Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование

Положение о службе делопроизводства, согласование, подписание и утверждение документа. Понятие документооборота и его основные этапы, прием и первичная обработка документов. Контроль за исполнением документов и информационно-справочная работа.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид анализ книги
Язык русский
Дата добавления 04.08.2010
Размер файла 663,9 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Прием на работу обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2).

Заявление чаще всего пишется от руки. Но организация (фирма) может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт, как Документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые - справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.

При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.

На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учёту кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок ее заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения.

В Правилах указывается следующий порядок заполнения анкеты:

- фамилия, имя, отчество пишутся полностью;

- в дате рождения указываются год, число и месяц рождения;

- место рождения записывается на основании паспорта.

- образование - среднее, среднее специальное и высшее - указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указываются на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указывается, сколько классов окончил. Наименование высшего или среднего специального учебного заведения пишется полностью. Сокращенные названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается и специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);

- лица, имеющие ученую степень и звание, а также лица, имеющие опубликованные труды и изобретения, заполняют соответствующую графу;

- в анкете указывается адрес прописки (регистрации), фактический адрес проживания и телефон;

- сведения о трудовой деятельности заполняются в соответствии с записями в документах о высшем и среднем специальном образовании, военном билете и трудовой книжке.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки.

Работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с представленными документами.

К анкете прилагаются:

- копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника отдела кадров и печатью;

- фотокарточки.

При сообщении в анкете сведений об опубликованных трудах, поступающий на работу представляет список трудов (изобретений, патентов).

По желанию поступающего он может представить характеристику или рекомендательные письма с предыдущего места работы.

На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность, например, работника службы безопасности, начальника структурного подразделения и др.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

В ст. 18 КЗоТ РФ указывается: "Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку". Таким образом заключение договора (контракта) не исключает необходимости издания приказа.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Типовую форму договора лучше всего построить на основе примерной формы трудового договора (контракта), приведенной в Комментариях к КЗоТ, так как эта форма наиболее полно отражает состав сведений, включаемых в договор (контракт).

Примерная форма трудового договора (контракта)

1 Предприятие (организация)

(наименование)

в лице

(должность, ф.и.о.)

именуемое в дальнейшем "Предприятие", и гражданин

___________________________________________________________ (ф.и.о.)

именуемый в дальнейшем "Работник", заключили настоящий договор о нижеследующем.

2 Работник

(ф.и.о.)

принимается на работу

(наименование структурного подразделения предприятия)

по профессии, должности

(полное наименование профессии, должности)

квалификации

(разряд, квалификационная категория)

3 Договор является: договором по основной работе

договором по совместительству

(нужное подчеркнуть)

4 Вид договора:

- на неопределенный срок (бессрочный)

- на определенный срок

(указать причину заключения срочного договора)

- на время выполнения определенной работы

(указать, какой)

5 Срок действия договора. Начало работы

Окончание работы

6 Срок испытания: а) без испытания

б)

(продолжительность испытательного срока)

7 Работник должен выполнять следующие обязанности:

Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения: по объему их производства (работ), качеству выпускаемой продукции (качеству обслуживания), уровню выполне ния норм и нормированных заданий, соблюдению правил по охране труда, выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости. При совмещении профессий (работ), выполнении смежных операций даётся перечень этих работ и их объемы и другие обязательства.

8 Предприятие обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную договором заработную плату.

Указываются конкретные меры по организации производственного процесса, оборудованию рабочего места, подготовке и повышении квалификации работника и созданию других условий труда. При предоставлении руководителю структурного подразделения права найма работников на работу в данный пункт договора вносят соответствующую запись.

9 Обязанность работодателя по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными и опасными условиями труда10 Гарантии согласно Указу Президента Российской Федерации от 21 апреля 1993 г. № 471 "О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан Российской Федерации"

11 Особенности режима рабочего времени:

-неполный рабочий день_________________________

-неполная рабочая неделя_______________________

-почасовая работа______________________________

12 Работнику устанавливается:

-должностной оклад (тарифная ставка) ____________ руб. в месяц

или_____________руб. за 1 час. Работы

-надбавка (доплата и другие выплаты) ____________________

(указать вид доплат, надбавок)

___________ руб. (в % к ставке, окладу)

13 Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью

-основной ___________________ рабочих дней

-дополнительный _____________ рабочих дней

14 Другие условия договора, связанные со спецификой труда

Предприятие (работодатель): Работник:

(ф.и.о., должность) (ф.и.о.)

