Сущность и построение микрологистических схем

3. Менеджер отдела по работе с клиентами проставляет отметку о согласии, предварительно согласовав с клиентом время сдачи груза или подачи ТС.

4. После фактической отгрузки продукции клиента, менеджер отдела региональных перевозок проставляет отметку «Машина в пути».

5. По прибытию машины в конечный пункт и передачи всего груза клиенту, менеджер отдела региональных перевозок проставляет отметку «Заявка выполнена».

6. На основании всех данных бухгалтер выставляет счёт клиенту.

7. После фактической оплаты бухгалтером проставляется отметка «Счёт оплачен».

8. Единая информационно-управленческая система автоматически заносит выполненную заявку в папку, созданную под нового клиента.

При разработке и внедрении единой информационно-управленческой системы необходимо определить её организационные рамки, а именно - выделить те структурные подразделения (функциональные области), деятельность которых будет оптимизирована с помощью «Трафика».

Организационные рамки проекта:

ь Бухгалтерия.

ь Отдел по работе с клиентами.

ь Отдел региональных перевозок.

Бухгалтерия

Автоматизация бухгалтерии строится на одном важном принципе: раз операция уже прошла в оперативном учете, то в единую информационно-управленческую систему она должна попадать, только дополняясь необходимыми бухгалтерскими реквизитами: Датой проведения в бухгалтерии, Проводками, а происходить это должно под контролем бухгалтера. Основными поставщиками этой информации являются: отдел по работе с клиентами, отдел региональных перевозок и склад. Таким образом, формируется около 75-85% первичной информации, проводимой в бухгалтерии. И только остальные 15-25% нужно будет внести вручную для полной картины. Внедрение единой информационно-управленческой системы на данных оперативного учета всегда обеспечивает схождение бухучета и оперативной информации на отчетную дату в бухгалтерии.

После установления и успешной реализации ИУС «Трафик» бухгалтерия должна обеспечивать точность и скорость обработки информации, иметь функцию закрытия периода, автоматически формировать сальдо на любую дату, вести налоговый учет и т.д. Главный бухгалтер должен иметь возможность получать любую информацию, в любых разрезах, с любой аналитикой.

Отдел по работе с клиентами

Продвижение транспортно-логистических услуг сегодня рассматривается как наиболее важная составляющая деятельности предприятия ООО «АГМА». Менеджеры отдела по работе с клиентами должны иметь удобный и функциональный инструмент для планирования и контроля исполнения своих обязательств. Кроме этого, работа по продажам транспортных услуг тесно сопряжена с производством - непосредственной транспортировкой грузов отделом региональных перевозок и обработкой грузов на складе. Работу предприятия оценивает клиент.

Предприятие, позиционирующее себя на рынке "прозрачным" для клиента должно выполнить как минимум два основных принципа:

· клиент должен получить полную и достоверную информацию о покупаемых услугах,

· клиент должен точно о сроке выполнения своего заказа.

Система отражения состояния выполнения заказа в «Трафике» позволяет клиенту знать о состоянии заказа и выстраивать свои дальнейшие планы в соответствии с этими знаниями.

Скорость оформления отгрузочных документов - еще одна оценка, которую получает продавец от клиента, а в некоторых случаях - это прямые финансовые затраты, например, в случае простоев - оплачивается каждый час простоя.

Отдел региональных перевозок

Контроль затрат на транспортировку - одна из сложных задач управления, но, в то же время, один из существенных способов повлиять на себестоимость предоставляемых услуг и на рентабельность.

Важным моментом является загрузка транспортных средств и связь с клиентами предприятия. Даже имея полную ясность с заказами, иногда трудно вручную оптимально загрузить транспортные средства, с учетом имеющегося свободного подвижного состава, сроков доставки и сроков выполнения заказов. Отражение состояния транспортных издержек в бухгалтерском учете - трудоемкий процесс.

Решением данных проблем является внедрение единой информационно-управляющей системы «Трафик».

Взаимодействие бухгалтерии, отдела региональных перевозок, отдела по работе с клиентами и склада представлено на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Конфигурация логистической системы ООО «АГМА» в рамках внедряемой Единой информационно-управленческой системы «Трафик».

