Документы по учету личного состава

Размещено на http://www.allbest.ru/

5

Москва

2011

ПЕРВЫЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ

Факультет: менеджмент организации

РЕФЕРАТ К ЗАЧЁТУ

по делопроизводству

на тему: «Документы по учёту личного состава»

Автор: Курскова Т. С.



Содержание

Введение

1. Трудовые договоры

2. Приказы по личному составу

3. Трудовые книжки

4. Личные листки по учету кадров

5. Личные карточки

6. Личные дела

Приложения

Примечание: сокращения

Литература



Введение

Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).

Необходимые функции по управлению личным составом в организациях осуществляется самостоятельными структурными подразделениями: отдел персонала или отдел кадров. В сфере малого бизнеса данные функции выполняют отдельные работники: инспектор по кадрам, менеджер по персоналу или в порядке совместительства - секретарь руководителя организации или главный бухгалтер.

В независимости от формы собственности предприятия все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат обязательному документированию. Совокупность документов, фиксирующих этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Всю документацию по личному составу (как первичную (учетную), так и организационно-распорядительную) можно классифицировать на 4 группы по этапам трудового цикла:

· документация, связанная с комплектованием персонала организации;

· документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

· документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

· документация, связанная с прекращением трудовой деятельности работника в организации (увольнение, прекращение трудового договора).

По назначению документацию по личному составу можно разделить на 2 группы:

· по учету кадров;

· по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

В данной работе будет рассказано о документации, которая относится к учету кадров (личного состава).

Документы по учету личного состава - это совокупность документов, фиксирующих этапы трудовой деятельности работников.

К документам по личному составу относятся:

· трудовые договоры;

· приказы по личному составу Приказы по личному составу по своей классификации относятся как к документам по личному составу, так и к распорядительным документам организации.;

· трудовые книжки;

· личный листок по учету кадров;

· личные карточки;

· личные дела.

Документы по личному составу содержат персональные данные граждан, которые относятся к конфиденциальной информации и, соответственно, не подлежат разглашению.

Порядок доступа к персональным данным граждан (физическим лиц) устанавливается федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». В отношении работников защита персональных данных регулируется также правилами гл. 14 Трудового кодекса РФ.

СТАТЬЯ 86. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты. Трудовой кодекс Российской Федерации: текст изм. и доп. на 25 апреля 2011 г. - М.: Эксмо, 2011. - 256 с. - (Актуальное законодательство: библиотечка «Российской газеты»). - с. 61-62.

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящими кодексом и иными федеральными законами; документация персонал трудовой деятельность

3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе поучать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

7) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленным настоящим Кодексом или иными федеральными законами;

8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

9) работники не должны отказываться от своих прав на защиту и сохранение тайны;

10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.



1. Трудовые договоры

Трудовой договор фиксирует установление и регулирование трудовых правоотношений между работодателем (предприятием) и контрактником (работником). В соответствии со ст. 56 Трудового кодекса РФ трудовой договор - это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Трудовой договор может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет или на время выполнения определенной работы. Более подробно о сроках трудового договора говорится в ст. 58 и ст. 59 ТК РФ.

В трудовом договоре указываются:

· фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (или фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор;

· сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;

· идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей, являющихся физическими лицами, не являющихся при этом предпринимателями);

· сведения о представителе работодателя, подписавший трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

· место и дата заключения трудового разговора.

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

· место работы, а в случае, если работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, имеющем другое территориальное местоположение, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

· трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации; конкретны вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот или наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, установленном Правительством РФ;

· дата начала работы, а в случае заключения срочного трудового договора - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии ТК или иным федеральным законом;

· условия оплаты труда (в т.ч. размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

· режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

· компенсации за тяжелую работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

· условия, определяющие характер работы в необходимых случаях (подвижной, разъездной характер работы, работа в пути и др.);

· условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии ТК РФ и иными федеральными законами;

· другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из предусмотренных первой и второй частями настоящей статьи, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими условиями и (или) сведениями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:

· об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;

· об испытании (испытательном сроке);

· о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой или др.);

· об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;

· о видах и об условиях дополнительного страхования работника;

· об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;

· об уточнении применительно к условиям работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

По соглашению сторон в трудовой договор могут также вноситься права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.

