Методы производственного менеджмента

Следует выделить четыре основные разновидности методов административного управления, применяемых в Отделе Образования:

1) Организационное воздействие основано на действии утвержденных внутренних нормативных документов, регламентирующих деятельность персонала.

2) Распорядительное воздействие направлено на достижение поставленных целей управления, соблюдение требований внутренних нормативных документов и поддержание заданных параметров системы управления путем прямого административного регулирования. Распорядительные воздействия руководства Отдела Образования выражены в виде приказов, распоряжений, указаний, инструкций, нормировании труда, координации работ и контроля исполнения. Инструктаж и координация работ рассматриваются как методы руководства, основанные на учении подчиненных правилам выполнения трудовых операций.

3) Дисциплинарная ответственность и взыскания применяются при нарушении трудового законодательства, неисполнении или ненадлежащем исполнении трудовых, служебных обязанностей и выражается в замечаниях, выговорах, строгих выговорах, понижении в должности, наконец, в увольнении. При этом следует отметить, что начальник Отдела Образования создает условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда. Трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка.

4) Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения. Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба установлена трудовым договором, заключаемым с начальником главным бухгалтером, бухгалтером-кассиром, а с некоторыми работниками - отдельными письменными договорами.

Таким образом, анализ административных методов управления персоналом, применяемых в Отделе Образования в целом позволил сделать вывод о позитивном воздействии применяемых административных методов. Однако следует отметить, что необходимой составляющей организационного воздействия является наличие коллективного договора - правового акта, регулирующего социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемого работниками и работодателем в лице их представителей (ст.40 Трудового кодекса). В ст.22 Трудового кодекса прямо установлено, что работодатель обязан соблюдать условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров. Кроме того, обязательность выполнения коллективных договоров является основным принципом социального партнерства (ст.24 Трудового кодекса). В Отделе Образования коллективный договор отсутствует.

Экономические методы управления персоналом выступают в следующих формах: планирование, анализ, предоставление экономической самостоятельности, которые могут вызывать материальную заинтересованность работников в результатах своего труда. Позитивное воздействие их применения обусловлено эффективностью функционирования таких компонентов как:

· система оплаты труда;

· система ответственности, предполагающая применение вознаграждений и санкций за результативность работы;

· система стимулирования инновационной деятельности, направленной на повышение эффективности деятельности предприятия, а также качества ее продукции, совершенствование технологических процессов и т.д.

В Отделе Образования главное место среди данных компонентов экономического воздействия занимает оплата труда, которая является основным мотивом трудовой деятельности.

Включение элементов, характеризующих систему оплаты труда, является принципиальным для определения эффективности экономического методы управления персоналом.

Выделяют два основных типа вознаграждения: основанный на результатах труда и не связанный с ним. Вознаграждение по результатам деятельности или за ее эффективность используется в США, Западной Европе и в Японии. Эта система труда признается более эффективной, чем другие, так как способствует повышению мотивации сотрудников к росту производительности. Система оплаты труда, применяемая в Отделе Образования, не учитывает конечную результативность, слабо стимулирует рост производительности труда. [36, c. 148]

Преобладание подобной системы оплаты труда работников в организации связывается с наличием неэкономических критериев, например, статусно-иерархическими параметрами, такими как тарифная сетка для работников (повременная - за фактически отработанное время), должностные оклады для руководителей, специалистов.

При управлении текущей деятельностью предприятия используется материальное стимулирование труда работников. Однако премирование за счет прибыли не существует в виде системы и не зафиксировано в виде положения, где был бы установлен порядок и условия применения.

Таким образом, в Отделе Образования не используется стимулирующая роль премирования из прибыли, поскольку организация является бюджетной.

Социально-психологические методы - совокупность специфических способов воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах. Для наибольшей эффективности воздействия необходимо знать психологические особенности исполнителей, социально-психологические характеристики; коллективов; использовать приёмы, которые носят личностный характер (личный пример, авторитет, убеждение, соревнование, и прочее). Приёмы и способы социально-психологического воздействия определяются компетентностью и способностью руководителя.

В Отделе Образования эти методы направлены как на группу сотрудников, так и на отдельные личности. Развитие у сотрудников чувства принадлежности к организации происходит с помощью формирования корпоративного духа.

Среди социально-психологических методов управления персоналом, используемых следует также назвать оптимизацию организации рабочего места, организацию корпоративных праздников, проведение внутриорганизационных конкурсов и др. Позитивные и негативные воздействия используемых на предприятии в Отделе Образования социально-психологических методов представлены в таблице 10.

