Готовность к самоорганизации как показатель профессионализма менеджера

– вмешательства со стороны - неожиданные и ненужные телефонные звонки, непрошеные посетители;

– неумение отказывать другим людям, если человек не способен сказать «нет», он часто выполняет работу, которая нужна другим, но не ему;

– неорганизованность - беспорядок на письменном столе и отсутствие четкой систематизации в документации и записях;

– приглашения - мероприятия: совещания, собрания, конференции, семинары, не приносящие пользы;

– нерешительность, слабые коммуникативные навыки - затруднения в общении с окружающими, неспособность быстро принимать решения;

– недостаточность информации - отвлечения на поиск информации, замедление процесса работы;

– избыток информации - Интернет, СМИ;

– промежутки в работе - сорванная встреча, или какая-то задача оказалась проще, чем вы думали, и дело завершилось быстрее;

– откладывание работы - слишком сложные дела, требующие тщательного выполнения;

– привычка браться за несколько дел сразу;

– неумение делегировать решение задач другим людям;

– отсутствие приоритетов, самодисциплины.

Похожие поглотители времени описаны у многих исследователей тайм-менеджмента [8, 12, 13, 19, 22, 44].

В.Н. Куликова констатирует, что время отнимают у человека как внутренние факторы (например, отсутствие умения контролировать себя), так и внешние процессы (вмешательство других людей), с которыми, тем не менее, можно и нужно бороться.

В качестве прикладного тайм-менеджмент-инструмента Кови предлагает авторский вариант органайзера (на неделю), а также подробно описывает алгоритм работы с ним. Работа с органайзером проходит в четыре этапа:

1. Определение ключевых ролей. Основываясь на личностных ценностях («миссии»), необходимо выделить 5-7 ключевых ролей, связанных с наиболее важными жизненными задачами на данный период. Это могут быть роли семейные (отец, муж, брат и др.), трудовые (руководитель проекта, начальник для подчиненных, председатель комитета и др.), внутриличностные (читатель, болельщик за футбольную команду и др.). Роли могут быть внешними либо внутренними, при этом список ролей не является фиксированным - вы пишете его сами, давая ролям свои названия, при этом каждую новую неделю он может быть разным.

2. Выбрать задачи. В рамках каждой роли намечается 2-3 важных результата, которые должны быть достигнуты в течение недели. При этом нельзя забывать, что данные задачи (краткосрочные цели) должны быть частью долгосрочных стратегических целей. При формулировании задач следует стремиться к тому, чтобы они соответствовали «второму квадрату» - были бы действительно важными и не срочными.

3. Составить план на неделю. Составление плана заключается в заполнении недельного органайзера, когда намеченные задачи «привязывают» к конкретным дням и периодам времени. При составлении недельного плана С. Кови рекомендует придерживаться ряда стандартных тайм-менеджмент-правил: выбирать наиболее удобное для достижения намеченной цели время; резервировать время; планировать виды активности в соответствии с собственными ритмами активности (физической, интеллектуальной, эмоциональной, духовной) и т.п.

4. Адаптировать дневной план. Ежедневное планирование является своего рода «подгонкой», адаптацией заранее намеченных на неделю дел к актуальным (то есть срочным) задачам наступившего дня. По сути дела, речь идет о выборе приоритетных дел на сегодня. С. Кови указывает на то, что можно использовать любые удобные способы определения приоритетов, как третьего поколения тайм-менеджмент («матрицу Эйзенхауэра», метод ABC и др.), так и четвертого поколения (определение срочности в соответствии с цепочкой стратегического планирования: «миссия - роли - цели», когда приоритетными являются дела, вносящие вклад в миссию). Интересной является идея Кови о том, что расстановка приоритетов должна быть «мягкой», правополушарной, то есть основанной на интуитивном применении принципов тайм-менеджмент (согласованность, сбалансированность, «человечность» и др.).

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи будете сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос.

­ Зачем вообще это делать?

­ Почему именно я?

­ Почему именно сейчас?

­ Почему в этой форме?

Функция самоменеджмента «Реализация и организация» предполагает объединение Вашей энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей. Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот. Постоянно имейте в виду использование нетрадиционных, лучших возможностей: всегда есть более простой путь для выполнения задачи.

Последней функцией во внешнем кольце круга самоменеджмента является контроль. Многие специалисты, видят в нем основную деятельность менеджера. Контроль результатов служит улучшению, а в идеальном случае - оптимизации трудового процесса. Вы выявляете, были ли достигнуты поставленные цели, и вносите необходимые коррективы. Контроль, кроме того, способствует повышению мотивации труда (ощущение успеха) и задает импульсы для новой постановки вопросов и проблем.

Контроль как функция самоменеджмента охватывает три задачи:

1. Осмысление физического состояния. (Что достигнуто к моменту осуществления контроля?)

2. Сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута поставленная цель? Какие имеют место отклонения?

3. Регулярно через равные промежутки времени проверяйте свои планы и организацию труда.

Постоянно в течение дня задавайте себе, например такие вопросы:

· выполняете ли Вы действительно необходимые задачи?

· подходите ли Вы к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью?

· справляетесь ли Вы с запланированными задачами в установленное время?

· перепоручаете ли Вы в достаточном объеме дела, в том числе и срочные?

· собираете ли Вы в единый блок небольшие дела, телефонные разговоры и т.п.?

· используете ли Вы все другие возможности рационализации и разгрузки?

· ведете ли борьбу с «помехами» и «поглотителями времени»?

Анализ деятельности и времени в рамках контроля как функции самоменеджмента означает сравнение фактического использования Вашего времени в течение дня и недели с запланированным. Основу и исходный пункт процесса самоменеджмента представляет собой намерение достичь поставленных целей в конце планового периода.

