Информационные системы как интеллектуальный инструмент управления предприятием

Эта система связывает между собой финансовые и нефинансовые аспекты операций, помогает выработать общую стратегию, подразделенную на направления, которые, в свою очередь, состоят из целей. Цели достигаются посредством инициатив, а успех претворения стратегии в жизнь оценивается с помощью показателей эффективности.

Избранные системы ERP на западном рынке для малых и средних предприятий:

На рынке стран СНГ:

Предприятия стран СНГ и Балтии уже активно начинают внедрять Business Intelligence. Например, системы SAP Business Intelligence .уже внедрены в Фонде социального страхования Эстонии, Национальном банке Украины, ОАО «Российские железные дороги», ОАО «Силовые машины», «Лукойл - Холдин.», а из белорусских предприятий продуктами SAP успешно пользуются Белорусский металлургический завод (БМЗ), Мозырский нефтеперерабатывающий завод (МНПЗ) и международный холдинг «Атлант-М».

Для того, чтобы ускорить процесс документооборота, организации работают с применением определенных систем автоматизации делопроизводства и документооборота, безбумажных технологий. Одна из них - система «ДЕЛО-предприятие».

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» разработана российской компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС). Системой «ДЕЛО» в полной мере учитываются как традиции и стандарты отечественной школы делопроизводства и архивного дела, так и передовые западные методики управления документами.

Возможности системы по подготовке документов позволяют автоматизировать весь процесс его создания. Работа с проектами документов предполагает выполнение следующих действий: создание регистрационной карточки проекта документа, в том числе и «во исполнение» распорядительного документа, изменение проекта с сохранением, регистрация документа, созданного на основе проекта.

При работе с проектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.

Для каждого документа в системе «ДЕЛО» формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о нем. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и пр.

При получении электронного документа по электронной почте его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами «ДЕЛО» документа большая часть реквизитов регистрационно-контрольная карточка формируется автоматически.

Существует возможность формирования реквизитов карточки регистрируемого документа путем построчного сканирования текста документа с помощью портативной цифровой ручки C-Pen. Так, рутинная процедура заполнения реквизитов организации-корреспондента (наименования организации, ее адреса) сводится к сканированию данной информации с бланка регистрируемого документа. Таким же образом формируется текст краткого содержания документа.

К карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио- или видеоматериал и т.д.). Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться в организации с использованием текстовых редакторов, например Microsoft Word, сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру.

В системе поддерживается возможность установления ссылок между регистрационно-контрольными карточками документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т.д. Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов. Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота. Таким образом, документ системы «ДЕЛО» может ссылаться на внешние информационные материалы или документы, хранящиеся в других информационных системах.

В процессе согласования или утверждения проекта документа пользователь может заверить рассматриваемый документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Это позволяет обеспечить юридическую правомочность созданных электронных документов. Система «ДЕЛО» интегрирована с сертифицированными в Республике Беларусь средствами ЭЦП и шифрования данных. Для интеграции с криптосредствами «ДЕЛО» поддерживает интерфейс Microsoft CryptoAPI.

Заключение

Информационное обеспечение за полвека претерпело огромные изменения: от программ, способных выполнять только простейшие логические и арифметические операции до сложных систем управления предприятиями. Современные информационные технологии выступают интеллектуальным инструментом оперативного управления предприятиями.

Сегодня управление предприятием без компьютера просто немыслимо. Компьютеры давно и прочно вошли в такие области управления, как бухгалтерский учет, управление складом, ассортиментом и закупками. Однако современный бизнес требует гораздо более широкого применения информационных технологий в управлении предприятием. Жизнеспособность и развитие информационных технологий объясняется тем, что современный бизнес крайне чувствителен к ошибкам в управлении. Интуиции, личного опыта руководителя и размеров капитала уже мало для того, чтобы быть первым.

Для принятия любого грамотного управленческого решения в условиях неопределенности и риска необходимо постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности, будь то торговля, производство или предоставление каких-либо услуг. Поэтому современный подход к управлению предполагает вложение средств в информационные технологии. И чем крупнее предприятие, тем серьезнее должны быть подобные вложения. Они являются жизненной необходимостью - в жесткой конкурентной борьбе одержать победу сможет лишь тот, кто лучше оснащен и наиболее эффективно организован.

Литература

1. Информационные системы / Под ред. В.Н. Петрова. - СПб.: Питер, 2002. - 688 с.

2. Автоматизированные информационные технологии в экономике / Под ред. Г.А. Титоренко. - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.

3. Автоматизированные системы управления предприятием класса ERP: идеи, решения, проблемы // Компьютерные вести. - 2003. - № 44.

4. Квентин, А.С. Наиболее эффективные методы внедрения систем управления // Бухгалтер и компьютер. - 2003. - № 4.

5. Друкер, П. Задачи менеджмента в XXI веке / Пер. с англ. - М., 2000.

6. Комплексная система автоматизации документооборота «Дело». - Мн., 2004.

7. Комплексная система автоматизации управления предприятием «Галактика». - М., 2004.