Проектирование рабочего места секретаря директора муниципального казенного учреждения "Центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений" Орджоникидзевского района

Общая цель эргономики формулируется как единство трех аспектов исследования и проектирования: удобство и комфортные условия эффективной деятельности человека, а соответственно и эффективное функционирование систем «человек - машина»; сохранение здоровья и развитие личности.

В конкретном исследовании и проектировании тот или иной аспект может превалировать. Однако общая цель реализуется через совокупность и взаимодополняемость указанных аспектов.

Эргономика является системно-ориентированной дисциплиной, которая в настоящий момент охватывает все аспекты человеческой деятельности. Эргономика развивает целостный подход, сочетающий рассмотрение и учет физических, когнитивных (мыслительных), социальных, организационных и других значимых факторов. Практикующий эргономист должен иметь широкую эрудицию во всех этих сферах. Эргономисты часто работают в конкретных секторах или предметных областях, которые постоянно эволюционируют - создаются новые, а старые получают новые перспективы развития.

Внутри эргономики имеются направления, которые более глубоко изучают специфические особенности человека и характеристики его взаимодействия. Сегодня в эргономике можно выделить следующие области:

· Физическая эргономика рассматривает анатомические, антропометрические, физиологические и биомеханические характеристики и их влияние на физическую деятельность человека. К вопросам этого направления относятся рабочие позы, погрузочно-разгрузочные работы, монотонные движения, работа, чреватая мышечно-скелетными расстройствами, компоновка рабочего места, безопасность и здоровье.

· Когнитивная эргономика связана с мыслительными процессами, такими как восприятие, память, рассуждение, моторная реакция и их ролью

· во взаимодействии человека с другими элементами системы. Это направление изучает умственную нагрузку, процессы принятия решения, работу, требующую высокой квалификации, взаимодействие человека с компьютером, надежность человека, профессиональный стресс и профессиональную подготовку.

· Организационная эргономика нацелена на оптимизацию социотехнических систем, включая их организационную структуру, политику

· и процессы. Вопросами организационной эргономики являются коммуникация, управление трудовыми ресурсами, проектирование деятельности, проектирование рабочего времени, коллективная работа, новые парадигмы организации труда, виртуальные организации, удаленная работа и управление качеством.

Говоря о задачах эргономики, необходимо вести речь о комплексе задач, стоящих перед эргономикой и решаемых ею:

1. Разработка теоретических основ проектирования деятельности человека-оператора с учетом специфики эксплуатации им технических систем и окружающей среды. При проведении аналитических исследований учеными было установлено, что на скорость обработки информации человеком влияют уровень его работоспособности, состояние, степень его тренированности, особенности мотивации и др. Это определило развитие «антропоцентрического подхода», т.е. подхода от человека к машине. Главным звеном при таком подходе становится проектирование деятельности человека-оператора. Проект деятельности выступает как основа решения всех задач, связанных

2. с разработкой системы «человек - машина» (СЧМ): от общей задачи определения ее принципиальной схемы до конкретных частных задач - выбора типа органов управления, оформления панелей и шкал приборов и т.п.

3. В результате не человек рассматривается как простое звено, включенное в техническую систему, а машина - как звено, включенное в деятельность человека, пользуясь, которым оператор решает поставленные перед ним задачи.

4. Исследование закономерностей взаимодействия человека

5. с техническими системами и окружающей средой, определяющих качество его деятельности. Единой теоретико-методологической концепцией инженерной психологии и эргономики является концепция человека-оператора, которая реализуется в виде изучения закономерностей осуществления всех нервно-психических процессов в системе мозга как информационных.

В настоящее время изучены механизмы включения всех частных информационных процессов в единую систему общего информационного процесса. Эмпирическим основанием «гипотезы включения» послужили закономерности изменения времени нужного для выполнения действий простой сенсомоторной реакции, в зависимости от временного интервала между сигналами. Исследователями установлено более 70 эмпирических закономерностей восприятия и переработки информации, выражающихся в различного рода зависимостях, например зависимости получения и переработки информации человеком - от ее количества. Задача эргономистов на современном этапе состоит в систематизации этих закономерностей.

3. Формулирование принципов создания СЧМ и алгоритмов деятельности в ней человека-оператора. К числу общих принципов относятся:

? системной эргономичности, которая состоит в том, что эргономическое проектирование должно быть нацелено на достижение наивысших показателей эффективности СЧМ при одновременном соблюдении допустимых или оптимальных условий деятельности человека по социальным, психологическим, физиологическим и медико-гигиеническим критериям;

? адаптивной эргономичности, заключающейся в том, что по мере развития и совершенствования информационно-программно-технических средств СЧМ эргономические требования должны пересматриваться

? в направлении улучшения их от допустимых к оптимальным;

? научной эргономичности, состоящей в том, что вопросы эргономического проектирования должны решаться на основе объективных количественных оценок, получаемых на начальных стадиях эргономического проектирования путем расчетно-аналитических, модельных и экспертных оценок, проверяемых опытно-экспериментальным путем на последующих стадиях;

? информационной эргономичности СЧМ, требующей, чтобы информация об объекте, обслуживаемом СЧМ, не только была полной, достоверной, актуальной, т.е. соответствовала истинному состоянию объекта, но и представлялась в виде, удобном для принятия решения человеком;

? программно-интеллектуальной эргономичности, обеспечивающей устойчивую тенденцию разумного освобождения человека от рутинных функций, т.е. монотонных, утомительных, нетворческих операций, и создания условий для максимальной реализации творческого потенциала человека, усиленного интеллектуальными возможностями программного обеспечения, что будет способствовать формированию и развитию личности оператора.

Эти общие принципы в совокупности представляют основу концепции эргономического проектирования.

4. Выдвижение и проверка гипотез о перспективах развития труда человека и связанных с ним технических систем, факторов внешней среды. Недостаточная эффективность эргономического прогнозирования приводит к тому, что упускаются из виду психологические проблемы, связанные как с организацией непосредственного взаимодействия человека с ЭВМ, так и с внедрением средств автоматизации в уже сложившиеся организационные структуры человеческой деятельности. Очевидна необходимость разработки специальных эргономических мероприятий по преодолению психологического барьера человека при общении с машиной, по улучшению профессиональной подготовки пользователей и по обеспечению их творческих потребностей.

5. Разработка специфических категорий эргономики, отражающих особенности ее предмета, содержания и метода. Наличие предельно широких понятий, отображающих наиболее общие, существенные свойства, признаки, отношения предмета исследования, является обязательным условием существования любой области знания. Без них невозможны систематизация и классификация полученного материала. В эргономике разработка, обсуждение и принятие ее основных категорий осуществляются в форме создания государственных стандартов.

В нашей стране в соответствии с государственным планом стандартизации разработан комплекс стандартов на общие эргономические требования. В настоящее время утверждено и введено в действие более 20 документов этого комплекса. Все они относятся к системе «человек-машина». Стандарты этого комплекса устанавливают связи между элементами СЧМ и формируют требования к оборудованию, человеку-оператору, рабочей среде. Терминологическую основу комплекса составляет ГОСТ 21033-75 «Система стандартов безопасности труда. Оборудование производственное. Общие эргономические требования», содержащий основные понятия системы «человек - машина» и ее элементов, а также термины и определения.

Стандартизация в области эргономики органически связана с Системой стандартов безопасности труда (ССБТ). В настоящее время в РФ введено в действие более 250 стандартов этой системы. Во многих из них содержатся требования эргономики. Также, принят ряд гигиенических требований, регулирующих условия работы различных специальностей в рамках соответствия требованиям эргономики. Так СанПин 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» устанавливает требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации рабочих мест с ними. Требования Санитарных правил направлены на предотвращение неблагоприятного влияния, на здоровье человека вредных факторов производственной среды и трудового процесса с ПЭВМ.

6. Выявление причин утомляемости работников при выполнении своей трудовой деятельности. Основным фактором, вызывающим утомление, является напряженность деятельности, т.е. нагрузка. Помимо абсолютной величины нагрузки на степень развития утомления оказывает влияние еще ряд факторов, среди которых необходимо выделить следующие:

? характер нагрузки: статический или динамический;

? интенсивность нагрузки, т.е. ее распределение во времени;

? постоянный и ритмический характер нагрузки.

Статическая физическая нагрузка при прочих равных условиях ведет к большему развитию утомления, чем динамическая, причем субъективное ощущение усталости в этом случае выражено особенно отчетливо.

Время наступления утомления и его выраженность зависят от степени интенсивности нагрузки следующим образом: при увеличении интенсивности нагрузки утомление наступает раньше, при уменьшении интенсивности нагрузки - время наступления утомления не изменяется (в последнем случае производительность труда значительно снижается, что невыгодно). Существует определенная оптимальная интенсивность нагрузки, при которой утомление развивается медленнее всего.

Помимо величины нагрузки существует ряд дополнительных или способствующих развитию утомления факторов. Сами по себе они не ведут к развитию утомления, однако, сочетаясь с действием основного фактора, способствуют более раннему и выраженному наступлению утомления.

Эти факторы можно разбить на три большие группы:

? микроклимат;

? использование техники;

? нарушение режима труда и отдыха.

К первой группе относятся: пониженное содержание кислорода во вдыхаемом воздухе, повышенное содержание углекислого газа, высокая температура среды, повышенная влажность, изменение барометрического давления и т.п.

Наибольшим разнообразием характеризуется вторая группа. Среди причин, входящих в эту группу, следует назвать изменение состава воздуха - загрязненность его различными газами (например, продуктами неполного сгорания топлива и др.); действие механических сил, ведущих к вибрации, тряске, ускорениям, воздействие электромагнитных колебаний, шумов и ультразвука, изменение освещенности, неудобство рабочей позы и многое другое.

Наконец, к третьей группе относятся факторы, связанные в основном с нарушением режима труда и отдыха: недостаточность времени для восстановления сил после утомления, неправильное использование перерывов между работой, непродуманное планирование работы и отдыха.

Управление эмоциональными состояниями - одна из задач эргономики, так как на развитие утомления сильно влияют эмоциональные факторы. Выраженность и время наступления утомления человека, его общего и специального физического развития.

В тех случаях, когда предъявляемые к организму требования находятся на пределе его физиологических возможностей или превышают их, наблюдается переход состояния адекватной мобилизации в состояние динамического рассогласования. Однако динамическое рассогласование может возникнуть при небольшой информационной нагрузке, когда имеются различного рода эмоциональные сдвиги, особенно связанные с малым навыком в работе.

Знание основ эргономики позволяет обеспечить безопасность, комфорт и эффективность системы «человек - машина» путем создания дизайнерами товаров, максимально удобных для осуществления трудовой деятельности человека.

7. Оптимизация условий труда. Для решения данной задачи изучаются возможности и особенности различных категорий индивидов с целью учета полученных результатов при проектировании оборудования рабочих мест.

В том числе эргономика приобретает все большее значение и в решении комплексной проблемы реабилитации лиц, в той или иной мере утративших работоспособность. С этой же целью в эргономике изучаются психофизические возможности и особенности людей пожилого возраста. Таким образом, эргономика создает научную базу для решения важной социальной проблемы по вовлечению в производительный труд указанной части населения.

Эргономика призвана решать ряд проблем, связанных с оценкой точности, надежности и стабильности работы, влияния психической напряженности, утомления, эмоциональных факторов и особенностей нервно-психической организации оператора на эффективность его деятельности в СЧМ.

8. Создание методов исследования, проектирования и эксплуатации СЧТС, обеспечивающих ее безопасность, эффективность и удовлетворенность трудом работающего в ней человека. Это связано с тем, что эргономика как наука находится в стадии становления, активного развертывания исследований. Разработка методологических проблем способствует построению теории эргономики и тем самым, обогащает практику конкретных исследований.

Можно сформулировать и основные задачи эргономических разработок, реализуемые при решении любой эргономической задачи:

· Анализ и синтез деятельности оператора в СЧМ. В процессе анализа изучается структура деятельности оператора, выявляются цели, мотивы и способы выполнения трудовой деятельности, рассматриваются возможные режимы работы и оценивается их влияние на результаты труда. На основании этих исследований определяются необходимые требования к характеристикам человека - оператора.

· Изучается комплекс эргономических свойств (характеристик) человека - оператора. Исследуется работа органов чувств человека, его центральной нервной системы, моторно-двигательного аппарата и т.д. Причем рассматриваются только оптимальные значения этих характеристик, а не экстремальные.

· Организация рабочего места оператора с учетом комплекса его эргономических свойств, определенных ранее. Разрабатываются требования, предъявляемые к рабочему месту в целом и к отдельным его элементам, с целью обеспечения максимальных удобств и эффективности работы.

· Профессиональная подготовка операторов, включающая в себя профотбор, профобучение, тренировку и формирование коллективов.

· Эргономическое проектирование и оценка СЧМ.

· Определение экономического эффекта эргономического обеспечения.

Разработка методологии эргономики осуществляется соответственно трем уровням методологического анализа, выделяемым в философии.

В эргономике можно различить три типа методологических средств:

? методологические средства мировоззренческого характера;

? общенаучные методологические средства;

? специально-научные или конкретно-научные методологические средства.

Методологические средства в процессе исследовательской практики органически слиты, включены в соответствующие эргономические представления, конкретизированы применительно к различным сферам практической и теоретической деятельности. В эргономике, учитывая характер ее возникновения, широко используются методологические средства смежных дисциплин, особенно психологии.

В эргономике используются следующие основные методологические принципы:

Принцип единства сознания и деятельности. Он означает, что сознание и деятельность не противоположны друг другу, но и не тождественны, а образуют единство. Сознание образует внутренний план деятельности, ее программу. Именно в сознании образуются динамические модели и образы действительности, позволяющие ориентироваться человеку в окружающей среде и обеспечивать успешность достижения целей деятельности.

Принцип гуманизации труда означает, что ведущая, творческая роль в процессе труда принадлежит человеку. При решении таких важнейших практических вопросов, как повышение производительности, эффективности и качества труда эргономика исходит, прежде всего, из требований, предъявляемых человеком к технике, из его возможностей и особенностей деятельности. Противоположным ему является принцип симпфликации (упрощения), при реализации которого стремятся к максимальному упрощению деятельности человека, выхолащиванию из нее всех творческих элементов, а сам человек низводится до придатка машины, оставаясь исполнителем лишь механических действий и движений.

Принцип активного оператора. Согласно этому принципу при определении роли человека в СЧМ очень важно, чтобы оператор осуществлял активные действия, имел свое личное отношение к выполняемым действиям, активно стремился к цели. Это связано с тем, что при пассивной позиции оператора его переход к активным действиям требует значительной затраты сил, однако эффективность его деятельности при этом может оказаться невысокой, что наблюдается, например, в работе машиниста. При активной же позиции оператора эффективность его деятельности достигает более высокого значения, а его психофизиологические затраты оказываются меньшими. Поэтому необходимо уже на стадии проектирования СЧМ определить характер будущей деятельности и уровень активности оператора.

Принцип проектирования деятельности. Проект деятельности должен выступать как основа решения всех остальных задач построения СЧМ. При разработке СЧМ наряду с техническими устройствами должна проектироваться деятельность оператора, который будет пользоваться этими устройствами.

В свою очередь, эти устройства должны разрабатываться на основе и с учетом проекта будущей деятельности оператора. Таким образом, к техническим устройствам нужно подходить как к средствам сознательной деятельности человека-оператора.

Принцип последовательности и непрерывности учета требований эргономики. Учет эргономических требований должен пронизывать все этапы существования СЧМ: проектирования, производства и эксплуатации. Реализация данного принципа на практике означает внедрение системы эргономического обеспечения СЧМ на всех этапах ее существования.

Принцип комплексности. Уже в самом определении эргономики как научной дисциплины предусматривается реализация данного принципа.

Он обеспечивает комплексное изучение человека (группы людей) в конкретных условиях его (их) деятельности, связанной с использованием машин.

Это достигается развитием междисциплинарных связей эргономики, взаимодействием её с другими науками о человеке и технике.

Основой для практической реализации рассмотренных принципов является применение системного подхода, который образует методологическую базу эргономики. Идеи системного подхода определяют многие исходные установки и теоретические положения эргономики: стремление к целостному рассмотрению человеко-машинных систем, системно-динамический взгляд на их структуру, включение деятельности человека в предмет научного рассмотрения, тенденция к научному синтезу различных аспектов исследования, стремление выявить возможные последствия деятельности человека. Применение системного подхода к СЧМ позволяет выявить различные характеристики связи человека и машины в конкретных условиях их взаимодействия. Сложность этого заключается в том, что человек-оператор, будучи сам сложной специфической системой, функционирует в более сложной системе, состоящей из ряда подсистем со сложными взаимосвязями между ними и своими внутренними противоречиями. Таким образом, системный подход позволяет по-новому ставить и решать многие задачи эргономики.

Методологическое значение имеет также ряд теоретических положений, разработанных либо непосредственно в эргономике, либо в смежных с ней дисциплинах и органично вошедших в ее состав: различие коррективной и проективной эргономики; гипотеза иерархической организации деятельности оператора; гипотеза оперативного образа и др.

1.3 Роль, место и функции секретаря руководителя в системе управления и характеристика его рабочего места

Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре-референте (секретаре-помощнике, секретаре), берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, относит должность секретаря руководителя к категории технических исполнителей.

Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы, организует прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и представляет по первому требованию. Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка документов. В небольшой организации (фирме) на секретаря возлагается все организационное и делопроизводственное обслуживание. В крупных учреждениях секретарь есть в каждом структурном подразделении (отделе).

Слово «секретарь» происходит от французского средневекового слова «secretaire» и первоначально означало доверенное лицо (по-французски secret - тайна). Хороший секретарь по существу остается таковым и сейчас.

В настоящее время словари дают такое определения:

Секретарь - это работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения.

Международный профессиональный клуб секретарей (International Association of Administrative Professionals) дал следующее определение современному секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден. Но все чаще секретари являются помощниками руководителей. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта.

Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

· функции по документационному обеспечению управления;

· функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.

Часто секретарские функции по бездокументному обслуживанию руководства определяют как функции по организационному обеспечению деятельности руководителя. Это не вполне точно. Действительно, секретарь-референт является надежным помощником руководителя. Вместе с тем на нем замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем

и сотрудниками, а также деловыми партнерами. Таким образом, значительное место в функциях секретаря-референта по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции.

Особую группу функций секретаря-референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся:

· просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы;

· поиск и обработка необходимой руководителю информации;

· знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.

Объем референтских функций в различных организациях весьма различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь-референт. Секретарь-референт должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

Часто секретарю-референту передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря-референта входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках public relations (связи с общественностью), формирование архивов и т.д. Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.

В небольших коммерческих организациях секретарь-референт, как правило, взаимодействует со службой безопасности, кадровой

и хозяйственными службами. При отсутствии должностей руководителей этих служб он иногда непосредственно координирует деятельность этих подразделений. Часто секретарям-референтам передаются отдельные функции сотрудников, занимающихся работой с персоналом (например, документирование трудовых правоотношений). В отдельных малых фирмах обязанности секретаря-референта сближаются с обязанностями заместителя руководителя по общим вопросам.

Для того чтобы секретарь мог быстро и эффективно выполнял свои функции, рационально использовал рабочее время, необходимо как можно лучше и эргономичней оборудовать его рабочее место. К тому же если учесть, что приемная и секретарь - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о компании (учреждении), то становится понятно значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места секретаря в организации.

Площадь рабочего места секретаря делится на три неравные зоны: собственно рабочее место секретаря, где располагаются стол с необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы и «подсобное хозяйство» секретаря.

При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

· подходы к мебели и оборудованию;

· расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;

· в отдельных случаях потребность в особых условиях;

· возможность установки дополнительного оборудования.

Рабочее место секретаря. Располагается рабочее место секретаря рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.

Если в одном помещении находится несколько рабочих зон, то согласно ст. 3.1. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» минимальная площадь каждой зоны должна быть не менее 6 кв. м.

Помещение, где располагается рабочая зона секретаря должно быть оборудовано защитным заземлением в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации.

В процессе работы секретаря могут возникать опасные и вредные факторы, влияющие на здоровье работника. Основными факторами вредного и опасного влияния компьютера и другой офисной техники на организм человека являются:

Ионизирующее излучение. При эксплуатации монитор компьютера излучает мягкое рентгеновское излучение. Опасность этого вида излучения связана с его способностью проникать в тело человека на глубину 1-2 см и поражать поверхностный кожный покров. Для безопасной работы на компьютере работнику необходимо находиться на расстоянии не менее 30 см от экрана дисплея. Конструкция компьютера должна обеспечивать мощность экспозиционной дозы рентгеновского излучения в любой точке на расстоянии 0,05 м от экрана и корпуса при любых положениях регулировочных устройств не должна превышать 7.74*10 А/КГ мбер/час, 100 мкР/час.

Электростатическое поле. Вследствие воздействия электронного пучка на слой люминофора поверхность экрана приобретает электростатический заряд. На расстоянии 50 см влияние электростатического поля уменьшается до безопасного для человека уровня. Применение специальных защитных фильтров позволяет свести его к нулю. Но при работе монитора электризуется не только его экран, но и воздух в помещении. Причем приобретает он положительный заряд, а положительно наэлектризованные молекулы кислорода не воспринимается организмом как кислород и не только заставляют легкие работать впустую, но приносят в легкие микроскопические частицы пыли. Электростатическое поле способно даже вызвать катаракту глаз и помутнение хрусталика. Для защиты работающего можно применять внешний экран, с металлическим напылением, заземленный на общую шину, экран монитора, имеющий антистатическую поверхность, что исключает притягивание пыли, а также частое проветривание помещения или использование кондиционеров.

Воздействие электромагнитного поля. В отличие от рентгеновских лучей электромагнитные волны обладают необычным свойством - опасность их воздействия совсем необязательно уменьшается при снижении интенсивности облучения. Определенные ЭМП действуют на клетки лишь при малых интенсивностях излучения или на конкретных частотах, в так называемых «окнах прозрачности». Безопасные для пользователей компьютерные мониторы должны соответствовать требованиям указанным в ГОСТ Р 50948-96 «Дисплеи. Средства отображения информации индивидуального пользования. Общие эргономические требования и требования безопасности». Минимальное расстояние от экрана до оператора должна быть около 50-70 см (длина вытянутой руки), а ближайших рабочих мест от боковой и задней стенок монитора - не менее 1,5 м. Клавиатура и руки оператора также должны быть расположены на максимально возможном расстоянии от монитора. Временные допустимые уровни ЭМП, создаваемых ПЭВМ, не должны превышать значений, указанных в таблице 1.

Таблица 1. Временные допустимые уровни ЭМП, создаваемые ПЭВМ

Наименование параметров	ВДУ ЭМП
Напряженность электрического поля	В диапазоне частот 5 Гц - 2 кГц	25 В/м
	В диапазоне частот 2 кГц - 400 кГц	2,5 В/м
Плотность магнитного потока	В диапазоне частот 5 Гц - 2 кГц	250 нТл
	В диапазоне частот 2 кГц - 400 кГц	25 нТл
Электростатический потенциал экрана видеомонитора	500 В

Высокий уровень шума. Основным источником шума являются печатающие устройства, множительная техника и установки для кондиционирования воздуха, а также вентиляторы систем охлаждения и трансформаторы в процессоре компьютера. Уровень шума не должен превышать 40 дБ. Нормированные уровни шума обеспечиваются при использовании малошумного оборудования, применения звукопоглощающих материалов для облицовки помещений, а также различных звукопоглощающих устройств. В бытовых условиях применяются ковры, на полу и стенах, плотные занавески.

Видимое излучение экрана. Видимое излучение способствует возникновению близорукости и переутомлению глаз, мигрени и головной боли, раздражительности, нервному напряжению и стрессу. Чтобы избежать этого, необходимо правильно оборудовать рабочее место и соблюдать правила при работе с мониторами. Расстояние от глаз до монитора должно быть не меньше 60-70 сантиметров. Монитор должен стоять примерно на 10 градусов ниже горизонта уровня глаз и не давать бликов. В сумерках нужно зажечь дополнительный мягкий свет над рабочим местом. Требуется повысить частоту обновления на экране и выбрать оптимальное разрешение. Наиболее утомляемая работа происходит при вводе информации, поэтому желательно научиться печатать слепым методом, или печатать, не глядя на экран.

Плохой микроклимат помещения. Средняя температура воздуха в помещении офиса должна составлять +22°С, относительная влажность - 46%, атмосферное давление - 750 мм. рт.ст., содержание пыли - не более 10 мг/м воздуха рабочего места, максимальные размеры частиц - 2 мкм.

Для поддержания микроклимата в помещении должны быть предусмотрены вентиляция и отопление в теплое и холодное время года. В теплое время года вентиляция в помещении осуществляется бытовыми кондиционерами.

При полной загруженности оборудования температура воздуха в офисе не должна превышать +25°С. В холодный период помещение отапливается батареями радиаторов. Зимой температура воздуха в помещении офиса не должна опускаться ниже +19°С.

Неправильное освещение рабочего места, блики и мерцания.

Это важнейший фактор, от которого зависят работоспособность и здоровье человека. Свет регулирует все функции человеческого организма и влияет на психологическое состояние и настроение, обмен веществ, гормональный фон и умственную активность. К сожалению, далеко не всегда в офисе этому фактору уделяется должное внимание. Самым здоровым светом является естественный дневной свет. Однако работа с дисплеем зачастую происходит в помещениях с искусственным освещением. В этом случае такое освещение должно обеспечивать правильную работу глаз и приближаться к оптимальным условиям зрительного солнечного освещения. Помещение офиса должно иметь естественное и искусственное освещение. Естественное освещение должно осуществляться через окна, ориентированные преимущественно на север и северо-восток и обеспечивать коэффициенты естественной освещенности (КЕО) не ниже 1.2% в зонах с устойчивым снежным покровом и 1.5% на остальной территории. Искусственное освещение должно осуществляться системой общего равномерного освещения. Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа должна быть 300 - 500 лк. Допускается установка светильников местного освещения для подсветки документов. Местное освещение не должно создавать бликов на поверхности экрана и увеличивать освещенность экрана более 300 лк. Коэффициент запаса для осветительных установок общего освещения должен приниматься равным 1.4%. Следует ограничивать прямую блесткость от источников освещения, при этом яркость светящихся поверхностей, находящихся в поле зрения, должна быть не более 200 кд/кв. м. Яркость бликов на экране монитора не должна превышать 40 кд/м² и яркость потока, при изменении системы отраженного освещения, не должна превышать 200 кд/кв. м. Дизайн компьютера должен предусматривать окраску корпуса в спокойные мягкие тона с диффузным рассеиванием света. Корпус компьютера, клавиатура и другие блоки и устройства должны иметь матовую поверхность одного цвета с коэффициентом отражения 0.4 - 0.6 и не иметь блестящих деталей, способных создавать блики. Для исключения бликов отражения на экранах от светильников общего освещения необходимо располагать источники света параллельно направлению взгляда на экран с обеих сторон. Не допускается расположение дисплеев экранами друг к другу.

Глаза человека меньше утомляются, если рабочее место освещено равномерно. Зрительный комфорт на компьютерном рабочем месте можно обеспечить с помощью отраженного света, который отражается от матовой белой поверхности потолка или при падении прямого света, который должен падать наклонно сбоку или отвесно сзади. Причем очень важным является равномерное распределение света на потолке при применении отраженного освещения. Оно обеспечивается только светильниками с широким светораспределением отраженного света. Мерцание распространенных ныне люминесцентных ламп, питающихся от дросселей, оказывает раздражающее действие на нервные клетки головного мозга, и, кроме того это мерцание складывается с мерцанием монитора на частоте обновления изображения, что приводит к сильной утомляемости глаз.

Большое значение в эргономике рабочего места имеет выбор мебели. Непосредственно в состав рабочего места секретаря входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя.

Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на компьютере, позволять изменять позу с целью снятия статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления. Рабочий стул должен быть подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья, при этом регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию. Правильная высота сиденья: площадь сиденья на 3 см ниже, чем подколенная впадина. Рекомендуемая высота сиденья над уровнем пола должна быть в пределах 420-550 мм. Поверхность сиденья рекомендуется делать мягкой с закругленным передним концом. Если стул оборудован подлокотниками, то их следует отрегулировать так, чтобы они слегка касались нижней части локтей, когда они находятся под прямым углом к спинке стула. Подлокотники не должны поднимать локти. Если они мешают, их лучше демонтировать. При регулировке стула необходимо учитывать высоту рабочей поверхности стола и клавиатуры компьютера.

