Размещено на http://www.allbest.ru/

3

Содержание

• Введение
• 1. Контроль как функция управления. Сущность контроля
• 2. Виды контроля
• 3. Этапы контроля в организации
• 4. Требования к эффективному контролю
• Заключение
• Список использованной литературы

Введение

Из общего определения понятия управления следует, что управление существует как процесс только тогда, когда факт достижения целей. Таким образом, управление - это процесс человеческой деятельности, направленный на установление полезности факта, что осуществился, его направленности на достижение цели или определения степени отклонения от плана достижения цели, допущенного отдельным лицом, группой лиц или организацией в целом. В этом смысле функция контроля - это способность организации своевременно воспринимать факт достижения результата (цели) или устанавливать ошибки, которые вредят достижению целей организации.

Контроль нужен для того, чтобы быть уверенным в эффективности деятельности предприятия. Однако сама функция контроля - понятие неоднозначное. Виды деятельности, включаемые по функциональному признаку разделения управленческого труда в контроль, имеют такой обширный характер, что для того, чтобы увидеть их на широком фоне определенных понятий и воздействий, необходимо, прежде всего, обсудить основные принципы и цели.

Насущной необходимостью для менеджеров, занимающихся управлением процессами, является умение объективно оценивать факты. Факты - это информация, отражающая истинное положение дел, результаты деятельности, состояние осуществления процессов (производственных, подготовки и реализации управленческих решений). Функция контроля служит для оценки уровня результативности зафиксированных фактов, наблюдением за процессами управления и деятельностью объекта управления, выявления отклонений. Ведь без оценки полученного результата организация не может определить, насколько хорошо она работает и обеспечивает достижение поставленных целей.

Цель данной работы - дать характеристику контролю как функции управления.

1. Контроль как функция управления. Сущность контроля

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Менеджеры начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели, задачи и создали организацию. Контроль очень важен для успешного функционирования организации.

Планы и организационные структуры - это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее организации руководству. Множество разнообразных обстоятельств может воспрепятствовать реализации задуманного. Изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и других элементов внешней среды могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через некоторое время в нечто совершенно недостижимое. Кроме того, даже самые лучшие организационные проекты имеют свои недостатки. Специализация и разделение труда, например, могут создать проблемы координации, трения между отдельными бригадами и рабочими группами, скучную работу с отсутствием мотивации Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. Учебник - М.: Гардарика, 2009. - С. 143..

Еще одним фактором неопределенности, постоянно присутствующим в управлении, являются люди, которые выполняют основную работу в любой организации. Люди - не компьютеры, их невозможно запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Несмотря на многочисленные успехи в понимании механизма поведения людей в процессе трудовой деятельности, менеджеры еще очень далеки от того, чтобы надежно прогнозировать ответную реакцию работников на введение новых инструкций и команд, возложение на них дополнительных прав и обязанностей. Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Конечно, время от времени определенная случайная ситуация может развиваться слишком быстро, чтобы организация сразу могла зафиксировать ее и отработать линию поведения, но в большинстве случаев нет никакой необходимости постоянно использовать методы кризисного управления.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы превратятся в кризис. Поэтому одна из важных причин необходимости контроля состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного "контролером", и его помощников. Каждый руководитель, независимо от его ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если ему никто этого специально не поручал Друкер П. Задачи менеджмента в ХХІ веке. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2009. - С. 95..

Контроль является одним из наиболее фундаментальных элементов процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать в отрыве от контроля. Действительно, фактически они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации Брасс А.А. Менеджмент: основные понятия, виды, функции: пособие для подготовки к экзаменам / А. А. Брасс. - Мн: Современная школа, 2010.- С. 109..

Процесс контроля состоит в определении стандартов, фактически достигнутых результатов и осуществлении корректировок, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Одна из важнейших причин осуществления контроля состоит в том, что любая организация безусловно обязана быть способной своевременно фиксировать свои ошибки и исправлять их, пока они помешают достижением целей организации Лялин А.М. Менеджмент: учебник/под ред. Разу М.Л. - М.: КноРус, 2011. - С. 143..

