Документационное сопровождение деятельности менеджера с использованием информационных технологий (на примере строительной компании ООО "Валга")

Основные процессы, автоматизируемые с помощью СЭД DocsVision - регистрация входящих / исходящих документов и протоколов совещаний; подготовка, согласование и исполнение внутренней распорядительной документации; контроль исполнения поручений.

Система Docsvision предназначена для автоматизации управления документами и бизнес-процессами, включая как общую управленческую деятельность, так и различные функциональные задачи подразделений, и операционные процессы в деятельности предприятий.

Это сбалансированный комплекс, включающий:

1) платформу - основу для создания и работы самых разных решений;

2) приложения - готовые решения для быстрого внедрения типовой функциональности;

3) конструкторы - средства быстрой разработки и модификации прикладных решений;

4) дополнительные модули - средства расширения технических возможностей.

Автоматизация Docsvision позволяет:

- организовать единое информационное пространство, обеспечить сотрудников удобным и надежным инструментом для коллективной работы с документами, в том числе в географически удаленных филиалах и подразделениях организации;

- автоматизировать процессы, связанные с регистрацией, обработкой, согласованием, поиском и хранением документов;

- провести интеграцию различных информационных систем на базе сквозных бизнес-процессов;

- автоматизировать процессы назначения поручений, контроля сроков и стадий их исполнения.

Масштабируемая архитектура, развитые средства WorkFlow, плотная интеграция Docsvision с Microsoft-инфраструктурой и другими информационными системами предприятия, а также широкий выбор готовых приложений, позволяют выполнить внедрение системы в минимальные сроки и удовлетворить все потребности клиента.

Преимущества Docsvision:

- удобная и простая настройка, модификация и разработка собственных решений на базе Docsvision без программирования;

- возможность масштабирования системы;

- широкий набор готовых решений по управлению документами и бизнес-процессами;

- гибкий интерфейс системы, разнообразные варианты реализации рабочих мест пользователей, в зависимости от требований:

- рабочие места для специалистов по делопроизводству;

- рабочие места на базе Microsoft Outlook;

- рабочие места на базе корпоративного портала Microsoft SharePoint;

- возможность организации рабочего места на любом комьютере без установки ПО - легкий клиент;

- мобильные рабочие места в двух вариантах: для работы с iPad а также приложение под мобильное устройство на Android.

Наличие встроенных средств защиты информации от несанкционированного доступа, обеспечивающие максимальный уровень безопасности данных;

для удобства заказчиков платформа Docsvision локализована на нескольких языках.

3) 1С: Документооборот.

«1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота [29].

Программы уже получили высокую оценку пользователей. Например, многие пользователи отмечают, что значительно увеличилась скорость работы с базой данных. Такие важные процессы как установка и обновление также усовершенствованны. Нельзя не обратить внимание на новый интерфейс.

Пользователи 1С Предприятия 8.2 теперь могут работать в режиме тонкого клиента и в режиме веб-клиента. При помощи настройки веб-сервера, пользователи могут работать с базой данных через интернет.

Работать с информационной базой данных в интернете можно и при низкой скорости интернет-соединения, так как в платформе реализованы специальные механизмы экономии интернет-ресурсов. Новая версия поддерживает режим работы в оперативной системе Linux.

Большое количество настроек можно сделать в пользовательском режиме. Сокращено время на формирование отчетов, благодаря работе механизма агрегатов. Доработан интерфейс. Рабочий стол функционирует одновременно и как помощник пользователя, можно быстро просмотреть последние измененные документы, сделать выборку из избранных ссылок пользователя, программа также высвечивает ошибки, которые допустил пользователь. Работа программ ускорена в целом: увеличена скорость запросов и работы с базой данных, сокращено время первого запуска.

В поставку входит необходимая методическая литература для обучения:

- механизмы устойчивы к ошибкам системы;

- при отключении одного компьютера, работа пользователей не прерывается;

- нагрузка в программах сбалансирована, повышена устойчивость к обрыву канала связи;

- программы поддерживают режим работы с системами управления базами данных Oracle Database;

- возможности настройки отчетов расширены;

- настраивать отчеты можно в конфигураторе и в пользовательском режиме.

Для разработчиков программ расширен состав инструментов.

Расширены возможности администрирования, даже в тех случаях, когда установлено несколько версий платформы. Платформа предоставляет администратору состав инструментов для настройки, ограничения и контроля прав доступа пользователей. Программы постепенно переводятся в режим управляемого приложения, действует новая технология внешних компонент.

Программа работает на платформе «1С: Предприятие 8» и обеспечивает выполнение следующих операций:

- хранение любых документов;

- ограничение прав доступа к документам;

- коллективная работа с документами;

- хранение и контроль версий;

- выдача и контроль поручений;

- отчетность;

- работа с системой через веб-браузер.