Таблица 10 - Позитивные и негативные методы воздействия социально-психологических методов управления

Позитивный метод воздействия	Негативный метод воздействия
Формирование морального кодекса (правил) взаимоотношений сотрудников
Разработка философии предприятия, регламентирующей внутрифирменные правила взаимоотношений. Развитие корпоративной культуры и партнерских взаимоотношений сотрудников.	Нарушение общественных и внутрифирменных норм в угоду личным интересам лидеров и руководителей. Реализация принципов личных интересов и поощрения только лучших членов коллектива.
Социальные методы воздействия
Проведение личного наблюдения в коллективе, ориентация на демократический стиль руководства. Поддержка соревновательности сотрудников, накопленных традиций	Игнорирование социологического анкетирования в коллективе о состоянии климата. "Сбрасывание" проблем социального развития коллектива на городские власти и инфраструктуру сервиса. Ориентация на рыночную конкуренцию, игнорирование и инициативности сотрудников.
Психологические методы воздействия
Формирование хорошего психологического климата в коллективе на основе знания руководителем психологических методов исследования. Участие высшего руководства в психологических тренингах.	Неэффективное использование психологических методов мотивации и ориентация на командование, принуждение и наказание. Отсутствие проведения психологического тестирования сотрудников и организации индивидуальной работы с ними с учётом типа личности, темперамента. Отсутствие социальных психологов в коллективе, игнорирование психологических тренингов для руководителей всех уровней управления.

Таким образом, проведенный анализ показал, что система управления персоналом не полностью эффективна. К ее достоинствам можно отнести сформированность кадрового состава, его достаточный образовательный и профессиональный уровень, эффективное использование административных методов управления персоналом. Однако анализ экономических и социально-психологических методов управления развитием персонала выявил проблемы, игнорирование которых может отрицательно повлиять на эффективность деятельности Отдела Образования.

2.4 Основные направления по совершенствованию использования методов производственного менеджмента в отделе образования

На основе анализа, предоставленного выше, целесообразно предложить следующий план мероприятий по совершенствованию методов управления персоналом Отдела Образования.

Заключение коллективного трудового договора

Коллективный договор - это локальный нормативный акт, который должен повышать правовые и социальные гарантии работников по сравнению с теми, что предусмотрены трудовым законодательством.

Наличие коллективного договора позволит начальнику оптимизировать решение сразу нескольких проблем.

Во-первых, он помогает стабилизировать отношения с трудовым коллективом. Установление показателей премирования, системы доплат и надбавок усиливает мотивацию работников. Через коллективный договор можно решать вопросы повышения производительности труда, ответственности коллектива и др.

Во-вторых, коллективный договор позволяет существенно сократить объем кадрового документооборота.

В-третьих, коллективный договор для работодателя - это инструмент управления налоговой нагрузкой по налогу на прибыль, НДФЛ, ЕСН. В соответствии с главой 25 Налогового кодекса расходы на оплату труда уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. В эти расходы помимо зарплаты включаются стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные выплаты, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием работников и предусмотренные коллективными договорами (ст.255 НК РФ).

Так, облагаемую базу по налогу на прибыль, например, уменьшают предусмотренные коллективным договором расходы:

· на предоставление бесплатного или льготного питания (п.25 ст.270 НК РФ);

· оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования и специальными маршрутами (п.26 ст.270 НК РФ).

Таким образом, заключение коллективного договора будет способность более эффективному применению административных методов управления персоналом Отдела Образования.

Внедрение новой системы оплаты труда, основанной на результатах труда.

Материальное стимулирование должно осуществляется путем установления уровня материального вознаграждения (заработная плата, премии), компенсаций и льгот. Следует премировать персонал в зависимости от выполнения (перевыполнения) плана.

Заработная плата должна своевременно индексироваться с учетом инфляции и увеличения объемов предоставленных услуг.

Предоставление разнообразных видов услуг (субсидии на питание, транспорт, членство в спортивных клубах, оздоровительных центрах), которые не обременительны в финансовом плане для организаций, являются мощным фактором повышения мотивации работников к труду.

Таким образом, применение данных экономических методов управления персоналом вызовут материальную заинтересованность в результатах своего труда.

3) Расширение применения социально-психологических методов управления персоналом.

В центре стратегической концепции управления персоналом должен находиться человек как наивысшая ценность для организации. Такой сложный организм, каким является персонал современной организации, не может рассматриваться с позиций содержания только его формальной структуры и разложения ее на отдельные части. Причинами, побуждающими людей объединиться в организации и взаимодействовать в их формальных рамках, являются физические и биологические ограничения, свойственные каждой отдельной личности, и цели, достижение которых требует коллективных усилий.

Начальнику Отдела Образования в своей деятельности необходимо учитывать законы динамики психологических процессов, межличностных отношений, группового поведения.

