Правила и технологии управления временем

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Тайм-менеджмент сегодня -- это не просто модное выражение. Его тема активно обсуждается как профессионалами, так и обывателями.

Тайм-менеджмент -- это раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах деятельности, то есть технология, позволяющая использовать время жизни человека в соответствии с его целями и ценностями.

Тайм-менеджмент -- это целая система организации времени, в том числе и собственного. Он подходит для всех, у кого есть время, а особенно для тех, кому его не хватает. Тайм-менеджмент позволяет научиться не только ставить цели, но и добиваться их, правильно распоряжаясь рабочим и личным временем. К сожалению, не все при этом добиваются результатов, так как часто действуют бессистемно.

Объект исследования - время.

Предмет исследования - правила и технологии управления временем

Цель работы: написать рекомендации по эффективному управлению временем.

Задачи:

1). изучить источники и литературу по теме «Тайм-менеджмент»;

2). рассмотреть понятие времени, причины его дефицита;

3). выявить основные способы управления временем;

4). разработать рекомендации по эффективному управлению временем.

Данная работа раскрывает основные теоретические аспекты управления временем, начиная с изучения понятия времени, его дефицита и заканчивая способами эффективного управления временем.

Для написания работы были использованы следующие книги:

1). М. А. Соснина «Личный тайм-менеджмент или как управлять своим временем». Автор подробно описывает, как правильно организовывать время: как планировать своё время, каким должен быть распорядок дня, как составлять планы и т.д.

2). Н. Г. Еремич «Тайм-менеджмент». В книге описаны причины дефицита времени, а также как правильно планировать рабочий день и как сэкономить время.

3). Д. Сандхайм «25 лучших способов и приёмов тайм-менеджмента». Автор описывает, как научиться говорить «нет» и приводит рекомендации по поводу того, как отвечать вежливо «нет» на просьбы начальника и коллег. Также он описывает, почему пунктуальность - это основной принцип эффективной организации времени и даёт рекомендации по обращению с непунктуальными людьми.

4). П. Берд «Тайм менеджмент: планирование и контроль времени». Берд учит искусству отказа, описывает как правильно и эффективно спланировать своё время и кому и как следует делегировать полномочия.

5). Б. Трейси «Результативный тайм-менеджмент». Автор описывает сложности управления временем и как эти сложности преодолеть.

Он предлагает 10 шагов преодоления трудностей, связанных с тайм менеджментом.

1. Понятие времени, причины его дефицита

Время - это физическое явление, ключевым свойством которого для цели личности и организации является необратимость.

Время - это измеримый ресурс деятельности человека, допускающий операции распределения, обмена, структурирования.

«Времени в обрез!» Как часто мы слышим эту жалобу! Как часто произносим ее сами! И как часто виним в нехватке времени обстоятельства -- медлительных чиновников, отсталую технику, опаздывающий автобус, нерасторопного официанта в кофейне. Однако объективный анализ ситуации и самого себя помогает понять и принять тот факт, что главным виновником дефицита времени являемся мы сами.

Вот типичные «пожирателей времени»:

* Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.

* Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.

* Беспорядок на рабочем месте. Мешает руководителю найти нужные документы. Руководитель начинает искать, суетиться и как результат, потраченное впустую время.

* Постоянные доработки дома. При этом время, отведённое на отдых, расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности, на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.

* Суета, спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым. [5, c. 12]

* Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.

* Неумение или нежелание делегировать служебные полномочия;

Многие руководители думают, что только они могут хорошо выполнить данную работу. В некоторых случаях это верно. Однако зачастую существуют другие «хорошие» способы выполнять работу. Кроме того, тот факт, что руководитель может выполнить работу лучше, чем кто-то другой, не означает, что он может рационально распоряжаетесь своим временем.

* Собственная лень и несобранность, особенно если речь идет о неприятных делах, которыми рано или поздно все равно придется заняться. Зачастую это случается именно поздно.

* Отсутствие интереса. Даже если вы заняты любимым делом, иногда приходится сталкиваться с задачами, которые если и выполняются, то по принципу: отложи на послезавтра то, что можно сделать сегодня, и у тебя появятся два свободных дня. Иными словами, даже если есть мотивы и желание, губит привычка откладывать все на потом.

Допустим, вы решились и составили график основных дел на день. Среди них есть как приятные, так и не очень. Вот как раз эти не очень приятные вы максимально откладываете, а в обнаружившееся свободное время красите ногти, читаете модные журналы или просто лежите на диване. Из-за этого на следующий день планы сдвигаются, графики нарушаются, все старания -- насмарку, и жизнь возвращается в обычное русло...