Система позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере.

«1С: Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

- централизованное безопасное хранение документов;

- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;

- регистрация входящих и исходящих документов;

- просмотр и редактирование документов;

- контроль версий документов;

- полнотекстовый поиск документов по их содержанию;

- работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д;

- коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;

- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;

- автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;

- учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Конфигурация ориентирована как на коммерческие предприятия, так и на бюджетные учреждения:

- делопроизводство;

- документооборот;

- взаимодействие;

- поиск данных.

Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

Сравнение СЭД в обзоре ведётся по следующим критериям:

- используемые технологии;

- политика лицензирования и ценообразование;

- функциональные возможности;

- права доступа и информационная безопасность;

- поддержка;

- обучение.

Таблица 3.1 - Сравнение платформ СЭД

Критерии сравнения	1С: Документооборот	DocsVision	Directum
Серверная операционная система	Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7), Linux	Windows Server (2000, 2003, 2008)	Windows Server (2000, 2003, 2008)
Клиентская операционная система	кросс-платформенная	Windows (XP, Vista, 7)	Windows (XP, Vista, 7)
Используемый сервер БД	MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Возможен файловый режим работы (без сервера БД)	MS SQL Server	MS SQL Server
Средства работы на мобильных устройствах	Safari Mobile	Нет	Есть (Opera Mobile, Safari Mobile, IE Mobile)
Возможности интеграции	1С, API, XML	1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory	1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active Directory
Демоверсия/демодоступ	Демодоступ	Демоверсия	Нет
Web	Есть тонкий клиент на Internet Explorer	Есть тонкий клиент на Internet Explorer. Web-сервер входит в состав платформы	Есть, с помощью дополнительного модуля Web-сервер
Технология сканирования	Любой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу со сканера любого типа, поддерживающего технологию TWAIN	Для распознавания текста при вводе бумажных документов в систему DocsVision реализована	Capture and Transformation Services (DCTS) - набор служб, облегчающих массовый ввод документов в Directum с внешних источников

Стоит отметить вариативность серверных операционных систем и серверов БД 1С: Документооборот по сравнению со своими конкурентами. Также можно указать на различие компаний в политике предоставления демоверсии / демодоступа потенциальным пользователям. Главное, что стоит указать в самом начале нашего обзора - это то, что все СЭД построены по модульному принципу, что позволяет добавлять к СЭД новые функции или развивать функциональность уже имеющихся сэд, стоимость лицензии приведена в таблице 3.2.

Таблица 3.2 - Стоимость лицензий без учёта стоимости СУБД (тыс.руб) [30].

	1С: Документо-оборот	DocsVision	Directum
Пакеты лицензий	ПРОФ	КОРП	Базовая	Расширен-ная	Корпоративная	Lite	Standard	Enterprise
Пакет 20/25 (DocsVision) базовых клиентских лицензий	95	163	95	185	264	34	129	222
Пакет 50 базовых клиентских лицензий	186	254	-	320	484	81	306	526
Пакет 100 базовых клиентских лицензий	530	598	-	795	1000	-	544	936

Целью таблицы 3.2 является предоставление общей сравнительной характеристики по вопросу стоимости основных модулей рассматриваемых программных продуктов и клиентских лицензий. Конечно, она далеко не полностью содержит прайс-листы трёх представленных компаний, но вполне даёт понимание потенциальным пользователям о стоимости продуктов.

Выбирая систему электронного документооборота, важно выбрать именно ту, подходящую по всем параметрам систему. А так же посчитать все затраты, которые потребуются для внедрения в организацию ООО «Валга». Посчитав затраты, надо сопоставить их с уставным капиталом компании ООО «Валга».

Сравнительный анализ регистрации и ввода трех систем, представлен в таблице 3.3.

Таблица 3.3 - Регистрация и ввод документов

Функции	1С: Документооборот	DocsVision	Directum
Регистрация документов	+	+	+
Присоединение файлов	+	+	+
Создание документа по шаблону	+	+	+
Регистрация из электронной почты	-любой документ или файл можно отправить по электронной почте из программы; -загрузка входящих и внутренних документов; -загрузка всех вложенных файлов	- работа исполнителя с заданием MS Outlook без открытия Навигатора DocsVision (on-line) -мгновенная синхронизация задания MS Outlook и карточки задания в Навигаторе -отображение заданий DocsVision в виде задач в MS Outlook	-интеграция с MS Outlook позволяет сохранять пришедшие письма и их вложения как документы а также регистрировать контакты в модуле «Управление взаимодействием с клиентами». Текст письма можно непосредственно из MS Outlook отправить в виде задачи каждому сотруднику, поручив ему тем самым работу, обозначенную в письме
Регистрация из web-формы	+	+	+
Работа со справочниками
Настройки шаблонов регистрационных номеров
Контроль заполнения обязательных полей карточки документа	+	+	+
Возможность потокового ввода документов	+	+	+
Регистрация со сканера	+	+	+
Регистрация документов из MS Office/OpenOffice	Возможно при реализации дополнительной программной настройки	Открытие и сохранение хранящихся в системе документов формата Microsoft Office непосредственно из приложений Microsoft Office Автоматическое формирование атрибутов учетной карточки из полей и свойств документа Microsoft Office и обратно	-