Закон неопределенности отклика (закон зависимости восприятия людьми внешних воздействий от различия их психологических структур) устанавливает, что разные люди и даже один человек в разное время могут по-разному реагировать на одинаковые воздействия. Это приводит к непониманию потребностей, ожиданий, особенностей восприятия индивида в той или иной конкретной деловой ситуации.

Закон неадекватности отображения человека человеком заключается в том, что ни один человек не может постичь другого человека с такой степенью достоверности, которая была бы достаточной для принятия серьезных решений относительно данного человека. Этот закон учитывает непрерывную изменчивость природы и сущности человека, в соответствии с законом возрастной асинхронности. Познанию реального психологического портрета личности способствуют принцип универсальной талантливости (нет людей неспособных, есть люди, занятые не своим делом), принцип развития (способности развиваются в результате изменения условий жизни личности и интеллектуально-психологических тренировок), принцип неисчерпаемости (ни одна оценка человека при его жизни не может считаться окончательной).

Закон расщепления смысла управленческой информации учитывает объективную тенденцию к изменению смысла директивной и иной информации в процесс ее движения по иерархической лестнице управления.

Закон самосохранения утверждает, что ведущим мотивом социального поведения личности в управленческой деятельности является сохранение её личного социального статуса, ее личной состоятельности, чувства собственного достоинства.

Закон компенсации гласит, что при высоком уровне стимуляции к труду и высоких требованиях организационного окружения к человеку нехватка каких-либо способностей для успешной конкретной деятельности возмещается другими способностями или навыками. Такой компенсаторный механизм зачастую срабатывает бессознательно, человек приобретает свой личный опыт в ходе проб и ошибок. Однако следует иметь в виду, что при достаточно высоком уровне сложности управленческой деятельности этот закон практически неприменим.

Социологические методы позволяют оценить место и назначение сотрудников в коллективе, выявить неформальных лидеров и обеспечить им поддержку, использовать мотивацию персонала для достижения конечного результата труда, обеспечить эффективные коммуникации и предупреждение межличностных конфликтов в коллективе. К числу социологических методов управления можно отнести: социальное планирование, социологические исследования, оценку личностных качеств, мораль, партнерство, соревнование, управление конфликтными ситуациями. [7, c. 67]

Социальное планирование позволит сформировать социальные цели и критерии, разработать социальные нормативы (уровень жизни, оплата труда, условия труда и т.п.) и плановые показатели, способствует достижению конечных социальных результатов: увеличение продолжительности жизни, снижение уровня заболеваемости, рост уровня образования и квалификации сотрудников, сокращение производственного травматизма и т.п. Социологические исследования служат инструментом в работе с персоналом и обеспечивают специалистов по управлению персоналом необходимыми данными, позволяющими принимать обоснованные решения при подборе, оценке, расстановке, адаптации и обучении персонала.

Современные методы социологических исследований весьма разнообразны и могут включать в себя анкетирование, интервьюирование, социометрические наблюдения, собеседования и т.п.

Личностные качества определяют внутренний мир сотрудника, который достаточно стабильно отражается в процессе трудовой деятельности и является неотъемлемой частью социологии личности. Эти качества принято делить на деловые (организационные), которые определяют результативность решения конкретных задач и выполнения ролевых функций, и моральные (нравственные), отражающие личные моральные качества сотрудника.

Мораль является особой формой общественного сознания, регулирующей действия и поведение человека в социальной среде посредством нравственных норм и правил.

Партнерские отношения должны строиться настроятся на основе взаимоприемлемых вопросов убеждения, подражания, просьб, советов, похвал. Деловые отношения, строящиеся в форме дружеского партнерства и общих увлечений, всегда будут способствовать созданию хорошего социально-психологического климата в коллективе.

Психологические методы управления играют важную роль в работе с персоналом, направлены на конкретную личность и, как правило, индивидуальны. Главной особенностью этих методов является то, что они направлены на внутренний мир человека, его личность, интеллект, чувства, образы, поведение и позволяют сосредоточить внутренний потенциал сотрудника на решении конкретных производственных задач. Психологическое планирование должно быть направлено на формирование эффективного психологического состояния коллектива. Оно включает в себя постановку целей развития и разработку критериев эффективности производственной деятельности, обоснование психологических нормативов, создание методов планирования социально-психологического климата и достижения конечных результатов.

Способы психологического воздействия являются важнейшими составляющими психологических методов управления. Они обобщают необходимые и разрешенные законодательно приемы психологического воздействия на персонал для координации действий сотрудников в процессе совместной производственной деятельности.

