Важно знать разницу между работой по трудовому и гражданско-правовым договорам, реализация которых также связана с трудовой деятельностью.

Понятие трудового договора сформулировано в ст. 56 Трудового кодекса РФ: «Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.»

При исполнении работы по гражданско-правовому договору работник сам организует свой труд, выполняет определенную работу на свой риск, получает вознаграждение за конечный результат работы. По трудовому договору работник выполняет не конкретное задание, а любую порученную ему работу в рамках своей специальности, квалификации, должности, выполняет распоряжения работодателя и получает заработную плату по установленным нормативам. Такое разграничение имеет, прежде всего, практическое значение, поскольку право и обязанности, установленные трудовым законодательством, распространяются только на лиц, заключивших трудовые договоры (предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков, компенсационные выплаты, пособия по социальному страхованию и т.д.).

Для принятия работника на работу с ним необходимо заключить трудовой договор. Согласно статье 67 ТК РФ, «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе».

Одновременно работнику объявляется приказ (распоряжение) о его приеме на работу.

Содержание трудового договора (т.е. что следует в нем указать) подробно расписано в статье 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ. В ней закрепляются разнообразные условия труда (место работы с указанием структурного подразделения, наименование должности, специальности, профессии; права и обязанности работника и работодателя; характеристика условий труда; режим труда и отдыха; условия оплаты труда; виды и условия социального страхования), а также может быть включен перечень дополнительных условий (об испытании при приеме на работу; о неразглашении государственной, служебной и коммерческой тайны; об обязанности работника отработать после обучения определенный срок, если обучение проводилось за счет работодателя). При этом дополнительные условия не должны ухудшать положение работника по сравнению со сложившимся в результате регулирования трудовым законодательством, коллективными договорами и соглашениями.

Трудовой договор может быть заключен на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) или на неопределенный срок, согласно статье 58 «Срок трудового договора» ТК РФ. Причем срочный трудовой договор работодатель вправе заключить с работником только в случаях, предусмотренных статьей 59 «Срочный трудовой договор» ТК РФ.

Согласно новому Трудовому кодексу РФ, все организации могут заключать срочный трудовой договор с главными бухгалтерами. А малым предприятиям разрешено заключать трудовые договоры на определенный срок со всеми своими работниками. Согласно кодексу, малым считается предприятие, в котором работает не более 40 человек. А если оно занимается торговлей или оказывает бытовые услуги, то не более 25 человек. Кроме того, организация имеет право заключать срочные трудовые договоры с совместителями, студентами дневных отделений вузов, а также с гражданами, которые будут выполнять определенную работу.

Составление единого документа, включающего в себя все условия трудового договора, позволяет конкретно зафиксировать права и обязанности сторон, предотвратить возможность внесения в него изменений без их обоюдного согласия, исключает фальсификацию отдельных элементов договора одной из сторон при возникновении разногласий. Этот документ также является письменным доказательством существования трудового договора и условий найма.

На практике при поступлении на работу работнику часто предлагается типовой контракт, разработанный в данной организации. Если работник предлагает включить в трудовой договор условия, не отраженные в типовом контракте, а работодатель не возражает, то в содержание трудового договора могут быть внесены соответствующие дополнения. После подписания трудового договора его условия являются обязательными для работодателя и работника, изменение их в одностороннем порядке не допускается.

Письменное оформление трудовых отношений с лицами, ранее принятыми на работу, производится с их согласия.

В Трудовом кодексе РФ как синонимы употребляются термины «трудовой договор» и «контракт». На практике под контрактом понимается не любое соглашение между работодателем и работником о приеме на работу с указанием прав и обязанностей сторон. Трудовой контракт договор приема на работу, трудовое соглашение.

Контракты заключаются с руководителями государственных и муниципальных организаций, с арбитражными конкурсными управляющими при осуществлении процедур, связанных с несостоятельностью (банкротством) организаций и их ликвидацией.

Контрактом может быть предусмотрена повышенная ответственность за результаты хозяйственной деятельности.

Оплата руководителя организации может состоять из оклада и дополнительного вознаграждения за положительные результаты производственной и хозяйственной деятельности.

Заключение контрактов оправданно со специалистами, менеджерами, когда необходимо определить конечные результаты, предусмотреть дополнительное вознаграждение.