2. Виды контроля

На практике используется множество видов контроля, которые по квалификационным признакам делятся:

по направлениям воздействия (внешний и внутренний);

по аспектам влияния (управленческий, финансовый, хозяйственный, технологический);

по выполнению заданий (стратегический, текущий, оперативный);

по субъектам контроля (рынка капиталов, коллективных и коллегиальных органов управления, государственный и ведомственный);

по решению задач (линейный, функциональный, операционный)

по методам контроля (предварительный, направляющий, фильтрующий, последующий)

по механизмам регулирования и саморегулирования (контроль и самоконтроль) Поршнев А.Г., Румянцева З.П., Саломатина Н.А. . Управление организацией. - М.: ИНФРА-М, 2011. - С. 339..

Различают три основных вида контроля: предварительный, текущий и итоговый.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить цели до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это увеличивает вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых сферах - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того, чтобы удостовериться, что нанятые работники будут в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стажа работы и проверить документы и рекомендации, представленные претендентами. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником перед его наймом Чоудхари С. Менеджмент XXI века.- М.: Академия, 2011. - С. 195..

Поскольку изготовить высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно, промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль материальных ресурсов, которые используются. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия материалов этим требованиям Аникин Б.А. Высший менеджмент для руководителя. - М.: ИНФРА-М,  2010. - С. 72..

Важным средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет устанавливает предельные значения затрат и не позволяет тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в процессе выполнения работ. Он базируется на измерениях фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для осуществления текущего контроля аппарата управления необходима обратная связь, простейшим примером которой является сообщение руководителя о том, что работа подчиненных неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Текущий контроль используется как обратная связь в процессе проведения самих работ, чтобы достичь нужных целей и решить возникающие проблемы, прежде чем возникнет необходимость слишком больших затрат.

При итоговом контроле обратная связь используется после того, как работа выполнена. Несмотря на то, что итоговый контроль осуществляется слишком поздно, он выполняет две важные функции:

дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предусматриваются для выполнения в будущем;

итоговый контроль должен способствовать мотивации: если руководство организации связывает мотивировочные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то очевидно, что фактически достигнутую результативность необходимо измерить точно и объективно Большаков А.С., Михайлов В.И. Современный менеджмент: теория и практика. - Санкт-Петербург: Питер, 2010. - С. 208..

Приведем характеристику отдельных видов контроля. В зависимости от субъектов хозяйствования, направлений их деятельности и особенностей формирования выделяют государственный, внутренний и общественный контроль и аудит Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. - М.: Наука, 2009. - С. 162..

Государственный вневедомственный контроль осуществляется специальными органами государственного аппарата, деятельность которых распространяется на все отрасли национальной экономики независимо от их ведомственной подчиненности. В ходе социально-политических и экономических преобразований государственный контроль превратился из доминирующего положения в дореформенном периоде в обычную практику, принятую в условиях рыночной экономики исходя из особенностей ее государственного регулирования на современном этапе.

Внутренний контроль выступает составной частью системы корпоративного управления и осуществляется как непосредственно руководством и другими должностными лицами хозяйствующего субъекта, так и его специальными контрольными службами. В свою очередь, внутренний контроль может осуществляться владельцем (через создание ревизионных комиссий или на договорной основе), исполнительным органом путем создания специальной службы внутреннего контроля (аудита), либо непосредственно управленческим аппаратом.

Аудит (независимый финансовый контроль) осуществляется на договорной основе специальными аудиторскими фирмами с целью установления соответствия финансово-хозяйственных операций, учета и отчетности согласно действующему законодательству, которое регулирует экономико-правовые отношения и деятельность хозяйственных субъектов.

Общественный контроль осуществляется контрольными органами общественности и является самым массовым видом контроля. Общественный контроль, как и государственный, с переходом к рыночной экономике приобрел существенную модернизацию.

По сфере применения различают финансовый и административный контроль Максимцов М.М., Игнатьева А.В., Комаров М.А. и др. Менеджмент: учебник. - М.: Авангард, 2011. - С. 170..

Финансовый контроль охватывает все сферы деятельности организации и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнивать плановые затраты с фактическими. Финансовый контроль осуществляют специальные подразделения: планово-финансовый отдел, бухгалтерия, ревизионные комиссии, наблюдательные советы, а также экономисты и бухгалтеры производственных подразделений. Функция финансового контроля значительно усовершенствовалась за счет использования компьютерной техники, которая позволяет ускорить процесс сбора информации.

Административный контроль ведут на всех уровнях управления, который призван оценивать деятельность сотрудников. Он осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями.

