3

«Документационное обеспечение работы с персональными данными сотрудников сборочного производства № 90 предприятия ОАО «Сарапульский радиозавод»

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1.Общая характеристика предприятия и его деятельности

1.1. История создания, цели, задачи, основные виды деятельности предприятия

1.2. Организационная структура управления предприятием

1.3. Краткая характеристика структурного подразделения организации и его персонала

Глава 2 Организация работы с документами, содержащими персональные данные работников

2.1. Работа с персональными данными в структурном подразделении СП №90

2.2. Анализ документов, содержащих персональные данные сотрудников

2.3. Рассмотрение работы, связанной с кадровой деятельностью предприятия в структурном подразделении

Глава 3 Разработка документа, регламентирующего работу с персональными данными сотрудников (инструкция)

3.1. Составление инструкции, регламентирующей работу с персональными данными сотрудников сборочного производства №90

3.2. Разрешительная система доступа к документам, содержащим персональные данные

Заключение

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» .

Как известно, информация в настоящее время является одним из главных факторов успеха на рынке. Информация позволяет организации или гражданину узнавать необходимые ему сведения, которые могут принести определенную прибыль, только нужно правильно уметь оперировать полученными сведениями. Порой незначительные сведения спустя короткий промежуток времени становятся дорогим товаром. Как было сказано выше, просто необходимо правильно использовать информацию и ее анализировать. Раз информация может приносить прибыль организации, следовательно, ее необходимо правильно хранить и защищать.

Стоит отметить, что информация имеет свою классификацию.

Информация классифицируется на информацию общедоступную и информацию ограниченного доступа. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства Там же. . К общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен.

В свою очередь информация ограниченного доступа подразделяется на государственную тайну и конфиденциальную информацию.

Под конфиденциальностью информации понимается обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя.

В выпускной квалификационной работе будет рассмотрен один из видов конфиденциальной информации - персональные данные.

К персональным данным относят следующие сведения - сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях Указ Президента РФ от 06.03.1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»..

Персональные данные - это особый вид конфиденциальной информации, требующей определенные правила работы с такой информацией.

Персональными данными признается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».. Такое определение персональных данных дается в Федеральном законе «О персональных данных». Что же касается Трудового кодекса, то он содержит более узкое определение персональных данных: информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ).

Разглашение сведений, составляющих персональные данные, является важным аспектом деятельности организации, так как за разглашение персональных данных предусмотрены различные меры ответственности.

Объектом изучения является предприятие ОАО «Сарапульский радиозавод», сборочное производство № 90 (далее ОАО «СРЗ», СП №90).

Выбранная тема выпускной квалификационной работы актуальна на сегодняшний день по той причине, что документы, содержащие персональные данные сотрудников в подразделении не защищены, так же не регламентирована работа с такими документами. В отделе управления персоналом ОАО «Сарапульский радиозавод» существует «Положение о защите персональных данных работников ОАО «Сарапульский радиозавод-Холдинг» (далее ОАО «СРЗ - Холдинг»), но нет документа, регламентирующего работу с персональными данными сотрудников подразделения, то есть каким образом правильно производить сбор необходимой нам информации, хранить информацию, использовать и предоставлять. В своей работе мы соблюдаем основные правила по защите персональных данных, по мере возможности применяем «Положение о защите персональных данных работников ОАО «СРЗ - Холдинг», но это положение больше направлено на работу именно в кадрах, а не в производственных подразделениях предприятия.

Целью выпускной квалификационной работы является - регламентирование работы с документами, содержащими персональные данные сотрудников.

В работе будут рассмотрены следующие задачи:

1. Анализ документов, содержащих персональные данные сотрудников.

2. Изучение кадровой работы в структурном подразделении.

3. Разработка документа, регламентирующего работу с персональными данными сотрудников (инструкция).

4. Разработка разрешительной системы доступа к персональным данным.

Структура работы построена следующим образом. В первой главе будет дана краткая характеристика предприятия. Приведен краткий обзор истории предприятия, перечислены основные виды деятельности, также описана структура управления предприятием. Помимо этого дана краткая характеристика структурного подразделения. Характеристика предприятия и подразделения дается по той причине, что они будут являться объектом исследования.

Вторая глава посвящена организации работы с документами, содержащими персональные данные работников структурного подразделения. Помимо этого расскажем о правилах приема на работу и основные направления работы с персональными данными в подразделении.

Третья глава, является основной, и в ней мы разработаем документ, который позволит регламентировать работу с персональными данными сотрудников (инструкция) в подразделении. Так же в третьей главе рассмотрим разрешительную систему доступа к документам, содержащим персональные данные.

В заключение сделаем выводы о проделанной работе.

Глава 1 Краткая характеристика предприятия

1.1.История создания, цели, задачи, основные направления

деятельности предприятия

Предприятие создано в начале 20 века в 1900 году. Оно является одним из первых в России начавших выпуск радиоаппаратуры после изобретения радио Поповым.

