Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование

Установить, что разъяснения о применении указанных Правил дает Министерство юстиции Российской Федерации.

2 Федеральным органам исполнительной власти:

обеспечивать своевременное принятие нормативных правовых актов во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

исключить случаи направления для исполнения нормативных правовых актов, не прошедших государственную регистрацию и не опубликованных в установленном порядке;

осуществить меры по укреплению юридических служб и повышению эффективности их деятельности;

привести в месячный срок свои нормативные правовые акты в соответствие с настоящим Постановлением.

Установить, что руководители федеральных органов исполнительной власти несут персональную ответственность за несоблюдение Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.

3 Министерству юстиции Российской Федерации:

обобщать практику государственной регистрации нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающих правовой статус организаций или имеющих межведомственный характер, и ежеквартально представлять в Правительство Российской Федерации соответствующую информацию, в том числе о нормативных правовых актах, в государственной регистрации которых отказано;

представить в 2-месячный срок предложения по правилам кодификации нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

4 Министерство юстиции Российской Федерации вправе:

осуществлять в федеральных органах исполнительной власти проверку работ по отбору нормативных правовых актов, подлежащих государственной регистрации, и при необходимости запрашивать нормативные правовые акты на государственную регистрацию;

привлекать в случае необходимости высококвалифицированных специалистов и научных работников в качестве внештатных экспертов для подготовки заключений по нормативным правовым актам федеральных органов исполнительной власти, представленным на государственную регистрацию.

Оплата труда внештатных экспертов производится за счет средств федерального бюджета, предусматриваемых Министерству юстиции Российской Федерации.

5 Признать утратившими силу:

Постановление Правительства Российской Федерации от 8 мая 1992 г. N 305 "О государственной регистрации ведомственных нормативных актов";

Постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 23 июля 1993 г. N 722 "Об утверждении Правил подготовки ведомственных нормативных актов" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, N 31, ст. 2857).

Председатель Правительства Российской Федерации В.ЧЕРНОМЫРДИН

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009

ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И ИХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ

I Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти

1 Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (далее именуются - нормативные правовые акты) издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.

2 Нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Структурные подразделения и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти не вправе издавать нормативные правовые акты.

3 Нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими.

Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными министерствами и ведомствами, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если в нормативном правовом акте содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других министерств и ведомств. Согласование нормативного правового акта оформляется визами.

Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта.

4 Подготовка проекта нормативного правового акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений федерального органа исполнительной власти с учетом их функций и компетенции. При этом определяются круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этой работе.

В подготовке проекта нормативного правового акта участвует юридическая служба федерального органа исполнительной власти.

Срок подготовки проекта и издания нормативного правового акта во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Для подготовки проектов наиболее важных и сложных нормативных правовых актов, а также актов, издаваемых совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.

5 В процессе работы над проектом нормативного правового акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство Российской Федерации, договоры о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов Российской Федерации, практика применения соответствующих нормативных правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических и иных исследований, если таковые проводились.

6 Структура нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия нормативного правового акта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

При необходимости для полноты изложения вопроса в нормативных правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования.

Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения.

7 Одновременно с разработкой проекта нормативного правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей.

Нормативные правовые акты, изданные совместно или по согласованию с другими федеральными органами исполнительной власти, изменяются, дополняются или признаются утратившими силу по согласованию с этими федеральными органами исполнительной власти.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст нормативного правового акта.

8 Если при подготовке нормативного правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.

9 Подготовленный проект нормативного правового акта до его подписания (утверждения) должен быть проверен на соответствие законодательству Российской Федерации, а также правилам русского языка и завизирован руководителем юридической службы федерального органа исполнительной власти.

Нормативные правовые акты подписываются (утверждаются) руководителем федерального органа исполнительной власти или его заместителем.

Подписанный (утвержденный) нормативный правовой акт должен иметь следующие реквизиты:

наименование органа (органов), издавшего акт;

наименование вида акта и его название;

дата подписания (утверждения) акта и его номер;

наименование должности и фамилия лица, подписавшего акт.