Дополнительные основания увольнения могут быть предусмотрены только в контракте с руководителем организации (ст. 81 «Расторжение трудового договора по инициативе руководителя» ТК РФ). Например, согласно п. 4 ст. 81 ТК РФ, трудовой договор может быть расторгнут с руководителем организации, его заместителем и главным бухгалтером при смене собственника имущества организации, но не позднее трех месяцев с момента возникновения права собственности на имущество организации у нового собственника. Это новое основание увольнения для указанных категорий работников (ст. 77 ТК РФ «Общие основания прекращения трудового договора»).

Согласно статье 65 «документы, предъявляемые при заключении трудового договора» ТК РФ, организация вправе потребовать от гражданина при приеме на работу следующие документы:

- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность работника;

- трудовая книжка (как и раньше, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника);

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- диплом, аттестат, свидетельство или другой документ об образовании, который подтверждает квалификацию работника, если он устраивается на работу, требующую специальных знаний и подготовки;

- военный билет для военнообязанных граждан и граждан призывного возраста.

Иные документы, кроме вышеуказанных, можно требовать при приеме на работу лишь в случаях, предусмотренных законом или нормативными актами. При оформлении льгот по налогу на физических лиц также необходимо помнить, что в организации должны присутствовать все необходимые документы, подтверждающие права на получение таких льгот. Это:

- на детей в возрасте до 18 лет. Основание - личное заявление работника, копия свидетельства о рождении ребенка, заверенная в установленном порядке (нотариально или организацией на основании подлинника), или сведения из отдела кадров, копия свидетельства о браке;

- женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет. Основание - те же документы и дополнительно выписка из приказа с места постоянной работы о предоставлении отпуска без оплаты на этот срок;

- на студентов дневных форм обучения в возрасте до 24 лет. Основание - те же документы, что и на детей в возрасте до 18 лет, и дополнительно - справка из вуза через каждые полгода о сдаче сессии и о том, что данное лицо является студентом (учащимся, курсантом).

Для учета возникновения, наличия и погашения задолженности по оплате труда обязательно требуется блок юридических документов, подтверждающих производительный характер этих трат и дающих полное основание для списания их на затраты (себестоимость). Этот блок включает следующие документы:

- штатное расписание, содержащее перечень должностей постоянных работников с указанием соответствующих каждой единице должностных окладов. В бюджетных организациях - основание для образования фонда оплаты труда организации;

- табель учета использования рабочего времени. Документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого работника за месяц, о работе в режиме неполного рабочего дня и др. Он необходим для подтверждения того, что работники действительно отработали положенное количество времени и заработная плата им начислена обоснованно;

- пакет документов на работников, принимаемых на постоянную работу (по трудовой книжке):

- личное заявление работника с визой руководителя;

- приказ на зачисление с указанием должности, оплаты труда, даты приема на работу с распиской работника об ознакомлении. Подписанный руководителем организации приказ объявляют работнику под расписку. На его основании в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (формы №Т-2 или №Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а);

- справка с предыдущего места работы с указанием начислений и удержаний с начала календарного года (для правильного исчисления в дальнейшем налога на доходы физических лиц). В случае непредставления такой справки - письменное объяснение причины. При отсутствии справки и объяснения на должностных лиц организации может быть наложено административное взыскание за нарушение закона о бухгалтерском учете и налоговом законодательстве;

- трудовая книжка с записью о приеме на работу. Трудовым кодексом не установлено новых правил ведения трудовых книжек по сравнению с действовавшими до 1 февраля 2002 г. (см. Постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 г. №656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 г. №162);

- пакет документов на увольнение:

- личное заявление на увольнение с визой руководителя организации;

- приказ на увольнение с указанием причины (со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ) и даты увольнения (с распиской работника об ознакомлении);

- второй экземпляр справки с указанием начислений и удержаний с начала календарного года для предоставления на новое место работы с распиской работника в получении первого экземпляра;

- копия всей трудовой книжки с последней записью об увольнении.

Документация по личному составу (численность, состав работающих, их заработная плата, условия труда и т.д.) вместе с годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности организации подлежит передаче в государственный архив.

