Документирование в организациях

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Документирование в организациях



1. Первичные учетные документы и их назначение

В соответствии с Законом «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ документированная информация (документ) -- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ -- это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Документация -- это способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами является начальной стадией бухгалтерского учета.

Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Каждый профессиональный бухгалтер знает, что основой для внесения записи в регистры бухгалтерского учета может служить только первичный документ, оформленный в полном соответствии с требованиями действующего законодательства.

При любой проверке правильно оформленные бухгалтерские документы служат письменным свидетельством факта совершения хозяйственной операции либо права предприятия на ее совершение.

Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, не может считаться правовым экономическим событием, поскольку нет объекта бухгалтерского учета.

Таким образом, если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом, то перед организацией может возникнуть проблема: как доказать налоговым органам факт совершения хозяйственной операции?

В случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, такие, как акты инвентаризации, экспертные заключения, а также свидетельские показания. Однако налоговые органы вправе не согласиться с представленными косвенными доказательствами (либо их может оказаться недостаточно).

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Таким образом, обязательным условием отражения всех без исключения хозяйственных операций, проводимых организацией, в системном бухгалтерском учете является их оформление оправдательными документами, обладающими определенными характеристиками и отвечающими соответствующим предъявляемым к ним требованиям (они должны быть достоверными, ясными, объективными и др.).

Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные бухгалтерские документы являются письменным свидетельством совершения хозяйственной операции или дают право на ее совершение.

Из этого следует, что понятие «первичные учетные документы» шире понятия «оправдательные документы», в частности, «Требование-накладная» типовой межотраслевой формы № М-11 предназначена для отражения операций, связанных с перемещением материальных ценностей внутри одной организации, но не затрагивает и не изменяет обязательства организации перед другими.

Поэтому документирование хозяйственных операций -- это первичная регистрация (подтверждение) каждой хозяйственной операции правильно оформленным первичным документом, имеющим юридическую силу, в местах и в момент ее совершения, а если это не представляется возможным -- непосредственно после ее окончания.

Соответственно и первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным -- непосредственно по окончании операции.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

При организации учета с помощью компьютерных программ роль первичных документов выполняют магнитные носители информации (диски, дискеты и др.), удостоверяющие факт выполнения хозяйственной операции.

От качества первичных документов в значительной степени зависит качество всего бухгалтерского учета в организации.

Ответственность за своевременное и надлежащее оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Для ведения первичного учета в организации следует определить круг лиц, имеющих право на составление первичных документов. Для этих целей используются должностные инструкции и сложившаяся технология обработки документации в бухгалтерии организации.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению без подписи главного бухгалтера.

При этом под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включение данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на магнитных носителях информации, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Юридическая сила документа зависит и от того, насколько его разработчиками соблюдены требования как в целом к форме данного документа, так и к другим отдельным элементам (реквизитам) этого документа.

Кроме того, документы, оформленные с отступлением от требований данного государственного стандарта, теряют юридическую значимость.

Например, отсутствие подписи руководителя в приказе или грифа «Утверждаю» на штатном расписании говорит о том, что такой документ не имеет юридической силы.



2. Классификация первичных документов

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т.е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам. По своему назначению документы подразделяются на:

* распорядительные документы, предписывающие совершить какое-либо действие или ряд действий, содержащие разрешения на совершение определенной хозяйственной операции (например, приказ на выплату премии, распоряжение руководителя на выдачу денежных средств под отчет, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета и т. д.). Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций. Такие документы разрешают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах;

* оправдательные документы, подтверждающие факт совершения определенных хозяйственных операций и обоснованность их совершения, содержащие информацию об исполнении распоряжения (например, накладные, авансовый отчет, квитанция к приходному кассовому ордеру, счета-фактуры на проданную продукцию, отчеты материально-ответственных лиц и т.д.). Информация, содержащаяся в этих документах, заносится в учетные регистры;

* комбинированные документы, заключающие в себе функции распорядительных (разрешительных), оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления. Например, расчетно-платежная ведомость или расходный кассовый ордер, являющиеся, с одной стороны, распоряжением на выплату денежных средств из кассы определенным лицам, а с другой, -- подтверждением получения указанными лицами соответствующих денежных сумм; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.;

* документы бухгалтерского оформления, предназначенные исключительно для целей бухгалтерского учета, конкретизирующие или поясняющие отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий.

Например, бухгалтерские справки и расчеты, расчет амортизации основных средств, калькуляция фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости и т. д. Эти документы нужны для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе.