II Государственная регистрация нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти

10 Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

11 Государственная регистрация нормативных правовых актов осуществляется Министерством юстиции Российской Федерации, которое ведет Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

Государственная регистрация нормативного правового акта включает в себя:

юридическую экспертизу соответствия этого акта законодательству Российской Федерации;

принятие решения о необходимости государственной регистрации данного акта;

присвоение регистрационного номера;

занесение в Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

12 Подлежащие государственной регистрации нормативные правовые акты не позднее 5 дней со дня их подписания (утверждения) представляются в 4 экземплярах (подлинник и 3 копии) в Министерство юстиции Российской Федерации.

Представление на государственную регистрацию нормативного правового акта, изданного совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, возлагается на орган, который указан первым в числе подписавших (утвердивших) акт.

К нормативному правовому акту прилагается справка, содержащая:

основания издания нормативного правового акта;

сведения о всех действующих нормативных правовых актах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым актом;

сведения о согласовании акта с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и другими государственными органами, если такое согласование является обязательным.

Представленный на государственную регистрацию нормативный правовой акт должен быть завизирован, а прилагаемая справка подписана руководителем юридической службы федерального органа исполнительной власти, представляющего акт на регистрацию.

13 Государственная регистрация нормативных правовых актов производится Министерством юстиции Российской Федерации в срок до 15 дней с даты получения акта.

В случае необходимости срок регистрации может быть продлен Министерством юстиции Российской Федерации, но не более чем на 10 дней.

14 В регистрации нормативного правового акта может быть отказано, если при проведении юридической экспертизы будет установлено несоответствие этого акта законодательству Российской Федерации.

15 Нормативные правовые акты, в государственной регистрации которых отказано, возвращаются Министерством юстиции Российской Федерации издавшему их органу с указанием причин отказа.

16 Нормативный правовой акт может быть возвращен Министерством юстиции Российской Федерации федеральному органу исполнительной власти без регистрации по просьбе федерального органа исполнительной власти, представившего этот акт на государственную регистрацию, а также если нарушены установленный порядок представления акта на государственную регистрацию или настоящие Правила.

17 В течение суток после государственной регистрации подлинник нормативного правового акта с присвоенным ему регистрационным номером направляется Министерством юстиции Российской Федерации в федеральный орган исполнительной власти, представивший акт на государственную регистрацию.

Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат официальному опубликованию в установленном порядке, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

Копии актов, подлежащих официальному опубликованию, передаются Министерством юстиции Российской Федерации в редакцию газеты "Российские вести", а также в издательство "Юридическая литература" в течение су-. ток после государственной регистрации.

При опубликовании и рассылке нормативного правового акта указание на номер и дату государственной регистрации является обязательным.

18 Изменения и дополнения, вносимые в нормативные правовые акты, прошедшие государственную регистрацию, подлежат регистрации в порядке, установленном настоящими Правилами.

19 Федеральные органы исполнительной власти направляют для исполнения нормативные правовые акты, подлежащие государственной регистрации, только после их регистрации и официального опубликования.

При нарушении указанных требований нормативные правовые акты, как не вступившие в силу, применяться не могут.

20 В случае обнаружения несоответствия действующего нормативного правового акта Конституции Российской Федерации, федеральным законам, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации Министерство юстиции Российской Федерации в течение 3 дней представляет в Правительство Российской Федерации предложение об отмене такого акта с обоснованием и проектом соответствующего постановления.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 5

Правительство Российской Федерации

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 27 декабря 1995 г. № 1268

г. Москва

Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050 "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, № 49, ст. 4761) Правительство Российской Федерации постановляет:

1 Установить, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных федеральных государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050 и утвержденным этим Указом Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

2 Комитету Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации совместно с Комитетом Российской Федерации по печати обеспечить в установленном порядке разработку и принятие государственного стандарта на печати и бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

3 Комитету Российской Федерации по печати:

совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти разработать и утвердить положение о порядке сертификации полиграфических и штемпельно-граверных предприятий, осуществляющих изготовление продукции с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

обеспечить составление и ведение единого перечня полиграфических и штемпельно-граверных предприятий, осуществляющих изготовление продукции с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти ускорить разработку и представить в правительство Российской Федерации предложения о порядке и условиях хранения, использования и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти разработать и утвердить порядок и условия хранения, использования и уничтожения оснастки (форм, матриц, клише и т.п.) для изготовления печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Председатель Правительства Российской Федерации В.Черномырдин

