Главная
База знаний "Allbest"
Менеджмент и трудовые отношения
Разработка проекта "Информационное (документационное) обеспечение"
Разработка проекта "Информационное (документационное) обеспечение"
Автоматизированные информационные системы в управлении организацией. Управление и работа с документами. Состояние рынка систем автоматизации документооборота, критерии выбора системы. Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 18.10.2011 |
| Размер файла | 74,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Курсовая работа
Разработка проекта "Информационное (документационное) обеспечение"
по дисциплине "Теория организации"
Содержание
- Введение
- Глава 1 Автоматизированные информационные системы в управлении организации
- 1.1 Управление и работа с документами
- 1.2 Основные задачи автоматизированных информационных систем документооборота (АИС ДО)
- Глава 2 Выбор автоматизированной системы
- 2.1 Состояние рынка систем автоматизации документооборота
- 2.2 Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства
- 2.3 Критерии выбора системы автоматизации документооборота
- Заключение
- Список литературы
Введение
Даже небольшим компаниям приходится работать с огромным количеством документов - договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами, требованиями. Поэтому многие предприятия стремятся автоматизировать внутренний документооборот. Это позволяет обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование.
Сотрудники компаний, как правило, тратят очень много времени на поиск необходимых данных (по статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание заново - вместо повторного использования - документов, существующих "где-то в компании" (подобное происходит примерно в 70% случаях). Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся в компьютерах у юристов (часто - без истории изменений), бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе, учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице, счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках сотрудников. При такой "разбросанности" данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность. Внедрение автоматизированных информационных систем дает возможность решить часть подобных проблем [1].
Целью данной курсовой работы является рассмотрение автоматизированных систем документооборота и его внедрение на предприятии с использованием современных компьютерных средств.
Для реализации поставленной цели необходимо рассмотреть следующие задачи:
исследование понятия документации и документооборота;
информационная система управление автоматизация
изучение задач и этапов автоматизированной системы управления документооборотом;
рассмотрение структуры рынка программных продуктов;
разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;
внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках данного предприятии.
Объектом работы является модель предприятия (ЗАО "ФИНВАЛ")", в рамках которой реализуется процесс внедрения электронного документооборота.
Глава 1. Автоматизированные информационные системы в управлении организации
1.1 Управление и работа с документами
Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. Так повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальным исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного ведения делопроизводства к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях [8; cтр.7].
Создание действенной системы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых до сих пор не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий.
В основе всей управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная документоведческая интерпретация терминов "делопроизводство" и "документооборот" достаточно близка и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом - бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации. Опираясь на действующие нормативные акты и методические пособия под данными терминами следует понимать: Документооборот организации как совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело [9; стp.152] В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и незарегистрированные документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и другие. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей документации, которые, пройдя необходимые инстанции обработки, разбиваются на подпотоки в виде конкретных поручений, попадающих в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.
В подразделениях из документации, формируемой сотрудниками, так же образуются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей документации. А документы, созданные в организации и не предназначенные к выходу за ее пределы составляет поток внутренней документации.
Важной характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другие [4; стр 27].
Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.
При более внимательном рассмотрении, очевидно, что невозможно построить эффективную систему управления на основе двух систем управления: формальной и функциональной. Они должны быть неразрывно связаны и едины в масштабе всего предприятия. Это означает, что правила учета и контроля за движением документов должны распространяться на все подразделения и рабочие места персонала, работающего с документами. В то же время при решении различных функциональных задач и обработке связанных с ними документов должны использоваться специализированные правила работы с документами и содержащейся в них информацией.