Предприятие в первые годы своего существования было столичным -- адрес его расположения г. Санкт - Петербург. Затем вслед за переносом столицы в Москву предприятие было переведено туда. Завод находился в Москве до ноября 1941 года. Под угрозой захвата Москвы фашистами предприятие было эвакуировано в г. Сарапул. Основной продукцией в годы войны были радиостанции для фронта. Сарапульскими радиостанциями во время войны и после нее оснащались боевые самолеты и танки. И сейчас мобильные средства связи для Российской Армии, Министерства внутренних дел и других силовых структур занимают в номенклатуре ОАО «Сарапульский радиозавод» (далее ОАО «СРЗ») более половины. Остальная продукция бытового и производственно-технического назначения, в основном автомобильные магнитолы и радиоприемники.

Основным видом продукции ОАО «СРЗ» являются средства радиосвязи для оборонной отрасли. Это и полевые радиостанции для пехоты и системы связи для танков и самолетов. Рынок предприятия весьма обширен. Это и отечественные потребители, и потребители ближнего и дальнего зарубежья.

Но перечень продукции ОАО не ограничивается оборонной техникой. Определенную долю в этом перечне занимают товары сугубо мирного назначения. Это системы управления для теплоагрегатов, системы автоматической защиты для железнодорожного транспорта и т.д.

Рыночные реформы изрядно потрепали предприятие. Но Сарапульский радиозавод весьма достойно пережил трудные времена. Ныне, похоже, главные трудности позади: предприятие наращивает производство, осваивает новые изделия, да и само меняется неузнаваемо.

Основными видами деятельности Общества являются: текущее и перспективное управление деятельностью Дочерних Обществ, в том числе производственное, финансово-экономическое, юридическое, по системе качества, инженерное, бухгалтерско-ревизионное; осуществление работ в качестве гензаказчика; оказание услуг по экономико-правовым вопросам, по информационным вопросам, по маркетинговой деятельности, по обеспечению производства материалами, ПКИ и сбыту готовой продукции; осуществление внешнеэкономической деятельности; осуществление операций с ценными бумагами; осуществление торгово-закупочной и посреднической деятельности; разработка и изготовление продукции производственно - технического назначения, в т.ч. средств радио и телефонной связи; производство товаров народного потребления и полуфабрикатов; комплектация объектов оборудованием, выполнение работ по монтажу, сервисному обслуживанию поставляемого оборудования; гальванические покрытия любых металлов; окрасочные работы; изготовление габаритных металлоизделий; изготовление сложных изделий с применением штамповки, фрезеровки, точения, шлифовки, полировки; изготовление печатных плат; изготовление пенотары; деятельность по техническому обслуживанию шифровальных (криптографических) средств; деятельность по разработке и (или) производству средств защиты конфиденциальной информации; предоставление услуг местной телефонной связи; монтаж, наладка, ремонт и техническое обслуживание оборудования и систем противопожарной защиты; защита государственной тайны; природоохранная деятельность; оказание транспортных услуг.

Общество вправе осуществлять и иные виды хозяйственной деятельности, не запрещенные действующим законодательством РФ и не противоречащие целям своей деятельности. Общество осуществляет любые виды хозяйственной деятельности, за исключением, запрещенных законодательными актами Российской Федерации, в соответствии с целью своей деятельности.

Для управления таким большим предприятием должна быть соответствующая структура управления.

Как и любое другое предприятие ОАО «СРЗ» имеет свою организационную структуру управления. Она является линейно-функциональной.

1.2.Организационная структура управления предприятием

Правильно разработанная структура управления позволяет достичь наилучших результатов во всем производстве. Под управлением понимается воздействие на общество с целью его упорядочения, сохранения качественной специфики, совершенствования и развития.

На ОАО «СРЗ» имеет место авторитарный стиль руководства. Руководителем принимаются единоличные решения.

Звенья управления на каждой ступени имеют соответствующие функциональные подразделения (отделы, бюро либо отдельные исполнители).

Выполняя определенные функции управленческой работы, функциональные подразделения не имеют права отдавать распоряжения и приказы нижестоящим органам.

Основная их роль состоит в подготовке и разработке решений, которые вступают в силу после утверждения линейным руководителем.

На предприятии различают следующие функции управления: общее руководство, техническая подготовка производства, технико-экономическое планирование, организация труда и заработной платы, энергетическое и ремонтное обслуживание, бухгалтерский учет и финансовая деятельность, сырьевое и материально-техническое снабжение, сбыт готовой продукции, комплектование и подготовка кадров, общее делопроизводство и хозяйственное обслуживание, контроль качества готовой продукции и сырья.

По каждой функции управления установлены нормативы численности работников в зависимости от факторов, характеризующих масштабы производства и производственный профиль предприятий, количество поставщиков и получателей готовой продукции, численность рабочих, степень централизации производственно-хозяйственных функций в объединениях и другие организационные условия.

