Учет численности персонала ПАО "Широкое"

Учетная политика - совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

Учетная политика организации формируется главным бухгалтером (бухгалтером) организации на основе Положения и утверждается руководителем организации.

Согласно приказу об учетной политике ПАО « Широкое» организация ведения бухгалтерского учета на предприятии устанавливает следующую форму организации учета:

Бухгалтерский учет осуществляет бухгалтерия предприятия, которую возглавляет главный бухгалтер предприятия, в подчинении которого находится заместитель главного бухгалтера. Права и обязанности главного бухгалтера и должностных лиц бухгалтерии определяется Законом Украины «О бухгалтерском учете» и должностными инструкциями.

Обязанности главного бухгалтера:

- организовать систему планирования, учета и анализа на предприятии;

- обеспечивать организацию и ведение бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, налогового учета и налоговой отчетности;

- осуществлять контроль за соблюдением штатной, финансовой и кассовой дисциплины;

- осуществлять связь со сторонними организациями по вопросам, входящим в компетенцию бухгалтерской службы;

- предоставлять руководству предприятия необходимую информацию, содержащуюся во внутренней отчетности, бухгалтерскую (финансовую) отчетность в налоговые органы и фонды, в сроки, установленные законодательством по бухгалтерскому учету и налогообложению.

Учет персонала осуществляет отдел кадров предприятия, предусмотренный штатным расписанием утвержденный руководителем предприятия. Права и обязанности отдела кадров регламентируется предусмотренной на ПАО «Широкое» положением об отделе кадров. В состав обязанностей, которых входит:

· Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.

· Организация проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение.

· Участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационной комиссий.

· Определение круга специалистов подлежащих повторной аттестации.

· Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, распоряжениями и приказами руководителя предприятия.

· Учет личного состава предприятия.

· Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

· Хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам.

· Подготовка материала для предоставления персонала к поощрениям и награждениям.

· Подготовка документов по пенсионному страхованию, а так же документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям; представление их в органы социального обеспечения.

· Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставление им установленных льгот и компенсаций.

· Систематический анализ кадровой работы на предприятии, разработка предложений по ее улучшению.

· Табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков.

· Анализ причин текучести кадров; разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени; контроль их выполнения.

· Составление и ведение установленной отчетности по учету личного состава предприятия, его подразделений и работе с кадрами.

· Формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью.

· Заполнение, учет и хранение трудовых книжек; подсчет трудового стажа.

· Внесение в трудовые книжки сведений о поощрениях и награждениях работающих.

На предприятии существует график документооборота по учету расчетов с персоналом. Рис 2.2

№	Наименование хозяйственной операции	Наименование документа	Составление	Представление в бухгалтерию	Проверка, обработка, подшивка в архив
			Должность	Срок	Должность	Срок	Должность	Срок
1.	Начисление заработной платы	Табель рабочего времени	Заместитель главного бухгалтера	Ежедневно	Заместитель главного бухгалтера	До 30 числа текущего месяца	Главный бухгалтер	До 5 числа следующего месяца
		Расчетно-платежная ведомость	Главный бухгалтер	До 10 числа следующего месяца	-	-	Главный бухгалтер	До 10 числа следующего месяца
		Ведомость перечисления взносов в социальные фонды	Главный бухгалтер	До 10 числа следующего месяца	-	-	Главный бухгалтер	До 10 числа следующего месяца
		Платежные поручения на выплату заработной платы	Бухгалтер	До 10 числа следующего месяца	-	-	Главный бухгалтер	До 10 числа следующего месяца
2	Оформление кадровой документации	Приказы на прием, увольнение, перемещение, отпуск работников	Бухгалтер	Немедленно	Начальник отдела кадров	Немедленно	Главный бухгалтер	Ежедневно
		Журнал учета трудовых книжек	Бухгалтер	Немедленно	-	-

Рис.2.2 График документооборота по учету расчетов с персоналом

Методика учета:

Установлена граница существенности с целью отражения переоценки и уменьшения полезности объектов учёта 10% отклонение остаточной стоимости объектов учёта от их справедливой стоимости;

В учете используются следующие счета: Согласно украинскому плану счетов: 10, 13, 15, 20, 22,23, 24,27, 28, 30, 31, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 46, 48, 50, 60, 61-71,73, 74, 79, 97, 99, 01, 02, 03, 07, 08;

В связи с перерегистрацией предприятия на российское законодательство будут использоваться следующие счета учета:

01, 04,05, 10, 11, 19, 20, 43, 50,51, 58, 60, 62,66, 67, 68,69, 70,71, 73,75,76,80,81, 82,84, 90, 91, 94,99;

Учет сельскохозяйственной продукции на счете 43 ведут в следующей номенклатуре:

1. «Растениеводство»,

2. «Животноводство»,

3. «Подсобных промышленных производств»,

4. «Вспомогательных, обслуживающих и других производств»,

5. «Принятая у населения для реализации».

