Отдел банкетов и конференций как составная часть ресторанной службы отеля

Конференция является комплексным мероприятием, органически сочетающим в себе такие способы осуществления коммуникации, как:

· церемония открытия;

· посещение объектов;

· проведение выставок и презентации;

· подготовка и предоставление работникам СМИ информационно-рекламных материалов;

· обмен мнениями;

· проведение деловых встреч и др.

Правильная подготовка и проведение конференций - это как правило, объемная и кропотливая работа. В учреждениях имеющих собственные службы по связям с общественностью, этим занимаются соответствующие специалисты. Непосредственно на время работы конференции может быть создан специальный координационный штаб (оргкомитет) по ее проведению, участниками которого являются работники разных структурных подразделений учреждения.

Работа по подготовке и проведению конференции начинается, как правило, задолго до ее официального открытия и заканчивается несколько позже ее окончания.

Прежде всего при подготовке необходимо решить следующие вопросы: выбор места и времени проведения конференции (с учетом знаменательных дат в жизни общества в целом, отдельных категории общественности, намечающихся крупных событий, а также с учетом начала или окончания определенных периодов в деятельности учреждения); подготовка информационно-рекламных материалов о предстоящей конференции, их распространение по специальным каналам или через общедоступные СМИ в зависимости от целей, характера и тематики будущего мероприятия;

подготовка и заблаговременная рассылка специальных приглашений участникам конференции, входящим в число докладчиков (с указанием названия, места и времени проведения конференции, ее общей и секционной тематики, условий размещения, размещения, проживания, питания и других видов обслуживания);

отбор и подготовка дополнительного персонала (как основного, так и резервного) для сопровождения и обслуживания участников конференции (помимо специалистов, привлекаемых из собственной службы по связям с общественностью);

техническое обеспечение проведения конференции (выбор и оборудование специальных помещений, организация работы средств связи, обеспечение оргтехникой, транспортом, охраной и др.);

подготовка идентификационных табличек и нагрудных карточек для различных категорий участников конференции (членов президиума, руководителей секций, докладчиков, членов оргкомитета, обслуживающего персонала и др.);

оформительская подготовка помещений, изготовление указателей, табличек и др. для лучшей ориентации участников конференции на территории и в помещениях проводящей ее организации;

подготовка макета и последующее издание достаточным тиражом программы конференции (с указанием точного времени и места проведения всех основных мероприятий, схемы расположения основных и вспомогательных помещений и объектов, задействованных в обслуживании приглашенных лиц, тематики докладов основных выступающих и докладов на специализированных секциях, контактных телефонов оргкомитета конференции и других необходимых сведений);

подготовка специальных материалов для предоставления работникам СМИ, приглашенным для освещения хода конференции (краткие сведения об основных участниках конференции, пресс-релизы, фотографии, краткие тезисы наиболее важных выступлений и докладов и др.);

подготовка и издание специальных сборников с тезисами или материалами докладов пленарного и секционных заседаний конференции для их последующего распространения среди непосредственных участников конференции и других заинтересованных лиц, для направления в библиотеки и т.д.;

разработка культурно-развлекательной программы для лиц, приглашенных к участию в конференции, организация их досуга и неформального общения;

подготовка PR-мероприятий, дополняющих работу конференции и существенно повышающих ее эффективность (прежде всего - выставок, торговых показов, посещений объектов, презентаций и деловых встреч).

4.2 Бронирование зала для конференций

Делать это нужно загодя. Если вы хотите забронировать зал для проведения корпоративного праздника в последнюю рабочую пятницу этого года, то учтите, что уже в декабре и ноябре большинство лучших площадок будет занято.

Если же вы хотите забронировать первый рабочий вторник после Нового года, интересные для вас площадки почти наверняка будут свободны. Соответственно, нужно учитывать загрузку площадок в зависимости от времени проведения вашего мероприятия и стараться сделать бронь по возможности заранее. То же касается бронирования номеров в гостинице для участников мероприятия.

Что нужно сообщить при бронировании (пример запроса)

- Дата и продолжительность мероприятия.

- Время начала и конца мероприятия (дата заезда-выезда).

- Число участников.

- Примерная программа мероприятия (когда перерывы на чай-кофе, когда обед).

- Нужно ли будет обеспечить напитки и еду.

- Будет ли банкет или фуршет.

- Нужно ли делить аудиторию на группы и будут ли им нужны дополнительные помещения.

- Какое оборудование будет использовано (возможно, вы его арендуете у владельца площадки, возможно, привезете свое, но все равно владельцу площадки необходимо знать, что оно будет).

- Реквизиты компании-заказчика (то есть вашей).

- Контактные данные ответственного лица, включая мобильный телефон (то есть ваши).

В случае если речь идет о гостинице, при необходимости вы можете также спросить о визовой поддержке.

Оцените также, какие у вас есть особые требования к месту проведения и насколько выбранное место им соответствует.

Вот что надо узнать в первую очередь:

- наличие охраны;

- возможность доставки участников к месту проведения мероприятия;

- наличие парковки (и, возможно, парковщика);

- пропускная способность зала на вход и выход;

- доступность зала (насколько сложна планировка здания);

- легкость передвижения по помещению, пропускная или свободная система доступа в него;

- наличие дополнительного сервиса у выбранной площадки:

- услуг кейтеринга / ресторана для организации питания;

- услуг бизнес-центра (например, если понадобится срочно отправить факс, что-то ксерокопировать или воспользоваться Интернетом).

В случае необходимости пропишите эти условия в договоре, оговорите сроки платежей и другие условия.

Важное правило

Менеджер, отвечающий за мероприятие, обязательно, без всяких исключений, должен лично посмотреть зал, приехав на место. Дело в том, что в самом зале или на прилегающей территории могут обнаружиться особенности, которые не были указаны в описании, поскольку они не важны владельцам помещения. Но они могут быть принципиальными для организатора, который визуально примерит помещение именно для готовящегося мероприятия. У этого правила нет исключений.

Отмена бронирования

Учтите, что в некоторых случаях отмена бронирования предполагает с вашей стороны возмещение убытков владельцу площадки. Это связано с тем, что владелец выбранной вами площадки не старался продать ее кому-то другому, пока держал бронь. После отказа он либо не успеет ее продать на это время вообще, либо сможет сделать это на не самых выгодных для себя условиях.

Стоимость отмены бронирования будет возрастать по мере приближения даты мероприятия. Например, отмена за месяц до даты брони не предполагает штрафных санкций, за три недели до мероприятия в случае отмены необходимо будет внести 30% от стоимости аренды, за одну неделю - 50%, за три дня и менее - 100% (то есть всю сумму аренды).

Выводы

Банкетом (от франц. banquet) называется торжественный званый обед или ужин, устраиваемый в честь какого-либо лица или события. В России слово «банкет» не употреблялось вплоть до конца XIX века. Лишь в конце XIX века банкеты приобрели популярность как различного рода общественные мероприятия.

В зависимости от формы обслуживания различают следующие виды банкетов: банкет за столом; банкет-фуршет; банкет-чай; банкет-коктейль; дипломатический прием, а также прием журфикс и банкет шампанское, о которых я вкратце сейчас расскажу.

Банкет за столом

Проводят по поводу официальных визитов должностных лиц, в период проведения международных симпозиумов, конференций, выставок, дипломатических приемов. Подачу всех блюд на данных банкетах осуществляют официанты. В меню банкета включается сравнительно небольшое количество холодных закусок, одна горячая, вторые горячие и десертные блюда, фрукты, напитки.

Банкет-фуршет

Вид банкета, используемый при официальных встречах и проводимый организациями по деловому поводу. Меню состоит в основном из закусок, ассортимент которых значительно шире, чем меню других банкетов. Иногда в меню банкета - фуршета включают вторые горячие блюда. Все закуски приготовляют (нарезают) небольшими порциями, чтобы их удобно было есть стоя с помощью одной вилки.

Банкет-коктейль

Этот вид приема гостей удобно использовать при деловых встречах, когда основная цель встречи - беседа. Меню состоит из легких закусок и десертов. Из напитков предлагаются легкий алкоголь, соки, минеральная вода, чай, кофе.

Банкет-чай

Чайный банкет проводится по любому удобному случаю и носит поразительно теплый, располагающий характер. Меню состоит из мучных кондитерских изделий. Подаются также десертные и сухие вина, соки, воды, кофе и чай.

Дипломатический прием

Такие проводят в ознаменование важных юбилейных дат, годовщин, международных договоров, соглашений и т.п. Приемы служат для установления, развития контактов между официальными, деловыми и культурными кругами государств.

Прием журфикс

Этот вид приема проводится в перерывах конференций, съездах. Подают легкие закуски, бульон, соки, кондитерские изделия, чай и кофе.

Банкет шампанское

Вид банкета, используемый для приезда, отъезда особо важных гостей. Подают шампанское, орехи, клубнику и т.д.

Конференция - собрание каких-либо организаций, групп, а также отдельных специалистов, ученых для обсуждения определенных (часто теоретических) вопросов.

Успех конференции зависит от продуманной технической организации самого мероприятия, персонал должен создать максимально комфортную атмосферу для всех участников, а по окончанию - проанализировать все и подумать над тем, что хотелось бы исправить или улучшить.

Подводя общий итог работы, следует отметить, что существует несколько видов массовых мероприятий, устраиваемых по различным поводам. Четкая подготовка и организация массовых мероприятий и безупречное обслуживание обеспечит проведение данных мероприятий на высшем уровне.

Список используемых источников

Радченко Л.А. «Обслуживание на предприятиях общественного питания» Ростов-на-Дону, «Феникс», 2001 г.

Радченко Л.А. «Организация производства на предприятиях общественного питания» Ростов-на Дону, «Феникс», 2000 г.

Осипов В.П. «Ресторанный бизнес в России» Москва, «РосКонсульт», 2000 г.

Постановление Правительства РФ от 15 августа 1997 г. №1036 (с изменениями от 21 мая 2001 г.) «Правила оказания услуг общественного питания».

Сорокина А.В. Организация обслуживания в гостиничных и туристских комплексах. - М.: Издательский центр «Альфа-М», 2006. Учебное пособие.

Тимохина Т.Л. «Организация приёма и обслуживания туристов». Москва ИД «Форум» - ИНФРА - М 2008 г. Учебник.

Полин Эпплби. Организация конференций. - М.: Hippo, 2004.

Шумович А.В. Великолепные мероприятия: технология и практика event menegement. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: Манн, Иванов и Фебер, 2007.

Материалы сайта http://kopilochka.biz/

Размещено на Allbest.ru