ПРИЛОЖЕНИЕ № 6

Совет Министров - Правительство Российской Федерации

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 3 марта 1993 г. № 191

О ПОРЯДКЕ ВЕДОМСТВЕННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОРГАНИЗАЦИИ ИХ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

В целях регулирования взаимоотношений между учреждениями Государственной архивной службы России и центральными органами федеральной исполнительной власти, государственными учреждениями, организациями и предприятиями, а также совершенствования ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве Совет Министров -- Правительство Российской Федерации постановляет:

1 Установить, что центральные органы федеральной исполнительной власти, министерства, ведомства республик в составе Российской Федерации, государственные учреждения, организации и предприятия:

осуществляют временное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в создаваемых ими ведомственных архивах или других структурных подразделениях, на которые возлагаются соответствующие функции;

обеспечивают учет, сохранность, использование, своевременный отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации к передаче на государственное хранение в соответствии с правилами, установленными Государственной архивной службой России;

передают документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации в учреждения Государственной архивной службы России по истечении предельных сроков ведомственного хранения в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на государственное хранение, выполняются за счет средств центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе Российской Федерации, государственных учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы;

разрабатывают по согласованию с Государственной архивной службой России и утверждают в установленном порядке нормативно-методические материалы, определяющие порядок хранения документов, организацию их в делопроизводстве, работу ведомственных архивных и делопроизводственных служб.

Ведомственный контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области архивного дела государственными учреждениями, организациями и предприятиями осуществляется центральными органами федеральной исполнительной власти, министерствами и ведомствами республик в составе Российской Федерации, в ведении которых они находятся.

2 Установить предельные сроки ведомственного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации:

для документов центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе Российской Федерации, отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского (республик в составе Российской Федерации) подчинения -- 15 лет;

для документов органов государственной власти и управления краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих органов управления (местной администрации), а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения --10 лет;

для документов государственных учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства -- 5 лет;

для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел -- 75 лет;

для научно-технической документации -- до утраты практической значимости, но не более 25 лет;

для кинофильмов, киножурналов, звуко- и видеозаписей -- до окончания копирования, но не более 3 лет;

для фотодокументов -- 3 года;

для машинно-ориентированных документов -- 5 лет.

В необходимых случаях сроки временного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации могут быть изменены Государственной архивной службой России по согласованию с соответствующей организацией.

3 Уничтожение документов с истекшими сроками хранения производится в порядке, устанавливаемом Государственной архивной службой России после утверждения соответствующим государственным архивом описей на дела постоянного хранения и по личному составу.

4. Сроки и порядок передачи на государственное хранение документов, образовавшихся в процессе деятельности негосударственных организаций, в том числе общественных объединений, ассоциаций совместных предприятий и международных объединений, определяются с согласия их собственников на основе договора, заключенного между негосударственной организацией и учреждением Государственной архивной службы России.

5. При реорганизации или ликвидации центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе Российской Федерации, государственных учреждений, организаций и предприятий, а также в случаях их перехода в иной вид собственности, образовавшиеся в процессе их деятельности документы передаются правопреемникам, определяемым соответствующими органами государственной власти и управления, а при отсутствии правопреемников передаются учреждениям государственной архивной службы России.

Для решения вопроса о дальнейшем хранении документов в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители учреждений Государственной архивной службы России.

6. Государственная архивная служба России и ее учреждения:

определяют виды государственных учреждений, организаций и предприятий, документы которых должны передаваться на государственное хранение, а также состав документов, отнесенных к государственной части Архивного фонда Российской Федерации;

защищают интересы Архивного фонда Российской Федерации при реорганизации и ликвидации центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе Российской Федерации, государственных учреждений, организаций и предприятий, а также в случае перехода их в иной вид собственности.