Циркулирующая информация в ООО «АГМА» выявляет конкретные потребности участников этой системы. Информация объединяет их. Циркулирующая информация помогает бесперебойному, своевременному выполнению вышеописанных функций, выполняемых услуг отделами компании и качественному управлению.

Входная информация.

ь Получение заявки от заказчика по телефону, факсу, Интернету (отдел по работе с клиентами);

ь Заключение договора перевозки (отдел по работе с клиентами);

ь Получение Заявки на перевозку от клиента (отдел по работе с клиентами);

ь Получение от перевозчика согласованной заявки (отдел региональных или международных перевозок);

ь Получение информации о ходе выполнения транспортировки, о простоях, о форс-мажоре (отдел региональных или международных перевозок);

ь получение бухгалтерских документов, подтверждающих оплату предстоящей перевозки (бухгалтерия);

Выходная информация.

ь Подписанный договор (Генеральный директор);

ь Заполненная и подписанная заявка на перевозку (менеджер производственного отдела);

ь Информирование грузоотправителя и грузополучателя о ходе выполнения процесса транспортировки (отдел по работе с клиентами);

ь Выставление счетов заказчику (бухгалтерия).

Рассмотрим процесс движения информационных потоков на примере отдела перевозок.

В процессе осуществления своей деятельности Отдел перевозок постоянно получает большое количество информации от разных источников, в свою очередь, являясь источником информации для других экономических единиц. Вся информация содержится на бумажных носителях. Процесс обмена информацией представляет собой неупорядоченное движение документов, которое зачастую влечёт за собой потерю необходимых данных. Вследствие чего, возникает необходимость создания единой информационно-управляющей системы, которая позволит сократить время на обработку заказов клиента, увеличить производительность как менеджеров функциональных подразделений, а также повысить скорость обмена информацией и достоверность предоставляемых данных.

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств (средства сбора, передачи, хранения, представления, транспортировки, использования информации, оргтехника, средства связи и др.), необходимых для работы отдела. Центральное место среди всех технических средств занимает персональный компьютер.

Характеристики ПК каждого рабочего места сотрудников отдела региональных перевозок:

Компьютер:

Intel Pentium III 1200 (133FSB), видеокарта nVidia GF2 MX400 64Mb SDR AGP + Keyboard + Mouse + 3,5 FDD + CD-ROM Asus 50x (S500/A) - для рабочих станций.

Intel Pentium IV 2000A S-487, видеокарта nVidia GF4.4200 128Mb DDR/DVI/TV + Keyboard + Mouse + 3,5 FDD + Creative Live! 5.1 SB 0220 PCI + CD-ROM Asus 50x (S500/A) - для сервера сети.

Intel Pentium IV 2000A S-487, видеокарта nVidia GF2 MX400 64Mb SDR AGP + Keyboard + Mouse + 3,5 FDD + Creative Live! 5.1 SB 0220 PCI + CD-ROM Asus 50x (S500/A) - для рабочей станции начальника отдела.

2. Видеосистема:

Выбор мониторов остановился на 17-дюймовых мониторах ViewSonic G75F, 0.25 с разрешающей способностью 1600x1200.

3. Носители информации:

CD-ROM Asus 50x S500/A - необходим и достаточен для выполняемых работ.

4. Периферия:

Keyboard Genius KB-06X (PS/2), Mouse Genius Net Scroll+ PS/2, колонки Jaster SP-676 (2x5W RMS), сетевой фильтр Pilot L.

Перечень технических средств на рабочем месте сотрудника отдела продаж выглядит следующим образом:

1) телефон (Panasonic KX-TS2363RU аналоговый проводной телефон, тоновый/ импульсный набор, 1 - канальный);

2) факсимильный аппарат (Panasonic KX-T2365, ЖКД, спикерфон, однокнопочный набор 28 ном);

3) ксерокс (EPSON AcuLaser C1000)

4) ПК;

5) Калькулятор (Citizen SDC-660).

Для облегчения информационного, документационного, ресурсного обмена между всеми подразделениями в компании разработана и внедрена локальная вычислительная сеть с возможностью выхода в Internet.