Кроме того, по объему отраженных операций документы подразделяются на:

* первичные документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные, акты приема-передачи основных средств, требования на отпуск материалов и др.);

* сводные документы, оформленные на основе ранее составленных первичных документов, предназначенные для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, авансовый отчет, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной деятельности и др.). В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным документом, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения организацией. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам по-сле проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяются на:

* материальные документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (например, акт (накладная) приемки-передачи основных средств, акт о приемке материалов, счета-фактуры, документы на оприходование и списание материальных ценностей);

* денежные документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации (платежное поручение, приходный кассовый ордер, чеки, почтовые и вексельные марки, облигации, сберегательные сертификаты и др.);

* расчетные документы, используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими партнерами по внешним обязательствам (счет, счет-фактура, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.).

По месту составления (по отношению к организации) документы классифицируются на:

* внутренние документы, составленные в самой организации ее сотрудниками для оформления внутренних хозяйственных операций (например, акт ввода в эксплуатацию основных средств, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости, кассовые расходные ордера и т. д.);

* внешние документы, составленные контрагентами организации, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими партнерами по бизнесу (например, платежные поручения, накладные на получение товарно-материальных ценностей от поставщиков, железнодорожные накладные, счета-фактуры и т. д.).

По количеству отраженных в них операций документы подразделяются на:

* разовые документы, составляющиеся отдельно по каждой операции (например, накладная на отпуск материалов, приходные и расходные кассовые ордера). После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете; * накопительные документы, отражающие несколько операций за определенный период (например, лимитно-заборная карта).

В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей.

По способу заполнения документы могут быть заполненными вручную или с помощью вычислительной техники. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки либо на пишущей машинке.

Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

В отдельную группу документов следует выделить учетные регистры, т. е. документы аналитического и синтетического учета (ведомости, журналы-ордера, бухгалтерские книги и т.д.).

По числу учитываемых позиций документы бывают:

* однострочными, содержащими одну учетную позицию;

* многострочными, содержащими две и более учетные позиции (например, платежная ведомость).

Для быстрого поиска необходимого документа в бухгалтерии формируется номенклатура дел.

Каждый полученный документ подшивается после обработки в папку -- дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Список дел оформляется следующим образом:

Индекс дела состоит из двух частей -- присвоенного подразделению номера (например, 005 -- бухгалтерия) и номера по порядку в бухгалтерии. Графа «Количество дел» заполняется в конце года.

В графе «Примечания» указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (с указанием сроков хранения), либо перечня управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

3. График документооборота

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы и оформляется график документооборота.

Понятие документооборота предусматривает составление графика прохождения документов, контроль за правильным оформлением документов и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета.

График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель. Главный бухгалтер может привлечь для составления графика другие службы.

Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией учетной политики.

Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов.

Документы должны создаваться в соответствии с утвержденным приказом или распоряжением графиком документооборота организации.

Отсутствие графика документооборота не влечет за собой административной или финансовой ответственности, но значительно усложняет работу не только сотрудников бухгалтерии, но и всего менеджмента организации в целом.

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (менеджеры по продажам, коммерческие агенты и др.).

В рабочем порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию (нередко на практике это положение не включается в общий график документооборота).

В связи с этим целесообразно составить соответствующий приказ руководителя, в котором установить ответственность за непредставление или несвоевременное представление документов в бухгалтерию (выговор, лишение премии и др.).

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т. е. предусматривается оптимальное число структурных подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в структурном подразделении организации.

Документооборот на предприятии регламентируется графиком, который по каждому документу должен содержать следующие разделы:

* наименование документа;

* порядок создания документа, включающий количество экземпляров, ответственных за выписку, оформление и исполнение документа и срок исполнения документа;

* порядок проверки документа с указанием ответственных за проверку, тех, кто его представляет, порядок представления и срок представления;

* порядок обработки документа с указанием исполнителей и срока исполнения;

* порядок передачи документа в архив с указанием исполнителей и срока передачи.

Работники организации (руководители структурных подразделений, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика.

В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и структурные подразделения организации, в которые представляются указанные документы.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также со всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, их своевременную передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, которые создали и подписали документы.

Соблюдение исполнителями графика документооборота в части, касающейся бухгалтерии, контролируется главным бухгалтером организации.

Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех структурных подразделений и служб организации.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

учетный первичный документ

4. Сохранность первичных учетных документов

Главный бухгалтер организации обеспечивает сохранность первичных учетных документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т. д.), форм бухгалтерской отчетности, налоговых расчетов (налоговых деклараций), оформление и передачу их в архив.