Важно прогнозировать воздействие социально-психологических методов управления на работу персонала, учитывая, что данные методы представляют собой наиболее тонкий инструмент воздействия на социальные группы и личность конкретного сотрудника. [39, c. 41-46]

Следует выделить три основных направления совершенствования использования социально-психологических методов в мотивации персонала Отдела Образования:

· поддержание благоприятного психологического климата в коллективе.

· развитие системы управления конфликтами.

· формирование и развитие организационной культуры.

Таким образом, данный проект мероприятий по совершенствованию методов управления персоналом Отдела Образования был разработан на основе проведения тщательного анализа системы управления персоналом, в частности, изучения административных, экономических и социально-психологических способов воздействия на членов трудового коллектива предприятия.

Выполнение данного проекта мероприятий призвано обеспечить расширение применяемых методов работы с персоналом, и как следствие повышение производительности труда.



3. Разработка положения «Управление документацией и записями» отдела образования МО «Южно-Курильский городской округ»

3.1 Общие положения

Общим требованием для документов Отдела Образования является наличие на каждом листе данных, позволяющих однозначно идентифицировать документ.

В обоснованных случаях данные по идентификации документа наносятся только на титульном листе, где приводят: наименование документа, его шифр (обозначение), фамилии разработчиков и дату разработки.

Обозначение документов производится в соответствии с порядком, установленным для данного вида документов соответствующими стандартами организации:

СТО СМК 07-2004 - обозначение стандартов организации и стандартов СМК;

СТП 09-03 - обозначение договоров;

СТП 12-00 - регистрация организационно-распорядительной документации;

СТП 15-03 - обозначение рабочей и проектной документации, в том числе отчетной документации по обследованию, экспертизе;

СТП 20-02 - регистрация документов в архиве (присвоение инвентарных номеров хранения).

Все документы должны иметь один из возможных статусов:

- учтенный (с номером);

- недействующий (со штампом)

Сотрудники института в своей деятельности должны пользоваться только учтенными документами.

Для нормативных документов, один из экземпляров регистрируется как «Контрольный экз.», о чем в правом верхнем углу документа производится соответствующая подпись.

Каждый документ имеет только один контрольный экземпляр.

Учтенные экземпляры документов СМК с номером № 1 и подлинными подписями являются контрольными и хранятся в отдельных папках с надписью «Контрольные экз.» в отделе стандартизации.

Учтенные экземпляры документов регистрируются под индивидуальными номерами и распространяются поименно. При их отмене они переводятся в статус «недействующих» и подлежат уничтожению. При необходимости хранения этих документов на них проставляется штамп «Недействующий» и они хранятся отдельно от учтенных экземпляров.

В случае издания новой редакции документа (например, редакция 2) на всех копиях документов предыдущей редакции ставится штамп «недействующий» и они хранятся отдельно.

Все журналы учета документации, которые ведутся в Отделе Образования, должны иметь следующие данные:

на титульном листе:

- название отдела и его подразделения;

- название журнала, даты начала и окончания;

на первой странице:

- должность ответственного за ведение журнала;

- подписи сотрудников Отдела Образования с расшифровкой фамилий, имеющих право заносить записи в данный журнал.

При внесении изменений в записи журнала проставляется подпись лица, внесшего эти изменения, и дата внесения.

Условия хранения документации должны обеспечивать сохранность, рациональное размещение документации, предупреждать ее повреждения и потери, а также исключать свободный доступ посторонних лиц. Порядок и условия хранения документации установлены СТП 20-02.

Все документы, в зависимости от их вида, имеют единообразную структуру оформления и изложения.

Все документы должны иметь пронумерованные страницы, утверждающие подпись и быть датированы.

Подлинники всех документов подписываются синими чернилами.

Разработка документов, проверка на адекватность, анализ, актуализация по мере необходимости, пересмотр, согласование и утверждение осуществляется ведущими специалистами института.

Ответственность за ведение, обращение и хранение всех документов несут руководители соответствующих подразделений.

Процесс управления документацией регламентирует инструкция по делопроизводству разработанная в соответствии с ГОСТом Российской Федерации Р 6.30 - 2003, утвержденным постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. № 65-ст, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68.

Инструкция распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, письма и др. (далее - документы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) и устанавливает единые требования к подготовке документов, организации документооборота, ведению учета, регистрации, контролю исполнения и хранения документов в Администрации Сахалинской области, органах исполнительной власти Сахалинской области и аппарате Администрации Сахалинской области.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, независимо от вида носителя.

Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований инструкции осуществляется управлением делопроизводства аппарата Администрации Сахалинской области.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, письменными и устными обращениями граждан возложена на начальника Отдела Образования. Начальник несет персональную ответственность за соблюдение требований инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

3.2 Управление записями

Приемом входящих документов их рассмотрением, регистрацией занимается секретарь в приемной, остальными организационно распорядительными документами занимается начальник Отдела Образования.