Срок хранения трудовых договоров - 75 лет с 1 января года, следующего за годом их прекращения.

Примерная форма трудового договора представлена в приложении 1.

2. Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются прием на работу, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового договора не исключает необходимости издания приказа по личному составу о его зачислении на работу (ст. 68 ТК РФ).

СТАТЬЯ 68. Оформление приема на работу.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Приказы по личному составу включаются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с», например: № 1 л/с, № 2 л/с и т.п.

Приказы по личному составу оформляются на бланках предприятия для внутренних документов и имеют следующие реквизиты:

· наименование предприятия;

· наименование вида документа;

· дата документа;

· регистрационный номер документа;

· заголовок к тексту;

· текст документа;

· подпись;

· визы согласования документа.

Текст приказа обычно делится на 2 части: констатирующую (может опускаться) и распорядительную. В констатирующей части указываются причины издания приказа. Распорядительная часть приказа по личному составу печатается от границы левого поля и начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ». На следующей строке указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (полностью), должность, срок назначения, увольнения или перевода.

При увольнении сотрудника указывается соответствующая статья ТК РФ. При приеме на работу указывается вид приема на работу (постоянная или временная работа, с испытательным сроком или без него) и размер оклада.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в работу которого входит работа с персоналом.

Отметка об ознакомлении с приказом содержит слова: «С приказом ознакомлен», подпись сотрудника и дату ознакомления.

По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Приказы по личному составу хранятся 75 лет - индекс «В».

Помимо приказов по личному составу в процессе деятельности предприятия могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами (например, о поощрениях, взысканиях, отпусках и т.п.). Они имеют индекс «к» и хранятся в самостоятельном деле не более 3 лет.

Образец приказа о приеме на работу работника приведен в приложении 2. Приказ о приеме работников - в приложении 3.

Образец приказа о переводе работника на другую работу приведен в приложении 4.

Образец приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) приведен в приложении 5.

Образец приказа (общего) по личному составу приведен в приложении 6.

3. Трудовые книжки

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В настоящее время в Российской Федерации обращается 2 образца трудовых книжек:

· «старый», утвержденный постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих»;

· «новый», утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Работодатель, являющийся физическим лицом, не имеет права производить записи в трудовые книжки работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, согласно ст. 309 ТК РФ.

СТАТЬЯ 309. Документы, подтверждающие период работы у работодателей - физических лиц. Трудовой кодекс Российской Федерации: текст изм. и доп. на 25 апреля 2011 г. - М.: Эксмо, 2011. - 256 с. - (Актуальное законодательство: библиотечка «Российской газеты»). - с. 167-168.

Работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком РФ вестись и на государственном языке данной республики.

Все записи в трудовой книжке ведутся без сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

1) Сведения о работнике:

· фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

· образование, профессию, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлению на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Данная информация прописывается на титульном листе. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки показан в приложении 7.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, образовании, профессии, специальности производятся работодателем по последнему мест работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, о расторжении брака, об изменениях фамилии, имени, отчества и других документов.

2) Сведения о работе:

· сведения о приеме на работу;

· сведения о переводах на другую постоянную работу;

· сведения об увольнении работника;

· основания прекращения трудового договора.

По желанию работника вносятся в трудовую книжку по месту основной работы сведения о работе по совместительству (и об увольнении с данной работы) на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Образец заполнения раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке показан в приложении 8.

3) Сведения о награждениях и поощрениях:

· о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

· о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

· о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Также не вносятся записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе.

4) Сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

5) Сведения о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах.

6) Сведения о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее 3 дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора (увольнения) вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев, предусмотренных пунктами 4 и 10 данной статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

СТАТЬЯ 77. Общие основания прекращения трудового договора Трудовой кодекс Российской Федерации: текст изм. и доп. на 25 апреля 2011 г. - М.: Эксмо, 2011. - 256 с. - (Актуальное законодательство: библиотечка «Российской газеты»). - с. 52-53..