Кроме продукции сельскохозяйственного производства на сельскохозяйственных предприятиях используются различные другие производственные запасы: сырье для промышленных предприятий, нефтепродукты, минеральные удобрения, запасные части к машинам и механизмам, строительные материалы и прочее. В основном эти ценности приобретаются со стороны, и лишь незначительная их часть изготавливается в хозяйстве. Аналитический учет производственных запасов на счете 10 «Материалы» строится по каждому виду в разрезе субсчетов.

Животные на выращивании и откорме представляют собой группу оборотных средств сельскохозяйственного предприятия. Синтетический учет поголовья молодняка всех видов животных и взрослого скота, поставленного на выращивание и откорм после выбраковки, ведут на счете 11 «Животные на выращивании и откорме». Учет на аналитических счета ведут по трем единицам измерения: по количеству, по стоимости и по массе.

Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих предприятию на правах собственности, осуществляется на следующих счетах:

- 01 "Основные средства" (активный);

- 02 "Амортизация основных средств" (пассивный);

- 91 "Прочие доходы и расходы" (активно - пассивный).

Аналитический учет по счету 02 "Амортизация основных средств" ведут по видам и отдельным инвентарным объектам основных средств.

Синтетический учет нематериальных активов осуществляют на счетах 04 "Нематериальные активы", 05 "Амортизация нематериальных активов", 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсчет 2 "НДС по приобретенным нематериальным активам", и счете 91 "Прочие доходы и расходы".

Счет 04 активный, предназначен для получения информации о наличии и движении нематериальных активов, принадлежащих организации на правах собственности. Учет нематериальных активов на счете 04 осуществляют в первоначальной оценке. По некоторым видам нематериальных активов со счета 04 списывают на счета затрат начисленную амортизацию по этим активам.

На счете 05 "Амортизация нематериальных активов" отражают начисление и списание (при выбытии) амортизации по тем видам нематериальных активов, по которым погашение их стоимости производится с использованием счета 05.

Расходы по приобретению и созданию нематериальных активов относятся к долгосрочным инвестициям и отражаются по дебету счета 08 "Вложения в необоротные активы" с кредита расчетных, материальных и других счетов.

Аналитический учет нематериальных активов осуществляют в карточке учета нематериальных активов.

Для учета всех видов денежных средств в плане счетов выделяется специальный раздел со счетами: 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути». На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются наличные денежные средства в кассе организации.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассе товарных контор и других организаций на транспорте.

Субсчет 50-3 «Денежные документы» на этом субсчете должны учитываться находящиеся в кассе организации почтовые марки, оплаченные билеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.

Учет движения средств в хозяйстве ведется на активном счете 51 «Расчетный счет». По дебету отражается поступление денежных средств на расчетный счет в банке. По кредиту счета 51 отражаются суммы, полученные из банка или перечисленные на другие счета или другими организациями.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги сельскохозяйственные предприятия учитывают на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет является пассивным и имеет кредитовое сальдо. На счете 60 учитывают расчеты с поставщиками и подрядчиками:

Расчеты сельскохозяйственного предприятия с заготовительными организациями и прочими покупателями за проданную продукцию учитывают на балансовом счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Этот счет является активным и имеет сальдо по дебету. На нем учитывается задолженность заготовительных организаций и прочих покупателей в пользу хозяйства. Операции по продаже сельскохозяйственной продукции заготовительным организациям и прочим покупателям отражаются на данном счете следующим образом. По дебету счета показывают задолженности в пользу хозяйства с соответствующих заготовительных организаций и прочих покупателей за проданную им продукцию, по кредиту- погашение этой задолженности.

По счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в зависимости от видов расчетных операций выделяют субсчета: 62-1 «Расчеты по государственным контрактам», 62-2 «Расчеты в порядке инкассо», 62-3 «Расчеты плановыми платежами», 62-4 «Векселя полученные», 62-5 «Расчеты с прочими покупателями и заказчиками».

Учет труда и его оплаты является одним из важнейших участников бухгалтерского учета, обеспечивающих накопление и систематизацию информации о затратах труда на производство продукции и оплату труда каждому работнику. Необходимым условием правильного определения оплаты труда и соблюдения принципов материальной заинтересованности работников является хорошо организованный бухгалтерский учет.

