Реализация функции контроля в процессе управления организацией

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: Менеджмент

Тема: «Реализация функции контроля в процессе управления организацией»

Содержание

Введение

1. Понятие и задачи реализации контроля в управлении организацией

1.1 Контроль в управлении как система

1.2 Структурные уровни и элементы реализации функции контроля в управлении

2. Особенности реализации функции контроля в процессе управления организацией

Заключение

Список литературы

Введение

Процесс управления - своего рода безграничный процесс. Намерения не всегда выполняются, люди не принимают делегированные им полномочия, права и обязанности, руководство не всегда может и умеет мотивировать должным образом сотрудников на выполнение целей организации, меняются условия окружающей среды и т.д.

Но каким образом руководство сможет понять, достигла ли своих целей организация, как у него есть возможность выявить оплошности и успех. Это все достигается при помощи контроля. Самые благие намерения управляющего имеют все шансы повиснуть в воздухе, если не будет налажен действенный контроль за эффективностью результатов в работе. Объекты контроля, интервалы времени и даты контроля за ходом выполнения планов менеджер определяет на стадии их формирования.

Контроль - это процесс, посредством которого руководитель определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в исправлении. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Цель данной работы является исследование реализации функции контроля в процессе управления организацией.

Для достижения поставленной цели решим следующие задачи:

1. Исследовать понятие и задачи реализации контроля в управлении организацией.

2. Рассмотреть особенности реализации функции контроля в процессе управления организацией.

1. Понятие и задачи реализации контроля в управлении организацией

1.1 Контроль в управлении как система

Все согласятся с тем, что контроль - это важная функция управления в бизнесе. Но проблемой является определение, что такое контроль, каково его значение и как применять. На практике часто допускают ошибки, связанные с тем, что роль контроля понята не до конца.

Контроль - это сравнение запланированных показателей с фактическими цифрами. Положили на склад десять мешков, три продали, осталось пять. Провели ревизию, уволили кладовщика. Если же рассматривать функцию и роль контроля шире, то получается другое общее определение.

Контроль - это действия, которые помогают организации в достижении целей путём сравнения фактических показателей работы с запланированными показателями, анализа отклонений и принятия решений по результатам анализа (постановка новых планов и задач). Контролю подлежат все процессы и результаты работы компании.

Отметим основные составляющие контроля: запланированные показатели (стандарты, инструкции, величины), сравнение, анализ отклонений, принятие решений по отклонениям.

Остановимся на тех видах контроля, которые имеют реальный смысл и практическое значение.

Предварительный контроль. Вы что-то собираетесь сделать: вложить деньги в новое направление, изменить систему оплаты труда, закупить новый товар и т.п. План проработан, но прежде, чем переходить к действиям, лучше проконтролировать. Например, пересчитать денежные вложения. Вдруг что-то не учтено или есть элементарная арифметическая ошибка. Если в результате пересмотра плана возникли отклонения, имеет смысл проанализировать отклонения. Сюда же подходят мнения экспертов, специалистов, сотрудников относительно планов.

Текущий контроль. То есть контроль, который осуществляется в процессе выполнения какой-то задачи. Например, контроль над сроками выполнения работы, бюджетом в течение времени выполнения задачи. Позволяет своевременно корректировать выполнение задачи или процесса. Например, можно уменьшить рекламный бюджет или изменить действия сотрудника.

Заключительный контроль. Проводится по завершению задачи или процесса, достижению определённой цели, которая принимается как конечная. В дальнейшем вы сможете учесть отклонения в процессе планирования аналогичной задачи.

Контролю подлежат: процессы, люди, средства и ресурсы.

Контроль процессов имеет смысл, когда выполнение процессов стандартизировано или есть чёткая инструкция по выполнению определённого вида работы. Например, порядок разборки ноутбука для проведения чистки, формат файлов веб-дизайнером верстальщику и т.п. Также к процессам можно отнести стандарты обслуживания, порядок проведения телефонного разговора офис-менеджером и т.п.

