Секретарь

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

1. Введение

2. Телефонное обслуживание

3. Организация и проведение приема посетителей

4. Работа секретаря по подготовке служебной командировки

5. Работа секретаря по организации совещаний, конференций

6. Культура делового общения секретаря

7. Требования к внешнему виду секретаря

8. Организация рабочего места секретаря

9. Условия труда

10. Современная оргтехника: диктофон

В обязанность секретаря входит выполнение таких работ как переговоры по телефону организация личных встреч, участие в совещаниях, собраниях и подготовка и прием посетителей и беседы с ними, подготовка служебных командировок.

Содержание слова секретарь - достаточно широкое и многоаспектное. Секретарями называют как технический персонал, так и сотрудников, работающих на государственном уровне. Если от технических секретарей требуются только знание делопроизводства и машинописи, то к секретарям, обслуживающим офисы крупных компаний, предъявляют требования несравнимо более высокие: специальное высшее образование, компетентность в работе, владение устной и письменной речью, знание иностранных языков, быть общительными и дипломатичными.

Безусловно, для того чтобы секретарь сыграл свою роль в организации рабочего времени руководителя, нужно не только его желание, но и самого руководителя. Между тем многие не осознают такой необходимости. Так что самая важная и первая задача секретаря - тактично объяснить руководителю важность проблемы, особенно если на его столе скопились бумаги, и он не в состоянии найти важный документ, скрывается намеченная встреча и обидевшийся важный клиент, уходит в другую фирму. В любом случае секретарю важно выбрать момент, чтобы показать руководителю, что он хочет и может помочь шефу организовать его рабочее время.

Квалифицированный секретарь мастер своего дела, просто обязан: вкладывать душу в свою работу, знать сотрудников своей фирмы, их имена, должности, направления деятельности, особенности характера, использовать собственный пример поведения. Секретарь может изменить атмосферу в коллективе: это могут быть поздравления, поощрения и просто выражение внимания к сотрудникам со стороны руководителя. Так как общение руководителя с подчиненными происходит в основном через секретаря, то именно последний может много сделать для придания этому общению характер дружеского взаимодействия и поддержки.

Все вызовы руководителя по телефону идут через секретаря и оцениваются с точки зрения их важности и срочности. Секретарь должна точно знать круг лиц своей организации, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время. Уметь выделить вопрос, относящийся к компетенции руководителя или других работников. Через секретаря идет также прием посетителей. Личные контакты с людьми, где секретарь выступает в качестве первого лица данной организации, с которыми сталкивается посетитель, обязывает предъявить высокие требования к деловым качествам культуры поведения и внешности секретаря. Важным показателем культуры общения секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Внешний вид секретаря формирует мнение об организации в целом. Не случайно секретаря считают «лицом фирмы». Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.

Секретарь занимается подготовкой служебных командировок. Каждая командировка должна быть тщательно продумана. Основная часть работы по подготовке служебных командировок ложиться на секретаря, это например оформления приказа, командировочное удостоверение, наводка справок о транспорте и другое.

В работе секретаря также встречается подготовка совещаний. Хорошо подготовленное совещание или конференция способствует повышению эффективности работы всех его участников. Самое важное при подготовке совещания это подготовка необходимой документации и обеспечение ею всех участников. Даже на совещании секретарь сталкивается с оргтехникой - это например, диктофон он позволяет записать устную речь с целью воспроизведения ее полностью либо по частям. Воспроизведение может быть замедленным и многократным.

Все вызовы руководителя должны идти через секретаря и оцениваться с точки зрения их срочности. Секретарь должна точно знать круг лиц организации, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время. Уметь выделять вопросы, относящиеся к компетенции руководителя или других работников. Кроме хорошей осведомленности о работе своего учреждения секретарь должна уметь правильно вести разговор.

1. Быстро отвечать на вызовы

2. Снять трубку назвать учреждение и свою должность абонент должен знать с кем он разговаривает. Кроме того, такое начало разговора заставляет и собеседника назвать себя и изложить свой вопрос.

3. Если дело касается руководителя, секретарь либо сразу соединяет с ним, либо если руководитель отсутствует или занят, срочной работай, просит собеседника перезвонить в определенное время, а не завтра на этой неделе через пару дней. При этом секретарь записывает, кто звонил, из какого учреждения и по какому делу эта запись передается руководителю и дает ему возможность подготовиться к предстоящей беседе.