Адрес:_______________________

Адрес:_____________________

Определение трудового договора (контракта) дает ст. 15 КЗоТ: "Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон"

В комментариях к ст. 15 КЗоТ в §2 есть очень важное разъяснение о том, что КЗоТ употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны вправе сами выбирать наименование заключаемого ими договора о труде. "Вместе с тем надо учитывать, что для оформления отношений между отдельными категориями работников и работодателем следует заключать именно контракты, если это прямо предусмотрено законом. Это, в частности, касается работников образовательных учреждений, руководителей предприятий" Комментарий к Кодексу законов о труде Российской Федерации (с изменени-ями и дополнениями на 15 декабря 1995 года).- М: 'Вердикт", f995,c. 28..

В комментариях к ст. 15 также хорошо разъясняется содержание трудового договора (контракта): взаимные права, обязанности и ответственность сторон.

Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта).

К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т.д. Там же.

В соответствии со ст. 17 КЗоТ трудовые договоры (контракты) заключаются:

- на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

- на определенный срок не более пяти лет;

- на время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом КЗоТ ст. 17.

Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. В таких договорах срок договора оговаривается фразой типа "на время отпуска по уходу за ребенком" и т.п. В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения какой-либо работы, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договора о временной и сезонной работе.

Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Ст. 21 КЗоТ указывает, что "при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу". Срок испытания оговорен в ст. 22 КЗоТ. Он не может превышать трех месяцев, "а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом - шести месяцев".

Приказ оформляется на общем бланке, т.е. указывается название организации, фирмы, вид документа (приказ), дата, номер, место составления, заголовок.

Текст приказов по личному составу имеет свои особенности. Они оформляются всегда отдельно от приказов по основной деятельности и большинство из них не имеет констатирующей части.

Приказы по личному составу могут составляться на одного человека или на несколько лиц и быть простыми (выражающим одно действие, например о зачислении или об увольнении) или сложными (на несколько управленческих действий).

Приказы о командировании сотрудников (за исключением длительных загранкомандировок) и приказы об отпусках (если отпуска не оформляются докладными (служебными) записками) издаются отдельно от приказов о назначении, переводе и увольнении, так как эти группы приказов имеют различные сроки хранения Приказы о приеме, переводе, премировании, увольнении, длительных командировках хранятся 75 лет. Приказы о предоставлении отпусков, назначении дежурных, взысканиях, командировках - г..

Приказы о поощрениях и взысканиях обычно имеют констатирующую часть, в которой объясняется причина наложения взыскания или объявления поощрения. Они также издаются отдельно от других приказов по личному составу.

Начинаются приказы по личному составу с глагола, выражающего распорядительную деятельность: принять, перевести, уволить, командировать и т.д. Глагол пишется отдельной строкой большими буквами.

При приеме на работу рекомендуется приказ начинать глаголом ПРИНЯТЬ;

для лиц, прошедших конкурс - ЗАЧИСЛИТЬ;

при оформлении руководящего состава - НАЗНАЧИТЬ.

Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (обязательно полностью, а не инициалы), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом. При необходимости указываются условия приема (с испытательным сроком, временно с ... по ... и т.д.).

Далее с новой строки после слова "Основание:" перечисляются документы, на основании которых издается приказ. Например:

АО Домострой

ПРИКАЗ

00.00.00 000

О приеме на работу Иванова И. И.

ЗАЧИСЛИТЬ

Иванова Ивана Ивановича на должность_________________________

название должности, наименование структурного подразделения

с 00.00.97 с окладом ______ согласно штатному расписанию (заключенному трудовому договору).

Основание: личное заявление с визами начальника отдела кадров, начальника отдела (управления) и директора департамента; трудовой договор от 00.00.97

Пример оформления приказа о приеме на работу на нескольких лиц:

АО Домострой

ПРИКАЗ

00.00.0 № 000

О приеме на работу

ПРИНЯТЬ:

1 Иванова Ивана Ивановича на должность ____________

название должности, наименование структурного подразделения

с 00.00.97 с окладом ______ согласно штатному расписанию (заключенному трудовому договору).