По каждой функции установлен не только общий норматив численности, но и перечень должностей работников, количество их по каждой должности.

Если численность работников по функции управления составляет не менее четырех человек, то создают отделы во главе с начальником, при меньшей численности бюро или группы, а при численности отдела не менее шести человек вводят должность заместителя начальника отдела.

1 уровень - собрание акционеров;

2 уровень - генеральный директор;

З уровень - заместители генерального директора

4 уровень - начальники отделов, цехов;

5 уровень - начальники секторов, участков, мастера.

Собрание акционеров принимает решения о назначении высшего руководства ОАО «СРЗ», утверждает план развития предприятия на предстоящий период, принимает решение о распределении прибыли. Генеральный директор ОАО организует всю работу и несет ответственность за деятельность предприятия.

В его непосредственном ведении находятся функциональные общезаводские подразделения, занимающиеся техническим развитием производства, планово-экономической деятельностью, бухгалтерским учетом и финансовой деятельностью, контролем производства.

Структура предприятия представлена в приложении 1.

Директор осуществляет координацию взаимодействия всех служб ОАО. Ему непосредственно подчиняются заместитель генерального директора по науке, заместитель генерального директора по корпоративному управлению, советник генерального директора, помощник генерального директора по правовым вопросам. Так же генеральному директору непосредственно подчиняются директор по техническому развитию предприятия, заместитель генерального директора по правовым вопросам - начальник юридического отдела, главный бухгалтер, директор по стратегическому развитию предприятия, директор по экономике и финансам, коммерческий директор, директор по производству, директор по качеству - начальник службы качества, директор по персоналу и режиму.

Директор по техническому развитию предприятия осуществляет техническое руководство деятельностью предприятия, несет ответственность за разработку и выполнение плана технического развития, работу по технической информации и изобретательству.

Директору по техническому развитию предприятия непосредственно подчиняется главный инженер, заместитель директора по ОКР и сопровождению предприятия, отдел автоматизированных систем управления предприятия и информационных технологий № 47 (далее АСУП и ИТ).

Отдел главного технолога под руководством главного технолога занимается разработкой технологических карт для производства изделий и осуществляет контроль соблюдения на производстве технологической дисциплины.

Конструкторское бюро занимается разработкой новых изделий и модернизацией уже запущенных в производство.

Отдел АСУП и ИТ осуществляет разработку, внедрение, сопровождение программного обеспечения для автоматизированного проектирования изделий, а также программ бухгалтерского и офисного назначения.

Конструкторско-технологическое бюро стандартизации осуществляет взаимодействие с вышестоящими организациями в области соблюдения и внедрения стандартов на выпускаемую продукцию.

Энерго-механическое управление №42 занимается ремонтом и текущим обслуживанием технологического оборудование, зданий и сооружений предприятия.

Заместитель генерального директора по правовым вопросам - начальник юридического отдела занимается вопросами юридического характера, осуществляет руководство юридическим отделом.

Директор по экономике и финансам осуществляет руководство планово-экономическим отделом №32 и финансовым отделом №46. Финансовый отдел анализирует процесс формирования, размещения и использования финансовых ресурсов с целью поиска резервов наращивания и увеличения доходности собственного капитала.

Финансовые аналитики изучают также положительные и отрицательные денежные потоки с целью достижения их сбалансированности по объемам и синхронизации по времени и на этой основе финансового состояния предприятия.

Планово-экономический отдел осуществляет составление плана аналитической работы и контроль за его выполнением, методическое обеспечение анализа, организует и обобщает результаты анализа хозяйственной деятельности предприятия и его структурных подразделений, проводит комплексный анализ эффективности работы предприятия, разрабатывает мероприятия по итогам анализа.

Формирование учетной политики предприятия, а также контроль за ее выполнением осуществляет главный бухгалтер, которому подотчетны отдел бухгалтерского учета и отчетности №45.

Отдел бухгалтерского учета и отчетности №45 ведет учётную работу на предприятии, анализирует выполнение сметы затрат на производство, себестоимость продукции, выполнение плана прибыли и ее использование.

Коммерческий директор осуществляет руководство отделом сбыта №40, отделом комплектации №38, управлением материально-техническим обеспечением (МТО) №39, транспортным цехом №26.

Отдел комплектации №38 занимается заключением договоров поставки комплектующих к выпускаемым изделиям.

Задачами отдела сбыта являются, организация процесса сбыта продукции, изучение и разработка мероприятий по освоению новых рынков сбыта продукции, разработка перспективного плана по внедрению в производство новых конкурентоспособных видов продукции.

Транспортный цех №26 осуществляет автомобильные перевозки с целью обеспечения предприятия комплектующими, реализации продукции, а также решает ряд других задач, в частности по договорам с другими организациями.

Директор по производству осуществляет руководство отделом производства №63, сборочным производством №90, сборочным производством №91, механо-гальваническим производством №25 (МГП №25), цехом пластмасс, литья и обработки №29, инструментальным производством №60.

