Информационное обеспечение в управлении организацией

17

Содержание

Классификация информационных систем в управлении

Связь между управлением и информацией. Информационный контур

Системы поддержки принятия решений

Выводы

Список литературы

1. Классификация информационных систем в управлении

Изучение большого разнообразия информационных систем затруднено без классификации их по тем или иным признакам.

Имеются следующие признаки, по которым классифицируются информационные системы управления:

· уровень иерархии управления, на котором решение должно быть принято;

· принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса;

· структурированность решаемых управленческих задач;

· вид используемой информационной технологии.

Рассмотрим информационные системы по каждому из определенных признаков классификации.

Классификация информационных систем управления по уровню управления.

Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Классификация информационных систем управления по принадлежности решаемой задачи к функциональной сфере бизнеса.

Главные организационные функции: продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета, и человеческих ресурсов, обслуживаются собственными информационными системами.

Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания, и стратегическую - для каждой функциональной области (Рис.1).

Рис.1. Соотношение информационных систем различных организационных уровней и функциональных сфер.

Классификация информационных систем управления по структурированности решаемых управленческих задач.

При создании информационных систем возникают проблемы, связанные с формальным - математическим и алгоритмическим описанием решаемых задач. От степени формализации во многом зависит эффективность работы всей системы, а также уровень автоматизации, определяемый степенью участия человека при принятии решения на основе получаемой информации. Чем точнее математическое описание задач, тем выше возможности компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Это и определяет степень автоматизации задач.

Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы:

- структурированные;

- слабоструктурированные;

- неструктурированные.

В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходиться решать многократно, и они носят рутинный характер.

Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями.

О большинстве задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связей между ними, которые возможно формализовать. Такие задачи называются частично структурированными. Такая информационная система выдает нечеткий ответ, который анализируется человеком, который играет определяющую роль в принятии решения.

Классификация информационных систем управления по виду используемой информационной технологии.

Рассмотрим следующие информационные системы со используемой информационной технологии (Табл.1):

· исполнительные системы поддержки выполнения - Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне;

· системы поддержки принятия решений - Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне;

· управляющие информационные системы - Management Information Systems (MIS) на управленческом уровне;

· системы работы знания - Knowledge Work System (KWS) на уровне знаний;

· системы автоматизации делопроизводства Office Automation Systems (OAS) на уровне знаний;

· системы диалоговой обработки запросов - Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне.

Таблица 1. Характеристика информационных систем, классифицированных по используемой информационной технологии

Тип системы	Информационные вводы	Обработка	Информационные выводы	Пользователи
TPS	Транзакции, внешняя информация	Выписывание счетов, начисление зарплаты, учет запасов	Текущие доклады, списки, отслеживание процессов, перемещение материалов, хранение отчетов	Оперативный персонал на рутинной работе
OAS	Документы, расписания	Связь, обработка документов (печать, копирование)	Документы, графики, почта, электронные календари	Служащие, референты, клерки
KWS	Технические данные проекта, база знаний	Моделирование, проигрывание	Модели, графика	Инженеры, проектировщики, юристы
MIS	Итоговые операционные данные, данные большого объема, внутренняя информация, чаще структурированные типы задач.	Моделирование, анализ, доклады	Регулярные или специальные управленческие отчетов, которые представлены в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений.	Средние менеджеры
DSS	Слабо формализованные данные, аналитические модели	Моделирование, анализ, прогнозирование, обоснование оценок и выводов	Специальные отчеты, планирование производства, анализ решений: коммерческий анализ региона, анализ затрат, рентабельности, стоимости контрактов	Высшие и средние менеджеры
ESS	Интегрированные данные, внешние и внутренние	Графика, моделирование, интерактивность	Прогнозы, планирование прибыли, планирование личного состава, анализ решений	Топ-менеджеры

Объединение вида принимаемых решений по структурированности и организационного уровня управления дает координатную сетку, показанную на рис. 2. В общем можно сказать, что эксплуатационный уровень управления решает хорошо структурированные проблемы, напротив, стратегические планировщики занимаются неструктурированными проблемами, многие из проблем, с которыми сталкиваются работники знания, также довольно неструктурированны.

