Документационное сопровождение деятельности менеджера с использованием информационных технологий (на примере строительной компании ООО "Валга")

-соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, дисциплины, действующее законодательство;

-выполнять по названной специальности (должности), квалификации работу в соответствии с утвержденным положением об отделе, должностной инструкции и т. п.;

-способствовать развитию товарищества и взаимопонимания в коллективе;

-качественно и своевременно выполнять порученную работу, постановления и распоряжения Совета управления, задания и указания руководства;

-соблюдать правила техники безопасности и производственной санитарии.

Как видно из таблицы 2.1, в организации ООО «Валга» есть четкое разделение должностных обязанностей, которые соблюдаются в строгом порядке.

Как и на всех предприятиях, в ООО «Валга» есть права и обязанности рабочего. Обязанности предприятия определяют для рабочего права. Обязанности рабочего дают гарантию предприятию.

Таким образом, данная структура предприятия является линейной. Недостатки данной организационной структуры заключаются в: большой загруженности высшего руководство; малая гибкость при изменении ситуации; задержка решений, вопросов, касающихся нескольких подразделений, недостаточный контроль нижестоящих подразделений.

2.2 Структура документооборота в компании ООО «ВАЛГА»

Система документационного обеспечения управления - предназначена для информационно-документационного обеспечения деятельности руководства, структурны подразделений и сотрудников в процессе выполнения ими своих функций.

ДОУ - это самостоятельная функция организации, стоящая в ряду такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально - техническое обеспечение, обеспечение финансами и др. Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее типа , организационно - правовой формы , характера деятельности. С течением времени значение делопроизводства в деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказательства положения, что без налаженной системы делопроизводства организация не может работать успешно. Любая организация, не предававшая до поры до времени значения работе документами, неприметно приходит к необходимости организовать работу документами, т. е. создать систему делопроизводства.

Несмотря на, что компания ООО «Валга» существует несколько лет, документационное обеспечение управления в ООО «Валга» осуществляется Общим отделом.

Потребность в эффективном управлении электронными документами привели компанию ООО «Валга» к созданию системы электронного документооборота.

До создания системы электронного документооборота, специалисты компании тратили значительную часть своего времени как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. По некоторым оценкам ,секретарь тратит до 75% своего времени на работу с документами ,у руководителей на работу уходило до 45 % рабочего времени , а у рядовых сотрудников предприятия - до 30% времени.

Базовыми операциями технологий обработки документов в системах электронного документооборота является:

- ввод документов в систему;

- хранение ,навигация,

- поиск и фильтрация документов;

- коллективная работа с документами;

- вывод информации и системы [10].

Стержень системы электронного документооборота в ООО «Валга» - архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

Мало какие современные информационные технологии используются в компании ООО «Валга», позволяющие создавать, ранить, обрабатывать информацию и обеспечивать эффективные способы ее представления потребителю.

Система документооборота состоит в обеспечении не только хранение документов и работы с ними, в том числе поиска, но и движения документов меду подразделениями компании ООО «Валга» , группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение , а передача прав на их использование уведомлением конкретны пользователей и контролем и исполнения

Для функционирования системы документационного обеспечения в компании ООО «Валга» применяется:

- наличие на рабочих станция ОС MS Windows XР,Windows Vista;

- компоненты Интернет обозревателя ( Internet Exрlorer версии 7 и выше;

- наличие прикладных программ MS Office.

Все работники имеют опыт работы с операционной системой MS Windows и c приложением Microsoft Office.

ДОУ - это самостоятельная функция организации, стоящая в ряду такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально-теничекое обеспечение, обеспечение финансами и др. Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее типа , организационно- правовой формы , характера деятельности. С течением времени значение делопроизводства в деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказательства положение, что без налаженной системы делопроизводства организация не моет работать успешно. Любая организация, не предававшая до поры до времени значения работе документами, неприметно приходит к необходимости организовать работу документами, т. е. создать систему делопроизводства [5].

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Работа с документами в организации ведется по определенным правилам, установленным инструкцией по ДОУ. Инструкция по ДОУ в организации разрабатываются на основе современного законодательства в сфере информации и документации, положений государственных cтандартов России на документы.

Степень совершенствования технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

В целях организации работы с документами, как правило, создается самостоятельное структурное подразделения - канцелярия, на небольших предприятия функции службы ДОУ выполняет секретарь. В небольших организациях при маленькой штатной чиcленноcти работников функции делопроизводственной службы моет выполнять один работник - секретарь [12].

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

Прием, отправка, первичная обработка документов, и регистрация, контроль а сроками исполнения, машинописные и копировально - множительные работы проводятся обычно централизованно, а текущее ранение документов, и подготовка к сдаче в ярив - в структурны подразделения. Но часто и регистрация внутренних документов также проводится в те отдела, где они создаются. Массовое внедрение компьютерных технологий позволило существенно повысить эффективность смешанной формы организации ДОУ, так как внедрение систем электронного делопроизводства позволяет децентрализовано получать и регистрировать документы, организовывать работу с ними, в то время имея централизованную базу даны обо всех документах организации [13].

