Організаційна структура управління ЗАТ "Сєвєродонецьке об'єднання Азот"

Документаційне забезпечення управління - важлива складова діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від документаційного фактора. Тому нині надзвичайно важливим є удосконалення системи діловодства.

Документаційна діяльність організації охоплює всі операції з підготовки, складання, погодження та оформлення документів. Зафіксована в документах інформація становить основу будь-якого бізнесу.

Дуже важливим для управлінської діяльності є юридичне значення документів, тому що вони є формою вираження прав.

Порядок ведення діловодства на підприємствах визначається спеціальними нормативно-правовими актами, зокрема постановою Кабінету Міністрів України “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства" від 17 жовтня 1997 р.

№ 1153, де обумовлюється порядок складання документів, ведення справ, створення архіву для забезпечення зберігання найцінніших документів.

Документаційна діяльність кожної організації ґрунтується на таких засадах:

документи, що становлять правову базу діяльності організації, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, органів влади та керівництва, що стосуються діяльності організації;

організаційно-правова документація - статут, правила внутрішнього розпорядку, посадові інструкції тощо;

розпорядча документація - накази, вказівки, розпорядження керівництва, рішення колегіальних органів тощо;

службові листи, факси, телеграми;

документи, що стосуються особового складу;

документація за минулий діловодний рік.

Для того, щоб документ мав юридичну силу, необхідно у процесі створення враховувати його специфічні особливості. Залежно від функції документа встановлюється набір реквізитів, тобто елементів, розташованих у певній послідовності. Вимоги до оформлення документу відображені в постанові Кабінету Міністрів України “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства" від 17 жовтня 1997 р. № 1153. Зазначена Інструкція регламентує не тільки склад реквізитів, а й послідовність їх розміщення у документі.

Незалежно від характеру й типу діяльності організації, ії організаційно-правової форми, компетенції управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Основне призначення розпорядчих документів - регулювання діяльності, що дозволяє органам управління забезпечити реалізацію поставлених перед ними завдань. Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них.3 питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є: Конституція (254к/96-ВР) і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрета, постанови й розпорядження Кабінету Міністрів України, а також проведення виконавчої й розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій.

Правильна організація роботи з документами на підприємствах полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.

До розпорядчих документів по особовому складу (по кадрах) належать накази. Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведения і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать накази про заохочення, стягнення, присвоєння розрядів і категорій, надання відпусток. На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу.

Уніфіковані форми затверджені наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253:

№ П-1 (наказ про прийом на роботу);

№ П-5 (наказ про переведення на іншу роботу);

№ П-6 (наказ про надання відпустки);

№ П-7 (список №_ про надання відпустки);

№ П-8 (наказ про припинення трудового договору).

Проект наказу готують працівники відділу кадрів, погоджують з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, організації.

Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури.

Справа ведеться протягом календарного року, після завершення зберігається у відділі кадрів протягом двох років. Через два роки справа передається до кадрового архіву (який зберігається окремо від інших) підприємства, установи, організації.

У разі ліквідації підприємства, установи, організації накази по особовому складу мають передаватися на постійне зберігання до державного архіву.

Для того щоб правильно підготувати і видати наказ про прийняття на роботу, слід виконувати вимоги чинного законодавства про працю.

Без відповідних документів, які працівник зобов'язаний пред'явити, неможливо укласти трудовий договір.

Згідно зі статтею 29 КЗпП України до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний:

роз'яснити працівнику його права й обов'язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, про його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;

ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;

визначити працівнику робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони.

Накази про звільнення працівників готуються на підставі заяви, ініціативи власника або уповноваженого ним органу (причини вказані у ст.40 і 41 КЗпП України) і третьої особи, яка не є стороною трудового договору (суд, профспілковий комітет).

Підготовка й видання наказу про звільнення правомірні:

за підстав, викладених у законі;

за додержання певного порядку звільнення працівника за конкретною підставою.

У загальній масі документів відділу кадрів є документи, що відображають його основну діяльність (статути, положення, штатні розклади, накази, перспективні й річні плани роботи з кадрами, річні й зведені звіти, протоколи нарад і зборів колективу, переписка з вищими організаціями, матеріали по перевірках виконання постанов, вказівок по роботі з кадрами, усі документи по особовому складу й т.п.). Щоб правильно оцінити їх, необхідно застосовувати критерії цінності документів. До основних критеріям ставляться значимість змісту; час і місце створення; дійсність і копійність; юридична чинність; фізичний стан. Критерій значимості змісту - найважливіший.

При відборі документів на зберігання перевага віддається оригіналам. Однак деякі документи (статистичні звіти, доповідні записки, різні довідки і т.д.) є тільки в копіях, оскільки оригінали направляються в інші інстанції.

Юридичною чинністю мають тільки правильно оформлені документи. У деяких випадках юридичну чинність мають також їхні другі екземпляри (трудових договорів, актів).

При експертизі цінності документів важливим довідковим посібником є різні види переліків документів. На підприємствах, в організаціях розробляються переліки типових документів із вказівкою строків зберігання документів, а також перелік документів зі строками зберігання до п'яти років, які підлягають знищенню без твердження архівною установою, і перелік документів, що підлягають прийому до державного архіву.

Первинними документами по облікові кадрів на підприємстві (в організації) є накази (розпорядження) про приймання на роботу, звільненні й переміщенні на іншу роботу, записки про надання відпусток, на підставі яких роблять відповідні записи в облікових документах (особистих картках, трудових книжках і ін). Особисті картки заповнюються відділом кадрів на всіх працівників, прийнятих на постійну, тимчасову або сезонну роботу, на підставі опитування робітника або, що служить і відповідних документів: паспорта, диплома, трудової книжки, посвідчення й ін. Про всі наступні зміни в трудовому шляху працівника в особистих картках робляться відповідні оцінки, після ознайомлення з якими він ставить свій підпис.

На фахівців з вищою освітою крім особистої картки заповнюється також облікова картка. Заповнену облікову картку підписує вступник на роботу й завіряє начальник відділу кадрів.

Особисті картки працівників комплектуються по структурних підрозділах підприємства за абеткою. Вони становлять картотеку особового складу організації. За даними особистих карток ведуть облік чисельності, складу працівників і його змін відповідно до типової й галузевих інструкцій зі статистики чисельності робітників та службовців. На великих підприємствах для полегшення роботи з картотекою на кожного працівника заводять допоміжну алфавітну картку. Картотека зазначених карток ведеться по підприємству (організації) у цілому, картки в ній розкладаються за абеткою й містять наступні відомості: прізвище, ім'я, по батькові, цех, відділ; займана посада; номер особистої справи й табельний номер. Особисті картки працівників після їхнього звільнення зберігаються у відділі кадрів підприємства протягом двох років, а потім в архіві підприємства ще 33 року.

На керівників, фахівців, а також матеріально відповідальних осіб крім особистих і облікових карток у відділі кадрів ведуться особисті справи, які являють собою набір різних документів, що характеризують їхні біографічні, ділові й особистісні якості. Особисті справи систематизуються за абеткою або по структурних підрозділах відповідно до затвердженого штатного розкладу. У них входять такі документи: опис документів, особовий листок по облікові кадрів, доповнення до особового листка по облікові кадрів, автобіографія, копії документів про утвір, заява про приймання на роботу, копії вистав для призначення або твердження на посаді, копії матеріалів за результатами конкурсів фахівців і виборів керівників, характеристики (відкликання), атестаційні аркуші, копії наказів про заохочення й стягнення, інші документи, що характеризують працівника. Кожній особистій справі привласнюють порядковий номер, відповідний до номера в штатно-посадовій книзі, який записують в алфавітну книгу особистих справ підприємства.

Штатно-посадова книга являє собою основний робочий документ відділу кадрів, який відбиває стан укомплектованості апарата підприємства, організації і їх підрозділів керівниками, фахівцями й службовцями. Зазначену книгу становлять працівники по кадрах на основі штатного розкладу за такою формою: номер один по одному, найменування підрозділів і посад, посадовий оклад (ставка); категорія персоналу, прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, утвір і спеціальність, дата й номер наказу про призначення на посаду. Порядкові номери записів працівників у штатно-посадовій книзі з метою оперативного пошуку необхідних даних привласнюють їхнім особистим справам і особистій картці.

Для одержання різних довідок про працюючих, переведених, що вибули, про загальний і безперервний стаж роботи для оцінки в бюлетенях соціального страхування у відділі кадрів ведеться алфавітна книга. Вона складається на всіх робітників та службовців по підрозділах або категоріях персоналу залежно від структури підприємства, організації й чисельності працюючих. В алфавітну книгу, як і в штатно-посадову, запис вносять одночасно з оформленням наказів про приймання, переклад, звільнення працівників.

При організації обліку кадрів за допомогою підсистеми АСУ “Кадри” міністерства й відомства забезпечують свої підприємства й організації спеціальними інструкціями, програмами й положеннями по складанню й обробці кадрової інформації.

Обробка інформації в підсистемі АСУ “Кадри” здійснюється у двох основних режимах:

1) за графіком з видачею даних по табельному облікові й даних для складання звітності;

2) у відповідний-відповіднім-запитально-відповідному режимі за заявками керівників структурних підрозділів.

Видача персональних даних можлива в таких режимах:

розділи особового листка по облікові кадрів (режим перечитування);

дані з особового листка по стандартних запитах (режим стандартного запиту);

дані по довільному набору кадрових показників (режим нестандартного запиту);

аналітичні таблиці, що включають результати розрахунків по заданому алгоритму (режим обчислення);

3.2 АРМ "Кадри"