Цена на послепродажное обслуживание СЭД. Вследствие прозрачности прайс-листов фирмы 1С, в таблице представлены цены на Информационно-технологическое сопровождение пользователей «1С: Предприятие» в денежном выражении. Таблица 3.4 объединяет DocsVision и Directum, которые предоставляют информацию в процентом выражении.

Таблица 3.4 - Цены на информационно - технологическое сопровождение

Услуги по обновлению версий продукта	Цена
Абонемент на обновление версий сроком на 1 год	20% (от стоимости ПО)
Абонемент на обновление версий сроком на 1 квартал	6% (от стоимости ПО)
Обновление версии (разовое, при отсутствии абонемента)	50% (от стоимости ПО)
Приоритетная техподдержка на 1 год	72 000 руб.
Обновление версий продукта DV	25% от стоимости конкурентных лицензий

Обучение сотрудников - это необходимое условие для успешного внедрения, использования и развития системы на базе любого из представленных продуктов. Именно поэтому мы посчитали важным отразить в обзоре ключевые параметры проводимых компаниями.

Обучение технического специалиста - включает полный курс обучения администратора системы:

- установка системы на сервер;

- установка и настройка клиентской части системы;

- работа и настройка системы;

- настройка организационной структуры;

- администрирование системы.

Групповое обучение пользователей в режиме презентации:

- обзор возможностей программного продукта;

- интересные особенности.

Сравнение стоимости курсов обучения представлены в таблицы 3.5.

Таблица 3.5 - Стоимость курсов обучения

Курсы СЭД	Длительность (академических часа)	Стоимость, руб.
Возможности прикладного решения «1С: Документооборот 8» для организации электронного документооборота	24	10 000
Основы DocsVision	16	6500
Использование базовых модулей системы Directum	15	5 700

Из таблицы 3.5 видно, что стоимость курсов обучения, ни такая и высокая. Учитывая уставный капитал компании ООО «Валга», можно сделать вывод что она может себе позволить использование базовых модулей системы Directum.

3.3 Этапы информатизации в ООО «Валга» (основные мероприятия, ресурсы и исполнители)

СЭД облегчает обработку документов, обеспечивает актуальность хранимой информации, значительно уменьшает время поиска нужных данных.

Этапы внедрения системы электронного документооборота:

- обследование имеющихся регламентов ведения документации, требований и функционала СЭД;

- внедрение в эксплуатацию с установкой ПО;

- тренинг по работе с системой для сотрудников-пользователей;

- сопровождение в период опытной эксплуатации;

Внедрение СЭД качественно изменяет процесс документооборота в организации и дает следующие преимущества:

- сокращение времени поиска нужных документов за счет сквозного поиска по общекорпоративной базе;

- снижение трудоемкости и повышение эффективности взаимодействия различных подразделений повышение эффективности взаимодействия различных подразделений;

- улучшение системы администрирования и контроля процесса обработки документации;

- уменьшение времени доставки управленческой информации: приказов, распоряжений, поручений;

- снижение рисков потери документов;

- возможность оперативного принятия решений за счет полноты и актуальности предоставляемой информации;

- уменьшение числа бумажных документов в документообороте компании за счёт сканирования всей входящей и исходящей документации;

- повышение безопасности хранения документации за счет введения авторизированного доступа к системе с учетом ролей доступа и прав сотрудника на данную информацию.

Общий анализ показал, что в компанию лучше всего внедрить систему Directum, он не уступает двум другим программам, является более технологичным и более привлекательным по цене.

DIRECTUM Lite - это облегченный вариант поставки системы DIRECTUM для небольших организаций или отдельных подразделений крупных компаний, ограниченный базовой функциональностью и максимальным количеством пользователей- 50.

DIRECTUM Standard - это стандартный вариант поставки системы DIRECTUM, предназначенный для средних организаций (до 100 одновременно работающих пользователей). Ориентирован на использование с MS SQL Server Standard Edition.

DIRECTUM Enterprise - это наиболее мощный вариант поставки системы DIRECTUM, предназначенный для крупных организаций.

