Психологічні аспекти управлінської діяльності

“Б” - середній ранг важливості, коли справа є важливою, але не настільки, як “А”;

“В” - низький ранг важливості, коли завдання є рутинними, можуть почекати або бути передорученими.

Звикнувши раціонально використовувати власний час, керівник позитивно впливатиме і на використання робочого часу його підлеглими, формуючи у них повагу до ЧАСУ як ресурсу, який невпинно спливає і ніколи не може бути поновленим.

РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ.

Документ - це діловий папір, яким юридично підтверджується якийсь факт або обов'язок чи право на виконання певних дій.

Будь-який носій необхідної і важливої для нашої роботи інформації (папір і тканина, кіно- і фотоплівка, голограми, магнітні стрічки з аудіо- та відеозаписами, комп'ютерні дискети і компактдиски та ін.) підпадає під визначення документа в його первинному розумінні (лат. Documentum - свідоцтво, спосіб доказу) [7].

Хоча в різних організаціях робота з документами має свої особливості, загалом її можна звести до наступних кроків:

1. Прийом вхідних документів.

2. Первинна обробка, попередній розгляд, оцінка та розподіл.

3. Реєстрація.

4. Розгляд керівником з накладенням необхідної резолюції.

5. Спрямування для виконання.

6. Виконання (створення нового документа).

7. Організація контролю за виконанням.

8. Погодження і затвердження нового документа керівником.

9. Реєстрація нового документа.

10. Відправка нового документа і передача копії для зберігання.

11. Зняття з контролю за виконанням резолюції керівника.

Слід мати на увазі, що управлінці можуть і повинні працювати з документами, головним чином виконуючи дії п.п. 4, 5, 6, 7 та 8. При цьому хтось працює з ними залюбки, а хтось (навіть при наявності багаторічного досвіду) цю роботу не любить, хтось намагається виконати всю необхідну роботу сам, а хтось - перекласти її на підлеглих, хтось намагається все зробити відразу, а хтось - відкладає папери в “довгу шухляду”.

Розглянемо варіанти стилів роботи з діловими паперами [8]:

1. Стиль “антибюрократа” (мінімальні затрати часу і мінімум опрацьованих документів) використовують ті особи, які, не люблячи цієї роботи, оголошують себе “ідейними борцями” з паперовою творчістю, 99 % якої вони відправляють у кошик. Хоча вони і мають певну рацію, інколи таке поводження з документами (особливо з важливими) може зіграти з ними злий жарт.

2. Стиль “футболіста” (мінімум часу на всі документи) використовують ті управлінці, які вважають, що підлеглі для того й існують, аби виконувати всю роботу, а тому “відфутболюють” їм документи, не аналізуючи їх самі, що може призвести до певних неприємностей з цієї причини.

3. Стиль “надвиконавця” (всі отримані документи до повного завершення) на перший погляд заслуговує уваги, однак перевантаженість управлінця при такому режимі роботи матиме, як правило, негативний вплив на якість прийнятих ним рішень.

4. Стиль “тягни гуми” (максимальне витрачання часу при мінімумі розглянутих документів) формується управлінцем з причини неприхованої відрази до роботи з діловими паперами, а постійне зволікання з їх розглядом часто створює ситуації цейтноту і поспіху, коли приймаються невірні рішення. Оптимальним варіантом стилю роботи з документами слід вважати “комбінаційний” стиль, якому відповідає ситуативна оцінка документів з вибором відповідної поведінки. Якщо важливий документ вимагає бути “над виконавцем” - будьте ним, якщо Вам на стіл лягло багато не дуже важливих паперів - “розпасуйте” їх по-футбольному підлеглим, якщо час терпить, а документ потребує ретельного розгляду і аналізу - станьте “тягни гумою”, а постійно декларувати свою “антибюрократичність” Вам ніхто не боронить при умові правильної роботи з паперовим потоком.

Комбінація всіх цих варіантів у залежності від ситуації сформує у керівника наступні позитивні риси:

- інтерес до цієї роботи як до джерела постійного отримання нової інформації та відчуття власної значимості з причин володіння нею і можливого використання;

- навики в правильній оцінці важливості вхідних документів;

- вміння раціонально та оперативно розподіляти завдання для підлеглих;

- регулярно контролювати стан документообігу в організації та відчувати, як ідуть справи.

ВОЛОДІННЯ ОРГТЕХНІКОЮ.

Різноманітність технічних засобів, які сьогодні можуть бути запропоновані для використання в організаціях, не піддається простому переліку. Якщо колись невід'ємним атрибутом організації виступали такі технічні засоби як телефон, друкарська машинка і арифмометр, то сьогодні персональні комп'ютери з включенням в локальну або світові мережі, кишенькові персональні комп'ютери з модемами і принтерами, багатофункціональні спеціалізовані калькулятори, мобільні і стаціонарні телефони з апаратами факсимільного зв'язку і радіоподовжувачами, відеотехнічні, копіювальні та множильні засоби, різноманітне допоміжне обладнання і т. п. є прикметою не тільки багатих офісів і представництв міжнародних компаній, а й вітчизняних управлінських структур.