Основаниями прекращения трудового договора являются:

1) соглашение сторон (статья 78 настоящего Кодекса);

2) истечение срока трудового договора (статья 79 настоящего Кодекса), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

3) расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80 настоящего Кодекса);

4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя (статьи 71 и 81 настоящего Кодекса);

5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);

6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомства (подчиненности) организации либо ее реорганизации (статья 75 настоящего Кодекса);

7) отказ работника от продолжения работы в связи с изменениями определенных сторонами условий трудового договора (часть четвертая статьи 74 настоящего Кодекса);

8) отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (части 3 и 4 статьи 73 настоящего Кодекса);

9) отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем (часть первая статьи 72.1 настоящего Кодекса);

10) обстоятельства, не зависящие от воли сторон (статья 83 настоящего Кодекса);

11) нарушение установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (статья 84 настоящего Кодекса).

Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Часть третья утратила свою силу.

Если договор расторгается в связи со случаями, приведенными в пунктах 4 и 10 ст. 77 ТК РФ, то в трудовую книжку вносится запись об увольнении/прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 или ст. 83 Трудового кодекса РФ.

СТАТЬЯ 81. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя. Трудовой кодекс Российской Федерации: текст изм. и доп. на 25 апреля 2011 г. - М.: Эксмо, 2011. - 256 с. - (Актуальное законодательство: библиотечка «Российской газеты»). - с. 54-56.

Трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случаях:

1) ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем;

2) сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;

3) несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;

4) смены собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера);

5) неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;

6) однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей:

а) прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течении всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены);

б) появление работника на работе (на своем рабочем месте либо на территории организации - работодателя или объекта, где по поручению работодателя работник должен выполнять свою функцию) в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

в) разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашения персональных данных другого работника;

г) совершения по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях;

д) установленного комиссией по охране труда или уполномоченным по охране труда нарушения работником требований охраны труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий;

7) совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основания для утраты доверия к нему со стороны работодателя;

8) совершения работником, выполняющим воспитательные функции, аморального поступка, не совместимого с продолжением данной работы;

9) принятия необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации;

10) однократного грубого нарушения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей;

11) представления работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора;

12) утратил силу;

13) предусмотренных трудовым договором с руководителем организации, членами коллегиального исполнительного органа организации;

14) в других случаях, установленных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Порядок проведения аттестации (пункт 3 первой части настоящей статьи) устанавливается трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников.

Увольнение по основанию, предусмотренному пунктом 2 или 3 частью первой настоящей статьи, допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнить с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

В случае прекращения деятельности филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения организации, расположенного в другой местности, расторжение трудовых договоров с работниками этого подразделения производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации.

Увольнение работника по основанию, предусмотренному пунктом 7 или 8 части первой настоящей статьи, в случаях, когда виновнее действия, дающие основания для утраты доверея, либо соответственно аморальный поступок совершены работником вне места работы или по месту работы, но не в связи с исполнением им трудовых обязанностей, не допускается позднее одного года со дня обнаружения проступка работодателем.

Не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске.

СТАТЬЯ 83. Прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Трудовой кодекс Российской Федерации: текст изм. и доп. на 25 апреля 2011 г. - М.: Эксмо, 2011. - 256 с. - (Актуальное законодательство: библиотечка «Российской газеты»). - с. 83-84.

Трудовой договор подлежит прекращению по следующим обстоятельствам, не зависящим от воли сторон:

1) призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;

2) восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;

3) не избрание на должность;

4) осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу;

5) признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации;

6) смерть работника либо работодателя - физического лица, а также признание судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим;

7) наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства Российской Федерации или органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации;

8) дисквалификация или иное административное наказание, исключающее возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору;

9) истечение срока действия, приостановление действия на срок более двух месяцев или лишения работника специального права (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношения оружия, другого специального права) в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, если это влечет за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору;

10) прекращение допуска к государственной тайне, если выполняемая работа требует такого допуска;

11) отмена решения суда или отмена (признание незаконным) решения государственной инспекции труда о восстановлении работника на работе;

12) приведение общего количества работников, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства, в соответствие с допустимой долей таких работников, установленной Правительством Российской Федерации для работодателей, осуществляющих на территории Российской Федерации определенные виды экономической деятельности;

13) возникновение установленных настоящим Кодексом, иным федеральным законом и исключающих возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору ограничений на занятие определенными видами трудовой деятельности.