Под объемом документооборота понимается - количество документов, полученных и созданных в ООО «Валга» за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении компания ООО «Валга» выделяет три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние [14].

С течением времени назначение делопроизводства в деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказательства положение , что без налаженной системы делопроизводства организация не моет работать успешно. Любая организация, не предававшая до поры до времени значения работе документами , неприметно приходит к необходимости организовать работу документами, т. е. создать систему делопроизводства, в соответствии с таблицей 2.2.

Таблица 2.2 - Динамика документооборота в компании ООО «Валга»

Год	Количество входящих документов	Количество исходящих документов	Количество внутренних документов	Итого
2011	318	389	34	741
2012	539	487	81	1 107
2013	720	680	154	1 554

Как видно из таблицы 2.2, стабильное увеличение объема документооборота связано, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников. Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества.

Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

Все документы организации моно разделить на две группы: водящие и документы созданные в организации [15].

Водящие документы чаще всего анализируютcя по корреспондентам- авторам документов, от которых они получены:

- от вышеcтоящих инстанций, в том числе органов власти и управления;

- от подведомственных организаций;

- от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией. Это могут быть поставщики, клиенты и покупатели;

- от частных лиц, присылающих письма, заявления, жалобы.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники компании ООО «Валга» используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка [16].

Кроме объема документооборота изучается цикличность потоков, с учетом которого строиться рабочий день секретаря и других работников службы делопроизводства. Документооборот зависит и от такого фактора, как степень ограничения доступа к документу, что значительно влияет на прохождение документа в организации и технологию работы с ним.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При централизованной системе традиционного делопроизводства, когда многие документы копируются в службе ДОУ для одновременной передачи всем исполнителям, рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество их копий.

Подсчет ведется на основании итогового числа поступивших документов, а также числа зарегистрированных документов. При наличии автоматизированной системы регистрации документов статистика по общему количеству зарегистрированных документов организации может быть выведена в любой момент в виде отчетной формы [17].

Однако следует учитывать, что полученное число документов чаще всего не полностью отражает объем документооборота, так как во многих организациях не ставится нумератором отметка о поступлении на нерегистрируемые документы, а также не регистрируется часть внутренних документов, что уменьшает количество документов, выдаваемое статистикой по отношению к реальному документообороту. Кроме того, не учитывается движение копии документов, которые в средних и крупных организациях. Еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов [18].

Периодичность подсчета документооборота определяется самой службой ДОУ. Регулярный анализ объемов документооборота, фиксируемый в справке, позволяет выявить периоды максимальной загруженности службы ДОУ.

Кроме объемов документооборота изучается цикличность потоков документов, с учетом которого строиться рабочий день секретаря и других работников службы делопроизводства[3, c. 165].

Принципиальная схема документооборота в организации была дана в Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства. Взяв ее за основу можно представить графически документооборот для организации ООО «Валга» (рисунок 2.1).

Рисунок 2.1 - Схема документооборота организации ООО «Валга» [3, с 166]

Итак, в технологической цепочке обработки и движения документов выделены этапы:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправка или направление в дело [19].

Каждый из этих этапов может быть выполнен как в традиционной, так и в автоматизированной технологии и заслуживает отдельного рассмотрения.

2.3 Анализ информационных потребностей и информационного обеспечения менеджмента в компании ООО «ВАЛГА»

Для функционирования системы документационного обеспечения в компании ООО «Валга» применяются:

- наличие на рабочих станция ОС MS Windows XР,Windows Vista;

- компоненты Интернет обозревателя Internet Exрlorer версии 7 и выше;

- наличие прикладных программ MS Office.

Все работники имеют опыт работы с операционной системой MS Windows и c приложением Microsoft Office.

Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

- помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти;

- использование шаблонов в создании документов;

- поиск, хранение и редактирование текста документов).

Программы, которые используются в компании ООО «Валга»:

1) Microsoft Word - текстовый процессор. Позволяет подготавливать документы различной сложности. Поддерживает OLE, подключаемые модули сторонних разработчиков, шаблоны и многое другое;

2) Microsoft Excel - табличный процессор. Поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности. Занимает ведущее положение на рынке;

3) программное средство - бухгалтерия «1С:Подрядчик строительства», предназначенную для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, частично финансового планирования и анализа в подрядных строительных организациях.

Основные функции:

- планирование финансовых потоков, сопоставление с фактическими

данными, сравнительный анализ объектов, динамика показателей по объекту, отчеты об оплате работ;

- получение точной и оперативной информации о наличии и использовании материалов и денежных средств;

-получение информации, а расчетах с подрядчиками, поставщиками, заказчиками и покупателями услуг.