Резервы по сомнительным долгам учитываются на пассивном счете 63 «Резервы по сомнительным долгам». По кредиту счета отражают создание резервов, по его дебету - их использование, списание. Для списания имеющихся на балансе сомнительных долгов за счет прибыли создается специальный резерв

Синтетический учет расчета с персоналом по оплате труда, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данного предприятия осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (пассивный). По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, доходов от участия в предприятии, а по дебету - удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не влаченные в срок суммы оплаты труда и доходов.

Для учета краткосрочных и долгосрочных кредитов используются счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам». Это пассивные счета; по их кредиту отражается задолженность организации. Оборот по дебету показывает сумму погашенных кредитов и займов, оборот по кредиту - увеличение задолженности .

По кредиту счета 68 отражают начисленные суммы платежей в бюджет. По дебету этого счета записывают погашение задолженности финансовым органам по платежам в бюджет, а также начисленные суммы налога на добавленную стоимость. Налоги с заработной платы работников отражают по данным расчетно-платежных ведомостей. Что касается специализированных налогов и сборов, уплачиваемых в дорожные фонды, то они также учитываются на счете 68 «Расчеты по налогам и сборам».

По счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» ведется учет расчетов по социальному страхованию (субсчет 1), пенсионному обеспечению (субсчет 2), медицинскому страхованию(субсчет 3).

Все операции по расчетам с организациями социального страхования учитывают на субсчете 1 счета 69. На кредит этого субсчета записывают суммы, начисленные органам социального страхования. Кроме того, по кредиту отражают суммы поступлений от членов профсоюза за частичную оплату стоимости льготных путевок и от профсоюзных органов на возмещение сумм превышения расходов на социальное страхование над суммой отчислений.

Аналитический учет по субсчету 1 счета 69 ведут по видам расчетов с органами социального страхования.

Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету счета записывают выданные под отчет суммы, по кредиту - списанные долги с подотчетных лиц согласно предоставленным отчетам, а также возврат неиспользованных сумм авансов.

Для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда, с подотчетными лицами и депонентами, используют синтетический счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Для учета различных расчетных отношений с другими предприятиями, организациями, отдельными лицами используют активно - пассивный счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Данный счет имеет два сальдо: по дебету - задолженность хозяйству отдельных организаций и лиц; по кредиту - задолженность хозяйства отдельным организациям и лицам.

Учет уставного капитала осуществляют на счете 80 "Уставный капитал". Счет пассивный, поскольку он отражает источники образования средств. По кредиту его отражают увеличение уставного капитала, а по дебету производят записи, связанные с его уменьшением.

Сальдо этого счета должно соответствовать размеру уставного капитала (фонда), зафиксированного в учредительных документах организации.

ПАО «Широкое» получает основную часть прибыли от продажи продукции сельского хозяйства. Прибыль от продажи продукции (работ, услуг) определяют как разницу между выручкой от продажи продукции (работ, услуг) в действующих ценах без НДС и акцизов, экспортных пошлин и других вычетов, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и затратами на ее производство и продажу. Финансовый результат от продажи продукции (работ, услуг) определяют по счету 90 "Продажи". Этот счет предназначен для обобщения информации о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности организации, а также для определения финансового результата по ним. На этом счете отражаются, в частности, выручка и себестоимость.

Субсчет 90.9 "Прибыль (убыток) от продаж" предназначен для выявления финансового результата от продаж за отчетный месяц.

Аналитический учет по счету 90 "Продажи" ведут по каждому виду проданной продукции, товаров, выполненных работ и оказанных услуг, а при необходимости и по другим направлениям (по регионам продаж и т.п.).

Для учета прочих доходов и расходов предусмотрен счет 91.Счет финансово-результативный, по кредиту поступления связанные с продажей, процентами, штрафы, пени, по дебету расходы на проценты, штрафы, пени, неустойки и др.К счету 91 могут быть открыты следующие субсчета;91.1 «Прочие доходы»91.2 «Прочие расходы»91.3 «Сальдо прочих доходов и расходов».

Конечный финансовый результат деятельности предприятия характеризуется прибылью или убытком. Для его выявления предназначен активно-пасивный синтетиче6ский счет 99 «Прибыли и убытки». По кредиту его отражают суммы полученной прибыли, по дебету - убытки. В течении года записи на этом счете ведутся накопительно, нарастающим итогом; на начало года остатка по этому счету не должно быть.

Для учета расходов на ПАО «Широкое» используется 9 класс плана счетов.

Затраты будущего периода списывать на затраты в соответствии счетов и сметы затрат на производство продукции, выполнения работ, предоставления услуг с учетом плановой себестоимости количества изделий, работ, услуг.