Начальник производства осуществляет руководство основным производством, осуществляет контроль качества выпускаемой продукции и несет личную ответственность перед Советом директоров.

Цех основного производства занимается изготовлением изделий оборонного и гражданского назначения.

Директор по качеству - начальник службы качества осуществляет руководство службой качества №43 и отделом гарантийного ремонта №78.

Служба качества №43 осуществляет непосредственный контроль качества выпускаемой продукции исходного сырья и комплектующих. Отдел №78 занимается заключением договор на гарантийное обслуживание изделий и осуществляет ремонт изделий.

Директор по персоналу и режиму осуществляет руководство за деятельностью отдела управлением персонала №34, отделом охраны предприятия №54, туристической базой «Крутые горки» №76.

На отдел охраны предприятия возложены обязанности по охране предприятия.

Стоит отметить, что предприятие ОАО «Сарапульский радиозавод» является режимным, то есть доступ на предприятие ограничен. Поэтому отдел № 54 осуществляет не только охрану предприятие, а также осуществляет контроль за соблюдением правил внутреннего трудового распорядка.

Отдел управления персоналом занимается подбором кадров, осуществляет кадровую деятельность предприятия. Помимо отдела управления персоналом в каждом структурном подразделении есть работник, который занимается оформлением приема на работу, то есть выполняет определенную работу, связанную с оформлением договоров и подписанием заявлений и приказов. Более подробно будет рассмотрено ниже.

Из выше сказанного следует, что предприятие ОАО «Сарапульский радиозавод» является крупным. Структурные подразделения, отделы и управления находятся на различных территориях, следовательно, на предприятии значительный документооборот, и численность предприятия соответствующая. В настоящее время численность предприятия составляет 2000 человек.

1.3. Краткая характеристика структурного подразделения и

его персонала

Структурное подразделение №90 (приложение 2) предприятия ОАО «СРЗ» было преобразовано путем разделения одного сборочного цеха в 2005 году. До 2005 года был единых цех № 3 предприятия ОАО «СРЗ». После реорганизации всего предприятия было выделено два сборочных цеха (производства) - сборочное производство № 90 (СП №90) и сборочное производство № 91 (СП №91).

Ниже будет представлена краткая характеристика сборочного производства № 90, это связано с тем, что именно это структурное подразделение стало объектом исследования для написания выпускной квалификационной работы.

Сборочное производство № 90 занимается выпуском продукции предназначенной для военной техники. СП №90 изготавливает различные радиостанция, средства связи, антенны, производит ремонт военной техники и другое.

У сборочного производства № 90 большой объем номенклатуры, то есть за СП № 90 числится много различных производств. Так как выпуск за производством не маленький, следовательно, численность цеха должна быть соответственной. Но это не значит, что должно быть много человек в цехе, каждый человек имеет свою определенную профессию, навык работы, а некоторые являются специалистами.

Для того чтобы повышать свой образовательный уровень и квалификацию, работники СП №90 самостоятельно поступают в высшие учебные заведения и в средне-специальные. В настоящее время без отрыва от производства в высших учебных заведениях обучается около 35 человек, в техникумах 8 человека. В 2008 году 5 человек заканчивают высшее учебное заведение. Это говорит о том, что люди стремятся повышать свое образование, повысить свой социальный уровень.

Численность СП №90 составляет 402 человека. СП 90 одно из крупных структурных подразделений предприятия ОАО «СРЗ».

Численность состава работников по категориям отражена в таблице 1.

Таблица 6

Классификация по категориям работников СП 90

Категории	Кол-во	В т.ч. женщин
Руководители	19	7
Специалисты (ИТР)	35	26
Вспомогательные рабочие	75	60
Основные рабочие	273	145
ИТОГО	402	238

Из таблицы 1 видно соотношение руководящего класса, специалистов и рабочих. Также можно сделать вывод, что численность женщин в нашем структурном подразделении преобладает.

Все данные о численности структурного подразделения, о характеристике персонала подразделения, имеют отношение к персональным данным, так как все сведения о сотрудниках представлены в различных списках, таблицах, схемах. А все выше перечисленные документы (списки, таблицы, схемы) в свою очередь содержат сведения, составляющие персональные данные. Но эти документы не хранятся должным образом, то есть в принципе конфиденциальная информация (персональные данные) находятся в открытом доступе. Именно по этой причине будет проанализирована работа, связанная со сбором, применением и хранением, сведений, содержащих персональные данные в структурном подразделении.

Глава 2 Организация работы с документами, содержащими

персональные данные работников

2.1. Работа с персональными данными в структурном

подразделении СП № 90

Объектом нашего исследования является структурное подразделение предприятия ОАО «Сарапульский радиозавод».

