Способы и средства документирования

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• Глава 1. Документирование: понятие, история развития, текстовое документирование, техническое документирование, материальные носители информации
• 1.1 Понятие и история развития
• 1.2 Текстовое документирование
• 1.3 Техническое документирование
• 1.4 Материальные носители информации
• Глава 2. Способы и средства документирования: фото-, кино-, видео-, фонодокументирование, современные способы документирования

2.1 Фото-, кинодокументирование

• 2.2 Видео-, фонодокументирование
• 2.3 Современные способы документирования
• Заключение
• Список использованной литературы

Введение

Документирование решает множество задач в обществе. Это не только способ сохранения качественной определенности информации во времени, это способ связи между разделенными во времени и в пространстве субъектами, способ управления структурами общества, способ преодоления рассеивания информации в пространстве путем накопления, концентрации ее на материальных носителях, способ фиксации социального опыта, вид коллективной памяти.

В качестве документа выступает материальный носитель природного или искусственного происхождения, в структуру которого целенаправленно внесены изменения, отображающие смысл информации, т.е. документ имеет четко обозначенную цель -- нести информацию в своей структуре.

Под «способом документирования» понимается действие или совокупность действий, которые применяются для записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось всё более разнообразным. Используемые в настоящее время способы документирования можно условно разделить на две большие группы:

1. Традиционные (начертание, высекание, выжигание, резьба, тиснение, выдавливание и т. п.). В большинстве своём они появились в глубокой древности;

2. Технотронные (от англ. texnotronic) - осуществляемые исключительно с помощью техники и определяемые её развитием, в особенности ЭВМ и связи (механический, фотохимический, электромагнитный, оптический, магнитооптический, электростатический и некоторые другие). Использование этих способов относится к XIX- XXI столетиям.

В зависимости от выбранного способа документирования используются соответствующие орудия, инструменты, приспособления, т.е. средства документирования. В свою очередь, способы и средства документирования обусловлены физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков. Всё это вместе взятое определяет характер той или иной системы документирования.

К числу основных систем документирования можно отнести следующие:

- системы графической записи;

- системы механической записи;

- фотографические;

- электромагнитные;

- оптические (лазерные);

- магнитооптические;

- электростатические;

Если запись осуществляется при помощи средств компьютерной техники, то обычно используется термин «электронное документирование».

В зависимости от уровня технической оснащённости и использования научных достижений системы документирования могут быть ручными, механизированными либо автоматизированными.

Документирование может осуществляться на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно-вычислительных машин).

Запись информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных средств документирования, начиная от простейших (ручка, карандаш и т.п.) и заканчивая электронными средствами. В зависимости от используемых средств различаются способы документирования и типы создаваемых документов.

С помощью простых орудий создаются рукописные письменные документы, изобразительные документы и графические документы. При использовании фототехники создаются фотодокументы, кинотехники - кинодокументы. Звукозаписывающая техника позволяет создавать фоно- (аудио) документы, компьютерная техника - документы на бумажном носителе, а также электронные документы.

Актуальность темы курсовой работы обусловлена тем, что в последние годы активно развиваются технологии документирования информации, в связи с чем появляются новые и совершенствуются прежние способы и средства документирования.

Целью данной работы является анализ традиционных способов документирования информации. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- раскрыть сущность основных способов документирования;

- дать характеристику материальным носителям информации;

- дать характеристику современным способам документирования. Объектом курсовой работы является документирование информации. Предметом курсовой работы - традиционные способы документирования.

Глава 1 документирование: понятие, история развития, текстовое документирование, техническое документирование, материальные носители информации

1.1 Понятие и история развития

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. [2, c.3] Правила документирования определяются как требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией. [8,с.31]

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования). [7, c.69]

В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механическую, магнитную, оптическую, фотографическую и электростатическую), а также системы воспроизведения информации (ручную, полиграфическую, механическую, магнитную, оптическую, электростатическую), и системы стирания информации (ручную, магнитную, оптическую и тепловую). В зависимости от способа фиксирования информации различают рукописный, механический, магнитный, оптический, фотографический, электростатический документы. [7, c.86]

