Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование

Положение о службе делопроизводства, согласование, подписание и утверждение документа. Понятие документооборота и его основные этапы, прием и первичная обработка документов. Контроль за исполнением документов и информационно-справочная работа.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид анализ книги
Язык русский
Дата добавления 04.08.2010
Размер файла 663,9 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа,

автор и дата.

При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, чёткое выделение её основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определённой последовательности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации. Например:

В январе 1998 г. институт проводит конференцию "Проблемы развития предпринимательства в России". Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предпринимательства.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета И.А.Скокшина

В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и ' т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например:

Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ. в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной распорядительной частью. Например:

Прошу. принять меня на работу оператором ЭВМ на 1.5 ставки с 15 августа 1998 года.

или

УВОЛИТЬ

Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сентября 1998 года по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы -простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

ГОСТ рекомендует печатать абзац отступив пять печатных знаков. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но печатать от полей.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92. ГОСТ Р 1.5-92, п.4.2., 4.3.

Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1.2.1:1.2.2; 2.9.1 и т.д.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде

трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифици-рованной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машине или на компьютере.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах) типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом "шаблон".

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п. Например:

Господину "Фамилия И. О."

Уважаемый "Имя Отчество"

Так как оборот Ваших закупок превысил "объем" руб., мы рады сообщить Вам о введении дополнительной скидки в размере " %", действующей на закупки до 01.06.98.

С наилучшими пожеланиями

Директор

или

Ваше письмо с просьбой установить систему сигнализации марки... получено и зарегистрировано за №

Работы будут выполнены после перечисления на наш расчетный счет ... в ... отделении Московского коммерческого банка ...руб.

Сигнализация будет установлена в двухнедельный срок с момента поступления денег на наш счет.

Коммерческий директор

или

Уважаемый господин...

В ответ на Ваше письмо от . . направляем дополнительный информационный материал об интересующих Вас продуктах.

Срок поставки заказанного количества - две недели. Партии объемом до... шт. могут поступить в Ваше распоряжение немедленно.

Если полученные продукты будут Вами одобрены, мы с удовольствием выполним более крупный заказ.

С дружеским приветом

Старший менеджер

или

Гр....

На Ваш запрос от . . сообщаем, что документы, подтверждающие Ваш стаж работы в... за... годы, в госархив области на хранение не поступали. Сведения о их местонахождении неизвестны. Рекомендуем обратиться к показаниям свидетелей.

Директор архива

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.

Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный в стране, позволяет наметить основные моменты их выявления, создания и внедрения.

Методика разработки трафаретных текстов такова:

- выявляются типовые управленческие задачи,

- собирается информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения,

- составляется проект унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию,

- проект согласовывается со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов,

- проект окончательно редактируется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТов.

Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необходимая годовая потребность. Сегодня чаще трафаретные тексты вводятся в память ЭВМ.

Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов документов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксирована и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль.

Формы первичных учётных документов разрабатываются и утверждаются Госкомстатом. В этих формах последовательно указано, какие показатели и информация в них должны быть отражены. Такие документы фактически не составляются, а только заполняются, что облегчает работу как составителя, так и учреждения - получателя. Они гарантируют представление полной информации, расположенной в определённой последовательности и удобной для обработки.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях.состо-ящих на бюджете,с. 10..

Затем исправление оговаривается надписью "исправлено" и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В определенных видах финансовых документов исправления не допускаются. Об этом сказано в пункте 5 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учёте": "Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений".

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте. При их написании следует помнить, что количественные числительные склоняются. При этом изменяются все части сложных и составных числительных. Например, с восьмьюстами тридцатью пятью рублями; до трёхсот семидесяти тысяч рублей.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты -"опросные листы для получения определенных сведений" Толковый словарь русского языка. Под ред. Д.Н.Ушакова. Т.1. М., 1935. с.41.. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

Анкетирование - один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. В ГОСТе Р 6.30-97 указано: "При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков".

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа "да-нет", развернутым ответом, числовыми показателями.

Таблица - это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены в разделе ГОСТ Р 1.5-92. ГОСТ посвящен построению стандартов, но изложенные в нем требования к таблицам распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе на организационно-распорядительную. Здесь указывается, что "таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей" ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федера-ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стан-дартов, п. 4.5. Таблицы..

В таблице имеется два уровня деления текста: вертикальный - графы и горизонтальный - горизонтальные ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) - боковике - перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуемому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.