1.2 Основные задачи автоматизированных информационных систем документооборота (АИС ДО)
Приступая к обсуждению задач автоматизации документооборота необходимо отметить, что данное словосочетание не имеет достаточно формализованного определения и может нести множество смыслов и толкований. Под "автоматизацией документооборота" понимают и внедрение приложения, автоматизирующего канцелярию, и внедрение электронного архива документов, создания системы управления и контроля согласования, утверждения и исполнения договоров, распорядительных документов, приказов и распоряжений, разнообразные картотеки документов и приложения автоматизирующих маршрутизацию документов и управления бизнес-процессами по их обработке, а также многое другое. Практически не определено соответствие между русскоязычным термином "автоматизация документооборота" и такими устоявшимися на Западе технологиями, как WorkFlow (автоматизация бизнес-процессов), GroupWare (системы организации групповой работы), Knowledge Management (системы управления знаниями), Electronic Document Interchange (системы обмена электронными документами), которые предлагают решение отдельных аспектов автоматизации документооборота. Все это приводит к определенным трудностям при выборе инструментов для автоматизации документооборота [2].
Приступая к автоматизации задач документооборота, надо изначально разделить собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов, и внедрение платформы для подобной автоматизации. Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач.
Вообще говоря, конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:
· регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)
· электронный архив документов
· система согласования договоров
· система контроля исполнения решения коллегиальных органов управления
· согласование и утверждение ОРД
· контроль исполнения документов и поручений
· контроль исполнения жалоб и обращений граждан
· автоматизация договорного процесса
· библиотека регламентов управленческих процедур
· организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений
· система контроля знаний должностных инструкций
· ведение архивов конструкторской и технологической документации
· организация документооборота в рамках ведения проектов
· система согласования бюджетов
· оформление командировок, пропусков, доверенностей и т.д.
В любой более-менее крупной организации можно насчитать не один десяток подобных задач. При этом набор конкретных процессов, требующих автоматизации будет разниться в зависимости не только от типа организации (госучреждение, проектная организация, торговая компания и прочие), но и от сложившихся в компании управленческих практик. Перечисленные приложения можно внедрять по отдельности, с нуля, не вкладываясь в создание дополнительной инфраструктуры. Однако подобный подход, вполне применимый при автоматизации традиционных приложений, не позволяет достичь основного эффекта от внедрения комплекса приложений автоматизации документооборота, в силу специфики данной группы приложений, а именно:
Множество приложений на одном рабочем месте
В обычных приложениях (бухгалтерские программы, системы складского учета и прочие) пользователь работает с информацией в рамках одного автоматизированного рабочего места и редко выходит за его пределы. Приложения документооборота автоматизируют базовые процессы управления, которые охватывают большинство сотрудников организации. В связи с этим каждый сотрудник вынужден использовать на своем рабочем месте весь комплекс приложений и, соответственно, осваивать интерфейс каждого приложения [2].
Специфичность приложений
В приложениях автоматизации документооборота закрепляется опыт и управленческие ноу-хау компании. В связи с этим приложения специфичны для конкретной организации. Опыт показывает, что даже такие типовые процедуры, как согласование договоров, канцелярия, оформление командировочных документов могут существенно различаться в компаниях даже со сходной структурой бизнеса.
Нерегулярное использование приложений
Пользователь взаимодействует с функциями приложений апериодически, по мере необходимости выполнения определенной функции в бизнес-процессе. Он может выполнять определенную функцию крайне редко, например, участвовать в согласовании текста годового отчета. Все это требует, во-первых, определенной активности приложения по отношению к пользователю, приложение должно сообщать ему, что и когда он должен сделать; во-вторых, обеспечивать унифицированный интерфейс для различных функций в различных процессах обработки документов.
Необходимость организации общего информационного пространства
Положения данного класса накапливают информацию об основных аспектах деятельности сотрудников организации. В связи с этим необходимо уделять особое внимание общности механизмов поиска, извлечения знаний, накопления статистической информации и анализа процессов. При этом важно иметь доступ к информации о занятости сотрудников в различных бизнес-процессах. Наличие подобных интегрированных механизмов позволит получить качественно новую информацию о работе организации.
Необходимость гибких инструментов модификации приложений
Основной задачей автоматизации документооборота является перенос в область автоматизации формализованной части управленческого процесса. Но сам процесс формализации является периодическим и итеративным. По мере внедрения определенного процесса, выявляются его недостатки и необходимость внесения изменений в его структуру. Таким образом, приложения в области автоматизации документооборота принципиально не могут быть реализованы в виде жестких автоматизированных рабочих мест и требуют возможности модификации в процессе эксплуатации [2].