Ориентирован на использование с MS SQL Enterprise. Поддерживает высокую масштабируемость, кластерные решения и режим AlwaysOn. Режим AlwaysOn доступен только при использовании с MS SQL Enterprise.

Возможна смена варианта поставки системы DIRECTUM. При смене варианта поставки владелец лицензий оплачивает разницу между стоимостью имеющегося состава лицензий в текущем и новом вариантах поставки в соответствии с действующим прайс-листом. В вариантах поставки Standard и Enterprise учитывается количество одновременно работающих пользователей, при этом количество установленных клиентских мест и зарегистрированных пользователей не ограничено (лицензирование «по подключениям»). В варианте поставки Lite учитывается количество зарегистрированных в системе пользователей (лицензирование «по пользователям»). Позиции, отмеченные *, приобретаются один раз на экземпляр системы и могут использоваться на всех вторичных серверах. Позиции, отмеченные **, требуют наличия Серверной лицензии Веб-доступ [31].

Базовая серверная лицензия в вариантах поставки Standard и Enterprise включает функционал поддержки английского интерфейса.

Платформа DIRECTUM позволяет адаптировать и настраивать систему под конкретные цели вашего предприятия без привлечения сторонних разработчиков.

Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder легко осваивается специалистами вашей компании, что дает возможность самостоятельно в короткие сроки вносить изменения.

Серверная лицензия Веб-доступ в вариантах поставки Standard и Enterprise включает функционал мобильного веб-доступа, расходы от внедрения представлены в таблице 3.6.

Таблица 3.6 - Расходы внедрения информационной системы на 5 лет

№	Расходы ТСО на 5 лет	Цена в рублях
		Lite	Standard	Enterprise
1	Стоимость лицензии	8900*5 44500	16800 *5 84000	29600*5 148000
2	Стоимость оборудования
3	Стоимость внедрения	29666	56000	98000
4	Техническое сопровождение	2225	4200	7400
5	Обновление	20% от стоимости 8900	20% от стоимости 16800	20% от стоимости 29600
6	з/п	20028*5 100140	20028*5 100140	20028*5 100140
7	Всего	185431	261140	383140

Посчитав итоги на затраты внедрения информационной системы DIRECTUM, моно сделать вывод. С учетом уставного капитала организации ООО «Валга» ,внедрить моно систему DIRECTUM Standard, так как она будет более функциональной ,по сравнению с DIRECTUM Lite, и более дешевой по сравнению с DIRECTUM Enterprise.

3.4 Методические рекомендации по совершенствованию системы ИДОУ

После завершения проекта должна быть проведена оценка его результатов и подготовлен отчет. В нем обязательно должны присутствовать:

- четкое описание ситуации, сложившейся на момент завершения проекта;

- достигнутые значения критичных бизнес показателей (метрик);

- текущая конфигурация программного обеспечения;

- оценка уровня подготовленности пользователей;

- оценка степени удовлетворенности пользователя результатами проекта;

- возможные изменения в требованиях к программному обеспечению.

Зная текущее состояние, менеджер проекта способен оценить, чего еще не хватает и что еще остается сделать для перехода от текущего состояния к тому идеальному состоянию, которое видится в будущем.

После внедрения СЭД в деятельности системы ДОУ необходимо:

- оценить потребности в корректировке самой программы обучения;

- сформировать список для закупок оборудования и комплектующих (серверы, сканеры, рабочие станции и т.п.) и лицензионного программного обеспечения;

- уточнить регламент работы службы технической поддержки,

- скоординировать дальнейшую деятельность различных участников проекта.

В процессе внедрения и последующего использования сотрудниками системы электронного документооборота в корпоративной культуре организации происходит целый ряд изменений. Как правило, эти изменения влияют на результат деятельности организации не напрямую, а косвенным, опосредованным образом. Зачастую их сложно представить в строго формализованном виде и довольно трудно измерить, но они не становятся от этого менее значимыми. К эффектам, связанным с изменением корпоративной культуры, относятся, в частности:

1) Разрушение барьеров между подразделениями.

Внедрение системы электронного документооборота приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации, а также внутри самих подразделений. Сотрудники получают лучшие возможности для обмена опытом, происходит постепенное накопление “лучшей практики”, что, в свою очередь, помогает избежать дублирования работ и ресурсов; повышение привлекательности для инвестиций.

Тот факт, что организация внедрила или внедряет у себя систему электронного документооборота, говорит о том, что руководство данной организации уделяет особое внимание созданию эффективной, прозрачной управленческой структуры. Это делает организацию более привлекательной с точки зрения потенциального инвестора.

2) Повышение качества управленческих решений.