Все хозяйственные операции на предприятии оформляются согласно методам ведения бухгалтерского учета, операции оформляются на типовых бланках форм первичных документов.

Документооборот осуществляется согласно графику документооборота составленном на ПАО «Широкое» отвечающим требованиям «Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учёте» от 24.05.95г. №88;

Инвентаризация на предприятии осуществляется согласно инструкции по инвентаризации постоянно действующей в составе:

- председатель комиссии - директор В. И.Гальчев ;

- зам. председателя комиссии - главный бухгалтер Доценко И. И;

- члены комиссии - устанавливаются в соответствии с выбранными объектами инвентаризации, согласно приказу;

Контроль за выполнением приказов на предприятии возложен на главного бухгалтера .

К основным средствам на ПАО «Широкое» относятся активы, сроком полезного использования более 1 года и стоимостью свыше 500 грн.( 1500 руб.). Выбран прямолинейный метод начисления амортизации.

Налоговый учёт ведётся в системе регистров бухгалтерского учёта с выделением отдельных граф.

Учетная политика трактуется как выбранная предприятие совокупность отдельных способов ведения бухгалтерского учета. В ней отражены все особенности методов ведения бухгалтерского учета на предприятии. Учетная политика сформирована главным бухгалтером на основании соблюдения действующего законодательства. В содержание учетной политики включены методологические, технические и организационные аспекты. Методологический аспект раскрывает природу отдельных объектов учета исходя из действующей нормативной базы. Технический аспект учетной политики предусматривает рабочие инструменты реализации методологического аспекта. Организационным аспектом учетной политики является форма организации бухгалтерской службы управления.

2.3 Организация документооборота по учету численности работников

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

При формировании первичных документов по учету персонала и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

· №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,

· №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы являются основанием для приема на работу. Лицо, ответственное за учет личного состава работников организации, в соответствии с приказом о приеме на работу заполняет на каждого вновь принятого личную карточку, делает запись в трудовой книжке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет; (Приложение В )

Срок хранения 75 лет.

На предприятии существует оперограмма по внутреннему движению приказа.

Операция	Бухгалтер	Директор	Работник
Создание приказа
Согласование приказа
Подпись приказа
Исполнение приказа
Передача в архив

Рис. 2.1 Оперограмма по внутреннему движению документа

· №Т-2 «Личная карточка работника»,

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора. В ней содержатся общие сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и др.), сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, переподготовке, отпуске и другие дополнительные сведения.( Приложение Д )

Срок хранения 75 лет.

· Трудовая книжка

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ). Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек в настоящее время регламентируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях в редакции постановления Госкомтруда СССР от 02.08.85 № 252 (с изменениями на 19.10.90). В настоящее время в свете введения в действие Трудового кодекса Минтруд РФ готовит новый нормативный документ, регламентирующий ведение трудовых книжек

· Личное дело работника

Совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В личное дело включаются: внутренняя опись документов дела, дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров (анкета), автобиография, копия документа об образовании, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу, копии приказов о переводе, документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных, аттестационные документы, копии приказов о переводах, поощрениях и налагаемых на работника взысканиях. В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

· №Т-3 «Штатное расписание».

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом. ( Приложение Ж )

Срок хранения 3 года.

· №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,

· №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

Используются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу внутри организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

Срок хранения 75 лет.

· №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,

· №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

· Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом). Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

Срок хранения 5 лет.

· №Т-7 «График отпусков».

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.
Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

· №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

· №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

Применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником.

Срок хранения 75 лет.

· №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

· №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

Применяются для оформления и учета направлений работника(ов) в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок. При необходимости указываются и другие условия направления в командировку

Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках - 10 лет).

· №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

Является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работников кадровом службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности - 75 лет).

· №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,

· №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.

Срок хранения 75 лет.

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

· №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам. Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности. Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.

Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда - 75 лет).

· №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников). ( Приложение З )

Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда - 75 лет)

· №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,

· №Т-51 «Расчетная ведомость»,

· №Т-53 «Платежная ведомость», применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 - не составляются. В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).

· №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.

Срок хранения 5 лет.

· №Т-54 «Лицевой счет»,

· №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт - средства вычислительной техники), применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.

Срок хранения 75 лет.

· №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.

Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).

· №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).

Ведение учета личного состава и использования рабочего времени обязательно для любой организации. По этим показателям организацией предоставляется статистика в государственные органы.

Классификация личного состава производится в зависимости от сферы приложения труда (на производственных и непроизводственный персонал) и по категориям (рабочие, руководители, специалисты и служащие).