Основание: личное заявление с визами начальника отдела кадров, начальника отдела (управления) и директора департамента; трудовой договор от 00.00.97

С приказом ознакомлен личная подпись дата

2 Петрова Петра Петровича на должность с 00.00.97 с окладом ______ согласно штатному расписанию (заключенному трудовому договору).

Основание: личное заявление с визами начальника отдела кадров, начальника отдела (управления) и директора департамента; трудовой договор от 00.00.97

С приказом ознакомлен личная подпись дата

Генеральный директор подпись А.М.Семенов

При переводе работника с одной должности на другую в приказе указывается с какого числа происходит перевод и какой оклад назначается

АО Домострой

ПРИКАЗ

00.00.00 № 000

О переводе на другую должность

ПЕРЕВЕСТИ

1 Фролова Павла Сергеевича, старшего экономиста отдела ... на должность зам. зав. отделом с 00.00.97 с окладом ______ согласно штатному расписанию.

Основание: личное заявление с визами начальника отдела кадров, начальников отделов (управлений) и директоров департаментов, где работал и куда переходит работник и служебная записка начальника структурного подразделения.

Генеральный директор подпись А.М.Семенов

С приказом ознакомлен личная подпись дата

При увольнении обязательно указываются причины увольнения со ссылкой на статью КЗоТ.

Для всех приказов по личному составу обязательно требование формулировки каждого пункта в строгом соответствии с требованиями КЗоТ.

АО Трубник

ПРИКАЗ

00.00.0 № 000

Об увольнении

УВОЛИТЬ:

1 Петрова Павла Петровича, старшего эксперта департамента ... с 00.00.97 по собственному желанию (ст. 31 КЗоТ РФ).

Основание: личное заявление Петрова П. П. с визой директора департамента.

С приказом ознакомлен личная подпись дата

2 Иванова Ивана Ивановича, менеджера Управления ... с 05.06.97 в связи с обнаружившимся несоответствием занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации (п. 2 ст. 33 КЗоТ РФ).

Основание: служебная записка начальника управления от 01.06.97.

С приказом ознакомлен личная подпись дата

Генеральный директор подпись А.М.Боровик

Подготовленные проекты приказов по личному составу передаются руководителю организации для подписания. Приказ датируется и регистрируется. Поступивший сотрудник должен быть ознакомлен с приказом. Он ставит свою ознакомительную визу.

С приказа изготавливаются две копии: для личного дела и передачи в бухгалтерию. Обе копии приказа заверяются по следующей форме:

Верно

Секретарь подпись А.К.Галкина

(или инспектор отдела кадров)

20.10.97

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу).

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно они относятся и к первичным учётным документам, так как они фиксируют факт приёма, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы.

Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации "О первичных учётных документах" от 8 июля 1997 года № 835 были разработаны и утверждены 30 октября 1997 года Постановлением Госкомстата формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. В соответствии с Постановлением Правительства они вводятся "в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации". Среди этих форм:

- приказ (распоряжение о приёме на работу (форма № Т-1);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №Т-8).

Форма приказа о приёме на работу и форма приказа о переводе заполняется работником, ведущим кадровую документацию, в одном экземпляре, а форма приказа о предоставлении отпуска и форма приказа о прекращении трудового договора - в двух экземплярах. Второй экземпляр передаётся в бухгалтерию, где производится соответствующий денежный расчёт.

Форма № Т-1 - Приказ (распоряжение) о приёме на работу заполняется с двух сторон на формате А5 и имеет следующий вид Остальные унифицированные формы приказов смотри в приложении.:

Типовая межотраслевая форма № Т-1

Утверждена постановлением Госкомстата России

От ЗО.10.97 № 71я

Форма по ОКУД

Коды

Организация ________________________________________ по ОКПО

0301001

ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) о приеме на работу

Номер документа

Дата составления

Структурное подразделение (цех.отдел)

Участок

Категория персонала

1

2

3

Профессия, должность

Размер тарифной ставки

оклада руб.коп.

.

Табельный номер

4

5

6

Надбавка к заработной плате

Размер

вид

код

процент

сумма, руб. коп

7

8

9

10

Форма оплаты труда __________________________

Сдельная, повременная

Система оплаты труда_________________________

Прямая сдельная аккордная

Условия труда________________________________

Нормальные тяжелые вредные и т.д.