Рис. 2. Соотношение информационных систем по трем признакам классификации.

2. Связь между управлением и информацией. Информационный контур

Управление - совокупность управляющих воздействий, направленных на то, чтобы действительный ход процесса соответствовал желаемому.

Система с управлением включает три подсистемы (рис. 3): управляющую систему (УС), объект управления (ОУ) В и систему связи (СС).

17

Рис. 3. Система с управлением

Системы с управлением, или целенаправленные, называются кибернетическими. К ним относятся технические, биологические, организационные, социальные, экономические системы.

Управляющая система совместно с системой связи образует систему управления (СУ) А. Основным элементом организационно-технических СУ является лицо, принимающее решение (ЛПР) - индивидуум или группа индивидуумов, имеющих право принимать окончательные решения по выбору одного из нескольких управляющих воздействий.

Система связи включает канал прямой связи - множество {х}, и канал обратной связи - множество выходной информации {у}.

Оба компонента системы с управлением: управляющая система и объект управления связаны прямой (управляющая информация) и обратной (осведомляющая информация) связями.

Обратная связь -- это воздействие результатов функционирования какой-либо системы (объекта) на характер этого функционирования.

Если под действием обратной связи первоначальное отклонение выходной функции уменьшается, то обратная связь называется отрицательной, в противном случае -- положительной. С определенными оговорками можно сказать, что положительная обратная связь применяется для усиления (раскачки) управляемого процесса, а отрицательная -- для стабилизации.

Ни одна управляющая система, в том числе и экономическая, не может устойчиво работать без стабилизирующих отрицательных обратных связей.

Множество переменных {п} обозначают воздействие окружающей среды (различного рода помехи)

Основными группами функций системы управления являются:

* функции принятия решений - функции преобразования содержания информации;

* рутинные функции обработки информации - функции преобразования формы;

* функции обмена информацией - функция коммуникации.

Пути совершенствования систем с управлением

Совершенствование систем с управлением сводится:

- к сокращению длительности цикла управления функции принятия решений за счет автоматизации рутинных функций обработки информации - функции преобразования формы и функции обмена информацией - функции коммуникации. (В этом контексте рассматривается проблема оптимизации численности управленческого аппарата).

- к повышению качества управляющих воздействий (решений) за счет автоматизации функции принятия решений - функции преобразования содержания информации.

Это возможно при условии, что будет повышена производительность управляющей системы (УС) и системы связи (СС). Причем повышение производительности обоих элементов должно быть согласованным. Это исходное положение для решения вопросов по совершенствованию управления.

3. Системы поддержки принятия решений

Модель принятия решений Г. Саймона

Принятие решения - акт целенаправленного воздействия на управляемый процесс, основанный на информации о нем, определенной ранее цели и разработанной программе достижения этой цели, а процесс формирования решения -- процессом принятия решений.

Когда ученые выделили из процесса управления стадию принятия решения, то вначале казалось, что для полной автоматизации достаточно разработать математическую модель и реализовать ее в ЭВМ. Однако, как оказалось, процесс принятия решения человеком очень сложен

Концептуальным фундаментом для создания информационной системы менеджмента служит модель принятия решений Г. Саймона.

Процесс принятия решений по Г. Саймону имеет три стадии:

1. информационную

· анализ информации(АИ)

2. проектную

· постановка задачи(ПЗ)

· генерация альтернатив(ГА)

· выбор критерия(ВК)

· анализ альтернатив(АА)

3. стадию выбора.

· выбор альтернатив(ВА)

· выбор решения(ВР).



Рис. 4 Фазы процесса принятия решения

На рис. 4 показана взаимосвязь фаз принятия решения. Человек на основе анализа (АИ) осведомляющей информации Iос от объекта управления и информации Iвх производит постановку задачи (ПЗ), решение которой должно позволить наилучшим образом управлять объектом (скажем, производством).

