Автоматизация учета наличия и движения персонала

Широкое использование средств вычислительной техники привело к появлению новых приемов и способов организации учета персонала. Разработаны машиноориентированные формы учета кадров. Отличительной их особенностью является возможность составления в автоматическом режиме машинограмм, обобщающих учетную информацию в разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления отчетности по учету персонала.

Относительная простота освоения и эксплуатации позволяют использовать компьютеры в качестве персональной техники, оснащать ими персонал и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера. Одним из обязательных условий автоматизации и учета является наличие программы регистрации и обработки данных. Они включают разработку технологий автоматизированного получения и обработки информации, в их числе: первичные документы, приспособленные к их автоматизированной обработке; документооборот, рассчитанный на обработку учетных данных на компьютерах; коды; отчетные разработки, получаемые автоматически; программы работ вычислительной техники; технологические и инструментальные карты, формализующие порядок выполнения работ на всех этапах технологического процесса обработки информации, включая использование полученных машинограмм.

При этом программы обработки информации должны быть адаптированы к правилам ведения кадрового учета. Это относится к представлению бухгалтерских регистров в удобном для чтения виде, невозможность несанкционированных исправлений в записях и др.

Организации самостоятельно выбирают формы и методы кадрового учета исходя из объема учетных работ, наличия вычислительной техники и других условий. Они могут не только использовать рекомендованные формы, но и разрабатывать свои, включая

формы бухгалтерских регистров. Вместе с тем они должны соблюдать общие методологические принципы, установленные в централизованном порядке, а также технологию обработки учетных данных.

С переходом к прогрессивным формам учета кардинально меняются характер и содержание бухгалтерской работы, сокращается удельный вес технических процессов, основанных на ручном труде. Главными для учетного персонала становятся функции организаторов процесса обработки экономической информации.

Основной целью является изучение и описание системы, обеспечивающая совместную работу отдела кадров с системой автоматизации учетных задач на предприятии.

Задачи: кадровая документация, учет персонала и его движение на предприятии в комплексах автоматизации учет кадров, анализ систем.

Эта курсовая работа способствует углублению и расширению теоретических и практических знаний в области построения и функционирования информационных систем менеджмента и освоение приёмов внедрения информационных систем менеджмента для автоматизированной обработки информации.

Использование показателей по труду при управлении персоналом предприятия

При управлении персоналом наибольшее распространение получили методы экономического стимулирования, использующие показатели по труду. Обычно показатели по труду непосредственно не применяют при разработке управленческих решений, а лишь используют при анализе хозяйственной деятельности предприятий и планировании. Ряд показателей по труду используют для планирования решений мотивационного характера (показатели, связанные с оплатой труда).

Целью анализа трудовых показателей является определение основных направлений экономической работы по выявлению резервов экономии труда, заработной платы и возможностей дополнительного выпуска продукции, нового ассортимента изделий за счет роста производительности труда. При этом обычно анализируют такие показатели, как обеспеченность персоналом, квалификационный состав работающих, движение персонала, должностное движение персонала, использование рабочего времени, использование фонда заработной платы, производительность труда, трудоемкость продукции.

Анализ этих показателей сводится в основном к анализу отклонений значений фактических данных от плановых показателей. Он дает возможность руководителю определить направление дальнейшей деятельности в тех подразделениях предприятия, где произошло отклонение соответствующих показателей.

В условиях рынка меняются роль и место трудовых показателей, получают распространение новые показатели, для конкретных предприятий разрабатываются свои показатели, учитывающие особенности производственных циклов. В условиях рыночной экономики, когда нет существенного влияния государства на формирование заработной платы работников предприятий различных форм собственности, а особенно частных, для предпринимателей более важно знать, сколько было затрачено труда на производство одной единицы продукции. Кроме того, значение этого показатели в каждые периоды времени необходимо сравнивать со значением этого показателя у конкурентов. Таким образом, в современных условиях на первый план выходят не показатели, характеризующие численность персонала предприятия, фонд заработной платы, среднюю заработную плату и др., а показатель величины расходов на персонал, отнесенный к единице продукции.

