Порядок разработки унифицированных форм документов

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Министерство образования и науки РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ Государственное БЮДЖЕТНОЕ образовательное учреждение Высшего профессионального образования

«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет политических наук

Порядок разработки унифицированных форм документов

(реферат)

Выполнила студентка:

5 курса, группа 1493з

М.Г. Петрович

Проверил: Е.П. Жданов

г. Барнаул, 2013

Содержание

Введение

Унифицированные формы документов (УФД) как результат унификации и последующего нормативного закрепления

Технология внесения изменений в УФД, входящие в УСД

Заключение

Список используемой литературы

Введение

В современных условиях мирового социально-экономического развития, при переходе от индустриального к информационному (постиндустриальному) обществу, наблюдается стремительное развитие информационных технологий. Особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления. Информационное обеспечение управления (ИОУ) - это сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Информационное обеспечение управления, прежде всего, система в которой взаимодействуют, с одной стороны, человек - пользователь системы, с другой - совокупность информационных потоков по сбору, переработке и передаче информации об объекте с помощью информационных технологий, а с третьей стороны - это суммарность методов и средств по размещению и организации информации.

Последняя включает в себя классификацию и кодирование, унифицированные системы документации, рационализации документооборота и форм документов.

Больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда. Этим обусловлен выбор темы моего исследования: «Унификация и стандартизация документов».

Объект - управленческие документы

Предмет - особенности унификации и стандартизации управленческих документов.

Цель - охарактеризовать особенности унификации и стандартизации управленческих документов.

Унифицированные формы документов (УФД) как результат унификации и последующего нормативного закрепления

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Исходя из этого, следует что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата -- от руководителей до рядовых сотрудников. Унификация оправдана прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного документа требует меньших затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации. По данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный. Так что унификация оправдана и с психологической точки зрения. А также с правовой точки зрения - форма текста приобретает «узаконенный» вид. Унификация оправдана и с технической точки зрения: упрощает и удешевляет применение ЭВМ и компьютеров. Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации --министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, Министерство Финансов отвечает за бухгалтерские документы, Министерство Здравоохранения РФ -- за медицинские, Государственный Комитет РФ по статистике -- за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ -- за систему организационно-распорядительной документации. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создании классификатора управленческой документации.

Унифицированные системы документации и входящие в них унифицированные формы документов подразделяются на следующие категории:

общероссийские;

отраслевые (ведомственные);

организаций, предприятий или их групп, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности (далее - организаций).

Общероссийские унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку общероссийских унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов и унифицированные формы документов организаций разрабатываются на основе общероссийских унифицированных форм документов или во взаимосвязи с ними.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку отраслевых (ведомственных) унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной отрасли (ведомства).

Унифицированные формы документов организаций утверждаются соответствующими организациями. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских и отраслевых (ведомственных) унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной организации.

Технология внесения изменений в УФД, входящие в УСД

унифицированная форма документ

Категории классификаторов и унифицированных форм документов

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на следующие категории:

общероссийские классификаторы;

отраслевые (ведомственные) классификаторы

классификаторы организаций, предприятий или их групп, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности (далее - классификаторы организаций).

Общероссийские классификаторы разрабатываются в целях обеспечения:

сопоставимости данных в различных сферах и на различных уровнях экономической деятельности (межотраслевое применение);

совместимости и взаимодействия государственных информационных систем и ресурсов;

гармонизации с международными и региональными классификациями;

информационной связи с действующими общероссийскими классификаторами;

использования их в общероссийских унифицированных формах документов.

Отраслевые (ведомственные) классификаторы разрабатываются в целях включения в них информации, содержащейся в унифицированных отраслевых (ведомственных) формах документов, отсутствующей в общероссийских классификаторах или представляющей собой выборки из общероссийских классификаторов, в которых допускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими в них объектами и (или) признаками классификации.

Классификаторы организаций разрабатываются в целях включения в них информации, содержащейся в унифицированных формах документов организаций, отсутствующей в общероссийских и (или) отраслевых (ведомственных) классификаторах либо представляющей собой выборки из общероссийских и (или) отраслевых (ведомственных) классификаторов, в которых допускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими в них объектами и (или) признаками классификации.

Для проведения сопоставимости объектов классификации или их группировок из различных классификаторов могут создаваться и использоваться переходные ключи, которые следует рассматривать в качестве справочно-поискового аппарата.

Переходные ключи могут разрабатываться между классификаторами, в которых по разным признакам классифицируются одни и те же объекты классификации; между классификаторами, имеющими взаимосвязанные объекты классификации и т.п.