Учет личного состава работающих ведется путем оформления соответствующих документов на всех этапах движения работников организации. Основными документами являются: приказ о приеме на работу, приказ о переводе на другую работу, приказ о предоставлении отпуска, приказ о прекращении трудового договора. На каждого работника в отделе кадров открывается личная карточка, в которой отмечаются все факты его деятельности.

Учет использования рабочего времени ведется в табеле учета использования рабочего времени на основании соответствующих документов. Данные учета личного состава работающих и учета использования рабочего времени применяются для определения суммы заработной платы и фонда оплаты труда.



РАЗДЕЛ 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ДОКУМЕНТООБОРОТОМ ПО УЧЕТУ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ НА ПАО « ШИРОКОЕ»

Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Для эффективного развития предприятия необходимо управление документами на протяжении всего их жизненного цикла -- от создания до списания в архив.

Проанализировав документооборот на ПАО «Широкое» можно выделить ряд проблем:

-на предприятии большое количество документов;

- на первичных документах (расчетная ведомость, платежная ведомость) отсутствуют необходимые подписи руководителя и главного бухгалтера, которые подтверждают достоверность документа. Такие документы и совершаемые на их основании операции могут быть признаны недействительными.

- сложные схемы согласования документов;

- используются нетиповые формы документов, например, сведения о численности, заработной латы и движении работников. Зачастую они не приспособлены для полного и точного отражения хозяйственных операций по оплате труда.

- территориальная распределенность подразделений;

- отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

- поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения;

- незнание или несоблюдение работниками законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;

- несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями.

- Не всегда в документах заполняются строки и графы, которые предусмотрены бланками документов, например, номера документов, коды структурных подразделений, коды аналитического учета. Это может привести к отсутствию полной информации о хозяйственных операциях, что приведет к искажению данных при их учете.

- Уровень учётной политики, применяемой на предприятии, характеризуется как неудовлетворительный. В ней не отражены изменения в законодательстве.

Поэтому в ходе работы необходимо совершенствовать систему контроля за документооборотом на ПАО «Широкое» . Для этого необходимо на предприятии :

- в первую очередь вывести на должный уровень первичный учет, а именно: строгое и обязательное заполнение всех реквизитов; если некоторые реквизиты не заполняются, то в соответствующем месте делать прочерк;

- применять унифицированные формы первичных учетных документов и учетных регистров.

- Установить контроль со стороны бухгалтерии за соблюдением четкого порядка оформления документации.

- Прием и передачу документов на всех этапах рекомендуется производить без расписки в получении.

Учет передачи документов одной инстанции другой производится путем проставления соответствующей отметки в рекомендационных карточках.

Под расписку целесообразно передавать только:

· контролируемые документы;

· материалы, связанные с денежной отчетностью, конфликтными ситуациями;

· некоторые документы по личному составу и т.д.

Контролируемые документы передаются в другие подразделения или другому лицу только с ведома службы, осуществляющей контроль за испытанием этих документов.

- Совершенствовать технологии документооборота:

· создание моделей учрежденческого документооборота;

· составление маршрутных карт технологического процесса;

· разработка рациональных схем документооборота;

· составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

· оптимизация процедур подготовки и оформления документации;

· упорядочение документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

- Сокращать объемы документооборота:

· регламентация документирования;

· рационализация документации;

· создание унифицированных систем документации;

· разработка унифицированных требований к текстам;

· использование бездокументных связей.

Опосредованное влияние на документооборот оказывают такие составляющие документационного обеспечения управления, как

· информационно-поисковая система предприятия;

· система контроля исполнения документов;

· установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятельности предприятия ;

· рациональные маршруты движения кортежей документов (по каждому типу решений).

- Создание технологической карты

В технологической карте на документооборот должен отразиться весь маршрут документооборота с момента его составления до сдачи в архив.

По вертикали технологической карты располагают операции в их технологической последовательности, по горизонтали

· методика работы,

· применяемое оборудование и материалы,

· продолжительность процесса,

· трудовые затраты.

Основное достоинство такой карты - возможность регулирования с ее помощью последовательности операций, производимых с основными видами документов.

Правильно заполненная технологическая карта может служить также своеобразной должностной инструкцией.

- Повышение качества документов и сокращение объемов текстов:

· уменьшение различных преамбул, не несущих полезной информации (особенно это положение относится к распорядительным документам - приказам, решениям, где констатирующая часть в ряде случаев является либо дословным воспроизведением документов вышестоящей организации, либо чем-то вроде краткого отчета или перечисления фактов);

· исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз, выражающих благодарность или уважения адресатам.