4) справочно-информационное обеспечение управленческой деятельности «ГАРАНТ» и «КОНСУЛЬТАНТ».

Среди основных направлений современных информационных технологий в обеспечении эффективного функционирования и развития можно выделить:

- автоматизация документооборота;

- коммуникации;

- управление технологией фармацевтического производства;

- автоматизация бухгалтерского учета и планирования;

- разработка систем принятия решений;

- автоматизация банковских операций;

- создание автоматизированных рабочих мест.

Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота [18].

Автоматизированная работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием ПЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных [20].

Организации, работающие с документами традиционным способом, имеют ряд общих проблем:

- документы теряются;

- скапливается множество документов, для которых неясны источник и назначение;

- информация, содержащаяся в документах, попадает в случайные руки;

- масса рабочего времени тратится на поиск нужных документов;

- создается множество копий одних и тех же документов, - тратятся средства на копирование и бумагу;

- тратится много времени на подготовку документов и их согласование.

Система электронного документооборота (СЭД) не только решает все эти проблемы, но и:

- обеспечивает слаженную работу подразделений;

- упрощает работу с документами, повышает ее эффективность;

- повышает производительность труда сотрудников сокращая время создания, обработки, поиска документов;

- повышает оперативность доступа к нужной информации;

- позволяет разграничить права доступа к информации.

Автоматизация документооборота нужна любой организации любого размера и типа собственности. Ее внедрение нужно начинать уже сейчас. Сегодня внедрение инноваций является условием успешности любого бизнеса.

В настоящее время существует большой выбор систем электронного документооборота. Предлагаемые программные продукты для работы с документами можно классифицировать следующим образом:

- системы автоматизации делопроизводства;

- системы управления потоками рабочих документов;

- электронные системы управления документами;

- системы управления и организации архивов документов.

Каждая из них решает определенный класс собственных задач. Особого внимания заслуживают ERP-системы, так как бытует мнение, что они решают все задачи, связанные с документооборотом [21].

Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянии исполнения всех документов, а также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков и т.д. выводятся на экран дисплея.

Руководство предприятия должно нести ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определять право доступа сотрудников к информации, хранящейся на машинных носителях.

Все сотрудники предприятия обязаны четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.

Преимущества оптимизации документооборота:

- повышение производительности компании;

- внедрение во всех отделениях и филиалах;

- повышенный уровень контроля;

- мгновенный поиск;

- повышенная безопасность;

- плавный переход;

- комплексная поддержка и обучение;

- модернизированная система позволяет снизить издержки;

- решения, специально разработанные для Вашей отрасли;

- ваши клиенты тоже остаются в выигрыше;

- полное соблюдение законодательства [22].

Таким образом, на сегодня внедрение систем автоматизации документооборота является необходимым. Они дают реальные выгоды и экономический эффект. Важно правильно выбрать СЭД и не слишком экономить на внедрении. Длительность процесса внедрения системы в основном зависит от ее сложности и колеблется в пределах от недели до года, а иногда и более.

2.4 Недостатки документационного обеспечения деятельности менеджера в ООО «ВАЛГА»

Основные недостатки документационного обеспечения в ООО «Валга» представлены ниже.

1) Регистрация документов. По-прежнему острой остается проблема организации системы регистрации и оперативного поиска документов. Конечно, современные компьютерные системы обработки информации позволяют быстро находить сведения о документе в режиме автоматизированного поиска, но зачастую возникает необходимость использования оригинала документа на бумажном носителе. Наиболее типичные ошибки при регистрации документов:

- сплошная регистрация документов на протяжении нескольких лет вместо регистрации их в пределах календарного года;

- использование одинаковой индексации для документов разных типов (например, для приказов по основной деятельности и по личному составу);

- отсутствие регистрационных индексов на некоторых документах, подлежащих обязательной регистрации (в актах, трудовых договорах и др.);

- простановка регистрационных индексов на документах без занесения сведений о документе в учетную форму.

2) Контроль за исполнение документов. Наиболее консервативным по используемой технологии остается ведение контроля за исполнением документов. Сложившийся в прошлые времена традиционный формальный контроль, сводившийся в основном к напоминаниям исполнителям о приближении сроков исполнения, почти в неизменном виде применяется в современных организациях. Даже обязательный анализ состояния исполнительской дисциплины сводится, как правило, к простому обобщению фактов несвоевременного исполнения документов, выполнения документа без серьезной работы по выявлению реальных причин срыва и определения путей их устранения.

Одной из актуальных задач деятельности службы документационного обеспечения управления является построение и развитие системы предупредительного контроля, связанного с прямым участием специалистов в области делопроизводства в процессе исполнения поставленного на контроль документа. Формой этого участия должно стать своевременное выявление причин возможного срыва исполнения документа и поиск путей их устранения, т.е. реальная, практическая помощь исполнителю, а не "слежка" за ним с целью дальнейшего наказания за плохую работу с документами.

