Проектирование рабочего места секретаря директора муниципального казенного учреждения "Центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений" Орджоникидзевского района

· Две-три небольшие разделочные доски и необходимое количество острых ножей, штопор и консервный нож.

· Скатерть и салфетки. Лучше чтобы скатерть и салфетки были льняными, но в условиях офиса можно ограничиться бумажными салфетками и специальными подставками под блюда - пластиковыми или из других синтетических материалов. Подставки кладут не только под тарелки и чашки, но и под блюда, расставляемые на столе. Для бумажных салфеток хорошо иметь держатели - металлические, керамические или фарфоровые.

· Несколько полотенец, чтобы вытирать посуду, а также (в отдельном ящике) средства для мытья посуды.

· Небольшая аптечка, где должны быть бинт, лейкопластырь, вата, йод, перекись водорода и другие медикаменты, необходимых в случае получения мелких травм. Там должен быть и набор основных лекарств, которые могут понадобиться в любую минуту: средства от головной боли, валидол, нитроглицерин, настойка валерианы и т.д. Неплохо также иметь в офисе аппарат для измерения давления и уметь им пользоваться. Это, конечно, не входит в обязанности секретаря, но начальник будет гордиться помощником, который в любой ситуации будет на высоте.

Подводя итог, можно сказать, что во многом работоспособность секретаря зависит не только от правильно организованного трудового процесса, но и от того, как организовано его рабочее место. Оно должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Ведь ошибки при конструировании рабочего места зачастую приводят к опасным последствиям: заболевания, психические стрессы, ошибки в поведении людей, аварии, порча оборудования, несчастные случаи.

Невыполнение требований эргономики может расцениваться как нарушение требований охраны труда и наказываться привлечением виновных к административной ответственности, согласно ст. 5.27 КоАП РФ - наложение административного штрафа. Также при нарушении правил техники безопасности или иных правил охраны труда, совершенное лицом, на котором лежали обязанности по соблюдению этих правил, если это повлекло по неосторожности причинение тяжкого вреда здоровью человека или его смерти, то на виновного возлагается уголовная ответственность, согласно ст. 143 УК РФ.

2. Анализ рабочего места секретаря в МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района» и разработка проекта с учетом требований науки эргономики

2.1 Структура организации, функции, задачи и роль секретаря в ее структуре

Муниципальное казенное учреждение «Центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Орджоникидзевского района» (далее - Учреждение) было создано 1 апреля 2006 года, путем реорганизации Финансово-экономической службы при Управлении образования и культуры администрации Орджоникидзевского района, в соответствии с Гражданским кодексом РФ. Это было сделано в целях ведения централизованного бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, а так же финансового, экономического и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений, находящихся в непосредственном подчинении Управления образования Администрации Орджоникидзевского района города Екатеринбурга.

Собственником имущества и учредителем Учреждения является муниципальное образование «город Екатеринбург».

Юридический адрес Учреждения: 620017, город Екатеринбург, улица Корепина, 1.

Учреждение является юридическим лицом, владеет и пользуется обособленным имуществом, переданным ему в праве оперативного управления, отвечает по своим обязательствам находящимися в его распоряжении денежными средствами. Учреждение имеет самостоятельный баланс и смету, лицевой счет в органе, исполняющем бюджет муниципального образования «город Екатеринбург», расчетный счет в банковских учреждениях, от своего имени приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права и несет обязанности, является истцом и ответчиком в суде. Учреждение имеет печать установленного образца, штампы и бланки со своим наименованием.

Основным видом деятельности является ведение бухгалтерского, налогового и бюджетного учета и соответствующей отчетности, финансового, экономического и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Орджоникидзевского района на основании заключенных с ними договоров, а так же выполнение функций по осуществлению ведомственного контроля по поручению Учредителя и Управления образования.

Учреждение так же осуществляет следующие функции:

? Совместно с руководителями образовательных учреждений составление смет доходов и расходов, расчетов к ним и предоставление

? на согласование начальнику Управления образования.

? Организацию исполнения смет доходов и расходов образовательных учреждений.

? Начисление и выплату в установленные сроки заработной платы.

? Проведение необходимых расчетов с организациями и физическими лицами в процессе исполнения смет доходов и расходов.

? Своевременное и полное перечисление установленных налогов

? и сборов, иных платежей.

? Участие в проведении инвентаризации и отражение ее в учете.

? Составление и предоставление в уполномоченные органы

? в установленные сроки бухгалтерской, налоговой, бюджетной и статистической отчетности.

Структура МКУ «ЦБ и МТО МОУ Орджоникидзевского района» сложная и состоит из нескольких групп. Во главе учреждения стоит директор, которому подчиняется главный бухгалтер, а так же некоторые технические отделы, указанные в Приложении 1, состоящие из нескольких специалистов.

Директор осуществляет непосредственное управление Учреждением, действует в соответствии с должностной инструкцией, трудовым договором, Уставом и трудовым законодательством Российской Федерации.

Он представляет Учреждение во всех органах власти и управления, судах и организациях любой правовой формы, руководит текущей деятельностью, осуществляет полномочия, необходимые для обеспечения нормального функционирования Учреждения и выполнения требований законодательства, за исключением полномочий, отнесенных к компетенции Учредителя.

Главный бухгалтер в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 21 ноября 1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Он назначается и освобождается от должности директора, подчиняется непосредственно начальнику Управления образования и культуры и несет ответственность за формирование учетной политики, ведения бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ.

Главный бухгалтер контролирует следующие отделы:

? Отдел по планированию бюджетных средств выполняет следующее.

? Отдел по начислению заработной платы выполняет следующее.