Хорошая система электронного документооборота позволяет руководителю получать информацию в нужное время, в нужном месте, в нужном виде. Доступна отраженная в документах предыстория вопроса, можно увидеть, какие события происходили ранее и какими документами эти события сопровождались. Представленная в наглядном виде информация о состоянии исполнительской дисциплины позволяет оценить загрузку сотрудников. Все это приводит к трудно формализуемому, но реально существующему интегральному эффекту - повышению качества управленческих решений;

3) Изменение отношения к труду.

Работа в единой системе электронного документооборота прививает навыки эффективной командной работы, стимулирует нацеленность на результат. Сокращение доли рутинных операций способствует раскрытию творческого потенциала каждого человека. Образно этот процесс можно представить в виде лозунга “от работников к сотрудникам”. Для ряда пользователей важным мотивирующим фактором может быть возможность освоить новые информационные технологии и повысить тем самым свою ценность как специалиста.

С помощью электронного делопроизводства процессы работы с документами значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми. Бизнес-решение обеспечивает повышение эффективности работы организации при полном соответствии отечественным традициям и стандартам делопроизводства. Все возможности бизнес-решения могут использоваться в различных комбинациях «бумажных» и «электронных» этапов работы с документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство гармонично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями.

В итоге достигается значительный эффект как для организации ООО «Валга» в целом, так и для отдельных категорий сотрудников.

1) Высшее руководство:

- повышение контроля исполнения резолюций и поручений;

- упрощение подготовки отчетности по исполнительской дисциплине;

- ускорение передачи документов на рассмотрение/исполнение;

- ускорение получения информации об исполнении документов;

- организация безопасной работы с конфиденциальными документами;

- сокращение расходов на расходные материалы.

2) Служба делопроизводства (канцелярии):

- упорядочивание работы с документами в организации;

- упорядочивание регистрации документов в организации;

- упрощение контроля исполнения резолюций и поручений;

- упрощение отслеживания переписки (соблюдение сроков ответов, запрашиваемой информации);

- повышение сохранности и исключение потери документов;

- ускорение поиска зарегистрированных документов;

- ускорение поиска зарегистрированных документов и информации о местонахождении;

- минимизация количества бумажных копий документов;

- упрощение формирования стандартных форм и журналов (наклейки на конверты, РКК, журналы, номенклатура и пр.);

- ускорение и упрощение подготовки отчетности по документообороту и исполнению документов для руководства.

3) Секретари-референты (помощники) руководителей:

- упрощение контроля исполнения поручений и резолюций руководителя;

- упрощение и ускорение подготовки отчетности для руководителя об исполнении поручений и резолюций;

- упорядочивание регистрации документов (факсов, электронных официальных писем) и упростить контроль местонахождения оригинала;

- ускорение поиска документов по запросу руководителя [32].

4) Руководители подразделений:

- сокращение длительности подготовки и согласования исходящих и внутренних документов;

- повышение оперативности получения поручений от руководства;

- упрощение контроля исполнения выданных резолюций и поручений;

- ускорение процесса согласования, рассмотрения и регистрации документов [33].

Ответственные за делопроизводство в подразделениях:

- минимизация количества потерь документов;

- упорядочивание регистрации документов в подразделениях.

3.5 Ожидаемые выгоды от реализации проекта

Внедрение системы DIRECTUM позволяет получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру.

1) Обеспечение прозрачности бизнес-процессов. Система DIRECTUM позволяет оперативно отслеживать этапы выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность компании абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, бизнес-ориентированный механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Внедрение электронного документооборота позволяет настроить бизнес-процессы силами бизнес-аналитика без привлечения дополнительных специалистов (программистов). Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность работы организации.

2) Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Внедрение документооборота предоставляет полный контроль всех этапов работ для руководства, таким образом система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены. По мере необходимости (в конце рабочего дня, рабочей недели, месяца) строятся отчеты с указанием просроченных заданий. На основе отчетов руководитель инициирует мероприятия по анализу причин, исправления негативных последствий, выработке мер для недопущения повторения ситуации. Собрав подробную информацию (на основе фактов) по сотруднику или подразделению, руководитель может применять соответствующие корректирующие меры или воздействия [34].

3) Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Внедрение системы электронного документооборота сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения ключевых работ, дающих большую отдачу для предприятия. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

4) Исключение утечки информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

5) Наличие необходимой информации "под рукой". При реализации процесса сканирования и занесения в DIRECTUM всех поступающих документов (в том числе финансовых), руководители получают возможность оперативно получать информацию о необходимости оплаты (отгрузки). В совокупности с быстрым доступом к информации из ERP-системы, руководитель (или его подчиненные сотрудники) может оперативно инициировать процесс оплаты (отгрузки), например рассмотрение и согласование входящих счетов. Сокращение времени на принятие финансовых решений повышает оборачиваемость денежных средств. При возникновении вопросов по поставке (отгрузке) руководитель может в течение секунд обратиться к электронным копиям оригиналов, например в телефонной беседе с контрагентом или руководителем/владельцем бизнеса [35].