4. Если вопрос может быть решен другим работником, секретарь отсылает собеседника к нему.

5. В случае длительного отсутствия руководителя сообщает абоненту фамилию и телефон работника его замещающего.

Для этого нужно заранее подготовиться к разговору, записать основные данные, чтобы в процессе разговора не было досадных оговорок или пауз (поиск не достающих документов, забытых сведений, междугородние переговоры). Также заранее обдумать ситуацию, если нужное вам лицо в данный момент отсутствует, секретарь должна иметь необходимые телефонные справочники для постоянных абонентов самостоятельно заводит справочник или книгу.

Разговор секретарь должна вести вежливо и спокойным тоном не обрывать, резко не говорить громко, произносить слова четко и не очень быстро.

Если секретарь, получает по телефону какую либо информацию, отвечает на запросы, дает справки, то руководитель следует правилам:

1. Для записи поступающей информации секретарь должна иметь наготове ручку и блокнот, а также журнал телефонограмм.

2. Для выдачи справок секретарь должна иметь список телефонов своего учреждения.

3. В случае, когда для выдачи справки необходимо отыскать какие то сведения, то не следует оставлять собеседника более чем на одну или две минуты (один, два раза взять трубку) если требуется продолжительный поиск, то сразу предупредить собеседника взять номер его телефона и самой перезвонить.

Телефонные сообщения, как правило, целиком записывать не нужно. Выбирают главное - название события, цифры. Можно пользоваться сокращениями. Полученное сообщение лучше проверить, прочитав его собеседнику. Обязательно записывают дату и время звонка, фамилию имя отчество и должность звонившего (организация), суть сообщения, по какому номеру перезвонить, и когда перезвонят в какое время.

Личные контакты с людьми, где секретарь выступает в качестве первого лица данной организации, с которой сталкивается посетитель, обязывает предъявить высокие требования к деловым качествам культуры поведения, речи и внешности секретаря.

1. Довести до сведения всех работников своего учреждения часы приема у руководителя по текущим вопросам, подпись, согласование документов если работник настаивает на другом времени секретарь должен узнать по какому вопросу доложить руководителю согласовать с ним время приема и сообщить работнику.

2. При приеме работников других учреждений или командированных из других городов выяснить согласованно ли посещение заранее письмом или по телефону. Секретарь должна на кануне напомнить о нем руководителю, в противном случае узнать у посетителя, по какому делу и из какой он организации при необходимости направить к соответствующему работнику. Если же необходим лично руководитель, то секретарь докладывает о посетителе в случае отсутствия или занятости руководителя договориться с посетителем о новом сроке. При этом записать дату и час приема, фамилию, должность, название учреждения, адрес и телефон, по которому в случае необходимости можно с ним связаться. Дает свой номер телефона.

3. Работа секретаря по организации приема посетителей своей организации по личным вопросам заключаются в следующем:

а) в специальный журнал или на карточку записывают данные о посетителе и указываются представленные по делу документы. Секретарь должна знать, какие документы необходимы для рассмотрения данного вопроса.

б) хранит неоконченные и недовведенные до конца дела и при повторном посещении подготавливает все имеющиеся по данному вопросу документы.

в) делает отметки в журнале о ходе рассмотрения и об окончании решении вопроса дает справки посетителям лично, письменно или по телефону, готовит необходимые справочные материалы.

С посетителями секретарь должна поздороваться предложить ему сесть, попросить назвать себя и изложить причину посещения. Внимательно выслушать посетителя при этом не заниматься своими делами. В разговоре секретарь должна проявлять максимально такта, вежливости, терпения и осведомленности в делах своего учреждения.

1. Подбирает всю необходимую информацию.

2. Печатает необходимые материалы и документы.

Например: доклады, справки, договора, контракты и так далее.

3. Печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, времени, на которое назначены встречи и мероприятия, копию программы оставляет у себя, чтобы знать местонахождение руководителя, на случай необходимости, что-то срочно ему сообщить.

1. Информирует о выполнении заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие.

2. Обрабатывает материалы командировки, перепечатывает размножает их, а затем передает в соответствующие структурные подразделения или отдельным работникам.

Также секретарь помогает обрабатывать соответствующие материалы, оформляет отчет о командировке.