Контроль результатов труда с точки зрения достижения конечной цели (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов он должен осуществляться на промежуточных стадиях на всем протяжении процесса (промежуточный контроль).

Осуществляйте регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.

· Что могло быть выполнено из задуманных задач / целей?

· Какие результаты были достигнуты?

· Что осталось несделанным и почему (установить причины, «помехи»)?

· Где было потеряно время (см. контроль процесса)?

· Какие можно сделать выводы для предварительного планирования следующего периода (дня, недели, месяца)?

В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных задач, но и личную ситуацию.

Сердцевину, или центр круга, самоменеджмента составляет сфера информации и коммуникаций, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. В самом деле, нам приходится справляться с настоящим потоком информации, который обрушивается на нас. Функция «Информация и коммуникации» является важным связующим звеном между различными функциями самоменеджмента, поскольку Вы вынуждены постоянно обмениваться информацией - вступать в коммуникации.

2. Экспериментальное исследование эффективности управления временем сотрудников ГБУ ДОД СДЮСШОР «Школа высшего спортивного мастерства по легкой атлетике»

2.1 Организационно-правовая характеристика ГБУ ДОД СДЮСШОР «Школа высшего спортивного мастерства по легкой атлетике»

Учредителем ГБУ ДОД СДЮСШОР «ШВСМ по легкой атлетике» является Комитет по физической культуре и спорту Санкт-Петербурга. «Школа высшего спортивного мастерства» была создана 1 января 1979 года. Ее основателем был заслуженный тренер СССР, начальник отдела легкой атлетики Комитета по физической культуре и спорту Ленгорисполкома Борис Филиппович Щенников. Первым директором была назначена Ирина Радомировна Бондарева.

С 1990 года по настоящее время директор ШВСМ - Сергей Леонидович Махнёв - в 70-е годы мастер спорта СССР в тройном прыжке, ныне - главный тренер сборных Санкт-Петербурга по легкой атлетике и вице-президент федерации легкой атлетики города. [85].

В период 1979-2011 гг. спортсменами школы было завоевано:

16 олимпийских медалей, в том числе 4 золотых, 6 серебряных и 6 бронзовых.

В школе подготовлено четыре олимпийских чемпиона: Татьяна Казанкина (1980 г., бег на 1500 м, тренер Ж.Е. Малышев), Вера Комисова (1980 г., бег на 100 м с барьерами, тренер Б.Ф. Щенников), Виктор Ращупкин (1980 г., метание диска, тренер Ю.П. Фёдоров и В.П. Кузнецов), Светлана Кривелева (1992 г., толкание ядра, тренер А.В. Андреев) [85].

Легкоатлеты ШВСМ за период существования школы выступали за сборные команды страны во всех Олимпийских играх 1980-2008 гг., а также в альтернативных Олимпийским играм 1984 г. (Лос-Анджелес) Играх «Дружба-84», где завоевали 7 медалей, в т.ч. 3 золотые.

Кроме призовых мест, 12 раз на Олимпийских играх спортсмены школы занимали места в финалах (с 4-го по 8-е); 34 медали чемпионатов мира, в том числе 13 золотых, 11 серебряных и 10 бронзовых; 56 медалей чемпионатов Европы, в том числе 19 золотых, 25 серебряных и 12 бронзовых; 39 медалей крупнейших международных соревнований в составах сборных команд страны (Кубков мира, игр «Дружба-84», Игр Доброй Воли), в т.ч. 9 золотых, 11 серебряных и 19 бронзовых, а также более 60 раз - в отдельных видах программы Кубков Европы (с 2009 г. - командных чемпионатов Европы). Победителями Кубков мира становились: Л. Веселкова (1981 г., бег на 800 м), Т. Анисимова (1981 г., бег на 100 м с барьерами), О. Гаврилова (1985 г., метание копья); 9 легкоатлетов ШВСМ становились чемпионами Всемирных Универсиад, завоевав 10 золотых медалей (в т.ч. 2011 г. - Анна Назарова, прыжок в длину); 14 воспитанников школы завоевали более 30 первых мест в отдельных видах розыгрышей Кубков европейских чемпионов среди клубов;

Среди спортсменов школы - 2 чемпиона мира среди юношей и девушек, 2 чемпиона мира и 6 призеров чемпионатов мира среди юниоров, 11 чемпионов Европы среди юниоров (13 золотых медалей), 2 победителя Кубка Европы для молодежи (3 победы) и 10 чемпионов Европы среди молодежи (12 золотых медалей);

В период 1979-2011 гг. около 150 спортсменов, воспитанников ШВСМ, становились чемпионами страны (СССР, СНГ, России), завоевав около 400 золотых медалей в различных видах легкой атлетики

Начиная с 1979 г. легкоатлетами ШВСМ было установлено:

· 9 рекордов мира и высших мировых достижений,

· 14 рекордов Европы,

· более 100 рекордов страны (СССР, СНГ, РФ) в различных видах легкой атлетики.

Кроме того, в период работы легкоатлетической школы, как отделения при комплексной ШВСМ Горспорткомитета (по 1978 г.), легкоатлеты, тренировавшиеся под руководством личных тренеров, работавших в штате школы (предшественницы самостоятельной ШВСМ по легкой атлетике с 1979 г.), завоевали еще 2 золотые медали Олимпийских игр (Т. Казанкина - 1976 г., бег на 800 и 1500 м), золотую и серебряную медали чемпионата Европы (Т. Провидохина - 1978 г., бег на 800 и 4х400 м) и установили 4 рекорда мира (Т. Казанкина - 800 и 1500 м, Т. Провидохина - 1000 м, а также обе в команде 4х800 м).

В ШВСМ подготовлено 23 заслуженных мастера спорта, более 200 мастеров спорта международного класса, более 300 мастеров спорта.