* Трата времени на раскачивание перед работой. Например, можно пить утренний кофе, уже погрузившись в работу, а можно -- перед тем, как приступить к делу, причем за праздной беседой с коллегами. В первом случае ваш рабочий день начнется вовремя, во втором -- гораздо позже.

планирование контроль время дефицит

2. Организация времени

Чтобы эффективно использовать своё время, необходимо знать следующие способы управления временем:

А) Планирование

Жизнь -- это не просто беспорядочное движение. Это движение в определенном направлении, которое мы выбираем в соответствии с нашими потребностями, наклонностями и желаниями. Золотое правило «Сначала подумай, а потом сделай» является сутью планирования и мудрого распоряжения временем. В своей профессиональной деятельности мы часто используем элементы планирования, однако до тех пор, пока оно не станет политикой всей жизни, ощутимых преимуществ мы не почувствуем.

Принципы результативного планировании времени описаны в книге «Ваше время -- в Ваших руках». Автор Л. Зайверт -- профессор, руководитель Института рационального использования времени, ведущий эксперт по рационализации труда менеджеров -- профессионально ведет деловой разговор о том, как организовать свою работу и повседневную жизнь, чтобы работать в оптимальном деловом режиме, иметь время для человеческих радостей, при этом сберегая свое здоровье. Нет смысла пересказывать книгу.

Целесообразно кратко остановиться на основных утверждениях и рекомендациях автора:

Правила начала дня

Начинайте день с позитивным настроем;

Хорошо позавтракайте и без спешки -- на работу;

Начинайте работу по возможности в одно и то же время;

Перепроверьте план дня;

Решив относительно простую задачу, создайте себе хорошее настроение;

Утром займитесь важными и сложными задачами;

Правила, касающиеся хода дня

Фиксируйте сроки выполнения заданий;

Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию;

Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы;

Избегайте незапланированных импульсивных действий;

Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный темп работы;

Небольшие однородные задачи выполняйте сериями;

Между серьезными делами делайте паузы;

Рационально завершайте начатое (избегайте «скачков в работе», перед прерыванием работы наметьте следующую задачу, которую можно успеть завершить);

* Резервируйте для себя спокойное время (1 час) для важных, но не срочных дел;

* Контролируйте время и планы (наряду с отслеживанием своего времени, многократно перепроверяйте свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов);

Правила завершения рабочего дня

* Завершайте несделанное (все начатые небольшие дела старайтесь завершить в течение одного дня);

* Осуществляйте контроль результатов и самоконтроль;

* Составляйте план на следующий день;

* Отправляйтесь домой с хорошим настроением: для этого определите важнейшее позитивное событие дня; [10, c. 9]

Б) Составление планов

Планируя свое время, помните, что нельзя успеть сделать все. Не делайте несколько дел сразу, сделайте одно от начала до конца. Помочь в этом непростом занятии вам могут целевые планы. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий мир, если знаете, чего вы хотите и когда (почему), иными словами, если вы имеете конкретный план расхода времени.

Принципиально важно составлять план дня в письменном виде. Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются. К тому же, письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти и имеют психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня. В результате вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами. [8, c. 31]

Обзаведитесь привычкой записывать на отдельный листок, под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что вы хотите или должны сделать на следующий день:

-- задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

-- невыполненное накануне;

-- добавившиеся дела;

-- сроки, которые надо соблюсти;

-- периодически возникающие задачи.

Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении.

Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу вы отвели определенное время. Попробуйте в течение 7 дней составлять письменные планы, и вы убедитесь, что сразу станете чувствовать себя при этом все более уверенно. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.

Если одно и то же дело вы переносите многократно, то оно становится для вас обузой, и тогда существуют две возможности:

* вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;

* вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой. [3, c. 57]

В) Организация рабочего времени

Не секрет, что уровень эффективности труда, качество выполняемых работ зависит, прежде всего, от условий, в которых вы работаете. Многочасовые многократно и монотонно повторяемые операции утомляют, снижают внимание. Не рационально организованное рабочее место, отсутствие необходимого освещения, неудобная поза часто являются основными причинами возникновения профессиональных заболеваний.

Итак, шесть советов, которые позволят вам на работе чувствовать себя комфортно:

- Сиденье. Помните, что вы проводите 85 000 часов жизни, работая сидя, так что не пожалейте времени и выберите удобный для себя стул. Правильно сконструированный стул поможет исправить осанку и улучшить циркуляцию крови, а также поможет избегнуть чрезмерной утомляемости. также поможет избегнуть чрезмерной утомляемости. Высота стула должна быть отрегулирована под горизонтальное расположение бедер, вертикальное расположение голеней, а ступни должны твердо находиться на полу. Лучше всего использовать стулья с регулируемой высотой и спинкой.

