Follow-up – мероприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Глоссарий

Введение

История формирования follow-up - мероприятий, их задачи и целесообразность использования

Формы и методы проведения follow-up - мероприятий

Заключение

Список источников

ГЛОССАРИЙ

PR-кампания - целенаправленная, систематизированная и завершенная совокупность PR-операций и обеспечивающих их мероприятий, которые объединены общим стратегическим замыслом и направлены на решение проблемы организации - базисного субъекта PR - на определённом этапе её развития.

PR-мероприятие - базисный компонент PR-кампании, осуществляемый техническим субъектом (PR-отделом) в соответствии со стратегическим замыслом кампании. Выделяют следующие компоненты PR-мероприятий, обеспечивающие качество подготовки, проведение и достижение желаемого результата: Place (место), Promotion (продвижение), Presentation (презентация), Personnel (персонал) и Follow-up (закрепление результатов).

Follow-up - это заключительная часть PR-мероприятия, обеспечивающая обратную связь с участниками, дающая возможность оценить прошедшее мероприятие, а также являющаяся ненавязчивым способом напомнить о компании после завершения мероприятия. Поскольку эта часть PR-мероприятия состоит из нескольких элементов, в рамках данной работы мы будем их обозначать как «follow-up - мероприятия».

ВВЕДЕНИЕ

PR - это целенаправленный, постоянно осуществляемый вид деятельности, направленный на достижение равноправных, взаимовыгодных двухсторонних отношений. Прошу обратить сейчас внимание на фразу «постоянно осуществляемый». Дело в том, что обыватель видит только одну, внешнюю сторону деятельности PR-специалиста, которая выражается в промо-акциях, рекламе и т. п. Собственно поэтому, многие и считают термины PR и реклама синонимами. Однако PR, в отличие от рекламных кампаний, носит постоянный характер. Мало убедить человека совершить едино разовую покупку в нашем магазине, PR-специалист должен проследить за тем, чтобы «осадок» от этой покупки заставил человека вернуться и посоветовать магазин друзьям. К тому же, проведение follow-up - мероприятий позволяет дать оценку эффективности использования тех или иных методов в PR-кампании.

Поэтому в данной работе мы рассматриваем follow-up - мероприятия как переходное звено между двумя PR-кампаниями: они служат заключением для одной кампании и (за счёт получения обратной связи) основанием для следующей.

Объект данной работы: проведение PR-мероприятий в рамках PR-кампании.

Предмет: организация follow-up - мероприятий.

Цель работы: рассмотреть follow-up - мероприятия как элемент PR-кампании, изучить основные способы их проведения и проанализировать целесообразность.

В данной работе используются описание (как вид эмпирических методов исследования) и общелогические методы.

ИСТОРИЯ ФОРМИРОВАНИЯ FOLLOW-UP - МЕРОПРИЯТИЙ, ИХ ЗАДАЧИ И ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

Follow-up - мероприятия появились не вчера. Контроль над исполнением управленческих решений, а в частности решений в области маркетинга, описан еще Филипом Котлером в «Основах маркетинга». Так, он описывает 3 типа маркетингового контроля: 1) контроль за выполнением годовых планов, 2) контроль прибыльности и 3) стратегический контроль.

Поскольку при осуществлении планов маркетинга возникает множество неожиданностей, отделу маркетинга необходимо вести постоянный контроль за ходом их выполнения. Системы маркетингового контроля нужны для того, чтобы быть уверенным в эффективности и эффектности деятельности фирмы. Ф. Котлер, «Основы маркетинга».

Кратко эти типы маркетингового контроля можно описать следующим образом:

1. Контроль за выполнением годовых планов заключается в постоянном слежении за текущими маркетинговыми усилиями и достигнутыми результатами, чтобы удостовериться в достижении запланированных на год показателей сбыта и прибылей. Основными средствами контроля являются анализ возможностей сбыта, анализ доли рынка, анализ соотношения между затратами на маркетинг и сбытом и наблюдение за отношением клиентов.

2. Контроль прибыльности требует выявления всех издержек и установления фактической рентабельности деятельности фирмы по товарам, сбытовым территориям, сегментам рынка, торговым каналам и заказам разного объема.