Первые попытки документирования информации относятся к эпохе возникновения племенных союзов - 20-30-тысяч лет тому назад. Началом стало предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись побочным значением, символизировали определенные понятия и даже выражали мысли. Например, стрела - объявление войны, зеленая ветка -- мир. В Передней Азии делали объемные фигурки - значки и посылали их в глиняном «конверте» как сообщения. Греческий историк Геродот свидетельствует о своеобразном документе, переданном персидскому царю Дарию от скифов. «Документ» включал птицу, мышь, лягушку и 5 стрел. Это послание означало следующее: «Если вы, персы, как птицы не улетите в небо, или, как мыши, не зароетесь в землю, или, как лягушки, не поскачете в болото, то не вернетесь назад, пораженные этими стрелами». Разновидностью предметного следует считать галечные, ракушечные формы письма. За камешками, ракушками определенного цвета, конфигурации, а также их комбинациями закреплялся определенный смысл. Их передача влекла за собой передачу смысла. Индейские племена использовали узелковое письмо, не смысловые единицы закреплялись за шнурками разной толщины, разного цвета, а также за узелками и бусинками. Например, в узелковом календаре индейцев Перу один узел на шнурке соответствовал одному дню, по праздничным дням в шнур вплеталась красная нить, в дни, омраченные несчастьем -- черная. Древние инки использовали «кипу» -- к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, нитки и лоскуты различного цвета, каждый элемент имел свое смысловое значение. Из столицы в провинцию и обратно инки переправляли такие документы «кипу» с сообщениями о сборах налогов, урожае, о размере военной добычи, о числе пленных и т.д. [4, c.34]

В Индии и Китае распространенным материальным носителем служили пальмовые листья, имевшие глянцевую поверхность. Связки таких высушенных листьев образовывали своего рода «пальмовые книги». У ацтеков и майя материалом для письма служила кора фикуса, в Юго-Восточной Азии -- панцирь черепах, а у северных народов -- моржовая кость.

В Китае с начала I тыс. до н.э. для письма использовались бамбуковые планки, реже -- деревянные. На каждой из них помещается вертикальный ряд -- строка иероглифов. Дощечка (30-60 см длины) вмещала несколько десятков иероглифов. Связка таких планок и представляла собой древнейшую форму документа. Позже наряду с бамбуком для письма стал применяться шелк. Внутренний конец длинной полосы шелковой ткани прикреплялся к палочке, на которую свиток наматывался. Читался такой документ вертикальными строчками справа налево. В Древнем Египте и у народов Средиземноморья широко использовался папирус -- тростник. Историками найдены также берестяные, льняные, свинцовые рулоны с древними текстами. В Передней Азии распространенным материальным носителем была глина. [4, c. 37]

Настоящую революцию в документировании произвело изобретение бумаги. Китайский источник приписывает ее изобретение определенному человеку -- начальнику императорских мастерских Цай Луню и сообщает точную дату - 105 г. до н.э. [4, c.38] Самое ценное качество бумаги -- она позволяет тиражировать информацию с помощью печатного станка, пишущей машинки, ксерокса и т.д. Массовое распространение книгопечатания стало возможно лишь в результате промышленного изготовления бумаги. В результате единый письменный способ документирования разделился на рукописный, машинописный, печатный, копировально-множительный и т.д. [4, c. 40]

Развитие документирования прошло длительный исторический путь. В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования. [8, c. 31]

Первым в истории стало предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись побочным значением, символизировали определенные понятия и даже выражали мысли. [4, c. 34] Для более точной передачи человеческой речи появляется письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. Для этого использовались материалы и орудия для письма, применявшиеся человеком в разные эпохи. Революция в документировании произвело изобретение бумаги. Это явилось важнейшим условием дальнейшего быстрого развития человеческой цивилизации.

1.2 Текстовое документирование

Текстовое документирование является одним из самых древних способов фиксации информации. Оно возникло тогда, когда появилась необходимость передавать информацию через пространство и время. Для текстового способа документирования средством запечатления информации является письмо или письменность.

Выделяется четыре основных типа письма:

1. Пиктографическое письмо

Пиктографическое письмо - это древнейший, самый первоначальный тип письма (от лат. pictus «картинный, нарисованный» и греч. grapho «пишу»). Пиктография - это фиксация и передача информации с помощью рисунков [7, с.79]. Была распространена у индейцев Америки, жителей Тропической Африки, аборигенов Австралии, малых народов Сибири и других вплоть до 20 века. Пиктограмма - это схематический рисунок, художественное достоинство которого не имеет существенного значения. Основными средствами этого письма являются более или менее сложные рисунки сюжетного, повествовательного характера. Оно представляет собой преднамеренное изображение на камне, дереве, глине предметов, действий, событий с целью общения. [4, c. 35]

Преимущества пиктографического письма:

- передает только содержание высказывания, не отражая языковых особенностей передаваемого сообщения (звучания слов, их грамматических форм, последовательности слов и т.д.);

- не связано с конкретным языком, может быть расшифровано (прочитано) на любом языке;

- обобщенность запечатления;

- многозначность, может быть «прочтено» как слово, синоним этого слова, словосочетание, предложение с различными вариациями смысла, несколько предложений;

- наглядность, доступность.

На основе пиктографического письма возникает более совершенный тип письма - идеографическое.[7, c. 79]

2. Идеографическое (логографическое) письмо

Идеографическое письмо (от греч. idea - «идея, образ» и grapho - «пишу») тип письма, знаки которого (идеограммы) обозначают целые слова или же значимые части слов -- морфемы.

В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в знак-идею или идеограмму. Изобразительные знаки для конкретных предметов остались картинками, а для передачи общих понятий использовались слова со сходным звучанием. Если не было близко звучавшего конкретного слова, то на помощь приходила образность. Для того чтобы различить значение знака стали ставить над ним специальный знак - детерминатив, т.е. так называемый ключ. Эти знаки сами не читаются, а лишь указывают, как прочесть основной знак. Зарождение государства, которое нуждалось в устойчивом и точном письме для управления, учета, записи законов, а также развитие общественного производства, торговли послужили стимулом для дальнейшего развития идеографического письма. [12, c.35]

Появилась потребность писать быстрее, передавать более сложные и длинные тексты. Это привело к большей схематизации рисунков, к превращению их в еще более условные знаки - иероглифы. Так на основе идеографии возникло иероглифическое письмо - высший этап развития идеографии - появившееся около 4 тыс. до н.э. Достоинствами идеографического письма являются понятность, большая емкость, компактность, отдельные знаки передают слова. [7, c. 80]

3. Слоговое (силлабическое) письмо

Слоговое или силлабическое (от греч. syllabе «слог») - это письмо, в котором каждый графический знак обозначает такую единицу языка, как слог. Слоговые системы появились в середине 2 тыс. до н.э. Древнейшими слоговыми системами являлись шумерская, критская, письменность майя. Более поздними - японская слоговая азбука "кана" и корейское письмо. В настоящее время силлабические системы письма наиболее широко распространены в Индии, Тибете, Эфиопии и Юго-Восточной Азии.

Слоговое письмо проще логографического, но сложнее буквенно-звукового, так как количество разных слогов в языке меньше, чем количество разных звуков. Количество основных знаков в слоговых системах колебалось от 35-40 до двух с лишним сотен. Знак в слоговом письме обычно отображает сочетание гласный-согласный, или просто один гласный звук.

Наиболее характерные черты слогового письма заключаются в следующем:

- каждый письменный знак соответствует слогу;

- основу слогового знака составляет графический элемент, обозначающий согласный звук;

- гласные обозначаются графическими элементами, добавляемыми к основе слогового знака, причем одинаковые гласные обычно обозначаются одним и тем же графическим элементом.

4. Буквенно-звуковое (алфавитное) письмо

Буквенно-звуковым письмом (алфавитом) принято называть такое письмо, в котором каждый графический знак (буква) обозначает не целое слово, как в идеографии, и не слог, как в слоговом письме, а отдельный типовой звук - фонему. Поэтому буквенно-звуковое письмо иногда называют также фонемографическим и даже фонематическим.

Таким образом, письменность стала абсолютно четко передавать произношение. Главным достоинством буквенно-звукового письма явилось то, что для его использования требовалось знание всего лишь около 22-30 символов, а не набор иероглифов из 2000 штук, как это требовалось ранее. Никаких детерминативов также оказалось не нужно.

Буквенно-звуковое письмо появилось с изобретением около 1100 г. до н.э. в Палестине западносемитского алфавита. Самой характерной его разновидностью является финикийский алфавит, предок всех существующих сегодня в Европе видов письменности: латинского шрифта, кириллицы, греческого алфавита.

Буквенно-звуковое письмо делится на консонантно-звуковое (передающее только согласные) и вокализованно-звуковое (передающее как согласные, так и гласные звуки).

Консонантно-звуковое письмо применяется главным образом семитскими народами - финикийцами, арамейцами, евреями, арабами и др. Консонантно-звуковое письмо, называемое так потому, что его знаками обозначались только согласные звуки (консонанты). Появление консонантно-звукового письма в его чистом виде относится ко второй половине 2 тысячелетия н.э.

Вокализовано-звуковое письмо впервые возникло в 9 - 8 вв. до н.э. [6, с.253] у древних греков, а от них перешло к римлянам (латинское письмо), к славянам и другим народам. Оно связано с обозначением на письме как согласных, так и гласных звуков.

Во 2 - 1 тысячелетии до н.э., когда складывалась алфавитная письменность, финикийцам принадлежало первенство в торговле на Востоке. Являясь мореплавателями финикийцы сталкиваясь с различными государствами, расположенными по побережью Средиземного моря, в том числе и с Грецией, усваивали достижения народов этих стран и одновременно влияли на развитие их культуры.

Буквенно-звуковое письмо - наиболее удобное письмо для большинства народов мира. Оно обеспечивает при помощи ограниченного набора знаков (от 20 до 40) точную передачу звукового языка этих народов.

Текстовое документирование - это фиксация информации посредством письма. Развитие письма прошло длительный исторический путь и делится на несколько этапов: пиктографический, идеографический, слоговый и буквенно-звуковой. Развитие данного способа документирования протекало в направлении передачи письменными знаками, что позволяло обходиться меньшим количеством знаков. Текстовое документирование всегда играло и играет огромную роль в развитии общества и человечества в целом. Самым важным и главным назначением письма является возможность накопления и передачи информации во времени. Не менее важным значением текстового документирования является возможность распространения знания на любые расстояния. Текстовое документирование применяется практически во всех областях деятельности человека.

1.3 Техническое документирование

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. [12, c. 43]

Возникновение технической документации относится к глубокой древности и связано с развитием техники и изменениями в организации производства. Уже в рабовладельческих государствах все крупные сооружения строились на основе технической документации. В Русском государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI-XVII веках техническая документация образуется в приказах, деятельность которых связана со строительными работами и эксплуатацией мануфактур. С развитием производства происходит быстрый рост технической документации. Есть много вариантов классификации технической документации. Например, ее делят на группы: машиностроительная, архитектурная, геодезическая, специальная.

В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются следующим образом:

1. Технические документальные материалы - результат записи средств производства. К ним относятся проектно-конструкторские документы, отвечающие на вопрос: что представляет собой предмет промышленного производства (изделие) или объект капитального строительства.

2. Технические документальные материалы - запись процессов труда. Материалы этой группы дают ответ на вопрос: как изготовить изделие и построить объект капитального строительства.

3. Технические документальные материалы, в группу которых входит документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и др.

4. Технические документальные материалы - запись процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, т.е. материалы, фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию технических средств.

В состав групп могут входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические карты, картографические материалы, проектные документы и др. [12, c. 44]

Разновидностью начертательного способа закрепления и хранения информации является техническое документирование. Техническое документирование относится к глубокой древности и связано с развитием техники и изменениями в организации производства. В техническом документировании используются прежде всего изобразительные средства (чертежи, схемы, диаграммы, рисунки, графики). Технические документы отражают результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Особую группу технических документов, имеющих правовое значение, составляют стандарты.

1.4 Материальные носители информации

Важнейшим материальным носителем информации по-прежнему остаётся бумага. На отечественном рынке в настоящее время имеются сотни различных видов бумаги и изделий из неё. При выборе бумаги для документирования необходимо учитывать свойства бумаги, обусловленные технологическим процессом её производства, композиционным составом, степенью отделки поверхности и т.п.

В зависимости от свойств бумага делится на классы (для печати, для письма, для машинописи, декоративная, упаковочная и др.), а также на виды (типографская, офсетная, газетная, мелованная, писчая, картографическая, ватманская, документная и т.д.). [7, c. 51]

Важное значение в документоведении и документационном обеспечении управления имеют форматы бумаги. Ещё в 1833 г. в России был установлен единый размер листа бумаги, а в 1903 г. союз бумажных фабрикантов принял 19 её форматов. Но одновременно существовали многочисленные форматы, возникшие стихийно по инициативе бумажных фабрик и исходя из пожеланий потребителей. В 1920-е годы после решения большевистского руководства о переходе к метрической системе были упорядочены и форматы бумаги, а впоследствии принят ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». В основу новых форматов была положена система размеров бумаги, впервые предложенная Германской стандартизационной организацией DIN примерно в 1920 году. В 1975 г. эта система стала международным стандартом (ISO 216), будучи принята Международной организацией по стандартизации.

С учётом размеров бумаги по системе ISO созданы копировальные машины, т.е. привязаны к отношению 1:v2. Этот принцип используется также в кино- и фотолабораториях. Копировальные машины снабжены соответствующими наиболее часто используемыми средствами масштабирования.

Форматы бумаги ISO в настоящее время широко используются во всех промышленно развитых странах, за исключением Соединённых Штатов Америки и Канады, где в офисной работе распространены другие, хотя и очень схожие форматы: «Letter» (216х279 мм), «Legal» (216х356 мм), «Executive» (190х254 мм) и «Ledger/Tabloid» (279х432 мм).

Отдельные виды бумаги предназначены специально для репрографических процессов. Главным образом это светочувствительные бумажные носители. Среди них термобумага (термореактивная и термокопировальная бумага); диазобумага (диазотипная или светокопировальная бумага), чувствительная к ультрафиолетовым лучам; калька - прозрачная, прочная, из чистой целлюлозы бумага, предназначенная для копирования чертежей; бумага многослойная для электроискрового копирования и др.

Бумага толщиной свыше 0,5 мм и массой 1 кв. м более 250 г называется картоном. Картон может быть однослойным и многослойным. В делопроизводстве он используется, в частности, для изготовления обложек первичных комплексов документов (дел), регистрационных карточек и т.п.