В особых случаях -- при заболеваниях спины, хронической утомляемости и пр. -- эффективным приобретением могут стать массажные кресла. Ежедневный массаж в течение 8--15 минут восстановит ваши душевные и физические силы, вызовет чувство бодрости и здорового оптимизма.

- Стол. 80--90 % всей работы, совершаемой как дома, расположении становящийся полкой для книг и т.п. так и в офисе, выполняется за столом. Говоря об удобном столе, имеется в виду, прежде всего, размер столешницы, достаточный для того, чтобы разложить на ней необходимые документы, установить компьютер, телефон, комфортно облокотиться. Немаловажным фактором является высота рабочего стола. Впрочем, требуемую высоту установить сегодня не является проблемой. Большинство офисных столов оборудовано телескопическими ножками. С их помощью обеспечивается максимальная устойчивость стола на полу, нужная высота и строгая выравненность столешницы в горизонтальной плоскости.

- Освещение. Это одно из важнейших решений, которое вы принимаете. Подумайте о типе, качестве, насыщенности и расположении освещения, которое вам может понадобиться, о совмещении естественного и искусственного света. Вспомните все места, где понадобится освещение, таких, как книжные полки, стена, где висит натюрморт, и где вы любите пить кофе. Дизайнеры советуют использовать на рабочем месте смешанное освещение, происходящие как из прямых источников, так и не из прямых.

- Кондиционеры и сплит-системы. Современные кондиционеры умеют многое -- охлаждать, нагревать, осушать, очищать и вентилировать воздух. Однако такое обилие функций делает выбор кондиционера непростым делом. Итак, на чем же остановить свой выбор? Решайте сами.

- Вентиляция. Системы вентиляции предназначены для удаления вредных примесей, образующихся в закрытом помещении (углекислого газа, пыли и других), а также притока свежего воздуха. Помимо этого, системы вентиляции осуществляют подогрев и очистку приточного воздуха.

- Обогреватели. Обогреватели воздуха используются для обогрева офисов, складов, производственных помещений. К таким приборам относятся самые распространенные типы бытовых и промышленных обогревателей -- масляный радиатор, конвектор, тепловентилятор, тепловая пушка, инфракрасный обогреватель, жидкотопливный и газовый обогреватель. [9, c. 93]

В) Позитивное мышление

То, как руководитель организации мыслит, то и реализуется в его бизнесе. Мышление -- первично, события -- вторичны. Меняя мышление, мы меняем события. Соответственно, одна из самых первых привычек, которую обязательно необходимо выработать у себя, -- это привычка мыслить позитивно. Начните этот процесс с изменения вашего словарного запаса, замены негативных мыслей на позитивные.

Полностью откажитесь от этих слов:

1. Сомневаюсь.

2. Если бы...

3. Никогда...

4. Не думаю...

5. У меня нет времени...

6. Может быть...

7. Боюсь, что...

8. Я не верю...

9. Не вижу смысла...

10. Это невозможно...

Сделайте следующие слова частью своего словарного запаса:

1. Я могу...

2. Да, конечно...

3. Надеюсь на лучшее...

4. Знаю...

5. Я найду время...

6. Я могу...

7. Разумеется...

8. Я успею...

9. Обязательно...

10. Наверняка...

Вырабатывая у себя позитивное мышление, вы приобретаете внутренний распорядок и гармонию. Конечно, этот фактор не поддается физическому измерению и математическим расчетам, но требует не меньшего внимания. [1, c. 3]

У многих людей возникают психологические трудности, когда они пытаются избавиться от той или иной вредной привычки. Эта попытка принимает форму проблемы, становится непосильным бременем по одной простой причине: мы хотим за одну секунду составить для себя план на всю жизнь. Например, я решаю: «Всё, с завтрашнего дня я больше никогда в жизни не прикоснусь к сигарете!». Это очень трудно.

Если у вас возникло желание заменить свои плохие привычки на хорошие, сделайте последовательно пять предлагаемых шагов:

- Составьте список своих плохих привычек. Для этого возьмите чистый лист бумаги. Разделите его на две графы. С левой стороны напишите в столбец все свои негативные привычки, с правой -- привычки, которые вы хотите выработать для замены плохих привычек.

- Обдумайте каждую хорошую привычку, ее преимущества и результаты. Например, «выработав привычку мыслить позитивно», -- я приобретаю: больше радости в жизни; доброжелательный настрой; возможность видеть в жизни больше прекрасного; душевную умиротворенность; возможность разглядеть более короткий путь к успеху.

