Введение

Глава 1. Коммуникационные структуры в организации

1.1 Основные понятия, цели и функции коммуникаций

1.2 Формальные регламенты как основа формальных коммуникаций

1.3 Сущность коммуникационного процесса

Глава 2. Анализ коммуникационной структуры в ООО Грандэкспо

2.1 Характеристика и особенности деятельности предприятия

2.2 Анализ коммуникационной структуры компании внутренней и внешней

2.3 Выявление проблемы коммуникационной структуры в компании

Глава 3. Разработка мероприятий по улучшению коммуникационной структуры

Заключение

Список литературы

Приложение

Введение

Большую роль из множества проблем менеджмента играют проблемы улучшение управления персоналом фирмы. Задачами данной стороны менеджмента является усовершенствование производства с помощью разностороннего развития и эффективного применения творческих способностей челoвека, повышение уровня его квалификации, компетентности, ответственности, инициативы.

Коммуникационные структуры предприятия включают в себя многие составляющие, например, кадровую политику, общение в коллективе, социально-психологические аспекты управления. Практически нельзя переоценить значение коммуникаций в управлении. Для того чтобы облегчить организации достижение ее целей руководителям требуется эффективный обмен информацией. В случае, когда сотрудники не смогут иметь возможность обмениваться информацией, они не смогут эффективно работать вместе, сформировывать задачи и решать их.

Коммуникации являются сложным процессом, состоящим из взаимосвязанных шагов, целью каждого из которых является сделать идею одного сотрудника ясной и понятной другому сотруднику.

Если верить исследованиям, то руководство тратит от 50 до 90% всего рабочего времени на коммуникации. Это вполне обоснованно, так как руководство занимается этим, для реализации своей роли в процессе обмена информацией и принятий решений, а также в управленческих функциях организации, планирования, мотивации и контроля. В связи с тем, что обмен информацией является частью всех основных виды управленческой деятельности, коммуникация является связующим процессом.

Цель данной работы - разработка коммуникационной структуры ООО «Грандэкспо».

Объект работы - ООО «Грандэкспо».

Предмет работы - коммуникационная структура данного предприятия.

В работе поставлены следующие задачи:

· рассмотреть сущность коммуникационной структуры;

· рассмотреть виды коммуникационных связей в организации;

· рассмотреть процесс осуществления коммуникационных связей в ООО «Грандэкспо»;

· разработать оптимальную коммуникационную структуру ООО «Грандэкспо».

Теоретико-методологической базой послужили работы Ростерса Э., Агарвала-Роджерса Р. «Коммуникации в организациях», Зверинцева А.Б. «Коммуникационный менеджмент».

Структура курсовой работы. Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Глава 1. Коммуникационные структуры в организации

Эффективность функционирования любой организации зависит от того, насколько правильно и эффективно работают системы коммуникации. Надежность передачи информации определяется надежностью соединения элементов в коммуникационной системе.

Существует несколько определений термина «коммуникация», но в данной работе мы будем придерживаться следующего: коммуникация - это связь, в ходе которой осуществляется обмен информацией между системами в живой и неживой природе.

Коммуникация представляет собой два взаимосвязанных аспекта: информационный и аспект взаимодействия, поэтому ее можно рассматривать только в этом единстве.

Коммуникационные (информационные) потоки - неотъемлемая часть любой функционирующей организации. Классификация коммуникативных потоков может быть осуществлена по ряду оснований (приложение 2) Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера PR. - С-П: Союз, 2006. С.48..

Как можно увидеть из приложения 2, коммуникационных потоков очень много. В данном случае нас интересуют только формальные коммуникации, поэтому остановимся на них более подробно.

Основа формальных коммуникаций - регламенты, именно они фиксируют правила и нормы формальных коммуникаций.

Формальные коммуникации можно сгруппировать по нескольким направлениям:

- входящая - исходящая;

- постоянная - переменная;

- внутренняя - внешняя.

В информационном обеспечении формальных регламентаций можно

выделить две функции: первичные и вторичные.

Существуют и определенные требования к качеству информации, это:

- комплексность информационной системы;

- своевременность и достоверность;

- достаточность и надежность;

- адресность и правовая корректность;

- многократность использования и возможность кодирования;

- высокая скорость отбора, обработки, передачи и актуальность. Ростерс Э., Агарвала-Роджерс Р. Коммуникации в организациях. - М,:, 2006. С.105.

