Технология тайм-менеджмента

Сущность и содержание тайм-менеджмента, исторические этапы его развития. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Реализация технологий тайм-менеджмента в ООО "Босфор".

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 13.07.2015
Размер файла 412,7 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Благодаря глобальному расширению производства и развитию дилерской сети (210 дилеров, находящихся в городах Ставропольского края, Краснодарского края, республики Адыгея, Карачаево-Черкесской республики, Кабардино-Балкарской республики, Чеченской республики, республики Северная Осетия-Алания), разработке и внедрению самых современных маркетинговых приёмов продвижения и развития, компания «Босфор» обеспечивает своё безусловное лидерство на рынке на многие годы вперёд.

Партнеры: компания «SCHЬCO», «Эколайн», «Маско-Гласс», «Расстал», «SIEGENIA-AUBI», торгово-промышленная компания «СТВОР», компания «Немецко-Балтийский Альянс», Литовский завод RYTERNA, группа компаний «Алютех», компания «Юкон Инжиниринг», Концерн profine GmbH - International Profile Group.

Сертификаты качества продукции, рекомендации от партнеров и заказчиков - лучшее подтверждение профессионализма, надежности, стабильности и востребованности компании.

Структура организации представляет собой совокупность элементов линейно-функциональной и дивизиональной структур, данный факт обусловлен спецификой деятельности.

Так, элементы дивизиональной структуры можно отметить в подразделениях, выпускающих различные виды продукции: структурное подразделение конструкций их ПВХ и ЖГВР, и структурное подразделение алюминиевых конструкций.

Элементы линейно-функциональной структуры характерны для административно-управленческих подразделений: отдел маркетинга, служба безопасности и контроля, бухгалтерия, инженер по охране труда, специалист по кадровому учету и подбору персонала.

Общая численность ООО «Босфор» составляет 222 человек. Из них 82 человек - рабочие, 35 человек - специалисты, 6 человек - руководители.

Таблица 1

Анализ структуры персонала предприятия Составлено автором на основе первичной документации ООО «Босфор»

Среднесписочная численность промышленно-производственного персонала, всего, в т.ч:

2013 год

2014 год

Абсолют. отклонение

Темп прироста %

Чел.

%

Чел.

%

207

100

222

100

15

+7,2

- рабочие

133

64,25

140

63,06

7

-1,19

- руководители

11

5,31

13

5,86

2

+0,03

- специалисты

63

30,43

69

31,08

6

+0,65

Как видно из таблицы 1 численность промышленно-производственного персонала в 2014 году по сравнению с прошлым увеличилась и в абсолютном выражении рост составил 15 человек. Удельный вес рабочих в общей численности работников предприятия уменьшился на 1,19% в 2014 г. по сравнению с 2013 г. Доля руководителей увеличилась на 0,03%, специалистов - на 0,65%.

Для правильной организации выполнения работ и подготовки кадров существует квалификационное разделение труда (таблица 2).

Проведя анализ данных, представленных в таблице, можно отметить, что в организации преобладают работники, имеющие высшее образование, на долю которых приходится в среднем 44,27% от общей численности работников за 2013-2014 гг. Следовательно, на предприятии работают дипломированные специалисты, что свидетельствует о высоком уровне квалификации персонала.

Таблица 2

Анализ численности персонала по уровню образования Составлено автором на основе первичной документации ООО «Босфор».

№ п./п.

Образование

Численность

2013 год

2014 год

Чел.

%

Чел.

%

1.

Высшее профессиональное

90

43,48

100

45,05

2.

Среднее профессиональное

59

28,05

68

30,63

3.

Начальное профессиональное

20

6,76

15

9,66

4.

Среднее (полное) общее

23

11,11

22

9,91

5.

Профессионально-техническое

12

5,08

14

6,31

6.

Незаконченное высшее

3

1,45

3

1,35

Всего

207

100,0

222

100,0

Доля работников, имеющих среднее профессиональное образование составляет 28,05% и 30,63% в 2013 и в 2014 гг. соответственно, доля работников, имеющих начальное профессиональное образование, увеличилась на 2,9%, доля работников, имеющих среднее (полное) общее образованием уменьшилась на 1,2%, доля работников, имеющих профессионально-техническое образование увеличилась на 1,23%, а имеющих незаконченное высшее осталась неизменна.

Режим работы ООО «Босфор» определен локальными актами организации. Время работы управленческого персонала: пятидневная неделя c 8:00 до 17:00. Время работы производственных цехов и службы по работе с клиентами: шестидневная неделя c 8:00 до 17:00. Обеденный перерыв с 12:00 до 13:00.

Контроль за использованием рабочего времени осуществляет специалист по кадровому учету и подбору персонала, в обязанности которого входит: Первичная документация ООО «Босфор»

1. Кадровое делопроизводство:

1.1 Анализ состояния трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.

1.2 Участие в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.

2. Подбор и адаптация персонала:

2.1 Выполнение работы по комплектованию предприятия кадрами рабочих профессий и специалистами.

2.2 Изучение рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с кадровыми агентствами.

2.3 Разработка перспективных и текущих планов подбора и адаптации персонала.

2.4 Работа по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.

ООО «Босфор» - обладатель многих наград и званий. Так, по итогам исследования, проведенным крупнейшим российским порталом SUPERJOB, среди работающих в России компаний-работодателей, в 2014 году, как и в 2013 году, было получено звание «Привлекательный работодатель». Также компания дважды становилась победителем конкурса «Пятигорск: сегодня и завтра».