В структурных подразделениях есть работники, которые выполняют некоторую кадровую работу. То есть эти сотрудники ведут непосредственный прием в том структурном подразделении, в которое устраивается работник. Следовательно, эти сотрудники сталкиваются со сбором, хранением и применением персональных данных.

Тема выбрана не случайно, так как в подразделении, как и в других подразделениях предприятия, есть такой вид информации конфиденциального характера - персональные данные. Очень часто документы, содержащие персональные данные работников находятся в открытом доступе, а раз персональные данные являются информацией ограниченного доступа, следовательно, они должны защищаться и к ним должен быть ограничен доступ.

В структурных подразделениях есть работники, выполняющие определенную кадровую работу. Должность их может быть различна, либо это табельщики, инспектора табельного учета или просто ответственные за ведение табельного учета в структурном подразделении. Так вот, при выполнении своих обязанностей, ответственные за ведение табельного учета работают с документами, содержащими персональные данные сотрудников. Основная же работа заключается во введении табеля учета рабочего времени сотрудников подразделения. Помимо этого необходимо также оформлять документы, позволяющие нам определить, где находится тот или иной работник подразделения, к таким документам относятся больничные листы (заполнение первых граф), оформление отпускных записок.

Также в обязанности инспектора табельного учета входит оформление трудовых договоров, визирование заявлений руководителями подразделений, визирование приказов о приеме на работу или переводе работника на другую работу, то есть оформлением кадровой документации. Помимо этой работы необходимо составлять списки работников нашего подразделения, эти списки могут различаться по своему составу (содержанию). Например, это могут быть списки по участкам, содержащие должность и разряд работника, или с датой рождения, адресом и так далее. То есть все списки будут содержать персональные данные сотрудников подразделения, ведь даже имя, фамилия, отчество уже относят к персональным сведениям.

Порой эти данные просто хранятся на столе или в открытом доступе компьютера, а, как известно, персональные данные - это особый вид конфиденциальной информации, требующие определенные правила работы с такой информацией.

Нужно этими данными правильно оперировать, правильно с ними работать, а, следовательно, и защищать, раз сотрудники и руководители доверяют Вам работу с документами, содержащими персональные данные.

Таким образом, получается, что документы, содержащие персональные данные сотрудников в структурных подразделениях не защищены и не регламентирована работа с такими документами. Поэтому, мы составим документ, который позволит нам правильно работать с документами, содержащими персональные данные.

2.2. Анализ документов, содержащих персональные данные

сотрудников

В структурном подразделении СП № 90 есть следующие документы, содержащие персональные данные сотрудников:

1. Личные карточки сотрудников СП № 90

2. Списки работников СП № 90:

2.1. по участкам

2.2. с указанием места жительства

2.3. с указанием состава семьи

2.4. с датой рождения

2.5. и другие

3. Личные заявления сотрудников СП № 90

4. Объяснительные записки сотрудников СП № 90

5. Трудовые договоры и дополнительные соглашения

Теперь более подробно рассмотрим выше перечисленные документы.

Личные карточки бланки, которых мы используем в нашем подразделении, давно утратили свою юридическую силу. В настоящее время это личная карточка формы Т2, но личная карточка Т2 заполняется в отделе управления персоналом. Там вносят все данные. Мы же в своем подразделении, да и в других подразделениях предприятия заполняем старую карточку, которая представлена в приложении 3. Делается это для того чтобы упростить нашу работу. Согласитесь, в любой момент времени нам могут понадобиться те или иные данные сотрудника, поэтому чтобы каждый раз не звонить в отдел управления персоналом ОАО «СРЗ», мы и заполняем личные карточки.

Заполняя, личные карточки мы в дальнейшем сокращаем время на поиск информации о сотруднике нашего подразделения. Личные данные могут понадобиться для составления дополнительного соглашения, иногда сами сотрудники узнают у нас некоторые свои данные (например, паспортные данные, номер ИНН, страхового полиса или номер страхового свидетельства), ведь не все носят с собой пакет документов.

Помимо личных данных в карточках отражаются все перемещения сотрудников, то есть изменение профессии, категории, разряда. Так же в карточках делаются отметки об отпусках, что в дальнейшем помогает нам составлять график отпусков.

Картотека с карточками находится на столе, то есть, нет специального места для ее хранения, но такого не должно быть. Раз карточки содержат персональные сведения, то и храниться они должны соответствующим образом.

Персональные данные - лишь информация позволяющая идентифицировать личность, само по себе распространение персональных данных не столько наносит ущерб личности, сколько создает возможность для причинения такого ущерба. Защита персональных данных - это норма, своего рода, подстраховывающая от возможных нарушений и злоупотреблений, так как отдельные данные о человеке могут сложиться в описательную картину его личности.

Поэтому необходимо обеспечивать защиту документов, содержащих персональные данные сотрудников.

Теперь несколько слов о списках сотрудников подразделения.