Четкая организация совещаний способствует повышению эффективности работы всех его участников самое важное в работе по организации совещаний подготовка необходимой документации и обеспечение ею всех участников. Секретарь организует размножение и рассылку материалов не позднее, чем за три рабочих дня до заседания по утвержденному руководителем списку полная и своевременная информация по вопросам совещания дает возможность сократить время его проведения и принятий наиболее продуманных эффективных решений. Сообщает участникам время и место проведения совещаний при необходимости регистрирует их. Своевременно иные организационные задачи выполняет секретарь при подготовке к конференции или широких совещаний с участием представителей часто иногородних предприятий.

2. Заказать места в гостинице.

3. Оказать помощь работникам при проведении конференции в установлении контактов с докладчиками, в установлении контроля за поступление и размножение материалов.

4. Решить вопрос если совещание будет стенографироваться.

1. Вместе с работниками хозяйственного отдела проверить помещения зала совещаний, соответствующие количество мест в зале и предусмотреть наличие доски, мела, указки и так далее, исправность аппаратуры, микрофонов, магнитофонов, диапроекторов.

2. Проверить изготовления объявления о месте нахождения зала совещаний и табличках помещений у входа в зал и месте регистрации.

Самостоятельно или с помощью других работников провести регистрацию участников совещания, если состав участников известен, используют списки по форме восемь, также этот список используют для рассылки материала и пригласительных билетов.

На заседании ведется протокол с указанием: обсуждения, обсуждаемых вопросов, фамилий, обсуждений принятых по каждому вопросу, решений и сроков исполнения решений.

1. Секретарь перепечатывает, исправляет и дополняет текст совещания.

2. Предоставляет на подпись председательства протокол совещания не позднее одного - двух дней после заседания.

3. Контролирует сроки и количеств перепечатания стенограмм или диктофонных записей.

4. Подлинники протоколов, заседаний и представленных на рассмотрение материалов хранятся у секретаря. Сроки исполнений поручений по решению заседания исчисляются со дня заседания.

5. Контроль за исполнение поручений осуществляет секретарь собрания.

6. При необходимости организует заказ и размножения материалов совещания (машинописное бюро, типография, ксерокс)

7. Согласовывая с руководителем список лиц, которым необходимо направить материалы совещания.

8. Организует их рассылку в течении одного - двух дней после подписания протокола.

6. Культура делового общения секретаря

Важным показателем культуры общения секретаря-референта являются вежливость, корректность, доброжелательность. Секретарь должен владеть мимикой своего лица, интонациями голоса, жестом. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма - все это обеспечивает успешную работу секретаря.

Секретарю необходимо знать правила приветствия. При появлении в приемной посетителя секретарь должен поздороваться с ним, предложить сесть. При первой встрече с руководителем, должностным лицом высшего ранга или при приеме почетного гостя секретарь обязан встать, поздороваться. Если нужно поздороваться за руку, то следует встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку (женщине позволяется не подавать руки, если она не желает этого делать).

При появлении посетителя секретарь должен закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтение любых документов надо прекратить и заняться посетителем.

Секретарю приходиться вести деловую беседу с разными по возрасту, по положению в обществе и по типу нервной системы людьми. Залогом успешного разговора являются компетентность, тактичность, доброжелательность, стремление оперативно решить проблему или оказать помощь в решении. Секретарь должен оценить психологическое состояние собеседника, составить представление о существе проблемы, дать посетителю возможность высказаться. Чем подробнее и обстоятельнее будет изложен вопрос, тем больше возможность найти правильное решение.

Тон разговора должен быть нейтральным. Нельзя начинать беседу с отказа и утверждения невозможности решить вопрос. Как правило, это вызывают негативную реакцию, и ведет к возникновению конфликтной ситуации. Если даже ответ отрицательный, секретарь должен тактично и доброжелательно подвести собеседника к этому выводу, убедительно показать не возможность положительного решения.

От того, как складываются отношения между руководителем и секретарем-референтом, зависит успех их совместной трудовой деятельности, психологический микро климат, удовлетворение от работы.

Выше уже говорилось, что секретарь-референт, по существу, выполняет функции первого помощника руководителя. Секретарь обязан хорошо знать область деятельности руководителя, проблемы и задачи, которые он решает, оказывает ему помощь в своевременном осуществлении намеченных мероприятий, выполнять вспомогательные технические операции, готовит необходимую корреспонденцию и информацию, регулировать телефонные звонки и потоки посетителей. Секретарь должен иметь представления о задачах учреждения, основных направлениях его деятельности, его структуре и кадровом составе, а также о характере руководителя, стиле его работы, привычках.

1. Секретарь не должен допускать ошибок в документах и тем самым освободить руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь должен на деле доказать руководителю, что может работать самостоятельно.

2. При разговоре по телефону секретарь должен уметь тактично ответить на любой вопрос, а руководитель должен доверять своему секретарю решение вопросов, которые в деятельности конторы считаются конфиденциальными.

3. Секретарь должен уметь выбирать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, чтобы избавить его от необходимости детально изучать материалы.

4. Секретарь должен понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня.

5. Секретарь должен четко предоставлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствии руководителя, а руководитель должен быть, в свою очередь, уверен, что секретарь справиться стой, работай, которая может возникнуть в его отсутствие.

6. Руководителю необходимо постоянно информировать секретаря о всех своих делах, чтобы тот мог максимально помочь ему.

7. Руководитель должен уметь признавать свои ошибки и приносить извинения, когда он не прав.

8. Руководитель должен полагаться на пунктуальность секретаря, а секретарю следует знать, что руководитель иногда может быть не пунктуальным.

9. Обеим сторонам не обходимо чувство юмора.

10. Поведение секретаря и эффективность его работы пример для всех сотрудников.

11. Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и так далее.

Для того чтобы взаимоотношения руководителя - секретарь успешно складывались, следует координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. При этом должны быть учеты специфические условия работы предприятия, личность руководителя и секретаря: время прихода на работу, доклада о поступившей корреспонденции и текущих делах, время обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы.

1. Надо четко знать, при каких обстоятельствах вы конфликтуете, друг с другом, в каких случаях говорите комплименты, а когда нуждаетесь в помощи.

2. Знаете, что ему нужно и стараетесь предвидеть его потребности. Никогда не критикуйте его на людях и не оценивайте его

3. Живите законами коллектива. Не забывайте, что уважение - основа успешного сотрудничества.

4. Создавайте атмосферу доверия, демонстрируйте доверие, говорите о доверии.

5. Будьте дружелюбны и общительны. Не воспринимайте критику как глубоко личную обиду.

6. Овладевайте новыми знаниями и помогайте в этом своему шефу.

7. Обсуждайте проблемы. Будьте объективны и профессиональны.

8. Возьмите инициативу в свои руки. Анализируйте, предлагайте варианты решения проблем.

9. Призывайте шефа в свои наставники.

10. Продемонстрируйте, что вы понимаете и разделяете управленческую политику вашего шефа.

Секретарю-референту важно установить хорошие деловые контакты с секретарями структурных подразделений своего предприятия, а также выше стоящих и подведомственных организаций.

Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен. Главное требование к костюму - строгость, элегантность. Здесь все зависит от вкуса человека. Основное - костюм должен быть удобным, практичным, строгим. Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой не приятно.

Комплект мебели для оборудования рабочего места входят: письменные столы обычные, специализированные, вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала для установки оргтехники, телефонов, картотек, и так далее. Кресло, стулья подъемно - поворотные, шкафы обычного типа и специализированные.

Канцелярский стол является основным рабочим местом служащего, на столе должны находиться предметы, которые необходимы в данное время. Стол имеет выдвижные ящики, полки, где помещаются различные канцелярские принадлежности (журналы, дела). В письменном столе рабочие принадлежности, которыми постоянно пользуются, располагаются на верхних полках, все предметы, которыми пользуются реже, располагаются ниже, телефон должен стоять на столе или специальной подставке, с лева или с права так чтобы телефонную трубку можно было держать одной рукой, а в другой руке ручку для записи необходимой информации. Образцовый порядок на рабочем столе залог высокой производительности труда.

Железные шкафы и сейфы служат для хранения секретной документации, печатей штампов, бланков строгой отчетности денег, сейф должен всегда быть закрыт в нем не должно лежать ничего лишнего и тем более личных вещей. Ключи от шкафов, столов, сейфов хранятся в местах установленных руководителем организации. В соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений устанавливают из расчета четыре квадратных метра на одного работника.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда. Коснемся, прежде всего, мебели - стола и стула.

Учитывая насыщенность трудового процесса секретаря-референта оргтехникой, оправданной будет П - образная планировка рабочего места (рисунок 1).

Рисунок 1. П- образная планировка рабочего места секретаря-референта

Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зеленого, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20-50%) и легко чиститься, углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется шести десяти сантиметров (на уровне колен) и не менее восьми десяти сантиметров на уровне ступней. Все, что постоянно требуется секретарю во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая.

Важным элементом рабочего места является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей. Целесообразно выделить один ящик для хранения личных вещей. За порядком на рабочем столе следует постоянно следить. Может показаться преувеличением, но такой простой вид мебели, как стул, играет большую роль в организации рабочего места управленческого работника. От выбора стула в немалой степени зависит эффективность труда - неудобная поза утомляет, делает человека менее работоспособным.

У секретаря - референта стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволит подогнать его под любой рост (рисунок 2).

Рисунок 2. Рекомендуемый стул для секретаря-референта

Сиденье стула должно быть слегка закругленным с краев, чтобы не затруднять кровообращение бедер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести. Для управленческих работников изготавливают стулья и кресла с подлокотниками, для работы на компьютере или с ВТ - без подлокотников, чтобы не стеснять движения.

Для работы, сидя, при среднем росте в 1,7 метров, целесообразно выдерживать следующие размеры:

- высота подъемного стула - 0,45 - 0,6 метров;

- площадь сиденья не более 40Ч40 сантиметров;

- 0,6 метра по глубине;

- 1 метр - по длине;

Общая площадь - 1,2 метраІ.

В секторе обслуживания посетителей должны быть три - четыре стула. Вспомогательный сектор оборудуется шкафом - стенкой (трех - четырех секционным) или вращающимся стеллажом для хранения документов (рисунок 3).

Рисунок 3. Стеллаж для хранения документов

Обязательными техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь-референт, являются персональный компьютер, телефон (возможно также радио или сотовый телефон, пейджер), телефакс и копировальный аппарат (ксерокс), иногда диктофон.

9. Условия труда

Условия труда и отдыха работников секретариата. Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно - гигиеническим нормам и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленения помещения, установление правильного режима труда и отдыха.

Таблица 1 Санитарно-гигиенические нормы

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Так как большинство документационных операций связано с использованием зрения (чтения, письма, работы на компьютере), напряжение зрения вызывает напряжение всех мускулов тела человека и влечет общее утомление.

Свет должен падать на рабочие поверхности стола и средств оргтехники с левой стороны или спереди. При этом источник света следует располагать под углом более 30є от горизонтальной линии взора (рисунок 4).

Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа).

секретарь культура деловой командировка совещание

Рисунок 4. Рекомендуемое положение секретаря относительно дисплея.

Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые подкладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. Для защиты от внешнего шума рекомендуется использовать беруши, которые снижают воспринимаемость внешних шумов на 50%.

Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое влияние.

С помощью цвета можно также подчеркнуть или затушевать особенности приемной. Например, светлая окраска зрительно увеличивает маленькую комнату, темная - уменьшает. Используя различные цвета, можно зрительно разделить помещение на отдельные участки. Важным является использование цвета в качестве носителя информации. Например: секретарь использует цвет при раскладке документов в папке различных цветов, выделяет отдельную группу карточек в картотеке и так далее.

Режим работы секретаря-референта и других сотрудников службы документационного обеспечения управления должно предусматривать определенное чередование периодов труда и отдыха. При регламентировании учитывается уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническая обстановка. Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка организации. В них определены начало и конец рабочего дня, перерыв на обед и так далее. Регламентируя распорядок для сотрудников, в правилах следует предусматривать и определенные перерывы для кратковременного отдыха в течении рабочего дня (помимо обеденного перерыва). Например, для сотрудников, работа которых связана с долговременным пребыванием на рабочем месте (у секретаря-референта именно такая работа), целесообразно предоставлять 5-8 минутные перерывы через каждые два часа работы. Такие перерывы рекомендуется использовать для активного отдыха, например, физкультурных минут или пауз. Физкультурную паузу рекомендуется проводить дважды в день. Во время физкультурных минут рекомендуется проделать гимнастические упражнения, показанные на рисунке. (рисунок 5)

Рисунок 5. Гимнастические упражнения для секретаря.

Последнее (пятое) упражнение делается в покое. Следует расслабиться, закрыть глаза и медленно сосчитать до ста.

