- официальное подтверждение начала реализации проекта;

- выделение проектных ресурсов;

- обеспечение единства целей;

- назначение руководителя проекта;

- изложение общего содержания и целей проекта;

- определение масштаба проекта и количества итераций.

Документы на входе:

- имеющаяся исходная документация по проекту (контракт, постановка задачи, общее описание и пр.).

Документы на выходе:

- Устав проекта.

Временной регламент:

- длительность этапа зависит от масштабов проекта, его срочности и прочих факторов, индивидуальных для каждого нового проекта.

Операции:

- определение общего содержания проекта;

- определение целей и задач проекта;

- определение требований;

- коммерческое обоснование;

- оценка затрат и ресурсов;

- определение функций и обязанностей.

Участники:

- руководитель проекта;

- заинтересованные лица.

Определение плана итераций

При определении масштаба проекта обязательно должно быть определено количество итераций, необходимых для завершения проекта. Для каждой итерации на основании данных о масштабе проекта определяются сроки завершения и приблизительный объем конечного продукта после каждой итерации.

Документы на входе:

- Устав проекта.

Документы на выходе:

- План итераций.

Временной регламент:

- 1-5 дней.

Операции:

- определение сроков завершения каждой итерации;

- определение результатов каждой итерации.

Участники:

- руководитель проекта;

- заинтересованные лица.

Планирование итерации

Итерации планируются последовательно, в каждый момент времени известен план текущей итерации. При высокой степени определенности проекта возможно планирование текущей и следующей итераций. Для каждой итерации определяются проводимые стадии и сроки их завершения. Следует учесть, что желательно на разработку выделить около 1/6 общей длительности итерации, наиболее длительная стадия - проектирование.

Документы на входе:

- Устав проекта;

- План итераций.

Документы на выходе:

- План следующей итерации.

Временной регламент:

- 1-5 дней.

Операции:

- определение выполняемых стадий (анализ, проектирование, реализация, тестирование);

- определение сроков завершения каждой стадии;

- определение результатов каждой стадии;

- определение ресурсов и ответственных.

Участники:

- руководитель проекта;

- заинтересованные лица.

Планирование каждой стадии

При известном сроке завершения стадии планируется объем работ из первоначально обозначенного объема итерации, который будет выполнен за указанное время выделенными ресурсами.

Документы на входе:

- План текущей итерации;

- Результаты предыдущей итерации;

- Результаты предыдущей стадии.

Документы на выходе:

- План текущей стадии.

Временной регламент:

- 1-2 дня.

Операции:

- декомпозиция стадии на задачи;

- определение сроков завершения каждой задачи;

- определение ресурсов и ответственных.

Участники:

- руководитель проекта;

- заинтересованные лица.

Выполнение каждой стадии

Выполнение каждой стадии происходит параллельно с планированием следующей стадии (при ее наличии).

Документы на входе:

- План текущей стадии.

Документы на выходе:

- для стадии анализа:

o постановка задачи (ТЗ и пр.) (образец документа приведен в Приложении 1);

o тестовый пример (образец документа приведен в Приложении 1);

- для стадии проектирования:

o технический проект (образец документа приведен в Приложении 1);

- для стадии реализации:

o описание реализации (образец документа приведен в Приложении 1);

o краткое руководство (образец документа приведен в Приложении 1);

- для стадии тестирования:

o отчет о тестировании (образец документа приведен в Приложении 1);

o ведомость замечаний (образец документа приведен в Приложении 1);

o отчет об устранении замечаний (образец документа приведен в Приложении 1).

Временной регламент:

- срок выполнения каждой задачи должен соответствовать сроку, указанному в плане текущей стадии;

- срок выполнения каждой стадии должен соответствовать сроку, указанному в плане текущей итерации.

Операции:

- выполнение задачи;

- подготовка и согласование результирующих документов.

Участники:

- руководитель проекта;

- исполнители задач.

Контроль исполнения

В каждый момент времени руководителю проекта должна быть известна итерация и стадия проекта. Должен обеспечиваться контроль над исполнением сроков, указанных в плане проекта, любые сдвиги сроков должны обязательно отслеживаться и отражаться в общем плане.

Документы на входе:

- Устав проекта;

- План итераций;

- План текущей итерации;

- План текущей стадии;

- Результаты выполнения задач:

o постановка задачи;

o тестовый пример;

o технический проект;

o описание реализации;

o краткое руководство;

o отчет о тестировании;

o ведомость замечаний;

o отчет об устранении замечаний.

Документы на выходе:

- Устав проекта;

- План итераций;

- План текущей итерации;

- План текущей стадии.

Временной регламент:

- контроль исполнения должен производиться постоянно по завершении стадий и итераций, а также с заданной периодичностью в течение всего хода проекта.

Операции:

- контроль сроков;

- контроль качества результатов;

- перераспределение ресурсов;

- внесение изменений в планы;

- внесение изменений в Устав проекта;

- подготовка и согласование результирующих документов.

Участники:

- руководитель проекта;

- исполнители задач.

Завершение проекта

Процесс завершения проекта предполагает закрытие финансовых документов, проведение расчетов, документирование окончательных результатов проекта и их оценку.

Документы на входе:

- полный объем проектной документации.

Документы на выходе:

- архив проектных документов;

- замечания и предложения по проекту.

Временной регламент:

- 5-10 дней; также зависит от сроков окончательных расчетов.

Операции:

- финальные процедуры контроля проекта;

- закрытие контрактов, проведение расчетов;

- формирование замечаний и предложений по проекту;

- архивирование проектной документации.

Участники:

- руководитель проекта;

- проектная группа и прочие заинтересованные лица.