Унифицированные системы документации и входящие в них унифицированные формы документов подразделяются на следующие категории:

общероссийские;

отраслевые (ведомственные);

организаций, предприятий или их групп, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности (далее - организаций).

Общероссийские унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку общероссийских унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов и унифицированные формы документов организаций разрабатываются на основе общероссийских унифицированных форм документов или во взаимосвязи с ними.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку отраслевых (ведомственных) унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной отрасли (ведомства).

Унифицированные формы документов организаций утверждаются соответствующими организациями. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских и отраслевых (ведомственных) унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной организации.

Стадии разработки и ведения общероссийских классификаторов и унифицированных форм документов

Для общероссийского классификатора установлены следующие стадии разработки и ведения:

1-я стадия - организация разработки общероссийского классификатора;

2-я стадия - разработка первой редакции проекта общероссийского классификатора и ее рассылка в заинтересованные организации;

3-я стадия - разработка окончательной редакции проекта общероссийского классификатора, ее обязательное согласование и представление для принятия;

4-стадия - принятие и государственная регистрация общероссийского классификатора;

5-я стадия - официальное издание общероссийского классификатора;

6-я стадия - ведение общероссийского классификатора.

Для общероссийской унифицированной формы документов установлены следующие стадии разработки и ведения:

1-я стадия - организация разработки общероссийской унифицированной формы документов;

2-я стадия - разработка первой редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

3-я стадия - разработка окончательной редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

4-я стадия - утверждение и регистрация общероссийской унифицированной формы документов;

5-я стадия - тиражирование бланков форм документов;

6-я стадия - ведение общероссийской унифицированной формы документов.

Порядок разработки, утверждения, введения в действие, издания, ведения и применения отраслевых (ведомственных) классификаторов и классификаторов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

Порядок разработки, утверждения, введения в действие, тиражирования, ведения и применения отраслевых (ведомственных) унифицированных форм документов и унифицированных форм документов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

Регистрация классификаторов и унифицированных форм документов

Принятые Госстандартом России общероссийские классификаторы подлежат государственной регистрации, осуществляемой ВНИИКИ Госстандарта России.

При государственной регистрации каждому общероссийскому классификатору присваивается обозначение, состоящее из обозначения его категории - «ОК», отделенного пробелом трехзначного регистрационного номера и отделенного тире года принятия общероссийского классификатора, записываемого четырьмя цифрами.

Для общероссийского классификатора, построенного на основе полного аутентичного текста международного, регионального или межгосударственного классификатора или стандарта, а также гармонизированного с ними, указываются в скобках обозначения этих классификаторов или стандартов после обозначения категории общероссийского классификатора «ОК».

Для общероссийского классификатора, построенного с учетом требований, отражающих потребности российской экономики, на основе международного, регионального или межгосударственного классификатора или стандарта их обозначения указываются в скобках после обозначения общероссийского классификатора.

При регистрации общероссийских классификаторов на каждый из них заводится дело общероссийского классификатора.

Порядок регистрации и обозначения отраслевых (ведомственных) классификаторов и классификаторов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

Общероссийские унифицированные формы документов, утвержденные в установленном порядке, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем их включения в Общероссийский классификатор управленческой документации.

Порядок регистрации отраслевых (ведомственных) унифицированных форм документов и унифицированных форм документов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства или организации.

Ведение классификаторов и унифицированных форм документов

Основными задачами ведения общероссийских классификаторов являются:

научно-методическое и организационное обеспечение работ по ведению общероссийских классификаторов;

поддержание общероссийских классификаторов в достоверном состоянии;

информационное обслуживание заинтересованных юридических и физических лиц в части общероссийских классификаторов и вносимых в них изменений.

Ведение общероссийских классификаторов, их классов и (или) группировок, обеспечивают учреждения, ответственные за ведение этих классификаторов, их классов и (или) группировок, или определенные ими головные организации из числа организаций, как правило, находящихся в их ведении.

Поддержание общероссийских классификаторов в достоверном состоянии включает разработку, согласование, проведение экспертизы и утверждение изменений, вносимых в общероссийские классификаторы, их официальное издание, а также автоматизированное внесение изменений в машинные массивы общероссийских классификаторов.

Информационное обслуживание заинтересованных юридических и физических лиц в части общероссийских классификаторов и вносимых в них изменений обеспечивают Госстандарт России, Госкомстат России и другие учреждения, ответственные за ведение общероссийских классификаторов.

Порядок ведения отраслевых (ведомственных) классификаторов и классификаторов организаций определяют соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

Ведение общероссийских унифицированных систем документации включает внесение изменений во входящие в них общероссийские унифицированные формы документов, их замену и включение новых унифицированных форм документов, а также внесение изменений в ОКУД.