? Отдел по учету материальных ценностей.

? Отдел по учету содержания детей в детских дошкольных учреждениях выполняет следующее.

? Отдел финансирования и учета бюджетных средств выполняет следующее.

В МКУ «ЦБ и МТО МОУ Орджоникидзевского района» организация, формы и способы ведения бухгалтерского учета установлены на основании действующих нормативных документов, а именно Устава и Положением об учетной политике.

Учреждения и организации, находящиеся в ведении МУ «ЦБ и МТО МОУ Орджоникидзевского района» осуществляют учет исполнения смет доходов и расходов по бюджету и внебюджетным средствам в централизованном порядке в соответствии с Положением об учетной политике. Бухгалтерский учет исполнения смет ведется на едином балансе по плану счетов, предусмотренном Положением.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении финансово-хозяйственных операций и хранение бухгалтерской документации возлагается на директора.

При централизации учета за руководителями остаются права получателей в пределах ассигнований, предусмотренных сметой.

Применяются унифицированные формы первичных документов. Предоставление этих документов регламентируется графиком документооборота, который организуют главный бухгалтер и начальники отделов.

Секретарь подчиняется директору Учреждения и относится к категории технических исполнителей. Основные функции секретаря в Учреждении:

? Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

? Ведение делопроизводства.

? Организация приема посетителей.

Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

· Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора Учреждения.

· Принимать поступающую на рассмотрение директора Учреждения корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

· Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

· Принимать документы и личные заявления на подпись директора Учреждения.

· Готовить документы и материалы, необходимые для директора Учреждения.

· Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору Учреждения на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

· Организовывать проведение телефонных переговоров директора Учреждения, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

· По поручению директора Учреждения составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

· Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором Учреждения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

· Осуществлять контроль за исполнением работниками Учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений Директора Учреждения, взятых на контроль.

· Вести контрольно-регистрационную картотеку.

· Обеспечивать рабочее место директора Учреждения необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

· Печатать по указанию директора Учреждения служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.

· Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

· Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

· Копировать документы на персональном ксероксе.

За невыполнение своих функциональных обязанностей секретарь несет дисциплинарную ответственность.

2.2 Описание рабочего места секретаря и практические рекомендации для улучшения организации его деятельности

Для оценки рабочего места секретаря необходимо изучить его затраты рабочего времени. Это позволяет решить большинство задач, связанных с организацией труда и производственных ресурсов.

Исследование трудового процесса предполагает анализ всех его характеристик, которые влияют на затраты труда и эффективность использования производственных ресурсов. Изучаются технологические параметры оборудования, его соответствие эргономическим требованиям, условия труда, применяемая технология, организация и обслуживание рабочего места, а также профессионально-квалификационные, психофизиологические, социальные характеристики работников и другие факторы. Методы получения и обработки информации выбираются исходя из целей исследования. Оптимальным является минимум суммарных затрат, связанных с получением необходимой информации и ее последующего использования.

Для изучения рабочего времени выделяют следующие методы: хронометраж, фотография рабочего дня, метод моментных наблюдений, метод опроса.

Для получения данных о рабочем времени машинно-ручных видах работы наиболее рационально использовать методы моментных наблюдений и фотографию рабочего дня, т. к. при своей простоте проведения, они дают полную информацию о затратах времени работника.

Метод моментных наблюдений - это статистический способ получения средних данных о фактической загруженности работников и оборудовании.

Достоинствами данного метода являются простота проведения наблюдения, небольшая трудоемкость, получение требуемых сведений в короткие сроки.

Характерной особенностью метода моментных наблюдений является то, что наблюдатель не находится непрерывно на рабочих местах, а посещает их периодически через случайные интервалы времени. При помощи моментных наблюдений можно анализировать структуру рабочего времени практически на любом количестве объектов.

Наблюдения проводят, последовательно обходя выбранные рабочие места и отмечая на фиксажных пунктах условными знаками в наблюдательном листе вид деятельности. Если есть специальные счетчики моментов, лист наблюдений не применяют.

Результаты моментных наблюдений служат основой для разработки мероприятий по устранению потерь рабочего времени. Для их внедрения составляют план, в котором указывают сроки его выполнения и ответственных за проведение мероприятий. Результаты анализа и мероприятия, разработанные на его основе, обсуждают на производственных совещаниях.

Таким образом, метод моментных наблюдений дает весьма достоверный материал при значительно меньшей трудоемкости.

Фотография рабочего времени (далее ФРВ) - это вид наблюдений, при помощи которого изучают и анализируют затраты времени одним рабочим или группой, связанные с выполнением того или иного процесса на протяжении всего рабочего дня (смены) или его части, независимо от того, на что затрачено это время. ФРВ не раскрывает технологию и методы осуществления процесса, а лишь фиксирует его протекание.

Цель ФРВ в выявлении резервов повышения производительности, улучшении использования оборудования. Это достигается выявлением целесообразности, последовательности тех или иных затрат времени, их измерением, установлением степени возможного уплотнения рабочего дня исполнителей, устранения потерь рабочего времени и простоев оборудования.

Назначение фотографии рабочего времени состоит в выявлении недостатков в организации труда и производства, вызывающих потери или нерациональное использование рабочего времени, проектировании более рационального распределения времени рабочей смены по категориям затрат времени, в определении фактической выработки продукции, темпа ее выпуска и равномерности работы в течение смены.

При умелом, широком и систематическом применении ФРВ руководитель предприятия всегда будет иметь ясное представление о работе и простоях рабочих и оборудования, о причинах потерь рабочего времени.

Применение фотографии рабочего времени в течение всей смены при машинно-ручных работах поможет улучшить организацию труда и повысить его производительность за счет эффективного использования всего фонда времени.