Максимально эффективное использование ПО, уже установленного в компании

Часть функций "тяжелых" и дорогих ERP-решений могут быть перенесены в DIRECTUM. Например, согласование бюджета, утверждение заявки на финансирование и т.д. Это позволит сократить затраты на расширение рабочих мест "тяжелых" решений за счет использования системы DIRECTUM.

6) Рост конкурентных преимуществ. Внедрение системы электронного документооборота напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.

Для получения перечисленных преимуществ важно сделать правильный выбор системы электронного документооборота. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов, в той или иной степени решающих поставленные задачи. Но чтобы сделать оптимальный выбор для внедрения документооборота, целесообразно опираться на материалы из независимых источников информации, ряд из которых приведен на странице "Пресса о нас [36].

Однако выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс.

Электронный документооборот в настоящее время становится действенным инструментом повышения эффективности управления. Большинство крупных предприятий, благодаря наличию мощных организационно-финансовых ресурсов, уже перешли к реализации подобных IT-проектов. Владельцы же малого и среднего бизнеса не всегда готовы признать необходимость автоматизации без четкого представления о соотношении затрат на внедрение с полученной в итоге экономией.

Упростить задачу перехода к электронному документообороту для малого и среднего бизнеса поможет новое комплексное решение DIRECTUM Express от компании "ЛАН СЕРВИС".

Решение позволяет воспользоваться всеми возможностями системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM:

- создание, хранение и поиск электронных документов, работа с версиями, назначение прав на документы;

- согласование и обработка документов на всех стадиях жизненного цикла;

- выдача электронных заданий и контроль их исполнения;

- взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

DIRECTUM Express поставляется с набором лицензий облегченного варианта системы DIRECTUM Lite. Специальное предложение также включает комплекс услуг по установке и настройке DIRECTUM под потребности заказчика. А встроенный набор отчетов позволит получить необходимый минимум аналитических срезов как по работе компании с документами, так и по контролю исполнительской дисциплины.

Набор лицензий и условия лицензирования позволяют работать в системе до 10-ти пользователям одновременно. В дополнение, компания-заказчик получает абонемент на обновление версии сроком на 1 год, а также базовую техническую поддержку.

DIRECTUM Express обладает следующими преимуществами по сравнению с другими решениями в области ECM:

- высокое качество. Качественный и апробированный продукт, реализованный в рамках более 750 успешных проектов;

- быстрый эффект. Оперативное внедрение в сроки не более 4-х недель позволит сразу получить результат от использования системы.

- приемлемая цена. Доступное, не требующее больших инвестиций решение с возможностью расширения функционала, необходимого для роста компании в будущем.

Таким образом, система DIRECTUM по программе DIRECTUM Express станет для компаний малого и среднего бизнеса мощным инструментом повышения качества управления и конкурентоспособности.

Информация о компании "ЛАН СЕРВИС". Компания "ЛАН СЕРВИС" является авторизированным партнером DIRECTUM в Украине и Молдове. Также компания предлагает широкий спектр услуг, включающий в себя следующие группы задач:

- бизнес задачи - внедрение и сопровождение системы электронного документооборота, CRM, порталы, специализированные бизнес-приложения;

- продажа лицензионного программного обеспечения (более 17 тыс. наименований);

- консультации по вопросам ИТ;

- разработка стратегий (безопасности, оптимизации затрат на ИТ, построение инфраструктуры), построение и проектирование корпоративных сервисов;

- наладка и обслуживание оборудования и др.

При разработке плана сэд для внедрения программного продукта в ООО «Валга» был сделан выбор, что в компанию лучше всего внедрить систему Directum, он не уступает двум другим программам, является более технологичным и более привлекательным по цене.

Таким образом, система DIRECTUM по программе DIRECTUM Standard станет для компаний ООО «Валга» мощным инструментом повышения качества управления и конкурентоспособности.

Внедрение системы DIRECTUM позволит получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенные исследования документационного обеспечения менеджмента в строительной компании ООО «Валга», а также сформированные рекомендации по внедрению информационной системы, позволяют сделать следующие выводы.

1) В результате исследования системы документооборота в компании ООО «Валга выявлено, что весь процесс управления поcтроен на информации, являющейся основой все управленческих решений. От полноты, достоверности и оперативности предоставления информации зависит качество принимаемых решений и, в конечном счете, эффективность работы организации в целом. Система документооборота состоит в обеспечении не только хранение документов и работы с ними, в том числе поиска, но и движения документов между подразделениями компании ООО «Валга» , группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение, а передача прав на их использование уведомлением конкретны пользователей и контролем и исполнения.