Требование к изложению содержания документа:

· применение унифицированных текстов;

· ясность формулировок;

· реальность сроков исполнения.

· применение такой формы документов, как таблицы и анкеты, позволяет исключить излишние данные, упорядочить информацию, сопоставить сведения, сократить их объем.

· уменьшение физического размера документа за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст на четкие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5% за счет исключения словесных переходов между частями.

· построение эффективных информационно-поисковых систем;

· копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа «выписок».

План сокращения объема документооборота:

· в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов;

· вывести предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции;

· в номенклатурах дел сократить количество дел за счет ликвидации дублирования;

· унифицировать распорядительные документы, заменить директивные, инструктивные и т.п. письма единой формой правового акта «Указание»;

· разработать трафаретные тексты наиболее часто повторяющихся документов;

· повысить качество подготовки и оформления документов, унифицировать бланки в соответствии с действующими стандартами;

· расширить практику бездокументационного решения служебных вопросов;

· для экономии бумаги усилить контроль за тиражированием документов;

· разработать табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и исполнения.

· заменять, по возможности, бумажную копию документа электронной копией, которая должна быть удобна пользователю (в то же время бумажный документ сохранится в целом ряде случаев в силу традиционных критериев).

В целях дальнейшего совершенствования можно также рекомендовать применять новую версию «1С: Бухгалтерия-8.2».

В новой версии «1С: Бухгалтерии-8.2»:

- разработана процедура контроля ввода вида операции - одного из определяющих реквизитов документа. Теперь выбор операции запрашивается сразу при вводе нового документа. (Эта возможность может быть отключена в настройках пользователя);

- любой документ открывается на первой заполненной закладке.

Для контроля и анализа расходов на оплату труда в рамках программы 1С, мы предлагаем формировать отчет Анализ расходов на оплату труда. Отчет предназначен для получения сведений о расходах на оплату труда и отчислениях на социальные нужды. Он позволяет контролировать расходы по зарплате и налогам по каждому подразделению и номенклатурной группе (по всем счетам затрат).

В рамках программы «1С: Бухгалтерии-8.2» формируются Новые отчёты по закрытию месяца. Данные отчеты обеспечивают прозрачность завершающих операций и повышают оперативность, точность и наглядность учета. Все промежуточные расчёты могут быть проанализированы с помощью специальных отчетов - справок-расчётов, которые можно формировать с различной степенью детализации, в различных разрезах. В результате пользователь видит связь введённых им данных с результатами расчётов.

Новая версия 1С позволяет использовать Режим проверки соотношений показателей налоговых деклараций, предназначен для выявления методических и арифметических ошибок, допущенных пользователем при составлении отчётов. Контролируется взаимная увязка данных как между разделами одной отчётной формы, так и между различными формами отчётности. При этом пользователь сразу видит, по каким показателям выявлены расхождения, ведущие к ошибкам в отчётности.

В целях совершенствования автоматизации бухгалтерского учета необходимо использовать специальный механизм «Экспресс-проверка ведения учета».

«Экспресс-проверка ведения учета» - это инструмент «1С:Бухгалтерии 8.2», который обеспечивает анализ данных информационной базы на соответствие законодательству и заложенной в программе методологии учета, помогает бухгалтеру в любой момент времени получить как сводную, так и достаточно детальную информацию о состоянии данных его информационной базы, своевременно выявить ошибки в ведении учета до того, как будет сформирована бухгалтерская и налоговая отчетность.

Устранение выявленных недостатков и внедрение предложенных мероприятий будут способствовать оперативности, наглядности учета и контроля, созданию экономически обоснованной и достоверной информации о труде и его оплате; производить точную и своевременную оплату труда работников организации, следить за законностью операций, связанных с начислением и выплатой причитающегося заработка, устранением непроизводительных выплат, скрытых и явных потерь рабочего времени, эффективностью применяемых форм организации и стимулирования труда.

Совершенствование документооборота на ПАО «Широкое» позволит в значительной степени сократить затраты времени на создание документов, улучшит сам документооборот , позволит более эффективнее контролировать движение документов и производить непосредственно за ним контроль.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

От обеспеченности предприятия персоналом и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ, степень использования оборудования, машин и механизмов и как следствие объема производства продукции , выполнения работ и оказание услуг.

Ведение кадрового делопроизводства на ПАО «Широкое» позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

· Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

· Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства.

· Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

· Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

В рыночных условиях хозяйствования предприятиям предоставлена большая свобода в использовании трудовых ресурсов и определении форм и размеров оплаты труда сотрудников. Сотрудники же, в свою очередь, достаточно свободно могут выбирать предприятие, на котором им будут предложены наиболее привлекательные условия, причем едва ли не во всех случаях на первом месте при принятии ими решения о трудоустройстве будет стоять размер оплаты труда. Правда на данный момент после переходы Крыма в состав Российской Федерации в разы увеличились выплаты государственным служащим, военным, врачам, преподавателям.