По источникам контрольных данных выделяют документальный и фактический контроль Максимцов М.М., Игнатьева А.В., Комаров М.А. и др. Менеджмент: учебник. - М.: Авангард, 2011. - С. 174..

Документальный контроль осуществляется по документальным данным. В качестве источников данных выступают бизнес-планы, сметы, бюджетные задания структурным подразделениям хозяйствующих субъектов, годовая и промежуточная бухгалтерская отчетность, формы статистической и налоговой отчетности, а также первичная документация.

Специфика источников документального контроля состоит в том, что они могут быть как достоверными, так и недостоверными, полными и неполными. Это в значительной степени ограничивает возможности документального контроля в полном и объективном отражении хозяйственных процессов.

Фактический контроль осуществляется по данным осмотра непосредственно проверяемого объекта. Преимущество фактического контроля состоит в том, что он обеспечивает безусловную достоверность данных. Но при отсутствии необходимой информации во всей полноте этот контроль не в состоянии раскрыть весь хозяйственный процесс, поэтому его необходимо проводить с документальным контролем.

По охвату проверяемых объектов выделяют сплошной и выборочный контроль Там же. - С. 175..

Сплошной контроль означает проверку объектов (хозяйственных операций) в сплошном порядке и отличается высокой трудоемкостью, в связи с чем используется в отдельных звеньях финансово-хозяйственной деятельности.

Выборочный контроль ограничивается проверкой отдельного круга проверяемых объектов (хозяйственных операций) по существующим методам их выбора, на основании которых формируются выводы.

По периодичности проведения выделяют систематический (регулярный) и разовый (эпизодический) контроль Максимцов М.М., Игнатьева А.В., Комаров М.А. и др. Менеджмент: учебник. - М.: Авангард, 2011. - С. 176..

Систематический (регулярный) контроль проводится, как правило, с определенной периодичностью и характерен для государственного, внутреннего и финансового контроля.

Разовым (эпизодическим) в основном являются общественный контроль, который обусловливается теми или иными инициативами.

По времени осуществления различают предварительный, текущий и итоговый контроль Там же. - С. 177..

Предварительный контроль осуществляется до завершения финансово-хозяйственных операций (на стадии исполнения утвержденной сметы и проведения определенных работ) для предупреждения экономически нецелесообразного использования средств, а также других действий.

Текущий контроль проводится в процессе осуществления финансовых и выполнения хозяйственных операций, а его результаты используются для оперативного регулирования производства и координации деятельности структурных подразделений.

Итоговый (заключительный) контроль связан с оценкой выполнения организацией планов и составление новых. Предполагает полный анализ не только конкретных результатов деятельности за текущий период, но и сильных и слабых ее сторон.

Различные виды и формы контроля могут иметь сплошной или выборочный характер. Выборочному контролю, как правило, подлежат те решения и распоряжения, для которых сроки исполнения не имеют большого значения.

3. Этапы контроля в организации

Процесс контроля - это деятельность объединенных в определенную структуру субъектов контроля (органов контроля, руководителей, контролеров, общественных организаций), направленных на достижение наиболее эффективным способом поставленных целей путем организации определенных задач и применения соответствующих принципов, методов, технических средств и технологии контроля Поршнев А.Г., Румянцева З.П., Саломатина Н.А. . Управление организацией. - М.: ИНФРА-М, 2011. - С. 357..

Процесс контроля состоит из нескольких этапов.

На первом этапе формируются цели, избираются методы и формы контроля, разрабатывается программа и определяются параметры функционирования и развития организации, непосредственные исполнители контроля, сроки его осуществления, форма отчетности.

Параметры функционирования и развития организации на практике принимают вид разного рода стандартов и нормативов, которые отвечают целям организации. Речь идет о нормах расхода материальных ресурсов на единицу продукции и объемы работ, денежных затрат, показатели эффективности, программные нормативы (сроки выполнения тех или иных работ и т.п.).

Устанавливая стандарты, нормы и плановые задания, каждая организация исходит из четко сформулированной миссии, а также целей. Из этого можно сделать вывод, что стандарты должны постоянно пересматриваться. К нормативам предъявляются следующие требования: научная обоснованность, гибкость, надежность, возможность выполнения, адекватное отражение реальных процессов. При соблюдении этих требований нормативы могут быть критериями оценки деятельности отдельных подразделений и людей. Но не все, что необходимо контролировать, можно выразить в количественных показателях (например, морально-психологический климат в коллективе). Это усложняет процесс контроля, но в ряде случаев его можно осуществить, ориентируясь на реакцию людей Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело , 2011. - С. 285..