В коллективе ШВСМ более чем за 30 лет трудились около 150 тренеров высшей квалификации - ведущих специалистов по легкой атлетике в городе и стране. В том числе 17 заслуженных тренеров СССР и 45 заслуженных тренеров РСФСР и России.

Функция администрирования в ШВСМ

При достаточно основательной разработанности функции администрирования во внутришкольном управлении она остается сложной и трудоемкой функцией. Трудоемкость объясняется отсутствием обоснованной системы критериев оценки тренировочного процесса, особенно его воспитательного компонента.

Особенность функции внутришкольного администрирования состоит в его «последействии» на личность тренера, спортсмена. Если это молодой тренер, то это сказывается на его профессиональном становлении, если это опытный творческий тренер - на укреплении его профессиональной позиции и авторитета в спорт школе. Поэтому так важен профессионализм и компетентность каждого сотрудника ШВСМ.

Чтобы избежать недостатков или недоразумений в организации внутришкольного администрирования, важно знать некоторые общие требования. К числу таких требований относятся: систематичность - данное требование направлено на регулярное проведение советов, заседаний, позволяющих управлять всем ходом тренерского процесса; объективность - проверка деятельности тренера в соответствии с требованиями государственных стандартов и образовательных программ, на основе выработанных и согласованных критериев; действенность результаты проведенного контроля должны привести к позитивным изменениям, к устранению выявленных недостатков.

В специальных памятках, инструкциях, рекомендациях, подготовленных государственными органами управления образованием или администрацией школы, конкретизируется каждое направление работы тренера.

Таким образом, функция администрирования тесно связана с регулированием целостного тренерского процесса. Это обусловлено тем, что целостный педагогический процесс, как любая система, характеризуется стремлением к организации, направляемой деятельностью тренеров и спортсменов коллектива, с другой - к дезорганизации, в силу воздействия на нее различных внешних и внутренних факторов.

С целью устранения противоречия между организацией и дезорганизацией и противодействия случайным факторам и возникает необходимость в регулировании тренерской системы. Причинами дезорганизации процесса может быть привнесение в его структуру нового содержания, форм, методов, что вызывает нарушение устоявшегося порядка, требует изменения условий, типа мышления субъекта и объекта управления. Необходимость в регулировании возникает также в силу постоянного изменения, развития компонентов системы. Изменяющийся уровень профессионально-педагогической культуры тренеров, изменение ценностных ориентаций спортсменов и многое другое требует со стороны управляющей системы обоснованного регулирования. В то же время регулирование позволяет видеть эффективность проведенного контроля, его необходимость и целесообразность.

Виды, формы и методы внутришкольного контроля

Проблема классификации видов, форм и методов внутришкольного контроля в настоящее время остается дискуссионной, что служит подтверждением актуальности данной проблемы в теории и практике и продолжающегося поиска ее оптимального решения. Среди педагогов, теоретиков и практиков, широко известна классификация видов и форм внутришкольного контроля, предложенная Т.И. Шамовой. Эта классификация структурно выдержана, логична, удобна в практическом использовании и главное - виды и формы контроля в полной мере отвечают природе целостного тренерского процесса.

В этой классификации выделяется два вида контроля: тематический и фронтальный.

Тематический контроль направлен на углубленное изучение какого-либо конкретного вопроса в системе деятельности тренерского коллектива. Следовательно, содержание тематического контроля составляют различные направления тренерского процесса, частные вопросы, изучаемые глубоко и целенаправленно. Содержание тематического контроля составляют вводимые инновации, результаты внедрения передового опыта.

Фронтальный контроль направлен на всестороннее изучение деятельности коллектива, методического объединения или отдельного спортсмена. Вследствие трудоемкости, большого количества проверяющих, этот вид контроля целесообразно, как показывает практика, использовать не более двух-трех раз в году. При фронтальном контроле деятельности отдельного спортсмена, например при прохождение обследования, изучаются все направления его работы - тренировочное, направленное на изучение организма, пути улучшения. При фронтальном контроле изучаются все аспекты тренировок выбранного спортсмена.

С учетом того, что контроль осуществляется за деятельностью отдельного спортсмена, группы или всего коллектива, выделяются несколько форм контроля: персональный, классно-обобщающий, предметно-обобщающий, тематически-обобщающий, комплексно-обобщающий. Использование разнообразных форм контроля позволяет охватить значительно большее число спортсменов, тренеров, различные виды спорта, рационально использовать фактор времени, избежать возможных перегрузок.

Персональный контроль осуществляется за работой отдельного спортсмена, тренера. Он может быть тематическим и фронтальным. В деятельности спортсмена (тренера) персональный контроль важен как средство самоуправления, стимулирующего фактора в его профессиональном становлении (1).

К сожалению, не исключены случаи, когда результаты такого контроля и последующего анализа свидетельствуют о профессионально-педагогической некомпетентности тренера, об отсутствии роста, а иногда и о профессиональной непригодности.

Классно-обобщающая форма контроля применима при изучении совокупности факторов, влияющих на формирование коллектива в процессе тренировочных сборов.

Предметно-обобщающая форма контроля используется в тех случаях, когда изучается состояние и качество проводимых тренировок, сборов

Тематически-обобщающая форма контроля имеет своей главной целью изучение работы разных тренеров, спортсменов по разным видам спорта.

Комплексно-обобщающая форма контроля используется при осуществлении контроля за организацией проведения нескольких видов спорта, нескольких тренеров в одной или нескольких возрастных категорий. Данная форма преобладает при фронтальном контроле (3).

При проведении контроля возможно использование метода изучения всевозможной документации, в которой отражается количественная и качественная характеристика тренировочного процесса. Документация содержит информацию за несколько лет, при необходимости можно обратиться в архив, что позволяет вести сравнительный анализ, особенно ценный для прогностической деятельности.