Заработная плата всех сотрудников предприятия в сумме дает показатель фонда оплаты труда, который занимает немалую долю в расходах предприятия. В зависимости от отраслевой принадлежности и политики руководства в области выплат сотрудникам, доля расходов на фонд оплаты труда может колебаться от нескольких процентов до половины общей суммы выплат предприятия.

Подведя итоги проведенного анализа по учету численности персонала предприятия в числе мер, которые можно предложить по улучшению кадровой политики ПАО « Широкое», особенно можно выделить:

1) профессионализм наемных рабочих - обращать внимания на опыт работы на должности, на которую он претендует;

2) выделять и поощрять более перспективных работников;

3) отправлять перспективных кадров на курсы повышения квалификации;

4) увеличить приток молодежи;

5) ввести систему грейдирования;

6) внедрение системы адаптации персонала (наставничество и коучинг)

В целом про проведенному исследованию предприятия, можно сказать, что ПАО « Ширкое» находится на стадии развития и совершенствования своих возможностей, при правильной и четкой организации работы достигнет лучших результатов.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1) Арсеньев Ю.Н. Управление персоналом. Модели управления: [учебное пособие.] / Ю.Н. Афанасьев. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 107с.

2) Армстронг М.С. Практика управления человеческими ресурсами.8-е изд: [ учебное пособие] / М.С. Армстронг. ? СПБ: Питер, 2007 - 103с.

3) Алавердов, А.Л. Управление кадровой безопасностью организации [Текст] / А.Л. Алавредов. - М.: Маркет ДС Корпорейшн, 2008. - 176 с. - ISBN: 5-275-00959-3.

4) Алехина, О. Служба персонала [Текст] / О. Алехина, А. Павлуцкий // Управление персоналом. - 2009. - №11. - с. 56-59.

5) Анцупов, А.Я. Социально-психологическая оценка персонала [Текст]: Учеб. пособие для вузов / А.Я. Анцупов, В.В. Ковалев. - М.: ЮНИТИ, 2009. - 303 с. - ISBN: 5-270-010-54-4

6) Базаров, Т.Ю. Управление персоналом развивающейся организации [Текст]: учебное пособие / Т.Ю. Базаров. - М.: ИПК Госслужбы, 2009. - 356 с. ISBN: 5-870-040-71-7

7) Берглезова Т.В. Понятие кадрового потенциала и его влияние на эффективность деятельности промышленного предприятия: [учебное издание] / Т.В. Берглезова. - 2008. - 57с.

8) Биктяков, К.С. Повышение адаптивности системы управления персоналом хозяйствующих субъектов [Текст] / К.С. Битяков // Управление персоналом. - 2009. - № 11. - с. 11-12.

9) Блинов, А.О. Управление персоналом [Текст]: учеб. для вузов / А.О. Блинов, Х.И. Кайтаева. - М.: Элит, 2010. - 390 с. - ISBN: 5-270-010-54-4

10) Васильева, М.Г. Развитие управления персонала в условиях инноваций [Текст]/ М.Г. Васильева // Управление персоналом. - 2009. - № 4. - с.54-56.

11) Вотякова И.В., Брендаков В.Н. Оценка эффективности инвестиций в кадровый потенциал при формировании стратегии инновационного развития кадрового потенциала организации управление персоналом: [учебное пособие] / И.В. Вотякова, В.Н. Брендаков. - 2008. - № 6. - 127с.

12) Герчикова И.Н. Менеджмент: [ учебное пособие] / И.Н. Герчикова. - М.: ЮНИТИ, 2000. - 238 с.

13) Гордеев, М. Премирование руководителей группы компаний [Текст]/ М. Гордеев, О. Агафонова, Н. Маскаева // Справочник по управлению персоналом. - 2009. - №6. - с. 62-69.

14) Горелов, Н.А. Вознаграждение работникам (Компенсационный менеджмент) [Текст]: Учеб. пособие. / Н.А. Горелов. - СПб.: Информационно издательское агентство «Лик», 2010. - 816с. - ISBN: 5-02-008071-3.

15) Закон Украины « О занятости населения» от 01.03.1991№804- XII ( с изменениями и дополнениями) // Ведомости Верховной Рады Украины от 1991г., № 14, ст. 170.

16) Закон Украины « О коллективных договорах и соглашениях» от 01.07.1993 № 3357 - XII ( с изменениями и дополнениями) // Ведомости Верховной Рады Украины от 07.09.1993г., № 36, ст. 361.