Качество информации оказывает большое влияние на коммуникативные процессы, циркулирующие в организации. Сегодня информация рассматривается как глобальный процесс, связанный с кардинальными изменениями структуры и характера экономического и социального развития, решающим образом меняющих характер труда и условия жизни человека.

1.2 Формальные регламенты как основа формальных коммуникаций

Регламент - совокупность правил, положений, определяющих порядок работы учреждений, организаций, предприятий.

Формальное регламентирование процесса управления обеспечивает:

- четкое определение взаимоотношений, прав и ответственности органов управления в различных сферах деятельности;

- установление обязанностей, прав и ответственности структурных подразделений и отдельных работников аппарата управления;

- формирование на нормативно-правовой основе контура систем управления;

- упорядочение приемов и методов решения отдельных управленческих задач;

- установление количественных характеристик управленческих процессов на различных уровнях;

- определение условий экономического стимулирования организаций и отдельных работников.

Формальное регламентирование как неотъемлемая часть коммуникации позволяет упорядочить и сбалансировать (урегулировать) работу, как всей организации, так и отдельных ее компонентов.

Формальный должностной регламент разрабатывается в соответствии с положениями Трудового Кодекса РФ и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации. Для руководителей государственных организаций формальные регламенты разрабатываются вышестоящими организациями. Для персонала формальные регламенты разрабатываются, как правило, внутри организации.

Формальные должностные инструкции (регламенты) содержат характеристику состава и содержания работ отдельного работника, его права и ответственность. Каждый работник организации в своей работе должен руководствоваться положениями регламента, который позволяет очертить круг его обязанностей. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера PR. - С-П: Союз, 2006. С.93.

Регламентирование в управлении проявляется в двух аспектах: в статике и динамике.

От четкости составления формальных (должностных) регламентов, правильности установленных норм и нормативов зависит действенность организационного воздействия и, следовательно, эффективность работы организации (приложение 3) Ростерс Э., Агарвала-Роджерс Р. Коммуникации в организациях. - М,:, 2006. С.171..

Регламентирование в статике определяет: статус звеньев системы управления или самой системы; цели и задачи каждого звена; место в системе управления; взаимосвязи с другими звеньями.

Регламентирование в динамике определяет: выполнение отдельных функций; распорядок дня руководителя и персонала; работу подразделений аппарата управления; регламент совещаний и встреч.

Формальный регламент играет большую роль, как в управлении, так и в функционировании организации.

1.3 Сущность коммуникационного процесса

По отношению к деятельности руководителя коммуникативная функция играет важнейшую роль. Ее специфика состоит в том, что, будучи важной, сама по себе, она встроена в реализацию всех иных управленческих функций и выступает средством их реализации, а также взаимной координации. Сущность коммуникативной функции менеджера и ее основная задача заключается в обеспечении оптимального обмена информацией внутри предприятия, между отдельными его подразделениями и индивидами.

При обмене информацией происходит несколько этапов:

1. Зарождение идеи: отправитель решает, какую идею следует сделать предметом обмена.

2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова (вербальное оформление) объем какие-нибудь символы (цифры, графики, жесты, мимику), невертикальное оформление. Кодирование превращает идею в сообщение. (кодирование может представите себе как операцию упаковки. При коммуникации важным является соответствие идеи и канала связи.

3. Передача; может осуществляться устными или письменными сообщениями непосредственно от одного лица к другому, объем посредством почты и других каналов связи (телеграф, телефон, компьютерные сети).

4. Декодирование - перевод символов сообщения в мысли получателя. Это особо следует подчеркнуть: информация считается переданной, когда она уже «живет» в мозгу получателя. Ростерс Э., Агарвала-Роджерс Р. Коммуникации в организациях. - М,:, 2006. С.114 - 115.

Обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, осуществив действия, которые ждал от него отправитель.

По ряду причин получатель может придать иной, чем предполагал отправитель, смысл сообщению.

Глава 2. Анализ коммуникационной структуры в ООО «Грандэкспо»

2.1 Характеристика и особенности деятельности предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Грандэкспо» (сокращенно ООО «Грандэкспо») - торговое предприятие г. Москвы, занимающееся реализацией стройматериалов.