Звичайно, нашому сучасному українському керівнику ще не загрожує ситуація, описана одним з канадських менеджерів, який звернув увагу на манеру роботи своїх молодих колег, що “можуть працювати з персональним комп'ютером, відправляти повідомлення електронною поштою, розмовляти по телефону, давати раду паперам на столі (а часом і ланчу) і все це одночасно”. Однак технічна забезпеченість наших організацій поволі наближається до рівня їх західних аналогів. Тому бажання бути ефективним і результативним управлінцем, а іншими словами - успішним керівником, повинно бути підтримане володінням всім набором сучасної офісної техніки, без якої уже через кілька років керівник просто не зможе виконувати свої обов'язки успішно [32, 35] .

ВИСНОВКИ

В умовах демократизації нашого суспільства попит на освічених в галузі психології управління керівників буде зростати, оскільки основою людських стосунків є перш за все уміння розуміти один одного і правильно будувати свої взаємовідносини. Тому наші дослідження і були спрямовані на надання теоретичної підготовки керівнику, який бажає самовдосконалення та ефективної управлінської діяльності.

Результатами нашого дослідження є:

1. Уточнено поняття "психологія управління". Доведено, що це не сукупність проблем, які розробляються іншими науками, а самостійна галузь, що має власну чітко визначену мету.

2. Висвітлений і роз'яснений певний інструментарій психології управління для втілення в життя компетентної кадрової роботи.

3. Для підвищення ефективності та результативності управлінської діяльності необхідно:

- ретельне вивчення всіх психологічних аспектів;

- підготовка високваліфікованих фахівців-управлінців шляхом самоосвіти, навчанням у магістратурі, відвідуванням психологічних курсів, семінарів-практикумів.

- психологічна готовність до здійснення управління та професійна трансформація особистості керівника.

4. Запропоновані методичні матеріали і рекомендації у стислому вигляді на основі сучасних наукових досліджень пропонують керівникам органів державної виконавчої влади та місцевого самоврядування поповнити свій теоретичний та практичний арсенал навичок у сфері організації управління державною службою.

БІБЛІОГРАФІЯ

1. Актуальні питання управлінської діяльності (на допомогу новопризначеним головам районних державних адміністрацій): Навчально-методичний збірник. - Чернігів, 2005. - 45 с.

2. Атватер И. Я Вас слушаю… Советы руководителю, как правильно слушать собеседника: Сокр. пер. с англ. - М.: Экономика, 1984. - 112 с.

3. Бандурка А. М., Бочарова С. П., Землянская Е. В. Психология управления. - Харьков: Фортуна-Пресс, 1998. - 464 с.

4. Бойко В. В., Ковалев А. Г., Панферов В. Н. Социально-психологический климат коллектива и личность. - М.: Мысль, 1983. - 206 с.

5. Буева Л. П. Человек, деятельность, общение. - М.: Мысль, 1978. - 216 с.

6. Вендров Е. Е. Психологические основы управления. - М.: Экономика, 1969. - 159 с.

7. Гвишиани Д. М. Организация и управление. - М.: Наука, 1972. - 536 с.

8. Генов Ф. Психология управления (основные проблемы). - М.: Прогресс, 1982. - 422 с.

9. Деркач А. А., Ситников А. П. Формирование и развитие профессиональ-ного мастерства руководящих кадров: социально-психологический тренинг и прикладные психотехнологии. - М.: Луч, 1993.- 72 с.

10. Донцов А. И. Психология коллектива. Методологические проблемы исследования. - М.: МГУ, 1984. - 207 с.

11. Драккер П. Управление, нацеленное на результат. Пер. с англ. - М.: Технолог. школа бизнеса, 1994. - 200 с.

12. Журавлев А. Л. Структура и типы личности руководителей производственных коллективов // Психологические проблемы совершенствования кадровой службы в энергетике. - М., 1984. - С. 65-67.

13. Зазыкин В. Г., Чернышев А. П. Менеджер: психологические секркты профессии. - М., 1992. - 165 с.

14. Зигерт В., Ланг Л. Руководить без конфликтов. - М.: Экономика, 1990. - 357 с.

15. Казмиренко В. П. Социальная психология организаций. - К.: МЗУУП, 1993. - 384 с.

16. Коломінський Н. Л. Психологія менеджменту в освіті (соціально-психологічний аспект): Монографія. - К.: МАУП, 2000. - 286 с.

17. Красовский Ю. Д. Формирование личности руководителя в новых условиях хозяйствования // Участие социологических служб в реализации нововведений на предприятиях. - М.: Знание, 1990. - С. 108-116.