3) Систематизация и хранение документов. Заключительным этапом обработки управленческих документов является их систематизация по определенным признакам и формирование дел. Состояние этой работы в организациях разного типа существенно различается. В государственных структурах сохраняется традиция регулярной подшивки документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (классификационным справочником, позволяющим распределять документы по папкам в соответствии с принятыми правилами).

4) Номенклатуры дел отсутствуют, что является грубым нарушением правил ведомственного хранения документов и приводит ко многим ошибкам при ведении архивной части делопроизводства:

- исполненные документы не сразу подшиваются в дела;

- при формировании дел смешиваются в одном деле документа разных видов и сроков хранения;

- вместе с оригиналами документов подшиваются их копии, проекты, дубликаты;

- в одно дело формируются документы разных лет и т.п [23].

Еще хуже обстоят дела с формулированием заголовков дел, которые не только не соответствуют предъявляемым требованиям, но и просто не позволяют понять, какие документы подшиты в данное дело.

Документы хранятся в ООО «Валга» в соответствии с установленным сроком, сами условия и способы их хранения не отвечают принятым правилам:

- документы находятся в скоросшивателях. а не переплетаются;

- документы дела формируются в обратном. а не в прямом хронологическом порядке;

- листы дела не нумеруются, не описываются и не заверяются;

- описи дел не составляются.

С другой стороны, в организации ООО «Валга» постоянно накапливаются документы с истекшими сроками хранения, которые можно и нужно периодически уничтожать по соответствующему акту. Однако решение вопросов хранения и уничтожения документов должно находится в ведении специальной экспертной комиссии организации, о необходимости создания которой знают далеко не во всех организациях [24].

За все эти нарушения персональную ответственность несет первый руководитель организации. Они обязаны обеспечивать постоянное хранение документов в создаваемых для этих целей архивах или в структурных подразделениях организации. Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями архивной службы, а при смене собственника или места хранения документов они должны информировать архивную службу о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов.

Таким образом, надо внедрить в организацию ООО «Валга» электронную систему документооборота, чтобы снизить количество недостатков и сократить время на работу с документами.

3. ПРОЕКТ ИНФОРМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МЕНЕДЖЕРА В ООО «ВАЛГА»

Внедрение электронного документооборота в организацию ООО «Валга» - задача очень ответственная и связана с коренным изменением действующих бизнес-процессов, которые появляются при анализе существующих на этапе подготовке внедрения. По большому счету, с установкой электронного документооборота меняется стиль управления бизнесом.

Электронный документооборот ни в коем разе не должен внедряться как дань моде на "прогрессивные технологии".

Самое главное - это то, что понимание цели внедрения начинается с анализа и классификации проблем, например таких:

- информация теряется;

- приходит не по назначению;

- приходит с опозданием;

- поступает не к тому, к кому следует;

- не полна или не точна;

- достается дорого.

Без поддержки сотрудников службы ДОУ проект внедрения может застопориться.

При подготовке ТЗ фиксируются требования:

- к объему функциональности системы;

- к настройке системы;

- к организационной структуре: структура системы управления и перечень ответственных за эксплуатацию системы лиц;

- к техническим характеристикам системы (планируемый режим использования и объем обрабатываемой информации, количество обслуживаемых пользователей, ожидаемые периоды их пиковой активности);

- к способам обеспечения безопасности и надежности;

- к технической инфраструктуре: аппаратные требования к рабочим станциям; аппаратные требования к серверам; список оборудования, на которое необходимо установить систему (включает местоположение и конфигурацию);

- к объему работ: детальное описание требований по изменению функциональности; описание дополнительных услуг; описание процесса и объемов обучения;

- к перечню серверов;

- к перечню рабочих мест (с указанием способа подключения к серверу): конфигурация сети; требования к операционной системе, установленной на серверах и рабочих станциях; тип используемых серверов баз данных [25].

Утверждение ТЗ. Оно необходимо для понимания обеими сторонами объема и состава работ для минимизации возможных недоразумений.

Приведение технической инфраструктуры заказчика в соответствие с требованиями технического задания. Сюда входит закупка и установка необходимого оборудования.

На этом и последующем этапах роль сотрудников службы ДОУ в основном контролирующая (чтобы все мероприятия были выполнены качественно и в срок, даже если за их содержание несут ответственность другие службы).

Настройка системы в соответствии с организационной структурой организации.

Обучение технического специалиста - включает полный курс обучения администратора системы:

- установка системы на сервер;

- установка и настройка клиентской части системы;

- работа и настройка системы;

- настройка организационной структуры;

- администрирование системы.

Групповое обучение пользователей в режиме презентации:

- обзор возможностей программного продукта,

- интересные особенности.

Испытание системы в условиях, приближенных к условиям последующей штатной эксплуатации, с целью выявления скрытых отклонений от технического задания и неучтенных требований.

Опытная эксплуатация заключается в непосредственной работе сотрудников организации с функционирующей и настроенной системой.