Предприятие основано в 1998 году.

Город: Москва

Адрес: м. Семеновская. Щербаковская ул., д.53 магазин "Строитель"

Сайт: www.shop-stroitel.ru

Численность сотрудников предприятия - 85 человек.

Высшим органом управления ООО является общее собрание, состоящее из учредителей. Каждый учредитель обладает равным количеством голосов.

Деятельность ООО осуществляется в соответствии с уставом (приложение 1).

Исполнительным органом фирмы является администрация, возглавляемая директором. Директор назначается общим собранием учредителей. Администрация решает все вопросы деятельности ООО «Грандэкспо», кроме вопросов, относящихся к исключительной компетенции общего собрания участников.

Контроль над финансовой деятельностью предприятия осуществляется финансовой службой и бухгалтерией. Специалист финансового отдела выполняет следующие функции финансового управления:

современно предоставляет финансовые данные требуемого характера;

проводит анализ ежемесячных, ежеквартальных, ежегодных финансовых отчетов для выявления возможностей улучшения результатов будущей работы;

анализирует финансовое положение предприятия, обеспечивает возможности повышения эффективности деятельности и другое.

Компетентным специалистом является так же главный бухгалтер, в обязанности которого входит ведение бухучета, составление бухгалтерской отчетности, участие в проведении экономического анализа хозяйственной деятельности.

Генеральному директору подчиняется юристконсулът, решающий правовые вопросы деятельности предприятия.

Основной целью ООО «Грандэкспо» является получение прибыли. Обеспечение потребности промышленности и населения в услугах с высокими потребительскими свойствами и качеством.

Предприятие осуществляет следующие виды деятельности: розничная торговля стройматериалами, инвестиционная деятельность; внешнеэкономическая деятельность; маркетинговая деятельность; коммерческая деятельность; проведение ремонтных и строительных работ; торговая деятельность; организация и проведение выставок или подобных мероприятий.

Онлайн-магазин Сайт организации «Грандэкспо» www.shop-stroitel.ru "Строитель" работает 24 часа в сутки, семь дней в неделю и предлагает: лобзики; промышленные пылесосы; дрели; перфораторы; дрели с функцией перфоратора; шуруповерты; другие электроинструменты. Мы представляем электроинструмент ведущих производителей. Среди них Metabo, Makita, Bosch, Hitachi и другие. Магазин "Строитель" предлагает продукцию только зарекомендовавших себя компаний, качество товара которых проверено временем и не вызывает сомнений.

Отрасль строительных и отделочных материалов является базой строительного комплекса. В ее составе более 20 направлений, которые дифференцированы по типам изделий и объединяют около 10 тыс. предприятий. При этом только около 2,25 тыс. из них - крупные и средние с общей численностью около 720 тыс. работающих. Таким образом, основу данной отрасли составляют, в первую очередь, средние и малые предприятия.

За последние несколько лет в промышленности строительных и отделочных материалов наблюдается небольшой рост - на уровне 4-6%, однако эти показатели все еще далеки от уровня 1990 года. Основные причины этого - недостаток инвестиций, высокий износ и медленное обновление основных фондов, нехватка квалифицированных кадров.

Доля отечественной продукции на внутреннем рынке составляет около 93%. Однако по некоторым отделочным материалам доля импортных материалов достигает 20%, и в ближайшие годы ее вряд ли удастся существенно снизить. Это обусловлено отсутствием современных технологий и оборудования, а также некоторых видов химического сырья, которые невозможно закупать за рубежом из-за отсутствия средств у предприятий.

На внутреннем рынке продолжается серьезная конкуренция между отечественными и зарубежными предприятиями. Отмечается тенденция к увеличению экспорта ряда строительных материалов, таких как цемент, асбест, стекло листовое, линолеум, при этом доля экспорта в общем объеме выпуска составляет 4-6%. Доля импорта в общем объеме продаж на внутреннем рынке не превышает 6-10%.

ООО «Грандэкспо» предлагает широкий ассортимент различных строительных и отделочных материалов, изготовленных из высококачественного сырья с использованием прогрессивных технологий.

Основными видами реализуемой продукции являются:

коммуникационный связь регламент

КНАУФ - листы; КНАУФ - профили; сухие строительные смеси КНАУФ, КНАУФ - терм.