Данные документы должны храниться до их передачи в архив организации в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Сроки и порядок хранения документов, их передача в соответствующие государственные архивы, а также условия уничтожения документов с истекшим сроком хранения определяются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным Главархивом СССР 15 августа 1988 г. (в ред. Решения Госналогслужбы России и Росархива от 27 июня 1996 г. и Федеральной архивной службы России от 6 октября 2000 г.), если иное не утверждено в законодательном порядке.

Перечнем установлены различные сроки хранения документов в зависимости от их вида.

По истечении установленных действующим законодательством сроков хранения документов в организации они подлежат передаче на хранение в Архивный фонд Российской Федерации.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральный архивной службы совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности.

Соглашение с органом или учреждением Федеральной архивной службы влечет для организации включение части его документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В связи с тем, что Положение об Архивном фонде Российской Федерации не обязывает негосударственные организации заключать такие соглашения (договоры), организации вправе решать сами вопрос об их целесообразности.

Именно поэтому передача документов в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации не носит обязательного характера и осуществляется на основании соглашения (договора) между органами Федеральной архивной службы и собственниками документов.

Однако в любом случае сроки хранения документов будут определяться в соответствии с вышеназванным Перечнем.

Организации, чьи документы отнесены к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, должны своими силами обеспечить их постоянное хранение в специально создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 6 октября 2000 г., установлены следующие сроки хранения бухгалтерских документов:

* отчетов по налогам: годовых -- постоянно; квартальных -- 5 лет; месячных -- 1 год;

* бухгалтерских отчетов и балансов организаций: сводных годовых -- постоянно; годовых -- постоянно; квартальных -- 5 лет; месячных -- 1 год;

* первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, табелей, извещений банков и переводных требований, актов о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.) -- 5 лет;

* синтетических, аналитических, материальных счетов бухгалтерского учета -- 5 лет;

* бухгалтерских учетных регистров (Главной книги, журналов-ордеров, разработочных таблиц и др.) -- 5 лет;

* оборотных ведомостей -- 5 лет;

* перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, -- «До замены новыми»;

* образцы подписей материально ответственных лиц -- «До минования надобности»;

* книги, журналы, карточки учета: ценных бумаг -- постоянно;

договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) -- 5 лет; основных средств (зданий, сооружений) -- 5 лет; расчетов с организациями -- 5 лет; приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) -- 5 лет; подотчетных лиц -- 5 лет; исполнительных листов -- 5 лет; депонированной заработной платы -- 5 лет; доверенностей -- 5 лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее пяти лет после отчетного года, когда они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Отдельные документы по бухгалтерскому учету и отчетности можно уничтожить при условии завершения в организации всех проверок (ревизий) и при отсутствии по результатам этих проверок (ревизий) споров, разногласий, следственных и судебных дел. В противном случае документы должны храниться и после истечения сроков их хранения до урегулирования разногласий или вынесения окончательного решения по судебно-следственным делам.

Как видно из вышеприведенных данных, некоторые дела хранятся «До минования надобности». Это означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией.

Для проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, в состав которой входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации. В состав такой комиссии могут также входить представители соответствующего архивного учреждения.

Экспертная комиссия определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организует экспертизу ценности документов и осуществляет контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.

К документам, отобранным экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, создаются описи в соответствии с установленными требованиями.

Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с экспертной комиссией соответствующего архивного учреждения и утверждаются руководителем организации.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

* наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;

* период, за который скомплектованы документы;

* перечень скомплектованных первичных документов;

* дату комплектации и передачи документов в архив;

* подпись ответственного лица.

Уничтожение документов оформляется актами (на управленческую документацию составляется один экземпляр, на научно-техническую -- два), утверждаемыми руководителем организации.

Организации, документы от которых не подлежат приему в государственные архивы, уничтожают дела (практическая надобность в которых отпала и сроки хранения по Перечню истекли) без согласования с архивными органами. Однако если имеется указание соответствующего ведомства о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются на рассмотрение в эту организацию.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.

В связи с тем, что хранению подлежит не вся документация организации, а лишь указанная в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, а также с учетом того, что разные виды документов имеют разные сроки хранения, организация неизбежно несет расходы, связанные с архивной обработкой документов, отбором документов с истекшим сроком хранения для их уничтожения, а также ряд других расходов.

В соответствии с гражданским законодательством при преобразовании юридического лица одного вида в юридическое лицо другого вида (изменении организационно-правовой формы) к вновь возникшему юридическому лицу переходят права и обязанности реорганизованного юридического лица в соответствии с передаточным актом.

Таким образом, правопреемник реорганизованной организации обязан хранить его документы.

Согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации в случае ликвидации негосударственных объединений, учреждений, организаций и предприятий при отсутствии правопреемников их архивные документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения Росархива (Федеральной архивной службы России).

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Размещено на Allbest.ru