Необходимость последовательной автоматизации
Принципиальная невозможность автоматизации всех управленческих процедур в компании единовременно требует возможности постепенного наращивания мощности и поэтапной автоматизации отдельных контуров документооборота, без изменений базовой инфраструктуры системы и, в особенности, клиентских приложений.
Сложность управления комплексом приложений
При последовательном внедрении большого количества приложений, автоматизирующих отдельные задачи обработки документов, не интегрированных в единую систему, существенно усложняется и удорожается их сопровождение. Это в конечном итоге может свести на нет эффект от автоматизации и требует внедрения приложений в рамках единой системы администрирования и сопровождения.
1.3 Этапы разработки АИС ДО
Переход на системы электронной работы с документами - это длительный и многоплановый процесс, который включает в себя следующие этапы:
1-й этап - поиск информационного продукта, системы электронного документооборота (ЭДО);
2-й этап - внедрение и освоение информационной системы;
3-ий - проблемы использования;
4-й этап - проблемы защиты информации, используемой в электронном виде [5; стр.106].
1-й этап Поиск информации
Современный рынок электронных систем работы с документами неоднороден, насыщен самыми разнообразными программными продуктами. На сегодняшний день на российском рынке электронных продуктов, предназначенных для работы с документами, существуют программы трех типов:
системы автоматизированного делопроизводства;
системы электронного документооборота;
системы управления документацией.
Рассмотрим назначение, функции и цели каждого из перечисленных типов программ.
1-й тип. Системы автоматизированного делопроизводства (САД)
Система автоматизированного производства обеспечивает работу с электронными версиями документов и реквизитами регистриционно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами, инструкциями, стандартами по делопроизводству. Основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, "документ принят к исполнению", "документ передан на исполнение конкретному сотруднику", "на документ дан соответствующий ответ"). Системы автоматизированного делопроизводства ориентированы на бизнес-процессы с элементами управления потоками работ. Данные системы основаны на традиционном отечественном делопроизводстве. Пользователями подобных систем являются сотрудник ограниченного числа таких структурных подразделений организации, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отдела.
Системы автоматизированного делопроизводства ориентированы на крупные организации, в которых ярко выражена вертикальная составляющая управления, а также государственные учреждения. Дынные системы обеспечивают пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на предприятия, в его структурных подразделениях и филиалах; на всех этапах жизненного цикла документов: от приема ил создания до передачи в архив или уничтожение [5; стр.108]. Наличие специализированной нормативной документации, справочников по делопроизводству, инструкций по делопроизводству, номенклатуры дел организации, шаблонов текстов документов, а так же иерархический способ их представления снижают трудоемкость операций по обработке документов сотрудниками служб ДОУ при работе с системами данного типа.
На российском рынке системы автоматизированного делопроизводства представлены достаточно широко вследствие популярности данного направления. Ведущая роль принадлежит следующим системам:
"Дело";
LAN DOCS;
"1 С-документооборот"
"Делопроизводство"
2-й тип. Системы электронного документооборота (ЭДО)
Системы ЭДО обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Они не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.
Этот тип программ относится к более широкой категории, чем делопроизводство. Пользователями систем ЭДО являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-либо общий бизнес-процесс.
Конкурентные преимущества системы ЭДО:
возможность создания территориально распределенных систем работы с документами;
интеграция технологий документированной базы дынных и электронной почты в одной платформе;
надежность в качестве хранилища произвольных объектов.
Таким образом, Системы электронного документооборота поддерживают процессы работы с документами, их движение в организации, а не простую регистрацию и хранение. Наличие в этих системах заранее продуманной бизнес-логики является их существенным преимуществом.
Среди наиболее известных продуктов этого типа можно назвать следующие:
"N. System"
Company Media
Выбор того или иного электронного продукта зависит от размеров организации и их объема документов.