Кроме этого потребителям предлагаются комплектующие изделия и инструменты, необходимые для «сухого» строительства.

В предлагаемых материалах, наряду с импортными компонентами, безусловно, обеспечивающими высокое качество и стабильность получаемых составов, используются отечественные составляющие, что позволяет существенно снизить конечную стоимость продуктов без потери качества.

Предлагаемые материалы используются на промышленных объектах и объектах общественного пользования (магазины, больницы, школы и др.).

Организационная структура управления предприятия является линейно-функциональной и строится на прямом подчинении нижестоящих звеньев управления вышестоящим. Руководитель осуществляет все функции управления, все специалисты и структурные подразделения подчинены непосредственно ему и получают указания только от директора магазина.

Структура дочернего предприятия «Грандэкспо» показана на (приложение 4).

Основное требование к персоналу - высокий профессионализм. ООО «Грандэкспо» подходит к подбору персонала очень тщательно, так как грамотная и сплоченная команда - один из главных залогов успеха предприятий.

Фирме требуется в основном мужской пол населения в качестве работников в цехах, но если слабый пол так хочет здесь работать, то это не возбраняется.

Административный персонал состоит в основном из женщин, так как они считаются лучшими работниками в этой категории.

Директором предприятия является, конечно, мужчина с высшим экономическим образованием, прекрасно разбирающийся в строительных и отделочных работ.

Рабочие работают на складе. Маркетолог работает как в цехах, так и в офисе. Водитель-экспедитор закреплен за автомобилем «Hyundai Porter», второй автомобиль предназначен для управляющего персонала (менеджеров и директора).

Общая численность работников ООО «Грандэкспо» определена в количестве 25 человек. Описание должностей и требования к ним представлены в е 5).

Заработная плата каждого работника за месяц определяется как сумма месячного оклада и надбавке к этому окладу. Надбавки рабочих определяются в зависимости от величины объема выпуска, который будет делать фирма в месяц. Надбавки для остальных работников производятся по результатам их работы (эффективность, старательность, проявление инициативы).

2.2 Анализ коммуникационной структуры компании внутренней и внешней

Коммуникационную структуру ООО «Грандэкспо» можно выразить следующим образом (приложение 6).

Созданная руководством сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей.

На рисунке (приложение 7) изображены коммуникационные сети, которые существуют внутри ООО «Грандэкспо».

В сети типа «кружок» все сотрудники могут взаимодействовать только с теми, которые расположены рядом с ними.

В сети типа «колесо» сотрудники обмениваются информацией друг с другом через своё начальство. Лицо, которое находится в центре колеса, имеет большее количество коммуникационных связей, чем другие участники группы, это и является основой такой ситуации.

Всеканальные сети являются полностью децентрализованной группой. Чаще всего они требуются в случае необходимого участия всех в разрешении важных проблем.

Важное влияние на функционирование предприятия оказывают такие факторы внешней среды как:

- информация о нововведениях в технологии стройматериалов;

- информация о ценах на рынке;

- изменения в таможенном и налоговом законодательстве России.

ООО «Грандэкспо» строго соблюдает законы и находится под государственным регулированием. Для этого с помощью компьютерной сети сотрудники организации получают последние сведения об изменениях в законодательстве и обновляют свои юридические программы « Консультант и Консультант плюс».

Предприятие должно обладать информацией о предприятиях, являющихся непосредственными конкурентами для него. Оно добывает ее из средств массовой информации, а также использует прайс-листы других предприятий.

ООО «Грандэкспо» активно проводит коммуникационную политику. В данной организации имеются определенные цели воздействия, которые направлены на целевую контактную группу, которые призваны повлиять на их позиции, поведение, поступки, действия в пользу организации и ее коммерческой, хозяйственной и общественной деятельности.

Оптовые покупатели и коммерческие посредники являются важной целевой группой коммуникационного воздействия организации. Торговые агенты используют переносные компьютеры с модемом связи с целью получать и передавать информацию. Все это обеспечивает оперативную связь с организацией, а в частности с коммерческим директором, у которого имеется стационарный компьютер с модемом.