Проекты по сопровождению

Жизненный цикл проекта по сопровождению представлен на диаграмме деятельности (Рисунок 11) с указанием входной и выходной информации и ролей пользователей.

Рисунок 11. Жизненный цикл проекта по сопровождению

Создание Устава проекта

Документы на входе:

- имеющаяся исходная документация по проекту (контракт, условия обслуживания, соглашения и пр.).

Документы на выходе:

- Устав проекта.

Временной регламент:

- длительность этапа зависит от масштабов проекта, его срочности и прочих факторов, индивидуальных для каждого нового проекта.

Операции:

- определение общего содержания проекта;

- определение целей и задач проекта;

- определение порядка сопровождения;

- определение плана выпуска обновлений и их объема;

- коммерческое обоснование;

- оценка затрат и ресурсов;

- определение функций и обязанностей.

Участники:

- руководитель проекта;

- заинтересованные лица.

Определение плана выпуска обновлений

Исходя из Устава проекта, определяется план выпуска обновлений и приблизительный объем каждого обновления (например, по количеству заявок).

Документы на входе:

- Устав проекта.

Документы на выходе:

- План выпуска обновлений.

Временной регламент:

- 1-2 дня.

Операции:

- определение сроков выпуска обновлений;

- определение объема обновлений.

Участники:

- руководитель проекта;

- заинтересованные лица.

Планирование итерации

Все поступающие замечания и пожелания, выполняемые в рамках сопровождения, включаются в общий план и относятся в определенную итерацию.

В каждый момент времени известен подробный план текущей итерации. По мере поступления заявок происходит планирование следующих итераций. Для каждой итерации определяются проводимые стадии и сроки их завершения.

Документы на входе:

- План выпуска обновлений;

- Заявки пользователей на сопровождение.

Документы на выходе:

- План итерации.

Временной регламент:

- планирование следующих итераций происходит по мере выполнения текущей итерации; к моменту завершения текущей итерации план должен быть готов.

Операции:

- рассмотрение заявки;

- включение заявки в план;

- декомпозиция плана на задачи;

- определение сроков завершения каждой задачи;

- определение ресурсов и ответственных.

Участники:

- руководитель проекта.

Выполнение итерации

Выполнение итерации происходит параллельно с планированием следующей итерации (при ее наличии).

Документы на входе:

- План текущей итерации.

Документы на выходе:

- для стадии анализа:

o заявка (образец документа приведен в Приложении 1);

o тестовый пример (образец документа приведен в Приложении 1);

- для стадии проектирования:

o технический проект;

- для стадии реализации:

o описание реализации (образец документа приведен в Приложении 1);

o краткое руководство (образец документа приведен в Приложении 1);

- для стадии тестирования:

o отчет о тестировании (образец документа приведен в Приложении 1);

o ведомость замечаний (образец документа приведен в Приложении 1);

o отчет об устранении замечаний (образец документа приведен в Приложении 1);

- для стадии внедрения:

o отчет об установке обновления/программного обеспечения (образец документа приведен в Приложении 1);

o ведомость обучения (образец документа приведен в Приложении 1).

Временной регламент:

- срок выполнения каждой задачи должен соответствовать сроку, указанному в плане итерации.

Операции:

- выполнение задачи;

- подготовка и согласование результирующих документов;

- переход на следующую стадию.

Участники:

- руководитель проекта;

- исполнители задач.

Контроль исполнения

Необходим постоянный контроль над выполнением сроков выпуска и установки обновлений у заказчиков, иначе проекты постепенно перестанут соответствовать актуальному состоянию.

В каждый момент времени руководителю проекта должна быть известна итерация и стадия проекта. Должен обеспечиваться обязательный контроль над исполнением сроков, указанных в плане проекта, любые сдвиги сроков должны обязательно отслеживаться и отражаться в общем плане.

Общий и детализированный план должен быть доступен всем заинтересованным лицам.

Документы на входе:

- Устав проекта;

- План выпуска обновлений;

- Планы итераций;

- Результаты выполнения задач:

o заявка;

o тестовый пример;

o технический проект;

o описание реализации;

o краткое руководство;

o отчет о тестировании;

o ведомость замечаний;

o отчет об устранении замечаний;

o отчет об установке обновления/программного обеспечения;

o ведомость обучения.

Документы на выходе:

- Устав проекта;

- План выпуска обновлений;

- Планы итераций.

Временной регламент:

- контроль исполнения должен производиться постоянно по завершении стадий и итераций, а также с заданной периодичностью в течение всего хода проекта.

Операции:

- контроль сроков;

- контроль качества результатов;

- перераспределение ресурсов;

- внесение изменений в планы;

- внесение изменений в Устав проекта;

- подготовка и согласование результирующих документов.

Участники:

- руководитель проекта;

- исполнители задач.

Завершение проекта

Документы на входе:

- полный объем проектной документации.

Документы на выходе:

- архив проектных документов;

- замечания и предложения по проекту.

Временной регламент:

- 5-10 дней; также зависит от сроков окончательных расчетов.

Операции:

- финальные процедуры контроля проекта;

- закрытие контрактов, проведение расчетов;

- формирование замечаний и предложений по проекту;

- архивирование проектной документации.

Участники:

- руководитель проекта;

- проектная группа и прочие заинтересованные лица.

Управление ходом проекта

Процесс перехода между стадиями

В процессе перехода продукта с одной стадии на другую в рамках текущей итерации, как правило, происходит тесное взаимодействие между исполнителями этих стадий (Рисунок 12).