До недавнего времени широко использовались картонные перфорационные носители цифровой кодированной информации - перфокарты. Они представляли собой прямоугольники размером 187,4х82,5 мм и изготавливались из тонкого, механически прочного картона. [8, c. 54]

На основе машинных перфокарт изготавливались апертурные карты - карты с вмонтированным кадром микрофильма или отрезком неперфорированной плёнки. Они использовались обычно для хранения и поиска изобразительно-графической технической документации и патентной информации. [8, c. 56]

Главным и важнейшим материальным носителем информации остается бумага. Именно с изобретением бумаги произошла революция в документировании. Бумага - многокомпонентный материал, состоящий в основном из специально отобранных мелких растительных волокон, тесно переплетенных между собой. С течением времени бумага вытесняет такие писчие материалы как папирус, пергамент. В настоящее время существует несколько разновидностей и сортов бумаги: (офортная, газетная, офсетная мелованная, писчая, картографическая, ватманская, документная и т.д.). Большинство современных документов выполнены на бумажной основе. Их называют бумажными, т.е. имеющими бумажный носитель. К бумажным относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты и др. Самое ценное качество бумаги - она позволяет тиражировать информацию.

Глава 2. Способы и средства документирования: Фото-, кино-, видео-, фонодокументирование, современные способы документирования

2.1 Фото-, кинодокументирование

Начиная с 19 века, наряду с текстовым и техническим изобразительным документированием, всё более широкое распространение стали получать новые способы документирования, явившиеся результатом технического прогресса, научных открытий, технических изобретений. Это фото-, кино-, видео-, фоно- (аудио) документирование. [8, c. 37]

Создаваемые таким путём документы получили название аудиовизуальных, т. е. содержащих изобразительную и звуковую информацию, воспроизведение которой требует соответствующего оборудования. Они обычно рассматриваются в едином комплексе, так как весьма схожи по технике создания и воспроизведения, по характеру информации, по способу кодирования, по организации хранения. К аудиовизуальным относятся фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы, видеофонограммы, фонодокументы, а также документы на микроформах.

Фотодокумент - это документ, созданный фотографическим способом. Появление фотодокументов относится к первой половине 19 века и связано с изобретением фотографии (от греч. “photos” - свет, “grapho” - пишу, рисую, т.е. в буквальном переводе светопись). Фотография представляет собой совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. [8, c. 37]

Одной из предпосылок изобретения фотографии стала камера-обскура (тёмная комната), свойство которой заключается в том, что луч солнца, проникая в неё сквозь небольшое отверстие, оставляет на плоскости световой рисунок предметов внешнего мира. Другой предпосылкой стало изобретение очков в 13 веке. В результате камера-обскура была снабжена двояковыпуклой линзой и использовалась для механической зарисовки предметов внешнего мира. Однако решающей предпосылкой стали достижения в области химии. В 18 веке была обнаружена чувствительность к свету растворов солей железа и солей брома, а в начале 19 века открыт основной закон фотохимии, в соответствии с которым на вещество могут химически действовать только те лучи, которые этим веществом поглощаются.

Первое в мире фотографическое изображение удалось сделать французу Ж.Н. Ньепсу в 1826 г. Он же создал и первый фотографический аппарат. Другой француз - художник-декоратор Л.-Ж.М. Дагер впервые получил снимок со сравнительно высоким качеством изображения на галоген-серебряном слое. Об изображении Дагера, получившем впоследствии название дагерротипия, было доложено 7 января 1839 г. на заседании Французской Академии. С тех пор этот день стал отмечаться как день рождения фотографии. В дальнейшем фотография развивалась по способу английского изобретателя В.Ф.Г. Тальбота, открывшего негативно-позитивный процесс и ещё в 1835 г. получившего первый в мире негатив и позитивный отпечаток с него на бумаге, пропитанной хлористым серебром. [8, c. 38]

Сразу же после своего появления фотография получила широкое применение в самых различных сферах человеческой жизни: в политике, науке, культуре, искусстве и т. д. Фотодокументам отводится важная роль в средствах массовой информации. Они являются важнейшим историческим источником. Фотография заняла прочное место в документах, удостоверяющих личность: в паспортах, студенческих билетах, водительских удостоверениях и т.п.

Использование микрографической техники расширило сферу использования фотодокументов. В результате появились документы на микроформах. Это фотодокументы на плёночном или другом носителе, которые для изготовления и использования требуют соответствующего увеличения при помощи микрографической техники. К числу таких документов относятся:

микрокарта - документ в виде микроформы на непрозрачном форматном материале, полученный копированием на фотобумагу или микроофсетной печатью;

микрофильм - микроформа на рулонной светочувствительной плёнке с последовательным расположением кадров в один или два ряда;

микрофиша - микроформа на прозрачной форматной плёнке с последовательным расположением кадров в несколько рядов;

ультрамикрофиша - микрофиша, содержащая копии изображений предметов с уменьшением более чем в 90 раз. [8, c. 38]

