Разработка автоматизированной системы управления документооборотом в ООО "Анелик"

- Руководители клиентских отделов и руководитель Департамента Аренды имеют полную информацию в любой момент времени по всем проведенным операциям за произвольно выбранный период;

- Руководителям клиентских отделов более нет необходимости в ручном режиме сводить в единую форму отчетности отчеты о проделанной работе полученные от каждого отдельно взятого сотрудника;

- Имеется очевидная дополнительная экономия рабочего времени руководителей клиентских отделов, соответственно появляется реальная возможность уделять больше времени стратегическому планированию и развитию деятельности Департамента Аренды.

Как уже неоднократно подчеркивалось в работе - основное назначение внедряемой АСУ это, во-первых, снизить бумажный документооборот, и, во-вторых, автоматизировать документооборот в Департаменте Аренды, что позволит повысить производительность труда сотрудников Департамента Аренды. В свою очередь снижение объемов бумажной документации позволяет снизить риски утраты документов и как следствие снизить риски потери информации и вероятность выхода стратегической информации во внешнюю среду.

В первой главе данного дипломного проекта были представлены данные о производительности труда в Департаменте Аренды и данные о затратах рабочего времени на выполнение отдельных функций операционным персоналом. Предлагаемая АСУ позволяет сократить затраты рабочего времени на неосновные бизнес-процессы как минимум на 50%, следовательно операционный персонал не будет тратить рабочее время на следующие операции:

- Получение заявки клиента на бумажном носителе (все заявки можно просматривать в автоматизированном режиме);

- Выбор объектов для составления предложения клиенту (достаточно открыть пункт меню «Объекты», где все имеющиеся для предложения объекты разнесены по категориям, имеется возможность распечатать предложение для клиента на бумажном носителе или сохранить в файл и переслать по электронной почте)

- Составление и предоставление отчетности по проделанной работе - на данные операции тратится более всего времени, в АСУ этого выполнять не требуется, руководитель клиентского отдела может это сделать в любой момент времени.

Таким образом, высвобождается более от 32% до 40% рабочего времени операционного персонала, соответственно именно в равной степени должна увеличиться производительность труда (т.е. количество сданных объектов и полученных доходов Департаментом Аренды) без увеличения продолжительности рабочего дня.

Сравним показатели по имеющейся в настоящем производительности труда и показатели по планируемой производительности труда (таблица 11).

Очевидно, что при снижении затрат фактически отработанного времени на 8,2% производительность труда будет увеличена на 31,2% в основном за счет увеличения среднечасовой выработки (стоимость влияния фактора +4357,4 тыс. руб.). Кроме этого увеличивать численность персонала не планируется, следовательно все фактические затраты на персонал остаются на прежнем уровне. В свою очередь увеличение объемов сбыта, которое планируется получить по итогам внедрения Автоматизированной Системы Управления Документооборотом в Департаменте Аренды, позволит в дальнейшем увеличить материальное стимулирование сотрудников, что так же является немаловажным фактором социальной эффективности внедрения проектируемой АСУ.

Кроме этого внедрение проектируемой АСУ дает непосредственную возможность увеличить уровень умений и навыков персонала, что в дальнейшем при расширении уровня применяемых информационных технологий окажет существенное влияние и на увеличение конкурентных преимуществ ООО «Анелик» в целом и Департамента Аренды в частности.

Таблица 11. Анализ производительности труда персонала Департамента Аренды, после внедрения АСУ

Показатель	2008 год	проект	(+,-)	%
среднегодовая численность персонала Департамента Аренды	59	59	0,0	0,0
среднегодовая численность операционного персонала (ЧР)	28	28	0,0	0,0
удельный вес операционного персонала в общей численности (Уд)	0,47	0,47	0,0	0,0
отработано одним рабочим дней за год (Д)	216	216	0,0	0,0
отработано часов всеми сотрудниками	51408	47174,4	-4233,6	-8,2
средняя продолжительность рабочего дня (П), ч	8,5	7,8	-0,7	-8,2
реализовано услуг, тыс. руб.	23276	30540,9	7264,9	31,2
выработка на одного операционного сотрудника
среднегодовая (ГВ), тыс. руб.	831,3	1090,7	259,5	31,2
среднедневная (ДВ), тыс. руб.	107,8	141,4	33,6	31,2
среднечасовая (ЧВ), тыс. руб.	12,7	18,1	5,4	43,0
?ГВуд = ?Уд*Д0*П0*ЧВ0, тыс. руб.	0,0
? ГВд = Уд1*?Д*П0*ЧВ0, тыс. руб.	0,0
?ГВп = Уд1*Д1*?П*ЧВ0, тыс. руб.	-909,7
?ГВчв = Уд1*Д1*П1*?ЧВ, тыс. руб.	4357,4