Рисунок 12. Взаимодействие между исполнителями стадий

В то время, пока стадии «перекрываются» (зеленая зона на рисунке), это взаимодействие является необходимым для того, чтобы исполнители следующей стадии получили ответы на все возникающие вопросы.

Однако, если взаимодействие продолжается и после завершения предыдущей стадии (оранжевая зона на рисунке), это уже может свидетельствовать о низком качестве результатов предыдущей стадии либо о недостаточной квалификации исполнителей текущей стадии.

Если взаимодействие продолжается и после того, как начинается еще одна стадия (красная зона на рисунке), это приводит к существенному увеличению сроков разработки и к серьезному снижению качества продукта, т.к. изменения вносятся практически непрерывно - в постановку задачи, в проектную документацию, в код приложения.

Наиболее серьезная проблема - когда на стадии разработки необходимо внесение изменений на обоих предыдущих этапах - анализ и проектирование. Это, как правило, приводит к существенному увеличению сроков получения результата.

Для упорядочивания процесса разработки продуктов предлагается следующий порядок:

Каждая стадия должна перекрываться во времени с предыдущей, в этот промежуток передаются результаты предыдущей стадии.

Взаимодействие в оранжевой зоне по вопросам изменения результатов предыдущей стадии необходимо сводить к минимуму и по возможности переносить на следующие итерации. Если это невозможно (в случае критически важных изменений), необходимо пересматривать план проекта. Все факты взаимодействия должны фиксироваться документально.

Взаимодействие в красной зоне должно происходить только с уведомлением руководителя проекта об обнаруженных вопросах, фиксироваться документально и приводить к пересмотру плана проекта.

Взаимодействие в черной зоне необходимо категорически запретить и перенести на следующую итерацию, т.к. в это время должны быть завершены уже обе стадии, и должна выполняться следующая стадия. Например, если во время стадии «Реализация» начинается взаимодействие между аналитиками и проектировщиками (в рамках текущей итерации), происходит изменение постановки задачи, как следствие - необходимо отразить изменения в проектных документах и в уже реализованных частях продукта, что приводит к значительному увеличению сроков реализации и падению качества.

Документирование процесса перехода между стадиями

Для каждой стадии должны быть определены результирующие документы для передачи продукта на следующую стадию (Рисунок 13). В этом случае процесс передачи и последующего взаимодействия будет упорядоченным, управляемым и отслеживаемым.

Рисунок 13. Документирование процесса перехода между стадиями

Если у исполнителей следующей стадии есть замечания к результатам предыдущей стадии, они обязательно оформляются документально в виде ведомости замечаний и передаются лицу, ответственному за предыдущую стадию. Исправление замечаний может выполняться на этой же итерации (приводит к сдвигу сроков либо сокращению объемов работ следующих стадий данной итерации), либо может быть перенесено на следующую итерацию (следует проверить необходимость сдвига сроков в общем плане итераций).

Исправления, вносимые по результатам замечаний, также должны оформляться документально в виде протокола устранения замечаний.

Если исправления вносятся на текущей стадии:

- увеличивается срок предыдущей стадии в связи с необходимостью исправления замечаний;

- возможно, увеличивается срок текущей стадии (в связи с изменением объема работ, в связи с необходимостью ожидания исправлений).

Образцы и краткое содержание документов, указанных на рисунке, приведены в Приложении 1.

Процесс перехода между итерациями

После завершения каждой итерации должен обеспечиваться выпуск очередной версии продукта с определенным объемом функциональности. Достигнутый объем функциональности определяется в соответствии с выполненными работами из первоначального плана.

В результате завершения итерации в хранилище данных по проекту, доступном всем заинтересованным лицам, должны находиться следующие данные:

- пронумерованная версия продукта (библиотеки, исполняемые файлы, база данных и пр.);

- описание функциональности, добавленной по сравнению с предыдущей версией;

- пронумерованные версии всех проектных документов на момент завершения итерации.

Желательно обеспечить сбор статистических данных по количеству взаимодействий на различных стадиях итерации и в различных зонах для последующей оценки результатов.

Процесс перехода продукта из разработки во внедрение и сопровождение

При передаче продукта из разработки во внедрение и дальнейшее сопровождение руководитель проекта (при его отсутствии - руководитель подразделения, ответственного за внедрение) составляет план внутренней приемки продукта, в котором должны быть отражены следующие этапы:

- ознакомление с проектной документацией;

- демонстрация программного продукта;

- обучение сотрудников внедрения работе с продуктом.

Все замечания к продукту, выявленные на данных этапах, классифицируются, и либо устраняются путем проведения еще одной итерации доработки продукта, либо включаются в план разработки следующей версии продукта.

Оценка деятельности

Качество продукта, выпускаемого после каждой стадии, приблизительно можно определить после завершения итерации по собранным статистическим данным.

Большое количество документов «Уведомление об изменении требований» свидетельствует о недостаточной проработке соответствующих вопросов во время выполнения стадии, и, соответственно, о низком качестве работы исполнителей.

Документ «Ведомость замечаний» свидетельствует о наличии вопросов и замечаний со стороны исполнителей какой-либо стадии к результатам предыдущей стадии. Чаще всего это также свидетельствует о низком качестве результатов, реже - о недостаточной квалификации исполнителей текущей стадии.

Влияние данных документов на конечный результат можно оценить с помощью зоны, в которую попадали документы: зеленая зона - незначительное влияние, оранжевая зона - среднее влияние, красная зона - значительное влияние, черная зона - очень серьезное влияние.

Данные документы должны строго отслеживаться руководителем проекта и руководителями соответствующих структурных подразделений для оперативного определения проблемных участков проекта.