Наличие правильно подобранных и надлежащим образом оформленных документов по личному составу, регулирующих отношения между работодателем и работниками, поможет избежать конфликтов с налоговыми органами и возможного применения штрафных санкций. За утрату документов по личному составу установлен штраф до семидесяти минимальных окладов.

Руководители организаций несут персональную ответственность за сохранность документов, образующихся в процессе их деятельности.

2.1.5 Приказ о приеме на работу

Приказ (распоряжение) о приеме на работу заполняется на основе предъявленных документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета и др.) по унифицированной форме №Т-1, если оформление производится индивидуально, или по форме №Т - 1а в случае одновременного оформления нескольких работников. Формы №Т-1 и №Т-1а приводятся соответственно на с. 164, 165.

Указанные формы применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются инспектором отдела персонала или другим лицом, ответственным за прием на работу.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения времен но отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу заполняется личная карточка (форма №Т-2 или Т-2 ГС(МС)), а в бухгалтерии открывается лицевой счет на каждого работника.

2.1.6 Запись в трудовой книжке

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.

Заполнение трудовых книжек производится на языке республики, автономной области, на территории которых расположено данное предприятие, организация, и на официальном (русском) языке Российской Федерации.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

- сведения о награждениях поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и г. п.);

- сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях я рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

2.1.7 Оформление личной карточки и личного дела при приеме на работу

Личная карточка - основной документ по учету персонала предприятия, который отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Личные карточки образуют картотеку личного состава и располагаются в ней, в зависимости от количества работающих, либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. Карточка состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы заполняются при поступлении на работу и содержат общие сведения о работнике; третья и четвертая заполняются в процессе работы.

Личную карточку работника (форма №Т-2) заполняет работник кадровой службы на основании:

- приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1а);

- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может быть предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов.

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель.

Личные дела могут заводиться на всех работников организации, однако главным образом - на руководящий состав и ведущих специалистов. для остальных работников можно ограничиться оформлением личной карточки по форме] Т-2.

В состав личного дела входят следующие документы: - внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- резюме или автобиография;

- анкета или личный листок по учету кадров; - копии документов об образовании;

- характеристики на работника;

- трудовой контракт (договор);

- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

- дополнения к анкете или личному листку по учету кадров;

- различные справки, относящиеся к данному работнику.

Личные дела сотрудников хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных или умерших работников должны передаваться в архив и храниться 75 лет.

2.2 Состав документации, оформляемой при увольнении работника

Последовательность увольнения работника осуществляется по схеме (рисунок 2).

Рисунок 2. Последовательность документирования увольнения работника

Трудовой договор, заключенный между работником и организацией (работодателем), может быть расторгнут по различным причинам. Общие основания для прекращения действия трудового договора установлены ТК РФ (с. 77). Перечислим основные из них:

- соглашение сторон;

- истечение срока трудового договора, кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

- расторжение трудового договора по инициативе работника;

- расторжение трудового договора по инициативе работодателя;

- перевод работника, с его согласия, на другое предприятие, или переход на выборную должность;

- отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации;

- отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя, а также отказ от продолжения работы в связи с изменениями существенных условий труда;

- призыв работника на военную службу;

- вступление в законную силу приговора суда, которым работник осужден к лишению свободы.

Каждое из оснований для прекращения действия трудового договора (увольнения) подробно освещается в ТК РФ. Здесь рассмотрим наиболее часто встречающее основание - расторжение договора по инициативе работника, т.е. увольнение по собственному желанию.

Увольнение по собственному желанию производится на основании письменного заявления работника. Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы.

Заявление об увольнении подписывается руководителем организации, на основании чего издается приказ по форме №Т-8. В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке по форме №Т-2 или №Т-2ГС (МС).

Бухгалтерия организации на основании приказа производит полный расчет с работником. Приказ вносится в личное дело работника, которое сдается в архив.

2.3 Приказы по личному составу

2.3.1 Перевод работника на другую работу

Условия и порядок перевода работника на другую работу определяются ТК РФ.

Законодательство допускает три вида переводов на другую работу: перевод на работу на том же предприятии, перевод на другое предприятие, перевод в другую местность, в том числе вместе с предприятием. Все эти изменения трудового договора допускаются только с согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.

Исключение составляет временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости, а также в случае простоя.