Этап корректировки

Корректировка функционала системы на основе результатов опытной эксплуатации.

Во время опытной эксплуатации проверяется правильность функционирования системы при выполнении каждой функции и готовность персонала к работе в реальных условиях.

Здесь сотрудники службы ДОУ могут проверять, насколько точно разработчики и внедренцы учли пожелания компании-заказчика и насколько корректно в целом работает СЭД с точки зрения пользователей.

Ввод системы в промышленную эксплуатацию с передачей на сопровождение специалистам и службе технической поддержки компании-заказчика. Подписание акта о завершении работ по проекту.

Именно сотрудники службы ДОУ, как правило, владеют ситуацией, связанной с перемещением документов в организации, могут дать полный и исчерпывающий перечень проблем и, кроме того, проранжировать их по степени критичности и выраженности.

Особенностью технологии внедрения информационной системы в российской организации является проведение обследования документооборота. В отличие от западных компаний, где документооборот, как правило, формализован и ничего обследовать уже не требуется.

Обследование необходимо провести, чтобы уточнить существующую схему документооборота (маршруты и типы документов, правила их регистрации, секретность документов и многие другие, связанные с этим вопросы).

При обследовании проводится аудит технической инфраструктуры организации, квалификации пользователей. Чем детальнее это будет проведено, тем более гарантированным будет учет пожеланий всех отделов, участвующих в документообороте, и, соответственно, более успешным внедрение системы.

Обследование включает:

- анализ организационной структуры, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов. Для выполнения этих работ сотрудники службы ДОУ могут привлекаться как эксперты; составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций. Эту часть работ лучше специалистов службы ДОУ никто не сможет выполнить просто потому, что лучше них никто не владеет ситуацией;

- анализ IТ-инфраструктуры и используемых учетных систем. Данную часть работ обычно выполняют сотрудники IТ-подразделений, как и следующую;

- валидация (сверка) характеристик оборудования Заказчика на предмет соответствия поставленным целям и требованиям программного продукта.

В организации ООО «Валга» рассмотрение документопотоков входящих, исходящих и внутренних (служебных) документов, серьезно увеличивает сроки выполнения работ. Совещаний у руководителей разного уровня становится больше и их продолжительность затягивается. Оперативность принятия и выполнения решений низкая и постоянно снижается.

Функции, предлагаемые СЭД, весьма разнообразны. Они делятся на такие категории:

- хранение (регистрация карточки и электронной версии) и поиск документов;

- поддержка канцелярии;

- маршрутизация и контроль исполнения документов;

- аналитические отчеты;

- информационная безопасность;

- дополнительные (специфические) функции.

1) Централизованное хранение документов - едва ли не единственная цель перехода на электронный документооборот для компаний. В связи с этим стоит обратить внимание на поставщика хранилища структуры данных, используемого в той или иной СЭД.

Могут использоваться:

- Lotus Domino;

- Microsoft SQL Server;

- Oracle;

- другие СУБД;

- собственные решения.

Среди функций для поиска документов различают:

- поиск по атрибутам (полям регистрационной карточки) документов;

- поиск по вложенным в документы файлам (полнотекстовый поиск);

- сложный поиск (с использованием логических операций).

2) Поддержка канцелярии и делопроизводства.

Поддержка работы канцелярии - важный компонент СЭД, ориентированных на работу, как в государственных органах, так и в коммерческих организациях. К основным "канцелярским" функциям можно отнести следующее:

- представление документа в виде электронной карточки - аналога регистрационной карточки документа;

- поддержка ввода документов в систему со сканера;

- ведение номенклатуры дел;

- регистрация документов, в том числе пришедших по электронной почте;

- связывание исходящих писем с входящими;

- поддержка служебных записок;

- работа с обращениями граждан;

- работа с заявками;

- ведение журналов регистрации и учета бумажных оригиналов документов;

- поддержка иерархических справочников.

3) Маршрутизация и контроль исполнения документов.

Данные функции востребованы, как в крупных, так и мелких организациях и позволяют управлять документопотоками и контролировать исполнение поручений по документам. К основным функциям данной категории относятся:

- проектирование маршрутов документов с возможностью последовательно-параллельного их исполнения;

- поддержка различных действий над документами во время маршрута: визирование, согласование, наложение резолюции, подпись и т.п.;

- отправка документов как по типовым, ранее спроектированным, так и по свободным, определяемым пользователем в процессе выполнения задачи, маршрутам;

- уведомление сотрудников о поступлении к ним на исполнение новых документов;

- уведомление о завершении этапов маршрутов;

- поддержка версионности документов (проектов документов);

- автоматический контроль сроков исполнения документов.

4) Аналитические отчеты.

Как правило, отчеты в СЭД создаются под конкретного заказчика. Однако существуют и общепринятые отчеты, такие как:

- отчет о текущей занятности сотрудников;

- отчет о выполнении работ по документам (ретроспективный);

- отчет о просроченных поручениях.