В практике, однако, наиболее часто применяются устный и письменный контроль; при всей доступности этих методов контроля ограничиться только их использованием нельзя. Поэтому применяется группа социологических методов сбора информации.

Применение социологических методов анкетирования, опроса, интервьюирования, беседы, метода экспериментальных оценок и др. позволяет проверяющему быстро получить интересующую его информацию. Причем в предлагаемые методики может быть заложена информация, интересующая именно проверяющего, в расчете на заинтересованное, ответственное отношение опрашиваемых.

Метод хронометрирования используется при изучении режима работы, рационального использования времени тренировки и тренировочных сборов, для выявления причин перегрузки спортсменов и тренеров.

Изучение передового тренерского опыта, методов диагностирования дополняют информацию об особенностях работы определенных тренеров, их педагогических системах, способах проявления педагогического творчества.

Таким образом, выбор форм и методов контроля определяется его целями, задачами, особенностями объекта и субъекта контроля, наличием времени. Использование разнообразных форм и методов возможно при условии четкого, обоснованного планирования, включения в его проведение представителей администрации, тренеров, спортсменов.

Финансирование

Финансирование муниципальных учреждений происходит из бюджета муниципального образования. Сумма финансирования зависит от принятого на текущий год бюджета. Объём финансирования формируется на основе большого числа характеристик школы, отражающих определённые условия осуществления учреждением своей деятельности, определённых в экономической классификации расходов бюджета в Российской Федерации. Каждая такая характеристика учитывается при определении финансирования отдельно.

Кроме бюджета, учреждение может изыскивать другие источники финансирования рисунок, при этом привлечёние дополнительных средств не влечёт за собой снижение нормативов и размеров финансирования за счёт бюджетных средств.

2.2 Анализ степени владения приемами тайм-менеджмента сотрудниками ШВСМ

Для любой развивающейся системы существует проблема недостатка ресурсов, и время являлось таким дефицитным ресурсом всегда. Сегодня управление становится своеобразным искусством опережать время, причем в любой форме: от предвосхищения событий и умения предугадывать ситуацию, до построения и планирования сложных систем тайм-менеджмента. В условиях постоянно изменяющейся конъюнктуры рынка и постоянно усиливающейся конкуренции исключительно важно умение эффективно организовывать время на всех уровнях - индивидуальном, командном, корпоративном.

Первым шагом корпоративного внедрения тайм-менеджмента, как правило, является обучение. Но обычный тренинг не дает максимального результата, если его не сопроводить определенными предтренинговыми и посттренинговыми мероприятиями, не сделать логичным элементом системы корпоративного обучения. Приведем технологию такого встраивания тайм-менеджмента в программу на примере реального проекта.

В качестве предтренингового мероприятия было проведено анкетирование «Самоменеджмент» (Приложение 1).

Результаты анкетирование приведены ниже в таблице и диаграммах.

В опросе участвовало 52 человека.

Таблица 3. Результаты анкеты «Самоменеджмент»

Вопросы анкеты	Почти всегда	Часто	Иногда	Почти никогда
1	4	18	19	11
2	5	9	22	16
3	2	10	9	31
4	4	38	8	2
5	6	3	8	35
6	5	41	4	2
7	4	21	26	1
8	3	5	16	28
9	5	11	32	4
10	2	8	18	24
	40	164	162	154
Общий подсчет баллов	120	328	162	0	610
% выбора	7,69	31,54	31,15	29,62	100,00
Средний балл по школе			11,7

Как видно из таблицы и диаграмм: средний балл (школы в целом) по анкете составляет 11,7. Опираясь на рекомендации по анкете, анализируя диаграммы можно утверждать, что большинство сотрудников школы не умеют планировать свое время и находятся во власти внешних обстоятельств. Однако имеются работники, которые способны добиваться своих целей, если составят список приоритетов и будут придерживаться его.

Следующий шаг - диагностика тайм-менеджмента в подразделениях и аттестация ТМ-навыков сотрудников. Диагностика проводится в форме анкетирования по нескольким ключевым критериям. Результатом является построение ТМ-профиля - простой диаграммы, которая отражает ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм-менеджмента.

Профиль строится на основе данных, полученных от анкетирования команды менеджеров по трем основным направлениям внедрения тайм-менеджмента в компании:

· личный тайм-менеджмент - степень владения навыками тайм-менеджмента в среднем по данной группе менеджеров;

· командный тайм-менеджмент - качество ТМ-взаимодействия по горизонтали внутри команды;

· корпоративный тайм-менеджмент - качество ТМ-взаимодействия менеджера со своими подчиненными.

Диагностический ТМ-профиль строится на основании оценок по одиннадцати основным критериям, охватывающим все ключевые аспекты тайм-менеджмента.

Вкратце остановимся отдельно на каждом критерии.

1. Материализованность. Эффективный тайм-менеджмент начинается с материализации задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие всех задач на внешних носителях (желательно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте материализация помогает избежать «незаменимости от неорганизованности», легко передавать задачи по горизонтали. В частности, грамотно налаженная материализация задач снижает ряд рисков, связанных с увольнением сотрудников. Уволившийся сотрудник может унести с собой бумажный ежедневник с полезными контактами, но он не сможет унести налаженную в MS Outlook систему обзора задач, структурированную по определенным, всем известным правилам.

2. Измеримость. Необходимость количественного измерения показателей в общем менеджменте - практически аксиома. То же самое верно в отношении, и личного, и командного тайм-менеджмента. Только введение объективных количественных показателей позволяет по-настоящему системно управлять временем. Как правило, показатели применяются при хронометраже для анализа расходов времени. Например, «доля времени на приоритетные задачи», «расход времени на задачи, которые выполнял сам, хотя мог бы делегировать».