Контроль над людьми неразрывно связан с действиями, которые они выполняют. Однако этого не достаточно. Следует контролировать и такие показатели как степень заинтересованности в работе, лояльность к компании, выполнение правил трудового распорядка, спецодежда, личная гигиена и т.п.

Средства и ресурсы - это оргтехника, финансы и, конечно же, время. Пожалуй, последнее всегда мало учитывается, хотя часто имеет определяющий фактор. Например, вы задумывались, сколько времени ваши клиенты тратят на оформление товара или ответа оператора службы технической поддержки.

Контроль невозможен без показателей, то есть некой величины, эталона, относительно которого проводится контроль.

Нельзя контролировать, хорошо ли проделана работа. Необходимо установить чёткие критерии, которые позволят определить сотруднику и руководителю, насколько хорошо он справился со своей работой.

Контроль должен иметь систематический характер. Контроль время от времени не добавляет порядка, а нарушает его.

Отклонения обязательно необходимо анализировать и по ним принимать решения. В противном случае контроль не имеет смысла.

Контроль не ограничивается наказанием. Наказание - самый последний приём в управлении. Задача контроля - помочь достичь целей компании, поэтому необходимо разбираться с каждым фактом, что к нему привело и почему так получилось.

Необходимо устанавливать объективные, реальные показатели. Иначе, контроль, работа с отклонениями теряет смысл.

Стоит использовать контроль в самом широком понимании, при реально можно влиять на эффективность работы компании.

1.2 Структурные уровни и элементы реализации функции контроля в управлении

В процедуре контроля выделяют три этапа:

установка стандартов и критериев;

измерение и сопоставление с ними достигнутых результатов;

проведение необходимых корректирующих действий (если результаты отличаются от стандартов).

Первый этап контроля показывает насколько слитны функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели. Цели определяются в процессе планирования. Все стандарты и критерии должны быть выработаны из многочисленных целей организации, стратегий отдельных организаций.

Цели, используемые в качестве стандартов, должны иметь две очень важные особенности:

наличие временных рамок;

измеряться критериями, по отношению к которым можно определить степень выполненной работы.

Например, поставлена цель достигнуть снижения показателя младенческой смертности до 10,0 на 1 000 родившихся. Руководитель должен найти ответ на вопросы:

Что мы должны сделать, чтобы достигнуть запланированной цели?

Что осталось не сделанным на предыдущем этапе планирования?

Достаточно легко установить показатели результативности для величин, которые поддаются количественному учету. Но некоторые важные цели выразить в числах достаточно сложно. Например, повышение морального уровня сотрудников. Для этого можно использовать косвенные показатели, малое число увольнений, уменьшение наказаний, продвижение по службе и т.д. Невозможность выразить показатели результативности в количественной форме не является оправданием для руководителя. Даже субъективный показатель лучше, чем ничего. Лозунги типа «добиться улучшения показателей здоровья» и т.д. несостоятельны. Отсутствие показателя какого-либо типа - это руководство по наитию, это уже не руководство, а просто реакция на ситуацию, вышедшую из-под контроля.

На втором этапе контроля, при сопоставлении достигнутых результатов с установленными стандартами, менеджер определяет, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. На этой стадии контроля он должен установить масштаб допускаемых отклонений, в пределах которого отклонение не вызывает тревоги. Это важный вопрос. Если взят большой масштаб отклонений, то возникающие проблемы могут принять критический характер, если мал, то учреждение должно постоянно реагировать на небольшие отклонения, - что стоит весьма дорого и требует много времени. Система контроля должна срабатывать только при наличии заметных и угрожающих отклонений. Измерение результатов является наиболее дорогостоящим элементом контроля. Прежде всего надо выбрать единицу измерения (цифровые показатели, проценты, денежная форма и т.д.). Для обеспечения эффективности системы контроля показатели и достигнутые результаты необходимо доводить до сведения исполнителей. Для обработки информации используются компьютеры. В заключительной части контроля менеджер должен определить важность, ценность полученной информации для принятия решения. Цель оценки - принятие решения, что нужно сделать, как действовать.