5) Информационная безопасность

Функции данной категории обеспечат информационную безопасность предприятия следующими средствами:

- аутентификация пользователей системы;

- распределение прав доступа для сотрудников-пользователей СЭД;

- поддержка электронной цифровой подписи документов;

- шифрование писем и документов;

- ведение истории и статистики работы с документами;

- аудит работы пользователей в системе.

6) Дополнительные (специфические) функции

Некоторые разработчики СЭД предлагают ряд специфических функций, присущих только данной конкретной системе. Многие СЭД предоставляют собственные API-интерфейсы для разработки новой функциональности "под заказчика".

7) Критерии выбора системы документооборота.

При выборе СЭД приходится искать компромиссное решение, по максимуму удовлетворяющее следующим критериям:

- обеспечение требуемой функциональности с возможностью дальнейшей расширяемости системы;

- минимальная совокупная стоимость владения и быстрая окупаемость системы;

- достаточный уровень технической поддержки;

- зарекомендовавший себя производитель с реальными внедрениями;

- учет отечественной законодательной базы;

- субъективные предпочтения заказчика.

8) Обеспечение функциональности.

Полная функциональность современных СЭД может заинтересовать только крупных корпоративных клиентов или государственные органы и вряд ли будет востребована, например, клиентами от малого и среднего бизнеса. Поэтому предпочтение должно быть оказано поставщикам, предлагающим модульный принцип лицензирования системы, а также системам, позволяющим вносить необходимые изменения или доработки по своему усмотрению.

Стоит также обратить внимание на возможность дополнительного наращивания функций системы при дальнейшей эксплуатации и возможность самостоятельного оперативного внесение изменений.

9) Совокупная стоимость владения.

В полную совокупную стоимость владения системой входят:

- стоимость серверной части, реализующей бизнес-логику системы;

- стоимость клиентских рабочих мест;

- стоимость хранилища данных;

- стоимость внедрения и технической поддержки во время эксплуатации;

- стоимость продуктов сторонних разработчиков, интегрированных с данной системой документооборота.

- стоимость реализации дополнительных функций ("под заказчика").

Стоимость серверной части (бизнес-логика системы) и хранилища данных является весомым фактором общего удорожания системы. Так по этой причине решения на платформе Lotus отличаются сравнительно высокой стоимостью. Достаточно дорого будут стоить СЭД, хранящие данные на Oracle, системе, используемой, как правило, в крупных организациях с высокими требованиями к надежности и безопасности. Если Вы представитель малого или среднего бизнеса, оптимальным решением для Вас могут быть СЭД с поддержкой Microsoft SQL Server.

10) Техническая поддержка.

Качественная техническая поддержка предполагает, что поставщик СЭД предоставляет все возможные средства для всестороннего изучения работы системы и оказания услуг по консультированию пользователей и оперативному устранению замеченных ошибок.

Компонентами эффективной техподдержки являются:

- бесплатная (или условно бесплатная) демо-версия системы;

- демонстрационные и/или обучающие ролики по работе пользователей с системой;

- подробная документация на продукт с локализацией на родной язык пользователей;

- наличие в регионе разработчика или партнёра;

- форум технической поддержки;

- прочие он-лайн сервисы и традиционная телефонная поддержка пользователей.

11) Учет отечественного законодательства.

При выборе СЭД актуальной проблемой является соответствие системы законодательной и нормативной базе.

12) Субъективные предпочтения заказчика.

Часто на практике решающими факторами в пользу выбора той или иной системы документооборота оказываются трудноформализумемые, субъективные предпочтения клиента. Тем не менее, можно указать следующие распространенные предпочтения заказчиков при выборе СЭД:

- использование в бизнес-логике СЭД терминологии совпадающей с терминологией существующего на предприятии бумажного делопроизводства и документооборота;

- похожесть пользовательского интерфейса СЭД на привычное, используемое заказчиком программное обеспечение;

- возможность интеграции СЭД с программным обеспечением сторонних производителей, которое обеспечивает критически важные функции работы предприятия.

Итак, внедрение электронного документооборота в организацию ООО «Валга» - задача очень ответственная и связана с коренным изменением действующих бизнес-процессов, которые появляются при анализе существующих на этапе подготовке внедрения. До того как внедрить в компанию сэд, нужно главное - понимание цели внедрения, которая начинается с анализа и классификации проблем.

3.1 Формирование требований к информационно - документационному обеспечению менеджмента в ООО «Валга»

В современны условия системы электронного документооборота становится обязательным элементом ИТ - инфраструктуры организации. С их помощью повышается эффективность деятельности предприятий.