3-й тип. Системы электронного управления документацией (СУД)
Системы электронного управления документацией в отличие от систем делопроизводства и документооборота обеспечивают универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом. Использование возможностей веб-браузера дает работникам организации доступ к порталу управления документами.
Исторически системы управления документами являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами [5 cтр.108].
Системы электронного управления документами обладают следующими свойствами:
управление жизненным циклом документа (от авторской разработки до редакции, утверждения, распределения, архивирования);
распределенное редактирование на локальных серверах территориально удаленных подразделений;
обеспечение всех основных функций управления документами;
Редактирование и внесение изменений в документы вплоть до окончательного утверждения (напоминание по электронной почте);
многоуровневый контроль версий, который позволяет организовать все черновики документов;
защита данных;
поддержка широкого выбора клиентов;
быстрое начало работы;
масштабируемость систем, означающая, что внедрение программы можно начать с любого, самого скромного шага, а затем развертывать и наращивать до уровня предприятия и за его пределы.
На сегодняшний день ранок средств электронного управления документами (ЭУД) составляет шесть категорий технологий.
1. Система ЭУД, ориентированная на бизнес-процессы, как правило, предназначены для специальных вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированны на использование в определенной индустрии. Эти решения обычно обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы образами, управления записями и потоками работ
2. Системы управления конвентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования.
3. Системы управление образцами преобразует информацию с бумажного носителей в цифровой формат, после чего документ может быть использован в работе в электронном форме.
4. Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивает агрегирование, управление и доставку информации через сеть Интернет Internet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил. К программным продуктам этой системы относится Lotus Notes - это среда с архитектурой "клиент-сервер", предназначенная для разработки и совместного использования приложений работы. Важнейшим достоинством этой программы является возможность синхронизации баз данных разных компьютеров через определенны интервалы времени путем минимально необходимого для этого обмена по каналам связи.
5. Системы управления потоками работ (Work Flow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес - процесса. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличение эффективности и степени контролируемости процессов в организации. Системы Work Flow идеально подходят для внедрения в организациях с процессно-ориентированным управлением, деятельность которых основана на выполнение повторяющихся процессов коллективной обработки данных с соблюдением определенной технологии. К такому типу организаций относятся дистрибьюторские компании, снабженческо-сбытовые организации, банки, финансовые и юридические организации. Российский рынок систем класса Work Flow представлен следующими системами:
Optima Work Flow
Staff Ware
Work Route II
6 корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Эти средства не ориентированы на использование только в какой - то определенной индустрии или для конкретных задач. Они предполагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей. К продуктам этой системы относятся: DOCS Open, Lotus Domino, DOC.
DOCS Open - это система, обеспечивающая создание, просмотр, систематизацию и хранение, сопровождение и защиту корпоративных информационных архивов произвольного уровня сложности и размеров. Электронный архив формируется в соответствии с номенклатурой дел и обеспечивает их группировку по категориям.
Lotus Domino - это корпоративная система, включающая механизмы раздельного редактирования, контроля версий и процесса согласования и утверждения документов, который экономит время сотрудников на 40 %. Эта система является системой управления временем людей, ресурсов и так далее. Поэтому все получаемые преимущества транслироваться в увеличение оборота, уменьшение стоимости, повышение эффективности.
Системы управления документацией являются частью обширной концепции управления знаниями.
Управление знаниями влечет за собой систематическое усиление роли информации и экспертного опыта для достижения следующих четырех бизнес - целей:
Инновации - первейший источник конкурентные преимущества. Управление знаниями должно помогать собирать вместе экспертов, невзирая на временные и географические границы для совместного создания новых идей, продуктов и услуг.
Компетентность - главный актив организации. Работникам, как опытным, так и вновь принятым на работу, необходимо обучение и советы, а также личный доступ к важнейшим для их работы ресурсам. Необходима поддержка множества форм распределенного обучения.
эффективность - это качество накопления и повторного использования знаний.
Быстрое реагирование - это возможность быстрее, чем конкуренты реагировать на неожиданные события.
Итак, можно сделать вывод, что документы являются контейнерами, которые заключают в себя значительную часть знаний организации и в целом представляют собой один их самых значимых активов. Поэтому только управление документами обеспечивает эффективное использование знаний и опыта.