Списки сотрудников могут быть различны в своем виде, они могут содержать различные данные (приложение 4). Такие списки сотрудников то же значительно облегчают работу. В любой момент времени руководителям необходимы различные сведения по участкам, например, численность участка № 1, количество работников одной специальности и так далее. Поэтому, чтобы каждый раз не перелистовать карточки, мы создаем списки работников по участкам при помощи, которых можно легко проанализировать данные и предоставить необходимые сведения.

Списки по участкам хранятся в папке на столе, но в основном все списки находятся в памяти персонального компьютера. Распечатывать каждый раз нет смысла, так как почти каждый месяц происходит движение персонала, то есть один месяц мы ведем прием сотрудников, через два месяца происходит увольнение сотрудников, либо перемещения внутри подразделения (с одного участка на другой, повышение разряда, категории, изменение специальности и так далее). Поэтому намного практичнее хранить все данные в компьютере и производить необходимые изменения.

Что касается защиты этого вида документов. Раз папка находиться на столе, следовательно, ее может просмотреть любой сотрудник, но просмотреть папку можно во время отсутствия на рабочем месте, так как списки содержат персональные данные, то нужно относиться к таким документам ответственно, поэтому на время отсутствия все документы со стола складываются в ящик, файлы электронных документов закрываются.

Что касается таких документов, как личные заявления сотрудников, объяснительные записки, то они хранятся в отдельных папках. Все папки лежат в ящике стола, то есть доступ к этим документам имеют только те сотрудники, которые несут ответственность за эти документы, а так же руководители подразделения.

Такой вид документов, как трудовые договоры и дополнительные соглашения имеют место быть в нашем подразделении, это происходит потому, что второй экземпляр выше перечисленных документов, поступает в наше подразделение из отдела управления персоналом, то есть фактически экземпляры сотрудников хранятся у нас. Это происходит в связи с тем, что трудовой договор подписывается не сразу, поэтому второй экземпляр не отдают в день приема работнику, таким образом, документы попадают к нам. Некоторые работники приходят к нам за своим экземпляром трудового договора или дополнительного соглашения, другие же про них и не вспоминают, вот таким образом часть документов остается в подразделении, а часть соответственно у работников.

Вторые экземпляры трудовых договоров позволяют самостоятельно составлять дополнительные соглашения к трудовому договору, так как в большинстве случаев при переводе сотрудников оформлением дополнительных соглашений занимаются структурные подразделения, то есть ответственные за ведение табельного учета сотрудников в структурном подразделении.

Специфика такой работы относится к крупным подразделениям, то есть для маленьких подразделений (отделы, бюро) трудовые договоры и дополнительные соглашения составляет отдел управления персоналом.

Это связано с тем, что при составлении трудового договора необходимо учитывать категорию, разряд, вид оплаты сотрудника. Не всегда в заявлении или приказе о приеме на работу указывается вышеперечисленные данные. Так же трудовой договор и дополнительное соглашение подписывается руководителем того подразделения, в которое поступает на работу работник.

Поэтому нельзя сказать, что в отделе управления персоналом сидят безграмотные и незнающие специалисты, которые не могут составить договор или дополнительное соглашение. Просто намного удобнее нам самим подписать все необходимые документы.

Из выше перечисленного можно сделать следующий вывод, наличие документов в структурном подразделении СП № 90 не большое, но даже те документы, которые имеют место быть, не защищены соответствующим способом.

Конечно, может быть и нет острой необходимости запирать в сейф все документы, содержащие персональные данные сотрудников. Так как все производство разделено на участки и бюро, то внутри каждого такого маленького подразделения каждый знает друг о друге все, а может быть даже намного больше, чем сотрудники отдела управления персоналом, и ответственные за ведение табельного учета. Но дело не в том, кто и что знает друг о друге, существует закон (ФЗ «О персональных данных»), который необходимо соблюдать.

Защита персональных данных - это одно из самых важных аспектов работы с документами, содержащими персональные данные.

2.3. Рассмотрение работы, связанной с кадровой

деятельностью предприятия в структурном подразделении

Кадровая деятельность очень многогранна. Занимаясь кадровой деятельностью необходимо работать как с людьми, так и с документами. При этом необходимо правильно работать и быть очень образованным, грамотным, а самое главное обладать огромной выдержкой и терпением, ведь очень сложно объяснить незнающим людям необходимую им информацию. Речь не идет о том, что всем остальным сотрудникам, не занимающимся кадровой деятельностью можно быть безграмотными, не образованными и так далее. Каждому человеку необходимо повышать свой образовательный уровень, учиться и уметь ориентироваться в любой ситуации. Человек, работающих в различных сферах должен обладать определенным набором качеств и требований. Просто те люди, которые работают с людьми, подвержены довольно сильному воздействию со стороны человека. Любая деятельность, связанная с человеческим фактором (ресурсами) очень ответственная.

На нашем предприятии отдел, занимающийся кадровой деятельностью, называется отдел управления персоналом. Численность этого отдела составляет 15 человек.