Входящие в организацию документы (письма, приказы, распоряжения) Большая часть входящих документов, которые секретарь, адресована начальнику Отдела Образования, остальные письма руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.

Структура документации отдела представлена в таблице 11.

Таблица 11- Структура документации

Виды документов	Состав документов
Организационно распорядительная документация	Положение о территориальном отделе Отдела Образования Должностные инструкции Приказы начальника Отдела Образования Приказы Администрации Курильского района Сахалинской области Копии
Справочно-информационная документация	Переписка с Фондом социального страхования по вопросам назначения и выплаты пособий Переписка с органами прокуратуры, суда, другими учреждениями и организациями справки, протоколы
Документы по стратегическому, оперативному планированию и отчетности	Планы работы отдела Годовой Квартальный Ежемесячные отчеты о работе отделения приема граждан по социальным вопросам
Нормативно правовые акты	Сборники нормативно правовых актов и законов РФ
Методические документы	Методическая инструкция по заполнениям базы данных Методические рекомендации по организации работ подразделений
Виды документов	Состав документов
Внешние нормативные документы	Федеральные законы Указы президента РФ Постановления, распоряжения Привательства РФ, Приказы Министерства здравоохранения и социального развития РФ. Копии Законы Сахалинской области, постановления, распоряжения Сахалинской области,
Внутренние нормативные документы	Положения, рекомендации, указания по вопросам образования

Рассмотрим этапы обработки входящих документов на примере входящего письма адресованного начальнику отдела:

После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой «лично» не вскрываются).

Секретарь регистрирует письмо в журнале регистрации входящих документов. Письмо получает входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в Отдел Образования.

Начальник отделения передает письмо начальнику Отдела Образования.

Начальник рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через начальника отделения.

Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

Начальник (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.

Начальник получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Рассмотрим этапы обработки приказа по основной деятельности:

Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения) составляются и оформляются начальником Отдела Образования.

Приказы утверждаются.

Затем внутренние документы регистрируются, размножаются начальником и направляются в структурные подразделения для исполнения.

Этапы обработки исходящих документов:

Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Оформляется исполнителем, а начальник проверяет правильность оформления.

Оформленный документ подписывается начальником Отдела Образования.

После подписания документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов (приложение 7) начальником отделения по работе с предприятиями и учреждениями.

Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в отдел по работе с предприятиями и учреждениями.

Копия документа подшивается в дело.

В Отделе Образования разрабатывается только внутренняя распорядительная документация и документы по внутреннему стратегическому планированию (планы работы отдела) и отчетности (ежемесячные отчеты по работе отделения приема граждан).

Принцип систематизации распорядительных документов устанавливает перечень управленческих документов образующихся в деятельности организации:

· приказы (распоряжения) по основной деятельности:

ь подведение итогов деятельности;

ь в случаях отмены, изменения и предоставления действий ранее изданных документов;

ь утверждение положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;

ь при введении новых нормативно правовых актов;

ь изменении графика работы отдела и т.д.

· приказы (распоряжения) по личному составу:

ь о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках;

ь о приеме на работу;

ь об увольнении;

ь о поощрение работников;

ь о премировании;

ь о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы;

ь о предоставлении отпусков по уходу за ребенком;

ь о повышении разряда работника и т.д.

· приказы (распоряжения) по административно хозяйственным вопросам:

ь об утверждении структуры организации и ее изменение;

ь о сокращении штатной численности;

ь о проведении аттестации персонала;

ь о планировании деятельности;

ь о контроле за деятельностью (отчетность);

ь о материально-техническом обеспечении;

ь об информационном и документационном обеспечении и др.

Разрабатываются и утверждаются приказы и распоряжения начальником отдела.

Этапы разработки:

1. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа(на основании документов поступающих из департамента, текущей документации предприятия и на основании законодательных актов)

2. Подготовка проекта приказа или распоряжения (оформляются на специальных бланках содержащих герб РФ, наименование организации, место составления документа и т.д.)

3. Согласование проекта документа (внутренние согласование с сотрудниками)

4. Подписание приказа или распоряжения (после согласования начальник отдела подписывает согласованный документ)

5. Регистрация приказа или распоряжения(запись о документе в журнале регистрации внутренних документов)

6. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей (передача копий документа сотрудникам)

Планы работы отдела разрабатываются начальником Отдела Образования по установленной Департаментом форме и включают в себя:

ь Мероприятия;

ь Сроки выполнения;

ь Ответственных за организацию работ.