При поиске и выборе программных продуктов на рынке автоматизированных систем предъявляются определенные требования

1) Требования к автоматизированным системам:

- гибкость настройки и адаптация к особенностям предприятия ООО «Валга»;

- завершенность программного продукта - система не требует вмешательства программистов для ее сопровождения;

- объединяет территориально-удаленные рабочие места в единую информационную базу;

- невысокая стоимость;

- система имеет шлюз к системе "1С:Предприятие" или имеет сертификат "1С:Совместимо";

- платформа должна содержать эффективные инструменты для решения различных задач внедрения, сопровождения и расширения информационной системы и типовые приложения.

2) Система электронного документооборота должна:

- обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

- обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

- допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

- поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

- осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

- обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;

- поддерживать технологию HSM;

- протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;

- поддерживать удаленный доступ к информации.

3) Продвинутые системы должны поддерживать:

- кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;

- территориально распределенные организации;

- алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;

- цифровую подпись.

4) Требования к архитектуре:

- наличие выделенного сервера приложений;

- многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

- наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.

5) Требования к открытости и интеграции с другими системами:

- интеграция со средствами потокового ввода документов;

- интеграция с офисными приложениями;

- интеграция с электронной почтой;

- наличие развитого программного интерфейса (API);

- интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

- возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;

- возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами.

Таким образом, при выборе автоматизированной системы необходимо внимательно изучить несколько предложения, имеющиеся на рынке. Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика автоматизированной системы и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации настройки.

3.2 Выбор программного продукта для внедрения в ООО «Валга»

В современны условия системы электронного документооборота становится обязательным элементом ИТ - инфраструктуры организации. С их помощью повышается эффективность деятельности предприятий.

В настоящее время на рынке программного обеспечения широко представлены системы для автоматизации делопроизводства, документооборота и других бизнес-процессов предприятий и учреждений.

Для выбора СЭД и внедрения в организацию ООО «ВАЛГА», рекомендуют предпринять ряд следующих шагов:

Самое первое - это определиться с платформой СЭД (на чём реализована серверная часть - бизнес-логика системы, хранение метаданных и хранение электронных версий документов), которая должна соответствовать информационной политике вашей организации, а не усложнять её.

Обратить внимание на клиентское ПО (минимальные технические требования) и так как мы рассматриваем СЭД, то совместимость с программами для работы с электронными документами (тексты, таблицы, сканы и т.д.).

Сделать сравнительный анализ функциональности СЭД, наиболее полно соответствующим Вашим требованиям.

Изучить схемы лицензирования, предлагаемые поставщиками СЭД, и выберите наиболее оптимальные для себя варианты.

Рассмотрите вопросы по дальнейшему обновлению ПО платформы и возможности получения обновлений прикладной части СЭД.

Ознакомиться с комплексом услуг по оказанию технической поддержки, оцените самого поставщика СЭД по заявленным им внедрениям.

Если есть возможность - установите демо-версию системы, изучите демонстрационные материалы (видеоролики), предлагаемые поставщиками СЭД.

В зависимости от масштабов организации и уровня ее информационной культуры используются различные по функциональности средства автоматизации документооборота.

В сфере государственного и муниципального управления действует федеральная система документооборота, обеспечивающая потоки документов меду различными информационными системами и контроль и потоков в целя реализации установленной технологии подготовки документов, требующие согласование в различных инстанциях.

В небольших организация и на малых предприятиях, зачастую ограничиваются возможностями текстовых процессов и программ электронной почты. Текстовые процессоры, например MS Word, позволяют профессионально оформлять документы, разрабатывать типовую для организации или отрасли структуру документа, сохранять ее в шаблоне, готовить серийные документы и письма, почтовые конверты, наклейки, используя встроенные в текстовые процессоры средства. Возможен поиск в папках документов с использованием средств операционной системы, а также поиск в документа средствами текстовых процессоров. С использованием программ электронной почты возможных передача документов различными исполнителями, ранение и поиск документов.

На рынке программных средств сформировалось мнение, что на малы и средних предприятия наиболее уместно применение группового ПО в качестве основы для создания систем электронного документооборота [26].

Для средних и крупны организаций характерно использование специализированны систем, как универсальны так и систем нового поколения:

- отечественные системы «ДЕЛО», «Золушка», LanDocs. «Эффект Офис», Optima Workflow;

- русифицированные версии зарубежных систем DOSC Open, Links Works,и системы созданные на основе арубены - «Босс-Референт», OfficeMedia.

В России наиболее распространенными, с точки зрения «цена/функциональность» являются системы Directum, DocsVision и ЕВФРАТ.

При оценке объема СЭД в России существенным критерием стали затраты на внедрение, в частности, стоимость составляющих системы ( клиент, сервер, дополнительные модули), услуги по консалтингу, внедрению и обновлению системы, а также обучение и техподдержку.

Рассмотрим несколько систем, которые наиболее актуальны и пользуются спросом на Российском рынке рисунок 3.1.

Рисунок 3.1 - Распределение внедрений СЭД на территории России

Как видно из рисунка 3.1, количество внедрений на территории России СЭД «Directum» занимает (25%), «DocsVision» (15%), «1С-Документооборот 8» (9% ) и другие СЭД (51% ).

