Автоматизация учета наличия и движения персонала

Примеры современного состояния информационных систем на действующих предприятиях и в учреждениях. Система управления персоналом "БОСС" в Первом Украинском Международном банке

Первый Украинский Международный банк (ПУМБ) создан 20 ноября 1991 года, зарегистрирован Национальным банком Украины (НБУ) 23 декабря 1991 года, а в апреле 1992 года начал осуществлять банковские операции. В 1992 году ПУМБ стал первой украинской компанией, которая начала составлять годовую финансовую отчетность согласно Международным стандартам финансовой отчетности и подтверждать ее в ведущих международных аудиторских компаниях. Банк имеет 11 филиалов и 72 отделения (по состоянию на сентябрь 2007 года). Головной офис находится в Донецке и Киеве. ПУМБ предоставляет широкий спектр банковских услуг корпоративным и частным клиентам посредством обслуживания в отделениях, через банкоматы, POS-терминалы, системы "Клиент-Банк", Internet Banking и GSM Banking.

Предпосылки к внедрению

Развитие банка привело к тому, что к 2006 году служба персонала ПУМБ ощутила острую потребность в современной автоматизированной информационной системе, способной качественно вести единое кадровое делопроизводство в разветвленной сети банка. К тому времени для ведения кадрового учета использовалась автоматизированная система собственной разработки, штатное расписание велось в Excel. При табелировании рабочего времени использовался внутренний программный продукт "Schedule". Все процессы, связанные с управлением кадровыми процессами (подбор, аттестация, должностные инструкции) были недостаточно автоматизированы. Управленческий учет принадлежности сотрудников к бизнес-направлениям происходил в ручном режиме.

В сложившейся ситуации в банке было принято решение о внедрении новой современной автоматизированной системы управления персоналом, способной предоставлять необходимую информацию в нужное время и в удобном виде. К этой системе были выдвинуты требования по оптимизации процессов кадрового учета и созданию единых подходов к кадровому делопроизводству во всех филиалах банка. Помимо прочего, система должна была обеспечить формирование двух табелей учета рабочего времени - это требования продиктовано спецификой процесса начисления заработной платы в банке.

Выбор системы

Проанализировав представленные на рынке решения для автоматизации управления персоналом, специалисты ПУМБ сделали выбор в пользу системы БОСС-Кадровик. По мнению представителей банка, в отличие от западных разработок, это решение полностью соответствует украинскому законодательству и своевременно обновляется при его изменении. Немаловажную роль в выборе БОСС-Кадровик сыграл опыт успешного использования системы в 800 российских и украинских компаниях, большая часть которых - крупные предприятия, имеющие широкую распределенную структуру.

Реализация проекта

Проект стартовал в начале 2006 г. и был полностью завершен в сентябре этого же года. На данный момент Управление по работе с персоналом ПУМБ приобрело 27 лицензий, которые распределены по всем филиалам банка. В ходе внедрения были реализованы два этапа проекта (подписаны два отдельных договора): непосредственное внедрение системы в соответствии с поставленными задачами и разработка в системе дополнительных выходных форм и механизмов после периода тестовой эксплуатации.

На момент внедрения системы в банке уже функционировала разработанная собственными силами система учета персонала. Эта система функционирует и после внедрения БОСС-Кадровик, однако теперь у пользователей нет необходимости вносить в нее информацию, поскольку все данные поступают из БОСС-Кадровик. Эта особенность вызвана тем, что старая система интегрирована с большим количеством других программных продуктов. Всю работу по интеграции двух систем выполняли специалисты ПУМБ, а сотрудники корпорации Инком оказывали консультационные услуги.

Особенное внимание Управление по работе с персоналом ПУМБ уделило вопросу разграничения прав доступа к информации, накапливаемой в системе управления персоналом. Эта задача была решена, с одной стороны, благодаря использованию терминального доступа, а с другой - разграничению прав доступа на уровне базовых возможностей системы БОСС-Кадровик. В начале проекта банк выдвинул требование о ведении двух табелей учета рабочего времени сотрудников за месяц: по состоянию на 25 число и по состоянию на конец месяца. В большинстве украинских банков, в т.ч. и в ПУМБ, заработную плату сотрудники получают в конце месяца. Эту операцию бухгалтерия выполняет на основании табеля учета рабочего времени. Таким образом, предварительный табель учета должен быть закрыт 25 числа, чтобы бухгалтерия успела произвести необходимые для расчета заработной платы операции. В то же время в оставшееся до конца месяца время может произойти отклонение от планируемого графика работ, что должно быть учтено при следующем расчете заработной платы. В результате командой внедрения корпорации Инком был разработан комплекс средств по работе с табелями и настроены механизмы разграничения прав доступа к созданным табелям. Эти средства, по данным Инком, в настоящий момент успешно используется и в других украинских банках, которые остановили свой выбор на системе БОСС-Кадровик.

КОММЕНТАРИЙ ЗАКАЗЧИКА

Владимир Завгородний, начальник Управления по работе с персоналом Первого Украинского Международного банка.

Внедрение системы управления персоналом БОСС-Кадровик позволило ПУМБ провести автоматизацию кадрового делопроизводства, табельного учета рабочего времени, управления кадровыми процессами и принадлежности сотрудников к бизнес-вертикалям. Выбор был остановлен на данном программном продукте, т.к., в отличие от других разработок, это решение полностью учитывает необходимость системного подхода к управлению персоналом и соответствует украинскому законодательству, своевременно обновляется при его изменении.