Среди столов наиболее эргономичной признана криволинейная угловая форма. За счет вогнутости большая часть их площади оказывается используемой, поскольку попадает в зону охвата руками человека, равную 35-40 см. Расположение клавиатуры на столе не должно приводить к напряжению рук. Уровень клавиатуры - чуть выше колен, таким образом, чтобы предплечья были параллельны полу. Правильная установка рабочего стола:

· при фиксированной высоте - лучшая высота - 72 см;

· рекомендуется возможность регулирования высоты рабочей поверхности в пределах 680-760 мм.

· стол должен обеспечиваться необходимый простор для рук по высоте, ширине и глубине; предпочтительно применение специализированного компьютерного стола;

· в области сиденья не должно быть ящиков стола.

Схемы размещения рабочих мест должны учитывать расстояния между рабочими столами с мониторами, которое должно быть не менее 2 м, а расстояние между боковыми поверхностями мониторов - не менее 1.2 м. Можно поставить 2 стола под прямым углом и сесть лицом к образованному ими углу - тогда локти стоят на столе, руки устают значительно меньше.

Для полноценной работы секретаря также необходимы разного рода надстройки, лотки, подставки и т.д., но важно не загромождать ими стол. Лучше использовать навесные полки или тумбочки на колесах. Такое расположение мебели позволяет экономить около 30% рабочего времени.

Особое значение придается оборудованию рабочего места оргтехникой. Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:

· средства малой оргтехники - ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом. Кроме того, на столе должна быть настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записи.

· средства составления и изготовления текстовых документов - к ним относятся компьютер, диктофон, принтер, сканер. Компьютер удобнее разместить на специальном столе-приставке. Монитор должен находиться от глаз пользователя на оптимальном расстоянии 600-700 мм (длина вытянутой руки), но не ближе 500 мм с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов. Угол считывания, т.е. направление взгляда должно быть на 10-20 градусов ниже горизонтали к центру экрана, причем экран перпендикулярен этому направлению. Возможно нормальное падение взгляда на поверхность экрана. Положение экрана - на уровне глаз или немного ниже, таким образом, чтобы шейные мышцы не напрягались. Должна предусматриваться возможность регулирования экрана по высоте, по наклону и в левом и правом направлениях. Для монитора 15» оптимально разрешение 800*600, для 17» - 1024*768 при указанных выше расстояниях, для 19», 21» - 1280x1024 при 0,8-1,5 м до экрана. Не слишком большое разрешение обычно обеспечивает более высокую частоту регенерации.

Рядом с компьютером, или в пределах досягаемости располагаются принтер и сканер. Диктофоны незаменимы в случае, когда необходимо бесшумное и точное отображение звуковой информации. Сканер применяется для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота.

· средства обработки бумажных документов - склеивающие

· и скрепляющие машины, конвертов скрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов.

· средства хранения и поиска документов - картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф. Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях, справочно-информационные пособия - в специальных шкафах.

· средства связи - телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем. Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон - факс - модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.

· шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации.

На столе секретаря не должно быть лишних предметов. Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять не вставая. Одно из главных правил - на столе секретаря находятся только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф.

Зона обслуживания посетителей. Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. В том случае, если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем. Мягкую мебель в приемную лучше не ставить, так как при правильной организации труда длительное присутствие посетителей не предполагается.

Дизайн приемной руководителя должен смотреться солидно, так как он выполняет и представительские функции. Как бы великолепно не выглядел кабинет руководителя, все равно все посетители туда попадают через приемную, поэтому дизайн приемной директора должен соответствовать тому же стилю, в котором выполнен и его кабинет.

Существуют самые различные дизайн-проекты приемных, но при выборе стиля, нужно руководствоваться не только модными тенденциями, но и функциональными возможностями помещения. Очень важно, чтобы приемная была оборудована в соответствие со всеми потребностями секретаря, который там будет трудиться. Для этого важно продумать не только красивый интерьер, но составить проект, который бы отвечал всем требованиям эргономики и функциональности.

Приемная - это место ожидания важных гостей и клиентов, поэтому мебель для приемной руководителя должна быть удобной и качественной. Задача секретаря - сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т.п.

Стоит уделить внимание цветовой гамме интерьера приемной и в целом офисному помещению. Цвет - один из важнейших источников информации.

Он перенасыщен символическими и эмоциональными качествами и настолько сильно влияет на психическое и физиологическое состояние человека, что игнорировать его значение невозможно.

Теплые цвета действуют возбуждающе, тонизируют, повышают работоспособность. Холодная гамма расширяет пространство, помогает сосредоточенности и самоуглубленности.

Коричневый цвет способствует улучшению исполнительских функций, синий повышает активность головного мозга и снижает аппетит, желтый и оранжевый поднимают настроение и стимулируют возникновение нестандартных решений, зеленый и голубой успокаивают, позволяют сосредоточиться.

Долгое воздействие красного вызывает возбуждение, переходящее в агрессивность, но его небольшие акценты разбудят активность сотрудников. Розовый цвет чрезмерно расслабляет. Фиолетовый и черный цвета угнетающе действуют на психику. Белый - нейтрален, но дает ощущение чистоты.