Первый заместитель

Председателя Совета Министров -- Правительства Российской Федерации

В. Шумейко

ПРИЛОЖЕНИЕ №7

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЦЭК) МИНИСТЕРСТВА, ВЕДОМСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Данное Положение может быть применено для создания экспертных служб министерств и ведомств субъектов Российской Федерации, других учреждений, хранящих документы государственной части Архивного фонда Российской Феде-рации, имеющих подведомственную сеть организаций.*

Утверждено приказом Росархива от 17.03.98 №19

Приказом Федеральной архивной службы России (Росархив) от 17.03.98 № 19 утверждено "Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации".

Министерствам и ведомствам Российской Федерации рекомендовано на основе Примерного положения разработать индивидуальные положения о центральных экспертных комиссиях и по согласованию с Росархивом ввести их в действие.

Центральные экспертные комиссии создаются для того, чтобы обеспечить сохранность ценных исторических документов, образующихся в деятельности федеральных органов государственной власти, организацие и проведению методической работы по экспертизе ценности документов и отбору их на постоянное государственное хранение.

Правовыми основаниями разработки и внедрения Примерного положения о ЦЭК является то, что Росархив, согласно Положению о Государственной архивной службе России (ныне Федеральная архивная служба России) обязан обеспечивать государственное регулирование развития архивного дела в стране, осуществлять межотраслевую координацию деятельности государственных и ведомственных архивов и контролировать соблюдение законодательства Российской Федерации в области архивного дела^*** Законодательную базу архивного дела России составляют Федеральный за-кон "Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Россий-ской Федерации и архивах" (1993 г.) и аналогичные законы субъектов Российской Федерации.^* Его главными задачами являются формирование, обеспечение сохранности и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также координация деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Министерства и ведомства обязаны в течение определенного времени сохранять ценную документацию, вышедшую из оперативного использования в управлении, в ведомственных архивах. Право определять ценность документов на основании их экспертизы принадлежит Федеральной архивной службе, для чего она разрабатывает и утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение; федеральные органы государственной власти разрабатывают и утверждают по согласованию с Росархивом ведомственные перечни документов со сроками хранения.

Федеральные органы власти (за исключением специально оговоренных в "Положении об Архивном фонде Российской Федерации" органов, которые осуществляют хранение документов на особых условиях) хранят документы в течение 15 лет, а затем в упорядоченном виде, в соответствии с требованиями архивной обработки передают их в федеральные государственные архивы.

Эти документы включаются в государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.

Центральная экспертная комиссия министерства (ведомства) осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за всеми процедурами определения ценности документов, обеспечения их сохранности и учета, архивной обработки и описания, передачи документов из делопроизводства в ведомственный архив, передачи документов на государственное хранение.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Постоянно действующая ЦЭК создается для:

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в министерстве, ведомстве, их структурных подразделениях^**** В структурных подразделениях центрального аппарата министерство, ве-домства могут быть созданы экспертные комиссии, работающие под методическим руководством ЦЭК.^**, в подведомственных им учреждениях, организациях, предприятиях^***** Далее вместо "подведомственные государственные учреждения, органи-зации и предприятия" употребляется "подведомственные государственные орга-низации ".^***;

осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных отраслевых организаций и учреждений.

1.2 Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при руководстве федерального министерства, ведомства. Решения Комиссии вступают в силу после их утверждения руководством министерства, ведомства. В необходимых случаях (см. п. 2.8. и 2.9. положения) решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России (Росархив).

1.3 Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя министерства, ведомства из наиболее квалифицированных сотрудников основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей руководителя.

В состав ЦЭК включаются: заведующий ведомственным архивом (ответственный за архив) - секретарь комиссии, представитель делопроизводственной службы министерства, ведомства, представитель соответствующего архивного учреждения.

В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты научных общественных и других сторонних организаций.

1.4 В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством России, основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами федерального министерства, ведомства, нормативно-методическими документами Росархива, положением о ЦЭК министерства, ведомства.

1.5 В соответствии с настоящим примерным положением федеральное министерство, ведомство разрабатывают конкретное положение о своей ЦЭК, которое после согласования с Росархивом утверждается приказом руководителя министерства, ведомства, одновременно с утверждением персонального состава ЦЭК.

2 ФУНКЦИИ ЦЭК

ЦЭК осуществляет следующие функции:

2.1 Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности министерства, ведомства и подведомственных им организаций.