10. Современная оргтехника диктофон

Устройство и работа диктофона.

Диктофон - аппарат для записи устной речи с целью воспроизведения ее полностью либо по частям. Воспроизведение может быть замедленным и многократным. Что отличает диктофоны от других звукозаписывающих устройств. Термин «диктофон» образован от двух слов «дикто» - диктую, «фон» - речь.

При работе с диктофонами различают два режима.

1. Запись. Кабинетных диктофонов предусматривается возможность записи, как с микрофона, так и с различных линий (радиотрансляционная сеть, диспетчерская линия связи), а также возможность записи телефонных переговоров.

2. Воспроизведение. Диктофона осуществляется с единой целью - перепечатать, указывают текст. В карманах иных и других носимых диктофонах воспроизведение происходит без обеспечения различных удобств (повтор, замедление скорости).

Диктофон - это устройство (аппарат) необходимое для записи устной речи с целью воспроизведения ее полностью или по частям. Применение диктофонов способствует повышению производительностью труда и работника различных категорий, занимающиеся рукописью, стенографией, машинописью. Диктофон могут быть с питанием от автоматического источника постоянного тока с универсальным питанием и от сети, и от аккумулятора.

1. Пассивные - для записи речи в походных условиях, имеют малый вес и размер.

а) Карманные - применяются врачами, журналистами и так далее.

б) Сумочные для работы в условиях передвижения.

а) Универсальные - обеспечивают возможность работы, как в режиме записи, так и в режиме воспроизведения.

б) Воспроизводящие, предназначены для воспроизведения записи, сделанной на универсальных носимых диктофонах.

Используется в условиях записи и выполняет роль писчей бумаги и служит средой хранения информации в диктофонах. Неподвижная головка создает магнитную запись на ленте движущейся относительно головке с постоянной скоростью.

Запись предоставляет собой совокупность большого числа магнитиков имеющих различную длину и напряженность поля. Для воспроизведения используется в головке воспроизведения.

Лента имеет тонкую гибкую основу из лавсана поле эфирных смол, понивинил - хлорида и другое. Существует много различных оксидов но, лучше: Fe2О3, GrO2.

Чтобы запись и воспроизведение информации были на высшем уровне необходимы качественные устройства.

Звуковой сигнал в виде переменного напряжения, получаемый от микрофона, подается на вход диктофона. Сигнал усиливается и поступает через регулятор уровня записи на записывающие устройство. Звуковой сигнал преобразуется к виду, в котором лента воспринимает и запоминает. После всех преобразований сигнала подается на обмотку головки записи. Преобразование осуществляется магнитной головкой.

1. Не устанавливать диктофон на неустойчивых поверхностях.

2. Не устанавливать диктофон вблизи источников тепла.

3. Избегать попадания на них прямых солнечных лучей, влаги.

4. Не устанавливать диктофон в помещении с агрессивными средствами (щелочи, кислоты).

5. Не употреблять пищу вблизи аппарата.

6. Избегать беспорядочного нажатия кнопок на диктофоне - это может привести к сбою программных функций.

7. Во избежание несчастных случаев никогда не вскрывать и не разбирать аппарат, включенный в сеть!

8. Проверить наличие и целостность заземляющих проводников, корпусов обслуживаемых электроустановок.

9. Снять напряжение с участка электрической цепи, подлежащего обслуживанию или ремонту.

10. Не касаться проводов и других токоведущих частей, находящихся под напряжением, без средств индивидуальной защиты.

11. Не разрешается работать на электроустановках в случае обнаружения оборванных проводов, неисправности заземления и тому подобное.

12. Перед работай проверить состояние вилки шнура и электрической розетки..

13. Провода, исходящие от диктофона не должны быть перекручены и на них не должно, ничего находиться.

12. Используемая литература

1. Андреева В.И. - Делопроизводство: М., ЗАО Бизнес - школа Интел - Синтез 2001.

2. Басаков М.И. - Справочник секретаря-референта: Ростов - на - Дону, Феникс, 2001.

3. Бройдо В.Л. - Офисная оргтехника для делопроизводства и управления: М., Филинъ, 1988.

4. Кузнецова Т.В. - Секретарское дело: М., ЗАО Бизнес - школа Интел - Синтез 1999.

5. Стенюков М.В. - Документы. Делопроизводство М., ПРИОР, 1999.

Размещено на Allbest.ru