Показатель, характеризующий расходы на персонал, является интегральным показателем, который включает в себя все расходы, связанные с функционированием человеческого капитала. К этим расходам относятся затраты на заработную плату, выплаты работодателя по различным видам социального страхования, расходы предприятия на социальные выплаты и льготы, на содержание социальной инфраструктуры, на обучение, переобучение и повышение квалификации персонала предприятия, на выплату дивидендов и покупку льготных акций. В странах с развитой рыночной экономикой базовые расходы (расходы на заработную плату) обычно составляют менее половины общих расходов на персонал.

Установление допустимой величины расходов на персонал становится отправной точкой для планирования и анализа всех других показателей по труду. Если на конкретном предприятии величина расходов на персонал превышает такие расходы, установившиеся у конкурентов, то дальнейшая деятельность такого предприятия представляется проблематичной и должна ориентироваться на устранение причин этого перерасхода, если этот перерасход не являлся политикой фирмы по привлечению наиболее квалифицированных кадров с соответствующего рынка труда.

Показатели по труду редко рассматриваются во взаимосвязи между собой, и как факторы, которые характеризуют и влияют на значения других экономических показателей хозяйственной деятельности предприятия. Так, если выбрать рассмотренный выше показатель, характеризующий расходы на персонал, за результирующий показатель, и рассмотреть его зависимость от некоторых других трудовых показателей, которые в данном случае будут являться факториальными, то можно решать оптимизационную задачу по снижению издержек предприятия на труд. При этом надо учитывать ряд ограничений, которые связаны со структурой самого предприятия, уровнем заработной платы, установившейся на рынке труда по отдельным категориям работников и др. Решение этой задачи поможет выработать экономисту предприятия оптимальные значения трудовых показателей, а руководителям всех уровней - возможность разработать стратегию дальнейшей деятельности. Недостатком определения значений показателей таким методом является то, что в различные периоды изменяются ограничения, накладываемые на целевую функцию. Поэтому необходимо пересчитывать данные показатели. А эффект от выполнения этих показателей может быть не существенен в краткосрочные периоды.

Как было отмечено выше, можно рассматривать влияние показателей по труду на показатели, характеризующие хозяйственную деятельность предприятия. Анализ показателей по труду занимает в управлении как бы серединное место между функциями сбора и обработки информации, с одной стороны, и функциями принятия решений по планированию, организации управления и функционирования, контролю и стимулирования, с другой. Для более быстрой реакции руководящих органов предприятия со времени поступления информации об изменении того или иного показателя, до принятия конкретного решения, необходимо создание комплексной системы управления персоналом предприятия. Эта система должна учитывать все взаимосвязи основных трудовых показателей, их зависимость от других экономических показателей, а также возможное влияние трудовых показателей на них. Комплексная система управления персоналом должна включать в себя менеджерские информационные системы коммуникации и контроля, которые обеспечивали бы достаточно быстрое поступление информации об изменении участвующих в системе показателей по труду.

На современном этапе развития информационных систем возможно создание такого рода систем на конкретных предприятиях. Кроме того, можно предположить, что на уровне отдельного предприятия руководство получает достаточно достоверную информацию обо всех изменениях, касающихся данного предприятия. Руководству предприятия необходимо выбрать целевые параметры - различные экономические показатели деятельности предприятия (в том числе и трудовые), значения которых руководство намеревается изменить в планируемом периоде. Предполагается, что для каждой целевой переменной руководство фирмы, предприятия может задать планируемую величину (желаемый уровень). Плановая величина этих переменных может вырабатываться на основе решения оптимизационных задач, на основе значений аналогичных показателей у конкурентов, оценок экспертов, политики дальнейшего развития фирмы и др.

После этого необходимо произвести отбор параметров управления. Таковыми должны быть показатели, которые могут влиять на изменение целевых параметров. В данном случае в качестве параметров управления предполагается выбирать трудовые показатели. Система упрощается, если число параметров управления совпадает с числом плановых параметров.

На основе статистической информации, полученной по отчетам фирмы за прошедшие периоды, можно построить вектор-функцию зависимостей плановых параметров от параметров управления. На уровне отдельного предприятия количество целевых параметров сравнительно невелико, и поэтому, осуществлять контроль за их значениями всем звеньям управления достаточно просто (напр., контроль за показателями численности персонала может осуществлять кадровая служба предприятия). Если в рамках решения конкретных задач управления число этих параметров увеличивается, то возможно перераспределить функции контроля за изменением того или иного показателя дополнительным службам предприятия. Необходимо отметить, что перераспределение функций контроля за показателями возможно на достаточно крупных предприятиях.

Предполагая, что информационные потоки на предприятии доходят до соответствующего "контролера" достаточно быстро и являются достоверными, а сами "контролеры" реагируют без запаздывания на отклонение планового параметра от планируемой величины, можно осуществить переход к системе, где поведение каждого контролера описывается отдельным уравнением. Поведение всех "контролеров", тогда будет описываться системой дифференциальных уравнений. Руководство фирмы может перераспределять задачи между "контролерами", а также изменять направления их действий.

Используя исходную систему поведения всех "контролеров" предприятия можно построить устойчивую систему. Суть этой системы состоит в том, что можно добиться такого управления персоналом предприятия, при котором текущие значения целевых показателей будут максимально приближаться к плановым параметрам. А это и будет следствием успешной работы комплексной системы по управлению персоналом предприятия с использованием трудовых показателей.

Документальное оформление личного состава и использования рабочего времени

При приеме на работу между работником и работодателем заключается трудовой договор (контракт). Он определяет индивидуальные условия, на которых работник трудится на предприятии. Трудовой договор (контракт) есть соглашение между работником и предприятием, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством.

Внедрение автоматизированной системы управления персоналом предоставляет дополнительные возможности руководству предприятия по анализу качества человеческих ресурсов, организационного построения и численности персонала. В совокупности с деятельностью отдела организации труда и заработной платы (или подразделений, выполняющих его функции) обеспечивается возможность проведения анализа затрат на оплату труда персонала.

Кадровая документация - непременная часть документов любого учреждения, организации, предприятия. Она ведется отделом кадров. Однако система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создается большой объем однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Основные элементы кадровой части системы:

прием сотрудника;

перевод сотрудника;

увольнение сотрудника;

вычисление стажа работы;

учет курсов повышения квалификации (переподготовки, специализации);

учет совместительства;

учет наличия квалификационных категорий;

учет награждений;

учет взысканий;

учет отпусков;

сведения об уволенных из организации лиц.

Система по учету кадров может работать как локальном режиме (одно-два рабочих места), так и в широком режиме с подключением к ней всех заинтересованных лиц (руководителей структурных подразделений, других сотрудников). Система поддерживает корпоративный режим работы и использует все возможности общего комплекса: транспорт данных, разграничение доступа, синхронизацию данных и т.д.

Система позволяет полностью прослеживать движение сотрудников, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением, формирование произвольных отчетов по кадровой структуре предприятия.

Для получения выходных форм (типовых справок по личному составу, структуре организации и т.д.) применяется универсальный генератор отчетов. Он позволяет формировать отчетные формы произвольной сложности.

В комплексе система представлена базой данных отдела кадров. В основе учета сотрудников - форма "Личная карточка". Она является образцом при внесении сведений на нового сотрудника (точная копия типовой межведомственной формы №Т-2).

Эта программа основана на модульном принципе построения, который позволяет осуществлять его поэтапное внедрение.

Модуль "Учет кадров" предназначен для руководителей и специалистов отдела кадров.

Он позволяет выполнять основные операции по приему, перемещению и увольнению сотрудников. Кроме большого количества "стандартной" информации о сотруднике, можно вводить дополнительные атрибуты с произвольными значениями. По введенной таким образом информации возможно осуществлять структурированный поиск.

Пользователи могут самостоятельно готовить различные отчеты по персоналу предприятия, формировать списки на основании произвольно сформированного запроса.

Система "Кадры" обеспечивает формирование стандартных отчетных форм путем связи с табличным процессором Microsoft Excel. Могут формироваться различные справочные документы.

Модуль "Штатное расписание" предназначен для сотрудников планово-экономического отдела. Он приведен в таблице 1.

Таблица 1. Штатное расписание.

Основой работы экономической системы является штатное расписание, которое составляется в экономическом отделе и затем передается в отдел кадров, для осуществления учета движения персонала. На основании штатного расписания, информации, предоставляемой отделом кадров и экономическим отделом, система формирует тарификационные списки.

В рамках работы со штатным расписанием поддерживаются функции ведения организационной структуры предприятия, ведения системы тарифно-квалификационных сеток (ТКС), работы со штатными единицами подразделений.

Основными элементами экономической части системы являются: штатное расписание, тарифная сетка, тарификационные списки.

При ведении штатного расписания производятся регистрация сведений о структуре организации и учет вакантных должностей.

В характеристике должностей содержится информация, касающаяся непосредственно данной должности (оклад, количество ставок и т.д.), а также ссылки на личные карточки работников, занимающих данную должность.

Кроме того, программа должна предусматривать формирование и вывод на печать учетных форм (штатное расписание и т.д.).

Разработчиками системы предусмотрен гибкий механизм регулирования доступа к документам, ограничение создания, чтения и редактирования документов как в полном объеме, так и фрагментарно.

Руководящий состав организации может оперативно получать нужные сведения по структуре предприятия, штатному расписанию, информацию о сотрудниках и вакансиях. Сотрудники финансовых и кадровых служб получают удобное и надежное средство для выполнения своих должностных обязанностей при использовании системы. Система предназначена для автоматизированной поддержки ведения кадровой документации при решении различных задач (ведение картотеки личных карточек, ведение штатного расписания, формирование справок, поиск необходимой информации).

Два модуля системы "Учет кадров" и "Штатное расписание" работают в едином информационном пространстве. Реализованная в системе функция разграничения доступа позволяет определить весьма четкие границы получения информации, вплоть до конкретных списков.

При работе с данными и базой данных по личному составу необходимо учитывать, что Законодательством Украины персональные данные отнесены к категории конфиденциальной информации; и юридические, и физические лица несут ответственность за соблюдение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации. Соответственно, любая база данных по личному составу, а особенно расположенная в сети, должна быть надежно защищена от несанкционированного доступа.

Система обеспечивает:

ведение структуры предприятия в виде иерархического списка подразделений, создание, перемещение, переименование, удаление структурного подразделения, просмотр истории подразделения

ведение штатного расписания и штатной расстановки работников, определение для каждой позиции размера оплаты, плановой и нормативной численности, вида и размера надбавок, индексацию оплаты

создание и редактирование приказов по изменению штатного расписания и ввод их в действие

подготовку и ведение проектов организационной структуры и штатного расписания предприятия

установку разных размеров оплаты в зависимости от условий труда

ведение оперативного и полного учета кадровой информации в объеме унифицированной формы Т-2 с возможностью ввода дополнительной информации по работнику в необходимом формате данных

ведение учета резерва на выдвижение высшего и среднего звена руководителей

учет нескольких видов стажа, в том числе во вредных условиях, в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к районам Крайнего Севера

ведение информации по сотрудникам, работающим вахтово-экспедиционным методом

автоматическое изменение размера северной надбавки в соответствии с законодательством по сроку проживания или при отработке необходимого числа рабочих смен работающим вахтово-экспедиционным методом

подготовку и утверждение приказов по кадровому составу, печать их в соответствии с унифицированными формами

повторный прием и отмену увольнения уволенных работников

оформление предоставления основного и дополнительных отпусков, отзыва из отпуска, формирование графика отпусков в виде унифицированной формы Т-7

ввод документов и данных по учету рабочего времени для автоматического отражения их в табеле сотрудника: больничных листов, донорских дней, неявки по неизвестным причинам и т.п.

ведение учета накопления отгулов на основании нормы и факта рабочего времени и предоставления отгулов на основании табеля учета рабочего времени

ведение информации военно-учетного стола предприятия

ведение информации по обязательному и добровольному медицинскому страхованию

ведение учета назначенных пенсий

ведение информации для формирования документов персонифицированного учета

формирование необходимых печатных документов и отчетов по кадровой информации в разрезе имеющихся в системе данных о персонале предприятия и вывод полученной информации на принтер или в файл

анализ данных по использованию специалистов с высшим и средним специальным образованием

создание и использование для анализа единой базы данных по сотрудникам для территориально-распределенных организаций

перевод сотрудников между предприятиями одного юридического лица

формирование, просмотр и печать различных списков сотрудников по отдельному предприятию и по корпорации в целом.

Назначение комплексов автоматизации учета