3. Стратегический контроль - это деятельность с целью убедиться, что маркетинговые задачи, стратегии и программы фирмы оптимально соответствуют требованиям существующей и прогнозируемой маркетинговой среды. Осуществляется такой контроль посредством ревизии маркетинга, которая представляет собой комплексное, системное, беспристрастное и регулярное исследование маркетинговой среды, задач, стратегий и оперативной деятельности фирмы. Цель ревизии маркетинга заключается в выявлении открывающихся маркетинговых возможностей и возникающих проблем и выдаче рекомендаций относительно плана перспективных и текущих действий по комплексному совершенствованию маркетинговой деятельности фирмы.

Контроль за исполнением решений является заключительной (завершающей) стадией управленческого цикла. Он принимает форму обратной связи, посредством которой можно получить информацию об исполнении решения и достижении организацией поставленных целей.

Главное назначение контроля - в своевременном обнаружении возможных отклонений от заданной программы реализации решения, а также в своевременном принятии мер по их ликвидации. В процессе контроля первоначальные цели организации могут модифицироваться, уточняться и изменяться с учетом полученной дополнительной информации о выполнении принятых решений. Следовательно, основная задача контроля состоит в том, чтобы своевременно выявить и спрогнозировать ожидаемые отклонения от заданной программы реализации управленческих решений.

С помощью контроля не только выявляются отклонения от заданий, сформулированных в решениях, но и определяются причины этих отклонений. Выделяются и другие функции контроля за исполнением принятых решений.

Диагностическая. Главная, ведущая функция контроля - кто бы что ни проверял, какие бы задачи ни ставились, в любом случае сначала нужно четко представить себе подлинное состояние дел, т.е. поставить диагноз.

Обратная связь при контроле за выполнением поставленных задач позволяет руководителю не выпускать из рук бразды правления, дает ему возможность оказывать влияние на ход работы.

Ориентирующая функция контроля проявляется в том, что те вопросы, которые чаще всего контролируются начальником, приобретают особое значение в сознании исполнителей, направляют их усилия в первую очередь на объект повышенного внимания руководителя. Вопросы, выпадающие из поля зрения руководителя, зачастую не решаются подчиненными.

Если ориентирующая функция контроля при умелом руководстве позволяет менеджеру держать работы в поле зрения, то стимулирующая функция нацелена на выполнение и вовлечение в процесс труда всех неиспользованных резервов.

Корректирующая функция связана с теми уточнениями, которые вносятся в решения на основе материалов контроля. Здесь складывается сложная психологическая ситуация: руководитель полагает, что он проверяет работу подчиненного, на самом же деле последний уже проверил на практике эффективность решения руководителя. Иными словами, контроль уже, можно сказать, состоялся, причем по самому надежному критерию - по соответствию принятого решения практике.

Педагогическая функция. Контроль, если он построен умело, побуждает исполнителей к добросовестному труду.

В практике управления организацией применяются три основные разновидности контроля:

предварительный - предшествует принятию окончательного решения. Его цель - дать более глубокое обоснование принимаемому решению;

текущий - с его помощью вносятся коррективы в процесс исполнения принятых решений;

последующий - служит для проверки эффективности принятия решений. Из статьи «Контроль за исполнением решений».

Follow-up - мероприятия, рассматриваемые в данной работе, являются методом последующего контроля исполнения решений. Сам же термин «Follow-up» появился в нашей стране не белее 25 лет назад с приходом крупных иностранных компаний на российский рынок.

Англо-русский словарь дает следующий перевод этого словосочетания: «преследовать, доводить до конца, завершать». На русский язык «follow up» можно перевести только очень длинным словосочетанием: «комплекс действий по сопровождению выполнения задачи». Словарь Фарлекса дает следующее определение этому термину:

1. Действия по сопровождению чего-либо, как при отслеживании до конца или переоценке в случае новых вводных. Пример: «follow up» зачастую также важен для привлечения новых клиентов, как и первый контакт.

2. Письмо или отчет, предоставляющий последующую информацию по обсужденному ранее вопросу. Из статьи «Любимое слово западных управленцев».

Комплекс действий «follow up» включает ответы на следующие вопросы: Кто подготовит и разошлет участникам собрания письменное резюме принятых решений и поставленных задач? Такое резюме является ключевой составляющей «follow up». Ответы на последующие вопросы также должны быть включены в данное резюме.