Ведение общероссийских унифицированных систем документации обеспечивают федеральные органы исполнительной власти и организации, ответственные за разработку этих систем документации.

Ведение отраслевых (ведомственных) унифицированных форм документов и унифицированных форм документов организаций обеспечивают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти и организации.

Официальная информация о принятии, отмене, замене общероссийских классификаторов, внесенных в них изменениях, а также тексты этих изменений публикуются Госстандартом России в ежемесячно выпускаемом информационном указателе «Государственные стандарты».

Перечень действующих на территории Российской Федерации общероссийских классификаторов публикуется Госстандартом России в ежегодно выпускаемом информационном указателе «Государственные стандарты».

Основные задачи, функции и принципы построения автоматизированного банка общероссийских классификаторов

Автоматизированное ведение общероссийских классификаторов на базе информационно-вычислительной сети Госкомстата России осуществляется в рамках автоматизированного банка общероссийских классификаторов (АБК), предусматривающего возможность получения хозяйствующими субъектами актуальной информации по общероссийским классификаторам и изменениям к ним.

Основными задачами АБК являются:

организация распределенной базы общероссийских классификаторов и поддержание ее в актуальном состоянии;

создание условий для обозначения сопоставимости данных при межотраслевом и межрегиональном обмене информацией при внедрении общероссийских классификаторов;

оперативное предоставление актуальной и достоверной информации по общероссийским классификаторам пользователям и в системы обработки данных, функционирующие на различных уровнях, в том числе в Единый Государственный регистр предприятий и организаций (ЕГРПО), целевые реестры (регистры) федеральных органов исполнительной власти;

формирование единого информационного фонда нормативно-справочной информации в целях электронной обработки статистических данных с использованием классификаторов;

рациональное распределение потоков информации (изменений к общероссийским классификаторам, запросов, ответов на запросы) на федеральном и региональном уровнях и уровне местного самоуправления;

обеспечение эффективного информационного взаимодействия АБК с различными информационными системами федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

решение с использованием общероссийских классификаторов задач аналитического характера, включая получение сводно-группировочных таблиц статистических данных, и обеспечение информационно-справочного обслуживания пользователей в регламентном и диалоговом режимах.

АБК выполняет следующие функции:

хранение, актуализацию и многократное использование базы общероссийских классификаторов;

поиск и выдачу на видеотерминальные и печатающие устройства необходимых данных из базы общероссийских классификаторов в требуемой для пользователя форме;

реализацию работы в пакетном и диалоговом режимах;

формирование и запись на машинные носители данных об изменениях общероссийских классификаторов для актуализации нормативно-справочной информации, регистров и других баз данных;

оказание различных информационных услуг по запросам хозяйствующих субъектов;

обеспечение сохранности, целостности, контроля и защиты баз данных общероссийских классификаторов от несанкционированного доступа.

АБК построен на принципах распределенного банка данных, включающего АБК на федеральном и региональном уровнях и обеспечивающего распределение потоков информации и увязку территориальных банков в единую систему. АБК на федеральном уровне реализуется в Главном межрегиональном центре обработки и распространения статистической информации (ГМЦ) Госкомстата России, на региональном уровне - в территориальных органах Госкомстата России.

АБК на федеральном уровне, как и каждый территориальный банк в отдельности, представляет собой информационно-справочную систему, предназначенную для хранения и обеспечения актуальности информации по общероссийским классификаторам и изменениям к ним и предоставления этой информации хозяйствующим субъектам.

Информация по общероссийским классификаторам и изменениям к ним в АБК представляется ВНИИКИ Госстандарта России на бумажном и машинном носителях на основе принятых Госстандартом России общероссийских классификаторах и утвержденных ВНИИКИ Госстандарта России изменениях к ним. Информация по общероссийским классификаторам и изменениям к ним представляется во ВНИИКИ Госстандарта России (кроме общероссийских классификаторов, закрепленных за Госстандартом России) на бумажном, и машинном носителях учреждениями, ответственными за разработку и за ведение общероссийских классификаторов. ГМЦ Госкомстата России представляет во ВНИИКИ Госстандарта России общероссийские классификаторы и изменения к ним только на бумажном носителе.

Введение в действие общероссийских классификаторов и унифицированных форм документов

На этапе принятия Госстандартом России общероссийского классификатора устанавливается дата введения его в действие, исходя из необходимости сбора тиража, издания общероссийского классификатора и подготовки хозяйствующих субъектов к применению общероссийского классификатора.

При утверждении общероссийских унифицированных форм документов федеральными органами исполнительной власти и организациями, ответственными за их разработку, устанавливается дата введения их в действие с учетом необходимости регистрации и тиражирования форм документов, подготовки хозяйствующих субъектов к внедрению общероссийских унифицированных форм документов.