3. Системность. В личной работе этот критерий оценивает согласованность задач и проектов, «синергетический эффект» их взаимодействия. В командном тайм-менеджменте - это один из ключевых критериев, отвечающий на вопрос: «Является ли команда единым целым, результативность работы которого выше суммы результатов каждого входящего в команду менеджера?»

4. Гибкость. Тайм-менеджмент часто отождествляют с жестким планированием, «расписыванием себя по минутам». Но план - не самоцель. Планы, как в личной, так и в командной работе должны быть максимально простыми, гибкими, позволяющими легко «ловить» возникающие возможности.

5. Целеориентированность. Деятельность может быть суматошной реакцией на внешние раздражители или четкой логической последовательностью задач, каждая из которых работает на ясно сформулированные цели. В командной работе этот критерий оценивает понятность целей для всех членов команды и согласованность их движения в едином направлении.

6. Приоритезированность. Этот критерий позволяет оценить степень «загруженности текучкой», долю времени, выделяемую на приоритетные задачи. Как правило, именно в направлении приоритезированности лежат самые результативные действия на ранних этапах внедрения тайм-менеджмента. Ведь практически любой организации хорошо знакома проблема «текучки», которая по какому-то непонятному закону природы всегда растет в объемах.

7. Инвестиционность. Любая выполняемая в личной или командной работе задача может давать результаты. Но она же может в большей или меньшей степени работать на развитие, создавать новые возможности для будущих результатов. В идеале все задачи работают на развитие, создают «инвестиции в будущее».

8. Своевременность. Этот критерий оценивает как своевременность в плане соблюдения сроков выполнения задач, так и своевременность осуществления проектов, не привязанных к жесткому времени, что возможно только при гибкой системе планирования, оперативно реагирующей на возникающие благоприятные возможности.

9. Контролируемость. Если вы поставили задачу подчиненному или договорились о чем-то с коллегой, насколько вы можете быть уверены в исполнении? Потребуется ли много раз напомнить об этой задаче?

10. Легкость. Этот критерий оценивает степень напряженности как личной работы, так и взаимоотношений в команде и с подчиненными. При идеально налаженном личном, командном и корпоративном тайм-менеджменте личная работа и взаимодействие с коллегами перестают быть «напрягом», не требуют постоянных мучительных усилий.

Дополнительно к оценке по десяти критериям ситуация оценивается по одному интегральному критерию - «Внимание к эффективности», описывающему уровень уважения к своему и чужому времени в целом, осознание важности вопроса, его «внедренность» на уровне само собой разумеющихся принципов командного взаимодействия.

Анализ построенного ТМ-профиля позволяет выявить проблемные ТМ-составляющие ежедневной деятельности каждого сотрудника, подразделения и организации в целом.

Опираясь на результаты анкетирования и диагностики, для коррекции эффективное распределение временных ресурсов была предложена Программа «Управление временем»

2.3 Программа «Управление временем» сотрудников в Школе высшего спортивного мастерства»

Актуальность программы обусловлена очевидностью необходимости эффективного управление временем в современной динамичной экономике.

Тайм-менеджмент - это эффективная технология организации личной работы, с одной стороны. С другой стороны, это жизненная концепция человека, убежденного, что нельзя напрасно тратить невозобновимые ресурсы своего времени, а в конечном итоге - своей жизни.

Наименование программы	Управление временем сотрудников Школы высшего спортивного мастерства
Заказчик Программы	Директор школы
Цель и основные задачи программы	Цель: развитие профессиональной компетенции по управлению временем и эффективное распределение временных ресурсов (time-managements) с учетом индивидуальных особенностей восприятия времени сотрудников. Задачи: · Систематизировать знания и умения по использованию стратегического и оперативного тайм - менеджмента. · Отработать навыки управления временем. · Повысить компетентность работников и руководителей в управлении временем · Обучить практическим инструментам по эффективному управлению временем
Сроки и этапы реализации программы	2014-2017 годы 1 этап - теоретический (изучение теоретических основ тайм-менеджмента) - 2014-2015 гг. 2 этап - практический (проведение диагностик и тренингов) - 2015-2016 гг. 3 этап - адаптационный (практическое внедрение в работу изученных методов и приемов) - 2016-2017 гг.
Исполнители программы	Администрация, директор, педагог-психолог
Ожидаемые конечные результаты реализации программы	· Научились управлять рабочим временем; расставлять приоритеты и укладываться в сроки; использовать инструменты управления временем. · Отработаны навыки планирования рабочего дня. · Научились избегать потерь времени, выявлять его нецелевое и неэффективное использование, высвобождать дополнительные временные ресурсы. · Научились устранять излишнее эмоциональное напряжение и стресс, связанный с дефицитом времени. · Правильно распределены усилия между повседневными делами и долгосрочными задачами; правильно расставляем приоритеты; определяем очередность работ.
Методика оценки эффективности программы	Оценка эффективности Программы будет осуществляться в ходе ежегодного мониторинга её целевых показателей, последующего анализа результатов и внесения необходимых коррективов в содержание программных мероприятий. Способы мониторинга: диагностика, анкетирование, социальный опрос, изучение общественного мнения

Программа «Тайм-менеджмент» направлена на повышение уровня эффективного управления временем работников руководителями, которые активно взаимодействуют с окружающими для выполнения своих рабочих задач. Программа предназначена для руководителей, кадрового резерва, работников. Тема программы актуальна для развития компетентности работников организации, т.к. их деятельность предполагает эффективное использование рабочего времени.

Преимущества программы: практическая направленность, интерактивные формы обучения, интенсивный характер обучения и удобный формат, позволяющий в минимальные сроки повысить уровень профессиональной подготовки.