3.2 Изменения в организационно-штатной структуре

Изменения в организационно-штатной структуре представлены на рисунке 14.

Для обеспечения перехода к проектному управлению необходимо осуществить изменения в организационно-штатной структуре. Ключевым изменением является выделение руководителей проекта, непосредственно подчиняющихся генеральному директору/заместителю генерального директора, что позволит постепенно осуществлять переход к проектно-ориентированной структуре организации. Ресурсы для каждого проекта должны подбираться из соответствующих структурных подразделений под контролем линейных руководителей, однако после выделения ресурса на проект основным руководителем становится руководитель проекта - до момента окончания участия данного сотрудника в проекте. После этого сотрудник возвращается в пул доступных ресурсов в рамках своего подразделения.

В целях организации качественного процесса анализа необходимо выделение Аналитического департамента, в состав которого включается как Аналитический отдел, так и Отдел документационного обеспечения.

Все структурные подразделения, занимающиеся разработкой, объединяются в Центр разработки. В том числе выделяется Управление развития инструментальных средств и Управление разработки прикладных систем. Первое подразделение занимается инструментарием для разработки прикладных систем, второе же - непосредственно разработкой прикладных систем. В состав Центра также входит Управление проектирования.

Все подразделения, ответственные за внедрение и сопровождение, объединяются в Департамент сопровождения.

В состав Департамента системной интеграции включены подразделения, ответственные за техническую поддержку, ИТ-инфраструктуру, дизайн и рекламу.

Также отдельно выделен Департамент профессионального развития персонала.

Рисунок 14. Новая организационно-штатная структура

3.3 Регламентирование деятельности

Наиболее проблемные и неформализованные бизнес-процессы были регламентированы с целью максимально точного соответствия действий сотрудников компании оптимизированным бизнес-процессам.

Регламентированию подверглись в первую очередь следующие процессы:

- Оперативный мониторинг и информационная поддержка хода исполнения контрактных обязательств (Регламент приведен в Приложении 2);

- Разработка программного обеспечения и выпуск дистрибутивов (Регламент приведен в Приложении 3);

- Исполнение заявок на обслуживание и сопровождение (Регламент приведен в Приложении 4).

Регламенты являются определяющими документами при выполнении указанных процессов.

Помимо регламентов, были разработаны типовые должностные инструкции (образец приведен в Приложении 5), а также квалификационные требования к сотрудникам компании (образец приведен в Приложении 6), что позволит упорядочить и организовать процессы, связанные с движением кадров в компании.

3.4 Перспективные направления автоматизации

В ходе анализа деятельности компании выявлен ряд направлений, перспективных с точки зрения последующей автоматизации. Так как компания сама является разработчиком программного обеспечения и заинтересована в разработке комплексных решений по управлению предприятием, оптимальным решением будет разработка собственной системы.

Приоритетными являются нижеуказанные направления.

Информационная поддержка исполнения контрактных обязательств:

- учетные сведения о клиентах;

- реестр контрактов;

- документационное обеспечение контрактных обязательств (контракты, дополнительные соглашения, календарные планы, акты, счета, отчеты и прочая документация).

Кадровый учет:

- штатная структура компании;

- личные карточки сотрудников;

- приказы о назначении, увольнении, отпусках и пр.;

- табельный учет.

Делопроизводство и документооборот:

- входящая и исходящая корреспонденция;

- создание, согласование и утверждение внутренней документации;

- поддержка управления версиями документов.

Информационная поддержка процессов выпуска дистрибутивов и обновлений:

- учет дистрибутивов и стадий их выпуска;

- учет замечаний, реализованных в дистрибутиве;

- учет разовых обновлений;

- учет установленных у клиентов версий дистрибутивов.

Информационная поддержка процессов разработки, внедрения, сопровождения, технической поддержки:

- планирование деятельности;

- учет и отслеживание хода выполнения задач и заявок пользователей, оперативных поручений руководства.

Заключение

Поставленная задача оптимизации бизнес-процессов была решена в полном объеме; оптимизации подверглись основные процессы деятельности организации, а именно разработка, внедрение и сопровождение программного обеспечения.

Осуществлен переход от функционально-ориентированной к проектно-ориентированной штатной структуре компании.

В результате анализа наиболее удобным типом процесса разработки для новых проектов признан унифицированный процесс, для проектов по сопровождению - инкрементальный процесс.

Выработан и регламентирован стандарт планирования и управления жизненным циклом проектов, в том числе процессы перехода между стадиями и итерациями в ходе проектов.

Разработаны регламенты ключевых процессов: разработки, сопровождения, контроля.

Сформирован комплект образцов документации, создаваемой во время жизненного цикла проекта.

Выработан ряд решений по управлению кадрами, в том числе должностные инструкции и квалификационные требования, решения по мотивации персонала и совершенствованию системы оплаты труда.

Определен ряд направлений, перспективных для последующей комплексной автоматизации с помощью системы управления предприятием.

Список использованной литературы

1.Амблер С. Гибкие технологии: экстремальное программирование и унифицированный процесс разработки. Библиотека программиста. СПб.: Питер, 2005.

2.Бек К. Экстремальное программирование. СПб.: Питер, 2002.

3.Браудэ Э. Технология разработки программного обеспечения. СПб.: Питер, 2004.

4.Даешь инжиниринг! М.: Издательство Эксмо, 2005.

5.Константайн Л., Локвуд Л. Разработка программного обеспечения. СПб.: Питер, 2004.

6.Крачтен, Филипп. Введение в Rational Unified Process. 2-е изд. М.: Издательский дом «Вильямс», 2002.

7.Кролл П., Крачтен Ф. Rational Unified Process - это легко. Руководство по RUP. М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2004.