Далее проанализируем эффективность внедрения проектируемой АСУ с точки зрения инвестиций развитие информационных технологий Департамента Аренды.

Итак, совокупные затраты на приобретение оборудования и СУБД MS SQL Server 2005 составят в среднем 1 100 тыс. руб. (в затраты включена дополнительная оплата сотрудников отдела IT Департамента Эксплуатации, затраты на обучение пользователей и формализацию бизнес-процессов). Срок внедрения проектируемой АСУ в Департаменте Аренды составляет 1 год. Планируемые доходы составляют, как было показано выше 4357,4 тыс. руб.

Экономическую эффективность внедрения Автоматизированной системы управления документооборотом целесообразно оценивать по следующим показателям Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2007 г:

- чистый дисконтированный доход;

- индекс доходности;

- рентабельность инвестиций;

Чистый дисконтированный доход (ЧДД) - рассчитывается как разность накопленного дисконтированного дохода от реализации проекта и дисконтированных единовременных затрат Там же.

где Di - доходы i-го периода (сальдо),

Ki - единовременные затраты i-го периода;

n - количество периодов реализации проекта;

d - ставка дисконтирования.

Обычно ставку дисконтирования принимают равной альтернативному вложению капитала, например ставки по ГКО - 10,3%. Т.к. внедрение проектируемой АСУ будет реализовано в течение одного года, то ставка дисконтирования не изменится.

Критерием экономической эффективности инвестиционного проекта по внедрению АСУ является положительное значение ЧДД (таблица 12).

Таблица 12. Расчет Чистого Дисконтированного Дохода (ЧДД) от внедрения АСУ в Департаменте Аренды

квартал	расходы, тыс. руб.	доходы, тыс. руб.	Коэффициент дисконтирования k = 0,103	Дисконтированные расходы, тыс. руб.	Дисконтированные доходы, тыс. руб.	ЧДД
1	275	0	0,897	246,7	0,0	-246,7
2	275	0	0,897	246,7	0,0	-246,7
3	275	2178,7	0,897	246,7	1954,3	1707,6
4	275	2178,7	0,897	246,7	1954,3	1707,6
итого	1100	4357,4		986,7	3908,6	2921,9

В нашем случае, очевидно, что предлагаемые мероприятия имеют высокую эффективность, т.к. очевидно, что ЧДД имеет положительное значение, в том случае если бы величина ЧДД была равна 0, можно было говорить, что вложение средств в Автоматизированную Систему Управления документооборотом в Департаменте Аренды равно альтернативному вложению капитала.

Индекс доходности проекта (ИД) - это отношение суммарного дисконтированного дохода к суммарным дисконтированным единовременным затратам Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2007 г.

Норма индекса доходности должна превышать единицу, в данном проекте индекс доходности составляет значение 3,96. Что является гарантией экономической эффективности данного проекта по внедрению Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды.

Далее необходимо рассчитать рентабельность инвестиций в создание Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды. Критерием экономической эффективности инвестиционного проекта является значение индекса доходности, превышающее единицу.

Рентабельность проекта (среднегодовая рентабельность инвестиций) - является разновидностью индекса доходности, соотнесенного со сроком реализации проекта. Она показывает, какой доход приносит каждый вложенный в проект рубль инвестиций Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2007 г.

Ri =

где n - количество периодов, в течение которых реализуется проект.

Критерием экономической эффективности внедрения проекта новой системы подбора персонала является положительная рентабельность проекта.

Исходя из того, что индекс доходности составляет значение 3,96, были проведены необходимые расчеты по вышеуказанной формуле Ri, значение рентабельности инвестиций в проект по созданию Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды составляет 70%. Необходимо отметить, что срок реализации проекта составляет 1 год или 4 квартала, при этом окупаемость проекта составляет период два квартала, т.к. затраты на создание проекта гораздо ниже, чем планируемые доходы.