Однако решений (альтернатив) всегда несколько (если решение всегда одно, то проблемы выбора не существует, а значит, и теряет смысл сам процесс принятия решения). Как уже говорилось, управление всегда ведется с определенной целью. Решение поставленной задачи должно согласовываться с общей целью управления и частной целью в данной ситуации. Поэтому выбрать альтернативу невозможно, если нет критерия выбора, отражающего цель управления. Таким образом, следующая фаза - выбор критерия (ВК) решения поставленной задачи. На этом этапе анализа альтернатив (АА) производится их исследование по выбранному критерию, а далее - окончательный выбор одной из альтернатив (ВА), наилучшим образом удовлетворяющей критерию выбора.

Выбранная альтернатива дополнительно анализируется, и выдается окончательное решение (ВР), принимающее в организационных системах вид потока управляющей информации Iу.

Если рассматривать фазы принятия решения относительно возможности их автоматизации на базе информационной технологии, то в настоящее время, пожалуй, только фазы анализа информации (АИ), генерации альтернатив (ГА) и анализа альтернатив (АА) по выбранному критерию удается автоматизировать в достаточной мере (на рис. 4 изображены овалами).

На заключительном этапе -- собственно принятия решения главная роль отводится руководителю. В автоматизированной системе управления, несмотря на наличие контура информационной технологии, ответственность за принятое управляющее решение возлагается на человека - лицо, принимающее решение. Другими словами, решение принимает человек, а информационная технология помогает ему в этом.

При принятии решения человек может учитывать и такие аспекты, как мораль, традиции, человеческие взаимоотношения. Вот почему при управлении социально-экономическими системами процесс принятия решения не может быть осуществлен без человека.

Сущность и компоненты СППР

Использование информационных технологий - один из факторов повышения эффективности принятия решения.

Системы поддержки принятия решений (СППР) - это интерактивные информационные системы менеджмента, которые используют оборудование, программное обеспечение, базу данных, базу моделей и труд менеджера с целью поддержки всех стадий слабоструктурированных и неструктурированных решений менеджерами в процессе аналитического или имитационного моделирования.

Системы поддержки принятия решений обладают следующими свойствами:

· интерактивность;

· интегрированность;

· доступность;

· гибкость;

· надежность;

· робастность.

Системы поддержки принятия решений включают следующие компоненты:

· базу данных и систему управления базой данных;

База данных - совокупность элементов, которые предусматривают хранение данных и манипулирование ими.

Система управления базами данных (СУБД) -- это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

· базу моделей и систему управления базой моделей;

База моделей содержит основные технологии аналитического моделирования;

Анализ «если, то»;

Анализ чувствительности;

Оптимизационный анализ;

Анализ целевой функции;

Корреляционно-регрессионный анализ;

Анализ и прогнозирование на основе трендов.

Система управления базой моделей - программные средства, которые обеспечивают доступ к набору моделей, проводят обновление и замену базы моделей.

· Интеллектуальный интерфейс - программа, которая дает возможность лицу, принимающему решение, осуществлять диалог с системой, используя разные программы ввода, форматы и технологии.

Виды систем поддержки принятия решений

Существует большое количество систем поддержки принятия решений разного уровня, назначения, отраслевой и функциональной принадлежности.

Институциональные системы поддержки принятия решений - системы для решения сложных комплексных задач предприятия. Пример: решение задач стратегического планирования.

Специальные системы поддержки принятия решений (для данного случая) - системы для решения несложных одноразовых проблем.

СППР для решения проблем в конкретных отраслях (машиностроение, банковское дело) относят к отраслевым системам.

СППР функциональные - финансовые, маркетинговые.

Существуют СППР государственного уровня.

Возможно комбинирование обычных программных продуктов, которые формируют отчеты и СППР.

Наибольшее количество СППР помогает в решении задач по стратегическому планированию, управлению, развитию предприятия, далее - на операционное управление и распределение ресурсов. К известным коммерческим реализациям СППР принадлежат:

«Симплан» (корпоративное управление)

«Прожектор» (финансовое планирование)

«Инвестор» (управление инвестициями)

Marketing Expert (планирование маркетинговой деятельности).

Групповые СППР - это интерактивная компьютерная система, которая упрощает коллективное решение структурированных и слабоструктурированных проблем группой. Наиболее известными примерами группового обеспечения являются: Lotus Notes, Microsoft Exchange, Communicator, Group Wise.