18. Кредісов А. І., Панченко Є. Г., Кредісов В. А. Менеджмент для керівників. - К.: Знання, 1999. - 556 с.

19. Кричевский Р. Л. Если Вы - руководитель… (элементы психологии менеджмента в повседневной работе). - М., 1994.

20. Лозниця В. С. Психологія менеджменту: Навч. Посібник. - К.: КНЕУ, 1997. - 248 с.

21. Ложкин Г. В. Психологический климат трудового коллектива. - К.: Знание, 1988. - 47 с.

22. Лэнд П. Менеджмент - искусство управлять. Секреты и опыт практического менеджмента: Пер. с англ. - М.: Инфа, 1995. - 143 с.

23. Мартынов С. Д. Профессионалы в управлении. - Л.: Лениздат,1991. - 144 с.

24. Мельник Л. П. Психологія управління: Курс лекцій. - К.: МАУП, 1999. - 176 с.

25. Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / Пер. с англ. - М.: Дело, 1993. - 702 с.

26. Москвичев С. Г. О личности руководителя и мотивации его деятельности: Учеб. пособие. - К.: Респ. Ин-т подг. Менеджеров, 1991. - 96 с.

27. Наука управляти: з історії менеджменту. Хрестоматія: Навч. посібник. - К.: Либідь, 1993. - 304 с.

28. Носов Н. А. Современные проблемы внутрифирменной подготовки кадров и виртуальный генезис управления человеческими ресурсами // Прикладная психология. - 1997. - ПВ. - С. 19-27.

29. Обозов Н. Н. Межличностные отношения. - Л.: ЛГУ, 1979. - 150 с.

30. Обозов Н. Н., Щекин Г. В. Психология работы с людьми: Советы руководителю. К.: Политиздат Украины, 1990. - 205 с.

31. Общение и оптимизация совместной деятельности / Под ред. Г. М. Андреевой, Я. Яноушека. - М.: Мысль, 1980. - 302 с.

32. Оучи У. Методы организации производства. Японско-американские подходы. - М., 1984. - 217 с.

33. Орбан Л. Е., Гриджук Д. М. Соціальна психологія особистості: практичні поради діловим людям. - К.: Банк “Україна”, 1997. - 108 с.

34. Організація роботи посадових осіб місцевого самоврядування. (Методичні рекомендації для сільських, селищних, міських голів). - Полтава, 2001. - 50 с.

35.Палеха Ю. І., Кудін В. О. Культура управління та підприємництваа: Навчально-методичний посібник. - К.: МАУП, 1998. - 96 с.

36. Пачковський Ю. Ф. Соціопсихологія підприємницької діяльності і поведінки. - Львів: Світ, 2000. - 272 с.

37. Попов Г. Х. Эффективное управление. - М.: Экономика, 1985. - 336 с.

38. Психологія професійної діяльності і спілкування // За ред. Л. Е. Орбан, Д. М. Гриджука. - К.: Преса України, 1997. - 192 с.

39. Розанова В. А. Психология управления // Управление персоналом. - 1996/97. - 176 с.

40. Савчин М. В. Психологія відповідальної поведінки. - К.: Віта, 1996. - 130 с.

41. Система работы с кадрами управления. - М.: Мысль, 1984. - 270 с.

42. Соціологія: Підручник / За загал. ред. В. П. Андрущенка, М. І. Горлача. - Харків-Київ, 1998. - 622 с.

43. Терещенко В. І. Організація і управління: Досвід США. - К.: Знання, 1990. - 48 с.

44. Третьяченко В. В. Колективні суб'єкти управління: формування, розвиток та психологічна підготовка. - К.: Стилос, 1997. - 585 с.

45. Филиппов А. В. Работа с кадрами: психологический аспект. - М.: Экономика, 1990. - 168 с.

46. Хофстед Г. Культура бізнесу // Кур'єр ЮНЕСКО. - 1994. - Червень. - С. 12-16.

47. Цандер Е. Менеджмент малих і середніх підприємств: Пер. з нім. - К.: Основи, 1997. - 317 с.

48. Шакуров Р. Х. Социально-психологические основы управления: руководитель и педагогический коллектив. - М.: Просвещение, 1980. - 208 с.

49. Швалб Ю. М., Данчева О. В. Практична психологія в економіці та бізнесі. - К.: Лібра, 1998. - 270 с.

50. Шостром Э. Анти-Карнеги или человек-манипулятор: Пер. с англ.. - М., 1994. - 128 с.

51. Щекин Г В. Как эффективно управлять людбми: психология кадрового менеджмента. - К.: МАУП, 1999. - 400 с.

52. Яккока Л. Карьера менеджера. - М.: Прогресс, 1991. - 384 с.

53. Яценко Т. С. Психологічні основи групової психокорекції: Навчальний посібник. - К.: Либідь, 1996. - 264 с.

Размещено на Allbest.ru