Деятельность отдела управления персоналом ничем не отличается от другого подразделения, занимающегося кадровой деятельностью. Нас же интересует не деятельность отдела управления персоналом, а кадровая деятельность в структурном подразделении.

На предприятии ОАО «Сарапульский радиозавод» структурные подразделения выполняют различные виды кадровой деятельности.

Стоит отметить, что предприятие ОАО «СРЗ» находиться в отдельных корпусах (зданиях) и на разных территориях, так же предприятие является режимным, поэтому специфика кадровой деятельности незначительно отличается.

Естественно при устройстве на работу первое место у отдела управления персоналом. Человек приходит на работу и узнает наличие вакансий, если такие имеются, работники отдела дают номер телефона, по которому можно связаться непосредственно с руководителем или представителем того подразделения, к которому на работу поступает человек. Чаще всего в этом случае звонят тем, кто в подразделении занимается оформлением приема. В структурном подразделении СП №90 эту работу выполняет табельщик.

Трудоустройство на работу происходит следующим образом:

1. Соискатель звонит в структурное подразделение, в котором есть вакансия. Далее с ним проводят беседу, то есть узнают необходимую информацию друг о друге. В том случае, если соискатель подходит нам, а ему наши условия труда, то в этом случае он пишет заявление о приеме на работу.

2. Визирование заявления руководителем структурного подразделения.

3. Соискатель с подписанным заявлением направляется в отдел управления персоналом, где ему выписывают приказ о приеме на работу.

4. Потенциальный работник проходит медицинский осмотр.

5. Соискатель звонит в структурное подразделение, где ему будут оформлять трудовой договор.

6. Возвращение подписанных документов (трудового договора, приказа о приеме на работу) потенциальному работнику.

7. Прохождение первичного инструктажа в отделе управления персоналом и дальнейшее оформление, то есть заполнение личной карточки, трудовой книжки.

Таким образом, в структурном подразделении начинается работа, связанная с кадровой деятельностью.

Стоит обосновать, почему в структурных подразделениях самостоятельно подготавливают трудовой договор, а не в отделе управления персоналом. Такой принцип сложился еще задолго до того, как мы стали структурным подразделением. До 2005 года, как отмечалось выше, наше подразделение являлась частью предприятия, то есть мы самостоятельно принимали работников, оформляли договоры и подписывали руководителем предприятия. Отдел кадров в то время, только выписывал приказ о приеме на работу, занимался регистрацией трудовых договоров, оформлением личных карточек, то есть начальник отдела кадров не являлся работодателем, с 2005 года по доверенности работодателем для отдельной категории работников является директор по персоналу и режиму.

Вот именно с тех времен наше структурное подразделение самостоятельно подготавливает трудовые договоры. Конечно, формы трудовых договоров мы берем в отделе управления персоналом, а затем делаем необходимые изменения, то есть в соответствии с приказом о приеме на работу вносим изменения. Указываем профессию, место работы, подчинение, категорию, разряд и так далее. Примерный трудовой договор можно посмотреть в приложении 5.

Примерно таким же образом мы подготавливаем дополнение к трудовому договору. Допустим, работник переходит из одного структурного подразделение в другое, соответственно мы меняем необходимый нам пункт (приложение 6). При составлении дополнительных соглашений следует учитывать какой трудовой договор у работников. Есть старая форма трудовых договоров, в которых отсутствуют некоторые из пунктов и подпунктов. Пункты отсутствуют по той причине, что некоторые трудовые договоры составлены по КЗОТу, а не трудовому кодексу. Как известно со временем все терпит изменений.

Следовательно, структурное подразделение частично оформляет трудовые договоры и дополнительные соглашения для того, что бы сократить время на их оформление и облегчить себе работу.

Вполне возможно то, что мы делаем не совсем правильно и логично, но так сложилось, а исправить за один, два года отлаженную систему невозможно, да в принципе это и не требуется. С сегодняшними возможностями можно без труда выполнить необходимые действия. Согласитесь быстрее самому составить необходимый документ, чем бежать в другое здание за этим документом или звонить в отдел управления персоналом для того, что бы вам отправили по локальной сети необходимый документ.

Стоит отметить, что почти в каждой ситуации необходимо изучать новое. Так как с каждым днем происходит развитие технологий и предстоит использовать новые технологии. Таким образом, мы повышаем образовательный уровень.

Помимо трудового договора, дополнительного соглашения, работники структурных подразделений оформляют такой вид документа, как график отпусков.

Каждое подразделение самостоятельно на основании своих данных составляет график отпусков. Вот еще одна причина для того, что бы в подразделении заводить на своих сотрудников картотеку, с указанием всех необходимых данных.

Конечно, в первую очередь при составлении графика отпусков учитывается личное желание сотрудников. А далее начинается анализирование полученных данных и приведение их в соответствующую форму.

Подписанные и согласованные графики отпусков хранятся в планово-экономическом отделе, копия направляется в отдел управления персоналом и соответствующее подразделение.