Помимо повышения общей культуры управления, увеличения производительности труда, проектируемая АСУ в Департаменте Аренды помогает построить взаимоотношения с потенциальными партнерами, инвесторами и аудиторами.

Общеизвестен факт, когда держателям кредитных ресурсов выгодно, чтобы инвестиции в определенном объеме расходовались на технологии, позволяющие прояснить ситуацию на предприятии, помочь получить достоверную финансовую и аналитическую отчетность Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Ильдеменов С.В., Киселев А.Д. Реинжиниринг бизнес-процессов. Полный курс MBA. М.: Эксмо, 2007.

Таким образом, при внедрении АСУ в целом увеличивается ликвидность предприятия за счет изменения структуры активов, происходит уменьшение долговой нагрузки предприятия. Отмечается так же снижение потребности предприятия в оборотных средствах за счет повышения ритмичности работы, уменьшения расходов на основные и обеспечивающие бизнес-процессы и внедрение прогрессивных методов их планирования и контроля. Это основные элементы, определяющие прямой экономический эффект от внедрения АСУ Там же кроме приведенных выше рассчитанных финансовых результатов.

В данном конкретном примере, приведенном в рамках данного дипломного проекта, четко показано, что внедрение АСУ дает возможность значительно снизить временные и финансовые затраты на обработку заявок от клиентов, на выполнение непосредственных функций операционных сотрудников и руководителей. В данном случае была проанализирована возможность автоматизации только суммы бизнес-процессов, касающихся предоставления услуг в Департаменте Аренды. В дальнейшем внедрение Автоматизированной Системы Управления документооборотом Департамента Аренды позволит провести следующие этапы автоматизации, касающиеся бизнес-процессов взаиморасчетов, интеграции проектируемой АСУ в КИС Департамента Аренды.

• Заключение
• В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. В настоящее время существует большое количество информационных систем, призванных улучшить бизнес процессы компании, оптимизировать время обработки запроса клиента, дать возможность увидеть новые возможности в бизнесе. Для определения какой-либо информационной системы предлагается использовать несколько основополагающих качеств:

- Функционал - набор возможностей, которые предлагает система;

- Бизнес процессы, которые данная система призвана улучшить;

- Стоимость системы;

- Сроки внедрения системы.

Это важные критерии, определяющие информационную систему. Важно знать о том, какие бизнес процессы позволит улучшить данная система, сколько времени займет внедрение системы и какова будет конечная стоимость системы для компании.

Создание Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды ООО «Анелик» приносит тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов, связанных с:

- освобождением физического места для хранения документов;

- снижением временных затрат на обеспечивающие бизнес-процессы;

- уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде;

- снижением расходов на персонал и оборудование и др.

К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

- значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

- повышение безопасности информации за счет того, что работа в АСУ с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю АСУ назначаются свои полномочия доступа к информации;

- повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

- улучшение контроля над исполнением непосредственных обязанностей операционных сотрудников Департамента Аренды.

Итак, в ходе проведенного исследования, установлено, что на сегодняшний день создание и внедрение АСУ в Департаменте Аренды необходимо. Это обусловливается тем, что, во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утрата информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

Процесс создания АСУ состоит их нескольких этапов. Основными этапами являются следующие:

- Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ;

- Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;

- Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;

- Установка и настройка программного обеспечения, и опытная эксплуатация;

- Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;

- Обучение персонала организации.

Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для организации, будет малоэффективна. Для успешного обучения персонала Департамента Аренды было создано Руководство пользователя к программе.

Основные результаты дипломного проекта:

- Определено понятие корпоративной информационной системы;

- Выявлены основные этапы жизненного цикла информационных систем;

- Определены задачи моделирования бизнес-процессов на основе применения CASE- средств;

- Проанализирована организационная структура, направления деятельности компании ООО «Анелик» в целом и Департамента Аренды в частности;

- Построена модель «как есть». На этой модели была отработана методика построения структурных моделей бизнес-процессов для данного предприятия на базе методологии ARIS и IDEF0;

- Рассмотрены существующие архитектуры информационных систем и выбрана подходящая для реализации АСУ;

- Разработана и внедрена АСУ в Департаменте Аренды.