Деятельность отдела регламентируется следующей документацией:

ь Должностные инструкции;

ь Положение об отделе;

ь Приказ о совершенствовании работы отдела;

ь Методические рекомендации по организации работ отделений.

Причинами внесения изменений в документы могут быть следующие:

· изменение условий выполнения регламентированной документом работы;

· изменение требований к выполнению работы;

· решения начальника Департамента;

· предложения начальников отделений, сотрудников и исполнителей;

· любые другие обоснованные случаи.

Решение о необходимости внесения изменений в документ принимает начальник Департамента.

Ответственным за разработку изменений к документу является начальник Отдела Образования. При необходимости, разработка изменений может быть поручена другим исполнителям.

Изменение документов осуществляются посредством:

· издания новой версии документа, если изменений более 3-х или они затрагивают принципиальные требования, изложенные в документе;

· замены отдельных положений документа, изъятием их, внесением и уточнением отдельных пунктов (с заменой листов/страниц), если изменений не более 3-х, и они не носят принципиального характера.

При издании новой версии документа вносятся изменения и изменяется год издания документа.

Порядок разработки, согласования изменений к документам аналогичен порядку разработки и согласования самих документов. Утверждает изменения начальник Отдела Образования. Датой введения изменений в действие является дата их утверждения.

При введении изменений в учтенных экземплярах документа производится корректировка согласно изменениям, а в листе регистрации изменений этого документа производится отметка о внесенных изменениях.

Замененные листы копий документов уничтожаются.

Заменённый документ (устаревшая версия) хранится в кабинете у начальника Отдела Образования.

Начальник Отдела Образования осуществляет контроль за:

· внесением изменений во все учтенные копии документа;

· регистрацией изменений в листе регистрации изменений;

· ознакомлением всех заинтересованных лиц с изменением к документу.

Начальник Отдела Образования составляет:

· планы работы отдела (ежемесячный, квартальный, годовой)

· отчеты о работе отдела (ежемесячные, годовые)

Начальник Отдела Образования несет Персональную ответственность за своевременное представление предложений по проекту перспективного и текущего планов.

Перспективный и текущий планы работы отдела включают в себя: разделы по направлениям деятельности в соответствии с задачами, возложенными на Отдел Образования.

Каждый раздел планов включает в себя: название вопроса (мероприятия), дату рассмотрения (проведения), ответственных исполнителей. План составляется по установленной Департаментом форме.

В план могут включаться следующие разделы:

· вопросы для рассмотрения у главы администрации города;

· вопросы для рассмотрения на коллегии администрации города;

· информационно-методическая работа;

· работа с кадрами, проведение семинаров и совещаний;

· работа с письменными и устными обращениями граждан;

· исполнительская дисциплина;

· взаимодействие с фондами, общественными, благотворительными и другими организациями, средствами массовой информации.

Планы, программы, сценарии проводимых массовых мероприятий утверждаются руководителем департамента. Список лиц, приглашенных на эти мероприятия, также согласовывается с ним. Срок представления материалов по запланированному мероприятию - за 7 дней до даты проведения.

Таким образом, анализ системы управления документацией и записями в Отделе Образования показал, что начальник отдела помимо своей основной деятельности занимается делопроизводством отдела и это уменьшает скорость обработки документов и управления документацией в целом. В связи с этим рекомендуется ввести должность делопроизводителя.

В отделении по работе с предприятиями и учреждениями рекомендуется доработать уже имеющиеся журналы регистрации входящих и исходящих документов, а так же разработать журнал регистрации внутренней документации.



Заключение

Качественно новый уровень развития экономики не может быть достигнут без эффективного использования персонала предприятий всех форм собственности. Это давно поняли на большинстве фирм промышленно развитых стран. Пришло время для осознания этого и в России.

Изучение эффективных приемов в управлении персоналом дает широкую возможность их применения при условии их адаптации к специфическим условиям работы организации, способствуя тем самым наиболее передовому и эффективному развитию системы менеджмента.

Одной из важнейших проблем современного менеджмента является построение и совершенствование системы управления персоналом организации. При всём многообразии подходов к решению этой проблемы невозможно определить универсальные методы и приёмы построения, т.к. каждая организация имеет свои индивидуальные особенности.

Таким образом, любое предприятие, основанное на труде большого числа людей, нуждается в совершенствовании системы управления персоналом. Создание теории управления произошло в XX веке, тогда как практика управления насчитывает тысячи лет. [17, c. 82]

С каждым годом появляется много различных технологий управления человеческими ресурсами, но неизменным остается тот факт, что каждый работник - это, прежде всего человек со своими личными социальными, психологическими и физиологическими особенностями.

Можно говорить о четырех основных парадигмах в управлении персоналом в XX в.: классический менеджмент; школа человеческих отношений; доктрина контрактации индивидуальной ответственности; доктрина командного менеджмента. [8, c. 158]

В управленческой практике методы выступают как взаимодополняющие требования в работе с персоналом, которые тесно переплетаются между собой и направлены на достижение целей организации.

Методы управления - это совокупность приёмов и способов воздействия на объект управления для достижения поставленных целей, т.е. способы воздействия на коллектив и отдельных работников с целью осуществления координации их деятельности в производственном процессе

Методы управления различаются способом, характером воздействия руководителей на подчиненных, для выполнения координации их деятельности в процессе функционирования организации.

В литературе можно увидеть разнообразные классификации методов, общепринятой является их деление на административные, экономические, социально-психологические.

Экономические методы управления представляют собой совокупность способов воздействия на экономические интересы объекта управления, основанных на сознательном использовании требований экономических законов.

Административные методы характеризуются их соответствием правовым нормами и основываются на власти, взысканиях и дисциплине.

Социально-психологические методы направлены на управления социально-психологическими процессами в коллективе для достижения поставленной цели при условии сохранения здоровья работников и хорошего морально - психологического климата в коллективе, соблюдения законодательства и требований нормативных актов. [23, c. 91-94]

В аналитической части данной работы был осуществлен анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия, проведена оценка трудовых ресурсов, а также исследованы методы управления персоналом

Проведенный анализ показал, что система управления персоналом, используемая на предприятии не полностью эффективна.

В проектной части исследования был разработан проект мероприятий по совершенствованию управления методами управления персоналом отдела образования МО «Южно-Курильский городской округ». Он включает в себя следующие мероприятия:

1) заключение коллективного трудового договора;

2) внедрение новой системы оплаты труда, основанной на результатах труда;

3) усиление роли социально-психологических методов управления. персоналом.

В результате реализации комплекса предлагаемых мероприятий в отдела образования МО «Южно-Курильский городской округ» должна сформироваться система управления персоналом, основными элементами которой являются:

· система мотивации и социальных компенсаций, обеспечивающая стремление персонала к творческому, эффективному труду и безусловному выполнению требований нормативных документов; эффективное целевое использование средств, направляемых на оплату труда и социальные компенсации;

· система организации, условия и оснащенность труда, а также мероприятия по сокращению потерь рабочего времени;

· кадровая и социальная политика, основанная на следующих принципах: высококвалифицированный персонал является главным ресурсом, определяющим успешную работу предприятия, его конкурентоспособность; предприятие проводит активную политику, направленную на привлечение и закрепление квалифицированного персонала, обеспечивает эффективное использование каждого работника в соответствии с его квалификацией, способностями и индивидуальными качествами;

· корпоративная культура, предусматривающая наличие системы ценностей, стандартов и этических норм, обеспечение высокого морального климата в трудовом коллективе на основе формирования корректных, благожелательных взаимоотношений между всеми ее работниками.



Список источников

Учебники, монографии, брошюры

1. Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами: учебник / М. Армстронг. - СПб.: Питер, 2014. - 185 с.

2. Баринов В.А. Развитие организации в конкурентной среде: учебное пособие / В.А. Баринов, А.В. Синельников - М.: Юристь, 2012. - 96 с.

3. Бондарь Н.П. Эффективное управление фирмой (Современная теория и практика) / Н.П. Бондарь, О.В. Васюхин, А. А Голубев, В.И. Подлесных. - СПб, 2012. - 314 с.

4. Беляев, А.М. Производственный менеджмент: учебник для бакалавров / И.Н. Иванов, А.М. Беляев, В.В. Лобачев; Под ред. И.Н. Иванов. - М.: Юрайт, 2013. - 574 c.

5. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала: учебный практикум В.Р. Веснин. - М.: Юристъ, 2013. - 92 с.

6. Веснин В.Р. Менеджмент: учебник / В.Р. Веснин. - М.: Проспект, 2011. 297 с.

7. Виханский О.С. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. М.: Гардарика, 2012. - 67 с.

8. Волгин А.П. Управление персоналом в условиях рыночной экономики: учебный практикум / А.П. Волгин. - М.: Норма - М, 2014. - 158 с.

9. Гайнутдинов, Э.М. Производственный менеджмент: учебное пособие / Э.М. Гайнутдинов, Л.И. Поддерегина. - Мн.: Вышэйшая шк., 2013. - 320 c.

10. Герчикова И.П. Менеджмент: учебник / И.П. Герчикова. - М.: ЮНИТИ, 2012. - 169 с.

11. Гусев Ю.В. Стратегия развития предприятий: учебное пособие для студентов. / Ю.В. Гусев. - СПб.: Питер, 2012. - 397 с.

12. Демченко Т. Управление персоналом: современные подходы: учебное пособие. / Т. Демченко. - М.: Дело, 2012. - 63 с.

13. Дизель П.М. Поведение человека в организации: пркактикум / П.М. Дизель, Р.У. Мак-Кинли. - М.: ЮНИТИ, 2012. - 458 с.

14. Журавлев П.В. Технология управления персоналом: настольная книга менеджера / П.В. Журавлев. - М.: Экзамен, 2012. - 178 с.

15. Иванцевич Д.М. Человеческие ресурсы управления: основы управления персоналом / Д.М. Иванцевич, А.А. Лобанов. - М.: Пресс, 2012. - 91 с.

16. Ильенкова С.Д. Производственный менеджмент: учебник для вузов. / С.Д. Ильенкова. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2012. - 583 с.

17. Иванов И. Н. Организация производства на промышленном предприятии: учебник./ И.Н. Иванов. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 82 с.

18. Казанцев А. К. Основы производственного менеджмента: учебное пособие. / А.К. Казанцев, Л.С. Серова. - М.: ИНФРА-М, 2011. - 348 с.

19. Карташова Л.В. Организационное поведение: учебник / Л.В. Карташова, Т.В. Никонова, Т.О. Соломанидина. - М.: Инфра-М, 2011. - 86 с.

20. Копылов Р.В. Методы управления персоналом: учебный практикум / Р.В. Копылов. - М.: Лаборатория книги, 2011. - 74 с.

21. Козловский В.А. Производственный менеджмент: учебник. / В.А. Козловский. - М.: Инфра - М, 2013. - 574 с.

22. Малюк В. И. Производственный менеджмент. / В.И. Малюк, А.М. Немчин. - Спб.: Питер, 2014. - 97 с.

23. Мескон М.Х. Основы менеджмента / М. Х Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. - М.: Дело, 2011. - С. 91-94.

24. Мишурова И.В.: Менеджмент профессиональных услуг: стратегия и тактика. / И.В. Мишурова. - М.-Ростов на/Д: МарТ, 2014. - 274 с.

25. Новицкий Н.И. Организация и планирование производства: практикум./ Н.И. Новицкий. - Мн., 2013. - 256 с.

26. Основы менеджмента: учебник / А.К. Семенов, В.И. Набоков. - М.: Дашков и К., 2011. - 391 с.

27. Основы менеджмента: учебное пособие / О.А. Зайцева, А.А. Радугин, К.А. Радугин. - М.: Инфра-М, 2012. - С. 111-112

28. Организация производства и управление предприятием: учебник / под ред. О. Г. Туровца. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 528 с.

29. Пелиха С.А. Производственный менеджмент: учебное пособие. / С.А. Пелиха. - М.: БГЭУ, 2013. - 555 с.

30. Пашуто В. П. Производственный менеджмент: учебно-методический комплекс. / В.П. Пашуто. - Мн.: ФУСТ БГУ, 2013. - 95 с.

31. Синица Л. М. Организация производства: учебное пособие. / Л.М. Синица. - Мн. УП «ИВЦ Минфина», 2013. - 512с.

32. Ситников, С.Г. Производственный менеджмент на предприятиях электросвязи: Учебное пособие для вузов / С.Г. Ситников. - М.: Гор. линия-Телеком, 2013. - 276 c.

33. Стерлигова А. Н. Операционный (производственный) менеджмент: учебник. / А.Н. Стерлигова, А.В. Фель. - Мн.: Харвест, 2011. - 92 с.

34. Фатхутдинов Р.А. Производственный менеджмент: учебник. - М.: Дашков и К, 2012. - 472 с.

35. Шемякина, Т.Ю. Производственный менеджмент: управление качеством (в строительстве): учебное пособие / Т.Ю. Шемякина, М.Ю. Селивохин. - М.: Альфа-М, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 272 c.

36. Шерстяков А.А. Планирование и организация элементов производственной системы. / А.А. Шерстяков. - Новосибирск: НГАСУ, 2007. 148 с.

37. Яхонтова Е.С. Эффективность управленческого лидерства / Е.С. Яхонтова. - М.: ТЕИС, 2011. - 397 с.

Периодические издания

38. Адлер Ю.П. Методы эффективного управления персоналом (обзор теорий, представленных в литературе / Ю.П. Адлер, Д.М. Петрыкина // Мотивация и оплата труда. - 2010. - № 1. - С.12-33.

39. Астахова В.И. Исследование методов управления персоналом / В.И. Астахова // Вопросы региональной экономики. - 2011. - № 4. - С.31-39.

Размещено на Allbest.ur