Все таблицы в тексте за исключением таблиц приложений нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами.

Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной буквы. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут "Продолжение таблицы..." или "Окончание таблицы...", повторяют ее головку, а при необходимости и заголовки строк.

Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, подзаголовки граф строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение (Таблицы 2,3).

Таблица 2

Районы

Распределение товарооборота

на государственную

торговлю

на частную торговлю

Таблица 3

Районы

1990-1994гг.

1995-1998гг.

Число

школ

В них

учащихся

Число

Школ

В них

учащихся

В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже.

Часто встречающейся ошибкой при оформлении таблиц является диагональное деление строк. Специальный пункт ГОСТа (п.4.5.5.) указывает, что разделять заголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается, нельзя также включать в таблицу самостоятельную графу "Номер по порядку". Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед их наименованием (Таблица 4).

Таблица 4

Наименование показателя

Значение

1. Обзоры фондов

2. Тематические обзоры

3. Описи

4. Путеводители

ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому его следует иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.

Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире) (Таблица 5).

Таблица 5

Наименование показателя

1980г.

1985г.

1990г.

Фарфорофаянсовая посуда и

майоликовая, млн. шт.

436

586

992

Посуда из стекла и хрусталя,

млн.руб.

93.4

-

335

Правила заполнения показателей представлены в таблице 6

Таблица б

Наименование

показателя

Пояснения

по заполнению показателя

Высшее и среднее

специальное учебное

заведение

Записывается полное наименование

учебного заведения. Использование

сокращенных названий учебных

заведений не допускается. В случае когда

в наименование учебного заведения, входит слово "имени” следует писать сокращенно "им."

Специальность

Записывается в соответствии с формулировками Общероссийского

классификатора специальностей по Образованию.

Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками (Таблица 7).

Таблица 7

Учащаяся молодежь в возрасте

1980г.

1985г.

1990г.

От 6 до 10 включительно

315

274

398

"11 " 13 “

288

311

355

"14" 16 “

417

385

550

Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова "То же" и далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения. (Таблица 8).

Таблица 8

Наименование должности

Квалификационные

требования

Руководитель группы переводчиков

Высшее образование, стаж

работы по специальности не

менее пяти лет

Руководитель группы редакторов

Тоже

Руководитель группы корректоров

"

Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (Таблица 9).

Таблица 9

Пол

Количество

Артисты балета

Мужчины

10

Женщины

28

Артисты эстрады

Мужчины

12

Женщины

16

Артисты цирка

Мужчины

25

Женщины

17

Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. ГОСТ Р 6.30-97 в пункте 3.19, посвященном тексту документа, определяет случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке.

Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:

- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов. п.3.19,с.5..

Подготовка документа и его окончательное оформление обычно ведётся на ПЭВМ с помощью программ типа "текстовый редактор". На сегодня наиболее часто используемая программа, ставшая стандартом "dеfactо" -это Microsoft Word. Часто можно встретить и отечественную программу "Лексикон", обладающую функциональностью, достаточной для среднего пользователя и значительно более доступную по цене.

В процессе подготовки документа текстовые редакторы позволяют проверять правописание, создавать таблицы, выравнивать текст, использовать различные шрифты для смыслового выделения, использовать диаграммы и другие элементы оформления для облегчения восприятия содержания документа.

Программы позволяют иметь утверждённые унифицированные формы документов, разработанные в организации формы документов и трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Современное программное обеспечение позволяет иметь список постоянных адресатов и другие базы данных, содержащие информацию, используемую при составлении документа: законодательные и нормативные акты, списки товаров, фирм-производителей, клиентов и поставщиков и т.д.

Применение компьютера значительно повысило информативность документов, культуру их оформления и существенно сократило время

на их составление.

Тем, кто составляет документы и тем, кто занимается их перепечаткой или вводом в компьютер, необходимо знать самые распространенные корректурные знаки, которые применяются при работе над текстом.

Корректурные знаки -это система условных обозначений, применяемых при правке рукописей.