2-й этап Внедрение и освоение информационной системы
На сегодняшний день сформировалось три варианта внедрения электронных систем работы с документами:
1. Поиск на рынке услуг готовой продукции, которая максимально соответствует логике документооборота в организации.
2. Использование возможностей сторонних фирм, оказывающих услуги по внедрении. Электронных систем работы с документами.
3. Создание собственной системы ЭДО с использованием внутренних материальных и человеческих ресурсов.
Известно, что первый этап внедрения возможен на предприятиях, способных приобрести готовый продукт, не требующий коренной перестройки системы управления. Одновременно требуются немалые затраты на процесс внедрения программного продукта организации.
Второй вариант внедрения малопродуктивен, поскольку требует длительного этапа ознакомления фирмы-изготовителя программы со спецификой деятельности организации-заказчика. Кроме того, в данном случае неизбежен длительный период внедрения и адаптации созданного продукта на предприятии.
Наиболее оптимальным является третий вариант, когда специалисты информационных технологий проникнуты особенностями развития предприятия, где они работаю. Проблема в данном случае может заключаться в том, на кого изначально ориентированна программа: на любого сотрудника фирмы или на службу информационных технологий, ее создающую, обрабатывающую и контролирующую.
3-ий этап. Проблемы использования электронных систем
Практика внедрения систем электронной работы с документами вносит свои корректировки в освоение программных продуктов. В частности, используя комплексную систему, включающую и регистрацию, и контроль исполнения, работник службы документационного обеспечения управления встречают негативную реакцию со стороны исполнителей при промежуточном контроле исполнения. Здесь проявляется автоматизм контроля. Руководитель имеет возможность напрямую видеть сроки и качество исполнения документов всех своих сотрудников. Отсюда вытекает оперативность управленческого решения без промежуточных документов, звеньев, дополнительного время контроля.
4-й этап Проблемы защиты информации
Особенностью использования электронных систем документооборота является то, что при движении конфиденциальных документов по инстанциям увеличивается число источников (баз данных, рабочих материалов), обладающих ценными сведениями, и расширяются потенциальные возможности для утраты статуса конфиденциальности информации, ее разглашения персоналом, утечки по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации. Причем риск утраты конфиденциальной информации наблюдается на всех стадиях и этапах движения документов. Для электронных документов угроза утечки информации особенно реальна, так как факт кражи информации практически трудно обнаружить. Поэтому в создаваемых системах электронной работы с документами важно построение защищенного документооборота, использование специализированной технологической системы эффективной защиты информации [5; стр 116].
Глава 2. Выбор автоматизированной системы
2.1 Состояние рынка систем автоматизации документооборота
Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.
В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:
· российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: "CompanyMedia" - ИнтерТраст, "OfficeMedia" - Интертраст, "Босс-Референт" - АйТи, "Золушка НТЦ" - ИРМ, "Эксадо Интерпроком" - ЛАН;
· полностью российские разработки: "1С: Архив" - 1С, "LanDocs" - Ланит, "Optima-Workflow" - Optima, "Дело" - ЭОС, "ЕВФРАТ-Документооборот" - Cognitive Technologies, "Documentum" - Документум Сервисиз.
Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления документами, система электронного документооборота и так далее.
Прежде всего, как было сказано в предыдущей главе, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.
В современных условиях документ все возрастающую часть своего жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому, в дополнение к автоматизации традиционного делопроизводства, необходимы технологии электронного документооборота. Если еще несколько лет назад такие средства, как электронная почта или электронный архив, использовались в ряде организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в настоящее время многие управленцы осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.
Для обеспечения полноценного электронного документооборота необходимы определенные промышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные (поточное сканирование), а также средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы, используемые для работы с электронными документами, распространяемыми по организации и за ее пределами.
Система автоматизации должна обладать открытым интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых или модификации существующих процедур. Наличие открытого интерфейса, по мнению Ю.Г. Витина, обеспечит также интеграцию САДД с другими прикладными системами организации 6; стр.54.