После вынесения оценки процесс контроля переходит в третий этап - действия. Руководитель должен выбрать одну из трех линий поведения. Первая - ничего не предпринимать, в случае если результаты соответствуют стандартам. В этой ситуации продолжается процедура контроля. Вторая - устранить отклонения. Система контроля, которая не позволяет устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Корректировка отклонений осуществляется путем усовершенствования функций управления и даже технологических процессов, в ряде случаев может меняться структура организации. Менеджеру надо избегать решений, которые в краткосрочном плане сулят преимущества, а в долгосрочном - влекут за собой большие затраты. Третья -пересмотр стандартов. Если стандарты оказались нереальными, их необходимо пересмотреть. Часто случается в жизни, что система контроля указывает на необходимость пересмотра планов, если они составлены чересчур оптимистично.

Почему необходим контроль. Функции контроля осуществляются с момента формулировки целей и задач организации. Без контроля - хаос и объединить деятельности каких-либо групп в учреждении невозможно.

1. Неопределенность. Стратегические, комплексные планы организации - это картины функционирования организации с позиции руководителя. В ряде случаев они соответствуют надеждам менеджеров, в другом месте их не оправдывают. При их формировании всегда присутствует неопределенность. Еще одним фактором неопределенности являются люди, их поведение нельзя запрограммировать на изменение и введение новых инструкций, дополнительных прав и обязанностей.

2. Предупреждение возникающих кризисных ситуаций. Функция контроля - это такая функция управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность учреждения до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Руководитель организации обязан обладать способностью вовремя фиксировать ошибки и угрожающие ситуации и исправлять их до того, как они нанесут непоправимый вред организации.

3. Поддержание успеха. Важной стороной контроля является поддержание всего успешного в деятельности учреждения. Руководитель, сопоставляя достигнутые результаты с запланированным, определяет, где достигнут успех, где - неудача. Одним из важнейших аспектов контроля является определение наиболее эффективного направления деятельности организации по достижению его целей.

4. Широта контроля. Одна из важнейших характеристик контроля - всеобъемлемость. Каждый руководитель, независимо от ранга, должен осуществлять контроль, даже если ему это никто не поручал. Контроль - фундаментальнейший элемент управления.

Контроль необходим везде, где существует система, предназначенная для выполнения определённых задач и достижения определённых целей. Управленческий контроль (то есть контроль в деятельности организаций) может осуществляться по множеству различных направлений:

технический контроль,

энергетический контроль,

экологический контроль

санитарный контроль,

финансовый контроль и т. д.

Необходимость контроля

Обоснование необходимости контроля в управленческой деятельности:

Исчезает неопределённость: никакое планирование, даже самое тщательное, не может учесть всех возможных осложнений и обстоятельств. Мероприятия контроля выявляют их и дают возможность корректировать программу действий.

Появляется возможность предотвращения кризисов: никакая организация функционирования объекта не страхует от ряда мелких ошибок и упущений. Если их вовремя не исправлять, их количество может превысить некую «критическую массу». Мероприятия контроля позволяют выявить и исправить их, не дожидаясь кризиса.

Выявляются не только деструктивные, но и конструктивные явления: контроль позволяет выявить эффективные решения, определить перспективные направления деятельности.

Функции контроля:

Выявление отклонений от требований нормативных актов различных уровней.

Анализ причин отклонений (в том числе, кадровых).

Коррекция, то есть разработка предложений по устранению выявленных нарушений.

Профилактика, то есть разработка мер по недопущению таких нарушений в дальнейшем.

Правоохрана, то есть привлечение к ответственности лиц, допустивших нарушения.

Принципы контроля Бровкина Н.Д. Контроль и ревизия: учеб.пособие. - Москва: ИНФРА-М, 2009. - С. 5 - 10. - 346 с.