Оборотная сторона формы № Т-1

Направляется для ознакомления с условиями работы

структурное подразделение (цех, отдел, участок)

должность подпись расшифровка подписи

" “______ 19 г.

по профессии

Согласен (на) принять на работу ----------------------------------------------------------

на должность

по тарифному разряду (классу)

-------------------------------------------------------- с испытательным сроком на ---------------

со ставкой, с окладом, руб коп

Начальник (мастер) структурного подразделения

цеха. отдела, участка подпись расшифровка подписи

" “ ____________ 19 г

С условиями работы согласен (на) ----------------------------

подпись работника

“ ” ___________ 19 г.

Заключение медицинского осмотра

должность подпись расшифровка подписи

” ”_____________19 г.

Отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие

Вид инструктажа

Дата

Должность и подпись лица. проводившего инструктаж

1

2

3

Приложение. Справка с прежнего места работы о заработной плате и удержанных налогах за текущий год.

Руководитель ______________ _______________ _____________

должность подпись расшифровке подписи

С приказом ознакомлен _____________________

подпись работника

Как видно из приведённой формы, она отражает все условия работы:

постоянная или временная, основная или по совместительству, режим и условия труда, продолжительность рабочего дня и т.д., предусмотрены необходимые визы в момент оформления приёма на работу и, в случае необходимости, заключение медицинского осмотра и отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности.

Приказ по приведённой выше форме заполняется в одном экземпляре, визируется, подписывается руководителем организации и объявляется зачисленному работнику под расписку. На основе приказа делается запись о зачислении на работу в трудовую книжку и будут заполнены на поступившего на работу следующие формы: работником кадровой службы - личная карточка и в бухгалтерии - открыт лицевой счёт по форме № Т-54 или Т-54а.

Форма № Т-2 -личная карточка - является основным учётным документом. Форма содержит с небольшими изменениями те же сведения, что и ранее используемая форма № Т-2, но более приспособлена к автоматизированной обработке информации. Форма заполняется работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и др.документов.

Информация, вводимая из формы в память компьютера, составит достаточно исчерпывающую базу данных о кадровом составе организации и позволит формировать необходимые сводки по кадрам.

По мере продвижения работника по службе, изменении его семейного положения, окончании учебного заведения новые сведения добавляются в личную карточку, т.е. она постоянно поддерживается "в рабочем состоянии" и отражает последние данные о сотруднике.

Учётные карточки ставятся в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике вводятся в электронную версию формы, а затем форма № Т-2 распечатывается. Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы № Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и технологи, на научных работников, помимо формы № Т-2 заполняется дополнительно учётная карточка научного работника (форма № Т-4) Формы Т-4 даны в приложении.. Она ведётся на формате А5.

Данные этой учётной формы отражают специфику научных кадров:

наличие степеней и званий, научных трудов, стаж научной и педагогической работы. Заполняется форма работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов в одном экземпляре.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Исправления, внесённые в трудовую книжку, оговариваются и заверяются печатью.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях". Данная инструкция является основным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудовыми книжками.

Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих возможность их утраты или порчи. Они являются основным документом о трудовой деятельности и ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе и временных работников, а также на нештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

К внештатным относятся те работники, которые не зачислены в списочный состав и выполняют работы по письменным трудовым соглашениям с оплатой труда в установленном порядке.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров (если такой отдел есть) и печатью.

Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета.

Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

На всех сотрудников фирмы, организации, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.

Таким образом, оформление на работу требует от работника, ведущего кадровую документацию, выполнения целого ряда операций: составления проектов трудового договора (контракта) и приказа, оформления личной карточки (форма Т-2), заведения личного дела, внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Личная карточка, дело, трудовая книжка должны быть расставлены для хранения и последующего быстрого нахождения.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного их ведения, отражения движения работника по службе (в форме Т-2, трудовой книжке, дополнении к анкете).

Перевод (назначение на другую должность) фиксируется в следующих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе.

Заявление должно иметь визы руководителей подразделений, откуда переходит работник и куда переходит. Внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. Оформление перевода включает операции:

- составление на основании заявления или служебной записки проекта приказа (или заполнение унифицированной формы № Т-5);

- подписание приказа и его регистрация;

- ознакомление с приказом работника, о чем делается помета на первом экземпляре приказа (ознакомительная виза);

- на основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в форме № Т-2;

- изменения (т.е. данные о переводе) на основании приказа вносятся в трудовую книжку.