2.2 Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.3 Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей отраслевой системы.

2.4 Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.5 Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации ( в том числе НТД и спецдокументации) в министерстве, ведомстве и подведомственных им организациях.

2.6 Оказывает содействие и методическую помощь работе специалистов отрасли:

по выявлению владельцев личных архивов в учреждениях и организациях отрасли, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;

по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за границами России;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли всех уровней) с целью создания устной истории своей отрасли.

2.7 Рассматривает и выносит решение об одобрении:

сводных описей дел постоянного срока хранения, в том числе спецдокументации;

перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

описей на документы по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов на госхранение;

нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторов, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами);

отраслевых списков видов учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской. Федерации.

2.8 Представляются на рассмотрение в Росархив:

- предложения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

- перечни документов со сроками хранения;

- отраслевые списки видов подведомственных учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации;

- акты на уничтожение документов, созданных до 1945 года включительно;

- положения о ЦЭК и центральном архиве;

- примерные и типовые номенклатуры дел;

- инструкции по делопроизводству.

2.9 Представляются в соответствующие архивные учреждения на утверждение:

- описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документации);

- перечни проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

- перечни документов, подлежащих передаче в госархивы, на согласование;

- номенклатуры дел министерства (ведомства);

- описи дел по личному составу.

2.10 Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников центрального аппарата и подведомственных учреждений консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3 ПРАВА ЦЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:

3.1 В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям министерства, ведомства и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2 Запрашивать от руководителей структурных подразделений министерства, ведомства, подведомственных организаций:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

документы, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3 Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений министерства, ведомства, руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4 Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов" специалистов структурных подразделений, подведомственных организаций, а также представителей соответствующего архивного учреждения.

3.5 Информировать руководство министерства, ведомства и подведомственных организаций по вопросам своей компетенции.

3.6 Представлять в установленном порядке министерство, ведомство в учреждениях Федеральной архивной службы России.

4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЦЭК

4.1 ЦЭК федерального министерства, ведомства работает в контакте с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве^** ЦЭК министерств и ведомств субъектов Российской Федерации работают с органами Росархива но местах с соответствующими госархивами..

4.2 ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством министерства, ведомства.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК и руководство федерального министерства, ведомства (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 8

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ¹¹ Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организа-ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -М.: Научная книга, 1998 с. 71

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

Инструкции (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;

предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.);

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);

Расценки на производство работ;

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия);

Структура и штатная численность;

Тарифные ставки;

Уставы организаций;

Формы унифицированных документов;

Штатные расписания и изменения к ним.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 9

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ^** В организациях, не имеющих гербовой печати ставится простая круглая пе-чать. См.: Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р'6.30-97,с. 72.

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

Архивные справки;

Архивные копии;

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);

Заключения и отзывы;

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

Исполнительные листы;

Командировочные удостоверения;

Нормы расхода;

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);

Положения об организациях;

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.);

Соглашения:

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

Спецификации (изделий, продукции и т.д.);

Титульные списки;

Удостоверения;

Уставы организаций;

Штатные расписания.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 10

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

________ № _______ руководителя организации

__________________ Подпись Расшифровка

место составления подписи

Дата

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании __________________________________________________________________

название и выходные данные перечня документов

с указанием сроков их хранения

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _______________

название фонда

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за год(ы)	Индекс дела (тома, части)по номенклатуре или № дела по описи	Кол-во Дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого _______дел за __________________________________ годы

цифрами и прописью

Описи дел постоянного хранения за ________________________ годы утверждены, а

по личному составу согласованы с ЭПК ___________________________________

наименование архивного учреждения

(протокол от______________ № _______________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Дата Подпись Расшифровка подписи

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от _________ № _______

ПРИЛОЖЕНИЕ № 11

Форма номенклатуры дел структурного подразделения министерства, ведомства

Наименование министерства (ведомства)

Наименование структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.00 № 00

______________________________

(место составления)

на 19__ год

название отдела

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню11 Название перечня и его данные	Примечание
1	2	3	4	5

Руководитель подразделения подпись расшифровка подписи

Визы согласования

с канцелярией (секретарем)

Продолжение приложения 11

Форма итоговой записи к номенклатуре дел

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

в __________________________________________________

(наименование организации)

в 199__ г.