Форма графика отпусков (приложение 7) на нашем предприятии отличается от принятой формы Т-7 (приложение 8) . В нашем графике отпусков отсутствуют многие графы, то есть фактически графики отпусков мы составляем для того, чтобы планово-экономический отдел мог рассчитать примерное количество денежных средств на отпуска.

В заключении хотелось бы отметить, что специфика деятельности кадровой службы отличается от привычных параметров по той причине, что деятельность предприятия имеют свою специфику и свои определенные правила. Но, не смотря на это все, не происходит никаких нарушений действующего законодательства Российской Федерации.

Глава 3 Разработка документа, регламентирующего работу с

персональными данными сотрудников (инструкция)

Для работодателя очень важно проверить сведения, предоставляемые работником при трудоустройстве. Нужно знать, имеет ли ваш сотрудник право на дополнительные льготы и компенсации в связи с особенностями семейного положения или состоянием здоровья. И очень важно иметь информацию о том, на какие сведения персонального характера можно ссылаться, принимая решение об увольнении работника. Оставаться в рамках законодательства в этих ситуациях поможет положение о защите персональных данных.

Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" предписывает каждому работодателю, независимо от организационно-правовой формы заполнять на каждого работника личную карточку формы N Т-2. В нее заносятся сведения о месте жительства работника, о знании им иностранных языков, о состоянии в браке и даже о составе семьи.

Кроме того, с предоставлением работником сведений о частной жизни связано получение определенных льгот. Например, при наличии у работника несовершеннолетнего ребенка он имеет право подать заявление на получение ежемесячного налогового вычета. Если же сам работник является инвалидом, то он имеет право на сокращенную продолжительность рабочего времени и отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 60 дней.

Таким образом, работодатель собирает полный пакет информации о работнике, а раз работодатель будет обладать определенной информацией конфиденциального характера, то ему необходимо защищать такую информацию.

На рисунке 1 схематично представлены данные, относящиеся к персональным и необходимые работодателю при трудоустройстве работника.

------------------------------------------------------------------------¬

¦ Персональные данные работника ¦

L-T----------------------------------------------------------------------

¦ -----------------------------------------------------------------¬

+--->+ Фамилия, имя, отчество ¦

¦ L-----------------------------------------------------------------

¦ -----------------------------------------------------------------¬

+--->+ Год, месяц, дата и место рождения ¦

¦ L-----------------------------------------------------------------

¦ -----------------------------------------------------------------¬

+--->+ Адрес проживания ¦

¦ L-----------------------------------------------------------------

¦ -----------------------------------------------------------------¬

+--->+ Семейное, социальное, имущественное положение ¦

¦ L-----------------------------------------------------------------

¦ -----------------------------------------------------------------¬

+--->+ Образование, профессия ¦

¦ L-----------------------------------------------------------------

¦ -----------------------------------------------------------------¬

L--->+ Доходы ¦

L-----------------------------------------------------------------

Рис. 1. Персональные данные

Как известно, работодатель обязан осуществлять сбор, хранение и обработку персональных данных в строгом соответствии с требованиями законодательства. Порядок работы с персональными данными работников определен главой 14 Трудового кодекса. Работники должны быть ознакомлены под подпись с документом работодателя, устанавливающим порядок обработки персональных данных, а также права и обязанности работников в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Передавать персональные данные работника в пределах одной организации можно только в соответствии, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись (ст. 88 ТК РФ). Поэтому локальный акт, определяющий порядок сбора, обработки, хранения и использования персональных данных работников, в организации должен быть обязательно.

Как отмечалось выше, на предприятии ОАО «Сарапульский радиозавод» такой документ имеет место быть. Но Положение о защите персональных данных работников ОАО «Сарапульский радиозавод - Холдинг» и его дочерних предприятий направлено на кадровую работу, то есть регламентирует правила работы с персональными данными в отделе управления персоналом. Поэтому Положение не дает представление о том, как правильно необходимо производить сбор, обработку, хранение и предоставления персональных данных в структурных подразделениях. То есть получается, что структурные подразделения при работе с персональными данными не всегда могут обратиться к Положению о защите персональных данных. Из этого документа мы не может узнать информацию, позволяющую нам правильно обращаться с персональными данными сотрудников и с документами, содержащими такие данные.

Стоит также отметить, что Положение о защите персональных работников ОАО «Сарапульский радиозавод - Холдинг» и его дочерних предприятий было разработано задолго до принятия федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». Положение в основном разработано на основании главы 14 Трудового Кодекса РФ. Как нам известно, глава 14 трудового кодекса РФ полностью посвящена защите персональных данных, она даже носит название «Защита персональных данных работника».

Поэтому, анализируя законодательство Российской Федерации по защите персональных данных и внутренний документ нашего предприятия, постараемся разработать документ, помогающий правильно обеспечить защиту персональных данных сотрудников подразделения.