Наиболее часто встречаемые знаки: Подробнее см: Словарь-справочник автора. - М.: Книга, 1979,c:. 121-126

Таблица 10

Знак

Указание

Отметка в тексте

Lк L O

Заменить неверную

букву, цифру, знак

Корректурным знаком перечеркивают неправильную букву, цифру или знак; справа от повторенного на поле знака пишут нужную букву, цифру или знак

т

L 0

Заменить строчную

букву прописной

Букву перечеркивают одним из знаков замены, на поле рядом со знаком повторяют нужную букву и подчеркивают ее двумя черточками снизу

Г ф

Заменить прописную

букву строчной

Аналогично описанному выше, но две черты ставятся надбуквой

+об

Вставить недостающую букву

Знаком замены зачеркивают букву, стоящую перед пропущенной. На поле рядом со знаком пишут зачеркнутую букву и пропущенную

+,

Выкинуть лишнюю букву

На букву ставят один из знаков замены, этот знак повторяют на поле с добавлением справа внизу знака выкидки (в виде кружка с идущей вниз волнистой линией)

Поменять местами соседние буквы

Одной половиной знака, похожего на математический знак подобия, охватывают одну букву, другой половиной -другую

Уменьшить пробел между буквами

Знак ставят в пробел, подлежащий уменьшению

Уничтожить пробел между буквами

Знак ставят в пробел, подлежащий уничтожению

Сделать пробел

Знак ставят между печатными элементами, где надо сделать пробел

V=

Поставить дефис

Дефис вставляют либо с помощью знака замены, либо с помощью специального знака вставки в виде латинской буквы V (если есть какой-либо пробел для вставки) На поле дефис показывают двумя короткими черточками

V -

Поставить тире

Тире вставляют так же, как и дефис. На поле тире (--) обозначают одной длинной чертой

Н_ слово

Заменить часть слова, несколько слов

Корректурным знаком перечеркивают неверно набранные буквы, слова или несколько слов; на поле рядом с повторенным знаком указывают правильные слова

H o-1

Удалить часть слова слово или несколько слов

Поступают, как и в предыдущем случае, только на поле выносят корректурный знак в сочетании со знаком выброски

V пропуск

Вставить слово или несколько слов

Вместо пропуска ставят знак вставки, на поле рядом со знаком пишут пропущенные слова

Поменять местами соседние слова или группы слов

Применяется тот же знак исправления, что и для перемены букв

1 2 3

Поставить слова в нужной последовательности

Над словами, охваченными скобками, ставят цифры в том порядке, в котором должны быть переставлены слова. На поле цифры ставят над скобками в необходимой последовательности

Перенести часть слова, слово или несколько слов из одной строки в другую

Часть слова, слово или слова, которые надо перенести, обводят кружком и тянут от него линию со стрелкой к тому месту где они должны стоять

Начать текст с абзацного отступа

В место, где должен быть сделан абзацный отступ, ставят знак Z В корректуре текстов на латинской графической основе знак абзаца выглядит несколько иначе

Набрать без абзаца (в подбор)

От абзаца, который требуется ликвидировать, проводят изогнутую линию к окончанию .верхней строки. Тот же знак повторяют на поле

Набрать курсивом

Букву, слово или группу слов, которые нужно набрать курсивом, подчеркивают волнистой чертой и воспроизводят ее на поле рядом с той же строкой. Около знака в овале ставят "курс."

Сделать разрядку

Слово, которое нужно набрать вразрядку, подчеркивают штриховой линией, повторяют знак на поле, рядом в овале пишут "разр."

Удалить несколько строк

Корректурным знаком, напоминающим графическое изображение конверта, перечеркивают неправильный текст. На поле знак повторяют с добавлением знака выброски

3.2 ЭЛЕМЕНТЫ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ (РЕКВИЗИТ 17)

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с названием вида. В нём кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос "о чем?", "о ком?" и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо

- Об открытии фирмы; Договор - О поставках тары; Положение - О бухгалтерии и т. п.

Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовок отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция - секретаря-референта; протокол - заседания правления; акт

- приёма помещения; правила - трудового распорядка и др.

Если документ сложный и в нём отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщённо. Например, "О приёмной комиссии". В документах большого объёма составляются подзаголовки.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычек и не подчёркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок помогает правильному включению документа в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка - важнейшее требование культурного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещения, телеграммы.

ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ (РЕКВИЗИТ 20)

Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие. Например, инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например таблицы, справки и т.д.

Порядок оформления приложений описан в ГОСТе Р 6.30-97. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:

Приложение: на 2 лл. в 3 экз.

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например

Приложение: 1 Правила по составлению и оформлению документов Компании на 10 л. в 2 экз. 2 Альбом унифицированных форм Компании на 24 л. в 1 экз.

Между названиями приложений делается 1.5-2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.

Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: письмо Минздрава РФ от 13.11.97№ 01-17/785 и приложение к нему, всего на 12л.