Топология этой сети - звезда (или, точнее, несколько звезд, соединенных общей магистралью). Такое соединение имеет следующие достоинства: низкая стоимость, легкость подключения новых узлов.

Корпоративная сеть построена на основе выделенного сервера, который специально оптимизирован для быстрой обработки запросов от сетевых клиентов и для управления защитой файлов и каталогов. Сети на основе сервера являются промышленным стандартом. Управление ЛВС организовано системным администратором компании.

Организационно-методический механизма взаимодействия с другими функциональными подразделениями компании, с клиентами и субподрядчиками реализуется через следующие документы:

- должностные инструкции каждого сотрудника отдела, в которых максимально подробно изложены функциональные обязанности, меры и степень ответственности, прав, полномочий, режима и условий работы;

- положение о подразделении (основные пункты: общие положения, цели и задачи, функциональная структура, организационная структура, ответственность, права, взаимосвязи с другими подразделениями);

- технология работы отдела, содержащая подробное описание всех операций и регламентацию работ по взаимодействию всех участников логистического процесса.

В каждом из перечисленных документов отдельно оговорены санкции в случае невыполнения и/или ненадлежащего выполнения обязанностей.

Помимо должностной инструкции и технологии работы сотрудники компании ООО «АГМА» руководствуются системой качества, в которой описаны все процедуры, требуемые как стандартом качества ISO 9001:2000, так и самой компанией.

Заключение

По курсовой работе можно сделать следующие выводы.

Совершенствование производственных процессов не эффективно без опережающего развития нематериальных активов предприятия. Основным фактором использования информационных систем для успешного функционирования цепи поставок является потребность в практически идеальных связях, как внутри организаций, так и между ними. Информационная система - это фундаментальное звено, которое связывает организации, входящие в цепь поставок, в одну унифицированную и скоординированную систему. Информационная прозрачность системы предполагает приведение корпоративных стратегий в соответствие с парадигмой информационной технологии - создание для функциональных подразделений стимулов, которые побуждали бы их стремиться к достижению общих целей за счёт совместного использования информации, внедрения технологий, направленных на оптимизацию движения запасов для максимизации ценности каналов доставки и сокращения затрат.

Управление цепями поставок требует наличия средств, позволяющих оценивать эффективность цепи поставок в целом и решать главную задачу - успешно удовлетворять запросы потребителя. Необходимо уметь оценивать относительный вклад отдельных организаций в создание интегрированной стоимости цепи поставок. Для решения этих задач необходима система измерения эффективности, которая не только применима на нескольких уровнях организационного управления, но и способна интегрировать многоуровневую операционную деятельность для достижения целей организаций, входящих в цепь поставок.

В процессе выполнения курсовой работы был проведен анализ логистической цепи поставок в ООО «Агма» и выявлен ряд недостатков.

ООО «АГМА» имеет недостатки в организационной структуре управления, что не позволяет компании гибко реагировать на быстро меняющиеся условия внешней среды, низкую оперативность и достоверность информации, передающейся между функциональными подразделениями, а также отсутствием подсистемы консолидации грузов

В процессе исследования логистического управления в ООО «АГМА» были выявлены следующие проблемы в деятельности предприятия:

1. Логистическое управление на предприятии ООО «АГМА» характеризуется значительной степенью децентрализации. Функции логистической координации между подразделениями компании в большей степени выполняется производственным отделом, который на практике не реализует данной функции. Происходит это вследствие загруженности производственного директора.

2. Линейно-функциональная структура не позволяет сотрудникам предприятия оперативно приспособиться к быстро меняющимся условиям рынка, что мешает повышать уровень логистического сервиса.

3. Медленно принимаются решения, поскольку обсуждение проблем происходит по всей иерархической цепочке снизу вверх внутри каждого функционального подразделения.

4. Качество решений на высшем уровне определяется не столько компетентностью самих руководителей (они могут быть весьма компетентными), сколько надежностью и достоверностью поступившей к ним информации. Поскольку у руководителей среднего звена появляются возможности влиять на решения вышестоящих менеджеров в собственных интересах или в интересах своей функциональной службы, линейно-функциональная структура порождает "ведомственность" внутри организации.