Программа ориентирована на развитие навыков управления времени с использованием эффективных методик. Программа составлена таким образом, что, помимо получения теоретических знаний, формируются практические навыки их применения.

Цель программы: развитие профессиональной компетенции по управлению временем и эффективное распределение временных ресурсов (time - managements) с учетом индивидуальных особенностей восприятия времени руководителем.

Задачи программы:

· Систематизировать знания и умения по использованию стратегического и оперативного тайм - менеджмента.

· Отработать навыки управления временем.

Ожидаемые результаты:

· Повышение компетентности руководителей в управлении временем.

· Обучение практическим инструментам по эффективному использованию управлению временем.

· В результате обучения участники тренинга смогут:

· Научиться управлять рабочим временем, расставлять приоритеты и укладываться в сроки. Использовать инструменты управления временем.

· Отработать навыки планирования рабочего дня.

· Избегать потери времени, выявлять его нецелевое и неэффективное использование, высвобождать дополнительные временные ресурсы.

· Устранять излишнее эмоциональное напряжение и стресс, связанные с дефицитом времени.

· Правильно распределять усилия между повседневными делами и долгосрочными задачами; расставлять приоритеты; определять очередность работ.

· Брать на себя ответственность за сроки и результат.

Самоменеджмент или управление собственной жизнью - это работа над собой в рамках личного развития и освоение методов деловой активности связанных с управлениями деньгами и проектами. Кроме того, управление собственной жизнью предполагает умение выстраивать конкурентоспособную стратегию и знать ключи к счастью.

Самоменеджмент - это последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих целей. Самоменеджмент позволяет эффективно пройти все этапы успешного пути к цели, а именно:

· Решить чего вы хотите достичь

· Создать собственное видение успеха.

· Использовать метод «больших скачков»

· Верить, что успех придет

· Сосредоточится на целях ведущих к успеху.

· Не падать духом при неудачах.

Ключевые навыки эффективного самоменеджмента:

· Способность управлять собой - способность в полной мере использовать свое время, энергию, умение, способность справляться со стрессом.

· Разумные личностные ценности, ясные адекватные современной реальности.

· Четкие личные цели: ясность в вопросах деловой и личной жизни, реалистичные жизненные цели.

· Упор на постоянный личностный рост

· Навыки решать проблемы: наличие эффективных стратегий принятия решений и способности решать современные проблемы.

· Творческий подход и способность к инновациям: изобретательность, способность генерировать количество идей достаточные для решения проблемы.

· Высокая способность оказания влияния на окружающих: обеспечить поддержку и участие, влиять на их решение.

· Знание современных управленческих подходов

· Способность руководить, умение обучать и развивать подчиненных

· Способность формировать и развивать эффективные рабочие группы.

Цель управления временем - организовывать его так, что бы вы могли делать, то, что вы хотите с большим удовольствием и результативностью.

Классические задачи управления временем:

· Анализировать эффективность организации своей работы, выявлять узкие места

· Эффективно формулировать цели и задачи для себя и окружающих.

· Согласовать свое управление временем с управлением других людей, делегировать и делить задачи

· Рационально планировать своё рабочее и свободное время.

· Эффективно организовывать своё рабочее место.

· Эффективно использовать совещание и общение.

К управлению временем необходимо подходить целостно, учитывая как эмоциональную и интуитивную, так и интеллектуальную и рациональную природу человека. Лучшее решение - это творческое пришедшее в порыве вдохновения. За вдохновенную работу и целостное видение отвечает правое полушарие головного мозга, а левое отвечает за логическое мышление и анализ.

Управление временем должно включать планирование рабочего дня. (недели, месяца, года и т.д.) с учетом душевного состояния, убеждений и особенностей вашей личности. Эффективное управление временем должно учитывать важность эмоционального значимых удовольствий, без которых никакие схемы не заставят человека что-либо сделать. Механизм планирования требует ориентаций на результат, т.е. определение ключевых целей и оценке важнейших благоприятных возможностей. Классическое планирование временем состоит в том, чтобы планировать сначала год, а потом день.

Схема управления временем.

1. Отмечать в еженедельнике важные даты года (регулярные совещания и отчеты по работе, праздники, семейные даты, важнейшие дела)

2. Планировать предстоящий месяц, подсчитываем сколько незапланированных дней осталось, помечаем второстепенные дела, 1 день в недели оставляем свободным и оставляем резервное время для непредвиденных событий.

3. Планировать наступающую неделю. Составляем список ежедневных повторяющихся дел, культивируйте традиции типа еженедельная прогулка с семьёй или деловых ланчей.

4. Планировать следующий день. Планируем день накануне. Составляем перечень дел и телефонных звонков и проранжинировать их (по степени важности). Выделить ключевые задачи, договориться с людьми, участие которых необходимо в ваших завтрашних делах, выделить резерв времени для уединения и решения неожиданных задач. Не перегружайте день, будьте реалистичны. Увязывайте план на каждый день с планами на неделю, месяц, год.

Управление временем осуществляется по той же схеме, по которой организуется проекты только с учетом акцента на время, а именно:

· постановка цели

· планирование

· принятие решений и установка приоритета

· реализация и организация

· анализ и контроль за выполнение результатов

· коммуникация и работа с информацией.

На каждом из этих этапов есть свои возможности эффективного распоряжения временем. При постановке цели время экономит высокая мотивация, устранение слабых сторон, выделение преимуществ, фиксация сроков и ближайших шагов.

В процессе планирования время можно экономить на оптимальном распределении временных трат по этапам проекта и на сокращение плановых сроков исполнения задач. В период принятия решения время экономит эффективная организация труда, решение первоочередных проблем и упорядочение дел по срокам и степени важности.

При выполнении решений временем управляют при помощи концентраций на значимых задачах, использование личных пиков эффективной работы, а так же создание эффективного индивидуального рабочего стиля. Контроль сокращения времени издержки, если он сопровождается быстрой проверкой достигаемых результатов и дает позитивное ощущение «исполненного долга».

При работе с информацией время можно экономить за счет приемов рационального или быстро чтения. Умение выделить главное в информационном блоке и построить важные связи, блокировать помехи отвлекающих факторов и эффективной организации связей и переговоров.

Заниматься управлением временем значит управлять личностью. Потому что планирование временем это средство достижения целей, которые должны быть постановке и достижению этих целей.

Формы подведения итогов реализации программы:

1. Текущий контроль. В течение обучения организуются дискуссии по изучаемым темам и проводятся опросы по заданным вопросам в целях оценки усвоения отдельных составляющих тематического плана.

2. Итоговый контроль. Для контроля за усвоением учебной программы предусмотрена оценка знаний, умений, навыков в форме тестирования.

3. Последующий контроль. В течение всего времени анкетирование, собеседование

Программа имеет 3 модуля.

Программа реализуется в формате тренинга с применением современных активных форм обучения (анализ производственных ситуаций, работа в мини-группах, в парах, дискуссии, тренировочные упражнения, обсуждения, интерактивное взаимодействие участников между собой и с руководителем).

СОДЕРЖАНИЕ ПРОГРАММЫ

Модуль 1. Понятие «Управление временем» и стратегическое планирование времени. Законы и принципы тайм-менеджмента. Управление временем в ситуации «от хорошего к лучшему». Планирование времени и целеполагание: определение ценностей, постановка задач, расстановка приоритетов. Принципы и правила рационального планирования времени. Условия хорошо сформулированного результата. Матрица Эйзенхауэра: «Срочность» и «Важность». Соотношение временных затрат и получаемых результатов (принцип Парето).

Модуль 2. Тактический тайм-менеджмент - как управлять своим временем в течение дня. Организация рабочего дня. Индивидуальные особенности восприятия времени; их взаимосвязь с применяемыми техниками планирования. Индивидуальный ритм работоспособности. Самоменеджмент на основе биоритма (подъемы и спады, саморазгрузка). Как начинать и заканчивать рабочий день. Как экономить время в течение рабочего дня. Составление рамочного плана дня. Контроль и самоконтроль. Анализ прошедшего дня, оценка результатов. Выявление и устранение причин потерь рабочего времени. Нерациональное распределение времени как потенциальный источник стресса. Деловые коммуникации в разрезе тайм-менеджмента. Организация деловых совещаний. Прием посетителей. Ведение деловой корреспонденции. Деловое общение по телефону. Организация рабочего места.

Модуль 3. Технический инструментарий эффективного управления временем. Актуальный тайм-менеджмент: инвентаризация времени. Хронометраж и оценка личной эффективности. Отслеживание показателей в личной работе. Самоменеджмент с использованием дневника времени. Методы «настройки» на выполнение сложных и неприятных задач. Самомотивация как инструмент сокращения временных издержек. Корпоративные стандарты и инструменты в организации времени персонала. Авральный тайм-менеджмент. Анализ «поглотителей» времени и их устранение. Определение продолжительности непродуктивной работы. Выявление резервов времени. Искусство говорить «нет» себе и другим в процессе управления временем. Причины недостатка времени (неэффективное планирование, отсутствие приоритетов в решении задач, неэффективная организация взаимодействия с сотрудниками). Показатели эффективного использования рабочего времени сотрудника.

Тайм-менеджмент в классическом понимании этого слова включает в себя всю совокупность технологий планирования, которые применяются сотрудником организации самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени. Корпоративный тайм-менеджмент - совокупность технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией.

Таким образом, если корпоративный менеджмент - путь «сверху вниз», от построения системы к эффективности входящих в нее элементов, в частности, эффективному использованию времени сотрудника, то личный тайм-менеджмент - путь «снизу вверх», от персональной эффективности сотрудников к повышению эффективности подразделения или организации.

№ п/п	ТМ - критерии	ТМ - заповеди
1.	Материализованность и обозримость задач и информации	Материализуй мысли и задачи, находясь «в голове», они не контролируемы
2.	Измеримость результатов, времени и эффективности	Хотите управлять - измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений
3.	Системность, согласованность, скоординированность работы	Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы - нет результата
4.	Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность реагирования	Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения
5.	Целеориентированность, определенность направления	Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целей
6.	Приоритезированность, сфокусированность на главном	Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силы
7.	Инвестиционность, ориентация на развитие	Инвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупается
8.	Своевременность исполнения	Ловите удачные возможности. План - средство это делать, но не самоцель
9.	Контролируемость исполнения	Создавайте обзор делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего
10.	Легкость работы	Управляйте рабочей нагрузкой, работайте меньше, но «умнее». Загнанный как лошадь менеджер - профнепригоден
11.	Внимание к эффективности	Выработайте «чувство времени» и «чувство эффективности

Методическое обеспечение программы

№ п/п	Наименование модуля	Формы проведения обучения
1.	Понятие «Управление временем» и стратегическое планирование времени.	*Мини-лекция по теме 1Модуля. *Анкета «Самоменеджмент» (Приложение 1). *Тренировочные упражнения по стратегическому планированию времени *Ролевая игра. Есть ли у вас план? *Текущий контроль Тест по стратегическому планированию времени.
2.	Тактический тайм-менеджмент - как управлять своим временем в течение дня.	*Мини-лекция по теме 2 Модуля. *Работа в мини-группах. Один день руководителя *Интерактивное взаимодействие участников между собой по вопросам организации рабочего дня работника в разрезе тайм-менеджмента. *Текущий контроль. Отработка навыка самоконтроля по использованию рабочего времени
3.	Технический инструментарий эффективного управления временем	*Работа в парах, группах по отработке методик, техник и приёмов по управлению временем. *Деловая игра «Устранение поглотителей времени». *Текущий контроль. Правила эффективного использования рабочего времени. Итоговый контроль, обратная связь. Итоговое тестирование по основным разделам программы

В приложении к данной работе предлагается методическая разработка по первому модулю программы и итоговый тест «Персональная компетентность во времени».

Заключение

Современное общество предъявляет высокие требования к уровню компетентности специалиста. Неотъемлемым качеством профессионала в динамично развивающейся экономике должно быть умение рационально расходовать свое время, эффективно организовать свою работу.

Способность руководителя или сотрудника компании укладываться в сроки, выделять время на «важные, но не срочные» приоритетные проекты, грамотно управлять рабочей нагрузкой - это не только его личное дело. Личная эффективность сотрудника - это и вопрос управляемости компании, прозрачности и предсказуемости ее работы. Поэтому чем динамичнее развивается компания и чем серьезнее нагрузка на менеджеров и специалистов - тем выше должна быть их готовность к самоорганизации.

Самоорганизация важна не только для жизни организации, но и для собственного саморазвития, ведь, человек никогда не должен находится на одном месте, он постоянно должен двигаться, притом только вперед!

Самоорганизация каждого сотрудника упрощает руководство ими, т.к. руководитель может с полной уверенностью положиться на персонал, и заняться чем-нибудь, более важным для организации, другими словами он может делегировать свои полномочия.

Самоорганизация это проверенный и верный путь к достижению своей цели, это один из составляющих карьерной лестницы.

Одна из важных характеристик самоорганизации менеджера - умение управлять своим временем. Искусство управления временем включает в себя инструменты и методики его планирования, направленные на увеличение эффективности использования личного или корпоративного времени. Овладев этими инструментами, можно применять их для решения задач по совершенствованию управления своим временем. Поэтому так важно принятие решения в организации по обучению персонала тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент - это и раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах деятельности, это эффективная технология, позволяющая использовать время жизни человека в соответствии с его целями и ценностями.

Эволюционное развитие тайм-менеджмента способствовало появлению большого количества методов и практических инструментов управления временем («Дерево целей», карты Гастева, SMART-технология, матрица Эйзенхауэра, метод АВС и другие). Использование каждого их этих методов и инструментов - это вопрос предпочтений, целей и задач каждого отдельного индивидуума и организации в целом.

Использование тайм-менеджмента помогает на практике бороться с поглотителями времени или помехами, которые можно разделить на группы в зависимости от чего исходят эти помехи: от недостатков цели, способов использования времени или общей энергии человека или коллектива.

Далее мы предложили способы рационального планирования времени, с тем, чтобы наиболее важные дела выполнялись в наиболее подходящее время и в требуемые сроки. Затронули такие связанные с потерей времени аспекты, как работа с бумагами, телефонные разговоры и собрания. Попробовали построить ТМ-профиль сотрудников ШВСМ.

Анализ построенного ТМ-профиля позволил выявить проблемные ТМ-составляющие ежедневной деятельности, как каждого сотрудника, так и организации в целом. Результатом данного анализа стала разработка программы «Управление временем работников ШВСМ». Данная программа была составлена с целью внедрения практики рационального использования времени в работу всего нашего персонала.

Список литературы

1. Абульханова К.А. Время личности и время жизни / К.А. Абульханова, Т.Н. Березина. - СПб.: Алетейя, 2001. - 299 с.

2. Адамс, Боб. Время. Секреты управления / Боб Адамс. - М.: АСТ Астрель, 2007. - 304 с.

3. Азарова О. Тайм-менеджмент за 30 минут / О. Азарова. - Ростов н/Д: Феникс, 2007. -160 с.

4. Акимова Т.А. Теория организации: Учебное пособие для вузов. - М.: Юнити-Дана, 2003.

5. Аллен, Дэвид. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса / Дэвид Аллен; Пер. с англ. - М: ООО «И.Д. Вильямс», 2007. - 368 с.

6. Андреев В.И. Саморазвитие менеджера. - М.: Народное образование, 1995. - 160 с.

7. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений / Г.А. Архангельский. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2009. - 209 с.

8. Архангельский Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы / Г.А. Архангельский. - СПб: Питер, 2008. - 425 с.

9. Аслетт, Дон. Как успевать жить и работать / Дон Аслетт, Кэрол Картаино; Пер. с англ. И. Машковой. - М.: ACT: Астрель, 2007. - 159 с.

10. Берд П. Тайм-менеджмент: Планирование и контроль времени / Полли Берд; [Пер. с англ. К. Ткаченко]. - М.: ГРАНД: ФАИР-пресс, 2003. - 281 с.

11. Беспалько В.П. Слагаемые педагогической технологии / В.П. Беспалко. - М.: Педагогика, 1989. - 192 с.

12. Бранский В.П., Пожарский С.Д. Социальная синергетика и акмеология. Теория самоорганизации индивидуума и социума.. - СПб, 2001.

13. Братусь Б.С. Аномалии личности. М.: Мысль, 1998. - 301 с.

14. Буков П. Персональный тренинг: управление временем. Планирование и организация / П. Буков, А. Лаптева. - М., 2005. - 80 с.

15. Бусыгин А.В. Менеджмент: введение в специальность; учебное пособие. - М.: Бусыгин, 2007. - 168 с.

16. Васильченко Ю.Л. Самоучитель по тайм-менеджменту / Ю.Л. Васильченко, З.Л. Таранченко, М.Н. Черныш. - СПб: Питер, 2007. - 256 с.