2) Проведя анализ документационного обеспечения в ООО «Валга» выявлены такие недостатки как:

а) регистрация документов:

-сплошная регистрация документов на протяжении нескольких лет вместо регистрации их в пределах календарного года;

-использование одинаковой индексации для документов разных типов (например, для приказов по основной деятельности и по личному составу);

-отсутствие регистрационных индексов на некоторых документах, подлежащих обязательной регистрации (в актах, трудовых договорах и др.);

-простановка регистрационных индексов на документах без занесения сведений о документе в учетную форму.

б) контроль за исполнением документов;

в) систематизация и хранение документов.

г) номенклатуры дел отсутствуют, что является грубым нарушением правил ведомственного хранения документов и приводит ко многим ошибкам при ведении архивной части делопроизводства:

Еще хуже обстоят дела с формулированием заголовков дел, которые не только не соответствуют предъявляемым требованиям, но и просто не позволяют понять, какие документы подшиты в данное дело.

Перечисленные ранее проблемы необходимо устранить, потому что это сказывается на работе организации в целом

3) В результате анализа требований к СЭД для компании ООО «Валга», было выявлено, что при поиске и выборе программных продуктов на рынке автоматизированных систем предъявляются такие требования как:

- гибкость настройки и адаптация к особенностям предприятия ООО «Валга»;

- завершенность программного продукта - система не требует вмешательства программистов для ее сопровождения;

- невысокая стоимость;

- платформа должна содержать эффективные инструменты для решения различных задач внедрения, сопровождения и расширения информационной системы и типовые приложения.

- надежное хранение документов и их описаний;

- обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

- допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

- поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

- осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста.

4) В ходе исследования сэд, было выявлено, что для выбора СЭД и внедрения в организацию ООО «ВАЛГА», рекомендуют предпринять ряд следующих шагов:

- сделать сравнительный анализ функциональности СЭД, наиболее полно соответствующие требованиям ООО «Валга»;

- изучите схемы лицензирования, предлагаемые поставщиками СЭД, и выбирать наиболее оптимальные для компании;

- рассмотрите вопросы по дальнейшему обновлению ПО платформы и возможности получения обновлений прикладной части СЭД;

- ознакомиться с комплексом услуг по оказанию технической поддержки, оценить самого поставщика СЭД по заявленным им внедрениям;

- если есть возможность - установите демо-версию системы, изучите демонстрационные материалы (видеоролики), предлагаемые поставщиками СЭД.

В настоящее время на рынке программного обеспечения широко представлены системы для автоматизации делопроизводства, документооборота и других бизнес-процессов предприятий и учреждений.

5) При разработке проекта внедрения программного продукта в ООО «Валга» был сделан выбор, что в компанию лучше всего внедрить систему Directum, он не уступает двум другим программам, является более технологичным и более привлекательным по цене.

Итак, система DIRECTUM по программе DIRECTUM Standard станет для компаний ООО «Валга» мощным инструментом повышения качества управления и конкурентоспособности.

Таким образом, реализованы поставленные цели и задачи исследования.

CПИСОК ИСПОЛЬОВАННЫ ИСТОЧНИКОВ

1 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». URL: http://base.garant.ru/181655/ (дата обращения: 24.07.2013).

2 Галахов В.В. Секретарское дело : учеб.-практ. пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев[и др]; под. ред. И.К. Корнеева. М.: Проспект, 2010. 608 с.

3 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособ. для вузов / под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. 232 с.

4 Актуальные проблемы и технологии управления корпарацией и капиталами организации: сб. науч. тр. молодых исследователей / отв. ред. В.В. Ермоленко. Краснодар: Кубан. гос. ун-т, 2014. 256 с.

5 Стенюков М.В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия: учеб. пособ. М.: А-Приор, 2009. 175 с.

6 Абросимова М.А. Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении: учебное пособие. М. : КНОРУС, 2011. 232 с

7 Зырянов М.И ИТ на волне революции в бинесе // Директор информационной службы. 2010. №4

8 Региональный сектор экономики знаний: проблемы формирования и управления: монография / В.В. Ермоленко, М.Р. Закарян, Р.М. Закарян, Д.В.Ланская, А.П. Саченко; под ред. В.В. Ермоленко. Краснодар: Кубанский гос. ун-т, 2013. 388 с.

9 Янковая В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2011. № 7. С. 35-36.

10 Документационное обеспечение управления: учеб. для студ. вузов / А.С. Гринберг и др. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. 391 с.

11 Фатутдинов Р.А. Разработка управленческого решения: учебник для вузов.-2-е изд., доп.- М.:ЗАО «Бизнес-школа «Интел-СИНТЕЗ»,2010. 272с.