На втором этапе выбирают основные контрольные объекты, осуществляющие сбор учетных данных, материалов наблюдений и замеров; проводят обработку полученной информации, рассчитывают необходимые показатели, проводят группировку данных, составляют аналитические таблицы, графики и диаграммы, которые позволяют осуществить объективную оценку деятельности организации.

Третий этап заключается в получении информации о достигнутых результатах и сопоставления их с соответствующими нормативами, что позволяет определить отклонения от стандартов.

Замеры является самым трудоемким и дорогостоящим элементом контроля. На их долю приходится основная часть расходов. Информация предназначенная для нужд контроля, должна быть своевременной, точной, позволять принимать обоснованные решения. Источниками такой информации служат постоянные целевые наблюдения, бухгалтерская отчетность, опросы, итоговые отчеты, специальные аналитические обзоры Румянцева З. П. Менеджмент организации. - М.: Наука, 2011. - С. .

Четвертый этап включает корректировку деятельности организации, модификацию целей, пересмотр планов, перераспределение задач, совершенствование технологии производства и управления. Но к изменениям необходимо относиться осторожно. Если дела идут нормально, и поставленные цели в основном достигаются, лучше не вносить в деятельность изменения, поскольку те или иные отклонения не всегда правильно нарушают нормальный ход работы. Систему корректировки необходимо внедрять только при реальной опасности.

По параметрам, которые оценивались в процессе контроля могут быть получены результаты трех видов:

положительные, когда фактические параметры выше запланированных. В этом случае корректировку своих действий направляют на усиление мер, которые привели к такому результату (например, увеличиваются вознаграждения труда, расширяются производственные мощности и т.д.);

негативные, когда фактические результаты оказались хуже плановые. Определенные в процессе анализа факторы позволяют обосновать меры по исправлению существующего положения (например, усиление руководства, повышение уровня квалификации работников, а в некоторых случаях даже пересмотр стандартов и нормативов);

нейтральные, когда организация функционирует в соответствии с планом и никаких корректирующих действий не нужно, но это не означает прекращение процесса оценки, потому что баланс между стандартами и фактическими показателями может быть нарушенным в каждый момент Комаров А.Г. и др. Современный менеджмент: теория и практика. - СПб.: Аваль, 2010. - С. 287..

На практике используют два варианта корректирующих действий: первый заключается в устранении причин, которые продолжают отклонения, путем их ликвидации или нейтрализации, второй - в изменении стандартов или нормативов, которые должны быть ошибочными, поскольку часто устанавливаются на основе прогнозов.

В детализированном виде процесс контроля следующий: определение сферы контроля, установление стандартов, оценка выполнения; сравнение выполнения; сравнение выполнения со стандартами (соответствует стандартам, не соответствует стандартам) и внесение корректив в деятельность; приспособление стандартов и измерения, если это необходимо.

4. Требования к эффективному контролю

Наиболее объективным и эффективным контроль будет тогда, когда внедрена система нормативов (стандартов) выполняемых работ и конечных результатов (целей). Чаще нормативы и стандарты разрабатываются по следующим группам: ценовые, доходные, программные (технико-экономические), физические (для изделий и технологических процессов), поведенческие и т.д. Часто нормативами (стандартами) являются соответствующие стратегические цели и плановые параметры стратегий. В этих случаях устанавливаются определенные интервальные значения для нормативов Кабушкин М.И. Основы менеджмента. - Минск: БГЭУ, 2009. - С. 211..

Эффективная система контроля должна соответствовать определенному набору критериев, среди которых основными являются: точность, своевременность, экономичность, гибкость, ясность, обоснованность критериев, стратегическая направленность, численность критериев, ошибки корректировки действий Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. - М.: Наука, 2009. - С. 170..

1. Стратегическая направленность контроля является одним из главных условий его эффективности. Абсолютный контроль приоритетных направлений деятельности, и специальный контроль в областях, не имеющих стратегического значения.

2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля - решение задач, стоящих перед организацией потому чтобы быть эффективным контроль должен интегрироваться с другими функциями управления.

3. Соответствие контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может маскировать, а не выявлять важную информацию.