Основные положения по применению общероссийских классификаторов

Общероссийские классификаторы подлежат применению в различных видах экономической деятельности, включая статистику, финансовую деятельность, налоговую и лицензионную деятельность, банковское дело, бухгалтерский учет, образование, стандартизацию, сертификацию, производство продукции и оказание услуг, таможенное дело, транспорт, торговлю, внешнеэкономическую, правоохранительную деятельности, для обеспечения информационной совместимости федеральных, региональных и муниципальных информационных систем и ресурсов за счет стандартизации представления объектов технико-экономической и социальной информации в указанных видах экономической деятельности.

Использование общероссийских классификаторов при разработке правовых актов, а также при создании информационных систем и ресурсов осуществляется путем:

прямого применения общероссийских классификаторов (выборок позиций из общероссийских классификаторов) без изменения принятых кодов и наименований позиций;

включения в общероссийские классификаторы (выборки позиций из общероссийских классификаторов) дополнительных объектов классификации и классификационных признаков, не нарушающих коды и наименования позиций общероссийских классификаторов и предусмотренных в них резервных позиций.

Присвоение кодов по общероссийским классификаторам хозяйствующим субъектам осуществляют органы государственной статистики при их учете и идентификации в составе Единого государственного регистра предприятий и организаций.

В других случаях присвоение кодов объектам классификации по общероссийским классификаторам хозяйствующие субъекты осуществляют самостоятельно путем их отнесения к соответствующему коду и наименованию позиции общероссийского классификатора и несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за неправильное их присвоение и применение.

При межотраслевом обмене информацией, создании информационных систем и ресурсов не допускается применение отраслевых (ведомственных) классификаторов технико-экономической и социальной информации и классификаторов организаций для объектов классификации, установленных в общероссийских классификаторах, а также резервных кодов общероссийских классификаторов.

Международное сотрудничество в области Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации

Международное сотрудничество по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации и унификации документации осуществляется по линии международных организаций, занимающихся указанными вопросами, а также на двухсторонней и многосторонней основах с соответствующими организациями других стран.

Международное сотрудничество в области ЕСКК и УСД осуществляется в таких международных организациях, как ООН, ИСО, МОТ, ЮНЕСКО, ЕЭК, Евростат и других.

В рамках ИСО оно осуществляется техническим комитетом по стандартизации ТК 257 «Документы и информация в управлении, торговле, промышленности и банковском деле» во взаимосвязи с техническими комитетами ИСО/ТК 154 «Документы и информационные элементы в управлении, торговле и промышленности» и ИСО/ТК 68 «Банковское дело и соответствующие финансовые службы».

Международное сотрудничество по линии международных организаций заключается в участии в разработке международных классификаций и стандартов, подготовке замечаний и предложений по проектам международных классификаций и стандартов.

Выработку согласованных решений, координацию работ и определение основных направлений деятельности на межправительственном уровне осуществляет Межгосударственный Совет по стандартизации, метрологии и сертификации.

Использование международных и региональных классификаций осуществляется на основе гармонизации с ними разрабатываемых общероссийских классификаторов путем:

прямого применения международных и региональных классификаций без изменения принятых в них кодов и наименований;

включения в них дополнений, отражающих специфику российской экономики, не нарушающих коды и наименования позиций международных и региональных классификаций и предусмотренных в них резервных позиций, если иное не предусмотрено в международной и региональной классификации.

Двухстороннее или многостороннее сотрудничество по вопросам классификации, кодирования и унификации документации включает работы по гармонизации национальных классификаторов стран-партнеров и систем их ведения, совместную разработку классификаторов, нормативных документов, проведение взаимных консультаций, обмен опытом и информацией.

Заключение

В заключение работы следует вывод. Унификация и стандартизация являются основными направлениями в совершенствовании документов. Данные операции позволяют повышать производительность труда за счет сокращения объема времени и средств, затраченных на документацию. По этой причине знание основ унификации и стандартизации необходимо каждому человеку, работающему с большим объемом документов.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники и осуществлении межотраслевого документооборота и обеспечения совместимости информационных систем и ресурсов.

Список использованных источников и литературы

1. ГОСТ Р 1.5-03. государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению. 2003.

2. ГОСТ Р 6.30-03 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с датой введения с 1 апреля 2003 года.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.

4.Блохин Ю.И. Классификация и кодирование технико-экономической информации. М.: Экономика, 2005.

5.Кокорев В.И. Унификация документов управления. М.: Экономика, 1979. - 184 с.

6.Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30 - 2003. М., 2003. - 19 с.

7.Саков А.А. Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы. М.: Экономика, 1982. - 168 с.

8.Основные положения единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации ПР 50.1.019-2000

Размещено на Allbest.ru