Использование метода моментных наблюдений и фотографии рабочего времени при исследовании работы секретаря, выявило, что большинство рабочего времени секретарь Учреждения тратит на работу с бумажными документами, примерно 50% всего рабочего времени. Секретарю приходится распечатывать большое количество документов и искать место для их хранения. Стоит отметить, что секретарь тратит много лишнего времени на прием факса, т. к. факсимильный аппарат находится в кабинете заведующего хозяйством. На работу с электронными документами секретарь тратит всего около 30% рабочего времени.

Рабочее место секретаря директора МКУ «ЦБ и МТО МОУ Орджоникидзевского района» располагается в отдельном кабинете, прилегающим к кабинету Директора Учреждения. Кабинет прямоугольной формы, площадью 15,90 кв. м.

Физическое внешнее состояние кабинета секретаря ниже среднего уровня: потолок с ярко выраженными ржавыми пятнами, черные полосы и разводы на стенах, на напольном покрытии ярко выраженные черные полосы.

В последний раз ремонт производился в 2004 году. В Приложении 2 графически изображен макет рабочего места секретаря соответствующего на данный момент времени.

Стены, пол и потолок. Стены кабинета покрыты водоэмульсионной матовой краской персикового цвета, которая не предназначена для частого мытья и не отличается высокой устойчивостью к стиранию. Данное покрытие обладает меловым эффектом - достаточно прислониться к стене, покрытой такой краской, как спина мгновенно становится белой.

Пол кабинета покрыт резиновым линолеумом на теплозвукоизолирующей подоснове светло-коричневого цвета. Линолеумное покрытие не имеет физических дефектов, однако на нем видны черные полосы.

Потолок в кабинете секретаря представляет собой оштукатуренную нижнюю поверхность плиты перекрытия, покрытую известковой побелкой.

На потолке образовано несколько трещин, а также имеется два желтовато-ржавых пятна. Сам потолок имеет бледно-желтоватый оттенок.

Рекомендации: Чтобы скрыть внешние косметические повреждения стен (царапины, черные разводы и потертости), а также обновить помещение и сделать его внешне эстетичным, следует покрасить стены воднодисперсионной краской. Преимущество этой краски в том, что она образует экономичное и прочное декоративное матовое покрытие, скрывающее косметические дефекты поверхности. Она устойчива к легкой влажной уборке и не обладает меловым эффектом. Средняя стоимость на рынке воднодисперсионной краски колеблется от 25 до 34 рублей за 1 кг.

Цвет стен рекомендуется сделать светло-бежевым. Данный оттенок бежевого, относится к теплой цветовой гамме и оказывает тонизирующий эффект, повышая работоспособность. Также, данный цвет визуально расширяет пространство и делает его помещение более светлым.

Для пола удачно выбрано линолеумное покрытие, т. к. оно долговечно, стоит сравнительно с другими напольными покрытиями недорого, а также является влагоустойчивым и теплопроводным. В данном случае нет необходимости менять напольное покрытие, следует только очистить пол от черных полос и других пятен специальными средствами по уходу за линолеумом. Специальные моющие средства растворяют грязь, а также укрепляют сам защитный слой, увеличивая тем самым срок службы напольного покрытия. Не следует использовать для очистки линолеума химические растворители, отбеливатели 100% концентрации, т. к. они могут повредить поверхность линолеума.

Так как потолок в кабинете секретаря устарел, и на нем появились трещины и пятна, следует произвести ремонт потолка. Рекомендуется три варианта ремонта: побелка с предварительной грунтовкой потолка, установка подвесного потолка и покраска потолка.

Побелка потолка с предварительным его грунтованием производится известковой или меловой побелкой, но т. к. изначально потолок был побелен известкой, то не рекомендуется применять меловую побелку, на потолке могут появиться пятна и разводы. Это самый экономичный вариант, но у него есть много минусов: спустя некоторое время побелка начинает осыпаться и желтеть, предварительное грунтование потолка очень трудоемко и рассчитано на затраты материала для грунта. Также при таком варианте ремонта, если потолок неровный, то предварительное грунтование не сможет скрыть всей его неровности.

Вторым вариантом ремонта является установка подвесного потолка в кабинете. Это самый дорогой способ ремонта потолка. Однако такой потолок очень долговечен, является теплопроводным, помогает решить проблемы звукоизоляции и акустики в помещении, за ним легко ухаживать, и он легко моется. Также отдать предпочтение подвесному потолку есть особый смысл, т. к. присутствует необходимость сделать незаметными различные коммуникационные и инженерные системы. При этом доступ к ним будет легко осуществим, так как панели легко монтируются и разбираются. Средний срок гарантии на подвесные потолки варьируется от 10 до 30 лет от момента установки потолка в зависимости от использованных материалов и компании-производителя.

Средний по стоимости и наиболее экономически выгодным для данного Учреждения является третий вариант ремонта потолка - это покраска.

В настоящее время на рынке наиболее распространена акриловая краска, которая является разновидностью водоразбавляемых красок.

При использовании этой краски, покрытие оказывается стойким к загрязнению и достаточно эластичным и способно перекрывать трещины в основании шириной до 1 мм. Краска не выделяет вредных для здоровья веществ, стойкая к влажной уборке и истиранию. На рынке существует две разновидности акриловой краски: латексная и матовая. Чтобы соответствовать Гигиеническим требованиям и избежать бликов от светильников на потолке, рекомендуется использовать матовую акриловую краску. Она не создает бликов и визуально расширяет помещение, при этом делая кабинет более уютным и светлым.