Прекращение трудового договора по основаниям, предусмотренным пунктами 2, 8, 9, 10 или 13 части первой настоящей статьи, допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнить с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Трудовой договор по основанию, предусмотренного пунктом 12 части первой настоящей статьи, прекращается не позднее окончания срока, установленного Правительством Российской Федерации для привидения рабтодателями, осуществляющими на территории Российской Федерации определенные виды экономической деятельности, общего количества работников, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства, в соответствие с допустимой долей таких работников.

При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующую статью и пункт ТК РФ или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой должностью лишен права заниматься).

Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением или отстраненных от должности связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными в соответствии оправдательным приговором или постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.

При увольнении осужденного с работы в установленном законом порядке и поступлении его на другую работу соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа по последнему месту работы в трудовую книжку работника вносится запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Данная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работу на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работу на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе и сведения о награждениях, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается: изменение записей производится путем признания записей недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника или переводе его на другую работу в случае признания увольнения или перевода незаконным.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

· сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

· сведения о работе и награждении (поощрения), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность: обгорела, порвана, испачкана и т.д.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний дух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки).

В случае заполнения трудовой книжки на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его рудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или несоответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника или его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

· приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

· книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и ее вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственного за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении или в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровом отделе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном законом порядке.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

4. Личные листки по учету кадров

Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о самом работнике. Личный листок составляет основу личного дела работника, именно поэтому необходимо его оформление при поступлении на работу. Личный листок содержит фотографию, перечень вопросов о биографических данных, сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании, военной службе, семейном положении и другие данные.

В форме личного листка по учету кадров не должны содержать пункты, касающиеся национальности, социального происхождения, партийной принадлежности, политических и религиозных убеждений и т.п.

В приложении 9 приведен образец личного листка по учету кадров.

Обо всех последующих изменениях, происходящих в период работы в личных данных, внесенных в личный листок, работник обязан сообщать в отдел кадров организации. Данные изменения вносятся в дополнении к личному листку по учету кадров, форма которого приведена в приложении 10. Также в дополнение к личному листку вносится информация о наложении и снятии взысканий на данного работника, а также сведения о награждениях и поощрениях.

5. Личные карточки

Личные карточки формы Т-2 (приложение 11) заводятся на всех работников предприятия (кроме государственных служащих На работников, поступающих на государственную службу, оформляется похожая форма - Т-2 ГС(МС), более объемная по своему содержанию.), независимо от того, приняты они на временную или постоянную работу. Личная карточка является основным документом по учету персонала. Все записи в карточке делаются на основании представленных работником документов. Карточка оформляется в одном экземпляре.

Личные карточки заполняются машинописным способом или от руки лицом, ответственным за работу с персоналом или секретарем. При заполнении личной карточки сокращения недопустимы.

Лицевая сторона личной карточки содержит разделы «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете». Раздел «Общие сведения» заполняется по данным паспорта, диплома и трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки, заверенной нотариусом). Раздел «Сведения о воинском учете» заполняется на основании данных военного билета. На оборотной стороне содержатся данные об отпусках, назначениях, перемещениях, дополнительных сведениях и причинах увольнения.

Код профессии и специальности заполняются в соответствии с общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и специальностей по образованию (ОКСО). Все последующие изменения данных о работнике также отражаются в личной карточке.

Свободные сроки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации.

После оформления раздела «Общие сведения» лицо, на которое оформляется личная карточка при приеме на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Свободные строки в п. 6 раздела 1 предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.

При заполнении пункта о трудовой деятельности организации необходимо именовать так, как они именовались в период работы в них. Военную службу необходимо записывать с указанием должности.

С каждой записью о приемах на работу, переводах на другую постоянную работу, вносимой на основании приказа (распоряжения), администрация должна ознакомить работника под роспись в соответствующей графе.

В разделе личной карточки «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендовано хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

Сюда же заносятся и другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки ВТЭК записывается группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключение ВТЭК об условиях и характере труда, а также можно записывать другие данные, необходимые для учета.

На научных и научно-педагогических работников дополнительно к форме Т-2 составляется форма Т-4.