- Предпримите действие в направлении укрепления этой привычки, т. е. ежедневно проводите тренинги самонастроя, направленные на выработку новой привычки. Для этого ежедневно, как можно чаще, произносите вслух (про себя) утверждения.

- Радуйтесь и постоянно отмечайте преимущества, которые вы имеете вследствие выработки своей новой привычки (утром, вечером, днем). Не останавливайтесь на достигнутом, продолжайте выработку привычки и работайте над ней ежедневно в течение 21 дня. Затем переходите к следующей.

В результате этих нехитрых упражнений вы обязательно приобретете душевный покой, множество друзей, хорошие отношения в семье и процветающее будущее! [6, c. 80]

Г) Пунктуальность. Пунктуальность -- это основной принцип эффективной организации времени. Пунктуальные люди имеют больше шансов на удачу и успех. Те, кто постоянно опаздывает, не имеют таких шансов и оставляют после себя неприятное ощущение, которое сохраняется несколько дней.

Джон Канич и Ричард Лестер в книге Survival Kitfor Leaders предлагают следующие советы по поводу того, как обращаться с непунктуальными людьми:

С коллегами:

* Не встречайтесь с ними, если они не пришли вовремя на деловую встречу.

* Похвалите их за приход вовремя.

* Поговорите с ними по поводу их опозданий.

* Если необходимо, то сократите общение и дела с ими.

С начальником:

* Познакомьтесь с его помощником или секретарем, который сообщит вам о его опоздании.

* Займитесь чем-нибудь, ожидая его прихода.

С прочими важными лицами:

* Займитесь чем-либо, ожидая их.

* Назначайте с ними встречи на более ранее время, рассчитывая, что в этом случае освободитесь вовремя. [8, c. 80]

Д). Умение сказать «Нет». Люди, не могущие отказать в просьбе, которая требует их времени и сил, откликаются на нее главным образом из желания угодить другим. Однако нравиться другим людям не означает соревноваться в популярности с прочими.

Когда вы позволяете другим пользоваться вашим временем, вы начинаете испытывать раздражение, разочарование, вы теряете равновесие. Когда вы научитесь стоять за себя, отвечая отказом, эти отрицательные эмоции исчезнут. Вот несколько советов, как отвечать на просьбы других:

-Тому, кто не является вашим начальником, скажите: «Простите, но я не могу. У меня в данный момент другие дела». Если с просьбой настаивают, отвечайте им с улыбкой так же. В конце концов смысл ответа до них дойдет.

- Ответить отказом начальнику сложнее. Начальники считают, что вы сделаете все, что они вам скажут, если только вы не возразите. В данном случае перед вами две задачи: свести воедино ваши собственные приоритеты с приоритетами начальника и сохранить с ним хорошие партнерские рабочие отношения.

Вот как можно ответить, когда начальник просит вас выполнить дополнительную работу. Имейте в виду, что к некоторым просьбам следует отнестись уважительно. В этом случае необходимо проявить гибкость:

* «Если я сейчас займусь этим, то не смогу сделать качественно, потому что у меня сейчас слишком много разных дел».

* «Я ценю ваше доверие, но в данный момент я, вероятно, не смогу сделать все как нужно, поскольку у меня сейчас столько дел». [2, c. 124]

Е) Делегирование задач. Речь идет не только о поручении подчиненному, но и о передаче задания коллеге по работе или мужу / жене, о покупке услуг и т. д.

Например, если возложенные на вас обязанности отнимают слишком много времени при своей небольшой важности, стоит задуматься о покупке услуг помощника или секретаря. Расширение штата -- вопрос глобальный и не всегда решаемый, а вот покупка разовых услуг -- гораздо проще. При этом необходимо обосновать свое решение руководству. [5, c. 30]

Ж). Не беритесь за все дела одновременно. Выполнение нескольких дел сразу означает лавирование между делами. Причем ни одному из них мы не уделяем должного внимания. Исследования показали, что выполнение нескольких дел снижает производительность. [8, c. 86]

Заключение

Управлять временем просто. Надо лишь изменить методы своей работы и эффективно использовать высвободившееся в итоге время. Только и всего.

Большинство из нас не задумываются об организации повседневных дел и беспорядочно тратят на них силы и время. Между тем существуют дела обязательные, имеющие четкую временную организацию -- например, работа в офисе, занятие в учебном заведении или заранее спланированный досуг, -- и дела, время и сроки исполнения которых зависят целиком от нас и которыми мы чаще всего занимаемся бессистемно, в надежде, что они как-нибудь переделаются.