Таким образом, перевод требует внесения соответствующих изменений в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.

Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке и приказе об увольнении.

На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа (или заполняется унифицированная учётная форма №Т-8).

Приказ подписывается и регистрируется.

Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу.

Одна копия приказа помещается в личное дело, другая передается в бухгалтерию.

На основании приказа делается соответствующая запись в личной карточке (форма № Т-2), после чего карточка переставляется в картотеку уволенных лиц, где она помещается по алфавиту фамилий.

Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение.

В трудовой книжке, выдаваемой увольняющемуся, в строгом соответствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деятельности с указанием даты и причины увольнения и книжка выдается на руки увольняющемуся.

Увольняющийся расписывается в журнале регистрации трудовых книжек о её получении. В журнале фиксируется дата выдачи трудовой книжки и основание её выдачи.

К работе с кадровой документацией относится также оформление отпусков и командировок.

В соответствии со ст. 66 КЗоТ всем работникам предоставляется ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Ст. 73 КЗоТ РФ говорит о том, что отпуска могут предоставляться в любое время в течение всего года, но без нарушения нормального хода работы организации.

Очередность отпусков оформляется в виде графика отпусков, составляемого ежегодно в начале календарного года. При составлении графика отпусков учитываются: действующее законодательство, особенности работы организации и личные пожелания работника.

Приказ о предоставлении очередного отпуска составляется на основании личных заявлений работников и графика отпусков. Личные заявления пишутся в произвольной форме для получения любого вида отпуска: очередного, без сохранения содержания, учебного и т.п.

Оформление отпусков включает операции: составление графика очередных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течение года; оформление приказов об отпуске (заполнение унифицированной учётной формы № Т-6).

На основании приказа на оборотной стороне второго листа личной карточки (форма № Т-2) делается отметка об отпуске: вид отпуска, за какой период, даты начала и окончания, основание (№ и дата приказа).

Оформление командировок сотрудникам проводится приказами, составляемыми на основании служебных записок руководителей структурных подразделений. Приказы имеют типовую форму. В них указывается: фамилия, имя, отчество, должность командируемого с указанием структурного подразделения, куда командируется, с какого числа, на какой срок и основание составления приказа. Например:

Фирма "Дельта"

ПРИКАЗ

00.00.00 № 000

Москва

О командировании Петрова П. П.

КОМАНДИРОВАТЬ Петрова Павла Петровича, старшего эксперта департамента в

наименование страны, населенного пункта, организации,

с 00.00.97 сроком на 5 рабочих дней.

Основание: служебная записка начальника отдела с визой директора департамента.

Директор подпись А.Т.Зайцев

Командировочное удостоверение также, как правило, имеет типовую форму и заполняется при выдаче. Обычно их учет ведется в специальном журнале.

Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты.

Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хронологии). Приказы формируются за один календарный год.

В дело формируются только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем организации. Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов формируются в отдельное дело по хронологии. Срок хранения этих документов 3 года. Отдельно формируется дело с приказами о предоставлении отпусков и взысканиях. Приказы о командировках целесообразно группировать в отдельное дело вместе со служебными записками, явившимися основанием для издания приказа. Эти приказы внутри дела также располагаются по хронологии. Срок хранения дела 3 года.

Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри по алфавиту фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

Особого внимания требует ведение личных дел.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов дела;

- заявление о приеме на работу;

- анкета с фотокарточкой;

- трудовой договор;

- приказ о приеме на работу (копия);

- документы об образовании (копии);

- характеристики или рекомендательные письма.

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Т.к. изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной - дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

- вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении месте жительства и т.п.

- приобщать к делу полученные документы. Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

- о служебном положении - приказ руководителя организации о переводе;

- об образовании - документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);

- об изменении фамилии, имени, отчества - приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.

На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке (форма № Т-2) проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.

Выдача личного дела во временное пользование учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В контрольной карточке указывается когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения и она вкладывается в дело.

Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.

При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нём фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединённому делу составляется внутренняя опись включённых в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имён и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.

На архивное хранение передаются и невостребованные трудовые книжки.

Трудовые книжки хранятся в строгом алфавите фамилий. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Для удобства хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки или ящики, на которых указывается: "невостребованные трудовые книжки -... шт". При изъятии трудовой книжки в их количество вносится исправление.