Не считается переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его на том же предприятии, в учреждении, организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в пределах специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором (контрактом). Администрация не вправе перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Переводом на другую работу, требующим согласия работника, следует считать поручение ему работы, не соответствующей специальности, квалификации, должности, либо работы, при выполнении которой изменяются размер заработной платы, льготы, преимущества и иные существенные условия труда, обусловленные при заключении трудового договора.

Наиболее часто встречающимся вариантом перевода является перевод в другое подразделение организации на другую должность.

Перевод на другую должность может быть осуществлен в результате аттестации работника на предмет соответствия занимаемой должности или достаточности его квалификации.

В соответствии с рекомендацией аттестационной комиссии и с соблюдением действующего законодательства принимается решение о материальном или моральном поощрении отдельных работников за достигнутые ими успехи, изменении должностных окладов по соответствующей должности, установлении или отмене надбавок к должностным окладам, повышении или понижении в должности, об освобождении от занимаемой должности.

Перевод на другую должность оформляется приказом (распоряжением) по форме №Т-5 для одного работника и №Т-5а для группы работников (рисунок 3).

Рисунок 3. Последовательность документирования перевода работника на другую должность

Приказ (распоряжение) визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места и подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. Перевод на другую должность (продвижение по службе), как правило, влечет за собой изменение оплаты труда. Поэтому копия соответствующего приказа направляется в бухгалтерию.

2.3.2 Меры взыскания и поощрения

Кодекс законов о труде Российской Федерации предусматривает меры ответственности работника за ненадлежащее исполнение им своих обязанностей и систему мер поощрения за успешное и добросовестное их выполнение. В ТК РФ содержится перечень поощрений и взысканий, а также порядок применения их к работникам. За образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, улучшение качества продукции, продолжительную и безупречную работу, новаторство в труде и за другие достижения в работе применяются следующие поощрения: объявление благодарности; выдача денежной премии; награждение ценным подарком; награждение Почетной грамотой; занесение в Книгу почета, на доску почета. Перечень перечисленных мер поощрения является примерным.

Поощрение объявляется в приказе (распоряжении) по форме №Т-11 или №Т-11а, доводится до сведения трудового коллектива и заносится в трудовую книжку работника. Форма №Т-11а идентична по содержанию форме №Т - 11 и рассчитана на группу работников.

За особые трудовые заслуги работники представляются в вышестоящие органы к поощрению, к награждению орденами, медалями, почетными грамотами, нагрудными значками и к присвоению почетных званий и звания лучшего работника по данной профессии.

ТК РФ за допущенные проступки предусматривает применение следующих дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, строгий вы говор, увольнение. Для государственных служащих применяется дополнительно и такое взыскание, как предупреждение о неполном служебном соответствии.

Применение мер взыскания, не предусмотренных действующим законодательством, не допускается. Взыскания в трудовую книжку не записываются.

документ кадровый приказ работа

2.3.3 Оформление отпуска

Все работники предприятий, организаций в соответствии с трудовым законодательством пользуются в течение года основным отпуском продолжительностью 28 рабочих дней с сохранением средней заработной платы. Дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам с вредными условиями труда и ряду других работников (ст. 116 ТК РФ).

Сводный график отпусков составляется отделом персонала организации, а на малых предприятиях это может быть вменено в обязанности секретаря-референта.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска одновременно группе работников составляется по форме №Т-6а. Форма №Т-6а идентична по содержанию форме №Т-6. Согласно приказу бухгалтерией организации производится расчет оплаты отпуска по каждому работнику и составляется платежная ведомость.

Заключение

В данной работе была рассмотрена документация по личному составу. Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к конфиденциальной информации. Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75-летнего возраста, что обеспечивает возможность наведения справок. В ходе выполнения курсовой работы было выявлено, что предприятие не всегда соблюдает правила оформления документации, правила ее хранения и ведения. Это приводит к потере и порче документов, а также нарушает работу предприятия, затрудняет поиск необходимой информации.

Таким образом, составление и оформление кадровой документации - одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

Список литературы

1) Басаков «Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах» стр. 107 - 131

2) Басаков «Делопроизводство» стр. 154 - 192

3) Белов «Делопроизводство и документооборот» стр. 147-201

Размещено на Allbest.ru