Если при направлении документа в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются, например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:

Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, в Зэкз.

Сами документы - приложения к распорядительным документам имеют в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложением к какому документу они являются. Например:

Приложение к приказу Министра здравоохранения России от 12.08.97 №36

ГЛАВА 4 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определён ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. В нём изложены правила оформления каждого реквизита документа.

Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТе на термины и определения реквизитом документа называется "обязательный элемент оформления официального документа" ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов. 1984^.4.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.

Для бухгалтерских документов, в частности, Федеральным законом "О бухгалтерском учёте" предписано, что "Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

ж) личные подписи указанных лиц" Федеральный закон "О бухгалтерском учёте "ст. 9..

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром, Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов ОСТ 2479-2481 - Деловые письма ОСТ 1780 - телефонограммы ОСТ 1781 протоколы заседаний ОСТ 1782 -- извещения о заседаниях . Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась в 1960-е годы.

В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутри торговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название "формуляров-образцов".

Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги А4 (210х297мм.). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.

Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте ГОСТ Р 6.30-97 УСОРД. Требования к оформлению документов. Он "распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее- документы) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности".

Таким образом стандарт распространяется на любые, как государственные, так и негосударственные организации.

В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании. ГОСТ указывает следующие реквизиты, которые могут быть использованы при создании документа:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 Герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 код организации - автора документа;

05 код формы документа;

06 наименование организации-автора документа;

07 справочные данные об организации - авторе документа;

08 название вида документа;

09 дата документа;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст документа;

20 отметка о наличии приложения;

21 подпись;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

24 печать;

25 отметка о заверении копии;

26 отметка об исполнителе;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа в организацию;

29 отметка для автоматического поиска документа

Таким образом в стандарте перечислено 29 реквизитов. Но все реквизиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них взаимоисключающие, например, "название вида документа" и "справочные данные об организации"; "гриф утверждения документа" и "адресат". Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.), заглядывая в случае необходимости в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ.

4.1 БЛАНК ДОКУМЕНТА

Бланк ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения-так определяет бланк - набор реквизитов, идентифицирующих автора официаль-ного письменного документа. - как стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации - авторе, от имени которого документ издаётся, появился в 30-х гг. XIX века и нашел повсеместное распространение.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа.

Однако, бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом. ГОСТ Р 6.30-97 содержит как общие требования к бланкам документов, так и специальный раздел с требованиями к изготовлению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации. .

Изготавливать бланки лучше на белой бумаге, но допускается и бумага светлых тонов.

Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитов.

В организации обычно применяется два вида бланков -для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но если известна потребность, можно иметь и бланки конкретных видов документов (например, приказа, акта и т.д.).

Руководители могут иметь должностной бланк.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов.

Максимальный набор реквизитов:

Бланк письма реквизиты

Общий бланк реквизиты

Герб

Эмблема организации

Наименование организации автора документа

Справочные данные об

Дата документа

Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Герб

Эмблема организации

Наименование организации автора документа

Место для наименования вида документа (или вид документа)

Дата документа

Регистрационный номер документа

Место составления или номер и дату документа

Герб (реквизит 01 и 02)

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а так- учреждений, входящих в их систему, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учёту.

В новом ГОСТе Р 6.30-97 введён раздел Требования к изготовлению, учёту, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. В нём указывается, что гербовые бланки подлежат особому учёту:

"На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации - поставщика гербовых бланков;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надёжно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учётно-регистрационной форме" ГОСТ Р 6.30-97 п. 5.4, 5.5. 5.6.

Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, помните, что Правительством Российской Федерации 27.12.95 издано Постановление "Об упорядочении изготовления, использования, хране

ния и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", в котором установлено, что "изготовление ... бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические... предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне".

Эмблема (реквизит 03)

В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с Уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стране эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации. За рубежом эмблема в большинстве случаев располагается на левом или на правом поле бланка на уровне наименования фирмы.

Наименование автора документа (реквизит 06)

В бланке мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях - наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

Например:

Министерство общего и профессионального образования

Российский государственный гуманитарный университет

Центральный административный округ

Муниципальная школа № 167

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать требованиям установленным законодательства, нормативных и учредительных документов т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).

Например:

Товарищество с ограниченной ответственностью "Экспресс-Тур"

ИЧП "Лора"

Фирма "Центр"

Акционерное общество закрытого типа "Корандо"

Школа менеджеров "Арсенал"

Торговый дом «Ресурс-контракт»

Сокращённое наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещается сокращенное наименование организации ниже полного.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках - национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

Справочные данные об организации-авторе (реквизит 07)

Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в бланке для письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизита входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW - страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.

Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы (площади), затем название города, штата или округа, почтовый индекс и в конце название страны. С 1 января 1998 года наша страна также переходит на международную систему написания адреса.

В настоящее время быстро растет количество организаций, имеющих постоянных иностранных корреспондентов. Для переписки с ними разрабатываются специальные бланки, в которых наименование организации и ее адрес воспроизводятся дважды на русском и иностранном (чаще всего английском) языках.

Имеют свои особенности и бланки совместных международных объединений, предприятий, фирм. В них указываются страны и адреса сторон, входящих в объединение. Реквизиты таких бланков также изготавливаются на двух языках.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя способами: вдоль верхнего поля документа (продольный бланк) или в левом верхнем углу (угловой бланк).

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ФОНД СОЦИАЛЬНО- ЭКОНОМИЧЕСКИХ И ПОЛИТОЛОГИЧЕСКИХ ИССЛЕДОВАНИЙ(ГОРБАЧЕВ-ФОНД)

ТНЕ INTERNATIONAL FOUNDATION FOR SOCIO ECONOMIС AND POLITICAL STUDIES (ТНЕ GORBACHEV FOUNDATION)

125468, г. Москва,

Ленинградский проспект, 49

Контактный телефон: 943 99 90

Факс: 943 95 94

49, Leningradsky Prospect

Moscow 125468

Phones 943 99 90

Faх 943 95 94

Например:

ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез"

Юр.адрес: 109180. г. Москва.

ул.Большая Полянка, 11/14

Тел: 129-92-12

Факс: 124-7055

Адрес банка: 117036,

г. Москва, ул. Профсоюзная, 3

ИНН 7706012106

р-с 40702810438030100248

в Нагорном ОСБ 8181/0606

вМБАКСБРФ

г. Москва БИК 044583342

кор/сч 30101810600000000342

ОКОНХ 92200 ОКПО 13266490

117036

г Москва, ул. Профсоюзная, 3

______№________________________

На №________________от___________

Министерство общего

и профессионального образования

УПРАВЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

И ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ

113833, Москва, М-230, ГСП

ул. Люсиновская, 51

Телефон: 237-58-74

______№________________________

На №________________от___________

В общем бланке на месте справочных данных указывается вид документа.

Дата и регистрационный номер документа (реквизит 09 и 10)

В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и индекса документа. Это важнейшие поисковые признаки документа. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди других аналогичных. Образно говоря, дата и индекс - "имя и отчество" документа.

Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими Документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты:

гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, отметка для автоматического поиска и контроля информации.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков - шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 03.04.98. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Но можно писать год и полностью. Тогда дата выглядит так: 03.04.1998. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 1998 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.


Подобные документы

  • Общая характеристика и направления деятельности ООО "СНС Экспресс", принципы создания системы документации. Прием и первичная обработка документов, требования. Информационно-справочная работа. Порядок оформления и индексации дел, правила их хранения.

    дипломная работа [50,5 K], добавлен 15.03.2011

  • Описание технологических процессов обработки документной информации. Исследование правил и форм регистрации документов. Контроль за исполнением документов. Информационно-справочная работа. Специализированные программы автоматизации документооборота.

    контрольная работа [29,8 K], добавлен 25.06.2014

  • Информационно-справочная работа. Организация контроля над исполнением документов. Общая характеристика современной законодательной и нормативно-правовой базы для обеспечения процессов документационного обеспечения управления, ее роль и значение.

    курсовая работа [35,5 K], добавлен 04.03.2013

  • Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.

    реферат [33,6 K], добавлен 11.12.2010

  • Изучение особенностей законодательного регулирования делопроизводства. Обзор правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, к их содержанию и структуре.

    реферат [22,5 K], добавлен 08.10.2010

  • Начало XIX в. - реформа государственного управления и делопроизводства. Делопроизводство в "Общем учреждении министерств". Движение документов и дел. Организация документооборота. Унификация форм документов. Законодательная регламентация делопроизводства.

    реферат [28,7 K], добавлен 26.02.2009

  • Законодательное и нормативное регулирование делопроизводства. Порядок составления документов и требования к их оформлению. Организационно-распорядительные документы и система документации по личному составу. Организация работы и хранение документов.

    методичка [1,9 M], добавлен 26.01.2009

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.