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Должность руководителя подпись расшифровка службы ДОУ подписи 00.00.00

Итоговые сведения переданы в архив организации.

Наименование должности

лица, передавшего сведения подпись расшифровка

в архив подписи

ПРИЛОЖЕНИЕ № 12

Форма обложки дела постоянного и временного хранения

	Д.№
	Оп.№
	Ф.№

(наименование учреждения и структурного подразделения)

ДЕЛОМ №______том№______

(заголовок дела)

(дата)

на ________лист

Хранить__________

Ф.№ ___________________

Оп.№ __________________

Д.№ ___________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 13 Форма описи дел постоянного хранения

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя

министерства (ведомства)

подпись расшифровка

подписи

дата

Фонд № _______________

Опись №_______________

дел постоянного хранения

за ________ год

№№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома,части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ___________________________дел

(цифрами и прописью)

с № ________ по № _________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи подпись расшифровка

подписи

Заведующий центральным

архивом подпись расшифровка

(лицо, ответственное за архив) подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК Протокол ЦЭК министерства (ведомства) архивного учреждения от _______№______ от ______№_______

ПРИЛОЖЕНИЕ № 14

Список документов по личному составу с указанием сроков хранения

Наименования документов	Срок хранения
1. Приказы по личному составу:
а. о приеме, переводе, премировании, увольнении, дли	75 лет ст. 196
тельных командировках
б. о предоставлении отпусков, назначении дежурных,	3 г. ст. 19в
взысканиях, командировках
2. Документы к приказам по личному составу (листки по учету	3 г. ст. 492
кадров, заявления, представления, докладные записки), не
вошедшие в состав личных дел
3. Журнал (картотека) учета приказов по личному составу	75 лет ст. 392** По Перечню документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы. * М., 1995
4. Картотеки, указатели, базы данных по личному составу	75 лет ст. 493
5. Методические рекомендации по работе отдела кадров	До замены новы
	ми ст.378'
6. Должностные инструкции сотрудников АО	Пост.
7. Квалификационные требования	До замены новы
	ми ст.433*
8. Документы по определению, оценке индивидуальных ка
честв, возможностей персонала:
а. контрольные тесты	До замены новы
	ми ст.440а
б. результаты тестирования (входного контроля)	1 г. после уволь
	нения ст.4406
9. Списки сотрудников, награжденных правительственными	75 лет ст. 442*
наградами
10. Переписка о приеме, перемещении, учете кадров	3 г. ст. 495
11. Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии
приказов о приёме, перемещении, откомандировании,
увольнении, объявлении благодарности, копии личных до
кументов, характеристики, листки по учету кадров)11 Справки с места жительства, медицинские справки и другие документы второ-степенного значения -З г.:
а. руководителей организации, лиц, имеющих отличия и по	Пост. ст. 498а
четные звания РФ, имеющих ученые степени и звания
б. рабочих и служащих	75 лет ЭПК ст.
	4986
12. Личные карточки рабочих и служащих, в том числе вре	75 лет ст. 504
менных сотрудников
13. Документы, не вошедшие в состав личных дел (листки по	3 г.ст. 505
учету кадров, справки, копии справок, обходные листы)
14. Документы лиц, не принятых на работу (листки по учету	1 г. ст. 506
кадров, анкеты, автобиографии, заявления)