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы:

- учета приказов о приеме, переводе, увольнении;

- учета приказов о командировании;

- учета трудовых книжек и вкладышей к ним;

- учета личных дел.

Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет).

Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 3 года.

Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

Для удобства при определении сроков хранения документов в приложении к книге дана таблица основных документов по личному составу со сроками их хранения. Таблица составлена на основании "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения" и вышедших в 1994-1995 гг. ведомственных перечней: "Перечня документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы" и "Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения".

Учитывая особую значимость кадровой документации 21 марта 1994 г. Председателем Правительства РФ В.С.Черномырдиным подписано распоряжение об улучшении организации хранения документов по личному составу. В распоряжении указывается: "В целях обеспечения сохранности документов по личному составу...

1 Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу...

2 Рекомендовать федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в п. 1 настоящего распоряжения."

Таким образом, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности, что предотвратит гибель кадровой документации.

ГЛАВА 10 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ И РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

10.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА

Организация приёма посетителей -одна из важнейших функций службы делопроизводства. Первое впечатление о фирме (учреждении) складывается именно от уровня организации приёма.

Организация приёма зависит от категории посетителей:

I сотрудников своей организации;

II сотрудников других организаций;

А) по предварительной договоренности Б) прибывших внезапно

III посетителей по личным вопросам.

Секретарь фирмы (небольшого учреждения) отвечает за организацию приёма всех, обратившихся в фирму. Секретарь руководителя организует приём посетителей только руководством.

Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

Для приёма сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя. К пришедшим на приём сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать по фамильный (с именем и отчеством) список (справочник) всех работников организации.

При приёме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать:

- фамилию, имя, отчество;

- организацию, которую он представляет и его должность;

- по какому вопросу;

- было ли назначено время приёма;

Часто посетитель, представляясь секретарю, вручает ему свою визитную карточку, которая содержит необходимые данные о нём.

Выяснив цель посещения, секретарь может сразу направить посетителя к конкретному работнику, занимающемуся данной проблемой.

Если посетитель будет принят руководителем, о нём докладывают, передав визитную карточку или запись с данными о нём. Иногда секретарь подбирает и передаёт руководителю необходимые для разговора документы.

Если предварительно назначенный приём переносится по непредвиденным обстоятельствам (болезнь руководителя, командировка, срочный вызов и т.д.), необходимо связаться с посетителем, поставить его в известность и договориться о времени, на которое приём перенесён.

О каждом посетителе, независимо от его служебного положения, обязательно докладывают. О сотрудниках организации, пришедших на приём, можно доложить по телефону. Пришедших на приём из других организаций представляют руководителю, чётко называя фамилию, имя, отчество, должность, фирму (организацию) и передают визитную карточку или запись сведений о нём.

Некоторую особенность имеет приём командированных работников. В этом случае служба делопроизводства может оказать содействие в размещении в гостинице, отмечает командировочное удостоверение, подбирает необходимые документы.

В случае отсутствия руководителя, в зависимости от решаемого вопроса, можно направить посетителя к его заместителям.

Несколько иной порядок имеет приём граждан по личным вопросам. Это самостоятельный участок службы документационного обеспечения управления. В учреждениях и организациях, где обращений бывает много, для работы с ними создаются специальные подразделения - бюро (отделы, сектора) обращений граждан. В тех организациях, где обращений сравнительно мало, ими занимается специально выделенный работник и, наконец, в маленьком учреждении, фирме, организация личного приёма является частью обязанностей секретаря. Во всех случаях за эту работу должно отвечать специально выделенное лицо. Организация приёма и рассмотрение обращений граждан обычно выделяются в самостоятельный раздел инструкции по делопроизводству.

Личный прием в соответствии с законодательством осуществляют руководители организаций, их заместители или ответственные работники.

Прием граждан должен быть тщательно организован. Прежде всего устанавливается место и время приема. Должны быть выделены дни и часы, в которые граждане всегда будут приняты. Информация о порядке приёма вывешивается на видном месте. При этом предусматривается и вечернее, свободное от работы время. Удобнее всего проводить еженедельные приемы посетителей.

Прием ведется в помещении, имеющем свободный доступ. При необходимости организуются выезды руководителей на место приема населения.