17) Закон Украины « О порядке разрешения коллективных трудовых споров» от 03.03.1998 № 137/98-ВР, (с изменениями и дополнениями) // Ведомости Верховной Рады Украины от 16.10.1998г., № 5458- VI).

18) Закон Украины « Об оплате труда» от 24.03.95 № 108/95-ВР (с изменениями и дополнениями) // Ведомости Верховной Рады Украины от 25.04.1995г., № 17, ст. 121.

19) Закон Украины « О пенсионном обеспечении» от 06.12.91 № 1931- XII (с изменениями и дополнениями) // Ведомости Верховной Рады Украины от 1992г., № 3, ст. 10.

20) Кибанов А.Я. Основы управления персоналом: [учебное пособие] / А.Я. Кибанов. ? М.: ИНФРА-М, 2006. - 239с.

21) Кравченко К.А. Организационное строительство и управление персоналом крупной компании: [ учебное пособие] / К.А.Кравченко ? М.: Академический Проект, 2005. - 206с.

22) Кузнецова...И.В. Управление кадровым потенциалом в промышленности: [ учебное пособие] / И.В. Кузнецова - 2002. - 168с.

23) Кузьмина Н.В. Система управления кадровым потенциалом в интегрированных корпоративных структурах: [ учебное пособие] / Н.В. Кузьмина. - М.: 2004. - 170с.

24) Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 (с изменениями и дополнениями).

25) Кодекс Законов о Труде Украины от 10.12.71 № 322-XII ( с изменениями и дополнениями) // Ведомости Верховной Рады Украины от 1971г., № 50, ст. 375.

26) Литягин, А. Целевое управление и премирование. Технология управления персоналом в России. Опыт профессионалов [Текст] / А. Литягин. - М.: Знание, 2009. - 291 с. - ISBN: 5-471-08045- 4.

27) Лукичева, Л.И. Управление персоналом [Текст]: Учеб. пособие / Л.И. Лукичева; Под ред. Ю.А. Аниекина. - М.: Омега-Л, 2008. - 262с. . - ISBN: 5-05-006092-4.

28) Мансуров, Р. Практика реформирования системы оплаты труда в компании [Текст]/ Р. Мансуров // Справочник по управлению персоналом. - 2009. №4. - с. 82-85

29) Мельник, М.В. Анализ и оценка систем управления на предприятиях Текст М.В. Мельник. - М.: Академия, 2011. - 221 с. . - ISBN: 5-10-021035-6.

30) Миронова, С. Типичные ошибки в премировании работников[Текст] / С. Миронова // Справочник по управлению персоналом. - 2009. - №1. - с. 77-84.

31) Михайлова, А. Контроллинг персонала - инновационная модель управления системой управления персоналом [Текст] / А. Михайлова // Управление персоналом. - 2009. - № 6.

32) Музыченко, В.В. Управление персоналом. Лекции [Текст] : Учебное пособие для студентов высших учебных заведений / В.В. Музыченко. - 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2009. - 528 с. - ISBN: 5-04-044212-8.

33) Низова Л.М. Трудовые ресурсы и трудовой потенциал как фактор демографического развития общества: [ учебное пособие] / Л.М. Низова. - Изд-во ГТУ Йошкар-Ола, 2002. - 98с.

34) Одегов Ю.Г. Управление персоналом, оценка эффективности: [учебное пособие для вузов.] / Ю.Г. Одегов. - М.: Экзамен, 2002. - 215с.

35) Орлова Л.Н. Инновационный менеджмент: [учебное пособие.] / Л.Н. Орлова.- М.:ИНФРА-М, 2004. - 238с.

36) Первенцев А. Развитие системы управления персоналом в условиях организационных изменений [Текст] / А. Первенцев // Кадровик. Кадровый менеджмент. - 2008. - № 6. - с. 15-18.

37) Петров В.И. Анализ использования трудовых ресурсов предприятия Современное управление: [ учебное пособие] / В.И. Петров. - 2001. - №12.

38) А.М. Горбатова, Н.Н. Шиян, Н.Г. Соляника. - М.: Охрана труда и социальное страхование, 2008. - №1. - 127с.

39) Спивак В.А. Служба кадров и персонал: [ учебное пособие] / В.А. Спивак. - СПБ: Издательство "Питер", 2001. - 416 с.

40) Лобанова О.А, Панова Л.Н. Справочник по управлению персоналом: [ учебное пособие] / О.А Лобанова, Л.Н. Панова. - М.: Вестник НСК, 2008. - №3. - 127с.