Тайм-менеджмент в современной организации

Данную модель управления можно проиллюстрировать:

1. Руководитель распределяет задачи по подчинённым, расставляя приоритеты и разделяя их по проектам. А значит, нет необходимости держать всё в голове; модификации выполняются просто и в каждый момент времени есть актуальная версия происходящего.

Рисунок 1 - Модель журнала изменений состояния задач

При необходимости руководитель наглядно видит как ход работ по проекту, так и загруженность конкретного сотрудника. Как итог - существенно экономится время всех сторон, но особенно - руководителя, а эффективность работ при этом повышается.

2. В случае, когда общая картина ясна и наглядна, повышается качество расстановки и изменения приоритетов, а значит - выполняется меньше лишней работы или работы, сделанной не вовремя. 3. Вся история по ходу работ сохраняется автоматически, а значит, разбор и анализ конфликтной ситуации требует минимум времени и является объективным для обеих сторон.

Рисунок 2 - Модель журнала изменений задач

4. Однажды введённая информация может использоваться многократно. К примеру, в одной форме - для определения хода работ по проекту, в другой - для анализа загрузки сотрудников, в третьей - для подготовки отчётности по проекту.

Рисунок 3 - Модель журнала изменения задач

В результате, сокращается время на непроизводительный труд, и больше ресурсов остаётся для самого проекта.

5. Введение простейших регламентов на ввод и представление информации по проекту, а также автоматически накапливаемая системой история по ходу работ позволяют легко переключать сотрудников между задачами, уменьшать или увеличивать количество исполнителей.

«Мегафон» используя такую систему управлению, наиболее эффективно распределяет рабочее время руководителей и сотрудников компании.

3.3 Совершенствование системы тайм-менеджмента ОАО “Мегафон”

В компании «Мегафон» возникают неожиданные вопросы и проблемы, которые сбивают график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. К каждому из них, автором предлагается несколько вариантов решений. При этом не просто авральное реагирование, а упредительные процедуры, которые нужно заранее провести, чтобы потом успешно справляться с неожиданностями.

Телефонные звонки. Требуется выработать быструю категоризацию этих звонков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к «входящему». Далее предлагаем ряд категорий входящих звонков и сценариев реагирования.

1. Личные Звонки

Попросить говорить по короче

Просить перезвонить в другое время

Выделить время для личных звонков, и предупредить всех близких людей, чтобы они звонили в предоставленные окна.

Установить автоответчик

2. Профессиональные звонки

а. Звонки от Руководства

Фраза: «Извините, я сейчас разговариваю с клиентом»

Фраза: «Я говорю по межгороду»

Идея: автоответчик берет из графика периоды занятости и сообщает это голосом либо текстом (SMS, e-mail, ICQ)! Технически реализуемо.

В ответ на звонок отправляется SMS, когда вы сможете перезвонить. Чтобы данный ход был экономичен, следует предварительно настроить шаблоны SMS-ответов

b. Звонки от Коллег

Отложить звонок

Быстро понять суть темы и перенести разговор на другое время

Выделять зоны для общения (когда лучше вам звонить)

Предлагаемые варианты, два окна утром и вечером

Потребовать структурировано изложить суть

c. Звонки от Клиентов

Высказать просьбу перезвонить: «вызывают к начальству на ковер…»

Структурировано выслушать, быстро отвечать

«Я понял задачу, перезвоню в такое-то время…»

Принять звонок, зафиксировав на бланке входящих и передать уполномоченному лицу

Внезапно приходит человек. Это самая распространенная проблема в открытых офисах. Когда постоянно все кто не занят и кому скучно отвлекают своих соседей, либо рядом сидящих людей. Также снижают эффективность работы посетители, которые нагрянули нежданно негаданно. К данным «похитителям времени», возможно применить следующие ветви решений.

Внезапно приходит человек (посетитель)

Рекомендуется вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение

Сигнализаторы занятости: флажки, таблички, кепки и т.д.

Сделать красную кнопку, при нажатии на нее через минуту звонит телефон и вам срочно нужно выйти!