Логистической стратегией ООО «АГМА» является минимизация общих логистических издержек при заданном уровне сервисного обслуживания. Уменьшение логистических издержек -- это поиск компромиссов между транспортировкой и величинами поставок. Сокращение логистических издержек будет происходить за счёт увеличения масштабов грузоперевозок. Экономия за счёт масштабов грузоперевозок возникает в силу того, что постоянная компонента транспортных расходов распределяется на весь груз, так что чем он больше, тем меньше удельные издержки на единицу веса.

Проведенный мной анализ позволяет сформулировать обоснованные предложения по совершенствованию хозяйственной деятельности ООО «АГМА», которые могут быть использованы в деятельности аналогичных организаций»: совершенствование организационной структуры ООО «АГМА»; внедрение информационно-управленческой системы «Трафик», которая позволит повысит скорость обмена информацией между отделами предприятия, а так же избежать потери важных данных.

Для решения существующих проблем принято решение о реорганизации структуры управления путём принятия в штат сотрудников компании ведущего специалиста-логиста. С целью совершенствования логистического сервиса по транспортно-экспедиционному обслуживанию клиентов в организационную структуру компании была внедрена проектная группа, задача которой является организация услуги консолидации грузов. Разработана технология услуг по организации перевозки консолидированных партий отправок. Внедрена информационно-управленческая система «Трафик», которая позволила повысить скорость обмена информацией между отделами предприятия, а так же избежать потери важных данных.

Даны конкретные предложения и рекомендации по развитию и совершенствованию логистической системы на различных уровнях: федеральном, региональном, муниципальном и уровне конкретного предприятия (организации), разработана методика формирования логистической системы предприятия с учетом жизненного цикла продукции.

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс РФ (части первая и вторая) принят Государственной Думой Федерального собрания РФ соответственно 21 октября 1994 г. и 22 декабря 1995 г.

2. Налоговый кодекс РФ (часть первая), утвержденный Федеральным законом от 31.07.1998 N 146-ФЗ

3. Налоговый кодекс РФ (часть вторая), утвержденный Федеральным законом от 05.08.2000 N 117-ФЗ

4. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 27.12.2010) "Об обществах с ограниченной ответственностью" (принят ГД ФС РФ 14.01.1998) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2010)

5. Федеральный закон от 24.07.2008 N 209-ФЗ (ред. от 27.12.2010) "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 06.07.2008)

6. Постановление ГД ФС РФ от 14.06.1995 N 873-1 ГД "О проекте Федерального закона "Об упрощенной системе налогообложения и учета для субъектов малого предпринимательства"

7. Бауэрсокс Д.Дж., Клосс Д.Дж. Логистика: интегрированная цепь поставок: Пер. с англ. - М.: ЗАО «Олимп-бизнес», 2001

8. Дыбская В.В.; Логистика для практиков: Эффективные решения в складировании и грузопереработке Москва, Издательство: ВИНИТИ РАН, 2008. - С. 45.

9. Логистика: Учебник/Под редакцией Б.А. Аникина: 2-е изд., перераб. и доп. М.:ИНФРА-М, 2010. - С, 170.

10. Нагловский С.Н.; Логистика проектирования и менеджмента производственно-коммерческих систем Калуга: Манускрипт, 2008. - С. 147.

11. Першина Е.Г. Логистика /Кемеровский технологический институт пищевой промышленности. - Кемерово, 2005. - С. 23.

12. Сергеев В.И.; Корпоративная логистика. 300 ответов на вопросы профессионалов М.:ИНФРА-М, 2008. - С. 123.

13. Сток Дж.Р., Ламберт Д.М. Стратегическое управление логистикой - М.: Издательство: ИНФРА-М, 2005. - С. 45.

14. Уотерс Д. Логистика. Управление цепью поставок. Пер. с англ. - М.: ЮНИТИ, 2003, 426 с.

15. Чеботаев А.А.; Логистика. Логистические технологии. Учебное пособие Москва: Дашков и Ко, 2008

Размещено на Allbest.ru