8.Липунцов Ю.П. Управление процессами. Методы управления предприятием с использованием информационных технологий. М.: Компания АйТи, 2003.

9.Хэлдман Ким. Управление проектами. М.: ДМК Пресс; Академия АйТи, 2007.

Приложение 1

Образцы внутренних документов

Структура документа «Постановка задачи»

Данный документ является уточняющим для документа «Техническое задание», составляется по каждой значимой функциональности и содержит более подробные описания бизнес-процессов, в т.ч. в нотации UML.

1. Основные сведения

- Название проекта, модуль

- Название функциональности

- Основания для разработки (контракт, пользователь, законодательство, и пр.)

- Необходимость распространения на другие проекты

2. Описание назначения

- Описание функциональности, ссылки на законодательство и пр.

3. Варианты использования

a. Название варианта использования, текстовое описание, UML-схема

b. Название варианта использования, текстовое описание, UML-схема

c. …

4. Диаграммы потоков данных

при необходимости

5. Диаграммы переходов состояний

при необходимости

6. Диаграммы классов

при необходимости

7. Проект пользовательского интерфейса

8. Ограничения

требования к аппаратному обеспечению, производительности и пр.

Структура документа «Заявка»

1. Основные сведения

- Номер заявки (из внутренней системы)

- Название проекта, модуль

- Основания для разработки

2. Описание заявки

- Текстовое описание содержания заявки, при необходимости - ссылки на скриншоты (для ошибок - обязательно)

3. Скриншоты

- копии экранов с выделенными и пронумерованными блоками (для ссылок в текстовом описании)

Структура документа «Тестовый пример»

1. Основные сведения

- Номер заявки (из внутренней системы)

- Название проекта, модуль

- Название функциональности

2. Тестовые примеры

a. Тест 1

o Входные параметры: «название» = «значение»

o Последовательность действий пользователя

o Выходные параметры: «название» = «значение»

b. Тест 2

o Входные параметры: «название» = «значение»

o Последовательность действий пользователя

o Выходные параметры: «название» = «значение»

c. …

Структура документа «Описание реализации»

1. Основные сведения

- Номер заявки (из внутренней системы) - в случае выполнения разовой заявки

- Название проекта, модуль

- Название функциональности

2. Описание алгоритма

- Общее описание выбранных методов решения задачи

3. Реализация вариантов использования (если были указаны в «Постановке задачи»)

a. Название варианта использования, алгоритм реализации

b. …

4. Описание системных изменений

a. перечень измененных системных объектов (процедур, функций, модулей и пр.), при этом в коде указанных объектов обязательны следующие комментарии:

o дата создания, автор, назначение;

o все входные и выходные параметры, а также используемые внутри переменные должны иметь описание назначения;

o код должен быть разбит на логические блоки (при их наличии), снабженные комментариями об их назначении;

o при каждом изменении в начале после описания назначения должен вставляться комментарий с датой, автором и описанием изменения.

b. видимо, в основном для ИИС - перечень измененных классов, гридов, и пр.

5. Описание интерфейсных изменений

при изменении форм - скриншоты «что было» - «что стало» с выделением изменений

при добавлении форм - скриншоты этих форм

6. Диаграммы классов

при необходимости, видимо, в основном для ИИС

Структура документа «Краткое руководство»

Документ «Краткое руководство» составляется в свободном стиле, при этом он должен отражать описание всех вариантов использования, реализованных для требования.

Структура документа «Отчет о тестировании»

Данный документ составляется на основании «Программы и методики испытаний» либо «Тестового примера».

1. Основные сведения

- Номер заявки (из внутренней системы) - в случае выполнения разовой заявки

- Название проекта, модуль

- Название функциональности

- Дата тестирования, номер цикла тестирования

- Суммарные данные (% успешно пройденных тестов)

2. Тест 1: пройден/не пройден

- Должно быть:

o Входные параметры: «название» = «значение»

o Последовательность действий пользователя

o Выходные параметры: «название» = «значение»

- Получено:

o Выходные параметры: «название» = «значение»

- Комментарии

3. Тест 2: пройден/не пройден

- …

4. …

Структура документа «Ведомость замечаний»

«Ведомость замечаний» составляется в двух случаях:

1. При проведении внутреннего тестирования на основании «Отчета о тестировании» составляется перечень замечаний, в который включаются все не пройденные тесты, а также дополнительно обнаруженные в ходе тестирования ошибки.

2. При внедрении и сопровождении системы.

Структура документа является следующей:

1. Основные сведения

- Название проекта

- Дата составления, последовательный номер, автор

- Ссылка на «Отчет о тестировании» либо период внедрения/сопровождения, за который получены указанные замечания

2. Таблица замечаний

№ п/п	Замечание	Комментарии
	формулировка замечания	дополнительная информация, ссылка на скриншоты

3. Скриншоты

- копии экранов с выделенными и пронумерованными блоками (для ссылок в комментариях)

Структура документа «Отчет об устранении замечаний»

1. Основные сведения

- Номер заявки (из внутренней системы) - в случае выполнения разовой заявки

- Название проекта, модуль

- Название функциональности

- Дата составления, последовательный номер

2. Таблица замечаний

№ п/п	Замечание	Дата устранения	Комментарии
	формулировка замечания

Структура документа «Отчет об установке»

1. Основные сведения

- Номер обновления/дистрибутива (из внутренней системы)

- Название организации

- Дата установки, ФИО сотрудника, проводившего установку

- При установке у пользователя - ФИО пользователя, должность, комната, телефон

2. Сведения об ошибках в ходе установки

- допустимо использование скриншотов

Структура документа «Ведомость обучения»

1. Основные сведения

- Название организации, проекта

- ФИО сотрудника, проводившего обучение

2. Ведомость обучения

№ п/п	ФИО, должность пользователя	Дата обучения	Изученные разделы	Подпись пользователя

Приложение 2

Регламент оперативного мониторинга и информационной поддержки хода исполнения контрактных обязательств

1. Общие положения

1.1. Данный документ описывает порядок сбора, обработки и хранения информации о контрактных обязательствах, а также регламент оперативного мониторинга хода исполнения контрактных обязательств ответственными исполнителями и руководителями.