Принцип соответствия: Содержание, цели и задачи контроля должны соответствовать:

задачам проверяемого объекта,

задачам контролирующего органа.

Принцип системности: При проведении контроля должны рассматриваться полностью все аспекты деятельности объекта во взаимосвязи.

Принцип всеобщности: Всякая социальная либо экономическая деятельность, совершаемая в государстве, должна быть подвержена системному и комплексному контролю с точки зрения:

законности.

целесообразности.

эффективности.

Принцип непрерывности: Все объекты контроля должны подлежать постоянному наблюдению. Мероприятия контроля должны осуществляться последовательно и регулярно. Необходим также контроль действий, предпринимаемых объектом контроля по устранению ранее выявленных нарушений.

Принцип объективности: Оценка деятельности объекта контроля и её результатов осуществляется только на основании соответствия проверенных фактов с требованиями законодательных и иных нормативных актов, регулирующих проверяемую деятельность.

Принцип независимости: Недопустимость положения, при котором субъект контроля при осуществлении контрольных мероприятий руководствуется какими-либо соображениями, кроме компетентного и добросовестного выполнения задач контроля. Запрет на какое бы то ни было силовое, материально или моральное воздействие на субъект контроля.

Принцип гласности (вытекает из принципа соответствия): Результаты контроля должны быть обязательно доведены:

до объекта контроля,

до субъекта принятия решений по результатам контроля.

Принцип эффективности: Результаты контроля должны обеспечивать:

полноту выявления отклонений (фактического состояния от требуемого),

своевременность выявления таких отклонений,

установление причин отклонений,

установление виновных лиц,

помощь в разработке профилактических мер.

Принцип научности: Контроль осуществляется путём применения научно обоснованных методов и приёмов.

Принцип плановости: Контроль должен осуществляться планово:

планируются мероприятия контроля определённого субъекта (контролирующего органа) на период времени,

планируется набор определённых контрольных действий в рамках мероприятия контроля,

контрольным действиям должно предшествовать предварительное изучение объекта контроля для достижения понимания его деятельности.

Принцип законности: Осуществление контроля в соответствии с законодательством; обеспечение охраны законных интересов как государства и общества в целом, так граждан и юридических лиц.

Принцип ответственности: Нормативно предусмотренная ответственность субъекта контроля:

за соблюдение в процессе контроля законов и правовых актов,

за достоверность результатов контроля (так как на их основании принимаются решения, включая правовые).

На рисунке 1 представлены виды контроля.



Рисунок 1 - Виды контроля: предварительный, текущий, заключительный

контроль управленческий

На рисунке 2 представлен непосредственно процесс осуществления контроля.

Рисунок 2 - Процесс осуществления контроля

Как видно согласно рисунка 2, в целом используется 4 этапа.

Согласно мнению других авторов, можно выделить другие фазы процесса осуществления контроля.



Рисунок 3 - Процесс осуществления контроля в фазе осуществления управления

2. Особенности реализации функции контроля в процессе управления организацией

Под контролем понимается система наблюдения и проверки процесса функционирования и фактического состояния управляемого объекта, реализуемая со следующими целями:

Оценка обоснованности и эффективности принятых управленческих решений.

Оценка результатов реализации этих решений.

Выявление отклонений в функционировании объекта:

от принятых решений,

от установленных правил и норм.

Разработка мер по преодолению выявленных отклонений.

Разработка мер по корректировке управленческих процессов с целью профилактики деструктивных отклонений.

Устранение препятствий для оптимального функционирования объекта.

Таким образом, контроль является процессом, обеспечивающим достижение системой поставленных целей путём сравнения фактического состояния системы с желаемым.