12 Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособ. / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ИНФРА-М, 2012. 304 с.

13 Макович Г.В. Менеджмент знаний: документационное обеспечение управления: учебное пособие / под ред. Г.В. Макович. М.: Издательство «Академия Естествознания», 2010. 104 с.

14 Быкова Т.А. Технология работы с входящими документами. URL: http://www.sekretariat.ru/discuss/91276/ (дата обращения: 01.04.2014)

15 Быкова Т.А. Технология работы с входящими документами. URL: www/secretariat.ru/discuss/91276/? redct=Y (дата обращения: 26.07.2013).

16 Янковая В.Ф. Обработка документов при поступлении и отправке. URL: http://www.sekretariat.ru/discuss/91312/?redct=Y (дата обращения: 26.07.2013).

17 Ермоленко В.В., Ермоленко Д.В., Закарян М.Р., Приходько А.И., Матвиенко Н.В. Выпускная квалификационная работа: методические указания по выполнению дипломной работы (проекта). Краснодар: КубГУ, 2009. 115 с.

18 Документооборот в строительстве. URL: http://club.cnews.ru/blogs/entry (дата обращения: 29.07.2014).

19 Информационно-документационная деятельность .URL: http:// www.ocenka-konsalt.ru/rol_inf/organiz_deloproizv/index.html( дата обращения 21.11.13.)

20 Системы автоматизации документооборота на предприятии URL: http://userdocs.ru/pravo/19106/index.html?page=7 ( дата обращения 11.12.13.)

21 Автоматизация документооборота в организации. URL: http://www.xbb.uz/soft/Avtomatizacija_dokumentooborota (дата обращения: 01.04.2014).

22 Янковая В.Ф. Система делопроизводства в организации: важные вопросы // Секретарь-референт. 2010. № 10. С. 15-23.26 Фионова Л.Р. Документирование. Факторы, влияющие на структуру документооборота. URL: http://www.klerk.ru/buh/articles/291837/ (дата обращения: 26.07.2013).

23 Документооборот для строительных компаний. URL: http://xn--90afdtkhdeabaxvge.net/novosti_i_press-relizi/stati_o_dokumentooborote/dokumen-tooborot_dlya_stroitelnih_kompanii.html (дата обращения: 02.02.2014).27 Баканова Н.Б. Система показателей состояния документооборота организации // Известия ПГПУ им. В.Г. Белинского. 2011. №26. С.529-533.

24 Регламент документооборота. URL: http://www.klubok.net/ pageid688.html html (дата обращения: 01.08.2013).

25 Виды СЭД - система Евфрат, Дело, DocsVision, Directum. URL: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/dokumentooborot/sed-sistema-evfrat-delo-docsvision-directum.html (дата обращения: 27.03.2014).

26 Система электронного документооборота DIRECTUM. URL: http://www.directum.ru/benefits (дата обращения 30.03.2014).

27 Описание системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. URL: http://www.directum.ru/system (дата обращения: 27.03.2014).

28 Оценка стоимости внедрения DIRECTUM. URL: http://v8.1c.ru/hrm/ (дата обращения: 29.03.2014).

29 Брошюра «1С: Предприятие 8. Решения для строительного комплекса». URL: http://solutions.1c.ru/catalog/buhstroy/materials (дата обращения: 29.03.2014).

30 Стоимость версий систем сэд. URL: http://doc.goto1c. ru/p/blog-page_14.html (дата обращения: 06.04.2014).

31 Поддубный А. Расчет экономического эффекта от внедрения системы Directum. URL: http://www.antegra.ru/news/experts/_det-experts/4/ (дата обращения: 05.04.2014).

32 Оценка эффективности. Возврат инвестиций от внедрения Directum iTs-Office. URL: http://www.v-time.com.ua/pub/efficiency_rating_of_iTs-Office.pdf (дата обращения: 24.03.2014).

33 Автоматизация документооборота. Организация электронного документооборота на предприятии в вопросах и ответах. URL: http://www.directum.ru/425833.aspx (дата обращения: 01.08.2013).

34 1С: Документооборот 8. URL: http://www.vdgb.ru/1c_software/1c _system_applications/1c-workflow/ (дата обращения: 02.02.2013).

35 Войтик В.В., Прокофьева С.В. Оценка экономической эффективности внедрения DIRECTUM на предприятиях агропромышленного комплекса. URL: http://www.scienceforum.ru/2013/199/3734 (дата обращения: 12.03.2014).

36 Садыкова Ж.А. Оценка экономической эффективности внедрения автоматизированных систем на предприятиях АПК // Каталог научных статей и публикаций. URL: http://catalog-statei.ru/view_article.php?id=332 (дата обращения: 05.04.2014).

Размещено на Allbest.ru