1.2. Информационная поддержка указанных процессов осуществляется с использованием внутренней автоматизированной информационной системы (далее - система).

2. Ответственность и состав информации

2.1. Бухгалтерия организации является ответственной за ввод следующих данных:

- адресные данные юридических лиц;

- банковские реквизиты юридических лиц;

- сведения о подготовке счетов, счетов-фактур;

- сведения о поступлении оплаты по счетам.

2.2. Помощник генерального директора является ответственным за ввод следующих сведений:

- проекты контрактов и этапы в составе данных контрактов;

- сведения о порядке и сроках оплаты этапов контрактов;

- документы к контракту;

- сведения об отправке и получении отчетных документов по этапам работ.

2.3. Руководитель департамента/управления (либо заместитель руководителя) является ответственным за ввод следующих сведений:

- содержание работ по этапам контрактов (для последующего планирования работ начальником отдела).

2.4. Начальник отдела является ответственным за:

- планирование работ по этапам контрактов;

- контроль хода исполнения этапов;

- формирование отчета о ходе исполнения контрактных обязательств.

3. Регламент учета данных

3.1. Начальник отдела (либо по его распоряжению - заместитель начальника отдела) обязан за 15 дней (если не указано иное) до окончания срока этапа обеспечить подготовку отчет о ходе исполнения этапа с перечислением всех работ, проводившихся в рамках данного этапа.

3.2. Помощник генерального директора обязан за 15 дней (если не указано иное) до окончания срока этапа подготовить акт по данному этапу контракта.

3.3. Бухгалтер обязан за 15 дней (если не указано иное) до окончания срока этапа подготовить счет на оплату работ по данному этапу контракта.

3.4. Отчет, акт и счет на оплату работ прикрепляются к исходящему письму, регистрируются делопроизводителем и отправляются заказчику. В системе при этом автоматически отражаются сведения о сроках отправки документов.

3.5. При возврате документов делопроизводитель отмечает срок подписания и возврата документов.

3.6. При поступлении оплаты бухгалтерия отмечает срок поступления оплаты. В системе автоматически отражаются сведения о закрытии соответствующего этапа.

4. Регламент оперативного мониторинга

4.1. Ежедневно заместитель руководителя департамента и начальник отдела (либо по его распоряжению - заместитель начальника отдела) контролирует перечень активных задач по контрактным обязательствам и обеспечивает их оперативное выполнение.

4.2. Еженедельно заместитель руководителя департамента и начальник отдела (либо по его распоряжению - заместитель начальника отдела) контролирует перечень этапов, по которым наступили сроки подготовки отчета о выполненных работах и при необходимости готовит либо дает поручение о подготовке указанных отчетов.

4.3. Еженедельно заместитель руководителя департамента, помощник генерального директора и бухгалтер контролирует перечень этапов, по которым наступили сроки подготовки акта и счета на оплату работ. При наступлении сроков подготовки документов:

4.3.1. Помощник генерального директора готовит акт о выполненных работах;

4.3.2. Начальник отдела (либо по его указанию - заместитель начальника отдела), ответственного за выполнение данных работ, готовит отчет о проделанных работах;

4.3.3. Бухгалтер готовит счет на оплату работ.

4.4. После отправки документов помощник генерального директора еженедельно контролирует сроки подписания и возврата документов.

4.5. После возврата документов бухгалтер ежедневно контролирует поступление оплаты по подписанным счетам.

Приложение 3

Регламент разработки программного обеспечения и выпуска дистрибутивов

1. Общие положения

1.1. Данный документ описывает внутренний порядок разработки программного обеспечения и выпуска дистрибутивов для установки у заказчиков.

1.2. Информационная поддержка указанных процессов осуществляется с использованием внутренней автоматизированной информационной системы (далее - система).

2. Основные участники регламента

2.1. Основными участниками данного регламента являются:

- руководитель проекта;

- ответственные руководители структурных подразделений;

- аналитик;

- разработчик;

- специалист по тестированию;

- технический писатель.

3. Регламент регистрации заявки

3.1. Руководитель проекта обязан обеспечить регистрацию в системе всех заявок на разработку по соответствующим проектам.

3.2. При регистрации заявки руководитель проекта обязан обеспечить ввод следующих сведений:

- проект;

- реализация в рамках проекта;

- организация;

- в рамках какого этапа контракта выполняется работа;

- содержание работы;

- плановые сроки выполнения работы;

- срочность Заказчика;

- приоритет работы;

- вид базы данных (SQL, ORACLE, SQL+ORACLE);

- приложить постановку задачи и все возможные документы, связанные с постановкой задачи.

3.3. При сохранении заявки система должна обеспечить автоматическое присвоение номера заявки.

3.4. Руководитель проекта также должен иметь возможность классификации ранее введенной в систему заявки на обслуживание в качестве заявки на разработку. При этом должны быть заполнены поля, указанные в п.3.2 настоящего Регламента, а также следующие поля:

- пример базы данных;

- шаги воспроизведения.

3.5. Для инициирования процесса обработки заявки руководитель проекта должен:

- перевести задачу на исполнение аналитикам;

- при отсутствии необходимости проведения анализа (например, в случае обнаружения очевидных ошибок разработчика) перевести задачу на исполнение разработчикам.

4. Регламент анализа постановки задачи

4.1. Руководитель (либо заместитель руководителя) соответствующего подразделения (Управление системных проектов) при поступлении заявки обязан:

4.1.1. проанализировать наличие похожих задач в оперативном и перспективном планах работы подразделения;

4.1.2. включить заявку в перспективный либо оперативный план работы подразделения и назначить исполнителя, сроки устранения.

4.2. Исполнитель (аналитик) проводит работы по систематизации документов, относящихся к постановке задачи и приложенных руководителем проекта.

4.3. Результатом работы аналитика должен быть документ «Постановка задачи», отражающий полное и всестороннее описание работ, указанных в заявке. Данный документ должен использоваться для проведения разработки, тестирования и документирования и является основополагающим.

4.4. Для инициирования процесса разработки аналитик должен отразить в системе завершение стадии постановки задачи. После этого действия заявка переходит в Центр Разработки.

4.5. В случае невозможности разработки «Постановки задачи» аналитик обязан перенаправить заявку руководителю проекта, фиксируя момент и причины перенаправления в системе.

5. Регламент исполнения заявки Центром разработки

5.1. Руководитель (либо заместитель руководителя) Центра разработки при поступлении заявки обязан определить ответственное подразделение в составе Центра разработки и передать заявку соответствующему руководителю, зафиксировав момент передачи в системе.

5.2. Руководитель (либо заместитель руководителя) ответственного подразделения Центра разработки обязан:

5.2.1. проанализировать наличие похожих задач в оперативном и перспективном планах работы подразделения;

5.2.2. определить область действия заявки (проекты, в которых реализована указанная функциональность, либо все проекты);

5.2.3. включить заявку в перспективный либо оперативный план работы подразделения и назначить исполнителя, сроки устранения.

5.3. Сотрудник Центра разработки при поступлении заявки к исполнению обязан:

5.3.1. предпринять все необходимые меры для устранения в срок указанных в «Постановке задачи» проблем для всех требуемых баз данных (SQL, ORACLE, SQL+ORACLE);

5.3.2. обеспечить ввод в систему сведений о фактически проведенных работах по устранению указанных в «Постановке задачи» проблем.

5.4. В случае устранения проблемы сотрудник Центра разработки обязан:

5.4.1. отметить в системе дистрибутив, в состав которого войдет выполненная заявка для всех требуемых баз данных (SQL, ORACLE, SQL+ORACLE);

5.4.2. приложить «Список измененных модулей», в котором явно отразить участки, подлежащие тестированию для всех требуемых баз данных (SQL, ORACLE, SQL+ORACLE)

5.4.3. при необходимости ввести уточняющие «Постановку задачи» сведения по порядку документирования выполненной заявки;

5.4.4. отразить в системе завершение стадии разработки задачи.

5.5. В случае невозможности разработки сотрудник Центра разработки обязан перенаправить заявку руководителю своего структурного подразделения, фиксируя момент и причины перенаправления в системе.

5.6. При завершении стадии разработки руководитель (либо заместитель руководителя) Центра разработки переводит заявку в статус тестирования и назначает специалиста, ответственного за тестирование.

6. Регламент тестирования

6.1. Специалист, ответственный за тестирование, изучает «Постановку задачи», «Список измененных модулей», разрабатывает и вносит в систему «Методику тестирования», после чего проводит тестирование по написанной методике.

6.2. По завершении тестирования специалист, ответственный за тестирование, формирует и вносит в систему «Отчет о тестировании» для всех требуемых баз данных (SQL, ORACLE, SQL+ORACLE).

6.3. В случае успешного выполнения тестирования специалист, ответственный за тестирование, отмечает в системе завершение тестирования. После этого заявка переходит в статус документирования.

6.4. В случае обнаружения ошибок в процессе тестирования специалист, ответственный за тестирование, возвращает заявку на доработку в Центр разработки.

7. Регламент документирования изменений

7.1. Руководитель (либо заместитель руководителя) подразделения, ответственного за документационное обеспечение, при поступлении заявки на документирование назначает ответственного специалиста по документированию.

7.2. Специалист по документированию на основании представленных материалов обновляет документацию, необходимую для выпуска соответствующего дистрибутива (руководство пользователя, руководство администратора, список изменений в дистрибутиве и пр.) для всех требуемых баз данных (SQL, ORACLE, SQL+ORACLE).

7.3. После завершения документирования специалист по документированию отмечает в системе завершение документирования, и заявка в системе перенаправляется руководителю проекта.

8. Регламент закрытия заявки

8.1. В случае отсутствия замечаний руководитель проекта подтверждает ее выполнение, и заявка переходит в архив.

8.2. В случае наличия замечаний руководитель проекта вносит в систему сведения о необходимых доработках. С этого момента заявка считается вновь принятой в систему.

9. Регламент формирования дистрибутива

Определения

Рабочая версия - полный набор файлов приложения, предназначенных для включения в дистрибутив, доступный разработчикам на внесение изменений.

Сборка - пронумерованная отложенная версия установочного exe-файла, доступная на чтение разработчикам, специалистам по тестированию и специалистам по документированию

Дистрибутив - успешно прошедшая тестирование и документирование сборка, оформленная в виде пронумерованного установочного exe-файла с учетом исправленных файлов приложения на этапе тестирования, готовая к установке у заказчиков.

Разовое обновление - пронумерованное обновление, выполненное в виде автоматически устанавливаемой программы. Разовое обновление может быть установлено только на определенную версию дистрибутива, для которого предназначено. Каждое последующее разовое обновление к определенной версии дистрибутива включает в себя все изменения предыдущих разовых обновлений того же дистрибутива. Кроме того, разовое обновление включается в рабочую версию.

Порядок формирования дистрибутива

9.1. К началу каждого календарного месяца руководитель (либо заместитель руководителя) Центра разработки определяет перечень активных заявок, которые должны войти в новую версию дистрибутива. На основании данного списка составляется план работ Центра разработки на месяц.

9.2. В течение 2-х недель с момента утверждения состава новой версии дистрибутива производится разработка в соответствии с настоящим Регламентом. По окончании разработки выпускается новая сборка и сопутствующий ей перечень фактически проведенных изменений (выполненных заявок). Данной сборке присваивается номер.

9.3. В течение 2-х недель с момента выпуска новой сборки производится ее тестирование, доработка и документирование. Доработка производится в рамках фактически проведенных изменений на момент сборки (новый функционал не добавляется).

9.4. По окончании тестирования, доработки и документирования выпускается новый дистрибутив и перечень фактических изменений к нему. Из состава дистрибутива исключаются те заявки, доработка которых не была завершена к моменту его выпуска. Дистрибутиву присваивается номер.

9.5. С момента выпуска дистрибутива цикл разработки новых версий повторяется с п.9.1 настоящего Регламента.

9.6. Если в промежутке до выпуска очередной версии дистрибутива обнаруживается критическая ошибка либо срочно необходимая функциональность, разработка проводится по внутренней заявке в соответствии с настоящим Регламентом. После реализации должно быть выпущено разовое обновление к текущей версии дистрибутива для установки у заказчиков. Данное разовое обновление обязательно должно успешно пройти тестирование и документирование перед выпуском. Выпуск разовых обновлений приостанавливается за неделю до выхода очередного дистрибутива.

Приложение 4

Регламент исполнения заявок на обслуживание и сопровождение

1. Общие положения

1.1. Данный документ описывает порядок обработки информации о поступающих заявках на обслуживание и сопровождение.

1.2. Информационная поддержка указанных процессов осуществляется с использованием внутренней автоматизированной информационной системы (далее - система).

2. Основные участники регламента

2.1. Основными участниками данного регламента являются:

- ответственные руководители;

- специалист-диспетчер;

- разработчик;

- технический писатель;

- специалист по тестированию;

- специалист по внедрению и сопровождению;

- специалист технической поддержки.

3. Регламент регистрации заявок

3.1. Заявки по телефону обязан принимать специалист-диспетчер.

3.2. При поступлении звонка-заявки к любому другому сотруднику он обязан перенаправить звонок на специалиста-диспетчера, кроме случаев адресного обращения к сотрудникам сопровождения и технической поддержки.

3.3. При поступлении заявки по телефону либо электронной почте специалист-диспетчер обязан зарегистрировать заявку в системе, указав следующие сведения:

- способ поступления заявки (звонок, электронная почта, и пр.);

- организация и контактное лицо;

- содержание заявки;

- срочность Заказчика;

- на кого перенаправлена заявка.

3.4. Система автоматически фиксирует номер поступившей заявки и статус «постановка задачи».

3.5. После присвоения заявке номера диспетчер обязан сообщить этот номер источнику заявки, а также на основании ранее указанных сведений перенаправить звонок либо сообщение электронной почты соответствующему специалисту «горячей линии», также сообщив номер заявки. Заявка при этом переходит в статус «на горячей линии».

3.6. В случае адресного обращения к сотрудникам сопровождения и технической поддержки (в частности, по мобильному телефону) либо при поступлении заявки через журнал сотрудник должен обеспечить максимально оперативный ввод заявки в систему, заполнив следующие сведения:

- способ поступления заявки (звонок, электронная почта, и пр.);

- проект;

- реализация в рамках проекта (для заявок на сопровождение ПО);

- организация и контактное лицо;

- срочность Заказчика;

- содержание заявки;

- вид базы данных (SQL, ORACLE, SQL+ORACLE);

- шаги воспроизведения.

3.7. Заявка, введенная сотрудником сопровождения или технической поддержки, поступает на утверждение непосредственному руководителю сотрудника. Дальнейшая обработка заявки производится в соответствии с разделом 5 настоящего Регламента.

4. Регламент обеспечения «горячей линии»

4.1. Специалист «горячей линии» обязан выяснить у пользователя подробности заявки, в т.ч. последовательность действий, приводящую к возникновению проблемы, и заполнить в системе недостающие сведения.

4.2. Специалист «горячей линии» обязан попытаться определить причину и возможность оперативного устранения проблемы. При наличии такой возможности специалист «горячей линии» консультирует пользователя по телефону (либо по электронной почте) и фиксирует содержание консультации в системе по конкретной заявке.

4.3. В случае устранения проблемы специалист «горячей линии» обязан отметить в системе заявку как выполненную. Заявка при этом переходит в статус «выполнена горячей линией».

4.4. В случае если содержание заявки относится к задачам, реализованным на разных базах данных (SQL, ORACLE, SQL+ORACLE), то проблема устраняется для каждой из баз данных;

4.5. В случае невозможности устранения проблемы специалист «горячей линии» обязан сообщить пользователю о том, что его заявка принята к дальнейшей обработке, и перенаправить заявку руководителю соответствующего проекта, фиксируя момент и причины перенаправления в системе, указывая необходимость устранения для всех требуемых баз данных (SQL, ORACLE, SQL+ORACLE).