Наиболее популярные СЭД:

1) «Directum»;

2) «DocsVision»;

3) «1С: Документооборот 8», 1С;

DIRECTUM

Directum - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

ECM-система DIRECTUM позволяет строить инфраструктуру электронного взаимодействия, закрывающую различные задачи бизнеса на разных уровнях: от делопроизводителей до топ-менеджмента.

Каждый элемент системы органично дополняет другие, поэтому они могут внедряться как вместе, создавая целостную инфраструктуру, так и по отдельности [27].

В составе DIRECTUM выделяются три основных слоя:

- платформа, построенная на обязательных компонентах системы;

- модули системы и технические решения;

- бизнес-решения - не только система, но консалтинг и продуманное внедрение.

Преимущества системы:

- прозрачность бизнес-процессов;

- исключение несанкционированного доступа;

- повышение исполнительской дисциплины;

- выполнение требований стандартов ISO-9000;

- сокращение затрат времени руководителей и сотруднико;

- легкость внедрения инноваций и обучения;

- развитие корпоративной культуры;

- ориентация на повышение эффективности работы в целом [19].

Функциональные возможности системы DIRECTUM:

- управление электронными документами;

- управление деловыми процессами;

- канцелярия;

- управление показателями эффективности;

- управление взаимодействием с клиентами;

- обращение граждан и организацией;

- управление совещаниями и заседаниями;

- управление договорами.

Система DIRECTUM имеет очень разнообразные возможности, которые будут подходить для организации в целом, а так же и для всех сотрудников.

2) DocsVision

На предприятии система Docsvision используется с 2007 года, и на ее базе последовательно автоматизируются основные бизнес-процессы компании. В текущем году были реализованы такие важные для компании задача:

- управление актами о несоответствии и браке; управление документами системы менеджмента качества; модернизация процесса обработки входящих документов; проведено плановое обновление системы.

С момента начала использования Docsvision на предприятии систему воспринимали не только как средство для решения стандартных задач для такого рода систем, но и как мощный инструмент, с помощью которого возможна автоматизация специфических для компании бизнес-процессов.

а) Решение.

Решение было разработано и внедрено компанией «Системная Экспертиза», сотрудничество с которой компании ОАО «ПО Элтехника» продолжается с 2012 года. Решение включало в себя:

- возможность учета информации о браке в структурированном виде;

- автоматизированную обработку (согласование, утверждение, исполнение) актов о несоответствии и браке в соответствии с регламентом, принятом на предприятии;

- блок контроля и отчетности.

б) Задачи проекта.

Руководством компании было принято решение автоматизировать процесс управления актами о несоответствии и браке на базе Docsvision. Цель проекта: сокращение финансовых и временных затрат на обработку актов о браке и исполнения решений, повышение эффективности решений за счет создания единого информационного пространства.

Компания «ДоксВижн» - разработчик одноименной системы управления документами и бизнес-процессами предприятий и организаций. Это - единственный из российских разработчиков СЭД, придерживающийся вендорской модели бизнеса - полностью сосредоточен на разработке и технической поддержке системы Docsvision. Все продажи и внедрения системы осуществляются сетью авторизованных партнеров в различных регионах России, СНГ и странах Балтии. Для удобства заказчиков программная платформа Docsvision совместно с партнерами локализована на английский, украинский, латышский, эстонский, грузинский, молдавский и казахский языки Структура платформы системы Docsvision изображена на рисунке 3.2.

Рисунок 3.2 - Структура платформы Docsvision

В следствии рисунка 3.2, система Docsvision находится в постоянном развитии. Новые модули и приложения позволяют универсально настраивать систему документооборота в компаниях любого уровня и различных отраслей деятельности. Небольшой коллектив разработчиков за несколько лет превратился в крупную компанию с современным менеджментом, придерживающуюся принципов наступательного развития на рынкеОб этом свидетельствуют более 1000 успешных внедрений системы Docsvision.

Полная функциональность современных систем может заинтересовать только крупных корпоративных клиентов или государственные органы и вряд ли будет востребована, например, клиентами от малого и среднего бизнеса. Поэтому предпочтение должно быть оказано поставщикам, предлагающим модульный принцип лицензирования системы, а также системам, позволяющим вносить необходимые изменения или доработки по своему усмотрению.

Стоит также обратить внимание на возможность дополнительного наращивания функций системы при дальнейшей эксплуатации и возможность самостоятельного оперативного внесение изменений.

Компания «ДоксВижн» работает в соответствии с международным стандартом в области качества ISO 9001 и моделью CMMI 3. Компания «ДоксВижн» остается верна идее создать отечественное решение, ничем не уступающее лучшим мировым образцам, представленным в IT-индустрии. Последние три года Docsvision уверенно входит в тройку наиболее продаваемых российских СЭД.

DocsVision является базисом для электронного документооборота - создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс.