Функции документа

Размещено на http://www.allbest.ru/

Современные трактовки понятия "документ"

1. Понятие «документ» в современном обществе

1.1 Генезис развития понятия «документ»

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo» - «учу» или «извещаю» и означало как раз «свидетельство», «доказательство» [19, с. 17]. Важно заметить, что термин «документ» более старый, нежели термин «информация». К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

В русский язык слово «документ» пришло в XVIII в., во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства [14, с. 23]. Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Это происходит всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в XIX в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И. Даля, где документ определялся как «всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство» [20, с. 28].

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.

В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении [12, С. 34-35].

С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения «документа», введенные научный оборот П. Отле:

а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;

б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;

в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы «писанные» (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука) [11, C.108-110].

Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

Первый Государственный стандарт терминов и определений у нас в стране был утвержден в 1970 г. В этом Государственном стандарте документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека» [3]. Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а орудие письма, чернила, типографская краска и т.п.

После переработки в 1983 г. Появился новый Государственный стандарт, в котором было записано, что «документ - материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве» [4]. Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

В России в начале 1990-х годов практически одновременно, уточняя смысл понятия «документ», О.П. Коршунов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.

Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е гг., а так же активное вхождения страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошел перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утвержденном в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать» [5]. Причем это определение было дословно взято из статьи 2 Федерального Закона «Об информации, информатизации и защите информации», принятого в 1995 г.

Таким образом, за длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, в какой сфере деятельности оно будет использовано.

1.2 Современные трактовки понятия «документ»

Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.

«Документ», в сфере документационного обеспечения управления, - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо [21, с. 137].

С научной точки зрения, документ понимается сейчас как закрепление разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека [13, с. 385].

Понятие «документ» в XX-XXI вв. используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и других сфер нет единства в понимании термина «документ», несмотря на наличие ряда определений в законодательных и научных источниках. В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Документоведение выделяет три основных составляющих при раскрытии термина «документ»:

1) документ - материальный объект;

2) документ - носитель информации;

3) документ - документированная информация [13, с. 205].

Наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Длительная трансформация толкования термина «документ», первоначально полностью не соответствующего современным технологиям хранения и передачи информации, привела к легализации информационной трактовки данного понятия в Федеральном Законе «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 г. [1]

Согласно ст. 2 Федерального Закона «Об информации Федеральном Законе «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 г., информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006, который пришел на смену Федеральному Закону «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 г., под документированной информацией или документом (закон рассматривает эти понятия как равнозначные) понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (где информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления). [2]

Из легального термина «документированная информация (документ)», содержащегося в упомянутом законе, вытекают три основных признака документа. О них пишет Н.Н. Куняев. [20, с. 36-38]

Первый из них - наличие материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео- и звукозаписи.

Вторым признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.

Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

Для библиотековедения, библиографоведения и книговедения документ - это текст (как логическая последовательность языковых или речевых и неречевых знаков), зафиксированный на вещевом изделии, основной функцией которого является сохранение и распространение (передача) информации в пространстве и времени [21, с. 78].

В юридической литературе существуют два подхода к понятию документа. В соответствии с традиционной трактовкой, под документом понимаются только письменные объекты (любые или их определенная разновидность). В то же время весьма широкое распространение получила трактовка документа как любого материального носителя информации, предназначенного для передачи во времени и пространстве. Последняя трактовка понятия «документ» основывается на его фундаментальной функции - передаче информации, и позволяет включать в данное понятие все известные и используемые в праве виды документов, в том числе и электронные. С учетом этого существенными признаками электронного документа являются его содержание (информация) и форма (технический электронный носитель). [16, с. 106]

Итак, электронный документ - это информация, зафиксированная на электронных носителях и содержащая реквизиты, позволяющие идентифицировать ее. Это определение понятия электронного документа соответствует общему понятию «документ», которое содержится в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [1]. Согласно ст. 2 Закона, документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи», под электронным документом понимается «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме» [3].

Таким образом, термин «документ» нашел сейчас отражение и в государственном стандарте, и в Федеральном Законе; очень важным стало понятие «электронный документ».

1.3 Развитие документоведения как науки о документе

Существуют разные определения понятия «документоведение», однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие «документ». И это закономерно, поскольку «документоведение» - термин многоаспектный, структурно-разветвленный, касающийся различных сторон документа и документно-коммуникационной деятельности явлений не менее сложных и многоплановых.

Можно сказать, что документоведение - это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности [21, c. 125].

Документоведение исследует документ как источник информации и средство социальной коммуникации. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе.

Формирование документоведения как научной дисциплины предполагает определение основных ее составляющих: объекта, предмета, структуры, методов, понятийного аппарата - в их единстве и целостности, т.е. как системной научной дисциплины.

Объект науки отвечает на вопрос: что изучает наука. Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности - создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.

Предмет науки должен ответить на вопрос: каким именно образом, зачем, с какой целью и для чего именно изучают объект, а через него и объективную реальность. Предмет науки определяет содержание научного знания об объекте - документе и документно-коммуникационной деятельности. Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.

Документоведение изучает документ как предмет на теоретическом, историческом и методическом (практическом) уровнях. Оно исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов. В поле его внимания находятся общие закономерности создания, распространения, хранения и использования документов. Причем предметом изучения может служить документ в целом либо его отдельные аспекты, специфические черты документно-коммуникационной деятельности [21, c. 301].

Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две подсистемы: общее и особенное документоведение. Об этом пишет А.С. Красавин [16, c. 36]. Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности, т.е. ее сущность, объект, предмет и структура, терминология, концепции, установление соотношения с другими науками, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и т.д. Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа, история и теория документно-коммуникационной деятельности.

История документа раскрывает закономерности становления и развития документа как источника информации и средства коммуникации в условиях смены конкретной обстановки на определенном этапе развития социальной коммуникации, изменения его содержания и формы в соответствии с документными потребностями общества в тот или иной период времени.

В разделе документной деятельности изучается история и общая методика создания и функционирования документа в системе документальной коммуникации (создание, производство, сбор, хранение, распространение и использование), т.е. документа, функционирующего в целостном коммуникативном цикле «автор документной информации - потребитель её» [10].

Документоведение изучает особенности, характерные для отдельных типов и видов документов (книги, патенты, ноты, карты, кинофильмы, оптические диски и т.д.), отдельные процессы документно-коммуникационной деятельности (документирование, документоиздание, документораспространение, документохранение, документопользование). В качестве особенного может выступать любой признак, заслуживающий теоретического рассмотрения.

Документоведение подразделяется на специальное и частное документоведение. Специальное документоведение изучает особенности документов, являющихся объектами библиотечного, архивного, музейного дела, т.е. специфику документов, функционирующих в информационных центрах, библиотеках, архивах, музеях и других документно-коммуникационных структурах. Кроме того, предметом специального документоведения может служить изучение специфики различных процессов документно-коммуникационной деятельности (документирование, делопроизводство, фондоведение и т.д.).

Предметом частного документоведения выступают отдельные виды и разновидности документа. Отсюда в качестве частно - научных документоведческих дисциплин представлены: книго-, патенто-, картоведение и т.д. [23, c. 37].

Таким образом, специальное и частное документоведение есть специфическое проявление общего. В совокупности с общим особенное документоведение образует единое документоведение. По проблемам развития документоведения как науки, его структура авторитетные мнения высказывается докторами наук Ю.Н. Столяровым, Н.Н. Кушнаренко, Е.А. Плешкевичем.

2. Значение документа в документационном обеспечении управления

2.1 Документационное обеспечение управления как научная дисциплина

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [6]. Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй - «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами [6].

Данные различия связаны с историей происхождения этих терминов. Термин «делопроизводство» возник в России во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела», а «делом» в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Однако определения данных терминов претерпевали изменения и в настоящее время их значения закреплены ГОСТом Р 51141-98. Термин «документационное обеспечение управления» вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий [14, c. 35].

В основе изучения истории делопроизводства XVI - начала ХХ вв. лежали законодательные акты - Судебник 1550 г. и Соборное уложение 1649 г.; Генеральный регламент 1720 г.; «Табель о рангах» 1722 г.; «Учреждения для управления губерний Российской империи» 1775 г.; «Общее учреждение министерств» 1811 г.; «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. Законодательные акты XVI - начала ХХ вв. - важнейшие источники о преобразованиях структуры органов управления и организации делопроизводства. За дореволюционный период законодательный материал, опубликован в «Полном собрании законов Российской империи» и «Своде законов Российской империи».

В советскую эпоху развитие законодательства по вопросам документоведения охарактеризовано в учебном пособии под редакцией Я.З. Лившица.

Источниками по организации работы с документами в дореволюционный период являются также руководства к составлению деловых бумаг в письмовниках XVIII-XIX веков. Такие сборники включают образцы документов с кратким или подробным руководством, как сочинять разного рода письма. К переписке было принято относить такие документы, как прошения, заявления, постановления, доношения, записки, расписки, векселя и некоторые др. Письмовники имели большое значение для практики делопроизводства. Известно более ста сборников, изданных в конце XVIII - начале ХХ века.

Одним из первых учебных пособий по делопроизводству, на основе которого почти два десятилетия учились студенты, была книга К.Г. Митяева. В 70-80-е годы появились учебные пособия Т.В. Кузнецовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых - преподавателей кафедры документоведения РГГУ. Существенный вклад внесли в разработку проблем документоведения ученые ВНИИДАД - А.С. Малитиков, В.Д. Банасюкевич, К.И. Рудельсон, А.Н. Сокова и другие.

Из вышедших в последние годы пособий интерес представляют работы Т.В. Кузнецовой, коллективный учебник под редакцией В.А. Кудряева, написанный учеными Государственного университета управления (ГУУ) и другие. Многие современные публикации профильных журналов «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Управление персоналом», «Справочник кадровика», «Служба кадров» направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию работы с документами.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

Задачи делопроизводства заключаются в следующем - оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения), создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов.

Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации, или предприятия.

Документирование является важнейшей составной частью делопроизводства.

Оно включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов.

Система документационного обеспечения включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: приём, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, её отправка; приём документов на рассмотрение и подписание администрацией; распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации. Учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

документ управление доношение скорость

2.2 Функции документа и его роль в организации документационного обеспечения управления

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Об этом пишет Стенюков [24, c. 13]. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета и др.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ [10].

Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача - передача информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание - это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним. Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю). Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.). Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т.п.). В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления [12, c. 205].

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции [24, c. 42]. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др. В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Одной из важнейших является культурологическая функция документа. фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению традиций, системы ценностей, нравственных норм, развитие и приумножение этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе [14, c. 148].

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления [.

С управленческой функцией тесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией прежде всего обладают документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а так же иные документы, которые могут повлечь за собой определенные юридические последствия (правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные акты; документы, фиксирующие договорные отношения; удостоверительные документы - паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства [20, c. 131].

Функция исторического источника изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа [8, c. 35].

Исторически одна из первых была востребована функция учета (статистическая), поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёта населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учета документы необходимы не только для решения многообразных экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчетной документации [22, c. 105].

Значительная часть документов выполняют познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. По большому счету фактически каждый документ может выступать в качестве источника знаний. Однако в первую очередь это функция присуща научной документации, поскольку целью научного познания является получении новой информации. При это фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества [22, c. 111].

Ряд документов обладает политической функцией, во многом связанной с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, отдельных политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.) [9, c. 22].

К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв у групп населения. Благодаря этому до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков (Библия, Коран, «Беседы и суждения» Конфуция и т.п.) [14, c. 208].

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).

Значение документационного обеспечения заключается в том, что в общем объеме управленческой работы (по разным оценкам) до 60-70% занимают операции с документами. Информация, которая в них содержится, может быть использована только после проведения ряда делопроизводственных операций (фиксации, обработки, систематизации и т.п.). Поэтому знание документоведами теоретических проблем документа, понимание его важных функций, умение ориентироваться в массивах документов очень важно для успешной профессиональной деятельности.

Заключение

Документ является одним из важнейших средств функционирования, управления и самопознания человеческого общества. Документы сопровождают человека с первого и до последнего дня его жизни (свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы, свидетельство о браке, пенсионное удостоверение и т.д.). Каждый из нас ежедневно имеет дело с различными документами: паспорт, студенческий билет, зачётная книжка, проездной билет на автобус либо трамвай, кассовый чек при покупке товара в магазине и т.п.

Документ отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.

Управленческие взаимосвязи сложны, формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих взаимосвязанных документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документ, будучи тесно связан со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то же время используется аппаратом управления в качестве средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности человека. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Если попытаться перечислить предметы, которые обычно относят к документам, то сразу же вспоминаются паспорт, свидетельство о рождении, диплом и некоторые другие листки с важной информацией о каждом человеке. Далее к перечисленным прибавится множество документов, с которыми мы сталкиваемся в работе и т.д. Действительно, документов, знакомых и незнакомых, относящихся как к отдельным лицам, так и к коллективам, предприятиям, институтам, городам, республикам, целой стране и даже всем странам на нашей планете, существует необозримое множество и описать или, как говорят математики, задать это множество простым перечислением принадлежащих к нему объектов оказывается невозможным. С развитием общества постоянно усложняется процесс управления, приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает документ. Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации и ее носителей - документов.

Нами были изучены следующие основные проблемы:

1. Эволюция документа в его историческом развитии;

2. Современные определения термина «документ»;

3. Основные функции документа в сфере управления.

Были использованы различные источники: нормативные документы, учебные и научные издания, статьи из профессиональных периодических изданий 2008-2013 гг. Отметим значение публикаций Т.В. Кузнецовой, М.П. Илюшенко, А.Н. Соковой, Ю.Н. Столяры, Н.Н Кушнаренко, В.П. Козлов о документе и его функциях, о современных проблемах документоведения как науки.

Список литературы

1. Алексеева, М.В. Некоторые особенности организации государственного управления деятельностью по формированию фондов и организаций, обеспечивающих сохранение и публичное использование культурных ценностей / М.В. Алексеева // Культура: Управление, Экономика, Право. - 2008. - №2.-С. 6-8.

2. Андреева, В.И. Делопроизводство: Практ. пособие: 8-е изд., перераб. и доп./ В.И. Андреева. - М.: ЗАО «Бизнес школа «Интел - Синтез», 2012. - 192 с.

3. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: учебно-методическое пособие/ Г.И. Балибардина. - Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002. - 77 с.

4. Двоеносова, Г.А. Функции документа / Г.А. Двоеносова // НТИ.-Сер.1. - 2013. - №2.-С. 1-7.

5. Ермолаева, А.В. Организация документооборота в органах исполнительной власти: теория и практика / А.В. Ермолаева // Делопроизводство. - 2012. - №1. - С. 13-17.

6. Замыцкова, О.И. Делопроизводство: учебное пособие / О.И. Замыцкова. - Ростов на Дону: Феникс, 2001. - 416 с.

7. Илюшенко, М.П. Функциональный анализ документа / М.П. Илюшенко // Делопроизводство. - 2000. - №1. - С. 23

8. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 591 с.

9. Козлов, В.П. Общая теория документа / В.П. Козлов // Делопроизводство. - 2009. - №3.-С. 3-12.

10. Красавин, А.С. Документационное обеспечение управления кадрами: Практическое пособие / А.С. Красавин. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 192 с.

11. Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. - М.: ИНФРА-М, 1998. - 253 с.

12. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления/ Т.В. Кузнецова. - М.: ЮНИТИ, 2002. - 359 с.

13. Кузнецова, Т.В. Введение в специальность «Документоведение и ДОУ» [Электронный ресурс]: учебное пособие / Т.В. Кузнецова. - М.: РГГУ, 2003. - 70 с.

14. Куняев, Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. - М.: Логос, 2008. - 352 с.

15. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко. - Киев: Знанья, 2003. - 459 с.

16. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М.: АСТ: Восток - Запад, 2006. - 427 с.

17. Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: Учебное пособие / В.В. Паневчик, В.В. Акумич, С.В. Некраха / под ред. В.В. Паневчика. - Минск: БГЭИ, 2008. - 318 с.

18. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 2000. - 144 с.

19. Столяров, Ю.Н. Документ как информация специфического назначения / Ю.Н. Столяров. - НТИ. Сер.1. - 2011. - №11.-С. 2-5.

20. Шестакова, Е. Работа с организационными документами / Е. Шестакова // Секретарское дело. - 2010. - №1.-С. 50-56.

Размещено на Allbest.ru