2.2 Анализ технологий тайм-менеджмента, применяемых в ООО «Босфор»

Для проведения исследования реализации технологий тайм-менеджмента был осуществлен анализ затрат рабочего времени начальника отдела продаж ООО «Босфор».

Рабочее время - это время участия в трудовой деятельности, измеряемое установленной законодательством продолжительностью рабочего дня, недели, месяца или года Леженкина Т.И. Научная организация труда персонала: Учебник / Т.И. Леженкина. - М.: Маркет ДС, 2011.- С. 69.. Рабочее время состоит из времени работы и времени перерывов. Время работы включает в себя время, необходимое для выполнения производственного задания (подготовительно-заключительное время, оперативное время, время обслуживания рабочего времени) и время работы, не обусловленное производственным заданием (время случайной работы, время непроизводительной работы). Во времени перерывов можно выделить три группы: время на отдых и личные надобности, время перерывов, обусловленных технологией и организацией управленческого процесса, и время, обусловленное нарушением трудовой дисциплины.

Начальник отдела продаж имеет высшее образование, стаж работы в должности составляет два года.

Начальник отдела продаж имеет собственный кабинет площадью 20 м2, оснащенный:

1. мебелью (столом, креслом, шкафом для документов и бумаг, шкафом для одежды),

2. средствами оргтехники (компьютером, средствами для вычислительных операций),

3. средствами для связи и системы информации (городским телефоном, внутренним телефоном, программными средствами, бизлимитным Интернетом),

4. инвентарем (корзина для бумаг, настольной лампой).

Местоположение кабинета имеет удобное расположение, поскольку примыкает к кабинету, в котором располагаются работники отдела продаж. Следует отметить, что в подчинении начальника отдела продаж находится 8 человек: 1 координатор отдела продаж, 3 менеджера по продажам, 4 региональных менеджера по продажам.

В практике менеджмента используется такое понятие как норма управляемости, рассматривающееся как максимальное количество работников, подчиненных руководителю, потенциальные возможности которых могут быть максимально использованы Рыбалкина З.М. Повышение управляемости организации за счет построения рациональной организационной структуры управления // Известия Пензенского государственного педагогического университета им. В.Г. Белинского. - 2012. - №28. - С. 485.. Излишнее увеличение количества подчиненных ведет к росту управленческих обязанностей руководителя, что ослабляет контроль над работой подчиненных. Чрезмерное же сужение нормы управления является причиной увеличения количества управленческих уровней, сверхцентрализации власти, повышения административных расходов и роста проблем в результате ослабления взаимосвязей между верхним и нижним уровнем пирамиды организационной структуры управления.

Многочисленными исследованиями было подтверждено, что реальная управляемость достижима при 7 ± 2 подчиненных. Таким образом, можем сделать вывод, что в рассмотренном примере норма управляемости не нарушена.

Изучение затрат рабочего времени проводилось с использованием фотографии рабочего времени, путем наблюдения с последовательными замерами этих затрат времени по видам, на протяжении пяти рабочих дней. Особое внимание в исследовании, уделялось выявлению потерь и нерациональных затрат рабочего времени, а также изучению затрат подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и времени на отдых и личные надобности.

Фотография рабочего времени проводилась в следующем порядке:

1. подготовка к наблюдению, заключающаяся в подробном изучении и описании объекта наблюдения в производственной обстановке;

2. непосредственно проведение наблюдения, путем фиксации последовательности всех элементов затрат времени;

3. обработка полученных результатов.

Так как виды работ являются однотипными, представим результаты наблюдения в обобщенном виде (таблица 3).

Таблица 3

Затраты рабочего времени по элементам работы и перерывов начальника отдела продаж ООО «Босфор»

Наименование затрат рабочего времени

Текущее время в часах и минутах

Продолжительность (мин)

Индекс

Начало наблюдения

8.00

*

*

1. Приход на работу

8.00

*

*

2. Подготовка рабочего места

8.00-8.05

5

ВР

3. Проверка почты, ответы на срочные письма

8.05-8.20

15

ВР

4. Разговор с зам. генерального директора по маркетингу

8.20-8.30

10

ВР

5. Проведение анализа клиентской базы

8.30-9.20

50

ВР

6. Общение по телефону с поставщиками

9.20-9.50

30

ВР

7. Оперативное совещание с начальниками отдела

9.50-10.20

30

ВР

8. Уход по личным надобностям

10.20-10.30

10

ОТЛ

9. Деловые переговоры по договорам

10.30-11.10

40

ВР

10. Общение с клиентами по телефону

11.10-11.55

45

ВР

11. Обед

11.55-12.55

60

ОТЛ

12. Общение с клиентами по телефону

12.55-14.05

70

ВР

13. Уход по личным надобностям

14.05-14.20

15

ОТЛ

14. Подготовка плана продаж на месяц

14.20-15.15

55

ВР

15. Личные разговоры по телефону

15.15-15.20

5

ПНР

16. Работа с подчиненными

15.20-15.45

25

ВР

17. Проверка почты, ответы на письма

15.45-15.55

10

ВР

18. Работа с клиентами

15.55-16.35

40

ВР

19. Работа с документами

16.35-17.05

30

ВР

20. Систематизация документов

17.05-17.25

20

ВР

21. Наведение порядка на рабочем столе, выключение компьютера.

17.25-17.30

5

ВР

22. Уход с работы

17.30

*

*

Конец наблюдения

17.30

*

*

Продолжительность смены

*

570

*

В соответствии с трудовым кодексом (ТК РФ) рабочий день составляет 8 часов (480 минут). Однако рабочий день руководителя (менеджера) отличается от рабочего дня рядового работника и достаточно сложно поддается лимитированию. В данном случае: рабочий день руководителя длится на 30 минут дольше определенного ТК РФ, что позволяет нам предположить, что организация рабочего времени носит не совсем рациональный характер.

Фотография рабочего времени дает большое количество цифровых данных, характеризующих затраты времени на различные виды работ и потери. Многие из этих затрат являются повторяющимися.

Для облегчения обработки результатов наблюдения воспользуемся типовой индексацией затрат времени с использованием условных обозначений элементов производственного процесса и различных положений рабочего при выполнении трудовых действии.

Выделяют следующие виды индексацииБычин В.Б., Малинин С.В., Шубенкова Е.В. Организация и нормирование труда: Учебник для вузов / Под ред. Ю.Г. Одегова - 4-е изд. перераб. и доп. - М.: Издательство «Экзамен», 2007. - С.8.:

3. Индексация затрат рабочего времени по видам:

· ВР - время работы;

· ОТЛ - время на отдых;

· ПНР - время перерывов из-за нарушения режимов работы или недостатков в организации производства;

· ПНД - время перерывов из-за нарушений трудовой дисциплины.

4. Индексация затрат рабочего времени по содержанию труда:

· О - время основной работы;

· ПЗ - подготовительно-заключительное время;

· ОРМ - время на обслуживание рабочего места.

Исходя из данных таблицы 3, проведем индексацию и общую классификацию затрат рабочего времени начальника отдела продаж ООО «Босфор» результаты которой отражены в таблице 4.

Таблица 4

Классификация затрат рабочего времени начальника отдела продаж ООО «Босфор»

№ п/п

Наименование элементов труда или затрат рабочего времени

Время, мин.

Индексы затрат времени

по виду

по содержанию труда

1

2

3

4

1.

Подготовка рабочего места

5

ВР

ОРМ

2.

Проверка почты, ответы на срочные письма

15

ВР

О

3.

Разговор с зам. генерального директора по маркетингу

10

ВР

ПЗ

4.

Проведение анализа клиентской базы

50

ВР

О

5.

Работа с документами

30

ВР

О

6.

Оперативное совещание с начальниками отдела

30

ВР

ПЗ

7.

Уход по личным надобностям

10

ОТЛ

*

8.

Деловые переговоры по договорам

40

ВР

О

9.

Общение с клиентами по телефону

45

ВР

О

10.

Обед

60

ОТЛ

*

11.

Общение с клиентами по телефону

70

ВР

О

12.

Уход по личным надобностям

15

ОТЛ

*

13.

Подготовка плана продаж на месяц

55

ВР

О

14.

Личные разговоры по телефону

5

ПНР

*

15.

Работа с подчиненными

25

ВР

О

16.

Проверка почты, ответы на письма

10

ВР

О

17.

Работа с клиентами по вопросам заключенных договоров

40

ВР

O

18.

Работа с документами

30

ВР

О

19.

Систематизация документов

20

ВР

ОРМ

20.

Наведение порядка на рабочем столе, выключение компьютера.

5

ВР

ОРМ

ИТОГО, мин:

Ф-570

ВР-480

ОТЛ-85

ПНР-5

О-410

ПЗ-40

ОРМ-30

Определим долю видов работ начальника отдела в общем бюджете рабочего времени (рисунок 2). Рабочее время руководителя составляет: 85,42% времени основной работы, 8,3% подготовительно-заключительное времени и 6,25% времени расходуется на обслуживание рабочего места.

Рисунок 2 - Доля видов работ в общем бюджете рабочего времени

Определим долю видов работ в общем бюджете времени основной деятельности (рисунок 3).

Рисунок 3 - Доля видов работ в общем бюджете времени основной деятельности

Большую часть оперативного времени занимает работа с клиентами 37,8 %, на работу с документацией приходится 26,8%, на составление планов и отчетов приходится 13,4%, переговоры занимают 9,75%, работа с почтой составляет 6,09 %, работа с подчиненными 6,09%.

Проведем анализ затрат рабочего времени в следующих направлениях:

1. Экстенсивность использования рабочего времени.

Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности, отражающий использование фонда рабочего времени:

А) без учета времени на отдых и личные надобности:

Кэ = (Ф - (ПНР+ОТЛ+ПНД)) / Ф = 1 - (ПНР+ОТЛ+ПНД) / Ф;

Кэ = 1 - (5+85) / 570 = 0,84;

Нормативное значение Кэ без учета времени на отдых составляет 0,94, таким образом, рабочий процесс организован недостаточно рационально, отклонения составляют - 0,1.

Б) с учетом времени на отдых и личные надобности:

Кэ = (Ф - (ПНР+ПНД)) / Ф = 1 - (ПНР+ПНД) / Ф;

Кэ = 1- (5) / 570 = 0,99;

Нормативное значение Кэ с учетом времени на отдых, и личные надобности составляет 1,0; таким образом, производственные процессы организованы достаточно рационально, отклонения составляют - 0,01.

Коэффициент потерь времени, из-за нарушений режима работы:

Кпнр = ПНР / Ф;

Кпнр = 5 / 570 = 0,008;

Нормативное значение коэффициента Кпнр при рациональной организации управленческого труда равны 0,00. Так как полученное значение коэффициента Кпнр равно 0,008, можно считать, что потерь времени из-за нарушений режима работы нет.

Котл= ОТЛ / Ф;

Котл = 85 / 570 = 0,15;

Значение Котл - коэффициента времени регламентированных перерывов в работе равен 0,15, выше нормативного значения составляющего 0,06 времени рабочего дня.

2. Рациональность использования рабочего времени отражается в следующих показателях, представленных в таблице 5.

Таблица 5

Рациональность использования рабочего времени начальника отдела продажи ООО «Босфор»

№ п/п

Наименование показателя

Формула

Расчетное значение

Нормативное значение

По содержанию труда:

%

%

1.

Коэффициент времени подготовительно заключительной работы, Кпз

Кпз = ПЗ / (ПЗ + О + ОРМ)

40/(40+410+30) = 8,3%

2-4%

2.

Коэффициент времени основной работы, Ко

Ко= О / (ПЗ+О+ОРМ)

410/(40+410+30) = 85,4%

92-96%

3.

Коэффициент времени на обслуживание рабочего места, Корм

Корм = ОРМ / (ПЗ + О + ОРМ)

30/(40+410+30) = 6,25%

2-4%

Проведя анализ данных, представленных в таблице, можно отметить, что расчетное значение коэффициента времени подготовительно- заключительной работы и коэффициента времени на обслуживание рабочего места выше нормативного значения на 4,3% и 6,6% соответственно. Коэффициент рациональности использования основного рабочего времени ниже нормативного значения на 6,6%.

Таким образом, проведение исследования по составлению фотографии рабочего времени позволило представить фактический баланс рабочего дня, который показывает абсолютную продолжительность и удельный вес отдельных категорий затрат времени в общем времени наблюдения, определить коэффициент рациональности использования основного времени.

2.3 Предложения по совершенствованию процессов управления временем сотрудников организации

Проведенные исследования об использовании рабочего времени менеджера позволяют сделать вывод о том, что данный процесс нуждается в усовершенствовании, поскольку построен недостаточно рационально и на решение важных вопросов не всегда хватает времени. Проведенный анализ позволил выявить, что время перерывов из-за нарушения режимов работы составляет 5 минут. Казалось бы, это незначительное значение, однако проведение несложных расчетов позволяют определить общую сумму расходов, связанных с оплатой труда сотрудников, не приносящего доход организации.

В среднем в году 247 рабочих дней, таким образом, рабочее время в часах при сорокачасовой рабочей недели составляет 1976 часа. Годовой фонд оплаты труда начальника отдела продаж составляет 468 720 рублей. Стоимость одного часа в среднем равна 237, 2 рублей. 5 минут в день в течение года превращаются в 1235 минут или 20, 58 часов. Таким образом, организация впустую тратит минимум 4 881,58.

В ходе проведения беседы с начальником отдела продаж ООО «Босфор», мы обратили внимание на организацию условий труда. Так как в рациональном использовании рабочего времени значительную роль играет оборудование рабочего пространства, поскольку, чем лучше оснащено рабочее место, тем выше производительность труда руководителя.

Следует отметить, что рабочие место руководителя оснащено недостаточным набором средств оргтехники. Так, в кабинете отсутствует сканер. Для того чтобы отсканировать и отправить нужную документацию, руководителю необходимо пройти в кабинет маркетинга, находящийся на этаж выше. Таким образом, минимальная потеря времени приблизительно равна 10 минутам. Воспользовавшись ранее приведенным алгоритмом расчета и учитывая, что потребность в сканировании документов возникает примерно два раза в неделю, получаем 3 906, 7 рублей. В данных условиях целесообразно приобретение сканера. Его стоимость составляет 3 708 рублей, таким образом, организация сможет сэкономить 198, 7 рублей.

Также необходимо организовать рациональную планировку рабочего места, позволяющую обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Предлагаем внедрить в деятельность руководителя зародившуюся в Японии систему организации рабочего места 5S, позволяющую значительно повысить эффективность и управляемость операционной зоны, повысить производительность труда и сохранить время. Не смотря на то, что изначально система 5S была разработана для рабочих мест работников, занятых на производстве, данные принципы могут быть адаптированы и для рабочего места руководителя.

В систему 5s входят пять действий Рабунец П. Система 5S -- как улучшить своё рабочее место [Электронный ресурс]:

1) Сортировка - означает, что вы высвобождаете рабочее место от всего, что не понадобиться при выполнении текущих производственных операций.

Рабочие и руководители часто не имеют привычки избавляться от предметов, которые больше не нужны для работы, сохраняя их поблизости «на всякий пожарный случай». Обычно это приводит к недопустимому беспорядку или к созданию препятствий для перемещения в рабочей зоне. Удаление ненужных предметов и наведение порядка на рабочем месте улучшает культуру и безопасность труда. Чтобы более наглядно продемонстрировать, сколько лишнего скопилось на рабочем месте, можно на каждый предмет-кандидат на удаление из рабочей зоны повесить красный ярлык (флажок).

Необходимо чётко обозначить «зону красных ярлыков» предметов с красными флажками и тщательно её контролировать. Предметы, остающиеся нетронутыми свыше 30 дней, подлежат переработке, продаже или удалению.

2) Рациональное расположение - означает определить и обозначить «дом» для каждого предмета, необходимого в рабочей зоне. В целях рационализации крайне важно всегда оставлять нужные предметы в одних и тех же отведённых для них местах. Это ключевое условие минимизации затрат времени на непродуктивные поиски.

3) Уборка (содержание в чистоте) - значит обеспечить рабочему месту опрятность, достаточную для проведения контроля, и постоянно поддерживать её.

4) Стандартизация - это метод, при помощи которого можно добиться стабильности при выполнении процедур первых трех этапов 5S - значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании.

5) Совершенствование - означает то, чтобы выполнение установленных процедур превратилось в привычку

Мероприятия, лежащие в основе 5S (сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование), абсолютно логичны. Они представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим отделом. Однако именно системный подход, который система 5S применяет к этим мероприятиям, и делает ее уникальной.

При проведении фотографии рабочего дня начальника отдела продаж ООО «Босфор» было зафиксировано, что на работу с клиентами потрачено 2,5 часа, т.е. 37,8% общего рабочего времени. При анализе должностной инструкции было выявлено, что функциональные обязанности прописаны недостаточно четко. Так, формулировка «осуществление работы с клиентами» не раскрывает, какую именно работу и с какими именно клиентами (юридическими, физическими лицами) необходимо осуществлять. Таким образом, начальник отдела продаж общается с клиентами, в том числе и по рядовым вопросам, связанным с удовлетворительной / неудовлетворительной оценкой поставки товара. Значительно сократить временные издержки в рассматриваемом случае позволило бы применение в организационной деятельности метода делегирования. Данные вопросы могли бы решать сотрудники отдела, в то время как проведением анализа и разработкой предложений по совершенствованию характеристик товара мог заниматься менеджер среднего звена.

Около 30% своего основного времени руководитель тратит на работу с документацией. Существенно сократить временные затраты помогут следующие мероприятия:

1. Необходимо классифицировать всю документацию. К примеру, инструкции должны находиться в непосредственной близости только в том случае, если рабочее место является новым, еще нет достаточной уверенности в собственной компетенции или же по долгу службы часто приходится пользоваться данным документом. В остальных случаях папка с инструкциями должна находиться в зоне свободного доступа, но не занимает место непосредственно на рабочем столе или в верхнем ящике.

2. Существует определенный поток документации, требующий постоянного внимания и принятия безотлагательных решений. Если этот поток активен в течение всего рабочего дня, распределять его необходимо по мере поступления. Если документы требуют передачи в следующую инстанцию, по возможности следует передать его, а не загромождать свой стол.

3. Распределять входящие документы следует по классифицированным папкам (неважно, как представлен документ -- на бумажном носителе или в электронном виде). Назвать папки можно в соответствии с деятельностью: «В работе», «Передать», «Выполнено», «К рассмотрению». Ежедневно перед завершением рабочего дня необходимо проверять содержимое, особенно сроки исполнения. Как только документ прошел процесс выполнения необходимо убирать всю документацию по данному вопросу в личный архив.

4. Если за переданные документы руководитель несет ответственность (к исполнению), то важно отследить последующее прохождение документации, напомнить исполнителю о сроках и своевременно получить ответ. Для облегчения процесса контроля следует завести специальный график (таблица 6).

Таблица 6

График прохождения документации Сидорова Н.А., Анисинкова Е.Б. Тайм-менеджмент / Н.А. Сидорова, Е.Б. Анисинкова. - M.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2008. - С. 112

Наименование документа

Поступил

Исполнитель

Передан

Получить ответ

Доложить об исполнении

В каждой колонке проставляется дата и отслеживается прохождение документа. Подобный график можно создать на рабочем столе компьютера, а можно распечатать и повесить в зоне видимости. Вся документация фиксируется и отслеживается. Все столбцы лучше всего заполнять сразу в момент обработки документа.

Немало важно ввести в управленческую деятельность практику личного планирования. На сегодняшний день существует множество разных методик, нацеленных на управление временем. Наиболее простая и эффективная из которых, планирование рабочего времени по методу Лотара Зайверта - известного немецкого специалиста в области тайм-менеджмента. Для составления плана на день, в среднем достаточно потратить 10-15 минут. Метод включает в себя 5 основных шагов Управление временем. Пошаговый алгоритм планирования своего времени // Генеральный директор. Персональный журнал руководителя. 10.11.2014. [Электронный ресурс]:

Шаг 1. Список задач. В сформированном плане дня перечислены все задачи, необходимые или имеющие важное значение на следующий день. В колонке «задачи» следует указать следующие сведения:

1. Дела из плана на неделю или месяц.

2. Задачи, которые накануне не были выполнены.

3. Периодически возникающие цели.

4. Добавившиеся задачи.

Шаг 2. Оценка длительности выполнения задачи. Реалистичный план должен содержать список задач, которые могут быть действительно достигнуты. Поэтому, перед тем как начать управлять временем, следует оценить ориентировочную продолжительность нужных мер. В оценке длительности дел добиться полной точности невозможно. Однако опыт позволяет утверждать - достаточно недельного опыта по данной методике, чтобы добиться точности в 85-90%. Когда появится временной интервал, исполнитель будет точнее укладываться в отведенные сроки, эффективно справляясь с поставленными задачами.

Важное условие - при определении временного лимита на решение задач нужно указывать не только время для определенной задачи, но также уточнять, когда планируете к ней приступить и когда завершить.

Шаг 3. Резервирование времени. При составлении плана нужно учитывать первый главный совет - охватывать не более 60% рабочего времени. Остальное время становится резервом для важных дел, не запланированных изначально, но всё равно возникающих в работе каждого. Если рабочие задачи в составленной таблице превышают 60% своего рабочего времени, можно рекомендовать следующие шаги:

· откажитесь от одного из пунктов либо перенесите его на следующий день;

· определитесь со своими приоритетами, важное значение отводится делегированию задач, уменьшая временные траты для данных задач;

· снижение расходов времени по каждому пункту в своем графике;

· если задачи выходят за выделенные временные рамки, их нужно в итоге отменить либо перенести на следующий день.

Шаг 4. Установка приоритетов и делегирование заданий. При планировании времени следует определить приоритеты задач, занявшись делегированием - чтобы сэкономить свое время по каждому заданию. Устанавливаются три вида приоритетов - a (важные и срочные задачи), b (что-то одно - срочные либо важные), c (текущие повседневные задачи). На каждый день следует планировать не больше 3 задач a, не более 6 заданий b и не более 7 c.

Далее оценивается возможность делегирования каждой задачи - определить, кому она будет передаваться полностью либо частично. В результате удастся избежать лишних заданий, экономя свое время, сохраняя только важные цели из своей зоны ответственности.

Шаг 5. Контроль результатов. Основываясь на данной схеме, начинаем выполнение заданий, контролируя результат и соблюдение выделенного времени. Задачи, с которыми не успели справиться, переносятся на следующий день.

Польза от проведения данных мероприятий огромная: во-первых, появляется возможность планировать работу соответствующим образом и расставлять приоритеты во всех областях трудовой деятельности, а во-вторых, сэкономлено огромное количество времени.

С учетом всех вышеперечисленных предложений, совершенствование организации труда приведет к следующим результатам:

1. Затраты на внедрение

2. Затраты времени (годовые), ч:

а) на работу с документами:

- до внедрения мероприятия - 453

- после внедрения мероприятия - 391

б) на работу с клиентами:

- до внедрения мероприятия - 638

- после внедрения мероприятия - 473

3. Среднечасовая заработная плата работника, руб. - 237,2

Исходя из полученных данных:

1) экономия рабочего времени

(453+638) - (391+473) = 227 ч;

2) относительная экономия фонда заработной платы

227 Ч 237, 2 = 53 844, 4 руб.

Заключение

Для любой организации, функционирующей в современных условиях, одним из важных ресурсов эффективного хозяйствования является время.

Проведенное исследование подтвердило актуальность проблем управления рабочим временем и позволило сделать следующие выводы.

На основе рассмотрения различных научных трактовок понятий «тайм-менеджмент», представленных в трудах отечественных и зарубежных ученых, мы можем заключить, что тайм-менеджмент - это технология, позволяющая использовать невосполнимое время в соответствие с целями и ценностями. Тайм-менеджмент содержит в себе четыре основных элемента: эффективность, технология, стратегия, философия.

Факторами внедрения тайм-менеджмента в организационную деятельность компании являются:

4. растущие темпы изменений среды,

5. возрастающий удельный вес нематериальных активов в стоимости организации,

6. постоянные существенные изменения деятельности - разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления.

Одной из основных задач тайм-менеджмента является выявление потерь рабочего времени. Грамотный и регулярный тайм-менеджмент также дает сотрудникам осознание того, что неэффективное использование своего рабочего времени - это потери не только главы организации, но и их собственные, которые могут привести к существенному сокращению эффективности деятельности организации и, как следствие этого, к уменьшению личной прибыли каждого отдельного работника, причем не только ее материальной стороны. Технологии тайм-менеджмента опираются как на классические методы оценки затрат рабочего времени, так и на новые, разработанные с учетом современных реалий.

Изучение практики реализации технологий тайм-менеджмента происходило на примере начальника отдела продаж ООО «Босфор».

Для анализа рабочего времени и выявления временных затрат использовался метод наблюдения, а именно, проведение фотографии рабочего времени. Благодаря проведенному исследованию, мы смогли выявить на какие виды деятельности расходуется больше всего времени. А с помощью расчета коэффициента экстенсивности использования рабочего времени и рациональности использования рабочего времени, удалось установить насколько реальные значения соответствуют нормативным и сделать вывод о том, что процессы управления рабочим временем организованы не совсем рационально.

Полученные данные позволили в самом общем виде сформулировать предложения по совершенствованию процессов управления временем.

Эффективно организовать рабочее время поможет использование таких способов управления рабочим временем, как: правильная организация рабочего места, делегирование полномочий, рациональная организация работы с документацией, личное планирование, умелое использование которых, позволит высвободить ресурсы и рационализировать свой труд.

Несмотря на то, что каждый способ может существовать обособленно, наибольший эффект будет достигнут только при выполнении всех рекомендаций.

Применение данных способов не требует больших финансовых вложений и длительного времени подготовки к реализации, однако в данном случае требуется наличие самоконтроля и систематического выполнения.

Библиографический список

1. Анисинкова Е.Б. Сидорова Н.А, Тайм-менеджмент / Е.Б. Анисинкова, Н.А. Сидорова - M.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2008. - 200 C.

2. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений / Г.А. Архангельский. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. - 160 с.

3. Архангельский Г.А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы / Г.А. Архангельский. - Питер, 2008. - 448 с.

4. Архангельский Г.А. Работа 2.0: прорыв к свободному времени. / Г.А. Архангельский. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010. - 140с.

5. Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент. Полный курс: учебное пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, Т.В. Телегина, С.В. Бехтерев. - М.: Альпина Паблишер, 2012. - 311 с.

6. Архангельский Г.А. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать / Г.А. Архангельский. - 21-е изд. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014. - 272 с.

7. Бабосов Е.А. Управление персоналом: учебное пособие / Е.А. Бабосов, Э.Г. Вайнилович, Е.С. Бабосова. - Минск: Тетра Системс, 2012. - 288 с.

8. Бычин В.Б., Малинин С.В., Шубенкова Е.В. Организация и нормирование труда: учебник для вузов / Под ред. Ю.Г. Одегова. - 4-е изд. перераб. и доп. - М.: Издательство «Экзамен», 2007. - 248 с.

9. Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета / А. Горбачев. - СПб.: Питер, 2009. - 256 с.

10. Грицанов А.А. Новейший философский словарь: 3-е изд., исправл. / А.А. Грицанов - Мн.: Книжный Дом. 2003. - 1280 с.

11. Егоршин, А.П. Основы организации труда: учебник для вузов. 2-е изд., перераб. и доп. / А.П. Егоршин - Н.Новгород: НИМБ, НШЭУ, 2014. - 384.с.

12. Захарченко Г. Тайм-менеджмент / Г. Захарченко. - СПб.: Питер, 2004. - 128 с.

13. Кибанов А.Я. Управление персоналом / А.Я. Кибанов. - 4-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 680 с.

14. Латфуллин Г.Р. Теория менеджмента: Учебник для вузов. Стандарт третьего поколения / Г.Р. Латфуллин, А.С. Никитин, С.С. Серебренников. - 2-e изд. - Питер, 2014. - 464 с.

15. Леженкина Т.И. Научная организация труда персонала: Учебник / Т.И. Леженкина. - М.: Маркет ДС, 2011.- 232 с.

16. Македошин А.А. Организация труда персонала: учеб. пособие / А.А. Македошин, Э.Б. Молодькова, С.А. Перешивкин, О.А. Попазова. - СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2011. - 188 с.

17. Менеджмент: учебник для бакалавров / под ред. А.Л. Гапоненко. - Изд-во: Юрайт, 2014. - 400 с.

18. Мильнер Б.З. Теория организации / Б.З. Мильнер. - 8-e изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 848 с.

19. Мрочковский, Н., Толкачёв, А. Экстремальный тайм-менеджмент / Н. Мрочковский, А. Толкачев. - М.: Перспектива, 2013. - 300 с.

20. Организационное поведение: Учебник для вузов / под ред. Г.Р. Латфуллина, О.Н. Громовой. - СПб.: Питер, 2004. - 432 с.

21. Основы менеджмента: 2-е издание переработанное и дополненное / под ред. Д. Вачугова. - М.: Высш. шк., 2005. - 405 с.

22. Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник, С.Н. Соколов, Ф.Е. Удалов, В.В. Бондаренко. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 558 с.

23. Потапов С. Как управлять временем (Тайм-менеджмент) / С. Потапов - М.: Эксмо, 2006. - 205 с.

24. Пугачев В. П. Руководство персоналом организации: Учебник / В. П. Пугачев. - М.: Аспект Пресс, 2007. - 435 с.

25. Резник С.Д., Сочилова А.А. Основы личной конкурентоспособности: Учеб. пособие / С.Д. Резник, А.А. Сочилова; под общ. ред. С.Д. Резника. - - 2-e изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 251 с.

26. Резник С.Д. Менеджмент организации: итоговая аттестация студентов, преддипломная практика и дипломное проектирование: Учебное пособие / Под общ. ред. Э.М. Короткова, С.Д. Резника. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 368 с.

27. Теория менеджмента. Учебник и практикум / под ред. В.Я. Афанасьева. - 2-е изд. - Изд-во: Юрайт, 2015. - 672 с.

28. Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент в системе управления организацией: автореф. дис. ... канд. экон. наук: 08.00.05. - M, 2005. - 23 с.

29. Архангельский Г. Диагностика тайм-менеджмента: как измерить неосязаемое [Электронный ресурс]

30. Гончаров В. Эффективный рабочий стол [Электронный ресурс]

31. Киреев Е.В. Эволюция подходов к исследованию производительности труда в контексте экономической безопасности // Экономический журнал. - 2015. - № 2(38) - С.6-13.

32. Коваленко В. Как на практике использовать time-management // Деловой мир [Электронный ресурс]. - 2012

33. Лаптева М.В. Проблема эффективного делегирования в компании // Экономика и менеджмент инновационных технологий. - 2014. - №3 [Электронный ресурс]

34. Литвак Д. Управление рабочим временем: как руководителю научиться все успевать // Генеральный директор. Персональный журнал руководителя. 12.03.2015. [Электронный ресурс]

35. Лукашенко М. Тайм-менеджмент в корпоративной культуре и конкурентоспособность компании // Современная конкуренция. - 2012. - №2(32). - С. 6-12.

36. Мищенко Е.С., Дубровская Н.В. Тайм-менеджмент и его роль в эффективном управлении персоналом организации// Университет им. В.И. Вернадского. - 2012. -№3(41) - С. 6-12.

37. Пустынникова Ю., Долгов М. Тайм-менеджмент // Журнал индустрии офисных товаров «OfficeFile» [Электронный ресурс]. - 2012

38. Рабунец П. Система 5S -- как улучшить своё рабочее место [Электронный ресурс]

39. Рыбалкина З.М. Повышение управляемости организации за счет построения рациональной организационной структуры управления // Известия Пензенского государственного педагогического университета им. В.Г. Белинского. - 2012. - №28. - С. 494-497.