В последнее время в фотодокументировании стал применяться цифровой фотографический процесс. Он лишён многих недостатков, присущих традиционной технологии, основанной на фотохимическом галогенсеребряном процессе и требующей многоступенчатой химической обработки, значительных затрат времени, использования драгоценного металла - серебра. В цифровой фотографии оптическое изображение объекта съёмки преобразуется в электрический видеосигнал с помощью светочувствительного сенсора - твердотельной пластинки с размещённым на ней множеством мельчайших фотоэлементов - пикселей. Затем полученный сигнал преобразуется в цифровую форму и сохраняется в запоминающем устройстве, откуда может быть подан на принтер для получения фотоотпечатка. Первая система электронной фотографии была создана в 1981 г. японской фирмой Sony.

Одним из достоинств цифровой фотографии является то, что полученное изображение можно корректировать - изменять цвет, контраст, ретушировать и т.п. Кроме того, цифровой фотоаппарат можно подключать к компьютеру и его периферийным устройствам, передавать полученные снимки по системе «Интернет». [8, c. 39]

С фотодокументированием тесно связано кинодокументирование, появившееся благодаря изобретению фотографии и, естественно, позднее. Кино - это по существу динамическая фотография. В результате киносъёмки на плёнке получается изображение, представляющее собой ряд фотографических снимков, содержащих последовательные статические фазы движения. При проекции этих изображений на экран, вследствие быстрой смены кадров, движение воспринимается как непрерывное. Связано это с тем, что возбуждение сетчатки глаза, вызываемое проекцией изображения отдельного кадра, не успевает затухнуть, пока данный кадр не сменится другим, который содержит изображение следующей неподвижной фазы движения. В результате последовательные статичные фазы движения сливаются в зрительном человеческом восприятии. Причём оптимальной является смена 24 кадров в секунду. [8, c.39]

В 1880-е годы были изобретены первые киносистемы. Разработку одной из них осуществил француз О. Ле Пренс, первым применивший гибкую целлулоидную светочувствительную ленту и частоту съёмок 16 кадров/сек. Рождение кинематографа впоследствии оказалось связанным с именами братьев Люмьер, которым в 1895 г. удалось не только осуществить киносъёмки, но и впервые организовать публичный показ кинофильмов. До конца 19 столетия французами было отснято около 2 тыс. фильмов, ставших первыми в мире кинодокументами.

Первой киносъёмкой в России явилась съёмка коронации Николая II в 1896 г. В процессе кинодокументирования, т.е. кинематографическим способом, создаются изобразительные или аудиовизуальные документы, получившие название кинодокументы. Они имеют сложную структуру и состоят из кадров, планов (последовательно расположенных кадров, снятых с одной точки), а также звуковой составляющей, т.е. органически сочетают в себе изобразительные, текстовые, музыкальные и шумовые компоненты.

В кинодокументах находят широкое отражение самые различные события и факты реальной действительности. Не случайно на протяжении вот уже более чем столетия кинодокументы широко используются для фиксации информации в различных областях науки и техники, социально-экономической, политической, культурной жизни. Многие тысячи метров киноплёнки в жанре кинохроники, кинопублицистики стали своеобразной летописью отечественной и мировой истории. [8, c.40]

Фотодокументы находят широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике. Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и других материалах со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей. Все большей популярностью пользуется цифровая фотография. Достоинством цифровой фотографии является то, что полученное изображение можно корректировать - изменять цвет, контраст, ретушировать и т.п.

Кинодокумент - изобразительный документ, созданный кинематографическим способом. [2, c.2] Материалом для кинодокументов служит кинопленка, созданная на специальной основе.

Фото- и кинодокументирование рассматривают в едином комплексе, так как они схожи по технике создания и воспроизведения, по характеру информации, по способу кодирования, по организации хранения. Фотодокумент является важнейшим историческим источником, занимает прочное место в документах, удостоверяющих личность. Такое значение они приобрели потому что могут одновременно и в деталях фиксировать множество объектов. В процессе кинодокументирования создаются изобразительные или аудивизуальные документы, получившие название кинодокументов. В кинодокументировании находят отражение самые различные события и факты реальной действительности.

2.2 Видео-, фонодокументирование

Однако в последние десятилетия кинодокументирование уступает место видеодокументированию. Первые попытки видеозаписи были предприняты ещё в 1927 г. англичанином Бэрдом для записи видеосигналов механического телевидения (телевидения с механической развёрткой изображения). Это была система механической записи на видеопластинку по типу существовавшей тогда обычной грамзаписи. В 1950-е годы с распространением электронного телевидения для видеозаписи первоначально также использовались методы записи звука. К тому времени количество этих методов достигло уже трёх: механический (на грампластинках), фотографический (в кинофильмах) и магнитный (в магнитофонах). Однако наиболее перспективным оказался разработанный в 1956 г. в США принцип поперечно-строчной записи на магнитную ленту.