Этот вариант чуть дороже побелки, но значительно дешевле установки подвесных потолков. Средняя цена акриловой матовой белой краски для потолков составляет от 24 до 30 рублей за 1 кг.

Двери, окна и радиаторы отопления. В кабинет секретаря выходит две межкомнатные двери. Одна дверь входная из коридора Учреждения, а вторая ведет к кабинету Директора Учреждения. Обе двери распашные одностворчатые и открываются от себя. Двери изготовлены из прессованной древесины МДФ и представляют собой полотна, такие двери называются мезонитовыми. Такие двери являются прочными и долговечными, их стоимость существенна ниже деревянных дверей.

В кабинете встроены два двухстворчатых поворотных окна прямоугольной формы. Выходят окна на северо-восток. Рамы окон изготовлены из древесины и покрыты белой латексной краской. Окна старые, установлены в 1999 году, но каждый год их красят и внешне окна выглядят эстетично. Окно, находящиеся напротив рабочего места секретаря закрыто старыми сломанными вертикальными жалюзи, второе окно не снабжено системой световой защиты.

Старые чугунные радиаторы отопления размещаются в помещении под окнами. Защитных экранов не имеется и радиаторы отопления открыты.

Рекомендации: Так как окна в кабинете секретаря выходят на северо-восток, что обеспечивает соответствие нормам Гигиенических требований, по которым коэффициенты естественной освещенности (КЕО) должны быть не ниже 1.2% в зонах с устойчивым снежным покровом и 1.5% на остальной территории, необходимо оснастить помещение системой световой защиты.

Самой распространенной световой системой защиты в офисах является жалюзи. Наиболее распространены вертикальные жалюзи, они могут двигаться вправо-влево или равномерно от центра в обе стороны. Вертикальные жалюзи дают возможность плавно регулировать световой поток, впуская в помещение именно тот объем света, который необходим в данный момент. Вертикальные жалюзи изготавливают из трех типов материала: из ткани, из пластика, из алюминия. Наиболее практичны и удобны это вертикальные жалюзи из пластика, их можно легко помыть, они не боятся воздействия прямых солнечных лучей. Средняя стоимость вертикальных пластиковых жалюзи от 430 до 580 рублей за кв. м.

Менять радиаторы отопления очень дорого, и в данном случае это является не обязательной мерой. Достаточно установить защитный экран для радиатора. Экран скрывает радиатор, придавая помещению более эстетичный вид. В зимний период, когда батарея производит максимум тепла, установка экранов на радиаторы предотвращает ожоги от прикосновения. Экраны батарей не нуждаются в периодическом покрытии термостойкой краской. Чтобы произвести очистку радиатора или самого экрана от скопившейся пыли решетку экрана можно снять. Наиболее распространены экраны из оцинкованной стали, покрытые белой эмалью. Средняя цена одного экрана для радиатора отопления составляет 200 рублей.

Освещение. Кабинет секретаря освещен искусственным и естественным светом. Естественное освещение происходит за счет двух окон выходящих на северо-восток. Искусственное освещение осуществляется за счет светильников с экранирующими рассеивающими решетками. Источником света служат люминесцентные лампы. Светильники расположены по центру комнаты параллельно линии зрения секретаря со своего рабочего места. Данные светильники отвечают нормам Гигиенических правил.

Рекомендации: Для дополнительного освещения рабочей зоны, следует установить светильник местного освещения на рабочий стол секретаря. Это позволит дополнительно освещать документы, с которыми работает секретарь. Средняя цена на рынке светильника колеблется от 750 до 930 рублей.

Рабочее место секретаря. Зона рабочего места секретаря располагается в помещении ближе к двери, ведущей в кабинет Директора Учреждения, напротив окна. Рабочее место секретаря состоит из углового компьютерного стола цвета орех-крем фиксированной высотой 75 см с двумя встроенными выдвижными ящиками, углового стеллажа высотой 186 см и рабочего стула. Стул подъемно-поворотный с регулирующейся высотой сиденья. Ширина сиденья стула составляет 500 мм, глубина 490 мм, высота спинки 700 мм.

Рекомендации: Данный стол секретаря соответствует принятым нормам и стандартам, недостаток отсутствия встроенной тумбы, можно устранить, приобретя выкатную тумбу и установив ее в зоне рабочего места секретаря, но так, чтобы тумба не находилась в сидячей зоне и не мешала бы секретарю. На рынке большое множество различных выкатных тумб. Компания «Торговый Дом «ДУПЛЕКС» предлагает один из эргономичных вариантов выкатных тумб из серии Flight. Размеры тумбы 450х450х620, она состоит из трех ящиков и имеет 4 плавающих колеса, что позволяет легко передвигать тумбу в помещении. Стоимость данной выкатной тумбы 1709 рублей.

В соответствии с Гигиеническими правилами рабочее место секретаря должно быть оборудовано подставкой для ног, чтобы снимать нагрузку с ног при длительной сидячей работе. В Свердловской области лидером в производстве и продаже подставок для ног является компания «Урал-Смикон». Самая распространенная модель из серии офисной мебели STANDART с кодом э20958 имеет возможность регулирования высоты подставки, размеры подставки 420х300. Подставка изготовлена из пластика и имеет массажную поверхность. Цена данной подставки для ног 702 рубля.

Размеры данного рабочего стула: ширина поверхности сидения 470 мм, глубина поверхности сидения 340 мм, высота опорной поверхности спинки 390 м, ширина спинки, регулировка высоты сидения от пола в пределах 460-590 мм и другие размеры, показанные на рисунке 2. Стул имеет регулировку высоты, пружинно-винтовой механизм качания спинки с регулировкой под вес, эргономическую спинку с радиусом кривизны горизонтальной плоскости 380 мм. Стоимость данного рабочего стула в интернет-магазине «ОФИС-ЛИДЕР» составляет 2623 рубля.

Оргтехника. Рабочее место секретаря оборудовано необходимыми средствами оргтехники, часть из которых не соответствует нормам Гигиенических правил. На рабочем столе секретаря расположены персональный компьютер, вентилятор, телефон и принтер. Персональный компьютер состоит из жидкокристаллического монитора SyncMaster 510N SKS, системного блока Acer Aspire M3900 PT.SEEE1.004, проводной мыши Logitech LS1 Laser Coconut 910-000865 и клавиатуры Genius KB06X2 PS/2.

Монитор SyncMaster 510N SKS с жидкокристаллическим дисплеем с диагональю 15 дюймов заключен в металлический черный корпус, отражающий свет. Характеристики: разрешение до 1024x768, цветовая палитра 24-бита, пропускная способность 81 МГц.

Системный блок Acer Aspire M3900 PT.SEEE1.004 на процессоре Intel Pentium с размерами 379x402x180 мм работает в операционной системе Windows XP Professional. Корпус системного блока металлический черного цвета с матовой поверхностью. Характеристики: частота процессора 3200 МГц, жесткий диск на 500 Gb, привод DVDRW, масса процессора 5.8 кг.

Мышь проводная Logitech LS1 Laser Coconut 910-000865 является оптической лазерной, стандартной формы состоящая из белого глянцевого пластика. Проводная клавиатура Genius KB-06XE белого цвета содержит 104 стандартные клавиши.

Телефон KXT-3026 обладает необходимым минимумом опций: память на 12 телефонных номеров, клавиша быстрого сброса линии, удержание линии, регулировка громкости звонка, повторный набор последнего номера. Данный телефонный аппарат белого цвета помещен на рабочем столе секретаря.

Принтер Hp LaserJet P2035N лазерный одноцветный с разрешением черно-белой печати 600x600 dpi. Максимальная скорость монохромной печати 30 стр./мин. Уровень шума принтера составляет 54 дБ. Максимальная нагрузка принтера - 25000 страниц в месяц, рекомендуемая - от 500 до 2500 страниц в месяц. Потребление энергии 550 Вт в рабочем режиме. Размеры принтера (ширина х высота х глубина) 365x268x368 мм, вес принтера 10 кг. Корпус принтера покрыт матовой белой краской.

Также на рабочем столе секретаря помещается настольный механический вентилятор Vitek VT-1901 CH с осевым рабочим механизмом, который имеет две скорости вращения лопастей.

Рекомендации: Большинство средств оргтехники секретаря устарело и не отвечает современным международным и отечественным стандартам.

Из составляющих средств персонального компьютера секретаря только системный блок соответствует нормам Гигиенических правил, однако, стоит переставить процессор с рабочего стола в специально оборудованное место под столом, так чтобы системный блок не мешал в сидячей зоне секретаря. Другие же элементы персонального компьютера (монитор, мышь) стоит заменить на более современные модели.

В соответствии с нормами Гигиенических правил корпус оборудования должен быть матовым светлого цвета. На современном рынке большинство мониторов представлено с корпусом черного цвета, однако, крупные компании производители профессионального компьютерного оборудования изготавливают компьютеры различных цветов, в том числе и белого.

На сегодняшний день одной из самых популярных моделей жидкокристаллических мониторов является BenQ V2400 Eco. Корпус выполнен из матового текстурированного пластика белого цвета, материал корпуса не содержит вредных химических примесей, а система подсветки - ртути. Диагональ монитора 24 дюйма, разрешение 1920x1080 точек. BenQ V2400 Eco имеет возможность регулировать высоту монитора, а также угол наклона. Использование энергоэффективных светодиодов позволяет снизить уровень энергопотрбления до 36% по сравнению с обычными мониторами.

При включении режима Эко уровень энергопотребления снижается еще на 30%. Габариты монитора с подставкой 435.5x579.4x181.2 мм, вес 4.9 кг. Цена данного монитора колеблется от 6250 до 7120 рублей.

Для офисов лучше подходит оптическая компьютерная мышь.

Она дешевле лазерной и переключаемое разрешение в 800/1600 dpi для работы в офисе вполне приемлемо. Одним из лидеров на рынке компьютерных мышей является Проводная оптическая мышь Oklick 610 L. Корпус Oklick 610 L выполнен в оригинальной эргономичной форме под правую руку из белого матового пластика с прорезиненными боковыми поверхностями, предотвращающими скольжение мышки в ладони и обеспечивающие приятные ощущения при работе. Цена Oklick 610 L варьируется от 410 до 560 рублей.

В современном офисе распространено использование телефаксов, этот аппарат является самым популярным средством для оперативного обмена графической информацией, представленной в виде документов. В качестве оконечного оборудования выступают факсимильные аппараты, подключаемые к обычной телефонной линии и представляющие собой гибрид электронного телефонного аппарата и печатающего устройства. Сам факсимильный аппарат снабжен электронной системой автоматического приема и передачи графической информации, закодированной в цифровом виде. В качестве службы, отвечающей за саму передачу информации, выступают автоматические телефонные станции.

В настоящее время на рынке очень распространена модель телефакса Panasonic KX-FT988RU-B. Данный аппарат с типом печати на термобумаге со скоростью модема 9.6 Кбит/с обладает функциями копирования, автоответчика, Caller ID, АОН. В телефаксе присутствует записная книжка на 100 номеров, память для приема факсов максимум на 28 листов, авторезак для бумаги. Размеры Panasonic KX-FT988RU-B 360x130x230 мм, вес 2.7 кг. Средняя цена данного телефакса 4800 рублей.

Так как принтер больших габаритов, то он занимает большую площадь рабочего пространства на офисном столе секретаря. В данном случае, рекомендуется приобрести брифинг-приставку к рабочему столу и переместить на нее принтер, это удобно тем, что освободится рабочее пространство на столе, и принтер будет находиться в доступной досягаемости для секретаря. На рынке присутствует большое количество моделей, наибольшей популярностью пользуется модель брифинг-приставки «Капля». Приобрести данную приставку можно в любом мебельном магазине, ее цена варьируется от 1860 до 2900 рублей.

Кабинет секретаря достаточно большой и его необходимо проветривать, находящийся у секретаря настольный механический вентилятор не справляется с этой задачей. При своей компактности, эстетичности и низкой стоимости, его главный недостаток в низкой мощности мотора, вентилятор не рассчитан на продолжительную работу. По Гигиеническим правилам средняя температура в помещении +25 °С, при этом шум исходящий от кондиционера не должен превышать 40 Дб. В данном случае, рекомендуется заменить вентилятор на настенную сплит-систему Samsung AQ07TSBN/XSER с дистанционным управлением, которая применяется для обогрева, охлаждения, вентиляции и осушения воздуха в помещении. Максимальная площадь обслуживания доходит до 20 кв. м, а максимальный поток воздуха 7 м³/мин. Средний уровень шума кондиционера от 27 до 32 Дб. Температура обогрева (max/min) 24/-5 ^оС, температура охлаждения (max/min) 43/15 ^оС. Размеры внутреннего блока 728х255х190 мм, вес 7.8 кг. Габариты наружного блока 660х470х240 мм, вес 22 кг. Цена данной сплит-системы в магазинах бытовой техники варьируется от 16300 до 17400 рублей.

Зона обслуживания посетителей. В кабинете секретаря как таковой данной зоны нет. Для посетителей предусмотрено три деревянных классических с твердым сиденьем стула, один из которых располагается между рабочим столом секретаря и входной дверью в кабинет. Остальные два стула расположены у окон.

Рекомендации: Необходимо организовать минимальную зону для посетителей, в нее могут входить диван, вешалка для верхней одежды посетителей, а также стул у рабочего места секретаря, если посетителю будет необходимо получить консультацию секретаря. Мебель необходимо подобрать качественную и внешне эстетичную, подходящую по дизайну и цвету к оформлению в целом офисного пространства.

Для зоны приема лучше всего использовать качественную натуральную мебель, но для многих компаний это финансово невозможно. В настоящее время эту проблему легко решить, купив мягкую мебель из кожзаменителя. Большой популярностью на рынке пользуется эко кожа терра - это современный высококачественный «сверхдышащий» обивочный материал на натуральной хлопчатобумажной основе. Кожа представлена двух видов: матовая и «перламутр». Усовершенствованное современное полиуретановое покрытие эко кожи гарантирует долговечность, гигиеничность, устойчивость к солнечным лучам, практичность в применении и уходе.

Примерные размеры двухместного дивана 1310х900х820 мм. Стоимость на рынке двухместного дивана изготовленного из эко кожи колеблется от 8500 до 16000 рублей.

Для верхней одежды посетителей стоит поставить в зоне для приема посетителей напольную вешалку для одежды с отделением для зонтов.

На рынке цена такой вешалки примерно от 700 до 950 рублей.

Бывает так, что посетитель приходит не к руководителю, а секретарю для заполнения бумаг, получения какой-либо информации и др. В данном случае необходимо предусмотреть наличие стула у рабочего стола секретаря. На рынке наибольшей популярностью пользуются стулья с мягкими обитыми искусственно кожей сиденьями и спинками, изготовленные из металлического хромированного каркаса. Использование искусственной кожи позволяет подобрать подходящий к интерьеру офиса цвет обивки стула. Лучше всего, чтобы цвет каркаса стула был покрыт черной краской, она меньше дает бликов и не так ярко отражает свет. Примерная цена на рынке таких стульев колеблется от 850 до 1200 рублей.

Вспомогательная зона. Данная зона в кабинете не отделена, все шкафы и приборы расположены вдоль стен, находясь в открытом обзоре. В кабинете секретаря присутствует двухстворчатый платяной шкаф с размерами 83x43x167 см, шкаф для документов со стеклянными дверями с размерами 90x46x147 см. Большая часть документов не вмещается в шкаф и они лежат на шкафу в бессистемном порядке. Для хранения посуды, канцелярских принадлежностей и других офисных мелочей в кабинете расположен низкий двухстворчатый шкаф. Его размеры 90x45x65 см. На данном шкафу расположена микроволновая печь LG MS-1924JL и электрический чайник Philips HD 4677. В углу за шкафами расположен однокамерный холодильник Бирюса.

Рекомендации: Из описания данной зоны, видно, что имеющиеся в кабинете шкафы малы, большое количество документов не вмещается. Исправить данное положение можно приобретя дополнительный широкий шкаф для документов или же несколько узких. Сегодня лидером на рынке являются высокие шкафы, со стеклянными дверцами изготовленные из ламинированной плиты. В данном случае рекомендуется приобрести два шкафа для документов со стеклянными дверцами. Средняя стоимость на рынке одного шкафа для документов находится в пределах от 5300 до 8200 рублей.

Чтобы отделить вспомогательную зону, необходимо расположить платяной шкаф и шкафы для документов таким образом, чтобы с внутренней стороны образовывалось пространство прямоугольной формы. В данной зоне следует разместить холодильник, комод вместе с микроволновой печью и электрическим чайником. Разместив мебель именно таким образом, получится, что кабинет секретаря будет разделен на три зоны: рабочую, вспомогательную и зону для приема посетителей.

При проведении всех мероприятий, указанных в вышеизложенных рекомендациях, рабочее место секретаря директора МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района» представленное в графическом макете в Приложении 3, будет отвечать всем эргономическим нормам и полностью соответствовать российским стандартам. Среднее количество затраченных средств на реализацию данного проекта будет составлять 54368 рублей. Данная сумма была выявлена в результате экономического анализа и расчетов, указанных в Приложении 5.

Таким образом, автором выпускной квалификационной работы был разработан проект рабочего места секретаря директора МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района».

Он представлен в служебной записке на имя директора учреждения, которая прилагается к данной выпускной квалификационной работе в Приложении 4. Также к служебной записке прилагается макет в виде графического изображения кабинета и рабочего места секретаря директора МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района».

Заключение

Эргономикой является научная дисциплина, которая изучает трудовые процессы с целью создания оптимальных условий труда, что способствует увеличению трудовой производительности, а также обеспечивает оптимальный уровень работоспособности человека для выполнения его трудовой деятельности.

Проблемы, связанные с внедрением и эксплуатацией новой техники и технологии на современном этапе научно-технической революции и оказавшиеся не разрешимыми средствами только технических и медицинских наук послужили предпосылками к возникновению и развитию такой науки, как эргономика. Необходимо было согласовать рекомендации психологии, физиологии, гигиены труда, дизайна и объединить их в общую систему требований к содержанию и характеру труда в системе «человек - машина».

На основе теории и методологии такого объединения и возникла эргономика.

Развиваться как наука эргономика начала в начале XX века, именно тогда ученые задумались о проведении научных исследований о влиянии трудовых процессов и производственной среды на трудоспособность и организм человека. Сам же термин «эргономика» входит в оборот только со второй половины XX века. В России свой путь развития наука эргономика начала в 1920 году с исследований художественного конструирования, физиологии и психотехники. В советскую эпоху начиная с 60-х по 80-е года с образованием исследовательского института технической эстетики, наука эргономика получила максимальное развитие.

В современной России изучение и развитие науки эргономики осуществляет Межрегиональная эргономическая ассоциация, которая является федеративным членом Международной эргономической ассоциации, официально принявшей в 2010 году определение эргономики.

Эргономика - это научная дисциплина, занимающаяся изучением взаимодействия между людьми и другими элементами систем, и профессия, которая использует теорию, законы, данные и методы конструирования в целях обеспечения здоровья человека и оптимизации общего функционирования системы.

Самой важной задачей эргономики является создание оптимальных условий труда для трудоспособного населения и для лиц, в той или иной мере утративших работоспособность. Также большое значение имеет создание эргономического обеспечения научной организации и безопасных условий труда. С этой целью производится разработка эргономических норм и требований, а также эргономической оценки качества промышленной продукции, соблюдение которых позволит сохранить физическую и психическую работоспособность людей таких профессий, где здоровье работников напрямую зависит от условий труда. К данной категории специальностей относится и профессия секретаря.

Секретарь - это работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения. Круг обязанностей секретаря очень обширен, однако наибольшую работу секретарь выполняет сидя, что впоследствии может привести к значительному ухудшению здоровья. Также секретарь должен быстро и эффективно выполнял свои функции, рационально используя рабочее время. Для этого следует организовать рабочее место секретаря в соответствии с нормами Санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПин 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы».

Данные Санитарно-эпидемиологические правила устанавливают требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации рабочих мест с ними. Требования Санитарных правил направлены на предотвращение неблагоприятного влияния на здоровье человека вредных факторов производственной среды и трудового процесса с ПЭВМ.

В рамках данной выпускной квалификационной работы был проведен анализ рабочего места секретаря директора МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района» в результате которого был выявлен ряд нарушений норм санитарных правил.

Автором были даны подробные рекомендации с приведением определенных примеров и экономических последствий, возникающих при проведении мероприятий по устранению нарушений норм санитарных правил. Также автором была разработан проект рабочего места секретаря директора МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района», которая представлена в служебной записке на имя директора учреждения. Среднее количество затраченных средств на реализацию данного проекта составляет 54368 рублей.

Список и литературы

1. Абрамов А.А. Основы эргономики: учебное пособие. - М.: РГОТУПС, 2001. - 264 с.

2. Анохин. А.Д. Эргономика в России. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - СПб., сор. 2008-2011. - Режим доступа: http://www.ergo-spb.org/about/russia

3. Бельдова М.В. «Подсобное хозяйство» секретаря // Секретарь-референт. - 2004. - №3. - С. 36-38.

4. Большова С.И. Галерея в вашем офисе // Секретарь-референт. - 2005. - №7. - С. 42-44.

5. Волошко Н.И. Эстетика и дизайн товаров: учебно-практическое пособие. - М.: Дашков и К, 2008. - 256 с.

6. Генкин Б.М. Экономика и социология труда: учебник для вузов:

7. 7-е изд., доп. - М.: НОРМА, 2007. - 448 с.

8. Громов В.И., Васильева Г.А. Энциклопедия безопасности. - М.: Оникс, 1998. - 697 с.

9. Егорова Н.В. Линолеумное покрытие // Ремонт и строительство. - 2006. - №12. - С. 38-40.

10. Жалюзи - что это такое. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - Екатеринбург, сор. 2007-2011. - Режим доступа: http://www.jaluzion.ru/index.php? part=2&page=arts/art1-galuzi-chto-eto-takoe

11. История и награды ВНИИТЭ. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - М., сор. 2010. - Режим доступа: http://www.advtech.ru/vniite/design.php? p=5

12. Калачева А.П. Организация работы предприятия. - М.: ПРИОР, 2000. - 431 с.