· Будет ли осуществляться промежуточный контроль, и в какой форме и в какие сроки?

· Требуется ли обратная связь от подчиненных руководителю, и в какой форме и в какие сроки?

· Если остались какие-либо недосогласованные вопросы, то как, в какие сроки и в какой форме они будут согласовываться?

· Если оговаривался сбор дополнительной информации, то кто и как быстро ее соберет и кому ее предоставит.

Без проработки этих вопросов из-за забывчивости и взаимного недопонимания может быть завалено выполнение любого самого простого задания. Более того, довольно часто западные управленцы делегируют эти обязательные для руководителя действия своему подчиненному, поручая ему подготовить и разослать письменный «follow up».

Там же Из статьи «Любимое слово западных управленцев». автор предлагает образец письменного «follow-up»:

Как мы видим, письменный «follow-up» в данном виде лишь ограничивает круг дальнейших действий. Безусловно, при желании данную форму резюме последующих шагов можно прописывать до бесконечности детально, однако же не будем забывать, что и PR, и маркетинг это в первую очередь практическая работа, и только потом теоретическая. Поэтому данное резюме может пригодиться Вам для себя в качестве наброска дальнейшей работы и для вашего руководства, чтобы обозначить круг Вашей дальнейшей деятельности. Но помните, что это только набросок, детали которого возможно будут меняться с изменением ситуации, а потому детальное прописывание резюме не целесообразно.

Формы и методы проведения follow-up - мероприятий

follow up решение контроль

С управленческой точки зрения, follow-up - мероприятия выполняют функции контроля выполнения решений и оценку результатов деятельности, а точнее:

· Контроль за соблюдением основных характеристик реализуемого решения.

· Контроль за соблюдением сроков реализации.

· Контроль за состоянием проблемной ситуации.

· Выявление причин отклонений в ходе реализации решения.

· Внесение (в случае необходимости) изменений в программу реализации решения.

· Периодическая оценка фактической эффективности решения.

· Прогнозирование окончания срока эффективного действия решения.

· Определение необходимости в корректировке действующего или принятии нового решения.

· Накопление, систематизация опыта и разработка алгоритмов реализации стандартных решений.

Необходимость контроля за реализацией принятых решений достаточно очевидна. Хозяйственная практика свидетельствует, что нередко и качественно разработанные решения оказываются невыполненными из-за отсутствия хорошо налаженной системы контроля.

Правильно организованный контроль ориентирует коллектив на качественную работу, мотивирует труд, позволяет выявить резервы, улучшить действующую систему принятия решений, способствует повышению эффективности управления и деятельности предприятия в целом.

Цель контроля - обеспечение единства решения и исполнения, предупреждение возможных ошибок и недоработок, своевременное выявление отклонений от заданной программы, поставленных задач и установленных сроков.

При организации контроля необходимо учитывать следующее:

- выполнение контрольных функций должно поручаться лицам, достаточно компетентным в вопросах, подлежащих контролю, чтобы оценить причины и следствия возможных отклонений, предложения по устранению;

- работники, осуществляющие контроль, не должны быть связаны едиными материальными интересами с подконтрольными подразделениями, чтобы обеспечить объективность и принципиальность оценок.

Контроль занимает особое место среди факторов, обеспечивающих выполнение принятых решений, в том числе по силе своего социально-психологического воздействия. Психологию поведения необходимо учитывать как в отношении проверяемого, так и исполнителя.

Возможные сложности, возникающие в ходе проведения контроля:

- сложность добраться до истины, избежать предвзятости, субъективных толкований;

- влияние обычных человеческих «слабостей», простительных в других случаях: излишняя доверчивость, поверхностные наблюдения, боязнь «обидеть» слишком глубоким изучением уважаемого лица, желание оправдать ожидания старшего начальника;

- недостаток компетентности;

- ограниченность времени для глубокого анализа;

- отсутствие гражданского мужества сказать правду.

Контроль призван информировать исполнителей о ходе работы, ее соответствии замыслам руководителя. Исполнитель заинтересован в том, чтобы его усилия были замечены окружающими и оценены по достоинству. Признание служит дополнительным стимулом к дальнейшим усилиям в работе, тем более уважаемых людей, признанных авторитетов. Сам факт контроля (в деликатной форме) служит аргументом, повышающим престиж выполняемой исполнителем задачи, прибавляет самоуважения, уверенности в своих делах.