Видеозапись обычно осуществляется на магнитную ленту с помощью специальной видеокамеры. При этом изображение преобразуется в последовательность электрических сигналов (видеосигналы), фиксируемых на магнитной ленте. Видеосигнал может быть также синтезирован специальными электронными устройствами. Воспроизведение производится на экране монитора с помощью видеомагнитофона, либо с помощью видеопроекторов, видеопанелей. [8, c.40]

Широкое внедрение в видеотехнику цифровых методов и твердотельных матриц (вместо электронно-лучевых трубок и видеокамер) привело в последнее время к появлению цифровых и твердотельных видеомагнитофонов.

В процессе видеодокументирования получается видеодокумент, видеофонограмма - аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нём посредством видеозвукозаписи. Видеодокументирование даёт возможность фиксировать информацию, относящуюся прежде всего и главным образом к форме того или иного объекта, явления, события или процесса.

Фонодокументы - документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. В отличие от других документов, фонодокументы содержат интонационные, тембровые, ритмические и иные характеристики, дающие весьма важную информацию о каком-либо событии, явлении, человеке и т.д.

В настоящее время фонодокументирование используется едва ли не во всех областях человеческой деятельности: для записи хода различных совещаний, заседаний, деловых встреч, телефонных переговоров, деловых писем, устных распоряжений и указаний с целью последующего их перепечатывания. Звукозапись используется в современных телекоммуникационных системах в качестве голосового почтового ящика; в промышленном, политическом, бытовом шпионаже; с целью фиксации кризисных ситуаций («чёрные ящики» в авиации) и др. [12, c.48]

В процессе видеодокументирования получается видеодокумент - это аудивизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством видеозвукозаписи. Видеодокументирование даёт возможность фиксировать информацию, относящуюся к форме того или иного объекта, явления, события или процесса.

В отличие от других способов документирования фонодокументирование содержит интонацию, тембр, иные характеристики, дающие важную информацию о каком-либо событии, явлении. В настоящее время фонодокументирование используется во всех областях человеческой деятельности.

2.3 Современные способы документирования

Документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме. [12, c.49]

К кодированию информации человек стал прибегать с давних пор. Однако решающий шаг был сделан в результате изобретения так называемого двоичного кодирования, т.е. кодирования информации с помощью всего лишь двух символов - 0 и 1, называемых битами (от англ. bit - binary digit - двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.

Техническими предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и счётно-аналитической вычислительной техники. Ещё во второй половине 18 века француз Ж.М. Джакард предложил использовать машинные перфокарты для управления ткацкими станками. А в 1834 г. Ч. Бэббедж разработал проект управляемой с помощью программы счётной механической аналитической машины, имевшей практически те же устройства, что и современные компьютеры: память, арифметическое устройство, устройства управления, ввода и вывода информации. В конце 19 века Г.Холлерит сконструировал электромеханическую счётную машину, способную сортировать и считывать информацию с перфокарт, использовавшихся как матричные носители документированной информации. С помощью этой машины удалось всего лишь за один год обработать материалы 11-й переписи населения Северо-Американских Соединённых Штатов, вместо первоначально предполагавшихся 7 лет. В России счётные машины для работы с перфокартами впервые были применены в 1897 г. для обработки материалов первой всеобщей переписи населения.

В первой четверти 20 столетия были изобретены электронные лампы. В результате на рубеже 1930-х - 1940-хгодов сразу в нескольких странах мира, в том числе и в СССР, возникла идея создания программно управляемых вычислительных машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.

С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой. [8, c.43]

Если документирование осуществляется на искусственном языке, в этом случае информация обрабатывается с помощью ЭВМ, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме. Техническими предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и счётно-аналитической вычислительной техники. В процессе работы с ЭВМ использовался преимущественно перфорационный метод закрепления, передачи и хранения кодированной информации, т.е. необходимая информация с помощью специальных машин - перфораторов и контрольников фиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде круглых либо прямоугольных пробивок в определённых информационных точках. Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид.

Заключение

По мере того, как развивалось человеческое общество, количество способов документирования постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным. К сожалению, рассмотреть все способы документирования не позволяет объем курсовой работы. Однако, опираясь на поставленные задачи, удалось раскрыть сущность основных способов документирования, дать характеристику материальным носителям информации и рассмотреть современные способы документирования.

Под «способом документирования» понимается действие или совокупность действий, которые применяются для записи информации. Используемые в настоящее время способы документирования можно условно разделить на две большие группы:

1. Традиционные (начертание, высекание, выжигание, резьба, тиснение, выдавливание и т. п.). В большинстве своём они появились в глубокой древности;

2. Технотронные (от англ. texnotronic) - осуществляемые исключительно с помощью техники и определяемые её развитием, в особенности ЭВМ и связи (механический, фотохимический, электромагнитный, оптический, магнитооптический, электростатический и некоторые другие). Использование этих способов относится к XIX- XXI столетиям.