13. Касьянова Г.Ю. Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря: практические рекомендации для бухгалтера и руководителя. - М.: АБАК, 2011. - 272 с.

14. Комаров Е.С. Технология покраски потолка. // Обустройство & Ремонт. - 2009. - №7. - С. 28-30.

15. Косов С.М. Компьютеры и периферия: обзор 2010 // ComputerBild. - 2010. - №11. - С. 41-44.

16. Кресло CH-799. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - Екатеринбург, сор. 28008-2011. - Режим доступа: http://www.olid.ru/index.php? productID=18591

17. Кузнецова Т.В. Секретарское дело: 3-е изд. // Спец. выпуск Секретарское дело. - 1999. - 287 с.

18. Курс эргономики. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - М., сор. 1999. - Режим доступа: http://rosdesign.com/design/ergoofdesign_2.htm

19. Леонов С.А. Идеальный компьютер для офиса. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - М., сор. 04 апреля 2002. - Режим доступа: http://www.ferra.ru/online/system/s17099/

20. Литвак И.М. Эргономика - заботливая наука. - М.: Просвещение, 1999. - 297 с.

21. Лозовой А.В. Эргономика офиса - правила комфорта // Современный офис. - 2005. - №12. - С. 24-26.

22. Льюис Г.Д. Эргономика и организация рабочего места. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - М., сор. 2005. - Режим доступа: http://www.officemart.ru/kanz_complex_operation/articles/articles1925.htm

23. Майоров А.С. Эргономика рабочего места и планирование офисного пространства. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - М., сор. 1999-2011. - Режим доступа: http://www.vashdom.ru/articles/peregorodka-2.htm/

24. Межрегиональная общественная организация «Эргономическая ассоциация». - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - Тверь, сор. 2006-2009. - Режим доступа: http://www.ergo-org.ru/index.html

25. Мунипов В.М., Зинченко В.П. Основы эргономики. - М.: МГУ, 1769. - 345 с.

26. Мунипов В.М., Зинченко В.П. Эргономика: человекоориентированное проектирование техники, программных средств и среды: учебник. - М.: Логос, 2001. - 356 с.

27. Овчинникова Е.С. Осторожно, окрашено. Как избежать ошибок при внутренних работах // Идеи вашего дома. - 2008. - №10. - С. 63-64.

28. Ожегов С.И. Толковый словарь русского языка: 65000 слов и фразеологических выражений: 26-е изд., перераб. и доп. - М.: Оникс, 2008. - 736 с.

29. Основы эргономики. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - М., сор. 2011. - Режим доступа: http://allbzhd.ru/category/osnovy-ergonomiki

30. Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта. - М.: Омега-Л, 2008. - 318 с.

31. Пископпель А.А., Щедровицкий Л.П. Инженерная психология и эргономика: справочник-обзор, 1958-1991. - М.: Путь, 1996. - 207 с.

32. Рыбченкова Т.В. Секретарь - хозяйка офиса // Секретарь-референт. - 2009. - №7. - С. 31-33.

33. Салвенди Г.Н. Человеческий фактор. Эргономические основы проектирования производственной среды: в 2 т. - Т. 2. - М.: Мир, 1991. -

34. 500 с.

35. Семенова В.Н. Что делать с потолком? // Идеи вашего дома. - 2008. - №5. - С. 58-61.

36. Скриптунова Е.А. Фотография рабочего времени - инструмент анализа и оптимизации трудовых процессов // Справочник экономиста. - 2004. - №6. - С. 27-29.

37. Торговый Дом «ДУПЛЕКС». - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - Екатеринбург, сор. 2007. - Режим доступа: http://www.tdduplex.ru/? page=products&pid=100009&pin=1

38. Уварова Л.И. Научный прогресс и разработка технических средств. - М: Наука, 1973. - 275 с.

39. Уничев В.Д. Обзор современных систем вентиляции и кондиционирования воздуха // Идеи вашего дома. - 2010. - №3. - С. 78-82.

40. Царева О.А. Школа здоровья: эргономические аспекты конструирования уроков математики. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - М., сор. 2011. - Режим доступа: http://festival.1september.ru/articles/504127/

41. Шульгин Б.Д. Телефакс - служба реального времени // ComputerBild. - 2008. - №3. - С. 46-48.

42. Щур Д.А. Эргономика рабочих мест: требования законодательства // Кадровый менеджмент. - 2007. - №5. - С. 21-24.

43. Эко кожа Терра. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - Екатеринбург, сор. 2010-2011. - Режим доступа: http://aspektra.ru/eco-kozha-terra.html

44. Энговатова О.А. 500 советов секретарю. - М.: Альфа-Пресс, 2006. - 224 с.

45. Эргономика. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - М., сор. 2009. - Режим доступа: http://www.ardis-studio.ru/cat/3/item/153

46. Эргономика в России. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - Тверь, сор. 2006-2009. - Режим доступа: http://www.ergo-org.ru/history.html

47. Эргономика офиса - правила комфорта. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - М., сор. 2006-2011. - Режим доступа: http://kata-log.ru/business/office/ergonomika-ofisa-pravila-komforta.html

48. Эргономика рабочего места и планирование офисного пространства. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - М., сор. 2009-2011. - Режим доступа: http://escutech.ru/ergonomika-rabochego-mesta-i-planirovanie-ofisnogo-prostranstva.html

49. Эргономика рабочего места программиста. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - М., сор. 2005. - Режим доступа: http://artelvyv.narod.ru/ergonom.htm