Следствием подобного отношения ко времени, как правило, являются крушение планов, постоянное пребывание в ситуации цейтнота, ощущение хронического недостатка времени. Мы хватаемся то за одно, то за другое, а в результате -- гора несделанного и стресс. Страдают работа, личная жизнь. И при этом мы с ужасом сознаем, что время уходит впустую.

Решение проблемы -- в управлении временем. Вы сможете контролировать его путем принятия решений о том, чем хотите его заполнить и когда станете заниматься, тем или иным делом. Речь идет отнюдь не о жестком режиме жизни, не допускающем ни отклонений от установленного графика, ни импровизаций, но об обретении способности успешно справляться с тем, что является для вас действительно важным.

Благодаря умению управлять временем вы повысите эффективность своей деятельности за счет контроля над тем, что делаете и когда делаете. Вдобавок вы получите в свое распоряжение больше времени для отдыха -- а это важный элемент подзарядки жизненных «аккумуляторов», поддерживающий способность справляться со всем тем, что поминутно подбрасывает жизнь. В данной работе были изучены источники и литература по теме «Тайм-менеджмент», рассмотрены: понятие время, причины дефицита времени, а также основные способы управления временем.

В ходе работы были составлены следующие рекомендации по управлению своим временем:

- Научитесь планировать свой день. Пока вы не научитесь правильно планировать, ощутимых преимуществ вы не получите.

- Составляйте планы. Причём нужно это делать в письменном виде. Под соответствующей рубрикой «План дня». Записывайте всё то, что хотите сделать на следующий день: задачи из списка дел, невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюдать; периодически возникающие задачи. Поставьте напротив каждой задачи приблизительно время его выполнения.

- Организуйте своё рабочее помещение. Купите себе хороший стул, стол, кондиционер. Это позволит вам чувствовать себя безупречно и различные неудобства не будут вас отвлекать от работы.

- Всегда думайте позитивно. Человек с весёлыми мыслями быстрее и качественнее выполняет работу, чем человек с плохим настроем.

- Постепенно избавляйте от плохих привычек, если они у вас имеются. Плохие привычки всегда отнимают кучу времени.

- Будьте пунктуальны.

- Научитесь говорить нет. Если вас просят выполнить какую-то работу, которая требует много времени и сил, просто скажите «простите, но я не могу, у меня в данный момент другие дела».

- Делегируйте задачи. Делегируя свои задачи подчиненным, вы приобретаете много свободного времени.

- Не беритесь за все дела одновременно. Помните поговорку: «За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь». Когда вы берётесь за два дела одновременно, в итоге ни то, ни другое завершить не можете.

- Не спешите. Как уже отмечалось в первом пункте, спешка является типичным пожирателем времени. Ведь она мешает максимально сосредоточиться на проблеме, а значит и не позволит решить проблему с максимальной эффективностью.

Список литературы

1. Азарова, О. Тайм-менеджмент за 30 минут /О. Азарова. -- Ростов н/Д: Феникс, 2007. -- 160 с.

2. Берд, П. Тайм-менеджмент: Планирование и контроль времени / П. Берд. - Пер. с англ. К. Ткаченко. -- М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004. -- 288 с.

3. Брайан, Т. Результативный тайм-менеджмент: эффективная методика управления собственным временем Т. Брайан -- М.: СмартБук, 2007. -- 79с.

4. Васильченко, Ю. Л. Самоучитель по тайм-менеджменту / Ю. Л. Васильченко, З. В. Таранченко, М. В. Черныш. -- СПб.: Питер, 2007 -- 256 с.

5. Еремич, Н. Г. Тайм-менеджмент. Как все успевать / Н. Г. Еремич. -- СПб: Питер, 2008 -- 176 с.

6. Калинин, С. И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем С. И. Калинин. -- СПб.: Речь, 2006. -- 371с.

7. Кук, М. Эффективный тайм-менеджмент. Как рационально спланировать свое рабочее и свободное время М. Кук. -- М.: ФИАР-ПРЕСС, 2003. -- 336 с.

8. Сандхайм, Д. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как делать больше, не теряя головы / Д. Сандхайм. -- СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», 2008. -- 128 с.

9. Моргенстерн, Д. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью / Д. Моргенстерн. -- М.: изд-во: «Добрая книга», 2006. -- 256 с.

10. Соснина, М. А. Личный тайм-менеджмент или как управлять своим временем / М. А. Соснина. -- Ростов н/Д: Феникс, 2005. -- 256 с.

Размещено на Allbest.ru