Как уже говорилось выше, follow-up - мероприятия, рассматриваемые в данной работе, являются методом последующего контроля исполнения решений. Метод контроля по результатам (последующий контроль) применяется по исполнению решения и полезен для учета нюансов работы на будущее. Материалы последующего контроля должны рассматриваться на совещаниях (собраниях) независимо от степени достижения цели решения. При этом анализируются все этапы подготовки, принятия и выполнения решения, оцениваются успехи и недостатки исполнителей, с учетом обсуждения нацеливаются на решение новых проблем.

Процесс контроля включает четыре стадии:

1. Установление норм деятельности (функционирования);

2. Сбор данных о фактических результатах;

3. Сравнение и оценка фактического и ожидаемого итогов выполнения решения;

4. Разработка и реализация корректирующих действий.

Нормы функционирования устанавливаются в ходе составления плана. На этапе организации контроля выделяются точки наблюдения - индикаторы отклонения поведения объекта контроля от нормы функционирования.

Эффективный контроль основан на прогнозировании результатов, он должен быть ориентирован на перспективу, иначе контроль может стать формальным и даже бесполезным.

Сбор данных о фактическом исполнении решений - обеспечивающий этап контроля, наилучшая его форма - использование современных технических средств снабжения оперативной информацией. Органами управления устанавливаются ключевые точки, сбор информации от которых позволяет принимать опережающие решения, до наступления нежелательных событий.

Сравнение и оценка фактического и ожидаемого результатов должны осуществляться на основе качественной информации (точной и достаточной). Материалы анализа немедленно направляются руководителю, чей участок работы контролировался.

Разработка корректирующих действий осуществляется на основе сигнальной (индикаторной) информации. При этом вскрываются причины отклонений, предлагаются альтернативные варианты их преодоления.

Психологические аспекты контроля:

1. Контроль должен быть постоянным как естественный и обязательный элемент трудового, управленческого процесса.

2. Контроль должен быть оперативным. Предназначен для оповещения руководителя об отклонении хода работ от намеченного плана, требуется незамедлительная корректировка действий.

З. Контроль должен быть объективным. Не должен подвергаться влиянию личных симпатий или антипатий руководителя в отношении подчиненных. Должен опираться на точные, объективные нормативы трудовой деятельности.

4. Контроль не должен быть тотальным, то есть буквально за всеми элементами рабочего процесса. В этом случае он убивает в работнике всякую самостоятельность, подавляет стремление к поиску подходов в решении возникающих проблем.

5. Контроль должен осуществляться открыто. Подчиненные должны знать, кто их контролирует, в какой форме осуществляется контроль, каковы его основные средства.

6. Контроль должен быть экономичным. Он должен оправдать себя, окупая затрачиваемые на него средства.

7. Контроль должен проводиться на любом участке работы. В противном случае целый ряд участков производственного процесса останется без должного внимания руководителя.

8. Контроль не должен рассматриваться как средство личного отношения руководителя. Недопустимо использовать контроль как карательное средство в работе с персоналом.

9. Контроль есть проявление внимания к работнику. Контроль - не дежурная обязанность руководителя, дополняющая другие его управленческие функции, а реализация ориентации на человека, его высшие социальные потребности. Контроль - своеобразный фактор мотивации трудовой деятельности.

10. Система контроля должна быть адекватна личности руководителя. Речь идет о соответствии принятых в организации систем контроля и информации индивидуальным склонностям руководителя.

11. Результаты контроля должны быть доведены до исполнителя. Они важны для сотрудника как:

· производственная информация;

· оценка труда;

· стимул для дальнейшей работы.

Очень важно правильно выбрать методы контроля. Наиболее эффективен контроль по критическим точкам (узким местам в выполнении решения). Это позволяет, сосредоточив внимание на узловых моментах деятельности, держать в поле зрения весь ход выполнения решения. Повышению эффективности контроля способствует широкое внедрение технических средств.

Следует иметь в виду, что эффект от контроля будет тогда, когда по выявленным отклонениям производятся корректировки. Вместе с тем отсутствие отклонений не снижает значимости контроля, так как и в этом случае он дисциплинирует работников, способствует усилению чувства ответственности.