Исполнительные информационные системы - компьютерные системы, которые предназначены для обеспечения текущей и тематической информацией топ-менеджеров для поддержки исполнительных решений на базе использования сетевых рабочих станций. Специализация исполнительных информационных систем - мониторинг событий трендов как внутренних, так и внешних. Программное обеспечение исполнительных информационных систем: Command Center, Commander EIS, Executive Edge.

Геоинформационные системы - набор программно-технических способов, предназначенных для реализации технологий обработки пространственно привязанной информации и генерации результирующих тематических и объектных карт.

В решении задач бизнеса чаще всего используются геоинформационные технологии для оптимизации транспортных потоков, задач поставок, в маркетинговых исследованиях.

Для подачи информации, связанной с географическими регионами, наиболее удобным представлением являются тематические карты, которые не только выступают как способ визуализации данных, но и дают возможность интерактивного взаимодействия пользователя и системы.

Экспертная система -- это компьютерные системы, аккумулирующие знания экспертов и фундаментальные знания в той или иной предметной области, обладающие способностью к логическим выводам и выступающие в качестве электронных консультантов для лиц, принимающих решения.

Выводы:

· В работе информационной системы следует учитывать: уровень иерархии управления, на котором решение должно быть принято; принадлежность решаемой задачи у той или иной функциональной сфере бизнеса; структурированность решаемых управленческих задач; вид используемой информационной технологии.

· Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы: структурированные; слабоструктурированные; неструктурированные.

· Эксплуатационный уровень управления решает хорошо структурированные проблемы, напротив, стратегические планировщики занимаются неструктурированными проблемами, многие из проблем, с которыми сталкиваются работники знания, также довольно неструктурированны

· Каждому уровню иерархии управления и типу задач структуризации соответствуют определенный тип информационной технологии.

· Система с управлением включает три подсистемы: управляющую систему (УС), объект управления (ОУ) и систему связи (СС). Системы с управлением, или целенаправленные, называются кибернетическими.

· Ни одна управляющая система, в том числе и экономическая, не может устойчиво работать без стабилизирующих отрицательных обратных связей.

· Совершенствование систем с управлением сводится: к сокращению длительности цикла управления функции принятия решений за счет автоматизации рутинных функций обработки информации, функции обмена информацией и к повышению качества управляющих воздействий (решений) за счет автоматизации функции принятия решений - функции преобразования содержания информации.

· Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также с персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образуют информационную систему данной организации.

· Концептуальным фундаментом для создания информационной системы менеджмента служит модель принятия решений Г. Саймона.

· Процесс принятия решения не может быть полностью автоматизирован, так как в этом процессе существуют задачи, которые невозможно формализовать.

· Системы поддержки принятия решений (СППР) - это интерактивные информационные системы менеджмента, которые используют оборудование, программное обеспечение, базу данных, базу моделей и труд менеджера с целью поддержки всех стадий слабоструктурированных и неструктурированных решений менеджерами в процессе аналитического или имитационного моделирования.

· Системы поддержки принятия решений включают следующие компоненты: базу данных и систему управления базой данных; базу моделей и систему управления базой моделей; интеллектуальный интерфейс.

Литература:

Вовчак І.С. Інформаційні системи та комп'ютерні технології в менеджменті. Навчальний посібник. - Тернопіль: Карт-бланш, 2008. - 354с., іл..

Інформаційні системи в менеджменті: Навч.посібник для студентів ВНЗ/ Кутідзе Л.С., Курда Н.М., Олійник О.М., Головань О.О., Коваленко Н.М., -Запоріжжя: ЗНУ, 2009. -349с.

Інформаційні системи в менеджменті: Навч.посібник / Мінаєв Ю.М., БочарниковВ.П., Філімонова О.Ю., Гузій М.М. -К: Вид-во Європ.ун-ту, 2008. -191с.

Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник /Под ред. Проф. Г.А. Титаренко. - М.:, ЮНИТИ - ДАНА, 2008. - 439с.

Мамиконов А.Г. Принятие решений и информация. -М.: Наука, 2009, 184с.

Ситник В.Ф. та ін. Основи інформаційних систем: Навч.посібник. - Вид.2-ге, перероб. і доп. -К.: КНЕУ, 2009. -120с.