Задачей целевого коммуникационного воздействия для ООО «Грандэкспо» на поставщиков товаров будет являться установка гибкой ценовой политики, зависимой от сорта товара, с целью приобретения продукции на самых выгодных для себя условиях. Для этого были исследованы многие организации занимающиеся поставками, это повлияло на создание информационной базы. Основываясь на данной информации, были выбраны те поставщики, предложения которых оказались наиболее привлекательными. В течение работы с поставщиками непрерывно поддерживалась обратная связь, которая позволяла быстро реагировать на изменение ценовой политики, качество, объема и ассортимента товара. Организация заключила договоры на поставку продукции с множеством производителей стройматериалов, в условии которых довольно строго определена ценовая политика, определенная на ограниченный период времени.

Не малое значение придается коммуникационному обеспечению взаимодействия с учреждениями правительства. Организация пристально следит за изменениями правительственных постановлений в области законодательства, с помощью программы «Консультант Плюс», которая регулярно обновляется с периодичностью один раз в неделю.

Коммуникация по принципу, снизу вверх, выполняет функции снабжения информацией верха о том, что происходит на низших уровнях организации.

Служащие отдела высказывают свои предложения начальнику отдела, который доносит эффективные предложения вышестоящему руководству.

Генеральный директор, находящийся в конце коммуникационной цепи, в случаях поступления интересного предложения предлагает обсудить его на ежедневной планерке по различным вопросам.

Предприятие состоит из различных подразделений, вследствие этого для координации задач и действий между ними необходим обмен информацией. На основе базовой технологии ООО «Грандэкспо» может продавать разнообразную продукцию, из-за этого очень важно получить информацию о том, в чем нуждается рынок. Это позволит предприятию сохранить контакт с потребителем и продолжить эффективно удовлетворять его потребности. Таким способом, производитель обязан обосновать достаточно низкие затраты на реализацию будущих инноваций затем, чтобы дальнейшая торговля была оправдана.

2.3 Выявление проблемы коммуникационной структуры в компании

Так как руководство большую часть своего времени использует на переговоры, часто встречаются преграды:

- например, семантические барьеры. При работе с корейскими клиентами иногда возникает недоразумение по поводу слова «сортность» продукции, так как при переводе данного слова оно приобретает иной смысл;

- преграды, которые обусловливаются восприятием. Сотрудники, имеющие разный опыт, иногда одну и ту же информацию интерпретируют по-разному. К примеру, специалист по реализации товаров может считать, что увеличение сбыта с помощью расширения ассортимента продукции и эффективной рекламной кампании важнее снижения издержек. Но другие сотрудники имеют противоположную точку зрения: они считают, что снижение издержек является важнейшей частью получения прибыли;

- при невербальных преградах, нужно добиться того, чтобы используемые в процессе обмена информацией невербальные символы соответствовали смыслу, который сотрудник желает донести до собеседника, а иначе получатель информации неправильно поймет данное сообщение;

- неумение внимательно слушать собеседника. Источники шума, иногда создающие преграду на линии обмена информацией, варьируются от языка до различия в восприятии, из-за них может измениться смысл в процессе кодировки и декодировки, и измениться различия в организационной структуре между руководством и подчиненными. Все это может затруднить точную передачу информации;

- не эффективная обратная связь. Информация далеко не всегда может достигнуть получателя в том объеме и смысле, который вложил в сообщение отправитель.

В ООО «Грандэкспо» информационные потоки двигаются внутри предприятия вверх и вниз. В процессе данного движения смысл сообщения немного искажается. Сообщение может искажаться непреднамеренно, из-за затруднений межличностных контактов. Намеренное искажение информации может существовать, когда руководство, занимающее определенное место в коммуникационной структуре не согласно с сообщением. К примеру, продавец при докладе старшему продавцу о причинах сбоя в реализации товаров возложил всю вину на рабочего, являющегося кладовщиком. Старший продавец наказал кладовщика, т. к. сбои уже происходили на этом участке и кладовщик, зная об данной проблеме должен был принять своевременные меры по ее устранению. Продавец сознательно исказил информацию, т. к. он находится с кладовщиком в не приятельских отношениях.