40. Управление временем. Пошаговый алгоритм планирования своего времени // Генеральный директор. Персональный журнал руководителя. 10.11.2014. [Электронный ресурс]

41. Чебунина Л.В. Тайм-менеджмент как теоретическая категория и управленческая практика: основные понятия, инструменты и технологии // Материалы VI Международной студенческой электронной научной конференции «Студенческий научный форум»

42. Ярных В. Оперативное управление персоналом в условиях кризиса // Деловой журнал «Бизнес ключ» [Электронный ресурс]. - 2007.

43. Motivtruda: Мотивация и стимулирование труда [Электронный ресурс]

44. Первичная документация ООО «Босфор»

45. Устав ООО «Босфор», принятый на общем собрании участников от 03.12.2009 г.

46. Официальный сайт ООО «Босфор». - Режим доступа: bosforkmv.ru/

Приложение 1

Карта хронометража Motivtruda: Мотивация и стимулирование труда

№ п/п

Перечень технологических операций

Фиксажные точки

Начало операции

Конец операции

Приложение 2

Лист наблюдений Македошин А.А. Организация труда персонала: учеб. пособие / А.А. Македошин, Э.Б. Молодькова, С.А. Перешивкин, О.А. Попазова. - СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2011. - С. 171.

№ п/п

Наименование затрат рабочего времени

Текущее время в часах и минутах

Продолжительность (мин)

Индекс

Приложение 3

ТМ-критерии и ТМ-заповедиАрхангельский Г. Диагностика тайм-менеджмента: как измерить неосязаемое // Организация времени [Электронный ресурс]

ТМ-критерии

ТМ-заповеди

1

Материализованность и обозримость задач и информации

Материализуйте мысли и задачи. Находясь "в голове", они не контролируемы.

2

Измеримость результатов, времени и эффективности.

Хотите управлять - измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений.

3

Системность, согласованность, скоординированность работы

Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы - нет результата.

4

Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность реагирования

Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения.

5

Целеориентированность, определенность направления

Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целей.

6

Приоритизированность, сфокусированность на главном

Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силы.

7

Инвестиционность, ориентация на развитие

Инвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупается.

8

Своевременность исполнения

Ловите удачные возможности. План - средство это делать, но не самоцель.

9

Контролируемость исполнения

Создавайте обзор всех делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы "ничего не забываете" и всегда добиваетесь своего.

10

Легкость работы

Управляйте рабочей нагрузкой; работайте "меньше, но умнее". "Загнанный как лошадь" менеджер - профнепригоден.

Внимание к эффективности

Выработайте "чувство времени" и "чувство эффективности". Остальное - приложится.

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

  • Сущность и содержание тайм-менеджмента. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Анализ и пути совершенствования технологий тайм-менеджмента, применяемых в ООО "Босфор".

    дипломная работа [744,7 K], добавлен 01.08.2015

  • Время как социально-философская категория. Основные гипотезы и проблемы организации времени. Основные направления тайм-менеджмента. Перспективы применения технологий тайм-менеджмента в школе. Планирование как фактор внедрения технологий тайм-менеджмента.

    дипломная работа [1,6 M], добавлен 27.11.2012

  • Сложность управления творческим и управленческим трудом "сверху". Концепции тайм-менеджмента и основные проблемы нехватки как личного, так и рабочего времени. Откуда появляется нехватка времени и как с ней бороться. Этапы внедрения тайм-менеджмента.

    контрольная работа [144,2 K], добавлен 08.12.2010

  • Сущность, принципы, причины использования и современные приемы тайм-менеджмента. Специфика тайм–менеджмента на предприятиях сервиса. Характеристика особенностей управления временем и использования рабочего времени в рекламной компании "Бриз–сервис".

    курсовая работа [57,4 K], добавлен 26.04.2015

  • Исследование потерь рабочего времени на рабочем месте с помощью техники хронометража. Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента. Обзор использования инструментов, техник и приемов тайм-менеджмента в отечественных и зарубежных компаниях.

    контрольная работа [29,9 K], добавлен 15.01.2014

  • Сущность, содержание и предпосылки возникновения тайм-менеджмента, основные этапы его зарождения и развития. Эволюция теории об эффективной организации времени во второй половине ХХ века. Период "классического" тайм-менеджмента в 50–90-е гг. ХХ века.

    курсовая работа [50,5 K], добавлен 20.01.2011

  • Анализ эффективности использования рабочего времени. Определение и основные понятия тайм-менеджмента. Его структура: целеполагание, определение приоритетов, знание инструментов планирования, привычки. Характеристика основных техник управления временем.

    реферат [84,6 K], добавлен 11.12.2015

  • Рабочее время и тайм-менеджмент руководителя и специалиста на предприятии: суть, классификация, пути повышения эффективности использования. Современные приемы тайм-менеджмента. Анализ использования рабочего времени МУЗ "Ивановская городская больница № 2".

    дипломная работа [836,5 K], добавлен 17.08.2016

  • Теоретические основы тайм-менеджмента: сущность и принципы, причины использования, современные приемы. Внедрение системы в компанию. ОАО "Мегафон": краткая характеристика, оценка системы тайм-менеджмента и главные особенности её совершенствования.

    курсовая работа [587,9 K], добавлен 08.07.2012

  • Основные признаки фотографии рабочего времени. Зарубежный опыт управления и адаптация к казахстанским условиям. Оценка современного состояния и тайм-менеджмента в АО "TRANS-LEASING.KZ". Совершенствование системы профессиональной подготовки кадров.

    дипломная работа [575,7 K], добавлен 26.10.2015

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.