Еще более широкие возможности для расширения функциональности системы автоматизации делопроизводства дает использование совместно с ней универсальных документоориентированных платформ, например, таких известных производителей, как Microsoft (Share Point Server), IBM (Lotus Notes, Content Manager), Documentum, Hummingbird и другие, позволяющие, в частности, создавать документированные порталы организаций.
Актуальным на сегодня требованием, к системе автоматизации делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими системами 3; стр.24. Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом.
Из вышесказанного можно сформулировать наиболее важные требования, выдвигаемые для автоматизированной системы. Прежде всего, такая система должна:
1) выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;
2) быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;
3) обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;
4) помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;
5) быть способна к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей;
6) уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.
В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число систем автоматизации ДОУ. Эти системы характеризуются специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. В соответствии с классификацией их можно условно разделить по следующим критериям:
1) типу информации, на обработку которой ориентирована система (фактографическая или документационная);
2) комплексности обхвата различных фаз жизненного цикла документа;
3) набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения;
4) степени открытости, то есть возможности наращивания функций и совместимости с иными информационными технологиями;
5) множеству иных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения 11; стр.37-40.
Для определения стоимости автоматизированной системы необходима оценка следующих показателей: базовая стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость работ (по обследованию организации, по установке программного обеспечения, по обучению администраторов и пользователей, по первоначальному конфигурированию системы, по модернизации системы, по техническому обслуживанию и так далее).
В силу существенных отличий отечественной системы делопроизводства от западной важным типологическим признаком для систем автоматизации является их ориентация на отечественное и на западное делопроизводство.
Таким образом, учитывая все возможные приведенные требования к автоматизированной системе, позволит организации осуществить внедрение системы, полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации.
Схематически различия между западной и российской технологией Д.И. Глик было изображено в следующем виде 7; стр 51:
Таблица 1
Сравнение технологий
|
Российская технология |
Западная технология |
|
|
1 |
2 |
|
|
Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации |
Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство |
|
|
Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т.д. |
Отсутствие централизованного (рамках всей организации) контроля |
|
|
Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управление делами, секретариатов, канцелярий. |
Регистрация документов производиться непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством, не создаются. |
2.2 Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства
На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор САДД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями.
Следует также помнить при выборе системы, что функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система.
К примеру, платформа Lotus Notes/Domino изначально ориентирована на групповую работу с документами, поэтому решения для этой системы наиболее функциональны. Пользователи, как правило, работают в операционной системе Windows, но в последнее время на Западе наблюдается перевод на платформу Linux [12]. В связи с этим, при установки системы необходимо иметь в виду, что возможно через определенный промежуток времени пользователей Linux будет также как и пользователей Windows.
Кроме того, в связи с распространением Интернета производители поставлены перед необходимостью обеспечить работу своих систем через web-браузеры.
Далее представлен сравнительный анализ некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны нами не случайно, а в силу своей ориентированности на российское делопроизводство, апробированности и широким применением в организациях различных типов.
1. "CompanyMedia", ИнтерТраст;
2. "Landocs", Ланит;
3. "Optima Workflow", Оптима;
4. "БОСС-Референт", АйТи;
5. "Дело", Электронные Офисные Системы;
6. "Documentum", Документум Сервисиз;
7. "Евфрат-Документооборот", Cognitive Technologes.
То, что касается последней системы ("Documentum"), то, скорее всего, ее следовало бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino. Doc, Oracle Collaborate Suite и так далее. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы "Евфрат-Документооборот", "CompanyMedia", "Дело" и "Босс-референт".
Приобретая систему, следует так же учитывать простоту ее внедрения и промышленной эксплуатации. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации сотрудниками, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Наиболее адаптированные под потребности организации системы доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных являются системы "ЕВФРАТ-Документооборот", "CompanyMedia". Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение [12].
Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и так далее), приобретающей систему. По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы "ЕВФРАТ-Документооборот", "Дело" и "CompanyMedia". Система "Дело" популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы "ЕВФРАТ-Документооборот" объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений "CompanyMedia" обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.
Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей, наличие в системе дополнительного функционала может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Как видно из данной таблицы наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы "Босс-Референт" и "Optima-Workflow". По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы "Дело", "Оптима" и "ЕВФРАТ-Документооборот".
Безусловно, важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. Системы "CompanyMedia", "Optima-Workflow" и "ЕВФРАТ-Документооборот" позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Следует отметить, что системы "Босс-Референт" и "CompanyMedia", реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.
2.3 Критерии выбора системы автоматизации документооборота
Критерии выбора системы можно разделить на несколько групп:
· Функциональность системы;
· Учет сложившейся инфраструктуры информационной системы организации;
· Наличие квалифицированного персонала;
· Рассмотрим кратко вышеперечисленные критерии;
· Функциональность системы.
Неоднократно в различных публикациях приводились обобщенные сравнения различных систем, без труда их можно отыскать и в Интернете. Однако подобные сравнения не дают адекватной картины, опыт показывает, что сравнение, которое имеет практическую пользу, должно включать не одну сотню параметров и не может быть изложено в журнальной статье [2]. Все функции системы могут быть декомпозированы на восемь групп:
Функции навигации и организации доступа к информации обеспечивают удобство доступа пользователей к различным приложениям и включают такие базовые средства, как персональные и групповые очереди заданий по обработке документов, средства навигации по иерархии данных в системе, возможности манипуляции представлениями данных, инициализации функций по обработке документов и прочие.
Функции учета документов или средства развертывания картотеки позволяют фиксировать сопроводительную информацию о документах, атрибутах документов, ссылок, ведение справочников, разработку учетных карточек документов, определение бизнес-логики обработки учетных карточек, например, проверку значения полей, обеспечение уникальности, автоматическую нумерацию, определение операций по обработке документов, поддержку жизненного цикла обработки документа и т.д.
Функции работы с архивом документов и обработки изображений, включающие хранение файлов документов, управление блокировками, версиями, оптимизацию стоимости хранения, а также обеспечение сканирования и распознавания текстов документов и пр.
Функции маршрутизации документов и контроля их состояния обеспечивают доставку документов на рабочие места пользователей, позволяют реализовывать функции по обработке документов в режимах оn-line и оff-line (с использованием электронной почты), собирать информацию о действиях пользователя и контролировать текущее состояние документов и т.п.
Средства автоматизации бизнес-процессов, в том числе моделирования бизнес-процессов, имитационного моделирования и среду для реализации и мониторинга процессов, а также средства накопления статистики по исполнению процессов и анализа их стоимости и эффективности [2].
Средства организации групповой работы включают в себя блок функций, связанных с организацией различных телеконференций - off-line-форумы, аудио - и видеоконференции, средства групповых обсуждений и разработки документов и пр.
Функции поиска и управления знаниями, включающие полнотекстовый, атрибутивный поиски и поиски по классификаторам, средства организации сложных поисковых запросов, а также разнообразные технологии интеллектуального поиска, средства каталогизации и классификации документов, создание баз знаний по различным предметным областям и т.д.
Возможности по расширению функциональности играют важнейшую роль при выборе системы автоматизации документооборота. При создании приложений не всегда достаточно стандартных средств настройки приложений, предоставляемых платформой, это также приводит к необходимости использовать программные интерфейсы платформы.
На практике не одна из систем не реализует полного набора функций. В связи с этим разработчикам приложений приходится компенсировать недостатки платформы.
Выбрать систему, максимально реализующие функции, необходимые для создания набора приложений, которые будут внедряться на ее безе, можно только после серьезного анализа функций приложений, их ранжирования по важности и стоимости, определения приоритетов реализации по времени.
Учет сложившейся инфраструктуры информационной системы организации
Данные соображения имеют огромное значение при выборе платформы автоматизации документооборота, которая интегрируется со службой каталога и подсистемой безопасности, может работать на базе определенных серверных и клиентских операционных систем.