Первым в истории стало предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись побочным значением, символизировали определенные понятия и даже выражали мысли. Следующим этапом в развитии способов документирования является письмо. Для этого использовались материалы и орудия для письма, применявшиеся человеком в разные эпохи. Фиксация информации посредством письма получила название текстового документирования. Развитие письма прошло длительный исторический путь и делится на несколько этапов: пиктографический, идеографический, слоговый и буквенно-звуковой. Самым важным и главным назначением письма является возможность накопления и передачи информации во времени.

Разновидностью начертательного способа закрепления и хранения информации является техническое документирование. Для данного способа характерно использование прежде всего изобразительных средств (чертежи, схемы, диаграммы, рисунки, графики). Технические документы отражают результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Особую группу технических документов, имеющих правовое значение, составляют стандарты.

С изобретением новых способов документирования широкое распространение получили многие принципиально новые носители документированной информации. Это фото-, кино-, фоно-, видеодокументирование.

Фотодокумент является важнейшим историческим источником, занимает прочное место в документах, удостоверяющих личность. С помощью фотодокумента можно одновременно фиксировать множество объектов. В процессе кинодокументирования создаются изобразительные или аудивизуальные документы, получившие название кинодокументов. В кинодокументировании находят отражение самые различные события и факты реальной действительности.

В процессе видеодокументирования получается видеодокумент - это аудивизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством видеозвукозаписи. Видеодокументирование даёт возможность фиксировать информацию, относящуюся к форме того или иного объекта, явления, события или процесса.

Фонодокументирование содержит интонацию, тембр, иные характеристики, дающие важную информацию о каком-либо событии, явлении. В настоящее время фонодокументирование используется во всех областях человеческой деятельности.

Однако самым главным и важнейшим материальным носителем информации остается бумага. Именно с изобретением бумаги произошла революция в документировании. С течением времени бумага вытесняет такие писчие материалы как папирус, пергамент. В настоящее время существует несколько разновидностей и сортов бумаги: (офортная, газетная, офсетная мелованная, писчая, картографическая, ватманская, документная и т.д.). Большинство современных документов выполнены на бумажной основе. Их называют бумажными, т.е. имеющими бумажный носитель. К ним относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты и др. Самое ценное качество бумаги - она позволяет тиражировать информацию.

Если документирование осуществляется на искусственном языке, в этом случае информация обрабатывается с помощью ЭВМ, кодируется. Техническими предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и счётно-аналитической вычислительной техники. Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид.

На основании вышеизложенного, считаем, что цель работы достигнута, задачи выполнены.

документирование управление информация

Список использованной литературы

1. Гваева, И.В. Делопроизводство: курс лекций/И.В. Гваева, А.А. Тепляков. Мн.: Акад. Упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2009. - 231 с. - (Система открытого образования).

2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: СТБ П 2059-2010. - Введен 01.01.2011.- Минск: БелНИИДАД, 2011. - 24 с.

3. Додонова, М.И. развитие способов документирования и разгадка тайны египетского письма/М.И. Додонова//Делопроизводство, 2012. - с. 99-104.

4. Зиновьева, Н.Б. Документоведение. Учебно-методическое пособие. М.: Профиздат, 2001. - 208 с.

5. Истрин, В.А. Развитие письма. - М.: Академия наук, 1961. - 369 с.

6. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001 - 359 с.

7. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учебник - 8-е изд., стер. - К.: Знания, 2008. - 459 с. - (Высшее образование XXI века)

8. Ларьков, Н.С. Документоведение/Н.С. Ларьков//Учебное пособие. Часть 1. АСТ, Восток-Запад, 2006. - 432 с.

9. Левин, В.И. Носители информации в цифровом веке/Под общ. ред. Д.Г. Красковского. - М.: КомпьютерПресс, 2000. - 256 с.

10. Мишина, Л.А. Документация. Делопроизводство/Л.А. Мишина. - Мн.: Амалфея, 2008. - 452 с.

11. Новое делопроизводство: сб. нормативных док. - 2-е изд., изм. и доп. - Мн.: ООО «Информпресс», 2009. - 196 с.

12. Пономарева, О.Б. Документоведение. Учебное пособие. Белгород, «Кооперативное образование», 2004. - 170 с.

13. Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления/Г. Серова//Секретарское дело, 2008. - № 1. - с.30-43.

14. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). - СПб.: Питер, 2005. - 240 с.

15. Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций. Делопроизводство. - М.: ПРИОР, 2006. - 173 с.

16. Фридрих, И. История письма. - М.: Наука, 1979. - 463 с.

Размещено на Allbest.ru