Создать гостевую комнату, где расположена мини библиотека, видеотека, чтобы пришедший ждал с пользой

На входе заполняется список вопросов. Некая анкета клиента, в которой он помечает с чем пришел. Формализация вопросов ускоряет общение

Переориентация его активности в ваше русло, на ваши цели

Перенаправить на другого человека: «дежурный менеджер», «дежурный по пространству»

На визитке указывать время работы офиса: с... по… Тем самым, ограничив посетителей в неудобное вам время

График приема (телефон многоканальный, чтобы легко дозвониться):

Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды, «путешествие на обед»

Организовать место для открытых встреч в компании (переговорные)

Внутрифирменные проблемы. В этот раздел помещены прерыватели задач по горизонтали и вертикали. То есть, речь пойдет о начальниках, подчиненные, и коллегах. В компании «Мегафон» по традиции сложились внеплановые совещания и сессии «стратегических летучек» и вопросов на 15 минут, которые затягиваются на часы. При регулярном, рваном графике продуктивность работы снижается и выполнить запланированное практически нереально.

Руководителю назначили «внезапное совещание».

Участвовать в совещании по телефону

Проводить совещание стоя. К примеру, в компании Билайн имеется комната для совещаний, где нет стульев. При данной организации все вопросы решаются оперативно. Не возникает желания водить вилами по воде, поскольку все хотят по скорее уйти, в более комфортные условия.

Разработать список совещаний, которые летучками не решаются. В итоге: реестр совещаний, напротив каждого из которых список решаемых вопрос.

Сегментировать время проводимого совещания. Ставить маркеры времени, ритмоводители, в виде таймера на 10-15 минут. Каждый отрезок времени сверять с повесткой для ускорения продвижения к цели.

Договориться о формате проводимых совещаний. К примеру, в компании «PPE Group» на стенах висят постеры: «10 правил совещаний». Это помогает совещающимся придерживаться установленных регламентов, стимулирую качественное и быстрое решение вопросов.

В корпоративном руководстве прописать, что повестка на совещание высылается не позднее 24 часов до времени начала совещания. По определению, «внезапные совещания» исчезают и у вас есть сутки, чтобы подготовиться к ним.

Ввести правило защиты от совещаний. Описать когда вы имеете право «отклонить приглашение на совещание»

Вести протокол и проводить совещание по протоколу. При этом должен быть ведущий который следит за регламентом поднимаемых вопросов.

Проводить совещание перед обедом: в таком случае каждый участник стремиться говорить по конструктиву, поскольку задержка оборачивается для него запозданием обеда и его укорачиванием.

Внеплановое распоряжение начальства (помехи со стороны руководства)

Организовать Референта, который распределяет поручения от руководителя подчиненным в определенные окна

Дать руководителю обратную связь в виде тренинга, к чему приводят внеплановые «дергания» персонала

Получать у руководителя «интервал ответственности». Промежуток времени, в течение которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику поставили список задач - вечером проверили качество выполнения. В данном случае интервал ответственности равен рабочему дню, 8 часов. Если в понедельник поставили задачи - и проверяем в пятницу - то интервал ответственности - неделя.

Сбой техники. В компании «Мегафон» сложная система, поэтому высока вероятность, что она выйдет из строя. В связи с тем, что современный темп жизни не позволяет отказаться от техники, нужно быть готовыми к сбоям. Решения этих мелких и крупных технических неприятностей описаны в этой части.

Сбои техники

Составить график контроля техники (регулярный техосмотр).

Инструкции по исправлению проблем

Всегда в офисе должен быть запасной картридж к принтеру

Продумывать дублирующие функции (сканер, копир, цифровой фотоаппарат)..

Провести учебные тревоги, отработка экстренных ситуаций

Создавать Когнитивные карты. Описание инфраструктуры в радиусе офиса. Где что можно купить напечатать и т.д.

Наладить позитивную коммуникацию с соседями, помощью которых можно воспользоваться в случае аврала

«Не доходит почта»

Иметь резерв в виде бесплатных серверов. Рекомендуется mail.ru, yandex.ru

Уметь быстро найти и переслать требуемое письмо.

Настроить почтовый клиент на быстрый доступ к недавно отправленным e-mail

Личные проблемы. В этом разделе собраны персональные причины «неожиданных» срывов рабочего графика. Сюда относятся как пробки, так и проблемы с тонусом организма, нашествие родственников и природные катаклизмы. На сегодня это самый слабо разработанный сегмент предотвращения потерь времени. Поэтому мы готовы принять и рассмотреть каждое из ваших новых, не описанных ниже решений. Находки можно присылать по адресу info@time-m.com с пометкой в Теме письма: «Воры времени»

1. Пробки

Хорошее решение - параллельная деятельность

Сделать серию коротких звонков

Используя фри-хендс провести ряд длинных звонков

Прослушать аудиокурсы: бизнес, иностранных языков и т.д.