Чем выше интеллектуальный уровень сотрудников, тем более сложные оттенки они предпочтут. Тяга к спокойным цветам увеличивается с возрастом. Важны и особенности темперамента. Флегматиков тонизируют акценты красного и оранжевого, холериков успокоит сине-зеленая гамма.

С помощью цвета можно изменять восприятие пространства и визуальных деталей («зрительного шума»). Если помещение небольшое, то визуально расширит его площадь светлые холодные тона - серо-голубой, жемчужный, водно-зеленый. Если же площадь помещение велика, то цвета, которые могут решить и эту проблему это так называемая «тихая» гамма - ненасыщенные холодные: светло-синий, серо-голубой. Визуальный шум, «мельтешение» можно нейтрализовать крупным броским пятном, например, яркой картиной или плакатом на стене.

Вспомогательная зона. В данной зоне располагаются шкафы для хранения документов, платяные шкафы, сейф. При больших объемах множительных работ устанавливается копировальный аппарат или принтер соответствующей производительности, оснащенные сортировальным устройством, а при необходимости - дуплексом и степлером, также могут располагаться во вспомогательной зоне.

Шкафы, тумбы и стеллажи различных видов неизменно присутствуют даже в самых аскетичных интерьерах. Самое главное требование, предъявляемое к такой мебели - вместительность и наличие необходимого количества ящиков или отделений. Оптимальная высота для шкафа - 180 см. Однако некоторые компании в целях экономии площади предпочитают оборудовать помещения высокими моделями. С точки зрения эргономики это неверно. Человек, изо дня в день, находясь рядом с огромной мебелью, будет испытывать дискомфорт. Кроме того, полноценно использовать все полочки шкафа-небоскреба весьма затруднительно. На самом верху неминуемо будет скапливаться множество ненужных вещей, извлекаемых из шкафа только во время переезда.

Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню», визуально скрытую от мест для посетителей. В кухонной зоне могут располагаться маленький столик, электрический чайник, кофеварка и микроволновая печь, а также небольшой холодильник, шкаф для посуды. Также в кухонной зоне может быть расположен мини-бар для руководителя.

В данной зоне должна быть хорошая вентиляция, чтобы офис не напоминал столовую по силе и количеству ароматов. Если все эти предметы находятся в приемной, следует расположить их так, чтобы шкаф по возможности закрывал собой кухонный уголок.

Поддержание «подсобного хозяйства» в рабочем состоянии является обязанностью секретаря. Именно он вызывает мастера починить холодильник или дверцу шкафа. Также секретарь несет ответственность за подведомственное ему пространство - обеспечивает уют, чистоту, наличие необходимых предметов, вплоть до мыла на умывальнике в уборной. Разумеется, секретарь сам не убирает, но следит за тем, чтобы это было сделано.

Во вспомогательной зоне обязательно должен быть небольшой шкаф с посудой и различными мелочами, которые всегда должны быть в офисе. Обязательно в наличии у каждого секретаря руководителя в специальных шкафах, предназначенных для хранения посуды и других хозяйственных вещей должны быть:

· Чайный и кофейный сервизы или соответствующих видов чашки с блюдцем. Лучше всего и тех и других иметь по дюжине, поскольку посуда имеет обыкновение разбиваться. Чашки должны быть одного вида и с одним и тем же рисунком. Они могут быть фарфоровыми, фаянсовыми, керамическими или из прозрачного стекла.

· Десертные тарелки с тем же рисунком, что и чашки, или с другим, но гармонирующим рисунком. Если секретарю приходится иногда подавать закуски, должны быть и закусочные тарелки, закусочные вилки и ножи. Десертные вилки не обязательны, так как пирожные можно есть и чайными ложками, но ножи для фруктов должны быть.

· Кофейные и чайные ложки.

· Сахарница. При подаче чая, следует всегда подавать сахарницу. Причем сахар обязательно должен быть кусковой.

· Вилочки, лопаточки или щипчики - чтобы гости могли брать с общей тарелки кусочки лимона, колбасы или пирожные. Специальные щипчики должны быть для сахара.

· Заварочный чайник. Заваренный в чайнике крупнолистовой чай хороших сортов отличается более приятным вкусом.

· Вазочка для печенья, а также несколько более крупных тарелок или небольших блюд для пирожных и фруктов.

· Стеклянные стаканы для минеральной воды (лучше 12 штук), а также набор рюмок - в соответствии со сложившейся традицией празднования деловых свершений.

· Упаковка пластмассовых стаканчиков (не всегда есть возможность обеспечить всех заходящих в приемную стеклянной посудой), небольшая упаковка пластмассовых тарелок, вилок и ножей - в качестве подсобных инструментов для разделки пищи и подготовки ее перед подачей на стол -

· все-таки мыть придется меньше.

· Графин для соков и вина. Вино и соки, которые продаются в бумажных упаковках, на стол в таком виде лучше не ставить. Это же относится к молоку или сливкам: переливайте их в молочник, подавая к чаю или кофе.