Еще одним преимуществом БОСС-Кадровик является полная адаптация системы потребностям банка и специфике банковской деятельности. Особое внимание ПУМБ уделил вопросу разграничения прав доступа персонала к информации - теперь предоставление прав полностью автоматизировано; программа существенно снижает риск ошибок из-за человеческого фактора. БОСС-Кадровик позволяет в автоматическом режиме формировать отчеты по доходам сотрудников банка, что занимает считанные минуты, тогда как раньше эта операция требовало нескольких дней. Один из наиболее трудоемких процессов - расчет трудового стажа персонала теперь также автоматизирован и занимает минимум времени. Немаловажно и то, что БОСС-Кадровик - совершенствуемая система, учитывающая как рост численности персонала банка, так и развитие компании в целом.

Управление кадровыми процессами

Одним из ключевых инструментов системы стал модуль "Управление кадровыми процессами". Функциональность этого модуля затрагивает основные стороны управления персоналом как основным ресурсом предприятия. Внедрение автоматизированного решения высокого уровня повлекло за собой некоторое изменение системы управления персоналом банка в целом. В результате в ходе проекта заказчик принял решение о частичной реализации возможностей модуля на данном этапе.

Во время внедрения модуля "Управление кадровыми процессами" для организации работы сотрудников банка потребовалось создать дополнительные отчеты, связанные с процессом развития персонала. Необходимо было уделить больше внимания обучению работников, повышению уровня их квалификации и созданию кадрового резерва банка. Командой компании Инком были разработаны дополнительные механизмы и предложены варианты отчетов, которые позволили вести планы индивидуального обучения работников, учет количества сертифицированных сотрудников, суммы затрат предприятия на обучение персонала, учет оценок каждого работника после прохождения обучения, ведение истории обучения определенного работника и т.п.

Дополнительная функциональность

После реализации первого этапа проекта внедрения системы БОСС-Кадровик была проведена разработка дополнительной функциональности, заказанной службой персонала банка. В результате были разработаны механизм учета принадлежности сотрудников к характерным для ПУМБ бизнес-направлениям и ряд специфических аналитических отчетов.

Обучение пользователей

При внедрении системы было проведено обучение двух групп пользователей. Первая группа включала в себя всех ключевых сотрудников, задействованных в проекте. Обучение этой группы проводилось в начале проекта. Вторая группа состояла из представителей филиалов ПУМБ. Это обучение проводилось на финальном этапе проекта, перед запуском системы в промышленную эксплуатацию. Вторая стадия обучения проводилось уже на настроенной под ПУМБ системе и с перенесенными в БОСС-Кадровик историческими данными, что позволило выявить и устранить ряд несоответствий в настройках системы. Именно второе обучение стало для проекта тестом на правильность и полноту выполненных настроек и окончательно убедило заказчика в работоспособности реализованного решения.

КОММЕНТАРИЙ ИНТЕГРАТОРА

Александр Корягин, начальник отдела внедрения систем управления персоналом компании Инком.

Как правило, при внедрении БОСС-Кадровик период тестовой эксплуатации отсутствует, поскольку система достаточно стабильно работает, а доработки осуществляются в рамках сервисного сопровождения. В проекте внедрения в ПУМБ тестовая эксплуатация была связана в первую очередь с более основательной интеграцией системы в существующую инфраструктуру банка. Первоначально тестирование системы проводилось в центральном офисе банка и в Киеве, а затем этап тестирования проходил в филиалах ПУМБ.

Система внедрялась совместными усилиями команды ПУМБ и компании Инком: команда внедрения Инком насчитывала 4 человека, ПУМБ - 8 человек. Большую роль в успехе внедрения сыграло четкое понимание заказчиком целей проекта и постоянное отслеживание куратором проекта сроков его выполнения. Инком регулярно предоставляла банку плановые отчеты команды внедрения. Помимо этого, руководство банка постоянно координировало деятельность собственных специалистов, задействованных в проекте.

Компания Инком является “украинским центром компетенции" по системе БОСС-Кадровик и регулярно выпускает новые обновления. В рамках стандартной технической поддержки мы обеспечиваем версионное сопровождение системы БОСС-Кадровик в точном соответствии с действующим законодательством Украины, предоставляем в распоряжение специалистов заказчика горячую линию для консультаций. Авторизованное техническое сопровождение подразумевает дополнительные услуги, в том числе приоритетное обслуживание запросов клиентов, обучение новым возможностям системы, оперативный выезд к клиенту, выделение менеджера или группы сопровождения.

Результаты

Внедрение системы БОСС-Кадровик позволило Первому Украинскому Международному банку провести автоматизацию кадрового делопроизводства, учета рабочего времени, управления кадровыми процессами и управленческой принадлежности сотрудников к бизнес-направлениям. На данный момент система БОСС-Кадровик охватывает все подразделения ПУМБ, связанные с кадровым делопроизводством, подбором и обучением персонала, формированием кадрового резерва, подготовкой табеля учета рабочего времени, расчетом заработной платы на основании сформированных табелей учета рабочего времени.

В системе реализован достаточно простой универсальный построитель запросов, который позволяет получать оперативно и в удобном виде любую содержащуюся в системе необходимую информацию. Кроме того, внедрение автоматизированной системы управления персоналом позволило привести все кадровое делопроизводство банка к единому стандарту и полному соответствию изменяющемуся украинскому законодательству. Реализованы средства разграничения доступа пользователей.

Все кадровые операции в удаленных подразделениях производятся в единой системе в реальном режиме времени. Такой подход позволяет контролировать деятельность кадровых служб на местах, а также готовить разнообразные консолидированные отчеты.

Система полностью интегрирована в инфраструктуру заказчика.

Заключение