Прослушать аудиокниги

Требуется знать транспортный трафик. В какое время бываю пробки, варианты объезда. Планировать поездки в «беспробочное время»

Научиться использовать веб-камеры. Проводить виртуально встречи вместо поездок на порядок дешевле

Чтобы избежать пробки утром (до работы) - можно вставать пораньше до начала пробок

Использовать «смешанный» способ передвижения по городу

Если нужно что-то привезти/отвезти и не обязательно требует личного присутствия, то можно воспользоваться курьерской службой

2. Внезапные личные проблемы с самим собой (заболел, недомогание)

Держать одного сотрудника в курсе проекта. Строить работу в парах (кластерная модель)

Предусмотреть возможность «виртуальной работы, домашний офис

Регулярно принимать витамины, полноценно высыпаться, заниматься физической активностью.

3. Нашествие Родственников и/или друзей

Оговорить с близкими людьми ситуации, когда стоит звонить, а когда лучше подождать

Обозначить явным образом что срочно, что важно

Иметь договоренность с гостиницей: куда их переселить

Частичное участие в общении с ними, переадресация к другим по решению проблем. Участие иными ресурсами, а не временем

Итак, с целью проведения детального анализа системы управления ОАО «Мегафон» автором в работе были выявлены преимущества и недостатки тайм-менеджмента, проанализированы функции руководитедя компании. Анализ структуры управления показал, что она соответствует современным требованиям, т.е. четко распределены обязанности и ответственности работников, обозначена схема группирования отдельных подразделений и принципы руководства ими.

Оценка организации менеджмента на исследуемом предприятии была проведена на основе использования компанией методов тайм-менеджмента.

Кроме того, в работе для анализа среды был рассмотрен метод Outbook в управлении временем.

Заключение

Тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени. Задача тайм-менеджмента упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Основные принципы тайм-менеджмента: кропотливая самостоятельная работа, индивидуальность решения, необходимость отслеживания собственной эффективности, мышление, направленное на эффективность, достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по определенным признакам и выявить причины «поглотителей времени».

Современные приемы тайм-менеджмента: постановка цели, классическое планирование, «золотые» пропорции планирования времени (принцип Парето), делегирование полномочий, контроль итогов и корректировка целей. Изучив причины проблем со временем и используя основные приемы тайм-менеджмента, руководитель сможет добиться качественных и быстрых результатов.

Последней тенденцией стало внедрение системы тайм-менеджмента на предприятиях (корпоративного тайм-менеджмента). Тайм-менеджмент - это новое направление в управлении предприятием. 

В корпоративном тайм-менеджменте выделяют три направления:

корпоративный тайм-менеджмент предприятия;

корпоративный тайм-менеджмент отдельных подразделений;

индивидуальный тайм-менеджмент ведущих специалистов.

Корпоративный тайм-менеджмент предприятия, прежде всего, ориентирован на формирование эффективной системы взаимодействия между подразделениями и должностными лицами предприятия. Он предполагает широкое применение локальных сетей и информационных технологий в процессе общения.

Таким образом, применение системы корпоративного тайм-менеджмента на предприятии окажется эффективным только в случае комплексного подхода к процессу управления временем в отдельно взятой организации

Тайм-менеджмент Российской Федерации пока далек от заданных глобализацией параметров на всех уровнях: от отдельной фирмы до общества в целом. Сейчас ведущими менеджерами активно дискутируются возможности развития тайм-менеджмента в России по принципу одной из западных «моделей». Однако без учетов нашего национального менталитета, исторически сложившихся отличий в теории и практике управления, ни оди метод использования времени рационально нельзя приложить к российским условиям.

С целью проведения детального анализа системы управления ОАО «Мегафон» автором в работе были выявлены преимущества и недостатки тайм-менеджмента, проанализированы функции руководитедя компании. Анализ структуры управления показал, что она соответствует современным требованиям, т.е. четко распределены обязанности и ответственности работников, обозначена схема группирования отдельных подразделений и принципы руководства ими.

Оценка организации менеджмента на исследуемом предприятии была проведена на основе использования компанией методов тайм-менеджмента.

Кроме того, в работе для анализа среды был рассмотрен метод Outbook в управлении временем.

Размещено на Allbest.ru