Проблема обмена информацией вследствие искажения сообщений могут возникать по причине фильтрации. На предприятии существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного уровня на другой направлялись только те сообщения, которые его касаются. К примеру, генеральный директор издал приказ о наказании начальника торгового зала, старшего продавца и продавцов второй смены. До продавцов был доведен приказ о их непосредственном наказании, без упоминания о том, что вышестоящие лица также наказаны. В итоге произошла фильтрация сообщения генерального директора о наказании, т. к. начальнику торгового зала и старшему продавцу было не выгодно передавать сообщения о своем наказании, чтобы не подорвать собственного авторитета и возложить вину полностью на продавцов. Это вызвало их недовольство, т. к. они посчитали это наказание несправедливым.

Сообщения, которые отправились наверх, могут исказиться из-за несовпадения статусов уровней предприятия. Руководство высшего звена обладает более высшим статусом, из-за этого появляется желание снабжать их исключительно положительной информацией. Такое положение может привести к тому, что подчиненные не информирует руководство о наличии проблемы. Так как подчиненные часто желают получить одобрение от руководства, они могут говорить ему только то, что он желает услышать.

Проблемой в процессе обмена информацией может так же быть перегрузки каналов коммуникаций. Руководство, поглощенное переработкой поступающей информации и необходимостью поддержки информационного обмена не имеет возможности эффективно реагировать на всю информацию. Оно вынуждено отсеивать менее важную, по его мнению, информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной.

В случае, когда структура предприятия разработана плохо, возможности руководства планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. На предприятии с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Проблемы в коммуникациях может вызвать неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров, а также способ организации власти и распределения задач.

Глава 3. Разработка мероприятий по улучшению коммуникационной структуры

Для совершенствования коммуникаций рекомендуется:

Обеспечить управление информационными потоками в организации, т.е. четко представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями.

Использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, письменная и устная речь).

Проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля).

Организовать системы обратных связей (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров).

Практиковать выпуск информационных бюллетеней.

Обеспечить повышение квалификации работников управления.

Использовать современные информационные технологии (видеоконференции и т.д.).

Например, в ООО «Грандэкспо» высшее и среднее звено управления оснащено автоматизированной структурой передачи информации. При данном типе коммуникаций искажение информации сводится практически к минимуму. Между средним и низшим звеном предприятия обмен информацией выполняется при помощи устных сообщений или в виде письменного отчета. В этом случае может иметь место как намеренное, так и случайное искажение информации.

Обмен информацией на предприятии можно усовершенствовать, с помощью регулировки информационных потоков, осуществляя управленческую деятельность, создавая информативные материалы с целью использования внутри предприятия и используя, достижения современных информационных технологий.

В целях борьбы с дезинформацией в организации используются следующие методы:

- установка дней личных приемов у каждого руководителя;

- при получении приказа, сотрудник обязан официально расписываться в документах об ознакомлении с приказом;

- у директора в приемной осуществляется фиксирование каждого заявления от сотрудника, по всем заявлениям сотрудник имеет право прослушать лично или прочитать резюме директора на своем заявлении;

- проводятся совещания с четко постановленной задачей для каждого подразделения.

Борьба с дезинформацией является важной задачей руководства различных подразделений, так как дезинформация снижает эффективность обмена управленческой информацией.

Верное исполнение распоряжений и приказов увеличивает эффективность управленческих решений, это сказывается, в итоге, на выпуске товаров и на эффективности работы организации. Также эффективность управленческих решений достигается с помощью:

· анализа конъюнктуры рынка строительных товаров, получаемый каждый день по компьютерной сети, которую анализирует и выбирает для руководителя секретарь;

· получения достоверной информации из отделов и служб;

· еженедельным результатом анализа финансового состояния организации, бухгалтерской отчетности, получаемой от главного бухгалтера.

Основываясь на исследовании функционирования коммуникационной структуры ООО «Грандэкспо» можно вывести следующие рекомендации для улучшения эффективности коммуникационных процессов предприятия:

1. Обмены информацией на предприятии, возможно улучшить, организовав структуру обратной связи, такую, как: перемещение сотрудников из одной части предприятия в другую с целью разрешения некоторых проблем; создание группы руководства и рядовых сотрудников, которые бы совещались по поводу вопросов, представляющих взаимный интерес, в том чтобы организовать комиссию по качеству товаров, в которая будет контролировать бригадиров, технологов и наиболее опытных сотрудников; проведение постоянных опросов сотрудников в целях получения информации от руководства и рабочих; руководству подразделения нужно научиться оценивать качественную и количественную аспекты своих информационных потребностей, а также других потребителей информации на предприятии; на уровне межличностных коммуникаций организации нужно пройти некоторые преграды, например, неумение эффективно решать производственные вопросы определенной категорией сотрудников, некомпетентность ряда руководителей, нежелание и неумение принимать на себя ответственность за проблемы в производственной процессе.