Очень важно определить, поддерживает ли выбираемая система сервер баз данных и почтовую систему, уже используемые в организации. Данные компоненты информационной инфраструктуры являются основой комплексной системы автоматизации документооборота.
В случае использования в корпорации серверов на базе UNIX совершенно нелогичным выглядело бы внедрение сервера коллективной работы Microsoft Exchange. С другой стороны, если компания ориентируется в своей работе на Microsoft, например уже произвела достаточные инвестиции в развертывание электронной почты на базе Microsoft Exchange, то крайне не рациональным представляется внедрение в компании Lotus Notes, дублирующей значительное количество функций этой системы.
Так же важно, насколько базовое клиентское место системы автоматизации документооборота соответствует традициям организации. Если пользователи компании привыкли к Microsoft Outlook, то необходимо предъявить к системе автоматизации документооборота требования интеграции c Microsoft Outlook. Если в компании используется веб-портал, необходимо оценить возможность интеграции клиентского обеспечения системы со средствами организации портала.
Наличие квалифицированного персонала
Огромную роль в обеспечении удачного внедрения системы автоматизации документооборота играет квалификация персонала, знание средств, предоставляемых платформой, и опыт использования платформы для автоматизации различных задач, а также опыт эксплуатации. При внедрении системы нужно убедиться, что в компании и в ее окружении (рынок труда и предложения услуг консалтинга разработки программного обеспечения) имеется достаточное количество соответствующих специалистов.
Все вышесказанное еще раз подчеркивает, что принять решение о внедрении комплексной системы автоматизации документооборота в организации - задача далеко не простая. Решение о внедрении той или иной системы автоматизации документооборота должно приниматься на основании взвешенного анализа многих факторов, что не всегда доступно специалистам [2], не имеющим достаточного экспертного опыта в данной предметной области. На основании собственного опыта можем сказать, что при выборе системы автоматизации документооборота и формировании проекта ее внедрения имеет смысл прибегнуть к услугам одной из компаний, достаточно компетентных в области автоматизации документооборота
Подобные документы
Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.
курсовая работа [758,9 K], добавлен 15.01.2013Автоматизированные информационные технологии, применяемые в управлении организацией. Формирование системы поддержки принятия решений. Критерии оценки эффективности создания на предприятии информационной системы. Критерии выбора информационной системы.
дипломная работа [938,9 K], добавлен 29.06.2010Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".
курсовая работа [58,6 K], добавлен 04.03.2015Делопроизводство и новые информационные технологии, автоматизация делопроизводства, электронный документооборот и информационные системы. Примеры использования систем электронного документооборота, опыт госструктур в автоматизации делопроизводства.
курсовая работа [48,3 K], добавлен 18.01.2011Организационная структура ЗАО "Атомэнерго". Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Архитектура системы AtomDoc и структура электронного документа.
дипломная работа [2,5 M], добавлен 29.01.2013Документный состав, регламентирующий деятельность Управления ветеринарии Тюменской области. Современная система делопроизводства. Цели и задачи автоматизации процессов делопроизводства и документооборота. Подбор систем электронного документооборота.
дипломная работа [118,3 K], добавлен 27.11.2013Понятие и значение делопроизводства в деятельности предприятия, принципы и роль автоматизации. Задачи службы документационного обеспечения управления. Технологии реализации систем электронного документооборота, используемые программные средства.
курсовая работа [46,7 K], добавлен 10.01.2015Сущность, значение, особенности и технология организации информационного обеспечения управления предприятием. Автоматизированные информационные системы и их роль в управлении. Анализ информационных потоков и системы документооборота на предприятии.
курсовая работа [609,5 K], добавлен 06.11.2014Классификация информационных систем в управлении. Связь между управлением и информацией. Структура и пути совершенствования системы с управлением. Модель принятия решений Г. Саймона. Сущность, компоненты и виды систем поддержки принятия решений.
реферат [643,7 K], добавлен 19.05.2010Информация и информационные системы в управлении. Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом. Сбор и хранение данных, полученных из разных систем управления. Обеспечение оперативности принятия решений по полученной информации.
курсовая работа [37,8 K], добавлен 24.11.2014