Внедрение АСУ позволило:

- Автоматизировать процесс создания заявки клиента;

- Вести учет объектов недвижимости;

- Контролировать время экспозиции объекта недвижимости в базе Департамента Аренды;

- Формировать отчеты в соответствие с потребностями пользователей;

- Выдавать на печать отчёты;

- Хранить в базе данных всю информацию по клиентам и объектам Департамента Аренды.

Кроме этого в рамках главе третьей данного дипломного проекта обоснована экономическая эффективность внедрения проектируемой АСУ как с точки зрения влияния на производительность труда сотрудников Департамента Аренды, так и точки зрения эффективности инвестиционного проекта.

• Список литературы и источников

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (в четырех частях). - М., Ось-89, 2009.

2. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

3. Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 08 февраля 1998 года (в редакции от 27.10.2008 N 175-ФЗ)

4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело

5. ГОСТ 24.703-85 Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Типовые проектные решения в АСУ. Основные положения

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные ?системы документации

7. РД 50-680-88 Методические указания. Автоматизированные системы. Основные положения.

8. Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Ильдеменов С.В., Киселев А.Д. Реинжиниринг бизнес-процессов. Полный курс MBA. М.: Эксмо, 2007

9. Антикризисное управление: уч. пособие по единой программе подготовки арбитражных управляющих. М.: Инфра-М, 2008

10. Дафт Р. Менеджмент. Издание 6-е. СПб: Питер, 2008

11. Деминг Э. Выход из кризиса: Новая парадигма управления людьми, системами и процессами. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007

12. Гританс Я.М. Организационное проектирование и реструктуризация (реинжиниринг) предприятий и холдингов: экономические, управленческие и правовые аспекты (2-е издание). М.: Волтерс Клувер, 2008 г.

13. Григорьев Ю.А., Ревунков Г.И. Банки данных: Учеб. для вузов. М: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2002.

14. Ильин В.В. Реинжиниринг бизнес-процессов с использованием ARIS. М.:ИД Вильямс, 2008

15. Инструментарий ARIS. Методы. Версия 4.1 М.: Весть-Мета Технология, 2000

16. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2007 г.

17. Каменнова М., Громов А., Ферапонтов М., Шматалюк А. Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Практическое руководство. М.: Весть-Мета Технология, 2001

18. Крылова И. Ю. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие. М.: Бизнес-пресса, 2007

19. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. Ростов-на-Дону: Феникс, 2005

20. Новые тенденции в управлении. Дайджест McKinsey. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007

21. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. М.: Омега-Л, 2009

22. Оболенски Н. Практический реинжиниринг бизнеса: Инструменты и методы для эффективного изменения. М.: Лори, 2005

23. Орлов С.А. Технологии разработки программного обеспечения: Учебник для вузов. _3-е издание. СПб.: Питер, 2004.

24. Савицкая Г.В. Методика комплексного анализа хозяйственной деятельности. М.: Инфра-М, 2007

25. Сертифицированный курс Microsoft «М 2781 Разработка серверных решений в Microsoft SQL Server 2005»

26. Торрес Дж. Р. Практическое руководство по проектированию и разработке пользовательского интерфейса. М.: Вильямс, 2002

27. Хаммер М., Чампи Д. Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006

28. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. 4-е изд., доп. и перераб. СПб: КОРОНА принт, 2004

29. Фрост Р., Дей Дж., Ван К., Базы данных. Проектирование и разработка. М.: NT Пресс, 2007

• Приложение 1. Функциональная модель бизнес-процессов

20

• Приложение 2. Модель основного бизнес-процесса, сформированная с помощью ARIS
• Приложение 3. Объекты системы маршрутизации документооборота
• Приложение 4. Структура сети
• Приложение 5. Функциональная модель бизнес-процесса предоставления услуг в проектируемой АСУ
• Приложение 6. Структура интерфейса пользовательской части
• Приложение 7. Основная форма АСУ Департамента Аренды
• Приложение 8. Экранная форма «Журнал»
• Приложение 9. Экранная форма «Объекты»
• Приложение 10. Экранная форма отчета «Клиенты»
• Приложение 11. Экранная форма отчета «Объекты»
• Приложение 12. Экранная форма «Экспозиция»