Элементы контроля

Контроль (как и любая стадия управления) характеризуется следующими элементами: Малолетко А.Н. Контроль и ревизия : учеб.пособие. - Москва: КНОРУС, 2008. - С. 9 - 26. - 312 с

субъект контроля - тот, кто осуществляет контроль,

субъект принятия решений по результатам контроля,

объект контроля - то, что подлежит контролю,

предмет контроля - набор вопросов и критериев, согласно которым организуется контроль,

цель контроля,

задачи контроля,

принципы контроля,

методы контроля,

технология контроля,

процесс контроля.

На рисунках 4 и 5 отражена функция «контроля» в процессе управления организацией.

Рисунок 4 - Функция «контроля» в процессе управления организацией

Рисунок 5 - Функция «контроля» в процессе управления организацией

Важные аспекты контроля

Для понимания сущности контроля необходимо выделить ряд аспектов:

Контроль - один из процессов, обеспечивающий достижение системой поставленных целей. Для того, чтобы контрольные процессы могли реализоваться, необходимо, чтобы в системе были организованы также следующие управленческие процессы (элементы управления) [1]: Мельник М.В., Пантелеев А.С., Звездин А.Л. Ревизия и контроль : учебник. - Москва: КНОРУС, 2009. - С. 13 - 16. - 640 с.

установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;

корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль направлен на недопущение разрастания проблемы (отклонения фактического состояния системы (объекта) от заданного).

Важнейшей составляющей контроля является обратная связь.

Контроль не должен быть чрезмерным, так как несущественные отклонения фактического состояния объекта (управляемой системы) от заданного, вызывающие срабатывание контрольных механизмов, делают эту систему неэкономичной. Также важно учесть, что чрезмерный контроль может переориентировать элементы управляемой системы с достижения поставленных целей на удовлетворение требований контроля.

Заключение

Для того, чтобы контроль обеспечивал достижение целей организации, он должен обладать следующими свойствами:

стратегическая направленность контроля. Контроль должен отражать приоритет конкретной организации или органа управления организацией. Если какие-то виды деятельности имеют стратегическое значение, то в этой области должен быть налаженэффективный контроль;

ориентация на результаты. Конечная цель контроля заключается не только в сборе информации, установлении стандартов и выявлении проблем, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед учреждением. Средства контроля не должны занять более важного места, чем подлинные цели конкретной организации. Когда контрольный механизм не срабатывает, необходимо совершенствовать структуру прав и обязанностей, а не процедуру измерений. Контроль эффективен, когда организация достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат выживание ее в будущем;

соответствие делу. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно;

своевременность контроля. Система эффективного контроля дает возможность получить нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис;

гибкость контроля. Если что-то непредвиденное в учреждении можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к изменениям;

простота контроля. Избыточная сложность контроля - синоним потери контроля над ситуацией. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей;

экономичность контроля. Если суммарные затраты на контроль превосходят его преимущества, то органом управления лучше не использовать эту систему контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля;

контроль на международном уровне. При международной системе контроля жесткий контроль неприемлем с точки зрения национальных культур, функции контроля приобретают дополнительную степень сложности.

По итогам контроля управляющий определяет собственные действия исходя из их срочности и актуальности, разрабатывает меры, которые требуют безотлагательной реализации, после этого меры, принимаемые лишь после определенной подготовки и, наконец, отражает мероприятия, которые следует реализовать в дальнейшем отчетном периоде.

Список литературы

1. Абчук В.А. Азбука менеджмента. - СПб.: Союз, 2012. - 272 с.

2. Бровкина Н.Д. Контроль и ревизия: учеб.пособие. - Москва: ИНФРА-М, 2009. - 346 с.

3. Малолетко А.Н. Контроль и ревизия: учеб.пособие. - Москва: КНОРУС, 2008. - 312 с

4. Мельник М.В., Пантелеев А.С., Звездин А.Л. Ревизия и контроль: учебник. - Москва: КНОРУС, 2009. - 640 с.

5. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента Москва.: Дело, 2011. - 702 с.

6. Уткин Э.А. Профессия менеджер. - М.: Экономика, 2010. - 176 с.

Размещено на Allbest.ru