Организация и технология документационного обеспечения управления

Назначение на должность начальника отдела делопроизводства и освобождение от нее производится приказом начальника отдела.

Начальник отдела делопроизводства должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;

Единую государственную систему делопроизводства;

структуру ОВО;

организацию делопроизводства в ОВО;

схемы документооборота;

порядок постановления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

сроки и порядок сдачи дел в архив;

системы организации контроля за исполнением документов;

правила внутреннего распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

Начальник отдела делопроизводства в своей деятельности руководствуется:

Положением об отделе делопроизводства;

нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

Уставом ОВО;

приказами и распоряжениями начальника ОВО;

настоящей должностной инструкцией.

Начальник отдела делопроизводства подчиняется начальнику отдела.

Начальник отдела делопроизводства осуществляет руководство работниками отдела делопроизводства.

2. Должностные обязанности.

Начальник отдела делопроизводства:

Организует работу отдела делопроизводства.

Обеспечивает своевременную обработку отправляемой корреспонденции.

Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранению.

Разрабатывает инструкцию по ведению делопроизводства в отделе и организует ее внедрение.

Принимает меры по обеспечению работников отдела делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой техническими средствами.

Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

Обеспечивает оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в ОВО.

Проводит работу по защите информации, составляющей служебную тайну.

3. Права.

Начальник отдела делопроизводства имеет право:

Вносить на рассмотрение начальника и руководителей структурных подразделений отдела предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

Требовать от руководителей структурных подразделений отдела и иных ответственных работников надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в отделе.

Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

Пописывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела делопроизводства.

Давать указания, обязательные для выполнения работниками отдела делопроизводства, требовать своевременного и качественного их выполнения.

Вносить на рассмотрение начальника отдела предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей трудовой дисциплины.

Взаимодействовать с руководителями структурных подразделений отделе по вопросам ведения делопроизводства.

Взаимодействовать с юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

Взаимодействовать с отделом снабжения по вопросам обеспечения средствами оргтехники, канцтоварами и пр.

4. Ответственность.

Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

За причинение материального ущерба, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Начальник отдела делопроизводства

_________________________

«_____»_____________200___г.

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

_______________________

«______»___________2000___г.

С инструкцией ознакомлен:

______________________

«______»___________2000___г.

МВД России УТВЕРЖДАЮ

Отдел вневедомственной охраны Начальник ОВО при УВД

при управлении внутренних дел

653033, г. Прокопьевск, _________________Ф.И.О

ул. Петренко,1-а

тел (83846) 62-12-72

« ____» ___________ 200___г. № _______ «_____» __________200___

На _________ «_____»______ 2004 г.

Должностная инструкция

документоведа отдела делопроизводства

1. Общие положения

1.1. Документовед относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом начальника отдела по представлению начальника отдела делопроизводства.

1.2. На должность документоведа назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, или среднее общее образование, без предъявлений требования к стажу работы.

1.3. Документовед подчиняется начальнику отдела делопроизводства.

1.4. В своей деятельности документовед руководствуется:

нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

Уставом ОВО, инструкцией по делопроизводству;

приказами и распоряжениями начальника ОВО;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Документовед должен знать:

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в отделе;

основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

структуру отдела;

порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

правила эксплуатации оргтехники;

основы законодательства о труде;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда;

знание ПК.

1.6. Во время отсутствия документоведа его обязанности выполняет в установленном порядке назначенный заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций документовед обязан:

2.1. Внедрять технологические процессы работы по учету, контролю исполнения, оперативному хранению и справочной работе с документами.

2.2. Вести делопроизводство:

производить отбор документов, передаваемых на хранение в архив;

организовывать текущее хранение документов;

оформлять командировочные документы;

обеспечивать своевременное отправление корреспонденции, вести реестр и журнал отправления корреспонденции.

2.3. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководства:

получать необходимые руководству сведения от других подразделений отдела или от исполнителей;

печатать по указанию руководства отдельные материалы.

2.4. Выполнять отдельные поручения по делопроизводству по распоряжению начальника отдела делопроизводства.

2.5. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

3. Права

Документовед имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. Получать от руководителей структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

Документовед несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения -- в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба -- в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Руководитель подразделения

______________________

«_____»_____________200___г.

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

_______________________

«______»___________200___г.

С инструкцией ознакомлен:

______________________

«______»___________200___г.

МВД России УТВЕРЖДАЮ

Отдел вневедомственной охраны Начальник ОВО при УВД

при управлении внутренних дел

653033, г. Прокопьевск, _________________Ф.И.О

ул. Петренко,1-а

тел (83846) 62-12-72

« ____» ___________ 200___г. № _______ «_____» __________200___

На _________ «_____»______ 2004 г.

Должностная инструкция

ведущего документоведа отдела делопроизводства

1. Общие положения

1.1. Ведущий документовед относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом начальника отдела по представлению начальника отдела делопроизводства.

1.2. На должность ведущего документоведа назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, или среднее общее образование, без предъявлений требования к стажу работы.

1.3. Ведущий документовед подчиняется начальнику отдела делопроизводства.

1.4. В своей деятельности ведущий документовед руководствуется:

нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

Уставом ОВО, инструкцией по делопроизводству;

приказами и распоряжениями начальника ОВО;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Ведущий документовед должен знать:

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в отделе;

основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

структуру отдела;

порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

правила эксплуатации оргтехники;

основы законодательства о труде;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда;

знание ПК.

1.6. Во время отсутствия ведущего документоведа его обязанности выполняет в установленном порядке назначенный заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций ведущий документовед обязан:

2.1. Внедрять технологические процессы работы по учету, контролю исполнения, оперативному хранению и справочной работе с документами.

2.2. Вести делопроизводство:

производить отбор документов, передаваемых на хранение в архив;

организовывать текущее хранение документов;

оформлять командировочные документы;

обеспечивать своевременное отправление корреспонденции, вести реестр и журнал отправления корреспонденции.

2.3. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работыруководства:

получать необходимые руководству сведения от других подразделений отдела или от исполнителей;

печатать по указанию руководства отдельные материалы.

2.4. Выполнять отдельные поручения по делопроизводству по распоряжению начальника отдела делопроизводства.

2.5. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

3. Права

Ведущий документовед имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. Получать от руководителей структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

Ведущий документовед несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения -- в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба -- в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Размещено на Allbest.ru