В зависимости от характера причин отклонений, выявленных в ходе контроля, и масштаба их проявления корректироваться может решение в целом или отдельные его элементы. Если есть необходимость в корректировке, руководитель обязан не откладывать ее проведение, иначе можно поставить под угрозу исполнение всего решения. В то же время следует иметь в виду, что частые корректировки дезорганизуют работу, ведут к ослаблению дисциплины.

Методы корректировки могут быть различными в зависимости от того, на что она направлена: пересмотр организационного плана реализации решения, имена или переподготовка исполнителей и т. п. Если корректировка незначительна, то возможны оперативные распоряжения, если существенна - необходимо принятие нового решения. Все изменения с характеристикой сути отклонений и причин, их обусловивших, срочном порядке доводятся до исполнителей, что позволяет не только определить участок, где имеются отклонения, но и лиц, допустивших эти отклонения.

Подведение итогов исполнения решения - заключительный этап реализации решения и всего процесса решения. Обобщение опыта и критическая его оценка позволяют выявить новые проблемы и поставить более важные цели.

Итоги исполнения решения подводятся на совещании. Состав его участников определяется в зависимости от характера и масштаба решаемой проблемы. Здесь все готовится проект решения о поощрении наиболее отличившихся работников, называются те, кто допустил в работе недостатки и упущения. Тем самым обеспечивается гласность оценки результатов. Кроме того, широкое и систематическое подведение итогов по всем решениям дает возможность выявить типовые решения, отобрать наиболее эффективные методы подготовки, принятия и исполнения решений, уточнить характер специализации и функции отдельных подразделений в системе управления и формы их взаимосвязи, а также компетенцию, права и обязанности руководителей различных рангов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Follow-up - мероприятия являются методом или формой реализации последующего контроля управленческих решений. Метод контроля по результатам применяется по исполнению решения и полезен для учета нюансов работы на будущее. Материалы последующего контроля должны рассматриваться на совещаниях (собраниях) независимо от степени достижения цели решения. При этом анализируются все этапы подготовки, принятия и выполнения решения, оцениваются успехи и недостатки исполнителей, с учетом обсуждения нацеливаются на решение новых проблем.

Подведение итогов исполнения решения - заключительный этап реализации решения и всего процесса решения. На данном этапе независимо от того, выполнено решение полностью, частично или не выполнено совсем, анализируются все стадии разрешения проблемы с целью вскрыть недостатки организации разрешения проблемы и их причины; выявить достижения в работе на отдельных участках; проанализировать применение новых методов и схем решения задач; определить вклад всего коллектива и отдельных исполнителей в разрешение проблемы. Обобщение опыта и критическая его оценка позволяют выявить новые проблемы и поставить более важные цели.

Итоги исполнения решения подводятся на совещании. Состав его участников определяется в зависимости от характера и масштаба решаемой проблемы. Здесь готовится проект решения о поощрении наиболее отличившихся работников, называются те, кто допустил в работе недостатки и упущения. Тем самым обеспечивается гласность оценки результатов.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

1. Виды и формы контроля за исполнением управленческих решений [Электрон. ресурс]. - Режим доступа: http://kref.ru/infomenedzhment/203847/1.html

2. Контроль за исполнением решений [Электрон. ресурс]. - Режим доступа: http://vfmgiu-tourism.ru/upravlencheskie_resheniya_72/kontrol_za_ispol neniem_reshenii_80/index.html

3. Котлер, Ф. Основы маркетинга / Филип Котлер. - М.: Прогресс, 1991.

4. Любимое слово западных управленцев, или «follow up» [Электрон. ресурс]. - Режим доступа: http://uspeh-success.ru/lyubimoe-slovo-zapadnyih-upravlentsev-ili-follow-up/

5. Методы контроля [Электрон. ресурс]. - Режим доступа: http://ocenka-konsalt.ru/process_prin_yp_resh/kontr_za_isp_resh/metodi_kontr/index.html

6. Организация и контроль выполнения принятого решения [Электрон. ресурс]. - Режим доступа: http://managment-study.ru/organizaciya-i-kontrol-vypolneniya-prinyatogo-resheniya.html

7. Организация и контроль выполнения управленческих решений на предприятии [Электрон. ресурс]. - Режим доступа: http://vsempomogu.ru/economika/mened/88-15.html

Размещено на Allbest.ru