2. Информационное обеспечение производственных участков и отделов связать в единую компьютерную сеть. Данное действие способствует более интенсивному использованию возможности цехов, получения своевременной и точной информации о состоянии дел.

Заключение

В работе были поставлены следующие задачи:

· рассмотреть сущность коммуникационной структуры;

· рассмотреть виды коммуникационных связей в организации;

· рассмотреть процесс осуществления коммуникационных связей в ООО «Грандэкспо»;

· разработать оптимальную коммуникационную структуру ООО «Грандэкспо».

Коммуникационные структуры предприятия включают в себя многие составляющие, например, кадровую политику, общение в коллективе, социально-психологические аспекты управления. Практически нельзя переоценить значение коммуникаций в управлении. Для того чтобы облегчить организации достижение ее целей руководителям требуется эффективный обмен информацией. В случае, когда сотрудники не смогут иметь возможность обмениваться информацией, они не смогут эффективно работать вместе, сформировывать задачи и решать их.

В процессе работы была рассмотрена коммуникационная структура Общество с ограниченной ответственностью «Грандэкспо» (сокращенно ООО «Грандэкспо») - торговое предприятие г. Москвы, занимающееся реализацией стройматериалов. Созданная руководством сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей.

Руководство высшего звена обладает более высшим статусом, из-за этого появляется желание снабжать их исключительно положительной информацией. Такое положение может привести к тому, что подчиненные не информирует руководство о наличии проблемы. Так как подчиненные часто желают получить одобрение от руководства, они могут говорить ему только то, что он желает услышать.

Для совершенствования коммуникаций рекомендуется:

1. Обеспечить управление информационными потоками в организации, т.е. четко представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями.

2. Использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, письменная и устная речь).

3. Проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля).

4. Организовать системы обратных связей (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров).

5. Практиковать выпуск информационных бюллетеней.

6. Обеспечить повышение квалификации работников управления.

7. Использовать современные информационные технологии (видеоконференции и т.д.).

Список литературы

1. Устав ООО «Грандэкспо» - 1998. с.9

2. Боюр Р.В., Грязнова Ю.Б., Семин С.А. Коммуникация как необходимость и предмет обучения// Атриум. 2005, N 2, С. 41-55.

3. Березин И. Маркетинг и исследования рынков. - М.: Русская Деловая Литература, 2006.-416с.

4. Витт Юрген. Управление сбытом /Пер. с нем. -М.:ИНФА-М, 2005-112с.

5. Герберт А. Саймон. Менеджмент в организациях. М. Экономика. 2005 г.

6. Грязнова Ю.Б. Коммуникационный менеджмент: Сборник докладов. Тольятти, 2005.-140с.

7. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера PR. - С-П: Союз, 2006.

8. Карнеги Дейл "Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей, выступая публично", М, Прогресс, 2006.

9. Конецкая В.П. Социология коммуникации. - М.: Международный университет бизнеса и управления, 2005.

10. Крылов А.Н. Менеджмент коммуникаций. Теория и практика. Издательство национального института бизнеса Москва - 2002.

11. Ростерс Э., Агарвала-Роджерс Р. Коммуникации в организациях. - М,:, 2006.

12. Синяева И.М. Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности. Учебник. - М.: Юнити, 2005.

13. Секерин В.Д. Маркетинг/Учебно-практическое пособие./Издание 2-е исправленное и дополненное - М.: ЗАО «Бизнес-школа»Интел-Синтез»,2006.- 352с.

14. Шепель В.М. Коммуникационный менеджмент Москва Гардарики 2004.

15.Сайт ООО «Грандэкспо» - www.shop-stroitel.ru

16.Журнал "CIO" №6 от 06 августа 2008 года - www.cio-world.ru

17.Информационный бизнес-портал - market-pages.ru