Приемная должна быть хорошо оборудована, предусмотрены стулья, стол, за которыми обращение может быть оформлено в письменную форму. Должна быть бумага, ручки. Рекомендуется широко использовать "немую справку", с образцами заявлений, адресами и телефонами тех учреждений и организаций, куда наиболее часто направляют граждан.

При личном приеме руководителю помогает сотрудник, встречающий посетителей и ведущий их регистрацию.

Доброжелательность, внимание, любезность и предупредительность во многом определяют атмосферу приемной.

Во время личного приема граждан ведется журнал (книга) приема, где записываются: дата приема, фамилия, имя и отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия ведущего прием и результаты рассмотрения обращения. При большом объеме работ такая регистрация ведется на компьютере или регистрационно-контрольных карточках. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены руководителем во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа как с письменными обращениями.

Должностное лицо, ведущее прием, обязано быть предельно внимательным к посетителю, его нуждам и запросам, направлять беседу на выявление сути обращения и обстоятельств, способствующих принятию правильного решения.

В конце приема гражданину надо сообщить о принятом по обращению решении или, если решение вопроса относится к компетенции иного органа, оказать содействие в определении этого органа, его местонахождении, телефонах и т.д.

10.2 РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности.

Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества.

Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы,

Под предложениями обычно понимаются обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, рыночных структур экономики и общественных организаций, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина. Предложения -это желание автора включиться в общественную жизнь, эффективное средство политической активности гражданина, его непосредственного участия в совершенствовании форм управления. Обычно в них содержатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, затрагивающие проблемы государственной и общественной жизни с указанием на недостатки в их решении, допускаемые конкретными органами, предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

Под заявлением подразумевается обращение граждан в целях реализации личных прав и законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов. Юридический энциклопедический словарь дает следующее определение: "заявление - официальное обращение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное... с нарушением прав и законных интересов гражданина и не содержащее поэтому требования об устранении такого нарушения. Заявления подаются, во-первых, в целях реализации права или законного интереса гражданина... и, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий, учреждений и организаций. .." Юридический энциклопедический словарь, Советская энциклопедия, 1984,с. 108.

Термин "жалоба" в словаре определен следующим образом: "жалоба-обращение в государственный либо общественный орган или к должностным лицам по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов конкретного лица (гражданина), общественной организации, предприятия и т.д." Там же с. 95. Таким образом, под жалобой понимается обращение с требованием о восстановлении законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцами различных форм собственности, должностными лицами и общественными организациями. Жалобой признается также несогласие с. решением или действиями государственного либо другого органа, предприятия, учреждения, организации, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан.

Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом "Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях". В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения.

Прежде всего обращения граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса.

Жалобы на общественные организации, не имеющие вышестоящих органов, подаются в местные органы власти.

Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, которые обязаны постоянно держать этот участок работы под контролем.


Подобные документы

  • Общая характеристика и направления деятельности ООО "СНС Экспресс", принципы создания системы документации. Прием и первичная обработка документов, требования. Информационно-справочная работа. Порядок оформления и индексации дел, правила их хранения.

    дипломная работа [50,5 K], добавлен 15.03.2011

  • Описание технологических процессов обработки документной информации. Исследование правил и форм регистрации документов. Контроль за исполнением документов. Информационно-справочная работа. Специализированные программы автоматизации документооборота.

    контрольная работа [29,8 K], добавлен 25.06.2014

  • Информационно-справочная работа. Организация контроля над исполнением документов. Общая характеристика современной законодательной и нормативно-правовой базы для обеспечения процессов документационного обеспечения управления, ее роль и значение.

    курсовая работа [35,5 K], добавлен 04.03.2013

  • Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.

    реферат [33,6 K], добавлен 11.12.2010

  • Изучение особенностей законодательного регулирования делопроизводства. Обзор правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, к их содержанию и структуре.

    реферат [22,5 K], добавлен 08.10.2010

  • Начало XIX в. - реформа государственного управления и делопроизводства. Делопроизводство в "Общем учреждении министерств". Движение документов и дел. Организация документооборота. Унификация форм документов. Законодательная регламентация делопроизводства.

    реферат [28,7 K], добавлен 26.02.2009

  • Законодательное и нормативное регулирование делопроизводства. Порядок составления документов и требования к их оформлению. Организационно-распорядительные документы и система документации по личному составу. Организация работы и хранение документов.

    методичка [1,9 M], добавлен 26.01.2009

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.