4. Своевременность. Выявленные отклонения необходимо устранять, прежде чем они примут серьезные размеры.

5. Гибкость контроля, как и гибкость планов, необходима для приспособления к происходящим изменениям.

6. Экономичность и простота. Простейшие методы контроля более понятны людям, требуют меньше усилий и более экономичны. Выгоды, приносимые контролем должны превышать затраты на его проведение.

7. Ориентированность на человеческий фактор требует от контроля не только объективности, но и доброжелательности, исключения какой бы то ни было слежки за членами организации существенно ухудшающей морально-психологический климат организации.

контроль управление текущий итоговый

Заключение

Таким образом, контроль - это процесс обеспечения достижения целей организации путем постоянного наблюдения за ее деятельностью и устранения отклонений, которые при этом возникают. Контроль может быть направлен как на отдельный вид деятельности организации, так и на всю их совокупность.

В рамках процесса контроля можно выделить три основных этапа:

измерение реальных процессов, осуществляемых в организации;

сравнение результатов реального исполнения с заранее установленными стандартами;

реакция на сравнение (корректирующие действия или изменение стандартов).

Контроль как управленческая деятельность сводится к сопоставлению менеджером двух результатов - результата, установленного планами организации, и фактически полученного результата. Контрольная деятельность всегда направлена на эти объекты управления. Как известно, деятельность - это конкретная задача управления. Каждая задача контроля имеет свое назначение и интегрируется с другими задачами в системе управления. Если бы этого не было, то среди работников аппарата управления невозможно было бы провести эффективное распределение труда. А это приводит к дублированию работ и появления так называемых "ничейных" задач.

По времени проведения контроль подразделяют на три основных вида: предварительный, текущий и заключительный.

Эффективная система контроля должна соответствовать определенному набору критериев, среди которых основными являются: точность, своевременность, экономичность, гибкость, ясность, обоснованность критериев, стратегическая направленность, численность критериев, ошибки корректировки действий.

Контроль может быть направлен как на отдельный вид деятельности в организации, так и на всю их совокупность.

Контроль, который используется в процессах коммуникаций в форме обратной связи, позволяет руководителю убеждаться в том, что подчиненный правильно понял и воспринял поставленную перед ним задачу.

Контрольная функция - это деятельность не только по выявлению отклонений фактического результата от показателей, но в то же время и проверка эффективности, правильности, обоснованности ранее принятых решений. Контроль также проявляет фактическую базу, что позволяет осуществить коррекцию ранее принятых решений или принимать новое решение, более подходящее фактическому состоянию, свойственному возможностям организации. Постоянная проверка принятых решений и их корректировки ведет к снижению затрат, предотвращению неэффективного использования ресурсов организации.

Таким образом, функция контроля направлена на минимизацию издержек и стимулирование производства.

Список использованной литературы

1. Аникин Б.А. Высший менеджмент для руководителя. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 136 с.

2. Большаков А.С., Михайлов В.И. Современный менеджмент: теория и практика. - Санкт-Петербург: Питер, 2010. - 416 с.

3. Брасс А.А. Менеджмент: основные понятия, виды, функции: пособие для подготовки к экзаменам / А.А. Брасс. - Мн: Современная школа, 2010. - 368 с.

4. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. Учебник - М.: Гардарика, 2009. - 289 с.

5. Друкер П. Задачи менеджмента в ХХІ веке. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2009. - 215 с.

6. Кабушкин М.И. Основы менеджмента. - Минск: БГЭУ, 2009. - 490 с.

7. Комаров А.Г. и др. Современный менеджмент: теория и практика. - СПб.: Аваль, 2010. - 549 с.

8. Лялин А.М. Менеджмент: учебник/под ред. Разу М.Л. - М.: КноРус, 2011. - 543 с.

9. Максимцов М.М., Игнатьева А.В., Комаров М.А. и др. Менеджмент: учебник. - М.: Авангард, 2011. - 408 с.

10. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 2011. - 704 с.

11. Поршнев А.Г., Румянцева З.П., Саломатина Н.А. Управление организацией. - М.: ИНФРА-М, 2011. - 669 с.

12. Румянцева З.П. Менеджмент организации. - М.: Наука, 2011. - 512 с.

13. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. - М.: Наука, 2009. - 457с.

14. Чоудхари С. Менеджмент XXI века. - М.: Академия, 2011. - 448 с.

Размещено на Allbest.ru