15. Протоколы заседаний Кадровой комиссии	Пост. ст. 518
16 .Документы об установлении персональных ставок, окладов, надбавок (служебные записки, представления)	15 лет1ст. 509
17. Список работников организации (штатное расписание)	75 лет.ст. 511
18. Служебные записки, справки о наличии вакантных должностей, потребности в служащих	3 г.ст. 389*
19. Списки кандидатов на выдвижение по должности (резерв)	5 л. ст. 521
20. Переписка о резерве кадров на выдвижение по должности	3 г.ст. 522
и о замещении вакантных должностей
21. Переписка о приеме, перемещении, учете персонала	3 г. ст. 391*
22. Переписка об установлении персональных окладов и надбавок	3 г.ст. 398*
23. Переписка об оформлении объявлений о конкурсе на за	3 г.ст. 523
мещение вакантных должностей
24. Подлинные личные документы (дипломы, аттестаты, трудовые книжки)	До востребования. Невостребованные - не менее 50 лет ст. 524
25. Книги (журналы) учета выдачи трудовых книжек и вклады	50 лет ст. 526а
шей к ним
26. Списки военнообязанных	1 г. ст. 531
27. Картотеки, карточки учета военнообязанных	3 г. после уволь
	нения ст. 532
28. Переписка (служебные записки) об оформлении команди
ровок
а. в пределах РФ	3 г. ст. 538а
б. зарубежных	5 лет22 После возвращения из-за границы ст. 5386
29. Журналы (книги) учета выдачи командировочных удосто	3 г. ст. 537
верений
30. Графики предоставления отпусков, заявления, переписка	1 г. ст. 545
об использовании отпусков
31. Заявления о предоставлении учебных отпусков	3 г.33 После окончания учебного заведения. ст. 546
32. Журналы (книги) учета отпусков	3 г. ст. 544
33. Книги учета выдачи справок о заработной плате, стаже,	3 г. ст. 547
месте работы
34. Документы о повышении квалификации сотрудников	5 лет ЭПК ст. 410*
(доклады, служебные записки, справки)
35. Переписка с учебными заведениями по вопросам подготов	3 г. ст. 46544 Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Рос-сийской Федерации.с указанием сроков хранения, 1994.
ки и переподготовки кадров
36. Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации	3 г. ст. 516
37. Акты о выделении дел к уничтожению	Пост.ст.11555 Хранятся в АО. При ликвидации АО передаются на госхранение.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 15

Пример оформления приказа по основной деятельности:

000 "Факел"

ПРИКАЗ

20.10.97 №86

г. Саратов

Об обеспечении сохранности

документов в электронной форме

В целях обеспечения сохранности документов и другой информации, находящейся в компьютерах сотрудников фирмы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителю административно-хозяйственной службы Семёнову А.С. совместно с руководителем службы информационного обеспечения Галкиным Ю.А. определить потребность структурных подразделений в источниках бесперебойного питания (ИБП) и обеспечить их приобретение и установку в срок до 26.12.97.

2. Руководителям структурных подразделений совместно со службой информационного обеспечения организовать регулярное сохранение создаваемых документов на дискетах. Контроль за регулярным сохранением документов возложить на руководителей подразделений.

3. Службе информационного обеспечения (Галкин Ю.А.) организовать консультации сотрудников подразделений о порядке сохранения (архивации) документов и разъяснить значение этой процедуры.

5. Службе информационного обеспечения (Галкин Ю.А.) подготовить предложения по установке в структурных подразделениях дисководов типа "Zip" и использовании их для резервного копирования информации. Срок - до 01.12.97.

Генеральный директор подпись М.Ф.Сосновский

ПРИЛОЖЕНИЕ № 16

Образцы бланков Пример бланка письма с углового расположением реквизитов

ЗАО "Бизнес-школа

"Интел-Синтез"

117036, Москва,

ул. Профсоюзная, офис 620

Тел./факс: (095) 124-68-09

_______ №_______

На № _____ от ______

Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов

ЗАО "Бизнес- школа "Интел-Синтез"

117036, Москва, ул. Профсоюзная, офис 620

Тел./факс: (095) 124-68-09

_____№ ______

Москва

Пример оформления внутренней объяснительной записки

Бухгалтерия

Объяснительная записка 22.05.97

Вице-президенту АО

Яблокову О.Ф. [О невыплате зарплаты]

20.05.97 не выплачена зарплата работникам АО. Причина состоит в том, что работник бухгалтерии Иванова А.И. несвоевременно оформила необходимые документы. Отсутствие надлежащего контроля не позволило своевременно выявить этот факт. После принятия срочных мер зарплата была выплачена сотрудникам АО 22.05.97. Иванова А.И. предупреждена о недопустимости подобного отношения к порученным обязанностям. Приняты меры по усилению контроля за деятельностью работников бухгалтерии.